Mimarlık Ofisi Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi

Mimarlık Ofisi Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi, mimarlık ofisi e-dönüşüm sürecini vergi statüsü, belge türü, proje akışı, imza ve saklama başlıklarıyla doğrular.

Bu rehber; şahıs olarak çalışan mimarlara, limited veya anonim şirketlere ve ofis yöneticilerine yarar. Hangi e-belgenin kullanılacağını, geçiş koşullarının nasıl kontrol edileceğini ve proje kayıtlarının muhasebeyle nasıl eşleştirileceğini açıklar.

Mimarlık ofisi e-dönüşüm neden proje bazlı planlanmalıdır?

Mimarlık ofisi e-dönüşüm süreci proje bazlı planlanmalıdır; çünkü gelir, gider ve teslimatlar çoğunlukla proje sözleşmelerine göre oluşur.

Bir ofis aynı ay içinde tasarım hizmeti, uygulama danışmanlığı, kontrollük ve görselleştirme hizmeti verebilir. Bu hizmetlerin müşterileri, teslim dönemleri ve sözleşme bedelleri farklı olabilir. Tek bir genel açıklama, muhasebe ve yönetim takibini zorlaştırır.

Örneğin üç kişilik bir tasarım ofisi, aynı anda konut ve ticari mağaza projesi yürütüyor olabilir. Ofis, her belgeye proje kodu eklerse hangi gelirin ve giderin hangi işe ait olduğunu daha kolay izler.

Proje kodu, resmi fatura numarasının yerine geçmez. Kod; fatura açıklaması, sipariş bilgisi veya muhasebe notu gibi yardımcı alanlarda kullanılmalıdır. Yasal belge alanları ayrıca eksiksiz doldurulmalıdır.

Uygulamada önce sözleşme kaydını açın, sonra hizmet aşamasını ve faturalama koşulunu seçin. Belge hazırlanırken proje kodunu açıklamaya ekleyin; son kontrolde tutarı ve hizmet dönemini sözleşmeyle karşılaştırın.

Proje tek müşterili ve tek teslimli görünse bile avans, ara hakediş veya son teslim bulunabilir. Tek satırlı takip bu aşamaları ayırmıyorsa tahsilat ve gelir raporu gerçeği yansıtmayabilir.

Bu nedenle öncelikle mimarlık ofisleri için sektör rehberini inceleyin. Ardından her proje için müşteri, sözleşme, teslim dönemi ve tahsilat durumunu ayrı kaydedin.

• Her proje için kısa ve benzersiz bir proje kodu belirleyin.
• Sözleşmedeki hizmet tanımını fatura açıklamasıyla uyumlu tutun.
• Proje giderlerini ofis genel giderlerinden ayrı sınıflandırın.
• Mali müşavirinizle kullanılacak muhasebe hesaplarını önceden netleştirin.

Bu yaklaşım, yalnızca yüksek hacimli ofislerde gerekli değildir. Tek müşterili küçük bir ofis bile farklı teslim dönemlerini ayırarak daha doğru tahakkuk ve tahsilat takibi yapabilir.

Bir mimarlık ofisi hangi e-belgeleri kullanmalıdır?

Bir mimarlık ofisinin kullanacağı e-belge; vergi statüsüne, alıcıya, işlem türüne ve güncel GİB koşullarına göre belirlenmelidir.

Ofis bir şirket olarak faaliyet gösteriyorsa fatura düzenleme ve alma süreçleri öne çıkar. Şahıs olarak serbest meslek faaliyeti yürüten mimarda ise e-SMM gündeme gelebilir. Aynı sektördeki iki işletmenin hukuki yapısı farklıysa belge yükümlülükleri de aynı olmayabilir.

e-Fatura kullanımı, alıcının e-Fatura sistemindeki statüsü ve ilgili zorunluluk şartlarıyla birlikte değerlendirilir. e-Arşiv Fatura, alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı durumlarda veya mevzuatın öngördüğü diğer senaryolarda gündeme gelebilir.

e-İrsaliye, mal hareketini belgeleyen bir e-belgedir. Sadece proje tasarlayan ve fiziksel mal sevk etmeyen bir ofisin e-İrsaliye kullanması otomatik olarak gerekmez. Mal ticareti, stok veya sevkiyat faaliyeti varsa ayrıca inceleme yapılmalıdır.

e-Defter de her mimarlık ofisi için aynı anda zorunlu kabul edilmemelidir. Uygulanabilirlik, işletmenin türü, kayıt düzeni ve güncel mevzuat şartlarıyla kontrol edilmelidir.

Yanlış: Mimarlık ofisi olduğu için her işletme aynı e-belge paketine geçer. Doğru: Önce vergi statüsü, işlem türü ve alıcı profili birlikte incelenir.

Örneğin yalnızca iç mekân çizimi yapan şahıs mimar ile proje yönetimi için kurulmuş limited şirket aynı belgeyi kullanmayabilir. İlkinde serbest meslek statüsü, ikincisinde şirketin fatura düzeni incelenir.

Yanlış: Belge türünü yazılımın varsayılan seçimine bırakmak. Doğru: Her yeni müşteri için alıcı statüsünü ve hizmeti sunan mükellefi kontrol edip seçimi kayıt altına almak.

• Şahıs veya şirket statünüzü ve faaliyet türünüzü mali müşavirinizle doğrulayın.
• Fatura, e-SMM, e-İrsaliye ve e-Defter ihtiyacını işlem bazında ayırın.
• Alıcıların e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını belge düzenlemeden önce kontrol edin.
• Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-SMM arasındaki fark nedir?

e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-SMM farklı taraflar ve işlem türleri için düzenlenen elektronik belgelerdir.

Fatura ile serbest meslek makbuzu aynı belge değildir. Mimarlık hizmetinin hangi statüde sunulduğu, belgenin adını ve düzenleme yöntemini etkiler.

Bir şirketin müşteriye kestiği hizmet belgesiyle, şahıs çalışan mimarın kendi adına düzenlediği makbuz karıştırılmamalıdır. Sözleşme tarafı, vergi kaydı ve tahsilat yapan kişi birlikte değerlendirilir.

Belge türü seçildikten sonra açıklama, tarih, taraf bilgileri, hizmet dönemi ve tutar alanları kontrol edilmelidir. Vergi uygulamasına ilişkin oran veya istisna bilgileri, işlem özelinde mali müşavirden alınmalıdır.

Ofisinizde hem şirket faturası hem serbest meslek makbuzu düzenleniyorsa, iki akışı ayrı kullanıcı ve raporlarla izlemek daha güvenlidir. Aynı müşteri için belge türünü alışkanlıkla seçmek yerine işlem temelini inceleyin.

Mimarlık ofisinin GİB geçiş koşulları nasıl doğrulanır?

Mimarlık ofisinin GİB geçiş koşulları, güncel resmi duyurular, işletmenin vergi statüsü ve mali müşavir görüşü birlikte incelenerek doğrulanır.

1. İşletmenin şahıs, limited veya anonim şirket statüsünü ve faaliyet kaydını belirleyin.
2. GİB’in güncel duyurularında faaliyet alanınıza ve işletme türünüze ilişkin şartları inceleyin.
3. e-Fatura, e-Arşiv, e-SMM, e-İrsaliye ve e-Defter kapsamını işlem bazında ayırın.
4. Geçiş yöntemi, başvuru ve imza gerekliliklerini mali müşavirinizle yazılı olarak netleştirin.
5. Gerçek müşteriye göndermeden önce portal veya entegrasyon üzerinde test akışı uygulayın.

Eski bir blog yazısındaki tarih, had veya geçiş takvimi bugün geçerli olmayabilir. Mevzuat kapsamları ve parasal sınırlar yıllık güncellenebilir. Bu nedenle arama sonuçlarında görülen eski rakamları doğrudan uygulamayın.

Yanlış: Başka bir mimarlık ofisinin geçtiği tarihe göre kendi geçiş gününü belirlemek. Doğru: Kendi vergi kaydınızı, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavir değerlendirmesini birlikte kontrol etmek.

GİB kontrolünde yalnızca zorunluluk araştırılmaz. Alıcı sorgulama, kullanıcı hesabı, imza aracı, raporlama ve saklama süreçleri de planlanır. Belge düzenleme başlamadan önce sorumluların görevleri yazılı hale getirilmelidir.

Faaliyet alanınızda özel bir düzenleme olup olmadığından emin değilseniz, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Emin olunmayan durumda tahmini tarih veya tutar üzerinden işlem yapmayın.

Mimarlık ofisi e-Fatura geçişine nasıl hazırlanmalıdır?

Mimarlık ofisi e-Fatura geçişine önce firma bilgilerini, kullanıcı rollerini, müşteri kartlarını ve proje bazlı belge düzenini hazırlayarak başlamalıdır.

Firma unvanı, vergi kimlik bilgileri, adres, iletişim ve fatura seri düzeni sistemde kontrol edilmelidir. Müşteri kartlarında unvan, vergi bilgisi ve alıcı türü eksikse belge gönderiminden önce düzeltilmelidir.

Adım adım uygulamada önce bir müşteri kartı, bir hizmet kalemi ve proje açıklamasıyla deneme belgesi hazırlayın. Göndermeden önce alıcı sorgusunu, tarih alanını, vergi bilgilerini ve imza durumunu kontrol edin. Sonra yetkili kullanıcı onayıyla test akışını tamamlayın.

Eski müşteri kartları çoksa, aynı unvanlı kayıtları temizlemeden toplu belge göndermeyin; yanlış alıcı seçimi sonradan düzeltme işlemi gerektirebilir.

Hizmet kalemlerini de önceden tanımlayın. Mimari tasarım, uygulama projesi, danışmanlık, kontrollük ve görselleştirme gibi kalemler ayrı izlenebilir. Fatura açıklamasında proje adı, sözleşme referansı ve hizmet dönemi kullanılabilir.

Ofisinizin işlem hacmine göre portal veya teknik entegrasyon yöntemi seçilebilir. Az sayıda belge düzenleyen küçük bir ofis, kullanıcı ekranından kontrollü ilerleyebilir. Düzenli ve yüksek hacimli işlem yapan ofis, teknik akış seçeneklerini ayrıca değerlendirmelidir.

e-Fatura hazırlığı için e-Fatura hizmetinin kapsamını incelerken yalnızca gönderimi değil, gelen kutusu ve saklama işlevlerini de karşılaştırın. Kullanıcı yetkileri, hata mesajları ve raporların görünürlüğünü test edin.

İlk gerçek belge öncesinde kendi firma bilgilerinizi, örnek müşteri kartını ve proje açıklamasını kontrol edin. Testte oluşan hataları not edin. Vergi oranı, tevkifat veya istisna gibi özel alanları mali müşavirinizin yönlendirmesiyle doldurun.

Geçiş sonrasında ilk ay günlük kontrol yapın. Gönderilen belgelerin durumunu, gelen cevapları ve muhasebeye aktarılan kayıtları karşılaştırın. Bir sorun çıktığında belgeyi rastgele silmek yerine sistem durumunu ve düzeltme yöntemini inceleyin.

e-Arşiv Fatura ve e-SMM mimarlık hizmetlerinde ne zaman kullanılır?

e-Arşiv Fatura ve e-SMM, alıcının durumuna ve mimarlık hizmetini sunan kişinin vergi statüsüne göre kullanılır.

e-Arşiv Fatura, çoğunlukla e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan alıcılara yapılan faturalama akışında kullanılır. Ancak işlem tutarı, alıcı türü, özel düzenleme ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

Şahıs olarak kendi adına serbest meslek faaliyeti yürüten mimar, e-SMM kapsamına girebilir. Burada belirleyici unsur yalnızca mimarlık mesleği değildir. Vergi kaydı, serbest meslek statüsü ve hizmetin kimin adına sunulduğu incelenmelidir.

Yanlış: Her mimari hizmet için otomatik olarak e-Fatura kesmek. Doğru: Hizmeti sunan kişinin statüsünü, alıcının durumunu ve işlem türünü kontrol ederek e-Fatura, e-Arşiv veya e-SMM seçmek.

Örneğin şahıs olarak çalışan bir mimar, kendi adına verdiği tasarım hizmeti için e-SMM düzenleyebilir. Aynı kişinin sahibi olduğu şirket ise şirket adına sunduğu hizmette fatura akışını kullanabilir. İki kayıt birbirinin yerine geçirilemez.

Belge türünü seçerken e-Arşiv Fatura kapsamını ve e-SMM süreçlerini ayrı inceleyin. Düzenlenen belgenin müşteriye gönderilmesi kadar, muhasebeye aktarılması da kayıt altına alınmalıdır.

Ofisinizin hukuki yapısı veya serbest meslek statüsü değişirse belge akışını yeniden değerlendirin. Şirketleşme, ortaklık değişimi veya faaliyet alanı eklenmesi eski ayarların otomatik olarak geçerli kalacağı anlamına gelmez.

Mimarlık ofisinde proje bazlı e-belge iş akışı nasıl kurulmalıdır?

Mimarlık ofisinde proje bazlı e-belge iş akışı, sözleşmeden tahsilata kadar her belgenin doğru proje ve sorumlu kişiyle eşleştirilmesiyle kurulmalıdır.

İlk adımda sözleşme veya sipariş kaydı açılır. Müşteri bilgileri, proje kodu, teslim aşaması, hizmet dönemi ve ücretlendirme yöntemi bu kayıtta bulunur. Fatura veya makbuz, sözleşmedeki hizmet tanımıyla uyumlu düzenlenir.

İkinci adımda gelen belgeler proje gideri, ofis genel gideri veya müşteri adına yapılan masraf olarak sınıflandırılır. Müşteri tarafından karşılanacak bir harcama ile ofisin kendi gideri aynı açıklamayla kaydedilmemelidir.

Üçüncü adımda belge onayı yapılır. Proje yöneticisi hizmetin veya giderin gerçekten ilgili işe ait olduğunu kontrol eder. Muhasebe sorumlusu ise belge türünü, taraf bilgilerini ve kayıt yöntemini inceler.

Malzeme alımı veya şantiye teslimi varsa e-İrsaliye konusu ayrıca değerlendirilir. Sadece çizim ve danışmanlık yapan ofis, mal hareketi bulunmadığı için bu belgeyi otomatik olarak düzenlemez.

Malzeme tedarikçisinden gelen faturaları kontrol ederken elektrik malzemeleri e-Fatura düzenleme rehberindeki alan kontrol yaklaşımı örnek alınabilir. Bu, mimarlık ofisinin aynı sektörel yükümlülüklere sahip olduğu anlamına gelmez.

Her proje için teslim tutanağı, sözleşme, revizyon kaydı ve ilgili e-belge arasında bağlantı kurun. Hizmetin parçalara bölündüğü projelerde, hangi aşamanın faturalandığını açıklayan iç kayıtlar sonradan oluşacak anlaşmazlıkları azaltır.

Mimarlık ofisi gelen e-belgeleri nasıl kontrol etmelidir?

Mimarlık ofisi gelen e-belgeleri; gönderen bilgisi, belge türü, proje kodu, tutar, hizmet dönemi ve muhasebe kaydı açısından kontrol etmelidir.

Gelen kutusu belirli bir sorumlu tarafından günlük veya belirlenmiş iş günlerinde incelenmelidir. Kontrol aralığı, ofisin belge hacmine göre belirlenir. Önemli olan belgenin fark edilmeden beklememesidir.

İlk kontrolde gönderenin unvanı, vergi bilgisi, belge numarası, tarihi ve açıklaması incelenir. Ardından belge satırları, toplam tutar, vergi alanları ve varsa proje referansı karşılaştırılır.

İki mimarlı küçük bir ofise bir ay içinde farklı tedarikçilerden bilgisayar, baskı ve danışmanlık belgeleri gelebilir. Bu belgeler proje gideri, ofis gideri veya sabit kıymet olarak ayrılmadan doğrudan muhasebeye aktarılmamalıdır.

Belge tutarı doğru olsa bile hizmet dönemi yanlış olabilir. Aralıkta düzenlenen, ancak ocak teslimine ait bir hizmet proje takvimine göre ayrıca incelenmelidir.

Yanlış: Gelen belgenin yalnızca toplam tutarına bakıp onaylamak. Doğru: Belgeyi sözleşme, sipariş, teslim veya hizmet kaydıyla karşılaştırarak proje ve muhasebe sınıfını belirlemek.

• Gönderen unvanının ve vergi bilgilerinin doğru olduğunu kontrol edin.
• Belge numarası, tarih ve belge türünün işlemle uyumlu olduğunu doğrulayın.
• Hizmet veya mal açıklamasının proje kaydıyla eşleştiğini inceleyin.
• Toplam tutar ve vergi alanlarını mali kayıtla karşılaştırın.
• Eksik veya hatalı belgeleri silmek yerine sistemdeki düzeltme prosedürünü uygulayın.

Yanlış alıcıya gönderilmiş, mükerrer veya proje ile ilgisiz bir belge tespit edilirse sorumlu kişiye bildirin. İptal, ret, iade veya yeniden düzenleme adımlarında sistem prosedürünü ve mali müşavir yönlendirmesini izleyin.

e-İmza, mali mühür ve kullanıcı yetkileri nasıl yönetilmelidir?

e-İmza, mali mühür ve kullanıcı yetkileri; işletme türüne, belge türüne ve kullanılan yönteme göre ayrı ayrı yönetilmelidir.

Gerçek kişi ve tüzel kişi işletmelerin imza gereklilikleri aynı olmayabilir. Kullanılan e-belge için hangi imza aracının geçerli olduğu, başvuru sırasında ve güncel GİB yönlendirmelerinde doğrulanmalıdır.

Ofiste en az üç görev tanımı yapılmalıdır: belge hazırlayan kişi, belgeyi kontrol eden kişi ve muhasebe aktarımını takip eden kişi. Küçük ofislerde bu görevler aynı kişide birleşebilir; yine de kontrol adımı atlanmamalıdır.

İzin matrisi hazırlarken belge hazırlama, gönderme, düzeltme talebi ve rapor görüntüleme yetkilerini ayrı yazın. Çalışan ayrıldığında hesabı kapatın ve yedek kullanıcının erişimini de kontrol edin.

İmza cihazı, şifre ve kullanıcı hesabı ortak kullanılmamalıdır. Ayrılan çalışanın erişimi aynı gün kapatılmalı, yetki değişiklikleri kayıt altına alınmalıdır. Şifrelerin e-posta veya ortak mesajlaşma grubunda paylaşılması güvenli değildir.

Uzman notu: Mali mühür veya e-İmza süresini belge düzenleme tarihinden önce kontrol edin; süresi dolan araç, doğru hazırlanmış belgenin gönderiminde teknik kesinti yaratabilir.

Yetkilendirme yapılırken yalnızca gönderme iznine odaklanmayın. Gelen kutusunu görme, rapor alma, kullanıcı ekleme ve belge geçmişine erişme haklarını da ayrı değerlendirin.

Saklama planında belgelerin indirilebilir, aranabilir ve gerektiğinde muhasebeye sunulabilir olması gerekir. Hizmet sağlayıcının güvenli saklama süresini, veri aktarım seçeneğini ve hesap kapanışındaki belge erişimini sözleşme şartlarında kontrol edin.

Mimarlık ofisi e-dönüşüm kontör ihtiyacını nasıl hesaplamalıdır?

Mimarlık ofisi e-dönüşüm kontör ihtiyacı, belirli dönemde gönderilecek ve alınacak belge sayısı birlikte hesaplanarak planlanmalıdır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca ofisin müşterilere gönderdiği faturaları saymak yeterli değildir. Tedarikçilerden alınan e-Fatura ve diğer kapsam içindeki belgeler de tahmine eklenmelidir.

Örneğin bir ofis ayda 35 giden belge ve 75 gelen belge alıyorsa aylık tahmini tüketim 110 kontördür. Altı aylık aynı tempo 660 kontör eder. Bu yalnızca örnektir; gerçek sayı ofisin proje ve tedarikçi hareketlerine göre ölçülmelidir.

Hesaplamada e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-SMM ve kullanılan diğer e-belge türlerini aynı havuzda değerlendirin. Belge sayısını sayfa, satır veya dosya boyutuyla karıştırmayın. Sağlayıcının iptal, yeniden gönderim ve teknik işlem sayımını ayrıca sorun.

Mevsimsel yoğunluk da önemlidir. Büyük bir ruhsat veya uygulama projesinin teslim aylarında giden belgeler artabilir. Yeni tedarikçi, alt yüklenici veya şantiye süreci başladığında gelen belge sayısı da yükselir.

Son üç ayın gelen ve giden kutu raporlarını çıkarın. Ardından beklenen yeni proje sayısını ve aylık ortalama belgeyi ekleyin. Kullanım süresini ve güvenlik payını birlikte değerlendirerek paket boyutunu seçin.

İnşaat sektöründeki belge hacmi hesaplama yaklaşımını görmek için aylık kontör tüketimi rehberine bakabilirsiniz. Mimarlık ofisi için sonuç, inşaat işletmesinin sayılarıyla değil, kendi belge geçmişiyle belirlenmelidir.

Mimarlık ofisi e-belgeleri nasıl saklamalı ve mutabakat yapmalıdır?

Mimarlık ofisi e-belgeleri, erişilebilir bir arşivde saklamalı ve proje, banka, sözleşme ve muhasebe kayıtlarıyla düzenli olarak mutabık hale getirmelidir.

Belgeyi yalnızca PDF olarak indirmek her zaman yeterli olmayabilir. Kullanılan sistemin belge formatını, işlem geçmişini ve gerektiğinde yeniden görüntüleme imkanını koruduğunu doğrulayın.

Her ay proje bazında üç liste karşılaştırılabilir: düzenlenen belgeler, gelen belgeler ve tahsilat veya ödeme kayıtları. Tutar farkı varsa önce belge tarihi, hizmet dönemi, kur bilgisi, iskonto ve muhasebe aktarımı incelenir.

e-Mutabakat süreci, müşteri veya tedarikçi bakiyelerinin karşılaştırılmasını kolaylaştıran bir kontrol adımıdır. Bunun yasal belge türü değil, hesap bakiyelerini doğrulama ve farkları açıklama süreci olduğunu unutmayın.

Proje yöneticisi, muhasebeye aktarılmayan belgeyi; muhasebe sorumlusu ise proje kaydı olmayan gideri işaretlemelidir. Bu iki kontrol aynı kişiye bağlıysa, ay sonu ikinci göz incelemesi yapılabilir.

Arşiv klasörlerini yıl, belge türü ve proje koduna göre düzenleyin. Dosya adlarında müşteri, belge tarihi ve belge numarasını kullanmak aramayı hızlandırır. Ancak resmi sistem kaydını değiştirecek manuel müdahaleler yapmayın.

Örneğin proje kapanırken sözleşme, son hakediş, banka dekontu ve ilgili gelen belgeler aynı proje klasöründe eşleştirilir. Ancak bu klasör, resmi belgenin geçerlilik veya iptal durumunu değiştirmez; durum uygulama ekranından izlenmelidir.

Bu ayrım, arşiv ile muhasebe kaydının karıştırılmasını önler. Erişim yetkisi de dönemsel olarak gözden geçirilmelidir.

Çalışan değişikliği, bilgisayar arızası veya portal erişim sorunu yaşandığında belgelere nasıl ulaşılacağı önceden yazılı olmalıdır. Yedeklerin nerede tutulduğu, kimlerin eriştiği ve geri yükleme testinin ne zaman yapıldığı kaydedilmelidir.

Mimarlık ofisi e-dönüşüm için uygulama kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Mimarlık ofisi e-dönüşüm kontrol listesi, sorumlu kişiyi, kontrol sıklığını ve kanıtlanacak belgeyi aynı satırda göstermelidir.

Listeyi yalnızca geçiş gününe göre hazırlamayın. Başvuru, kullanıcı tanımlama, belge düzenleme, gelen kutusu kontrolü, muhasebe aktarımı ve saklama adımlarını süreç olarak yazın.

Her madde için sorumlu atayın. Ofis sahibi mevzuat ve sözleşme kararlarını, proje yöneticisi hizmet onayını, muhasebe sorumlusu ise kayıt ve mutabakat kontrolünü üstlenebilir.

• İşletmenin vergi statüsü ve e-belge kapsamı güncel GİB bilgileriyle doğrulanmıştır.
• Giden belge türleri, alıcı statüsüne ve işlem türüne göre tanımlanmıştır.
• Gelen belgeleri kontrol edecek asıl ve yedek kullanıcı belirlenmiştir.
• Her proje için benzersiz proje kodu ve açıklama standardı oluşturulmuştur.
• Müşteri ve tedarikçi kartlarındaki unvan ile vergi bilgileri kontrol edilmiştir.
• İmza aracı, şifre sorumlusu ve erişim yetkileri yazılı olarak atanmıştır.
• Gerçek müşteriye gönderimden önce örnek belgeyle test yapılmıştır.
• Gelen ve giden belge raporlarının muhasebeye aktarım yöntemi belirlenmiştir.
• Proje, sözleşme, teslim ve e-belge bağlantısını gösteren kayıt düzeni kurulmuştur.
• Saklama, yedekleme ve hesap kapanışında veri erişimi prosedürü yazılmıştır.
• Aylık belge sayısı ve kontör tüketimi düzenli olarak raporlanmaktadır.

Listeyi tamamlamak, mevzuat kontrolünü sona erdirmek anlamına gelmez. GİB duyuruları, işletme yapısındaki değişiklikler ve mali müşavir görüşü belirli aralıklarla yeniden incelenmelidir.

Düşük hacimli bir ofis bu listeyi elektronik tabloyla izleyebilir. Çok kullanıcılı veya çok projeli ofislerde ise görev kayıtları, onay geçmişi ve rapor erişimi olan bir sistem tercih edilmelidir.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi e-dönüşüm

Özetle mimarlık ofisi e-dönüşüm, yalnızca elektronik fatura kesmekten ibaret değildir; kapsam, proje, kullanıcı, saklama ve tüketim kontrollerinin birlikte yürütülmesidir.

• Vergi statünüzü ve faaliyetinizin güncel e-belge kapsamını, eski internet yazılarına değil GİB duyurularına ve mali müşavir görüşüne göre belirleyin.
• e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-SMM arasında seçim yaparken alıcının durumunu, hizmeti sunan kişinin statüsünü ve işlem türünü birlikte değerlendirin.
• Her belgeyi proje kodu, sözleşme, teslim dönemi ve muhasebe kaydıyla ilişkilendirin; resmi belge alanlarını yardımcı proje açıklamalarıyla destekleyin.
• Gelen ve giden belgeleri düzenli kontrol edin; imza, kullanıcı yetkisi, saklama, yedekleme ve mutabakat adımlarını tek sorumluya bırakmayın.
• Kontör planında gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü, mevsimsel yoğunluğu ve yeni projeleri birlikte hesaba katın.

Bu adımlar, küçük bir şahıs ofisinde de çok projeli şirket yapısında da uygulanabilir. Uygulama biçimi değişir; ancak kapsamın resmi kaynakla doğrulanması ve mali müşavirle kontrol edilmesi değişmez.

İhtiyacınızı netleştirdikten sonra efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneklerini kontrol edebilirsiniz.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır; seçimden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.