Mimarlık Ofisi ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü

Mimarlık ofisi hizmet verisini ve ticari onayı, mali müşavir vergisel kontrolü ve muhasebe kaydını yönetir. Gönderim yetkisi ise yazılı iş akışında belirlenen kullanıcıya verilir. Sorumluluklar baştan kaydedilmelidir.

Bu görev dağılımı, küçük mimarlık ofisleri ve onlarla çalışan mali müşavirler içindir. Proje teslimi, müşteri onayı, e-belge gönderimi ve dönem kapanışı arasındaki sorumluluk boşluklarını kapatacak bir çalışma düzeni sunar.

Mimarlık ofisi ve mali müşavir e-Fatura görevlerini nasıl paylaşır?

Mimarlık ofisi ve mali müşavir, görevleri veri hazırlama, kontrol, onay ve kayıt aşamalarına ayırmalıdır. e-Fatura iş bölümü, bu aşamaların sorumlularını ve onay sınırlarını yazılı biçimde belirlemek demektir.

Proje kapsamını ve tamamlanan hizmeti en iyi ofis bilir. Mali müşavir, kendisine iletilmeyen revizyonu veya teslim değişikliğini bilemez. Bu yüzden taslağın ticari doğruluğu, yalnızca muhasebe kontrolüne bırakılmamalıdır. Önce proje sorumlusu bilgi vermelidir.

Tablo, önerilen bir kontrol modelidir; tüm işlemleri farklı kişiler yapmayabilir. İki kişilik ofiste aynı çalışan taslağı hazırlar ve gönderir. Yine de bedel onayı ile vergisel kontrolün kimde olduğu ayrıca kaydedilmelidir.

Mimarlık ofisi iş akışında proje yöneticisi, ofis sahibi ve muhasebe personeli aynı kişi olabilir. Böyle durumlarda mali müşavirle yazılı kontrol noktaları belirleyin. Hizmet sözleşmesinde tanımlanmayan gönderim veya tahsilat takibi görevini kendiliğinden müşavire yüklemeyin.

Görev devri, mükellefin belge doğruluğuna ilişkin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Mali müşavirle yapılan anlaşmada kontrol kapsamını, iletişim kanalını ve yedek kişiyi belirtin. Böylece izin döneminde gönderim takibi sahipsiz kalmaz.

Örneğin iki ortaklı bir mimarlık ofisinde ortaklardan biri proje teslimlerini, diğeri faturaları takip edebilir. Mali müşavir yalnızca kendisine gönderilen onaylı dosyayı inceler. Görevler aynı kişide birleşse bile hazırlama, ticari onay ve vergisel kontrol adımlarını kayıt üzerinde ayırmak gerekir.

Mimarlık ofisi e-Fatura mı e-SMM mi düzenlemeli?

Mimarlık ofisinin e-Fatura mı e-SMM mi düzenleyeceği, faaliyetinin vergisel niteliğine ve mükellefiyetine bağlıdır. Ofis adında mimarlık yazması, tek başına belge türünü belirlemez. Mali müşavir önce vergi kaydını ve faaliyet biçimini inceler. Ayrıca mevcut elektronik belge kayıtlarını da sorgular.

e-SMM, serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenen biçimi demektir. Serbest meslek faaliyeti yürüten mimarın belge düzeni, ticari işletme veya şirket düzeninden farklı olabilir. Ayrım, sadece müşterinin tercihine göre yapılamaz. İki belgenin adı ve işleyişi birbirinin yerine kullanılamaz.

Bireysel çalışan bir mimarın ücret tahsilatı için e-Serbest Meslek Makbuzu kapsamında değerlendirme gerekebilir. Buna karşılık mimarlık şirketinin hizmetleri fatura düzenine tabi olabilir. Nihai karar, ticaret unvanına bakılarak değil, mükellefiyet kayıtları incelenerek verilmelidir.

Yanlış: Her mimarlık ofisi müşteriye e-Fatura göndermelidir. Doğru: Önce hizmetin serbest meslek mi, ticari faaliyet mi olduğu belirlenmelidir. Ardından ilgili elektronik belge yükümlülüğü kontrol edilmelidir. Portal satın almak bu hukuki ayrımı değiştirmez.

Ofis, vergi levhasını, kuruluş bilgilerini ve faaliyet açıklamasını mali müşavire iletmelidir. Müşavirden kullanılacak belge türünü yazılı istemek yararlıdır. Yeni şirket kuruluşunda veya faaliyet değişikliğinde eski belge alışkanlığını sürdürmek yerine bu kontrolü yenileyin.

Parasal hadler ve ceza tutarları yıllık güncellenir. Bu nedenle, başvuru öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Buradaki görev dağılımı, belirli bir mükellefin geçiş zorunluluğunu kendiliğinden belirlemez.

Sonraki bölümlerdeki fatura adımları, fatura düzenine tabi mimarlık işletmeleri için geçerlidir. e-SMM kullanan mimar aynı kontrol disiplininden yararlanabilir. Ancak belge düzenleme zamanı, tahsilat ilişkisi ve düzeltme yöntemi ayrıca ele alınmalıdır.

Faaliyet türü sonradan değişirse eski belge akışını otomatik sürdürmeyin. Örneğin bireysel serbest meslek faaliyeti sona erip şirket kurulduğunda, yeni tüzel kişiliğin belge düzeni ayrıca değerlendirilir. Geçiş tarihini, mevcut belgelerin durumunu ve kullanıcı yetkilerini müşavirle birlikte yazılılaştırın.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura alıcıya göre nasıl seçilir?

e-Fatura kullanan bir mimarlık ofisi, kayıtlı alıcılara e-Fatura; kayıtlı olmayan alıcılara kural olarak e-Arşiv Fatura düzenler. Seçimden önce alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle güncel e-Fatura kaydı sorgulanmalıdır. Eski müşteri kartı tek başına yeterli değildir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında ilgili sistem üzerinden iletilen elektronik fatura demektir. e-Fatura alıcısının güncel kaydı, taslak hazırlanırken doğrulanmalıdır. Müşterinin önceki projede kayıtlı olmaması, bugün de aynı durumda olduğunu göstermez. Sorgulama sonucu, kullanılan güncel kimlik bilgisiyle birlikte saklanmalıdır.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemi dışında elektronik düzenlenen ve mevzuatına göre raporlanan fatura demektir. e-Arşiv Fatura seçimi, alıcının şirket veya birey olmasına indirgenmemelidir. Faturayı düzenleyenin tabi olduğu belge düzeni de dikkate alınmalıdır.

Yanlış: Şirketlere e-Fatura, bireylere e-Arşiv Fatura kesilir. Doğru: Düzenleyenin yükümlülüğü ve alıcının güncel e-Fatura kaydı birlikte kontrol edilir. Şirket niteliğindeki bir alıcı henüz kayıtlı olmayabilir. Gerçek kişi mükellef ise kayıtlı kullanıcı olabilir.

Örneğin ofis, bir konut projesini inşaat şirketine sözleşmeyle üstlenmiştir. Ödemeyi şirket ortağının yapması, faturanın otomatik olarak ortağa düzenleneceği anlamına gelmez. Ofis, hizmeti alan sözleşme tarafını ve vergi bilgilerini doğrulayıp mali müşavire iletmelidir.

Proje sorumlusu müşteriden unvan, vergi kimliği ve iletişim bilgilerini toplar. Taslağı hazırlayan çalışan kayıt sorgusunu yapar. Mali müşavir, tereddütlü alıcı yapısını değerlendirir. Son kontrolün tarihiyle sonucu, müşteri kartına veya onay kaydına eklenir.

Yurt dışındaki müşteriler, kamu alıcıları veya özel işlem türleri ek değerlendirme gerektirebilir. Bu durumlarda standart müşteri şablonunu kopyalamayın. İlgili belge senaryosunu ve vergisel uygulamayı mali müşavirle netleştirmeden aynı akışı bütün işlemlere uygulamayın.

Alıcı bilgisi değiştiğinde yalnızca e-posta adresini güncellemek yeterli değildir. Unvan, VKN veya TCKN, adres ve kayıt durumu birlikte incelenmelidir. Taslak gönderilmeden önce müşteri kartındaki eski şube veya grup şirketi bilgisiyle sözleşme tarafını karşılaştırın.

Mimarlık hizmetinde fatura için hangi proje bilgileri gerekir?

Mimarlık hizmeti için fatura taslağı, sözleşme tarafı, proje aşaması, hizmet açıklaması ve bedel bilgileriyle hazırlanmalıdır. Mali müşavir bu verileri üretmez; ofisin ilettiği dosya üzerinden kontrol eder. Eksik bilgi, onayın geri dönmesine neden olur. Dosyada eksik alan bırakmayın.

Üç kişilik örnek bir mimarlık ofisinin kafe tadilat projesini düşünün. Konsept tasarım ile uygulama projesi ayrı teslim aşamalarıdır. İkisinin aynı ay tamamlanması, sözleşmede bulunmayan tek bir hizmet açıklamasının kullanılmasını gerektirmez.

• Müşterinin ticari unvanı, VKN veya TCKN bilgisi güncel kaydıyla birlikte doğrulanmıştır.
• Sözleşme veya teklif numarası, faturaya dayanak olacak proje kaydıyla eşleştirilmiştir.
• Teslim edilen mimarlık hizmetinin aşaması ve varsa revizyon kapsamı açıkça yazılmıştır.
• Hizmet bedeli, para birimi ve sözleşmedeki ödeme koşulları ayrı alanlarda belirtilmiştir.
• KDV ve varsa tevkifat değerlendirmesi için gereken müşteri bilgileri müşavire iletilmiştir.
• Taslağı hazırlayan kişi, ticari onay sorumlusu ve planlanan gönderim takibi kaydedilmiştir.

Örnek dosyada proje kodu M-017, hizmet açıklaması ise uygulama projesi hazırlanması olabilir. Kod, ofisin iç takip tercihidir; mevzuat zorunluluğu gibi sunulmamalıdır. Müşteriye gönderilen faturadaki açıklama, iç kod bulunmasa da hizmeti anlaşılır kılmalıdır.

Sözleşmeye eklenen saha ziyareti veya ilave revizyon için ayrıca onay belgesi isteyin. Müşavir, taslak bedelin neden arttığını bu belgeyle görebilir. Önceki faturayı kopyalayarak yeni hizmeti eski kapsamla açıklamak, proje hesabını ve müşteri mutabakatını bozar.

Henüz yapılmamış bir teslimi, yalnızca ödeme bekleniyor diye tamamlanmış göstermeyin. İşlemin avans niteliğini mali müşavire açıkça bildirin. Faturada gereksiz konut sakini bilgileri veya ayrıntılı güvenlik planları paylaşmayın; belgelendirme için gereken veriyle sınırlı kalın.

Proje dosyasında sözleşme, teklif, teslim yazışması, revizyon onayı ve hakediş hesabı aynı proje koduyla saklanabilir. Böylece müşavir yalnızca faturayı değil, faturanın ticari dayanağını da görür. Sözleşmede olmayan bir satır varsa ofis önce müşteriden ek onay almalıdır.

Mimarlık ofisinde e-Fatura taslağını kim onaylamalı?

e-Fatura taslağını ticari yönden mimarlık ofisinin yetkili kişisi, vergisel yönden mali müşavir kontrol etmelidir. Gönderimi ise yazılı yetkilendirilen kullanıcı yapmalıdır. Bu roller aynı kişide birleşse bile onay kayıtları birbirinden ayrılmalıdır.

Taslak onayı, faturanın müşteriye gönderildiği anlamına gelmez. Onaylanan verinin hangi sürüme ait olduğu açık olmalıdır. Ofis bedeli değiştirdiyse eski müşavir onayı yeni taslak için kullanılamaz. Kontrol, değişiklikten etkilenen alanlar üzerinden tekrarlanmalıdır. Her önemli değişiklik yeni bir onay gerektirir.

1. Ofis çalışanı, müşteri kartını doğrular ve sözleşmeyle eşleşen hizmet satırlarını taslağa girer.
2. Proje sorumlusu, teslim edilen aşamayı ve talep edilen bedeli taslak üzerinde onaylar.
3. Mali müşavir, belge türünü, vergi alanlarını ve muhasebe için gerekli açıklamaları kontrol eder.
4. Yetkili kullanıcı, onaylanan son sürümü gönderir ve sistemin verdiği belge kimliğini kaydeder.
5. Ofis çalışanı, gönderim sonucunu izler ve nihai belgeyi muhasebe aktarımına hazır hale getirir.

Onay kaydında proje kodu, taslak numarası, kontrol eden kişi ve kontrol zamanı bulunmalıdır. E-posta kullanılıyorsa onaylanan dosya açıkça belirtilmelidir. Sadece telefonda tamam denmesi, sonradan hangi tutarın onaylandığını göstermeye yetmez. Gönderimden önce bu kaydı taslakla eşleştirin.

Ofis ve müşavir, örneğin aynı iş günü geri dönüş hedefi belirleyebilir. Bu, sözleşmesel bir çalışma hedefidir; yasal belge düzenleme süresi değildir. Son saate kalan dosyalar için yedek kontrol kişisi ve bildirim kanalı tanımlanmalıdır.

Acil müşteri talebi, vergisel kontrolü veya doğru alıcı seçimini gereksiz kılmaz. Müşavir ulaşılamıyorsa önceden kararlaştırılan istisna akışını uygulayın. Gelişigüzel gönderim yapıp sonradan düzeltmeye güvenmek yerine, riskli alanların kimin tarafından değerlendirileceğini önceden belirleyin.

Revizyon sayısı arttığında ofis, her taslağı önceki belgeyle karşılaştırmalıdır. Tutar, açıklama, alıcı ve vergi alanlarından biri değiştiyse onay zinciri yeniden işletilir. Aynı dosya adına farklı sürümler kaydetmek yerine tarih ve taslak numarası kullanmak karışıklığı azaltır.

Mimarlık hizmetinde hakediş, avans ve KDV kontrolünü kim yapar?

Mali müşavir, mimarlık hizmetinde KDV uygulamasını, varsa tevkifatı ve belge düzenleme zamanını işlemin niteliğine göre değerlendirir. Ofis ise hizmetin tamamlanma durumunu ve sözleşmedeki aşamaları açıklar. Vergisel karar, eksik proje bilgisiyle sağlıklı kurulamaz. Belirsiz noktalar yazılı sorulmalıdır.

Hakediş, sözleşmedeki iş veya hizmet ilerlemesine göre hesaplanan bedel demektir. Mimarlık ofisi, konsept tasarım ve uygulama projesi gibi aşamaları ayrı izleyebilir. Ancak kullanılan hakediş başlığı, tek başına faturanın hangi tarihte düzenleneceğini belirlemez.

Yanlış: Müşteri ödeme yapmadıysa fatura düzenlemek gerekmez. Doğru: Fatura düzenleme zamanı yalnızca tahsilata bağlanmaz; hizmetin gerçekleşmesi ve ilgili mevzuat birlikte değerlendirilir. e-SMM düzenindeki tahsilat ilişkisi ise bu fatura kuralıyla karıştırılmamalıdır.

Avans alındığında ofis, banka hareketini sözleşme ve ödeme açıklamasıyla müşavire iletmelidir. Her para girişini tamamlanmış hizmet bedeli gibi sınıflandırmayın. Müşavir, işlemin avans niteliğini ve doğmuş belge yükümlülüğünü ayrıca değerlendirir; ofis gerçekleşmeyen teslimi yapılmış göstermez.

Tevkifat değerlendirmesinde müşterinin statüsü ve alınan hizmetin niteliği önemlidir. Ofis, örneğin tasarım hizmetiyle yapım işini tek açıklamada birleştirmemelidir. Oran veya parasal had ezberlemek yerine sözleşme, müşteri bilgisi ve güncel düzenleme üzerinden kontrol yapılmalıdır.

Uzman notu: Müşteri onayını beklemek, doğmuş belge düzenleme yükümlülüğünü kendiliğinden ertelemez. Teslim tutanağını, sözleşmeyi ve müşteri yazışmasını aynı dosyada tutun. Yasal süre konusunda tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Dövizli sözleşme, fiyat farkı veya sonradan değişen hizmet kapsamı ayrıca inceleme gerektirir. Ofis, yeni bedeli eski taslağa sessizce eklememelidir. Değişikliğin dayanağını ve tarihini iletin; müşavir vergisel alanları yeniden değerlendirirken proje sorumlusu ticari doğruluğu onaylasın.

Hakediş raporu ile fatura açıklaması aynı kapsamı göstermelidir. Rapor birden fazla proje aşamasını içeriyorsa hangi kısmın faturalandığı açıkça ayrılmalıdır. Müşteri yalnızca ödeme planını gönderdiğinde, ofis bunu teslim belgesi yerine kullanmamalı ve eksik dayanakları tamamlamalıdır.

e-Fatura portalında mimarlık ofisi yetkileri nasıl ayrılır?

e-Fatura portalında hazırlama, onay, gönderim ve muhasebe erişimi ihtiyaç kadar ayrılmalıdır. Mali müşavir için ayrı kullanıcı tanımlamak, ofis sahibinin parolasını paylaşmaktan farklıdır. Her işlem, işlemi yapan gerçek kullanıcıyla ilişkilendirilebilmelidir. Yetkileri çalışan değiştiğinde yeniden gözden geçirin.

Taslak hazırlayan çalışana müşteri kartı ve belge oluşturma yetkisi verilebilir. Gönderim yetkisi yalnızca belirlenen sorumluda tutulabilir. Mali müşavir ise kontrol, görüntüleme ve dışa aktarma erişimiyle çalışabilir; ihtiyaç dışındaki yönetim yetkileri açık bırakılmamalıdır.

Bu ayrım, kullanılan portalın rol yönetimi özelliklerine bağlıdır. Ayrı onay rolü bulunmuyorsa aynı kontrolü yazılı onay kaydıyla kurun. Desteklenmeyen bir ekran veya otomatik engelleme varmış gibi davranmayın; görev sınırlarını iş akışında açıkça belirtin.

Ofis sahibi, mali mühür veya elektronik imza erişim bilgilerini gelişigüzel paylaşmamalıdır. Dosya göndermekle imzalama yetkisi vermek aynı işlem değildir. Parola, doğrulama kodu ve özel anahtarların korunması için kişisel hesaplar ve uygun güvenlik ayarları kullanılmalıdır.

Taslaklar, Gönderilen Belgeler ve Gelen Belgeler gibi ekranların adları portala göre değişebilir. Önemli olan, hangi durumun gönderimin tamamlandığını gösterdiğini öğrenmektir. Taslağın listede görünmesi, belgenin karşı tarafa başarıyla iletildiği anlamına gelmez.

Örnek ofiste proje mimarı taslağı hazırlar, ofis sahibi gönderir ve müşavir kayıt için belgeyi görüntüler. Ofis sahibi izne çıkacaksa yedek yetkili önceden belirlenir. Personel ayrıldığında hesap kapatılır; ortak parolayı değiştirmek tek başına işlem geçmişini açıklamaz.

Mali müşavir gönderimi de üstleniyorsa bu görev ayrıca yazılı tanımlanmalıdır. Ofis yine hizmet doğruluğunu ve müşteri bilgisini onaylar. Gönderim hatası bildirimlerinin kime ulaşacağı belirlenmeden yalnızca erişim açmak, görev devrinin tamamlandığı anlamına gelmez.

Yetki listesi, çalışan ve müşavir değişikliklerinde kontrol edilmelidir. Ayrılan kişinin kullanıcı hesabı kapatılmalı, yedek kullanıcının erişimi test edilmelidir. e-İmza kullanılan süreçlerde imza aracının kimde bulunduğu da ayrıca kaydedilmelidir. Teknik erişim ile ticari onay aynı kişiye otomatik verilmemelidir.

Mimarlık ofisine gelen e-Faturaları kim kontrol eder?

Mimarlık ofisine gelen e-Faturada hizmetin gerçekten alındığını ofis, muhasebe ve vergi uygunluğunu mali müşavir kontrol eder. Belgenin portala düşmesi, giderin otomatik olarak kabul edildiği anlamına gelmez. Önce tedarikçi ve işlem doğrulanmalıdır.

Örneğin ofis, görselleştirme çalışmasını bir dış stüdyodan aldıysa, gelen faturadaki hizmet adı, sözleşilen teslim ve tutar proje yöneticisi tarafından karşılaştırılır. Çalışma gerçekten teslim edilmediyse müşavire belgenin beklemede olduğu bildirilir.

Gelen belgenin tedarikçi bilgisi, belge numarası, tarih, tutar ve KDV alanları ayrıca kontrol edilir. Proje sorumlusu ticari ilişkinin varlığını doğrular; mali müşavir belge türünü ve muhasebe kaydına etkisini değerlendirir.

Yanlış: Portalda görünen her gelen fatura doğrudan gider kaydedilir. Doğru: Hizmetin alındığı, yetkili kişinin kabul ettiği ve vergisel alanların incelendiği belgeler kayıt sürecine alınır.

Bir faturanın yanlış şirkete veya yanlış projeye geldiği görülürse ofis belgeyi onaylamadan müşavire bildirir. Düzeltme veya itiraz yolunu belge türüne ve sistem durumuna göre yetkili kullanıcı takip eder. Faturayı sessizce proje klasörüne taşımak yeterli değildir.

Gelen belgeler için haftalık kısa kontrol ve dönem sonunda tam mutabakat yapılabilir. Düşük hacimli ofiste bu işlem aynı gün yapılabilir; yoğun ofiste proje kodu ve tedarikçi bazlı liste gerekir. Belgeyi portalda görmek, teslim veya ödeme onayı yerine geçmez.

Gelen faturanın proje kodu içermemesi, hizmetin mutlaka reddedileceği anlamına gelmez. Ofis tedarikçiden açıklama veya teslim kanıtı isteyebilir. Ancak kayıt yapılmadan önce hangi projeye ve hangi sözleşmeye ait olduğu yazılı biçimde netleştirilmelidir.

Mimarlık ofisinde gelen ve giden e-Fatura mutabakatı nasıl yapılır?

e-Fatura mutabakatı, portal kayıtları ile proje, banka ve muhasebe listelerinin karşılaştırılması demektir. Mimarlık ofisi ticari eksikleri, mali müşavir ise kayıt ve vergisel eksikleri aynı liste üzerinden kapatmalıdır.

Ay sonu mutabakatında önce giden belgeler proje kodu, müşteri, belge tarihi, belge numarası ve toplam tutarla listelenir. Ardından gelen belgeler tedarikçi, hizmet, proje ve onay durumu bakımından ayrı bir listeye alınır. Aynı belge iki kez sayılmamalıdır.

Üç kişilik bir ofiste altı aktif proje bulunuyorsa proje sorumlusu her proje için düzenlenen ve bekleyen faturaları işaretleyebilir. Mali müşavir, bu listeyi muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırır. Listede olmayan bir tahakkuk veya kaydı bulunmayan bir belge, inceleme sorusu olarak işaretlenir.

Kontrol sırasında belge numarası, tarih, alıcı veya satıcı bilgisi, hizmet açıklaması, vergi alanları ve tutar ayrı ayrı karşılaştırılmalıdır. Yalnızca banka hareketine bakmak yeterli değildir. Tahsilat veya ödeme gerçekleşmemiş olsa bile doğmuş belge ve muhasebe işlemi ayrıca değerlendirilebilir.

Ofis, müşteriyle yaptığı ticari mutabakatı mali müşavirden beklememelidir. Örneğin müşteri bir revizyon faturasını kabul etmiyorsa, proje yöneticisi sözleşme ve teslim yazışmasıyla konuyu açıklamalıdır. Müşavir bunun muhasebe ve düzeltme etkisini değerlendirir.

e-Mutabakat gibi ilgili süreçler kullanılacaksa, kimlerin karşı taraf bilgilerini kontrol edeceği ve sonucun nereye kaydedileceği belirlenmelidir. Sistem ekranındaki olumlu sonuç, proje kapsamındaki eksik teslimi kendiliğinden kanıtlamaz.

Yanlış: Ay sonunda yalnızca gönderilen faturaların toplamı kontrol edilir. Doğru: Gelen, giden, bekleyen, düzeltilmesi gereken ve muhasebeye aktarılan belgeler ayrı durumlarla karşılaştırılır. Mutabakat dosyasında kontrol tarihi ve sorumlusu bulunmalıdır.

e-Fatura düzeltme, ret ve iptal süreçlerini kim takip eder?

e-Fatura düzeltme süreci, hatalı belgenin durumuna ve belge türüne göre doğru iptal, ret veya yeniden düzenleme yolunun seçilmesi demektir. Ticari hatayı mimarlık ofisi bildirir; mali müşavir vergisel ve muhasebesel yolu değerlendirir; yetkili kullanıcı sistem takibini yapar.

Gönderimden önce fark edilen hata, taslak üzerinde düzeltilmelidir. Gönderilmiş belgenin durumu görüldüğünde ise alıcı, belge senaryosu ve ilgili sistem seçenekleri incelenir. Her hatada yeni fatura kesmek veya eski belgeyi yok saymak doğru yaklaşım değildir.

Örneğin M-017 projesinde uygulama projesi yerine konsept tasarım açıklaması gönderildiyse, ofis önce hatayı ticari olarak tanımlar. Mali müşavir, belgenin hangi aşamada olduğunu ve hangi düzeltme yönteminin uygulanacağını kontrol eder. Kullanıcı da işlem sonucunu kayıt altına alır.

Yanlış: Gönderilen e-Fatura portaldan silinerek düzeltilir. Doğru: Belgenin sistem durumuna göre mevzuata uygun işlem seçilir ve önceki belgeyle yeni işlem birbirine bağlanır. Silme, her belge türü ve durum için geçerli bir düzeltme yöntemi değildir.

Alıcıya yanlış unvanla gönderim yapılırsa ofis, müşterinin sözleşme tarafı olup olmadığını yeniden doğrular. Mali müşavir, alıcı bilgilerinin ve muhasebe kaydının etkisini inceler. Yeni belge düzenlenecekse eski belgenin akıbeti yazılı açıklamayla izlenmelidir.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura düzeltme akışları aynı kabul edilmemelidir. Belge türü, gönderim kanalı ve sistemdeki durum farklı olabilir. Bu nedenle ekran adımlarını başka bir belge türünden kopyalamayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İptal veya ret talebinin kimin tarafından başlatılacağı, kimin onaylayacağı ve sonucunun muhasebeye nasıl aktarılacağı iş akışında yazmalıdır. Ofis yalnızca müşterinin telefonla bildirdiği itirazla kayıt değiştirmemelidir. Yazışma, belge numarası ve proje kaydı birlikte saklanmalıdır.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi e-Fatura iş bölümü

Mimarlık ofisi e-Fatura iş bölümü, proje bilgisinin ofisten, vergisel kontrolün mali müşavirden ve teknik gönderim takibinin yetkili kullanıcıdan ilerlemesini gerektirir. Roller aynı kişide birleşse bile kontrol adımları kayıt üzerinde ayrı tutulmalıdır.

• Mimarlık ofisi, hizmetin gerçekten tamamlandığını, proje aşamasını, sözleşme bedelini ve müşteri bilgisini doğrular.
• Mali müşavir, e-Fatura veya e-SMM ayrımını, belge türünü, KDV ve varsa tevkifat uygulamasını güncel bilgilerle değerlendirir.
• Alıcının güncel e-Fatura kaydı, VKN veya TCKN bilgisi ve sözleşme tarafı gönderimden önce birlikte kontrol edilir.
• Taslak onayı, gönderim yetkisi, gelen belge kabulü, düzeltme takibi ve dönem kapanışı için ayrı sorumlular yazılı biçimde belirlenir.
• Gelen ve giden belgeler proje, muhasebe ve banka listeleriyle karşılaştırılır; eksik veya hatalı belgeler durumuna göre izlenir.

İki kişilik küçük bir ofiste bütün görevlerin tek kişide toplanması mümkündür. Buna rağmen ticari onay, vergisel kontrol ve gönderim sonucunun aynı kişi tarafından hangi tarihte yapıldığı kaydedilmelidir. Görev değişikliği, izin ve faaliyet türü değişikliğinde iş akışı yeniden gözden geçirilmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.