Otel Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Otel e-fatura e-arşiv ayrımında temel kural, alıcının GİB e-Fatura kayıt durumudur. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan işletme veya tüketiciye genel olarak e-Arşiv düzenlenir.

Bu rehber; otel sahipleri, resepsiyon görevlileri, ön muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Konaklama, restoran, acente ve ödeme senaryolarında hangi belgenin seçileceğini adım adım açıklar.

Otel e-fatura e-arşiv ayrımının temel kuralı nedir?

Otel e-fatura e-arşiv ayrımında belge türünü, öncelikle müşterinin e-Fatura sistemindeki kayıt durumu belirler. Ödeme yöntemi, oda tipi veya müşterinin otele geliş amacı tek başına belge türünü değiştirmez.

e-Fatura, GİB sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak düzenlenen faturadır. e-Arşiv, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir.

Örneğin otelde konaklayan şirket e-Fatura kullanıcısıysa, otel bu şirkete e-Fatura düzenler. Şirket vergi mükellefi olsa bile sisteme kayıtlı değilse genel uygulama e-Arşiv faturadır.

Bireysel konukların konaklama faturaları da çoğunlukla e-Arşiv kapsamında oluşturulur. Konuğun kredi kartıyla ödeme yapması, bu faturayı otomatik olarak e-Faturaya dönüştürmez.

Otelin kendi e-belge yükümlülüğü, güncel mevzuat ve faaliyet kapsamına göre ayrıca değerlendirilmelidir. Ciro, sektör, mükellefiyet türü veya özel zorunluluklar değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge seçimi, rezervasyon ekranında değil, fatura alıcısı kesinleştiğinde yapılmalıdır. Rezervasyonu yapan kişiyle faturanın düzenleneceği kişi veya şirket her zaman aynı olmayabilir.

Bu nedenle resepsiyon, müşterinin adını almakla yetinmemelidir. Vergi kimlik bilgisi, unvan, adres ve e-Fatura kayıt durumu birlikte kontrol edilmelidir.

Otel operasyonunda bu kuralı uygulamak için rezervasyon, check-in ve fatura ekranlarında alıcı alanı ayrı tutulmalıdır. Misafirin odaya giriş yapması hizmet kaydını başlatır; fatura alıcısını ise resmi bilgiler belirler.

Örneğin bir şirket çalışanı rezervasyonu kendi adıyla yaptırabilir. Şirket VKN'si sonradan doğrulanırsa fatura şirket adına düzenlenebilir; ancak bu bilgi hizmet ilişkisini ve şirket talimatını desteklemelidir.

Otel müşterisinin e-Fatura kullanıcısı olduğu nasıl anlaşılır?

Otel müşterisinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, vergi kimlik bilgileriyle GİB kayıt sorgusu veya kullanılan entegratör ekranı üzerinden kontrol edilir.

Kurumsal müşteriden şirket unvanı, vergi kimlik numarası ve fatura adresi alınmalıdır. Bu bilgiler, rezervasyon formundaki şirket adından farklı olabilir ve fatura gönderimini doğrudan etkiler.

Bir konuğun şirket yöneticisi olması, şirketin otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde şirket adına konaklama yapılması da belge türünü tek başına belirlemez.

Otel çalışanı, müşterinin verdiği VKN veya gerekli kimlik bilgileriyle kayıt durumunu kontrol etmelidir. Sistem sonucu alınamıyorsa belgeyi tahminle seçmek yerine mali müşavir veya yetkili destek kanalıyla doğrulama yapılmalıdır.

Yanlış: “Şirket adına fatura isteniyorsa her zaman e-Fatura kesilir.” Doğru: “Şirketin e-Fatura kayıt durumu ve vergi kimlik bilgileri doğrulanır; kayıt yoksa e-Arşiv düzenlenir.”

Konuk yalnızca oda arkadaşının veya şirket çalışanının adını veriyorsa, fatura alıcısı netleşmemiş demektir. Ödeme yapan kişinin adı ile hizmeti alan tüzel kişinin bilgileri ayrıştırılmalıdır.

GİB kayıtları ve uygulama ekranları zaman içinde güncellenebilir. Bu yüzden otelin sabit bir müşteri listesine güvenmesi yerine, özellikle yeni kurumsal müşterilerde işlem öncesi güncel sorgu yapılması daha güvenlidir.

Sorgu sonucunun ekran görüntüsünü almak her durumda zorunlu olmayabilir; fakat otel, kullandığı sistemin işlem kaydını ve kontrol tarihini saklamalıdır. Böylece sonradan yapılan incelemede kararın hangi bilgiyle verildiği açıklanabilir.

Kayıtlı kullanıcı sorgusu ile fatura adresi kontrolü farklı adımlardır. Kayıt sonucu olumlu olsa bile yanlış VKN veya eski unvan seçilirse belge doğru alıcı hesabına ulaşmayabilir.

Otel konaklama faturasında e-Fatura ne zaman kesilir?

Otel konaklama faturasında e-Fatura, faturanın düzenleneceği alıcı GİB e-Fatura sistemine kayıtlıysa kullanılır.

Kurumsal müşteri rezervasyon sırasında şirket bilgilerini verdiğinde, resepsiyon önce VKN ve unvan doğrulaması yapmalıdır. Kayıtlı kullanıcı olduğu teyit edilince fatura alıcısı olarak bu şirket seçilir.

Faturada konaklama tarihleri, oda veya hizmet açıklaması, miktar, tutar, indirim ve vergisel bilgilerin işletmenin muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olması gerekir. Vergi oranı veya özel vergi uygulaması konusunda mali müşavir talimatı esas alınmalıdır.

Rezervasyonu bir seyahat acentesinin yapması, faturanın her durumda acenteye kesileceği anlamına gelmez. Acentenin hizmeti kendi adına satın alıp almadığı ve konaklama sözleşmesindeki taraflar incelenmelidir.

Şirket konaklama bedelini ödüyor, konuk ise çalışan olarak otelde kalıyorsa fatura şirket adına düzenlenebilir. Ancak şirket bilgileri ile gerçek hizmet ilişkisi arasında uyumsuzluk varsa kayıtlar belgeyle desteklenmelidir.

e-Fatura düzenleme sürecinde alıcının elektronik posta adresi, e-Fatura alıcısı için temel gönderim kanalı değildir. Belge, kayıtlı elektronik posta kutusuna veya sistemde tanımlı alıcı hesabına iletilir.

Otelin kullandığı e-Fatura çözümünde gönderim durumunun başarılı, reddedilmiş veya bekleyen olarak izlenmesi gerekir. Sadece PDF indirip müşteriye göndermek, e-Fatura sürecinin tamamlandığını göstermez.

Fatura alıcısı şirket olduğunda, konuğun kişisel bilgileri açıklama veya referans alanlarında operasyon amacıyla tutulabilir. Ancak resmi alıcı alanlarına şirketin doğrulanmış bilgileri yazılmalı; çalışan adı şirket unvanının yerine geçirilmemelidir.

Grup konaklamasında tek sözleşme ve tek alıcı varsa toplam hizmet faturası buna göre düzenlenebilir. Her oda için ayrı alıcı veya ayrı fatura isteniyorsa talep önceden netleştirilmeli ve muhasebe kayıtlarıyla uyumlu kurulmalıdır.

Faturanın açıklama alanına konuk adı, oda numarası veya konaklama tarihinin yazılması, alıcı değişikliğini haklı çıkarmaz. Bu alanlar hizmeti açıklamak için kullanılır; şirketin vergi bilgileri yine ayrı alanlarda bulunmalıdır.

Otel konaklama faturasında e-Arşiv ne zaman kesilir?

Otel konaklama faturasında e-Arşiv, alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse veya alıcı tüketiciyse genel olarak düzenlenir.

Bireysel konuk, e-Fatura kullanıcısı olmadığı için konaklama faturası çoğunlukla e-Arşiv olarak oluşturulur. Konuğun şirket çalışanı olması, faturanın otomatik biçimde şirket adına düzenleneceği anlamına gelmez.

Vergi mükellefi bir firma e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, otel bu firmaya e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Firma unvanı, VKN, adres ve diğer fatura bilgileri eksiksiz alınmalıdır.

Yabancı konuklarda pasaport veya kimlik bilgileri, konaklama kaydı ve fatura düzenleme kuralları birlikte değerlendirilmelidir. Yabancı müşterinin işlemi için özel vergi veya ihracat uygulaması doğuyorsa güncel mevzuat ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

e-Arşiv yalnızca yazdırılan bir kâğıt veya bilgisayarda oluşturulan sıradan PDF değildir. Elektronik belge, yetkili sistem üzerinden oluşturulmalı; gönderim, numara ve saklama kayıtları sistemde korunmalıdır.

Alıcıya PDF veya başka bir elektronik görünüm sunulması, belgenin elektronik kaydını ortadan kaldırmaz. Otel, orijinal elektronik belgeye ve gerektiğinde sorgulanabilir kayıtlarına erişebilmelidir.

e-Arşiv fatura sürecinde alıcının bilgileri girildikten sonra belge türü, gönderim yöntemi ve teslim kaydı kontrol edilmelidir. Güncel özel durumlar için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Arşiv düzenlenirken tüketiciye gönderilecek belge ile işletmenin kendi elektronik kaydı birbirinden ayrılmamalıdır. Müşterinin e-posta adresi hatalıysa teslim sorunu doğabilir; bu durumda sistemdeki oluşturma ve gönderim kayıtları kontrol edilmelidir.

Otel e-fatura e-arşiv seçiminde ödeme türü önemli midir?

Otel e-fatura e-arşiv seçiminde ödeme türü tek başına belirleyici değildir. Kredi kartı, banka transferi, nakit veya sanal POS kullanılması, alıcının belge türünü değiştirmez.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı olan bir şirket, konaklama bedelini nakit ödeyebilir. Bu işlemde alıcı kaydı değişmiyorsa düzenlenecek belge yine e-Fatura olur.

Tersine, e-Fatura kullanıcısı olmayan bireysel konuk kredi kartıyla ödeme yaptığında e-Arşiv fatura düzenlenir. POS slipi, rezervasyon onayı veya tahsilat makbuzu fatura yerine geçmez.

Ön ödeme ve kapora işlemlerinde belgenin ne zaman ve hangi kapsamda düzenleneceği, hizmetin niteliğine ve muhasebe uygulamasına göre incelenmelidir. Otel, ödeme alındı diye otomatik belge türü seçmemelidir.

Online seyahat platformu üzerinden yapılan rezervasyonlarda üç ilişki ayrılmalıdır: konukla otel arasındaki konaklama, platformun aracılık hizmeti ve platformun otelden aldığı komisyon.

Konaklama faturası kime düzenlenecekse, o alıcının e-Fatura kayıt durumu kontrol edilir. Platformun komisyon faturası ise ayrı bir ticari işlem olabilir ve platformun kendi belge türü ayrıca değerlendirilir.

Kapora, ön ödeme ve kalan bakiye ayrı tahsilat hareketleri olsa da bunların her biri otomatik olarak ayrı fatura anlamına gelmez. Otel, hizmetin tamamı, belgenin düzenlenme zamanı ve muhasebe politikasını birlikte değerlendirerek işlem yapmalıdır.

Platformdan gelen rezervasyon numarasını faturanın alıcısı olarak kullanmak doğru değildir. Bu numara yalnızca eşleştirme alanı olabilir; alıcı unvanı, vergi bilgisi ve ticari ilişki ayrıca doğrulanır.

Yanlış: “Kartla ödenen her otel faturası e-Arşivdir.” Doğru: “Ödeme yöntemi kaydedilir; belge türü, faturanın alıcısının e-Fatura kayıt durumuna göre seçilir.”

Otel e-fatura e-arşiv için hangi müşteri bilgileri alınır?

Otel e-fatura e-arşiv sürecinde müşteriden alınacak bilgiler, alıcının gerçek kişi veya tüzel kişi olmasına göre değişir. Temel amaç, faturanın doğru kişiye veya kuruma düzenlenmesidir.

Kurumsal alıcıda şirketin tam unvanı, VKN, vergi dairesi, fatura adresi ve iletişim bilgileri alınmalıdır. Sistemin zorunlu tuttuğu alanlar boş bırakılmadan, müşterinin verdiği resmi bilgilerle eşleştirilmelidir.

Bireysel alıcıda ad soyad, gerekli kimlik veya vergi bilgileri, adres ve teslim için kullanılacak iletişim bilgileri işletmenin sürecine göre alınır. Hangi bilginin zorunlu olduğu güncel uygulamadan kontrol edilmelidir.

• Otel çalışanı, fatura alıcısının gerçek kişi mi yoksa şirket mi olduğunu netleştirmelidir.
• Kurumsal müşteriden VKN, tam ticari unvan ve fatura adresi alınmalıdır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu, belge oluşturulmadan önce kontrol edilmelidir.
• Konaklama tarihleri, hizmet açıklaması, oda bilgisi ve tutar muhasebe kaydıyla karşılaştırılmalıdır.
• İndirim, vergi ve varsa ek hizmet bilgileri yetkili muhasebe kurallarına göre girilmelidir.

Oda numarası, konuk adı ve rezervasyon kodu operasyon için yararlıdır. Ancak bu bilgiler, kurumsal faturadaki vergi kimlik bilgileriyle aynı işlevi görmez.

Bilgi toplama formunda “fatura kime düzenlenecek?” sorusu ayrı bir alan olmalıdır. “Konuk adı”, “ödeyen kişi” ve “fatura alıcısı” aynı kişiyi göstermiyorsa, fatura kesilmeden önce yazılı teyit alınması hata riskini azaltır.

Yanlış: “Rezervasyon ekranındaki konuk adı faturayı tamamlar.” Doğru: “Rezervasyon bilgileri, alıcının resmi unvanı veya kimlik bilgileriyle tamamlanır ve kayıt durumu doğrulanır.”

Fatura bilgileri girişte alınırsa çıkış sırasında belge değişikliği azalır. Müşteri sonradan farklı şirket bilgisi verdiğinde, mevcut belgenin durumuna göre düzeltme prosedürü uygulanmalıdır.

Otel e-Fatura ve e-Arşiv farkı tabloda nasıl görünür?

Otel e-Fatura ve e-Arşiv farkı, alıcı kaydı, gönderim kanalı ve kullanım senaryosu üzerinden aşağıdaki tabloda özetlenebilir.

Tablodaki ayrım, genel uygulamayı gösterir; özel mevzuat durumları ayrıca incelenmelidir. Otel, belge türünü yalnızca müşterinin talebine göre değiştirmemelidir.

Her iki belge de fatura niteliğindedir ve işletmenin elektronik kayıt düzeni içinde saklanmalıdır. Fark, esas olarak alıcının sistemdeki konumu ve belgenin iletim sürecidir.

Bir müşterinin e-Arşiv istemesi, e-Fatura kullanıcısı olduğu durumda talebi otomatik olarak geçerli kılmaz. Aynı şekilde e-Fatura kullanıcısı olmayan müşteriye e-Fatura gönderilemez.

Kararsız kalınan durumda önce VKN veya kimlik bilgileri doğrulanır, sonra alıcının kayıt durumu kontrol edilir. Son aşamada belge numarası, tutar ve hizmet açıklaması gözden geçirilir.

Tabloyu resepsiyon masasında karar akışı olarak kullanabilirsiniz: önce alıcıyı belirleyin, sonra kayıt durumunu sorgulayın, en son ödeme ve teslim bilgilerini işleyin. Bu sıra, ödeme ekranının belge türünü yanlış yönlendirmesini önler.

Otel e-fatura e-arşiv düzenleme adımları nelerdir?

Otel e-fatura e-arşiv düzenleme süreci, müşteri bilgilerinin alınmasıyla başlar ve belgenin sistemde başarılı durumuna ulaşmasıyla tamamlanır.

Resepsiyon ile muhasebe arasında aynı müşteri bilgi standardı kullanılmalıdır. Rezervasyon, check-in ve check-out ekranları farklı bilgiler taşıyorsa fatura öncesi son kontrol yapılmalıdır.

1. Faturanın gerçek alıcısını ve hizmet kapsamını rezervasyon, sözleşme ve ödeme kayıtlarıyla doğrulayın.
2. Alıcının VKN, TCKN veya gerekli kimlik bilgilerini alarak e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin.
3. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse genel kurala göre e-Arşiv belge türünü seçin.
4. Konaklama tarihlerini, hizmet kalemlerini, tutarı, indirimi ve vergisel alanları muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
5. Belgeyi gönderin, sistem durumunu izleyin ve elektronik kayıt ile teslim bilgilerini saklayın.

Gönderimden sonra belgenin başarılı görünmesi önemlidir. Bekleyen, reddedilen veya teknik hata alan belgeler için hata açıklaması okunmalı ve aynı belgeyi rastgele yeniden oluşturmak yerine süreç kontrol edilmelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv ekranlarında aynı müşterinin geçmiş bilgileri bulunabilir. Ancak eski kaydı kopyalamak, müşterinin güncel e-Fatura durumunu kontrol etme gereğini ortadan kaldırmaz.

Otelin günlük kapanışında düzenlenen belgeler, tahsilat ve konaklama raporlarıyla karşılaştırılmalıdır. Böylece faturası oluşmayan, yanlış alıcıya giden veya tekrar düzenlenen işlemler erken fark edilir.

Vardiya değişiminde tamamlanmamış işlemler ayrıca işaretlenmelidir. Örneğin check-out yapılmış, fakat şirket VKN'si beklenen rezervasyon “fatura bilgisi bekliyor” durumunda bırakılabilir; sonraki çalışan aynı kontrolü tekrarlamadan işlemi tamamlamamalıdır.

Otel e-fatura e-arşiv hatası nasıl düzeltilir?

Otel e-fatura e-arşiv hatası, belgenin gönderim ve kabul durumuna bakılarak düzeltilir; yalnızca PDF dosyasını değiştirmek yeterli değildir.

Belge henüz gönderilmeden fark edilen alıcı, tutar veya tarih hataları sistemde düzeltilmelidir. Gönderilmiş belgede ise iptal, ret, iade, düzeltme veya yeni belge yöntemi işlem türüne göre değerlendirilir.

e-Fatura alıcısı yanlış seçildiyse, belgenin karşı sisteme ulaşıp ulaşmadığı ve kabul edilip edilmediği kontrol edilir. Kabul durumundaki belge için uygulanacak yol, güncel mevzuat ve muhasebe kaydı birlikte incelenerek belirlenmelidir.

e-Arşiv faturada alıcı bilgisi veya tutar hatası varsa işletme, kullandığı sistemdeki düzeltme ve iptal seçeneklerini kontrol etmelidir. İptal süresi veya yöntemi konusunda rakam vermek yerine güncel GİB kuralları esas alınmalıdır.

Belgeyi silmek, numarasını yok saymak veya aynı faturayı farklı bir formatta yeniden göndermek kayıt düzenini bozabilir. Tüm düzeltmeler önceki belgenin durumu ve muhasebe fişiyle ilişkilendirilmelidir.

Düzeltme talebinde müşterinin yalnızca yeni PDF göndermesi kabul edilmemelidir. Otel, yeni bilgiyi şirket e-postası, sözleşme veya yetkili müşteri kanalıyla teyit etmeli; belge numarası ve muhasebe etkisini kayıt altına almalıdır.

Uzman notu: Resepsiyon, müşterinin belge değişikliği talebini doğrudan uygulamadan önce belgenin sistem durumunu ve muhasebe kaydını kontrol etmelidir.

Yanlış: “Yanlış alıcıya giden faturanın PDF’si değiştirilip yeniden gönderilebilir.” Doğru: “Belgenin statüsü incelenir, uygun iptal veya düzeltme prosedürü uygulanır ve yeni belge gerekiyorsa kayıtlar ilişkilendirilir.”

Vergi tutarı, hizmet tarihi veya alıcı bilgisi önemliyse mali müşavir sürece dahil edilmelidir. Mevzuat uygulamaları ve iptal süreleri yıllık olarak değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük otel e-fatura e-arşiv sürecini nasıl yönetir?

Küçük bir otel, e-fatura e-arşiv sürecini üç müşteri senaryosu ve tek bir kontrol akışıyla yönetebilir: kayıtlı şirket, kayıtlı olmayan firma ve bireysel konuk.

Örneğin 12 odalı bir aile otelinde Ayşe Hanım resepsiyonda çalışıyor olsun. İlk konuk, e-Fatura kullanıcısı olan bir şirket çalışanıdır ve şirket bilgilerini verir.

Ayşe Hanım şirketin VKN bilgisini kontrol eder, alıcı kaydını doğrular ve konaklama faturasını şirket adına e-Fatura olarak oluşturur. Çalışanın kartla ödeme yapması, bu seçimi değiştirmez.

İkinci konuk, vergi mükellefi olan fakat e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir yerel firmadır. Firma bilgileri eksiksiz alınır; genel kurala göre belge e-Arşiv olarak düzenlenir.

Üçüncü konuk, ailesiyle konaklayan gerçek kişidir. Fatura bilgileri kişinin talebine ve güncel belge kurallarına göre alınır; e-Fatura kullanıcısı olmadığı için genel uygulama e-Arşivdir.

Otel, rezervasyonu bir acentenin yaptığını gördüğünde faturayı otomatik olarak acenteye kesmemelidir. Acentenin yalnızca aracılık mı yaptığı, yoksa hizmeti kendi adına mı satın aldığı sözleşme ve komisyon kaydıyla incelenmelidir.

Bu küçük otelde günlük kapanışta üç rapor karşılaştırılır: oda çıkış listesi, tahsilat raporu ve düzenlenen fatura listesi. Eksik belge veya yanlış alıcı varsa işlem aynı gün muhasebeye aktarılır.

Bu akışta üç basit durum etiketi kullanılabilir: “kayıt sorgulanacak”, “belge gönderildi” ve “muhasebe kontrolünde”. Etiketler resmi belge yerine geçmez; yalnızca vardiyalar arasında hangi işin tamamlandığını gösterir.

Yoğun günlerde önce kayıt durumu doğrulanıp belge taslağı hazırlanabilir. Ancak gönderimden önce check-out, ödeme ve alıcı bilgileri son kez eşleştirilmelidir; taslak oluşturmak kesin fatura düzenlemekle aynı değildir.

Bu yaklaşım, otel sektörü için e-dönüşüm süreçleri planlanırken görev paylaşımını netleştirir. Resepsiyon müşteri bilgisini, muhasebe ise belge ve vergi kontrolünü üstlenmelidir.

Otel e-fatura e-arşiv kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Otel e-fatura e-arşiv kontör ihtiyacı, aylık gelen ve giden elektronik belge adedi üzerinden hesaplanır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Bu nedenle otel yalnızca misafirlere kestiği faturaları saymamalıdır. Tedarikçilerden gelen e-Fatura veya e-Arşiv belgeleri de aylık kontör planına dahil edilmelidir.

Örneğin bir otel ay içinde 70 giden konaklama faturası ve 40 gelen tedarikçi belgesi alıyorsa, temel belge hareketi 110 kontördür. Diğer e-belge türleri kullanılıyorsa toplam ayrıca artabilir.

Kontör hesabı yaparken oda sayısından çok belge sayısı önemlidir. Bir faturada birden fazla hizmet satırı bulunması, ayrı bir fatura oluşturmadığı sürece belge adedini tek başına çoğaltmaz.

Sezonluk otellerde düşük sezon ortalamasıyla paket seçmek yanıltıcı olabilir. Yaz dönemi, fuar haftası, bayram, grup konaklaması ve acente yoğunluğu ayrı dönemler olarak incelenmelidir.

Otel, son üç veya altı ayın giden belge adedini, gelen belge sayısını ve beklenen sezon artışını ayrı sütunlarda takip edebilir. Böylece gereksinim tahmini yalnızca oda doluluk oranına bağlanmaz.

Gelen belgeler için tedarikçi bazında aylık tahmin yapılması da yararlıdır. Gıda, temizlik, enerji, bakım ve acente hizmetleri ayrı ayrı izlenirse yoğun sezonda ortaya çıkacak artış daha erken görülür.

Örneğin 70 giden ve 40 gelen belge hesabına restoran, minibar veya etkinlik hizmetleri için düzenlenen ek faturalar dahil edilmelidir. İrsaliye veya başka e-belge türleri kullanılıyorsa bunların kontör karşılığı ayrıca kontrol edilir.

Kontör hesabı ile saklama yükü de birlikte düşünülmelidir. Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama gibi özellikler kullanılıyorsa, erişim yetkileri ve kullanıcı kayıtları ayrıca düzenlenmelidir.

Kontör bakiyesi azalırken belge gönderiminin durmaması için sorumlu kişi belirlenmelidir. Paket kapsamı, kullanım süresi ve hangi e-belgelerin havuza dahil olduğu güncel koşullardan kontrol edilmelidir.

Özet: 5 maddede otel e-fatura e-arşiv ayrımı

Otel e-fatura e-arşiv ayrımının özeti, müşterinin kayıt durumu ile doğru alıcı bilgilerinin birlikte kontrol edilmesidir. Ödeme şekli, rezervasyonu yapan kişi ve konuk sayısı tek başına belge türünü belirlemez.

• e-Fatura, GİB sistemine kayıtlı kurumsal veya ticari alıcıya düzenlenir; e-Arşiv, genel olarak kayıtlı olmayan firma veya tüketici için kullanılır.
• Şirket adına fatura talebi, şirketin otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez; VKN ve kayıt durumu doğrulanmalıdır.
• Kredi kartı, nakit, banka transferi, kapora veya acente rezervasyonu belge türünü tek başına değiştirmez; ticari ilişkinin tarafları ayrıca incelenmelidir.
• Yanlış alıcı veya tutar düzeltmesi, PDF değiştirerek değil, belgenin sistem durumu ve güncel iptal veya düzeltme prosedürü incelenerek yapılır.
• Kontör planında her gelen ve giden belge 1 kontör olarak dikkate alınır; sezonluk otellerde yoğun dönem hacmi ayrıca hesaplanır.

Karar sürecini yazılı bir prosedüre dönüştürmek, yeni resepsiyon çalışanlarının aynı bilgiyi toplamasını sağlar. Prosedürde alıcı teyidi, kayıt sorgusu, belge gönderimi, hata bildirimi ve gün sonu mutabakatı ayrı adımlar olarak yer almalıdır.

Belge adımlarını kontrol etmek için sık sorulan sorular sayfasındaki güncel açıklamalara bakabilir, mevzuat kapsamını ise mali müşavirinizle değerlendirebilirsiniz. GİB duyuruları, özellikle zorunluluk ve süreler bakımından öncelikli kaynaktır.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve gelen-giden kutusu seçenekleri bulunur. Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri paket koşullarında yer alır.