mimarlık ofisi e-fatura e-arşiv: Kime Hangi Belge?

Mimarlık ofisi e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel kural şudur: Müşteri e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse koşulları uygunsa e-Arşiv düzenlenir; ancak serbest meslek erbabı mimar için belge çoğu durumda e-SMM’dir.

Bu rehber, mimarlık ofisi sahipleri, şirket yöneticileri ve muhasebe ekipleri için hazırlanmıştır. Müşteri statüsünü, ofisin hukuki yapısını ve hizmet türünü birlikte değerlendirerek yanlış belge seçimini önlemeyi amaçlar.

Mimarlık Ofisi Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Mimarlık ofisinde belge seçimi, müşterinin e-Fatura kayıt durumu ve hizmeti sunan tarafın vergi statüsüne göre yapılır. Şirket statüsündeki ofis, kayıtlı müşterisine e-Fatura; kayıtlı olmayan müşterisine, şartları uygunsa e-Arşiv düzenler.

Bir mimarlık şirketinin e-Fatura mükellefi olması, bütün müşterilere e-Fatura kesileceği anlamına gelmez. Belgenin gönderileceği alıcının da e-Fatura sisteminde kayıtlı olup olmadığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin bir mimarlık limited şirketi, kurumsal ve e-Fatura kullanıcısı olan inşaat şirketine e-Fatura gönderir. Aynı ofis, e-Fatura kullanmayan bir bireysel müşteriye e-Arşiv fatura düzenleyebilir.

Belge türünü yalnızca müşterinin şirket veya şahıs olmasına bakarak belirlemek doğru değildir. Şahıs işletmesi e-Fatura kullanıcısı olabilir; anonim şirket de belirli durumlarda e-Fatura kullanıcısı olmayabilir.

Hizmeti sunan kişi şirket değil, kendi adına çalışan serbest meslek erbabı mimarsa değerlendirme değişir. Bu durumda e-Fatura veya e-Arşiv yerine e-SMM yükümlülüğü ve uygulama kapsamı incelenmelidir.

Ayrıca müşterinin kamu kurumu, dernek, vakıf veya özel düzenlemeye tabi bir kuruluş olması belge akışını etkileyebilir. Bu tür işlemlerde kurumun istediği teknik yöntemi ve güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Belge seçimini proje dosyasında kısa bir notla kayıt altına almak, sonradan kontrolü kolaylaştırır. Örneğin şirket hizmeti, alıcı VKN ile sorgulandı, e-Fatura kaydı mevcut notu, belge seçim gerekçesini görünür kılar.

Aynı müşteri grubunun farklı vergi kimlikleri bulunan şirketleri olabilir. Marka veya proje adı aynı kalsa bile her tüzel kişi için alıcı bilgisi ve e-Fatura kayıt durumu ayrı kontrol edilmelidir.

Mimarlık ofisinin hizmet modeli, sözleşmeli proje yapısı ve müşteri profili için mimarlık ofisi sektör sayfasındaki e-belge başlıkları da birlikte incelenebilir.

Mimarlık ofisinde e-Fatura veya e-Arşiv seçimini hangi bilgiler belirler?

Belge seçimini üç bilgi belirler: Ofisin vergi statüsü, müşterinin e-Fatura kaydı ve işlemin gerçek niteliği. Bu üç bilgiden biri eksikse yalnızca alışkanlığa göre belge düzenlemek risklidir.

İlk bilgi, hizmeti kimin sunduğudur. Limited veya anonim şirket fatura düzenler; kendi adına serbest meslek faaliyeti yürüten mimar ise e-SMM kapsamını değerlendirmelidir.

İkinci bilgi, alıcının vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasıdır. Ticari müşterinin yalnızca unvanını bilmek yeterli değildir; doğru vergi kimlik numarasıyla kayıt kontrolü yapılmalıdır.

Üçüncü bilgi, işlemin mal teslimi mi yoksa mimari hizmet mi olduğudur. Tasarım, çizim, danışmanlık ve proje hizmetleri genellikle hizmet işlemidir; malzeme sevkiyatı varsa e-İrsaliye konusu ayrıca gündeme gelebilir.

Ofisin e-Fatura zorunluluğu da bağımsız bir başlıktır. Faaliyet, mükellefiyet türü, ciro ve güncel geçiş şartları dikkate alınır; sabit bir eski sınırı bugünün kuralı gibi uygulamak doğru değildir.

Bu nedenle yükümlülük analizinde güncel GİB duyurusu, vergi dairesi kayıtları ve mali müşavir görüşü birlikte kullanılmalıdır. Özellikle geçiş takvimi değişebildiği için güncel mevzuatı ayrıca kontrol edin.

Ofis, bu bilgileri teklif aşamasında toplarsa fatura günü beklemeden ön kontrol yapabilir. Ancak teklif formundaki eski vergi bilgisi, sözleşme imzalandığında ve belge düzenlenmeden önce yeniden doğrulanmalıdır.

Örneğin aynı müşteri grubunun bir şirketi e-Fatura kullanıcısıyken başka bir şirketi kayıtlı olmayabilir. Muhasebe ekibi, grup adını değil, faturada kullanılacak tüzel kişinin VKN bilgisini esas almalıdır.

Kapsam ve geçiş şartlarını araştırırken e-Fatura zorunluluğunun kapsam ve sınırlarını açıklayan rehber pratik bir karşılaştırma sunar.

Mimarlık ofisi e-Fatura ve e-Arşiv arasındaki temel fark nedir?

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya elektronik posta kutusu üzerinden iletilen faturadır. e-Arşiv, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükellefi veya tüketiciye düzenlenen farklı teslim ve raporlama yapısındaki faturadır.

e-Fatura, kayıtlı alıcının elektronik posta kutusuna gönderilen elektronik fatura demektir. e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenen ve arşivlenen fatura demektir.

e-Fatura işleminde alıcının kayıtlı sanal adresi kullanılır. Belge, gönderici sisteminden alıcının e-Fatura posta kutusuna aktarılır ve sistemdeki durum bilgileri takip edilir.

e-Arşiv faturada alıcı çoğunlukla e-Fatura posta kutusuna sahip değildir. Belge, mevzuata uygun şekilde elektronik ortamda iletilebilir veya gereken durumda kâğıt olarak teslim edilebilir.

İki belge türü de fatura niteliğindeki işlemi belgelendirir; ancak alıcıya ulaşma kanalı aynı değildir. e-Arşiv düzenlemek, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya farklı bir kanal seçme serbestisi vermez.

Yanlış: Müşteri şirketse her zaman e-Fatura kesilir. Doğru: Önce müşterinin e-Fatura kayıt durumu, sonra şirket bilgileri kontrol edilir.

Belgenin çıktısını almak da türünü kendiliğinden değiştirmez. e-Fatura olarak oluşturulan belgenin yazdırılmış nüshası, e-Arşiv fatura yerine geçmez; sistemdeki belge türü ve gönderim kaydı esas alınır.

Pratik ayrım şudur: e-Fatura gönderiminde alıcının sistem adresi esas alınır; e-Arşivde ise belgenin alıcıya sunulması ve raporlama akışı ayrıca izlenir. PDF dosyasını paylaşmak, iki süreci aynılaştırmaz.

Bu farkı, gelen ve giden belgeleri birlikte yöneten ofislerde özellikle izlemek gerekir. Alıcının kayıtlı olup olmadığı değiştiğinde, aynı müşteri için önceki işlemde kullanılan belge türü otomatik olarak kopyalanmamalıdır.

Mimarlık ofisi müşterisinin e-Fatura kullanıcısı olduğu nasıl doğrulanır?

Müşterinin e-Fatura kullanıcısı olduğu, güncel GİB kayıtlı kullanıcı bilgisi ve doğru vergi kimlik numarası üzerinden doğrulanır. Sadece müşterinin e-posta adresine veya sözlü beyanına güvenilmemelidir.

İlk adımda müşteriden resmi unvanını ve vergi kimlik numarasını alın. Gerçek kişi müşteride Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, şahıs işletmesinde ise kullanılan vergi bilgileri doğru kaydedilmelidir.

Sonra GİB’in güncel kayıtlı kullanıcı sorgulama imkânından yararlanın. Entegratör ekranında bulunan alıcı sorgusu da kullanılabilir; ancak kayıt sonucunun hangi tarihte alındığını işlem dosyasında belirtmek faydalıdır.

Müşteri bugün e-Fatura kullanıcısı olabilir, fakat geçmişte farklı bir statüde bulunmuş olabilir. Bu nedenle eski bir PDF, önceki fatura veya önceki proje kaydı güncel kayıt kontrolünün yerine geçmez.

Yanlış: Müşteri e-Fatura adresini paylaşmadıysa e-Arşiv kesilir. Doğru: VKN veya TCKN ile kayıt durumu araştırılır, sonuç alınamıyorsa mali müşavirden teyit istenir.

Alıcının bilgileriyle fatura unvanının birebir uyumlu olması gerekir. Yanlış vergi kimlik numarası, doğru belge türü seçilse bile faturanın reddedilmesine veya muhasebe eşleştirmesinin bozulmasına yol açabilir.

Sorgu sonucunun tarihini ve kullanılan VKN veya TCKN bilgisini işlem dosyasına ekleyin. Ekran sonucu alınamıyorsa işlemi bekletin, sistem tekrar kontrol edilsin veya mali müşavirden yazılı teyit alın.

Resmî kurumlar ve özel teknik sisteme sahip müşteriler için ayrıca kurum prosedürünü sorun. GİB’in güncel duyurusunu, müşterinin satın alma birimi talimatını ve mali müşavirinizin değerlendirmesini birlikte kontrol edin.

Serbest çalışan mimar e-Fatura mı, e-SMM mi düzenlemelidir?

Kendi adına serbest meslek faaliyeti yürüten mimar, mimarlık hizmetini e-SMM kapsamına giriyorsa e-SMM ile belgelendirir. Şirket adına verilen hizmetlerde ise şirketin fatura yükümlülüğü ve alıcının e-Fatura durumu incelenir.

e-SMM, serbest meslek faaliyetinden doğan hizmetin elektronik ortamda belgelendirilmesini sağlayan makbuzdur. Bu belge, şirket tarafından düzenlenen e-Fatura veya e-Arşiv faturanın adı değiştirilmiş biçimi değildir.

e-SMM, serbest meslek faaliyetinden doğan hizmet bedelini belgeleyen elektronik makbuz demektir.

Örneğin kendi adına çalışan bir mimar, konut tadilat projesi için bireysel müşteriye hizmet sunabilir. Müşterinin şirket veya tüketici olması, mimarın serbest meslek statüsünü tek başına fatura statüsüne dönüştürmez.

Buna karşılık mimarın kurduğu limited şirket, projeyi şirket adına üstlenmişse belge şirket kayıtları üzerinden düzenlenir. Bu durumda şirketin e-Fatura kapsamı ve müşterinin kayıt durumu birlikte değerlendirilir.

Aynı kişi hem şirket ortağı hem de ayrıca serbest meslek erbabı olabilir. Sözleşmenin hangi tarafla yapıldığı, bedelin kime ait olduğu ve hizmetin hangi mükellefiyet üzerinden verildiği mutlaka ayrıştırılmalıdır.

Yanlış: Mimarın ortak olduğu şirketin her projesi otomatik olarak şirket faturasıyla belgelenir. Doğru: Sözleşmedeki hizmet sağlayan, tahsilatı yapan ve işi üstlenen taraf birlikte incelenir.

Karşı durumda mimar yalnızca şirketin çalışanı olarak hizmet veriyorsa kişisel serbest meslek belgesi düzenlenmesi gerekmeyebilir. İş ilişkisinin niteliğini ve ücretin hangi kayıt üzerinden ödendiğini mali müşavirinizle netleştirin.

Serbest meslek makbuzunda stopaj, KDV ve diğer vergisel unsurlar işlem türüne göre değişebilir. Bu kalemleri varsayarak doldurmayın; güncel mevzuatı ve mali müşavirinizin hesaplamasını kontrol edin.

Belge türünün e-SMM olduğu durumları ayrıca incelemek için e-Serbest Meslek Makbuzu açıklamalarına bakabilirsiniz. Uygulama kapsamı, mimarın gerçek vergi statüsüyle birlikte değerlendirilmelidir.

Mimarlık hizmetinde e-Arşiv fatura kime düzenlenir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan vergi mükellefine veya nihai tüketiciye, düzenleyenin e-Arşiv kullanma şartları uygunsa kesilir. Alıcının yalnızca gerçek kişi olması tek belirleyici değildir.

Bir mimarlık şirketi, e-Fatura kullanmayan küçük bir işletmeye proje danışmanlığı verirse e-Arşiv yöntemi gündeme gelebilir. Alıcı şirket olsa bile e-Fatura kayıtlı değilse bu ayrım önem kazanır.

Nihai tüketiciye verilen mimari danışmanlık, çizim veya tadilat planlama hizmetinde de e-Arşiv fatura söz konusu olabilir. Tüketicinin iletişim bilgileri ve kimlik bilgileri, uygulanması gereken kurallara göre doğru alınmalıdır.

e-Arşiv faturanın müşteriye gönderim biçimi işlem ve alıcı profiline göre değişebilir. Elektronik iletim, yazılı onay, kâğıt teslim veya sistemin öngördüğü başka yöntemler için güncel GİB kurallarını izleyin.

e-Arşiv faturayı yalnızca müşterinin e-posta adresi bulunduğu için seçmeyin. E-posta, teslim kanalı olabilir; belge türünü belirleyen asıl ölçüt alıcının e-Fatura kayıt durumu ve düzenleyenin yetkisidir.

Kamu kurumları, ihale kapsamındaki işler veya özel ödeme sistemleri farklı teknik talepler içerebilir. Bu durumda kurumun fatura kabul şartlarını, sözleşmeyi ve güncel mali müşavir görüşünü birlikte değerlendirin.

Örneğin bir eczane sahibi, mağazasının iç mekân yenilemesi için mimarlık şirketinden hizmet alıyor ve e-Fatura kullanmıyorsa, şartlar uygunsa e-Arşiv fatura alabilir. Aynı eczanenin e-Fatura kaydı varsa belge kanalı değişir.

Eczane senaryosunda ofis önce işletmenin VKN bilgisini alır, kayıt durumunu sorgular ve proje hizmetinin şirket tarafından verildiğini doğrular. Sonra hizmet açıklamasını, bedeli ve teslim bilgisini hazırlayarak uygun belge kanalını seçer.

Fakat eczanenin e-Fatura kullanıcısı olduğu görülürse, e-posta ile PDF göndermek e-Arşiv seçeneği oluşturmaz. Belge, alıcının kayıtlı e-Fatura adresine ve ilgili sistem akışına göre düzenlenmelidir.

Mimarlık ofisi e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme adımları nelerdir?

Mimarlık ofisinde doğru düzenleme sırası; hizmet sağlayanı, alıcı statüsünü, belge alanlarını ve gönderim sonucunu kontrol etmektir. Aşağıdaki adımlar şirket adına düzenlenen e-Fatura veya e-Arşiv işlemleri için temel çerçeveyi verir.

1. Önce sözleşmedeki hizmet sağlayanı belirleyin ve işlemin şirket mi, serbest meslek faaliyeti mi olduğunu netleştirin.
2. Müşterinin unvanını, VKN veya TCKN bilgisini alın ve güncel e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin.
3. Proje adı, hizmet açıklaması, sözleşme veya iş emri bilgisi, tutar ve vergi alanlarını hazırlayın.
4. Alıcının durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv belge türünü seçin; serbest meslek durumunda e-SMM ihtimalini ayrıca değerlendirin.
5. Ön izleme ekranında alıcı bilgilerini, tutarları, vergi hesaplarını ve belge tarihini ikinci kez kontrol edin.
6. Belgeyi sistemin istediği mali mühür, e-imza veya elektronik onay sürecinden geçirerek gönderim durumunu izleyin.
7. Belgeyi, gönderim kaydını ve müşteriye yapılan teslim bilgisini şirketin muhasebe arşivinde saklayın.

Bu adımlar, her vergi durumunda aynı sonucu garanti etmez. Özellikle düzenleme süresi, istisna, tevkifat ve özel müşteri prosedürü için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uygulamada ofis çalışanı, proje klasöründe önce taslak faturayı ve VKN kontrolünü eşleştirebilir. Belge gönderildikten sonra sistem durumunun tamamlandığı görülmeden proje dosyası kapatılmamalıdır.

Adımların ofis içi uygulanışı için sorumluları da yazılı belirleyin. Proje yöneticisi hizmet açıklamasını, muhasebe çalışanı alıcı kaydını, yetkili kişi ise son gönderim onayını kontrol edebilir.

Ofis çalışanları adımları tek ekranda izleyemiyorsa, her proje için kısa bir belge akış formu oluşturabilir. Mali müşavirin e-Fatura düzenleme sürecini açıklayan adım adım rehber bu kontrol mantığına yardımcı olur.

Mimarlık ofisinde fatura bilgileri ve e-belge senaryosu nasıl seçilir?

Mimarlık faturasında temel bilgi seti, tarafların kimliği, hizmetin açıklaması, bedel, vergi unsurları ve işlem tarihinden oluşur. Seçilen e-belge türü, bu alanların doğru ve tutarlı doldurulması gereğini ortadan kaldırmaz.

Hizmet açıklamasını yalnızca mimari hizmet yazmak yerine proje adı ve hizmet aşamasıyla somutlaştırın. Örneğin avan proje çizimi, uygulama projesi kontrolü veya danışmanlık dönemi ayrı açıklanabilir.

İnşaat şirketine kesilen faturada proje adresi, sözleşme numarası veya hakediş dönemi gibi bilgiler muhasebe eşleştirmesini kolaylaştırabilir. Bu alanların her biri her durumda zorunlu olmayabilir; sözleşmeye uygunluk ayrıca kontrol edilmelidir.

Peşin ödeme, aşamalı ödeme veya aylık danışmanlık gibi modellerde faturanın hangi hizmet dönemine ait olduğu açıkça belirtilmelidir. Ödeme planı, tek başına belge türünü e-Fatura veya e-Arşiv olarak belirlemez.

KDV, tevkifat, istisna veya stopaj gibi kalemleri mimarlık hizmetinin niteliğine bakarak otomatik seçmeyin. Alıcının statüsü, hizmetin kapsamı ve güncel vergisel düzenleme mali müşavir tarafından incelenmelidir.

e-Fatura içindeki temel veya ticari senaryo gibi işlem seçenekleri, e-Fatura ile e-Arşiv ayrımından farklı bir konudur. Bu seçenekleri müşterinin kabul, ret ve süreç beklentisiyle uyumlu belirlemek gerekir.

Küçük bir mimarlık ofisi, konut projesinin ilk çizim aşamasını şirket adına faturalandırırken proje kodunu kaydeder. Müşteri e-Fatura kullanıcısıysa aynı bilgiler e-Fatura gönderiminde, değilse uygun e-Arşiv akışında kullanılır.

Örneğin üç kişilik bir ofis, ilk çizim bedelini düzenlemeden önce sözleşme tarafını, proje kodunu ve müşterinin VKN bilgisini aynı formda toplar. Muhasebe çalışanı kayıt sonucunu ekler, yetkili kişi ise belgeyi göndermeden önce tutarı ve hizmet dönemini karşılaştırır.

Mimarlık ofisi e-Fatura e-Arşiv seçiminde hangi hatalar yapılır?

Mimarlık ofislerinde en yaygın hatalar, alıcı kaydını kontrol etmemek, şirket ile serbest meslek statüsünü karıştırmak ve önceki faturayı kopyalamaktır. Bu hatalar belge türü doğru görünse bile muhasebe sorununa dönüşebilir.

İlk hata, müşterinin şirket olmasını otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı saymaktır. Şirket unvanı, vergi kimlik numarası ve GİB kayıt durumu ayrı ayrı kontrol edilmeden e-Fatura veya e-Arşiv seçilmemelidir.

Yanlış: Önceki ay e-Arşiv düzenlendiği için bu ay da aynı belge kullanılır. Doğru: Her yeni işlemde alıcının güncel kayıt durumu ve fatura bilgileri yeniden doğrulanır.

İkinci hata, e-posta adresini belge türünün kanıtı kabul etmektir. E-posta adresi, elektronik teslim için kullanılabilir; fakat e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını göstermez.

Yanlış: Müşteri e-Fatura adresini bilmiyorsa e-Arşiv kesilebilir. Doğru: VKN veya TCKN ile kayıt sorgulanır, kayıt sonucu alınmadan belge gönderilmez.

Üçüncü hata, kendi adına çalışan mimarın şirket faturası düzenlemesidir. Sözleşme, tahsilat ve hizmet sağlayıcı farklı kayıtlar gösteriyorsa e-SMM veya şirket faturası konusunda mali müşavirden yazılı süreç belirlenmelidir.

Düzeltme gereken bir belge varsa, taslak aşamasında fark edilmesi daha güvenlidir. Gönderilmiş belgelerde iptal, ret veya yeniden düzenleme süreci işlem türüne ve güncel kurallara göre değişebileceğinden, ofis kendi başına varsayım yapmamalıdır.

Karşı durumda müşterinin VKN bilgisi değişmişse yalnızca unvanı güncellemek yeterli değildir. Yeni vergi kimliğiyle kayıtlı kullanıcı sorgusu yapılmalı ve sözleşmedeki tarafın da değişip değişmediği incelenmelidir.

Teknik kesinti, özel kamu entegrasyonu veya mevzuatta tanımlanan istisnai durumlar genel kuralı etkileyebilir. Böyle bir durumda geçmiş uygulamayı kopyalamayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mimarlık ofisi için e-belge kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Mimarlık ofisi kontrol listesi, her faturadan önce alıcıyı, belge türünü, vergi alanlarını ve gönderim sonucunu doğrulamalıdır. Liste, proje yöneticisinin ve muhasebe çalışanının aynı süreci uygulamasını sağlar.

• Hizmeti sunan tarafın şirket mi, serbest meslek erbabı mı olduğu doğrulanmıştır.
• Müşterinin unvanı, VKN veya TCKN bilgisi sözleşme ve sistem kayıtlarıyla eşleştirilmiştir.
• Müşterinin e-Fatura kayıt durumu, güncel GİB veya sistem sorgusuyla kontrol edilmiştir.
• İşleme uygun belge türü e-Fatura, e-Arşiv veya e-SMM olarak belirlenmiştir.
• Proje adı, hizmet dönemi, sözleşme numarası ve açıklama alanları incelenmiştir.
• KDV, tevkifat, istisna ve diğer vergi unsurları mali müşavir görüşüyle kontrol edilmiştir.
• Belgenin gönderim, teslim veya sistem durum kaydı dosyaya eklenmiştir.
• Gelen ve giden e-belgelerin arşiv ve kontör kayıtları ayrıca kontrol edilmiştir.

Uzman notu: Aynı müşterinin farklı şubeleri veya vergi kimlikleri varsa kayıt kontrolünü unvanla değil, işlemde kullanılacak VKN ile yapın.

Kontörlü bir e-belge hizmeti kullanılıyorsa gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlenen faturaları değil, gelen e-Fatura ve diğer e-belgeleri de aylık hacim hesabına ekleyin.

Kontrol listesini proje kapanışında değil, belge oluşturulmadan önce uygulayın. Gönderimden sonra yapılan düzeltme, belge iptali veya yeniden düzenleme gerektirebileceği için süreç ve sorumlular önceden belirlenmelidir.

Listeyi tek sayfalık dijital bir form hâline getirmek, sorumlulukları görünür kılar. Her satırın yanında kontrol tarihi ve kontrol eden kişinin adı bulunursa, eksik bilgi nedeniyle bekleyen faturalar daha hızlı ayrıştırılır.

Mimarlık ofisinde e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM nasıl karşılaştırılır?

Mimarlık ofisinde e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM seçimi; hizmeti sunan taraf ile alıcının e-belge statüsüne göre ayrılır. Aşağıdaki tablo, temel farkları tek bakışta gösterir.

e-Fatura ile e-Arşiv, şirketin kullandığı fatura kanalını; e-SMM ise serbest meslek hizmetinin belge türünü anlatır. Bu nedenle üç belgeyi yalnızca elektronik ortamda düzenlenmeleri bakımından aynı kabul etmeyin.

Proje çizimi veya danışmanlık hizmetinde mal hareketi yoksa e-İrsaliye otomatik olarak gerekmez. Fiziksel ürün teslimi, numune veya ofis ekipmanı satışı varsa işlem fatura ve sevk yönünden ayrıca incelenir.

Tablo, ilk karar için yol gösterir; tek başına vergi hesaplamasını veya özel müşteri prosedürünü belirlemez. Özellikle kamu alıcısı, tevkifatlı hizmet veya fiziksel teslim içeren karma işlerde mali müşavir incelemesi gerekir.

Şirket adına e-Fatura akışının teknik alanlarını incelemek isteyenler e-Fatura ürün sayfasındaki temel süreci; e-Arşiv teslim ayrıntılarını araştıranlar e-Arşiv fatura sayfasındaki açıklamaları değerlendirebilir.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Mimarlık ofisi için doğru sıra, önce belge türünü, sonra alıcı kanalını ve son olarak teslim durumunu kontrol etmektir. Beş temel kural, günlük proje ve danışmanlık faturalarında karar vermeyi kolaylaştırır.

• Şirket adına verilen mimarlık hizmetinde müşterinin e-Fatura kaydı varsa genel kural olarak e-Fatura, kayıt yoksa şartları uygunsa e-Arşiv kullanılır. Alıcının şirket veya gerçek kişi olması tek başına yeterli ölçüt değildir.
• Kendi adına serbest meslek faaliyeti yürüten mimar, e-SMM kapsamını ayrıca değerlendirmelidir. Müşterinin e-Fatura kullanıcısı olması, serbest meslek hizmetini otomatik olarak e-Faturaya dönüştürmez.
• Alıcı bilgileri VKN veya TCKN ile doğrulanmalıdır. Eski fatura, e-posta adresi veya müşterinin sözlü beyanı güncel GİB kayıt kontrolünün yerine geçmez.
• Proje adı, hizmet aşaması, dönem, bedel ve vergisel alanlar sözleşmeyle uyumlu doldurulmalıdır. KDV, tevkifat, istisna ve stopaj gibi unsurlar işlem özelinde mali müşavirle kontrol edilmelidir.
• Gönderim, teslim, arşiv ve kontör hareketleri birlikte izlenmelidir. Kontörlü kullanımda gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için yalnızca kesilen faturaları saymak eksik hacim hesabı oluşturur.

Bu beş kural, yeni müşteri kabulünde ve devam eden projelerin aylık faturalandırılmasında birlikte uygulanmalıdır. Müşteri statüsü, hizmet sağlayan taraf veya sözleşme değişirse önceki belge seçimi otomatik olarak geçerli sayılmamalıdır.

Kararsız kaldığınızda önce ofisin hukuki yapısını, sonra müşterinin kayıt durumunu ve işlemin hizmet niteliğini yazılı olarak belirleyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden eski bir belge akışını yeni projeye uygulamayın.

Belge hacmi değişken olan ofisler için efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı da kullanılabilir. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur; güncel koşulları ve mali müşavirinizi kontrol edin.