Mimarlık Ofisi Havuz Kontör: Tüm e-Belgeler Tek Pakette

Mimarlık Ofisi İçin Havuz Kontör Avantajı: Tüm e-Belgeler Tek Pakette

Mimarlık ofisi havuz kontör modeli, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM kullanımını tek kontör bakiyesinde toplar. Böylece ofis, belge türlerine göre ayrı ayrı bakiye takip etmek yerine toplam belge hareketini izler. Ancak her gelen ve giden belge bir kontör düşürdüğü için planlama yalnızca kesilen faturalar üzerinden yapılmamalıdır.

Bu rehber, proje bazlı çalışan mimarlık ofislerinin aylık belge akışını ölçmesine yardımcı olur. Özellikle küçük ekiplerde fatura, tedarikçi belgesi, serbest meslek makbuzu ve sevk belgesi aynı dönemde oluşabilir. [Mimarlık ofisi sektör sayfası](/sektor/mimarlik-ofisi) üzerinden sektörün diğer e-dönüşüm ihtiyaçlarını da inceleyebilirsiniz.

Havuz yaklaşımının temel avantajı, bir belge türünde azalan kullanımın başka bir belge türündeki ihtiyaca göre planlanabilmesidir. Örneğin proje faturaları e-Fatura olarak kesilirken, bireysel müşteriler için e-Arşiv kullanımı aynı paketten yürüyebilir. Belge türleri yine mevzuata ve alıcının durumuna göre belirlenir.

Üç kişilik bir mimarlık ofisi, bir ay içinde müşterilere proje faturaları gönderebilir. Aynı ayda yapı malzemesi, baskı, maket ve taşeron hizmetlerine ait belgeler de gelebilir. Bu ofis yalnızca gönderdiği faturaları sayarsa gerçek kontör ihtiyacını eksik hesaplar.

Havuz kontör, sınırsız belge hakkı veya her işlemi ücretsiz yapan bir sistem demek değildir. Kontör, e-belgenin oluşturulması ya da alınması sırasında kullanılan birimdir. Bu nedenle belge türü, yönü ve aylık işlem sayısı birlikte değerlendirilmelidir.

e-Defter ve e-imza, e-belge kontör hesabıyla aynı kapsamda varsayılmamalıdır. Bunlar farklı hizmet ve süreçler olabilir. Paket kapsamını, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizin yönlendirmesini ayrıca kontrol etmeniz gerekir.

Doğru yaklaşım, önce ofisin belge haritasını çıkarmaktır. Ardından gönderilen ve alınan belgeler ayrı sayılır. Son aşamada proje yoğunluğu, dönemsel artış ve seçilecek paketin kullanım süresi birlikte değerlendirilir.

Mimarlık ofisi havuz kontör nedir ve nasıl çalışır?

Havuz kontör, farklı e-belge türlerinin aynı kontör bakiyesinden kullanılmasını sağlayan kullanım modelidir. Mimarlık ofisi havuz kontör sistemi, ofisin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve uygun durumlarda e-SMM işlemlerini ortak bakiye üzerinden takip etmesine dayanır.

Bu modelde kontörler belge türlerine kalıcı olarak bölünmek yerine ortak bir havuzda izlenir. Ofis, o ay hangi belge türünü daha fazla kullanıyorsa toplam bakiyesini o akışta tüketir. Bu durum, proje yoğunluğuna göre değişen mimarlık işletmeleri için önemlidir.

Kontör tüketiminin yönü mutlaka kaydedilmelidir. Giden bir proje faturası bir kontör, gelen bir tedarikçi faturası da bir kontör düşürür. Dolayısıyla aynı ayda 15 belge gönderen ve 20 belge alan ofisin toplam tüketimi 35 kontördür.

Havuzun çalışması için önce hangi e-belge hizmetlerinin tanımlı olduğu kontrol edilir. Daha sonra kullanıcı yetkileri oluşturulur ve belge türleri ilgili ekranlardan hazırlanır. Her işlem sonrasında kalan bakiye, portal veya entegrasyon ekranından izlenebilir.

Bu yapı, yalnızca tek tür belge düzenleyen işletmelerde de kullanılabilir. Fakat mimarlık ofislerinde proje faturaları, tedarikçi belgeleri ve hizmet makbuzları aynı döneme denk gelebildiğinden ortak havuzun planlama değeri artar.

Havuz kontör seçimi yapılırken yalnızca ofisin bugün düzenlediği belgeler dikkate alınmamalıdır. Yeni bir proje, şantiye sevki veya dışarıdan alınan tasarım hizmeti belge trafiğini yükseltebilir. Yaklaşan iş programı da tahmine eklenmelidir.

Kontör bakiyesi ile vergi yükümlülüğü aynı şey değildir. Havuz, teknik kullanım takibini kolaylaştırır; hangi belgenin düzenleneceği ise alıcının statüsü, işin niteliği ve güncel GİB kurallarıyla belirlenir.

Mimarlık ofisi hangi e-belgeleri tek havuzda kullanabilir?

Mimarlık ofislerinde tek havuzda kullanılabilecek başlıca e-belgeler e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve uygun mükellefiyet durumlarında e-SMM olarak öne çıkar. Diğer belge türleri ise ofisin faaliyet alanına ve hizmet kapsamına göre ayrıca değerlendirilir.

e-Fatura, elektronik fatura kullanıcısı olan alıcılara yönelik işlemlerde gündeme gelir. [e-Fatura ürün sayfasında](/urun/e-fatura) teknik akış ve kullanım seçenekleri incelenebilir. Alıcının sistemde kayıtlı olup olmadığı, işlem öncesinde güncel yöntemle kontrol edilmelidir.

e-Arşiv Fatura, alıcının durumuna ve uygulanacak güncel kurallara göre kullanılan diğer önemli belgedir. [e-Arşiv Fatura sayfası](/urun/e-arsiv-fatura), proje bedeli veya müşteri tipi değişen ofislerde belge akışını planlamak için yardımcı olabilir.

e-İrsaliye, faturadan farklı olarak mal hareketiyle ilgilidir. Mimarlık ofisi yalnızca tasarım ve danışmanlık hizmeti veriyorsa bu belge her işlemde gerekmez. Ofis malzeme, maket, ekipman veya sevkiyat organize ediyorsa ihtiyaç ayrıca incelenmelidir.

e-SMM, serbest meslek faaliyeti yürüten kişiler bakımından gündeme gelir. Şirket yapısındaki mimarlık ofisi ile kendi adına faaliyet gösteren mimarın belge türü aynı olmayabilir. Bu nedenle tüzel kişilik ve vergi statüsü birlikte değerlendirilmelidir.

e-Defter ve e-imza, yukarıdaki e-belge listesinden farklı süreçlerdir. Havuz kontör paketine dahil oldukları varsayılmamalıdır. Güncel hizmet kapsamını, GİB duyurusunu ve mali müşavirinizin açıklamasını işlemden önce kontrol edin.

Mimarlık ofisi kontör ihtiyacını nasıl hesaplar?

Mimarlık ofisinin kontör ihtiyacı, belirli dönemde gönderilen belge sayısı ile alınan belge sayısının toplanmasıyla tahmin edilir. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürdüğü için hesap, yalnızca kesilen proje faturalarına göre yapılmamalıdır.

Örneğin küçük bir mimarlık ofisi ay içinde 8 e-Fatura, 12 e-Arşiv Fatura ve 5 e-İrsaliye gönderirse 25 giden belge oluşturur. Aynı ayda 20 tedarikçi belgesi alırsa toplam tahmini tüketim 45 kontördür.

Bu hesapta belge türü kadar belge yönü de önemlidir. Bir müşteriye gönderilen e-Fatura ile bir yapı malzemesi tedarikçisinden alınan e-Fatura aynı toplamda ayrı işlemler olarak yer alır. İki belgeyi tek işlem gibi saymak hatalıdır.

Yanlış: Sadece müşterilere gönderilen proje faturalarını saymak yeterlidir. Doğru: Giden faturalar, alınan faturalar, makbuzlar ve gerçekten kullanılan diğer e-belgeler ayrı ayrı kaydedilmelidir.

En sağlıklı tahmin için son birkaç aylık belge hareketi incelenebilir. Ancak devam eden proje teslim tarihleri, yeni şantiye işleri ve dönemsel yoğunluklar ayrıca eklenmelidir. Geçmiş ayların ortalaması, gelecekteki yoğunluğun tek göstergesi değildir.

Bir ofis, aylık sayım tablosunda belge türünü, yönünü, tarihini ve proje kodunu tutabilir. Bu tablo muhasebe kayıtlarının yerine geçmez. Yalnızca kontör planlamasını ve belge akışındaki olağan dışı artışları görünür kılar.

Kontör ihtiyacı dönemsel olarak yeniden hesaplanmalıdır. Özellikle yeni bir paket alınmadan önce gelen belgelerin de hesaba katılması gerekir. Güncel paket koşulları için hizmet sağlayıcının açıklamasını ve mali müşavirinizin önerisini birlikte inceleyin.

Proje faturalarında e-Fatura ve e-Arşiv seçimi nasıl yapılır?

Proje faturalarında e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, öncelikle alıcının elektronik belge durumuna ve işlem için geçerli GİB kurallarına göre yapılır. Mimarlık ofisi, yalnızca müşterinin PDF istemesine bakarak belge türü seçmemelidir.

Kurumsal bir yapı şirketi e-Fatura kullanıcısı olabilir. Böyle bir müşteriye düzenlenecek belgenin türü, alıcının sistemdeki durumuyla birlikte kontrol edilir. Müşteri yeni bir vergi mükellefiyeti kazandıysa önceki proje dosyasındaki bilgi otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir.

e-Arşiv Fatura, alıcının durumuna göre uygulanabilen farklı bir elektronik fatura akışıdır. Bireysel müşteriler, küçük işletmeler veya e-Fatura sistemindeki durumu farklı alıcılar için güncel koşullar incelenmelidir. Her işlemde aynı belge türünü kullanmak doğru sonuç vermeyebilir.

Proje bazlı ofislerde hak ediş, avans, tasarım teslimi ve danışmanlık gibi farklı aşamalar bulunabilir. Sözleşmedeki ödeme planı ile düzenlenecek belgenin içeriği birbirine karıştırılmamalıdır. Mali müşavir, bu ayrımda muhasebe ve vergi yönünden kontrol noktasıdır.

Bir müşterinin PDF formatında belge istemesi, tek başına PDF dosyasının e-belge yerine geçtiği anlamına gelmez. Elektronik belgenin sistem üzerinden oluşturulması, alıcıya iletilmesi ve arşivlenmesi gerekir. Uygulanacak teknik ve hukuki yöntemi güncel GİB duyurusundan kontrol edin.

Revize edilen proje bedelleri, iptal veya iade gibi işlemler de mevcut belgenin niteliğine göre ele alınmalıdır. Yeni belge oluşturmak, önceki belgenin durumunu kendiliğinden açıklamaz. Ofis, her düzeltmede belge numarasını ve ilgili proje kaydını eşleştirmelidir.

Bu nedenle mimarlık ofisi, [e-Fatura](/urun/e-fatura) ve [e-Arşiv Fatura](/urun/e-arsiv-fatura) iş akışlarını ayrı ekranlar olarak öğrenmelidir. Ortak kontör havuzu bakiye takibini birleştirir; belge düzenleme kuralını veya alıcı sınıflandırmasını birleştirmez.

Mimarlık ofisinde gelen belgeler neden kontör hesabına girer?

Gelen e-belgeler kontör hesabına girer çünkü sistem, alınan ve gönderilen her belgeyi ayrı bir belge hareketi olarak değerlendirir. Mimarlık ofisinin tedarikçilerden aldığı e-Fatura, e-Arşiv veya e-SMM belgeleri bu nedenle aylık planlamaya dahil edilmelidir.

Bir proje için alınan belgeler yalnızca muhasebe gideri değildir. Aynı zamanda portalda görüntülenen, kaydedilen ve ilgili kullanıcıya ulaştırılan elektronik belge hareketleridir. Gelen kutusunun aktif kullanımı, toplam kontör tüketiminin önemli bir bölümünü oluşturabilir.

Örneğin bir ofis, şantiye için mobilya, baskı, çizim ekipmanı ve danışmanlık hizmeti alabilir. Bu tedarikçilerin her birinden gelen belge, giden proje faturalarından bağımsız şekilde izlenir. Proje koduyla eşleştirme, bu hareketlerin kontrolünü kolaylaştırır.

Yanlış: Kontör hesabında yalnızca ofisin müşteriye gönderdiği belgeler dikkate alınır. Doğru: Gelen ve giden belgeler ayrı yönler olarak sayılır; her belge için bir kontör düşeceği varsayımıyla toplam ihtiyaç hesaplanır.

Gelen kutusunda bekleyen belgeler düzenli aralıklarla kontrol edilmelidir. Belge tarihi, tedarikçi, proje ve muhasebeye aktarım durumu kayıt altına alınabilir. Bu işlem, hem kontör tüketimini hem de eksik belge riskini izlemeye yardımcı olur.

[e-İrsaliye ürün sayfası](/urun/e-irsaliye), malzeme veya ekipman hareketi bulunan mimarlık projelerinde ayrıca incelenebilir. Ancak her satın alma e-İrsaliye anlamına gelmez. Sevk edilen malın niteliği ve güncel yükümlülükler mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Gelen belge sayısını bilmeden alınacak paket, özellikle çok sayıda tedarikçiyle çalışan ofislerde yetersiz kalabilir. Bu nedenle paket kararından önce son dönem gelen kutusu raporu ve proje bazlı satın alma listesi birlikte incelenmelidir.

Mimarlar e-SMM mi, e-Fatura mı kullanmalıdır?

e-SMM, serbest meslek faaliyeti yürüten mimarın serbest meslek makbuzunu elektronik ortamda düzenlemesi anlamına gelir. e-Fatura ise fatura düzenleyen işletmelerin alıcı durumuna göre kullandığı elektronik fatura türüdür; iki belge aynı mükellefiyet yapısını ifade etmez.

Kendi adına serbest meslek faaliyeti yürüten bir mimar ile şirket olarak çalışan mimarlık ofisinin belge akışı farklı olabilir. Şirketin tüzel kişiliği, vergi kaydı, faaliyet modeli ve müşterinin durumu birlikte değerlendirilir. Tek bir belge türü bütün ofislere uygulanamaz.

Serbest meslek faaliyeti yürüten mimar, uygun koşullar oluştuğunda e-SMM sürecini kullanabilir. Şirket yapısındaki ofis ise yaptığı işin niteliğine ve alıcının statüsüne göre fatura düzenleyebilir. Bu ayrım için güncel GİB kurallarını ve mali müşavirinizin görüşünü kontrol edin.

Bir mimarlık ofisi dışarıdan bağımsız bir mimardan hizmet alıyorsa, karşı taraftan e-SMM gelebilir. Bu belge ofisin gelen belge sayımına dahil edilir. Hizmetin gerçekten serbest meslek faaliyeti olup olmadığı ve belgeyi kimin düzenleyeceği önceden netleştirilmelidir.

e-SMM işlemleri için [e-Serbest Meslek Makbuzu sayfası](/urun/e-serbest-meslek-makbuzu) incelenebilir. Sayfadaki teknik bilgiler, mükellefiyetin kesin sonucunu tek başına belirlemez. Vergi statünüzü ve güncel zorunlulukları resmi kaynaklarla doğrulamanız gerekir.

Bu noktada havuz kontörün faydası, e-Fatura ile e-SMM tüketimini aynı plan içinde takip edebilmesidir. Ancak ortak bakiye, iki belge türünün hukuki olarak birbirinin yerine geçmesini sağlamaz. Belge türü her zaman faaliyetin gerçek yapısına göre seçilir.

Şahıs işletmesi, adi ortaklık veya sermaye şirketi seçenekleri farklı sonuçlar doğurabilir. Bu nedenle paket almadan önce vergi levhası, faaliyet türü ve düzenlenecek belgeleri mali müşavirle birlikte listelemek daha güvenlidir.

Ücretsiz e-Fatura portalında mimarlık ofisi iş akışı nasıl kurulur?

Ücretsiz e-Fatura portalında mimarlık ofisi iş akışı, kullanıcı yetkilerinin tanımlanması, müşteri bilgilerinin kontrolü, belgenin hazırlanması ve gelen kutusunun düzenli izlenmesiyle kurulur. Portalın ücretsiz olması, diğer e-belge türlerinin kontör koşullarını ortadan kaldırmaz.

Mali müşavire özel panel, ofisin muhasebe sürecine ilişkin belge erişimini ve kontrolünü düzenleyebilir. Yetki verirken kimin belge oluşturacağı, kimin onaylayacağı ve kimin arşiv kontrolü yapacağı belirlenmelidir. Ortak kullanıcı şifresi paylaşmak yerine kişisel yetki tercih edilmelidir.

1. Ofis yetkilisi, kullanıcı hesaplarını ve mali müşavir erişimini görev bazında tanımlar.
2. Müşterinin e-Fatura durumu ve temel bilgileri işlem öncesinde kontrol edilir.
3. Proje numarası, açıklama, tutar ve belge tarihi kontrol edilerek belge hazırlanır.
4. Gelen kutusu günlük veya belirlenen periyotla incelenir ve belgeler ilgili projeyle eşleştirilir.
5. Aylık sonunda gönderilen, alınan ve bekleyen belge sayıları raporlanır.

Bu sıralama, küçük ofislerde bile görevlerin karışmasını önleyebilir. Örneğin belgeyi hazırlayan kişi ile mali müşavir aynı kişi değilse, onaydan önce ikinci bir kontrol noktası kurulabilir. Böylece yanlış müşteri veya yanlış proje bilgisi daha erken fark edilir.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen ve giden kutularının birlikte takip edilmesi önemlidir. Sadece giden kutusunu izlemek, tedarikçi belgelerinin veya mali müşavirin beklediği kayıtların gözden kaçmasına yol açabilir.

Belgeler portalda 10 yıl güvenli saklama kapsamında tutulur. Yine de ofisin kendi proje klasörlerinde sözleşme, keşif, hak ediş ve ilgili e-belge bağlantısını düzenli tutması yararlıdır. Elektronik arşiv, proje dosyalama ihtiyacının tamamını tek başına çözmez.

Portal iş akışını kurmadan önce kullanıcı sayısı, belge türleri ve mali müşavir erişimi yazılı olarak belirlenmelidir. Böylece havuz kontör kullanımı teknik bir bakiye takibinden çıkar ve ofisin günlük belge kontrolüne bağlanır.

Mimarlık ofisi havuz kontör paketi seçerken nelere bakmalı?

Mimarlık ofisi havuz kontör paketi seçerken en önemli ölçüt, toplam gelen ve giden belge sayısının gerçekçi tahmin edilmesidir. Paket kararı yalnızca ofisin geçen ay kestiği fatura sayısına göre verilmemeli; proje takvimi ve tedarikçi yoğunluğu da hesaba katılmalıdır.

İlk adımda son dönem için belge türü tablosu hazırlanır. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM satırları ayrı tutulur. Her satırda gelen ve giden sayısı gösterilir. Bu tablo, hangi belge türünün daha fazla kontör tükettiğini açıkça gösterir.

İkinci adımda yaklaşan projeler incelenir. Yeni bir şantiye, büyük bir restorasyon işi veya çok sayıda konut müşterisi, belge trafiğini artırabilir. Proje başlangıç ve teslim dönemleri ayrı yoğunluklar yaratabileceğinden tek bir aylık ortalama yeterli olmayabilir.

Üçüncü adımda paket kapsamı kontrol edilir. Hangi e-belgelerin aynı havuzda geçerli olduğu, kontörlerin ne zaman tanımlandığı, kullanım süresi ve teknik aktivasyon yöntemi yazılı olarak incelenmelidir. Güncel bilgiler için [paketler sayfasını](/paketler) kontrol edin.

Dördüncü adımda e-Defter ve e-imza gibi farklı hizmetler ayrıca değerlendirilir. Bunları e-belge havuzuna otomatik olarak dahil kabul etmek, ihtiyaç ve bütçe planını bozabilir. Her hizmetin kendi kapsamını sağlayıcıdan ve mali müşavirden teyit etmek gerekir.

Beşinci adımda gelen belgeler için pay bırakılır. Tedarikçi sayısı artan bir ofiste, müşterilere gönderilen belgeler sabit kalsa bile toplam tüketim yükselebilir. Bu nedenle yalnızca satış veya proje geliri üzerinden kontör tahmini yapmak eksik sonuç verir.

En uygun paket, en yüksek kontörlü paket olmak zorunda değildir. Doğru seçim; belge kapsamı, gerçek kullanım, dönemsel artış, saklama ihtiyacı ve kullanım süresi birlikte incelendikten sonra yapılır.

Mimarlık ofisi e-belge kullanımında hangi hatalar önlenmeli?

Mimarlık ofisi e-belge kullanımında en sık hata, belge türünü müşteri alışkanlığına göre seçmek ve gelen belgeleri kontör hesabına katmamaktır. Aşağıdaki kontrol listesi, paket seçimi ve aylık operasyon öncesinde temel kontrolleri toplar.

• Ofisin şahıs işletmesi veya şirket yapısı ve güncel vergi statüsü kontrol edilmiştir.
• Müşterilerin e-Fatura durumları işlem öncesinde güncel yöntemle doğrulanmıştır.
• Gelen e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM belgeleri toplam kontör hesabına eklenmiştir.
• Mal hareketi bulunan projelerde e-İrsaliye ihtiyacı ayrıca değerlendirilmiştir.
• Mali müşavir, portal kullanıcıları ve onay sorumluları açıkça belirlenmiştir.
• Seçilecek paketin belge kapsamı, kullanım süresi ve tanımlama koşulları okunmuştur.

Birinci hata, e-Fatura kullanıcısı olmayan her müşteriye otomatik olarak aynı formatı göndermektir. Alıcının elektronik sistemdeki durumu değişebilir. Bu nedenle müşteri kartı, proje başında ve gerekli görülen dönemlerde yeniden kontrol edilmelidir.

İkinci hata, e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki farkı gözden kaçırmaktır. Tasarım hizmetinin faturası, malzeme sevkiyatına ilişkin belgeyle aynı işlevi taşımaz. Projede fiziksel mal hareketi yoksa e-İrsaliye ihtiyacı ayrıca sorgulanmalıdır.

Üçüncü hata, mali müşavirin erişimini son aşamada düşünmektir. Belgeyi hazırlayan kişi, onaylayan kişi ve muhasebe kayıtlarını kontrol eden kişi baştan belirlenmelidir. Yetki karmaşası, belge gecikmesi ve yanlış proje eşleştirmesi yaratabilir.

Dördüncü hata, kontör bakiyesini yalnızca ihtiyaç bittiğinde kontrol etmektir. Aylık veya haftalık bakiye kontrolü, yaklaşan proje yoğunluğunu önceden görmeyi sağlar. Kritik eşik belirlenirken gerçek belge sayısı ve kalan süre birlikte dikkate alınmalıdır.

Kontrol listesini proje klasörünün ve muhasebe prosedürünün yanına eklemek uygulanabilir bir yöntemdir. Her yeni müşteri, tedarikçi veya proje için tüm maddeleri tekrar etmek gerekmez; fakat değişen bilgiler güncellenmelidir.

E-belge arşivi ve aylık kontrol mimarlık ofisinde nasıl yapılır?

Mimarlık ofisinde e-belge arşivi, belgenin güvenli saklanması, proje ile eşleştirilmesi ve muhasebe aktarımının kontrol edilmesiyle yürütülür. Ücretsiz e-Fatura portalında belgelerin 10 yıl güvenli saklanması, geçmiş kayıtlara erişim açısından önemli bir arşiv imkânı sağlar.

Arşiv düzeninde belge numarası tek başına yeterli olmayabilir. Proje kodu, müşteri adı, tedarikçi, belge türü ve işlem tarihi de kaydedilebilir. Böylece mimar, muhasebe personeli ve mali müşavir aynı belgeyi farklı arama yöntemleriyle bulabilir.

Aylık kontrol sırasında önce giden belgeler listelenir. Daha sonra gelen kutusu, bekleyen işlemler ve iptal veya düzeltme gerektiren kayıtlar gözden geçirilir. Son adımda portal bakiyesi ile ofisin tuttuğu belge sayısı karşılaştırılır.

Uzman notu: Kontör tüketimini yalnızca bakiye azaldığında incelemeyin; gelen ve giden belgeleri proje bazında ay sonunda karşılaştırın.

Elektronik imza veya mali mühür süreçleri, belgeyi kimin onayladığının izlenmesi bakımından ayrıca önem taşır. Yetkili kişi değiştiğinde kullanıcı erişimi güncellenmelidir. Eski çalışanın erişimini açık bırakmak, belge güvenliği açısından uygun değildir.

Ofis, arşivdeki belgeleri proje sözleşmesi, keşif, hak ediş ve ödeme kayıtlarıyla ilişkilendirebilir. Bu ilişkilendirme vergi kaydının yerine geçmez. Yalnızca proje yönetimi ve belgeye hızlı ulaşma sürecini daha düzenli hale getirir.

Ay sonunda şu sorular cevaplanmalıdır: Kaç belge gönderildi, kaç belge alındı, hangi belge türü arttı, hangi proje yoğunluk yarattı ve kalan kontör tahmini ihtiyacı karşılıyor mu? Bu sorular, sonraki ayın paket ve iş akışı kararına temel oluşturur.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi havuz kontör planı

Mimarlık ofisi havuz kontör planı, belge türlerini, belge yönünü, proje yoğunluğunu ve mükellefiyet yapısını birlikte değerlendirmelidir. Aşağıdaki beş madde, paket seçimi ve günlük e-belge yönetimi için uygulanabilir bir çerçeve sunar.

• Havuz kontör, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve uygun durumlarda e-SMM kullanımını ortak bakiye üzerinden izler; e-Defter ve e-imza gibi farklı hizmetler ayrıca kontrol edilmelidir.
• Gelen ve giden her belge bir kontör düşürdüğü için aylık hesap, yalnızca müşterilere gönderilen proje faturalarından oluşmamalıdır.
• e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye veya e-SMM seçimi kontör tercihinden bağımsızdır; alıcının durumu, faaliyet biçimi ve güncel GİB kuralları esas alınmalıdır.
• Üç kişilik küçük bir mimarlık ofisi bile tedarikçi belgelerini, proje faturalarını ve dışarıdan alınan hizmet makbuzlarını ayrı yönlerde izlemelidir.
• Paket seçimi öncesinde belge geçmişi, yaklaşan proje yoğunluğu, kullanım süresi, kullanıcı yetkileri ve mali müşavir erişimi birlikte kontrol edilmelidir.

Bu yaklaşım, ofisin kontör ihtiyacını tahmin ederken yalnızca satış hacmine bağlı kalmasını önler. Belge sayısı yükseldiğinde hangi kaynağın artış yarattığı görülür ve paket değişikliği daha ölçülü biçimde değerlendirilir.

Karşılaştırma yaparken efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz; Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri paket bazında yer alır. Ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri de ayrıca değerlendirilebilir.