Restoran ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü

Restoran mali müşavir e-Fatura iş bölümünde, restoran belge ve veri akışını hazırlar; mali müşavir mevzuat, kontrol ve muhasebe süreçlerini yönetir.

Bu rehber restoran sahipleri, kasa sorumluları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Görevlerin nerede başlayıp bittiğini, hangi raporların paylaşılacağını ve hatalı belgenin nasıl ele alınacağını açıklayarak günlük karışıklığı azaltır.

Restoran ve mali müşavir e-Fatura iş bölümü nasıl yapılır?

Restoran ve mali müşavir e-Fatura iş bölümü, operasyonel verinin restoran tarafından; mevzuat ve muhasebe kontrolünün mali müşavir tarafından yürütülmesiyle yapılır. Teknik gönderim yetkisi ayrıca sözleşmede açıkça belirlenmelidir.

Restoran; satış, iade, indirim, müşteri ve tedarikçi bilgilerini doğru toplar. Mali müşavir ise belge türünü, muhasebe kaydını, vergisel sonucu ve dönem kontrolünü değerlendirir. Bu ayrım, mali müşavirin restoranın günlük satışlarını kendiliğinden bildiği varsayımını ortadan kaldırır.

Görev paylaşımı yazılı olmazsa aynı fatura iki kez kesilebilir veya hiç gönderilmeyebilir. Bu nedenle sorumluluk, işlem adımı ve kontrol kanalı birlikte tanımlanmalıdır. Aşağıdaki tablo, temel görevleri pratik biçimde ayırır.

Bu tablo, mali müşavirin restoranın ticari kararlarını devraldığı anlamına gelmez. İşletme, gerçekleşen satışın doğruluğundan sorumludur; mali müşavir ise kendisine iletilen verinin mevzuata uygun işlenmesini sağlar.

Pratik bir akışta kasa sorumlusu gün sonu raporunu hazırlar, restoran sahibi ticari bilgiyi onaylar ve mali müşavir istisnalı kayıtları inceler. Teknik gönderim yetkisi bulunan kullanıcı, onaydan sonra belgeyi iletir. Böylece hazırlama, onay ve gönderim adımları birbirine karışmaz.

Bu düzen her restoranda aynı olmak zorunda değildir. Dışarıdan muhasebe hizmeti alınan küçük işletmede sahibi onay makamı olabilir; çok şubeli işletmede ise şube yöneticisi ilk kontrolü üstlenir. Yetki değişiklikleri yazılı tarih ve kişi bilgisiyle kaydedilmelidir.

Restoran e-Fatura sürecinde işletme hangi görevleri üstlenir?

Restoran e-Fatura sürecinde işletme, satışın gerçekliğini ve belgeye girecek ticari bilgileri hazırlamakla sorumludur. Kasa, paket servis, masa servisi ve teslimat kanallarındaki veriler aynı kontrol düzenine bağlanmalıdır.

Restoran günlük satış raporlarını, iade kayıtlarını, indirimleri ve iptal edilen siparişleri düzenli toplar. Paket servis platformlarından gelen raporlar, POS hareketleriyle karıştırılmamalıdır. Platform komisyonu, restoranın müşteriye yaptığı satıştan ayrı bir ticari işlem olabilir.

Alıcıya ait unvan, vergi kimlik bilgisi, adres ve teslimat bilgileri mümkün olduğunca işlem sırasında doğrulanmalıdır. Şube bilgisi de doğru seçilmelidir. Aynı şirketin farklı şubeleri varsa, belge açıklamasında veya ilgili alanlarda işletmenin iç prosedürü kullanılmalıdır.

Restoran, günlük kapanışta gönderilen belgeleri satış raporuyla karşılaştırır. Eksik bilgi varsa mali müşavire yalnızca belge numarasını değil, işlemin nedenini de iletir. Böylece mali müşavir, düzeltme kararını gerçek ticari duruma göre verir.

Örneğin küçük bir kafe, sabah kasa devrinde önceki günün paket servis raporunu indirir; iade ve ücretsiz ikramları ayrı işaretler. Akşam sorumlusu bu dosyayı kasa kapanışıyla karşılaştırır. Mali müşavire yalnızca toplam değil, fark açıklaması da gönderilir.

Restoranın müşteri verisini işlem sonrasında tahmin ederek tamamlaması doğru değildir. Müşteri fatura istemediyse sonradan oluşturulacak belge için gerekli bilgiler ayrıca alınmalı; şirket adına düzenlenecek faturada unvan ve vergi bilgileri teyit edilmelidir.

Restoran sektöründeki kasa, paket servis ve tedarikçi akışını birlikte değerlendirmek için restoran sektörü sayfasındaki ilgili başlıklara bakılabilir. Sektöre özel yükümlülüklerde güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Mali müşavir restoran e-Fatura sürecinde neyi kontrol eder?

Mali müşavir restoran e-Fatura sürecinde belge türünü, alıcı durumunu, muhasebe kaydını ve dönem etkisini kontrol eder. Bu kontrol, restoranın günlük satış verisi ve tedarikçi belgeleri kendisine zamanında ulaştığında sağlıklı yürür.

Mali müşavir, alıcının e-Fatura uygulamasındaki durumunu ve işlem için gereken belge tipini değerlendirir. Ayrıca iade, indirim, komisyon, kur farkı veya bedelsiz ürün gibi açıklama gerektiren durumların muhasebe etkisini inceler.

Gelen faturalar için tedarikçinin unvanı, vergi bilgisi, fatura tarihi, tutarı ve mal veya hizmet açıklaması kontrol edilir. Belgenin restoranın gerçek alımıyla eşleşip eşleşmediği de önemlidir. Sadece sistemde görünmesi, belgenin otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.

Mali müşavir, eksik veriyi restoran adına tahmin ederek tamamlamamalıdır. Kasa raporu, banka hareketi veya teslim belgesi ile açıklanamayan bir fark varsa işletmeden bilgi ister. Bu yaklaşım, yanlış muhasebe kaydı ve sonradan yapılacak düzeltme riskini azaltır.

Kontrolün uygulanması için mali müşavir, restoranın kullandığı raporları önceden tanımlayabilir. Örneğin aylık dosyada satış özeti, gelen faturalar, iade listesi ve açıklanamayan farklar ayrı sekmelerde tutulur. Böylece eksik veri, muhasebe kaydı yapılmadan önce görünür.

Ancak mali müşavir, ticari teslimi kendi gözlemleyemez. Restoran teslim alınmayan bir malı onayladıysa, muhasebe kontrolü bu fiili durumu sonradan düzeltemez. Bu nedenle kontrol, işletmenin gerçek ve zamanında beyanıyla birlikte anlam taşır.

Mevzuat kapsamı, istisnalar ve uygulama tarihleri zaman içinde değişebilir. Had veya yükümlülük değerlendirmesinde rakam ezberlemek yerine güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizin yazılı yönlendirmesi kontrol edilmelidir.

Restoranda e-Fatura mı e-Arşiv mi nasıl belirlenir?

Restoranda e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının sistemdeki durumu, işlemin niteliği ve yürürlükteki kurallara göre belirlenir. Restoran, belge türünü yalnızca müşterinin ödeme şekline bakarak seçmemelidir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturanın elektronik ortamda düzenlenip iletilmesidir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumu ve ilgili mevzuat dikkate alınarak elektronik ortamda oluşturulan ve saklanan faturadır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturanın elektronik ortamda düzenlenip iletilmesi demektir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumu ve ilgili kurallar dikkate alınarak elektronik düzenlenen fatura demektir.

Restoran satıştan önce alıcı bilgilerini ve gerekiyorsa e-belge durumunu kontrol eder. Mali müşavir, özel durumları ve istisnaları değerlendirir. Kasa fişi, e-Arşiv Fatura ve e-Fatura aynı belgenin farklı ekran görüntüleri değildir; her birinin kullanım koşulu bulunur.

Yoğun saatlerde müşteri bilgisi alınamıyorsa işletme, hangi satışlarda hangi belge yönteminin kullanılacağını önceden yazılı hale getirmelidir. Ancak bu iç kural, güncel mevzuatın yerine geçmez. İstisna veya özel senaryo görüldüğünde işlem bekletilip mali müşavire sorulmalıdır.

Örneğin şirket adına yemek organizasyonu düzenleyen bir restoran, bireysel masa hesabıyla kurumsal alıcı faturasını aynı değerlendirmemelidir. Sipariş kanalı değil, gerçek alıcı ve işlem içeriği esas alınır. Bu ayrım, sonradan alıcı değişikliği talebini azaltır.

e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını örnek üzerinden görmek isteyenler, otel örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı yazısındaki alıcı statüsü açıklamalarından yararlanabilir. Örnek otel sektörü için hazırlanmış olsa da alıcı kontrolü yaklaşımı restoranlarda da kullanılabilir.

Yanlış: Her müşteriye aynı belge türünü düzenlemek. Doğru: Alıcının mükellefiyet ve kayıt durumunu, işlemin niteliğini ve güncel GİB kuralını kontrol ederek belge türünü belirlemek.

Restoran mali müşavir e-Fatura bilgi akışı nasıl kurulmalıdır?

Restoran mali müşavir e-Fatura bilgi akışı, günlük operasyon raporlarının belirlenmiş formatta ve belirlenmiş kişiye iletilmesiyle kurulmalıdır. Sadece e-posta ile fatura göndermek, satış ve iade verilerindeki bütün resmi göstermez.

İşletme, günlük paket servis raporunu, kasa kapanışını, iade listesini, platform satışlarını ve gelen tedarikçi belgelerini ayrı başlıklarla paylaşmalıdır. Her raporda tarih, şube, satış kanalı ve sorumlu kişi bulunmalıdır. Böylece aynı işlem farklı listelerde tekrar sayılmaz.

Mali müşavirle paylaşılacak dosyada belge numarası, alıcı veya satıcı bilgisi, tutar, işlem açıklaması ve hata notu yer alabilir. Şifreli veya yetkilendirilmiş paylaşım kanalı kullanılmalıdır. Ortak kullanılan açık mesaj grupları, ticari ve kişisel bilgilerin kontrolsüz yayılmasına yol açabilir.

Uzman notu: Belgeyi gönderen kişi ile veriyi onaylayan kişi aynı olmak zorunda değildir; görev ayrımı, hatayı erken fark ettirir.

Bilgi akışında dosya adlandırma da kontrolün parçasıdır. 2027-03-15_SubeA_Kasa, 2027-03-15_SubeA_Iade gibi standart adlar, aynı günün farklı raporlarını ayırır. Ancak işletme kullandığı tarih formatını ve klasör yetkilerini tüm çalışanlara bildirmelidir.

Günlük akış kurulamadığında haftalık toplu aktarım her zaman yeterli olmayabilir. Özellikle iade, ret veya dönem kapanışı yaklaşırken geciken bilgi, muhasebe kararını zorlaştırır. Acil durumlar için telefonla bildirim ve sonrasında yazılı kayıt yöntemi belirlenebilir.

Haftalık kısa bir mutabakat da yararlıdır. Restoran, gönderilemeyen veya taslakta kalan belgeleri bildirir; mali müşavir, muhasebe kayıtlarında bekleyen işlemleri sorar. Teknik hata türlerini karşılaştırmak için e-Fatura hataları ve çözümleri yazısındaki kontrol yaklaşımı incelenebilir.

Bilgi akışı değiştiğinde eski dosya adları ve yetkiler kaldırılmalıdır. Yeni şube açılması, yeni satış platformu kullanılması veya kasa programının değişmesi mali müşavire ayrıca bildirilmelidir.

Restoranda gelen e-Faturayı kim ve nasıl kontrol eder?

Restoranda gelen e-Faturanın ilk ticari kontrolünü işletme yapar; mali müşavir ise muhasebe ve mevzuat kontrolünü tamamlar. Bu iki aşama ayrılmadığında yanlış ürün, yanlış tutar veya mükerrer belge geç fark edilir.

Restoran, gıda, içecek, temizlik, bakım ve ekipman tedarikçilerinden gelen faturaları teslim alınan mal veya hizmetle karşılaştırır. Ürün açıklaması, miktar, birim fiyat, indirim, toplam tutar ve teslim tarihi incelenir. Faturadaki işletme bilgileri de restoranın bilgileriyle uyuşmalıdır.

Eksik veya hatalı belge varsa restoran, tedarikçiyle ticari görüşmeyi yürütür ve sonucu mali müşavire bildirir. Mali müşavir, belgenin sisteme alınması, reddedilmesi veya başka bir düzeltme yönteminin uygulanması konusunda güncel kuralları değerlendirir.

Örneğin teslim alınmayan bir soğutucu bakım hizmeti faturası geldiğinde, restoran önce hizmetin gerçekleşip gerçekleşmediğini araştırır. Mali müşavir bu bilgi olmadan faturayı kesinleştirmemelidir. Sistem ekranında görünmek, mal veya hizmetin gerçekten alındığını kanıtlamaz.

Kontrolü adım adım yapmak isteyen işletme, önce belgenin gerçekten kendi şubesine ait olduğunu doğrular. Sonra mal veya hizmet teslimini, fiyatı ve ödeme kaydını karşılaştırır. Son aşamada belge durumu, muhasebe aktarımı ve açıklama alanı mali müşavire iletilir.

Bu sıra, yalnızca düşük tutarlı alımlarda atlanmamalıdır. Küçük tutarlı çok sayıda fatura toplam maliyet ve stok takibini etkileyebilir. Buna karşılık avans veya henüz gerçekleşmemiş hizmetlerde, teslim kontrolü tamamlanmadan muhasebe onayı verilmemelidir.

Gelen belgeler için ayrı bir takip listesi oluşturulması, sonradan aranacak faturaları azaltır. Listede tedarikçi, belge tarihi, tutar, kontrol durumu ve varsa açıklama bulunmalıdır. Farklı şubelerden gelen belgeler aynı liste içinde şube bilgisiyle ayrılabilir.

Restoran e-Fatura iptal ve düzeltme sürecinde kim sorumludur?

Restoran e-Fatura iptal ve düzeltme sürecinde ticari hatayı restoran bildirir, uygulanacak yöntemi ve muhasebe etkisini mali müşavir değerlendirir. Belgeyi sistemden silmek, düzenlenmiş faturayı geçersiz hale getiren güvenli bir yöntem değildir.

Yanlış alıcı, hatalı tutar, yanlış ürün açıklaması veya mükerrer düzenleme farklı sonuçlar doğurabilir. Belgenin e-Fatura ya da e-Arşiv olması, senaryo ve işlem tarihi de kullanılacak yöntemi etkileyebilir. Her belge için aynı iptal adımı uygulanamaz.

Önce belgenin hangi nedenle düzeltileceği yazılı olarak kaydedilir. Ardından alıcı veya satıcıyla ticari iletişim yapılır, ilgili ekrandaki ret ya da iptal seçeneği güncel kurallara göre değerlendirilir ve muhasebe kaydı buna göre izlenir.

Örneğin 15 Mart tarihli faturada alıcı vergi bilgisi yanlışsa, restoran önce belgenin hangi tarafa ulaştığını ve ticari kabul durumunu kaydeder. Ardından karşı tarafla görüşür. Mali müşavir, yeni belge düzenlenmesinin mevcut kayıtla nasıl eşleştirileceğini açıklar.

Hata yalnızca açıklama eksikliği ise her zaman yeni fatura gerekmez. Belge içeriğinin ve muhasebe etkisinin ne olduğu incelenmelidir. Teknik düzeltme seçeneği bulunması, ticari olayın belgelenmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

Yanlış: Hatalı faturayı yok sayıp yeni faturayı tek başına göndermek. Doğru: Hatalı belgenin numarasını, hata nedenini ve yeni işlem gerekip gerekmediğini mali müşavirle birlikte kayıt altına almak.

İptal veya düzeltme yöntemi, belge türüne ve yürürlükteki GİB uygulamasına göre değişebileceğinden güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir. Ticari anlaşmazlık bulunan durumlarda restoran, yalnızca teknik ekran seçeneğine güvenmemelidir.

Restoran e-Fatura kontör hesabı ve arşiv nasıl yönetilir?

Restoran e-Fatura kontör hesabında gönderilen ve alınan belgeleri ayrı ayrı saymalıdır. efaturakontor.com kullanımında gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; bu nedenle yalnızca müşterilere gönderilen faturaları hesaplamak eksik sonuç verir.

Örnek olarak bir restoran ay içinde 260 giden ve 75 gelen belge oluşturup alırsa toplam kullanım 335 kontör olur. Bu hesap, belge sayısına dayanır. Şube sayısı, belge türü ve tedarikçi yoğunluğu değiştiğinde aylık tahmin de yeniden yapılmalıdır.

Tek havuz yaklaşımında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi e-belge türleri aynı kontör planı içinde izlenebilir. Restoran için asıl ölçüm, ay boyunca kaç satış, alış, iade ve sevk belgesi oluştuğudur.

Kontör tahmini için son üç ayın giden ve gelen belge adetleri ayrı ayrı çıkarılabilir. Sezonluk teras satışları, özel gün kampanyaları veya yeni paket servis kanalı varsa ortalama tek başına kullanılmamalıdır. Beklenen ek hacim ayrıca planlanmalıdır.

Yanlış: Sadece satış faturalarını sayıp paketi buna göre seçmek. Doğru: Gelen tedarikçi belgeleri, satış belgeleri ve diğer e-belge türlerini aynı dönem için ayrı ayrı sayıp toplam ihtiyacı hesaplamak.

Arşivde belgeyi bulabilmek için tarih, belge numarası, tedarikçi veya müşteri ve şube bilgisi kullanılmalıdır. Ücretsiz e-Fatura portalında belgelerin 10 yıl güvenli saklanması, operasyon raporlarının ayrıca tutulması gereğini ortadan kaldırmaz.

Aylık tüketim hesabının nasıl yapılacağını görmek isteyen işletmeler, aylık kontör tüketimi ve fatura hacmi örneğini inceleyebilir. Çiçekçi örneğindeki yöntem, restoranın kendi belge adetlerine uyarlanmalıdır.

Restoran e-Fatura günlük kapanışı nasıl doğrulanır?

Restoran e-Fatura günlük kapanışı, kasa ve satış kanalı raporlarının oluşturulan veya bekleyen e-belgelerle karşılaştırılmasıyla doğrulanır. Kapanışın amacı sadece toplam tutarı görmek değil, belge durumunu ve istisna oluşturan işlemleri de kaydetmektir.

Restoran önce masa servisi, paket servis, çevrim içi platform ve diğer satış kanallarını ayrı raporlar. Ardından iade, iptal, indirim ve promosyon kayıtlarını kontrol eder. Mali müşavir, bu verilerin muhasebe dönemine ve belge türüne uygun aktarılıp aktarılmadığını değerlendirir.

Portalda taslakta kalan, gönderim hatası alan veya alıcıya ulaşmayan belgeler ayrıca listelenmelidir. Başarılı görünen bir gönderim ile ödemenin tahsil edilmiş olması aynı şey değildir. Tahsilat ve belge durumu farklı kontrol başlıklarıdır.

Günlük kapanış için üç aşamalı bir sıra uygulanabilir: önce kanal raporları kilitlenir, sonra iade ve iptaller düşülür, son olarak belge durumları eşleştirilir. Fark kalırsa sorumlu kişi ve açıklama kaydedilmeden kapanış tamamlanmamalıdır.

Bu yöntem, internet veya entegrasyon kesintilerinde de uygulanır. Teknik erişim yoksa raporlar geçici dosyada tutulur; bağlantı geldiğinde belge durumları yeniden kontrol edilir. Geçici kayıt, gönderilmiş belge yerine kullanılmamalıdır.

Günlük kapanışta belge numarası, satış kanalı, tutar, durum ve sorumlu kişi alanları bulunabilir. Şube yöneticisi operasyon farkını açıklar; mali müşavir vergisel veya muhasebesel farkı inceler. Böylece teknik bir hata ticari hata sanılmaz.

Restoranın belge düzenleme ekranı ile arşiv ekranını birlikte değerlendirmesi gerekir. Gerekiyorsa e-Fatura ve e-Arşiv Fatura süreçlerinde kullanılan durum alanları, işletmenin günlük kontrol listesine eklenmelidir.

Restoran mali müşavir e-Fatura sürecinde hangi hatalar yapılır?

Restoran mali müşavir e-Fatura sürecindeki en yaygın hatalar, görevlerin sözlü bırakılması, satış kanallarının eksik raporlanması ve belge durumlarının takip edilmemesidir. Hatalar çoğunlukla belge düzenleme anından değil, gün sonu karşılaştırmasının yapılmamasından kaynaklanır.

Bir başka hata, kasadaki satış ile platform raporunu aynı tutar sanmaktır. Komisyon, indirim ve iade kalemleri farklı olabilir. Ayrıca manuel düzenlenen belge, otomatik sistemdeki belgeyle karşılaştırılmadan gönderilirse mükerrer kayıt oluşabilir.

Şube unvanının, vergi bilgilerinin veya alıcı bilgilerinin yanlış seçilmesi de düzeltme gerektirebilir. Restoran personeli, müşteri bilgisini kontrol etmeden mali müşavire aktardığında mali müşavir doğru olmayan veriyi sonradan fark eder.

Hatanın kaynağı belirlenirken belge, rapor ve muhasebe kaydı aynı işlem numarasıyla ilişkilendirilmelidir. Böylece sorun personel hatası mı, veri aktarımı mı, yoksa tedarikçi bilgisinden mi doğdu anlaşılır. Her hata için yalnızca sonucu değil, nedeni de kaydedilmelidir.

Yeni çalışan başladığında yalnızca portal şifresi paylaşmak yeterli değildir. Hangi raporu hazırlayacağı, kimin onaylayacağı ve hata halinde kime yazacağı gösterilmelidir. Yetki verilen kişi işten ayrılırsa erişimi aynı gün gözden geçirilmelidir.

Yanlış: Gönderim ekranında hata görünmüyorsa gün sonu kontrolüne gerek olmadığını düşünmek. Doğru: Belge durumunu satış raporu, iade kaydı ve muhasebe aktarımıyla karşılaştırmak.

Farklı sektörlerdeki geçiş takvimleri restoran için doğrudan kural oluşturmaz. Örneğin güzellik salonu e-Fatura zorunluluğu yazısı, sektör bazlı kapsamın ayrıca incelenmesi gerektiğini gösterir. Restoran, kendi faaliyet ve güncel GİB duyurularını esas almalıdır.

Küçük restoran için e-Fatura görev kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Küçük restoran için e-Fatura görev kontrol listesi, günlük veri hazırlama, mali müşavir kontrolü ve hata takibini aynı akışta göstermelidir. Tek kişilik işletmelerde bile hazırlayan ve son kontrolü yapan adımlar mümkün olduğunca ayrılmalıdır.

Örneğin tek şubeli, salonda ve paket servisle satış yapan bir restoran sahibi; kasa raporunu hazırlayabilir, ancak belge türü ve muhasebe etkisi konusunda mali müşavirinden kontrol isteyebilir. Bu model, işletme sahibinin her işlemi tek başına hatırlamasına dayanmaz.

Aşağıdaki liste, görev paylaşımının günlük uygulamaya dönüşmesi için kullanılabilir:

• Restoran, gün sonunda kasa ve paket servis raporlarını aynı tarih bilgisiyle kaydeder.
• Kasa sorumlusu, iade ve iptal edilen siparişleri ayrı bir açıklama ile bildirir.
• Restoran, gelen tedarikçi faturalarını teslim alınan mal veya hizmetle karşılaştırır.
• Mali müşavir, belge türünü ve muhasebe etkisini güncel kurallara göre kontrol eder.
• Yetkili kullanıcı, taslakta veya hata durumunda kalan belgeleri takip listesine ekler.
• Restoran, şube ve satış kanalı değişikliklerini mali müşavire gecikmeden bildirir.
• İşletme, güncel GİB duyurularını ve mali müşavirinin yazılı yönlendirmelerini arşivler.

Kontrol listesi yalnızca imza atılan bir belge olmamalıdır. Her satırın yanında işlem tarihi, sorumlu kişi ve açıklama alanı bulunursa sonradan geriye dönük inceleme yapılabilir.

1. Önce satış, iade ve tedarikçi verilerinin hangi çalışan tarafından hazırlanacağını belirleyin.
2. Ardından mali müşavire aktarılacak dosya adlarını ve paylaşım kanalını sabitleyin.
3. Mali müşavir kontrolünden sonra belgenin gönderim veya düzeltme kararını kaydedin.
4. Gönderim durumunu kasa ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
5. Ay sonunda toplam gelen ve giden belge adetlerini ayrıca değerlendirin.

Özet: 5 maddede restoran mali müşavir e-Fatura iş bölümü

Restoran mali müşavir e-Fatura iş bölümünün temelinde, ticari veriyi işletmenin; mevzuat, muhasebe ve kontrol değerlendirmesini mali müşavirin yapması bulunur. Teknik gönderim yetkisi bu görevleri ortadan kaldırmaz.

İşletme, mali müşavire eksiksiz ve açıklamalı veri vermelidir. Mali müşavir de belgenin türünü, muhasebe etkisini ve düzeltme yöntemini güncel GİB kurallarıyla birlikte değerlendirmelidir.

İş bölümü, tek seferlik bir görev listesi değil, şube ve satış kanalı değiştikçe güncellenen bir prosedürdür. Her değişiklikte sorumlu kişi, rapor adı, kontrol zamanı ve gönderim yetkisi yeniden teyit edilmelidir.

• Restoran, satış, iade, indirim, alıcı ve tedarikçi bilgilerini doğru hazırlamalıdır.
• Mali müşavir, belge türünü, muhasebe kaydını ve vergisel sonucu kontrol etmelidir.
• e-Fatura ve e-Arşiv seçimi, alıcının durumu ve işlem niteliği birlikte incelenerek yapılmalıdır.
• İptal veya düzeltme işleminden önce hata nedeni, belge numarası ve ticari durum kaydedilmelidir.
• Kontör planı, gelen ve giden belgeler ayrı ayrı sayılarak aylık gerçek hacme göre yapılmalıdır.

Mevzuat kapsamı, hadler, geçiş tarihleri ve teknik uygulamalar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Yazılı görev paylaşımı, restoranın günlük belge akışını daha izlenebilir hale getirir.

Kontör planını incelemek isteyen restoranlar, efaturakontor.com üzerindeki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar değerlendirebilir ve ücretsiz e-Fatura portalını kullanabilir.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bulunur; güncel koşulları ilgili paket sayfasından kontrol edin.