Restoran İçin e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Restoran e-irsaliye, her restoran için otomatik olarak zorunlu değildir; zorunluluk işletmenin kapsamına, mal hareketinin niteliğine ve güncel GİB kurallarına göre belirlenir. Yemek satışı ile stok sevkiyatını birbirinden ayırmak gerekir.

Bu rehber restoran sahibi, şube yöneticisi, satın alma çalışanı ve mali müşavir için hazırlanmıştır. Tedarikçiden mal kabulünü, şubeler arası transferi, paket servisi ve belge kontrolünü aynı mantıkla değerlendirmenizi sağlar.

Restoran e-İrsaliye nedir ve hangi sevkiyatlarda kullanılır?

Restoran e-İrsaliye, restoranın mal alımı veya mal sevkiyatında kullandığı elektronik sevk belgesidir. Belge, ürünün kimden çıktığını, kime gittiğini ve hangi miktarın taşındığını gösterir.

İrsaliye, malların fiziksel hareketini belgelemeye yarar. Fatura ise satışın veya hizmetin mali belgesidir. Bu nedenle iki belgenin amacı, düzenlenme zamanı ve tarafları her zaman aynı değildir.

Restoranın sebze, et, içecek, ambalaj veya temizlik malzemesi teslim alması bir mal hareketidir. Tedarikçinin belge düzenleme yükümlülüğü, tarafların statüsüne ve güncel e-İrsaliye kapsamına göre değerlendirilir.

Restoranın merkez mutfağından şubeye ürün göndermesi de ayrıca incelenmelidir. Aynı işletmeye ait adresler arasındaki transfer, yalnızca iç kayıt olarak bırakılmamalı; sevkiyat belgesi gerekip gerekmediği kontrol edilmelidir.

Müşterinin restorandan eve sipariş vermesi ise doğrudan her durumda e-İrsaliye anlamına gelmez. Burada satış belgesi, kurye modeli, malın kimin adına taşındığı ve sevkiyatın niteliği birlikte değerlendirilir.

Örneğin restoran, toplu yemek hizmeti için bir şirketin adresine yüz kişilik yemek gönderiyorsa, işlem basit paket servisinden farklı olabilir. Malın teslim yeri ve ticari ilişki, belge kararını etkiler.

Belge kararında ilk soru, fiziksel olarak hangi ürünün hangi adrese taşındığıdır. Yalnızca mutfakta hazırlanan ve restoranda tüketilen yemek için sevkiyat değerlendirmesi yapılmaz; başka adrese gönderim varsa süreç yeniden incelenir.

GİB kapsamındaki teknik ayrıntıları görmek için e-İrsaliye ürün sayfasındaki belge akışını inceleyebilirsiniz. Yine de nihai kapsam kontrolünü güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle yapın.

Restoran e-İrsaliye her restoran için zorunlu mudur?

Restoran e-İrsaliye zorunluluğu, bütün restoranlara aynı anda ve aynı koşulla uygulanmaz. İşletmenin mükellefiyet türü, faaliyet alanı, e-belge statüsü ve ilgili GİB kapsamı birlikte incelenmelidir.

GİB, e-İrsaliye kapsamını belirlerken farklı mükellef grupları ve faaliyet özellikleri kullanabilir. Bu nedenle yalnızca restoran tabelasına, çalışan sayısına veya günlük sipariş adedine bakarak kesin sonuç çıkarılamaz.

e-Fatura kullanıcısı olmak da tek başına her restoranın otomatik olarak e-İrsaliye kullanacağı anlamına gelmez. İki belge birbirine bağlı süreçler taşısa da zorunluluk koşulları ayrı kontrol edilmelidir.

Yanlış: E-fatura kullanan her restoran, hiçbir inceleme yapmadan e-İrsaliye düzenlemelidir. Doğru: İşletmenin güncel GİB kapsamı ve yaptığı mal hareketleri birlikte incelenmelidir.

Küçük bir mahalle restoranı yalnızca son tüketiciye yemek satıyor olabilir. Buna karşılık aynı işletme, merkez depodan şubelere düzenli ürün gönderiyor veya kurumsal toplu yemek sevkiyatı yapıyor olabilir.

Örneğin tek şubeli mahalle restoranı sadece salonda yemek sunuyorsa, şube transferi bulunmaz. Ancak aynı restoran haftada iki kez başka adrese catering gönderiyorsa, bu sevkiyatlar ayrı işlem türü olarak kaydedilmeli ve kapsam ayrıca değerlendirilmelidir.

Bu iki işletme aynı sektörde bulunsa bile belge ihtiyaçları farklılaşabilir. Restoranın restoran sektörü sayfasındaki iş akışını incelerken kendi şube, depo ve teslimat modelinizi ayrıca eşleştirin.

Karar vermeden önce güncel GİB e-İrsaliye kapsamını, işletmenin vergi statüsünü ve mali müşavir görüşünü yazılı şekilde kontrol edin. Mevzuat kapsamı değişebileceği için eski blog yazıları tek başına yeterli değildir.

Restoranın mal kabulünde e-İrsaliye nasıl kontrol edilir?

Restoranın mal kabulünde e-İrsaliyeyi çoğunlukla tedarikçi düzenler; restoran ise alıcı taraf olarak belgeyi, ürünü ve miktarı karşılaştırır. Kontrol, ürün depoya girmeden önce başlatılmalıdır.

Belgeyi yalnızca sürücünün gösterdiği ekran görüntüsüyle değerlendirmeyin. Restoranın yetkili kullanıcısı, kendi sisteminde veya kullandığı uygulamada belgenin doğru alıcıya geldiğini kontrol etmelidir.

1. Gönderici unvanının ve vergi bilgilerinin tedarikçiyle aynı olduğunu kontrol edin.
2. Alıcı bilgilerinin restoranın, şubenin veya ilgili teslim adresinin doğru kaydını gösterdiğini doğrulayın.
3. Belge tarihini, numarasını ve sevkiyatla bağlantılı açıklamaları karşılaştırın.
4. Ürün adı, birim, miktar ve ambalaj bilgilerinin fiziksel teslimatla uyuştuğunu inceleyin.
5. Eksik, fazla veya hasarlı ürünleri teslim tutanağı ve sistem kaydıyla ayırın.

Örneğin beş koli içecek bekleyen restoran, dört koli teslim alırsa belgeyi olduğu gibi kapatmamalıdır. Eksik teslim, iade veya kısmi kabul prosedürünü tedarikçiyle netleştirmelidir.

Yoğun sabah teslimatında önce koli sayısını, sonra ürün detayını kontrol etmek pratik olabilir. Fakat bu yöntem, ürünler depoya yerleştirildikten sonra sayım yapılmayacağı anlamına gelmez; eksikliği aynı gün kayıt altına alın.

Belgedeki alıcı veya ürün bilgisi hatalıysa restoran kendi başına belge üzerinde değişiklik yapamaz. Düzenleyen tarafla iletişim kurmalı ve düzeltme yöntemini mali müşavirine sormalıdır.

Mal kabul ekibine kısa bir kontrol formu vermek, vardiya değişimlerinde bilgi kaybını azaltır. Form, belge numarasını, teslim miktarını, hasarı ve işlem yapan personeli göstermelidir.

Restoran tedarikçisinden gelen ürünlerde hangi belge gerekir?

Restoran tedarikçisinden gelen ürünlerde hangi belgenin kullanılacağı, tedarikçinin e-belge durumu ve sevkiyatın kapsamına göre belirlenir. Restoran, yalnızca ürünü teslim aldığı için otomatik olarak e-İrsaliye düzenlemez.

Tedarikçi e-İrsaliye kapsamında bulunuyor ve sevkiyat bu kapsamda kalıyorsa, belgeyi genellikle gönderici taraf oluşturur. Restoranın görevi, belgeyi teslimatla ve kendi alıcı bilgileriyle karşılaştırmaktır.

Tedarikçinin e-İrsaliye kapsamında olmadığı durumlarda uygulanacak belge türü, güncel mevzuata ve tarafların durumuna göre değişebilir. Kağıt belge veya başka bir elektronik belge ihtimali, varsayımla değil kontrolle belirlenmelidir.

Fatura ile sevk belgesini birbirinin yerine koymayın. Tedarikçi aynı ticari işlem için fatura düzenleyebilir; ancak malların taşınmasına ilişkin belge ihtiyacı ayrıca doğabilir.

Restoran, ürün teslim alırken belge numarasını satın alma kaydına bağlamalıdır. Böylece hangi tedarikçiden, hangi tarihte ve hangi miktarda mal geldiği sonradan izlenebilir.

Her tedarikçi için ayrı bir belge kontrol kartı oluşturmak, farklı uygulamaları ayırır. Kasapta kilogram, içecek tedarikçisinde koli, temizlik ürünlerinde adet kullanılması mümkündür; ölçü birimini sözleşme ve fiziksel teslimatla karşılaştırın.

Örneğin kasap, içecek distribütörü ve temizlik ürünü tedarikçisi farklı belge düzenleme statülerine sahip olabilir. Her tedarikçi için aynı şablonu kullanmak, yanlış belge kabulüne yol açabilir.

Belge hiç gelmezse veya yanlış alıcıya düzenlenirse ürünü teslim alan personel durumu yöneticisine bildirmelidir. Restoran, tedarikçi ve mali müşavir arasında düzeltme kaydı oluşturmadan süreci kapatmamalıdır.

Restoran şubeler arası ürün transferinde e-İrsaliye gerekir mi?

Restoran şubeler arası ürün transferinde e-İrsaliye gerekip gerekmediği, mal hareketinin niteliğine ve işletmenin kapsamına göre değerlendirilir. Aynı vergi kimliğine bağlı şubeler arasında olması, belge ihtiyacını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Merkez mutfaktan şubeye gönderilen çorba, sos, hamur, tatlı veya ambalaj malzemesi fiziksel olarak başka adrese taşınır. Bu hareketin satış mı, iç transfer mi veya başka bir sevkiyat mı olduğu kayıtlarla açıklanmalıdır.

Şubeler farklı vergi kimlikleriyle çalışıyorsa değerlendirme daha da önem kazanır. Franchise işletmelerinde malın sahibi, gönderen taraf, alıcı taraf ve faturalandırma ilişkisi ayrıca belirlenmelidir.

Uzman notu: Aynı vergi kimliğine bağlı iki şube arasındaki hareketi satış faturası gibi kaydetmeyin; mal hareketinin belge türünü sevkiyat öncesinde mali müşavirle netleştirin.

İki şubeli küçük bir restoran düşünün. Merkez mutfak, her sabah birinci şubeye hazırlanmış ürünler gönderiyor. Şube yöneticisi ürün listesini, miktarı, teslim saatini ve ilgili sevk kaydını birlikte izlemelidir.

Transfer kaydında merkez mutfak gönderen, ilgili şube teslim alan birim olarak seçilmelidir. Şube adresi değişmişse eski kayıt kullanılmamalı; sevkiyattan önce adres kartı güncellenmelidir. Bu kontrol, aynı vergi kimliğindeki her harekette yeterli olmayabilir.

Şube transferinde yalnızca araç sürücüsüne verilen liste yeterli olmayabilir. İşletmenin kapsamına giren elektronik belgenin doğru adres, ürün ve miktar bilgileriyle oluşturulması gerekebilir.

Transfer sıklığı yüksekse, şube ve depo tanımlarını sisteme önceden kaydedin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski bir şirket içi prosedürü tek başına uygulamayın.

Restoran paket servis ve kurye gönderilerinde e-İrsaliye gerekir mi?

Restoran paket servisinde her sipariş için otomatik olarak e-İrsaliye düzenlenmez. Hazır yemeğin tüketiciye gönderilmesi, satış belgesi ve kurye akışıyla birlikte değerlendirilir.

Son tüketiciye gönderilen tek bir yemek siparişi ile kurumsal catering sevkiyatı aynı işlem değildir. Siparişin alıcısı, teslimat adresi, ürünlerin niteliği ve taşımanın ticari yapısı farklı sonuçlar doğurabilir.

Satış belgesinin e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olması, sevk belgesi değerlendirmesini tek başına bitirmez. Bu belgelerin hangi durumda kullanılacağını e-Arşiv Fatura açıklamalarıyla karşılaştırabilirsiniz.

Yanlış: Paket siparişin müşteriye ulaşması her durumda e-İrsaliye demektir. Doğru: Satış belgesiyle mal sevkiyatı ayrılır; kurye modelinin hukuki niteliği ayrıca incelenir.

Örneğin kuryenin restorandan müşteriye sıcak yemek götürmesiyle, restoranın bir şirkete günlük yüz kişilik yemek sevk etmesi aynı kabul edilmemelidir. İkinci işlemde teslimat ve ticari ilişki daha ayrıntılı incelenir.

Kurye veya depo personelinin sipariş numarasını teslim kaydına yazması, belge eşleştirmesini güçlendirir. Ancak sipariş numarası tek başına sevk belgesi yerine geçmez; gerekli belge türü işlem ve taraf bilgilerine göre belirlenir.

Online platform, restoran kuryesi ve dış lojistik şirketi farklı roller üstlenebilir. Malın kimin adına taşındığı ve teslimat sorumluluğunun kimde olduğu, belge sürecinde açıkça kayıt altına alınmalıdır.

Paket servis yoğunluğu belge kararını otomatik olarak değiştirmez. Ancak restoran, kurumsal sipariş, etkinlik yemeği ve toplu teslimat senaryolarını ayrı kodlarla izleyerek mali müşavirine doğru bilgi vermelidir.

Restoran kendi üretimini başka adrese gönderirse ne yapmalı?

Restoran kendi üretimini başka adrese gönderiyorsa, işlem bir mal hareketi olarak ayrıca incelenmelidir. Satış faturası kesilmemesi, sevkiyat belgesi ihtiyacını her durumda ortadan kaldırmaz.

Merkez mutfaktan etkinlik alanına gönderilen yemek, otel mutfağına bırakılan ürün veya festival standına taşınan hazır gıda farklı teslimat senaryolarıdır. Her işlemde gönderen, teslim alan ve ürün sahibi belirlenmelidir.

İşletme önce sevkiyatın amacını yazılı kayda almalıdır. Bu amaç satış, şube transferi, emanet teslimi, catering hizmeti veya işletme içi üretim hareketi olabilir.

Ardından ürün listesi, miktarlar, teslim adresi ve taşıma sorumlusu hazırlanmalıdır. Belge, mevzuatta öngörülen düzenleme zamanına uygun biçimde sevkiyat başlamadan önce oluşturulmalıdır.

Sevkiyat sırasında ürün miktarı değişirse, ilk belgenin nasıl düzeltileceği veya iadenin nasıl gösterileceği prosedürde yer almalıdır. Personelin el yazısıyla belge üzerinde değişiklik yapması güvenli bir yöntem değildir.

Örneğin restoran bir düğün salonuna üç farklı yemek gönderiyorsa, teslim alan kişi ve adres tek bir genel notla geçiştirilmemelidir. Ürünlerin hangi siparişe bağlı olduğu açıkça izlenmelidir.

Karşı durumda, etkinlik alanında yalnızca servis personeli bulunuyor ve ürün teslim alınmıyorsa teslim alan sorumlusu önceden belirlenmelidir. Teslim imzası, sipariş kaydı ve sevkiyat belgesi birbirinden kopuk tutulmamalıdır.

İşletme, kendi üretimini başka adrese gönderdiğinde faturayı, hizmet sözleşmesini ve sevk kaydını birbirinden ayırmalıdır. Uygulanacak belge türü için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Restoran e-İrsaliye kapsamına girerse nasıl başvurur ve hazırlanır?

Restoran e-İrsaliye kapsamına girerse başvuru ve aktivasyon süreci, güncel GİB açıklamaları ile seçilen teknik yönteme göre yürütülür. İşletme önce kapsamını kesinleştirmeli, sonra sistem hazırlığına başlamalıdır.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye yetkilerini ayrı ayrı kontrol edin. Bir sistemde kullanıcı hesabı bulunması, diğer e-belge türlerinin otomatik olarak aktif olduğu anlamına gelmeyebilir.

1. Güncel GİB kapsamını ve işletmenin vergi statüsünü mali müşavirle birlikte doğrulayın.
2. Şube, depo, merkez mutfak ve teslim adreslerini sistemde doğru tanımlayın.
3. Yetkili kullanıcıları, mal kabul sorumlularını ve belge onay akışını belirleyin.
4. Ürün kartlarını, ölçü birimlerini ve tedarikçi bilgilerini kontrol ederek test sevkiyatı yapın.
5. İade, eksik teslim, yanlış adres ve sistem kesintisi prosedürlerini yazılı hale getirin.

Başvuru veya geçiş sırasında kullanılacak ekranlar ve süreler değişebileceği için eski kullanıcı kılavuzlarına güvenmeyin. GİB'in güncel duyurusunu ve kullandığınız özel entegratörün güncel teknik açıklamalarını inceleyin.

Testte yalnızca belge oluşturmayı değil, alıcının belgeyi görmesini ve mal kabul kaydını da kontrol edin. Başarılı bir deneme, gerçek sevkiyat öncesindeki adres, miktar ve kullanıcı hatalarını ortaya çıkarabilir.

Restoran personeli, belge düzenleme yetkisini tek bir kişiye bırakmamalıdır. Vardiya sorumlusu, depo çalışanı ve mali müşavir için farklı kontrol ve görüntüleme yetkileri tanımlanabilir.

Aktivasyon sonrası ilk hafta gerçek sevkiyatları yakından izleyin. Alıcı bilgisi, miktar, belge durumu ve teslim kaydı birlikte kontrol edilirse sistem hataları büyümeden fark edilir.

Restoran e-İrsaliye üzerinde hangi bilgiler bulunur?

Restoran e-İrsaliye üzerinde temel olarak gönderici, alıcı, belge, ürün, miktar ve sevkiyat bilgileri bulunur. Zorunlu alanlar, belgenin senaryosuna ve güncel teknik kurallara göre değişebilir.

Gönderici ve alıcının unvanı, vergi bilgileri, adresi ve ilgili birim tanımları ilk kontrol alanlarıdır. Şube veya depo seçimi yanlış yapılırsa belge doğru işletmeye ait görünse bile operasyon aksayabilir.

Belge numarası, düzenleme tarihi ve sevkiyatla ilgili açıklamalar sonradan izleme sağlar. Restoran, bu bilgileri satın alma siparişi veya catering sözleşmesiyle eşleştirmelidir.

Ürün adı, miktarı ve ölçü birimi fiziksel teslimatla uyumlu olmalıdır. Koli, kilogram, litre veya adet bilgilerinin karıştırılması, stok ve maliyet kayıtlarında gereksiz fark oluşturur.

Ölçü birimi dönüşümü yapılacaksa yöntem önceden yazılı olmalıdır. Örneğin bir kasa içeceğin adet karşılığı sistemde ayrıca tanımlanabilir; bu karşılık bilinmiyorsa personel tahmini miktar girmemelidir.

Taşıma aracı, sürücü, teslim adresi veya ilgili referanslar, olayın niteliğine göre sistemde bulunabilir. Bu alanların hangilerinin zorunlu olduğunu güncel teknik kılavuzdan kontrol edin.

Ürün kartlarında sadece genel ifadeler kullanmayın. Örneğin et ürünü, içecek kasası veya ambalaj malzemesi için işletmenin stok takibine uygun açıklamalar oluşturun.

Restoran, belge alanlarını serbest metinle doldurmak yerine standart ürün ve adres kartları kullanmalıdır. Tereddüt edilen alanlarda sık sorulan sorular bölümünü inceleyin ve mali müşavirinizden güncel uygulamayı teyit edin.

Restoran e-İrsaliye ile e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki fark nedir?

Restoran e-İrsaliye mal hareketini, e-Fatura satış veya hizmet işlemini, e-Arşiv Fatura ise belirli alıcı durumlarında faturanın elektronik düzenlenmesini ifade eder. Bu üç belge aynı amaca hizmet etmez.

Bir sevkiyat ile satış aynı işlem içinde bulunabilir; ancak belgelerin görevleri yine farklı kalır. Restoran, sevk kaydını fatura numarasıyla eşleştirebilir fakat bir belgenin diğerini otomatik olarak yok saydığını varsaymamalıdır.

Örneğin şirket etkinliğine yemek gönderen restoran, hem teslimat hareketini hem de ticari satışını izleyebilir. Hangi belgenin ne zaman düzenleneceği, müşterinin e-belge durumuna ve işlemin niteliğine göre belirlenir.

Aynı fatura numarasını sevk belgesi numarası olarak kullanmak zorunlu bir eşleştirme yöntemi değildir. İki kaydın referans alanlarıyla ilişkilendirilmesi, özellikle kısmi teslimat veya sonradan yapılan faturalamada izlemeyi kolaylaştırır.

e-Fatura süreçlerinin ayrıntılarını e-Fatura ürün sayfasındaki açıklamalarla karşılaştırabilirsiniz. Karar verirken belge adından çok, yapılan işlem ve tarafların statüsü esas alınmalıdır.

Restoran e-İrsaliye sürecinde hangi hatalar yapılır?

Restoran e-İrsaliye sürecinde en sık yapılan hatalar, e-Fatura ile e-İrsaliyeyi karıştırmak, yanlış şube seçmek ve fiziksel miktarı kontrol etmemektir. Hatalar genellikle yoğun teslimat saatlerinde ortaya çıkar.

Bazı işletmeler yalnızca satış faturası düzenleyerek mal hareketini kayıt altına aldığını düşünür. Oysa fatura ve sevk belgesinin amaçları farklı olabilir; her işlem kendi belge koşullarıyla incelenmelidir.

Bir diğer hata, aynı şirketin merkez ve şube adreslerini tek alıcı gibi kullanmaktır. Teslimat yeri ve malı teslim alan birim doğru seçilmezse sonradan stok, iade ve denetim kayıtları karışabilir.

Yanlış: Tedarikçi belgesindeki miktar, depoda sayım yapmadan kabul edilmelidir. Doğru: Belgedeki ürün ve miktar fiziksel teslimatla karşılaştırılmalı, fark varsa kayıt oluşturulmalıdır.

Kurye veya depo personelinin belge numarasını not etmemesi de önemli bir izleme sorunudur. Sipariş ekranı, teslim tutanağı ve e-İrsaliye kaydı aynı işlemle ilişkilendirilmelidir.

Sistem kesintisi, yanlış kullanıcı seçimi veya hatalı ürün kartı görüldüğünde personel kendi yöntemini üretmemelidir. İşletmenin önceden hazırladığı istisna prosedürü ve mali müşavir yönlendirmesi uygulanmalıdır.

Bir hata yalnızca belge ekranında değil, stok ve muhasebe kayıtlarında da etkisini gösterebilir. Bu nedenle ay sonunu beklemeden hatalı adres, eksik miktar ve kapanmamış teslim kayıtları günlük raporda işaretlenmelidir.

Her ay birkaç örnek sevkiyatı geriye dönük incelemek, hataları erken gösterir. Özellikle şube transferleri, catering teslimatları ve yüksek miktarlı tedarikçi gönderileri ayrı örneklem olarak kontrol edilmelidir.

Restoran e-İrsaliye için günlük kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Restoran e-İrsaliye için günlük kontrol listesi, sevkiyat öncesi hazırlığı, mal kabulünü ve gün sonu belge eşleştirmesini kapsamalıdır. Liste kısa, ölçülebilir ve vardiya personelinin anlayacağı şekilde hazırlanmalıdır.

• Günün tedarikçi teslimatları ve beklenen e-İrsaliye kayıtları kontrol edilmelidir.
• Her belgenin gönderici, alıcı, şube ve teslim adresi bilgileri karşılaştırılmalıdır.
• Ürün adı, miktarı, ölçü birimi ve fiziksel teslimat birlikte incelenmelidir.
• Eksik, fazla, hasarlı veya iade edilen ürünler ayrı kayıtla açıklanmalıdır.
• Merkez mutfak, depo, şube ve catering sevkiyatları işlem türüne göre ayrılmalıdır.
• Gün sonunda belge numarası, teslim kaydı ve satın alma kaydı eşleştirilmelidir.

Bu listeyi yalnızca muhasebe personeline vermek yeterli değildir. Mal kabulünü yapan depo çalışanı ve sevkiyatı teslim eden şube sorumlusu da kendi adımını bilmelidir.

Kontrol sırasında belge bulunamıyorsa ürünün kaynağı, teslim saati ve taşıyıcı bilgisi not edilmelidir. Eksik bilgiyle geriye dönük belge üretmeye çalışmak yerine tedarikçiyle hemen iletişim kurulmalıdır.

Listenin yalnızca gün sonunda doldurulması, sevkiyat öncesi hataları görünmez bırakabilir. Gönderen kullanıcı, teslim alan personel ve kontrolü tamamlayan sorumlu ayrı ayrı belirtilirse sonradan kimin hangi işlemi yaptığı anlaşılır.

Kontör hesabı yaparken gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; yalnızca giden e-İrsaliyeleri saymak eksik planlama yaratır. Restoran, tedarikçi ve şube hareketlerini ayrı ayrı tahmin etmelidir.

Listeyi haftalık olarak mali müşavirle değerlendirin. Mevzuat kapsamı, GİB teknik kuralları veya işletmenin teslimat modeli değiştiğinde kontrol adımları da güncellenmelidir.

Özet karar için temel ölçüt şudur: Restoranın yaptığı işlem fiziksel mal hareketi oluşturuyor mu, işletme ilgili e-İrsaliye kapsamında mı ve belge tarafları doğru tanımlanmış mı?

Özet: 5 maddede restoran e-irsaliye zorunluluğu

Restoran e-irsaliye zorunluluğu, yalnızca restoranın yemek satmasıyla belirlenmez. İşletmenin e-belge kapsamı, mal hareketi, şube yapısı, tedarikçi ilişkisi ve teslimat modeli birlikte değerlendirilmelidir.

• Her restoran otomatik olarak e-İrsaliye kapsamında değildir; güncel GİB listesi ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.
• Tedarikçiden gelen ürünlerde belgeyi çoğunlukla gönderici düzenler; restoran belgeyi, ürünü ve miktarı karşılaştırmalıdır.
• Merkez mutfak, depo, şube ve etkinlik alanı arasındaki mal hareketleri ayrı sevkiyat senaryoları olarak incelenmelidir.
• Paket servis ile kurumsal catering sevkiyatı aynı kabul edilmemeli; alıcı, teslimat ve taşıma modeli ayrıştırılmalıdır.
• e-İrsaliye mal hareketini, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ise ilgili faturalama işlemini belgeleyen farklı araçlardır.

Restoranınızda her teslimat için gönderici, alıcı, ürün, miktar, adres ve belge numarasını birlikte izleyin. Şüpheli durumlarda belgeyi kendiniz değiştirmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve ücretsiz e-fatura portalı kullanılabilir. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır; paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.