Mimarlık Ofisi e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura kuralları; alıcının e-Fatura durumunu, hizmet ve vergi bilgilerini, belge numarasını ve elektronik saklama sürecini doğru yönetmeyi gerektirir.

Bu rehber, mimarlık şirketleri, şahıs işletmeleri ve serbest meslek faaliyeti yürüten mimarlar için hazırlanmıştır. Belge türünü seçme, proje hizmetini açıklama, KDV uygulamasını kontrol etme, faturayı gönderme ve hatalı belgeyi düzeltme adımlarını açıklar. Vergi statünüz veya işlem türünüz farklıysa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen ve GİB kurallarına göre raporlanan faturadır. Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura düzenlediğinde yalnızca bir PDF dosyası hazırlamaz. Belge, yetkili elektronik sistemde oluşturulur, gerekli mali verileri içerir ve arşivlenebilir bir kayıt haline gelir.

Mimarlık ofisleri bu belgeyi genellikle bireysel konut sahiplerine, küçük işletmelere, derneklere veya e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan şirketlere düzenler. Avan proje, uygulama projesi, ruhsat danışmanlığı, iç mekân tasarımı ve proje kontrolü gibi hizmetler ayrı satırlarda gösterilebilir. Hizmetin kime, hangi proje kapsamında ve hangi dönemde verildiği açık yazılmalıdır.

Örneğin üç kişilik bir mimarlık ofisi, bireysel konut sahibine proje teslim ettiğinde alıcının kayıt durumunu ve ofisin vergi statüsünü birlikte kontrol eder. Sözleşmedeki hizmet niteliği, hangi elektronik belgenin düzenleneceğini belirleyen ilk veridir.

Bu kontrol yalnızca dosya uzantısını seçmek değildir. Belge numarası, gönderim yöntemi, raporlama durumu ve saklama kaydı da aynı işlem zincirinin parçalarıdır. Müşteriye PDF ulaştırmak, belgenin mevzuata uygun oluşturulduğunu tek başına göstermez.

Karşı durumda, gerçek kişi mimar kendi adına ve serbest meslek kapsamında çalışıyorsa şirket faturası kesmek yerine e-SMM değerlendirilir. Ortaklık, şirketleşme veya faaliyet konusu değiştiğinde eski belge şablonu kullanılmadan mali müşavirden teyit alınmalıdır.

Belgenin doğru türü, ofisin hukuki yapısına da bağlıdır. Limited veya anonim şirket ticari faaliyeti için fatura düzenler. Gerçek kişi mimar hizmetini serbest meslek faaliyeti olarak yürütüyorsa e-SMM gündeme gelebilir. e-SMM, serbest meslek erbabının mesleki hizmet karşılığında düzenlediği elektronik makbaktır. Bu ayrım, yalnızca kullanılan programa göre değil, vergi kaydına göre yapılır.

Ofisinizin kuruluş yapısını, sunduğu hizmetleri ve müşteri tiplerini birlikte değerlendirin. Sektöre göre belge akışını incelemek için mimarlık ofisi sektör sayfasına bakabilirsiniz. Kapsam ve uygulama değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura mı, e-Fatura mı keser?

Mimarlık ofisi, belge türünü seçmeden önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve kendi vergi niteliğini kontrol eder. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa kural olarak e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura düzenlenir. İşleme özgü istisnalar bulunabileceğinden son kontrol güncel GİB kurallarıyla yapılmalıdır.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını yalnızca e-posta adresinden anlamak mümkün değildir. Vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgileriyle sistemdeki kayıt kontrol edilmelidir. Alıcının faturayı PDF olarak istemesi, e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv kesilmesini haklı çıkarmaz. Aynı şekilde, e-Arşiv kullanıcısı olmak her müşteri için aynı belge türünün seçileceği anlamına gelmez.

Şirket adına yapılan mimari hizmet ile mimarın şahsi serbest meslek faaliyeti aynı belgeyle yürütülmeyebilir. Örneğin anonim şirket bünyesindeki tasarım hizmeti fatura doğururken, şahsi büroda yürütülen aynı nitelikteki faaliyet e-SMM kapsamında olabilir. Bu nedenle program ekranında belge seçmekten önce mükellefiyet türünü teyit edin.

Mimarlık ofisi e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunur?

Mimarlık ofisi e-Arşiv faturada satıcı, alıcı, belge, hizmet ve vergi bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. Bu alanlar, müşterinin faturayı anlamasını ve muhasebe kaydının belgeyle eşleşmesini sağlar. Zorunlu alanlar senaryoya göre değişebileceği için sistemin uyarıları dikkate alınmalı, belgenin son hali gönderilmeden önce kontrol edilmelidir.

Satıcı bölümünde unvan veya ad soyad, vergi kimlik bilgisi, adres ve ilgili vergi dairesi yer alır. Alıcı bölümünde tüzel kişinin unvanı, vergi kimlik numarası ve adresi; gerçek kişide ise mevzuatın ve kullanılan senaryonun istediği kimlik bilgileri bulunur. Sadece müşterinin proje adını yazmak, yasal alıcı bilgisi yerine geçmez. İletişim e-postası da gönderim için ayrıca doğrulanmalıdır.

Belge tarihi, seri ve sıra numarası, para birimi, hizmet satırları, miktar veya ölçü, birim bedel, indirim, matrah, KDV oranı ve KDV tutarı birlikte incelenir. Vade, banka hesabı, sözleşme numarası ve proje kodu her durumda aynı zorunlulukta olmayabilir; fakat muhasebe ve tahsilat takibi için yararlıdır. Satır toplamlarıyla genel toplamın birbirini tutması gerekir.

e-Arşiv faturanın görsel PDF'si ile elektronik veri dosyası aynı bilgileri taşımalıdır. PDF üzerinde sonradan yapılan değişiklik, elektronik belgenin güvenilirliğini bozabilir. Fatura oluşturma ekranında müşterinin eski adresi veya eski unvanı otomatik geliyorsa, kaydı güncellemeden gönderim yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mimari hizmet açıklaması e-Arşiv faturada nasıl yazılır?

Mimari hizmet açıklaması, bedelin hangi iş karşılığında alındığını açıkça gösterecek şekilde yazılır. En güvenli açıklama; proje türünü, hizmet aşamasını, ilgili dönemi, varsa sözleşme veya hakediş referansını ve hizmetin kapsamını birlikte belirtir. Genel ifadeler, müşteri itirazında veya muhasebe kontrolünde yeterli açıklama sağlamayabilir.

Avan proje, uygulama projesi, ruhsat dosyası hazırlığı, üç boyutlu görselleştirme, şantiye kontrolü ve danışmanlık birbirinden farklı hizmetlerdir. Tek bir sözleşmede birden fazla iş varsa satırları ayırmak, toplam bedelin nasıl oluştuğunu gösterir. Örneğin açıklama, Proje adı için uygulama projesi hazırlama hizmeti, ikinci hakediş dönemi şeklinde kurulabilir. Gerçek proje adı ve dönem bilgisi kullanılmalıdır.

Revizyon sayısı veya hakediş aşaması sözleşmede tanımlıysa açıklamada referans verilebilir. Yol, baskı, harç veya başka masrafların hizmet bedeline dahil olup olmadığı ayrıca belirtilmelidir. Başka bir kişi veya kuruluştan alınan gider belgesini kendi hizmetiniz gibi göstermek yerine, giderin niteliğini mali müşavirle değerlendirin. Tahsilat avansı da nihai hizmet faturasıyla karıştırılmamalıdır.

Yanlış: Proje hizmeti bedeli. Doğru: Konut projesi için avan ve uygulama projesi hazırlama hizmeti, birinci hakediş dönemi. Açıklamanın müşterinin anlayacağı kadar açık, gereksiz kişisel bilgileri içermeyecek kadar sınırlı olması gerekir. Teknik alanları ve kullanım amacını görmek için e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki belge akışını inceleyebilirsiniz.

Mimarlık ofisi e-Arşiv faturada KDV nasıl gösterilir?

Mimarlık ofisi e-Arşiv faturada KDV'yi, hizmetin vergi niteliğine, alıcının durumuna ve güncel mevzuata göre hesaplar. KDV oranı veya uygulaması her mimari iş için otomatik kabul edilmemelidir. İstisna, tevkifat ya da farklı bir vergi senaryosu ihtimali varsa belge gönderilmeden önce mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Faturada hizmet bedeli, varsa indirim, KDV matrahı, uygulanan oran ve hesaplanan KDV ayrı ve anlaşılır gösterilir. KDV dahil fiyatla anlaşıldıysa sistemde matrahın ve verginin doğru ayrıştırıldığını kontrol edin. İndirim, avans mahsubu veya hakediş ödemesi uygulanıyorsa bu kalemlerin hangi toplamı etkilediği açıkça izlenmelidir. KDV tutarı, satır toplamları ve genel toplamla matematiksel olarak uyumlu olmalıdır.

KDV tevkifatı, belirli hizmet ve alıcı koşullarında verginin bir bölümünün alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilmesidir. Mimari hizmetin inşaat işiyle bağlantılı olması tek başına her faturada tevkifat uygulanacağı anlamına gelmez. Alıcının statüsü, hizmetin gerçek niteliği ve güncel düzenleme birlikte değerlendirilir. Oran veya uygulama konusunda eski bir şablona güvenmeyin.

Örnek olarak sözleşmede 100.000 TL bedel belirlenen bir uygulama projesinde indirim veya avans mahsubu varsa, önce vergilendirilecek matrahın hangi tutar olduğu belirlenir. Ekrana doğrudan toplam bedeli yazmak yerine sözleşme, tahsilat ve muhasebe kaydı birlikte karşılaştırılır.

Yanlış: KDV dahil toplamı matrah kabul edip vergi tutarını ayrıca eklemek. Doğru: Anlaşmanın KDV dahil veya hariç olduğunu belirlemek, ardından sistemin matrah ve vergi hesaplamasını kontrol etmektir.

Karşı durumda hizmet gerçek bir istisna kapsamındaysa KDV hesaplanmaması gerekebilir; ancak istisna kodu ve açıklaması ayrıca doğrulanır. Sadece müşterinin vergiden muaf olduğunu söylemesi, ofisin istisna uygulaması için yeterli kanıt değildir.

Bir mimarlık ofisi, aynı ay içinde bireysel müşteriye ve kurumsal müşteriye farklı işlemler yapabilir. Bu işlemlerde alıcı bilgileri kadar vergi senaryosu da ayrı kontrol edilmelidir. KDV alanını kopyalayarak tüm müşterilere uygulamak sık görülen bir hatadır. Mevzuat tutarları ve uygulama koşulları yıllık güncellenebilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura düzenlerken alıcı kontrolünden arşivlemeye kadar sıralı bir iş akışı kullanmalıdır. Aşağıdaki adımlar, bir proje hizmeti faturasını göndermeden önce temel kontrol sırasını verir. Kullanılan portalın ekran adları değişebilir, fakat vergi ve müşteri kontrolleri aynı mantıkla yürütülür.

Uygulamada önce sözleşme ve müşteri kartı açılır, sonra taslak belge oluşturulur. Taslakta alıcı türü, proje satırları ve vergi senaryosu kontrol edilmeden elektronik imza aşamasına geçilmemelidir. Bu sıra, hızlı gönderim baskısını yönetir.

1. Hizmet alıcısının e-Fatura kayıt durumunu ve vergi kimlik bilgilerini kontrol edin.
2. Ofisin şirket veya serbest meslek statüsüne göre e-Arşiv fatura ya da e-SMM seçin.
3. Proje adı, hizmet aşaması, dönem, sözleşme veya hakediş referansını hazırlayın.
4. Hizmet satırlarını, bedelleri, indirimleri, KDV ve varsa tevkifat alanlarını girin.
5. Seri, sıra numarası, tarih, adres, iletişim ve ödeme bilgilerini önizlemede doğrulayın.
6. Yetkili elektronik imza aracını kullanarak belgeyi gönderin ve elektronik kayıtlarını saklayın.

Örneğin küçük bir kafe projesini tamamlayan ofis, tek faturada avan, uygulama ve teslim sonrası revizyonu birleştirmek yerine sözleşmedeki hakediş aşamasını esas alır. Müşteri bilgileri değişmişse önce kart güncellenir, taslak silinip yeniden oluşturulur.

Gönderim sonucu başarısız görünürse belgeyi hemen tekrar göndermeyin. Önce belge numarası ve portal durumunu kontrol edin; aynı kayıt başarıyla oluşmuş olabilir. Teknik hata yoksa alıcı iletişim bilgisi ve elektronik gönderim kaydı ayrıca incelenir.

Gönderimden sonra alıcıya kullanılan senaryoya uygun yöntemle iletim yapın. E-posta adresinin doğru olması, gönderim kaydının tutulması ve müşterinin belgeye erişebilmesi önemlidir. E-postanın ulaşmaması, faturanın elektronik kayıtlarda hiç oluşmadığı anlamına gelmeyebilir; portal durumunu ayrıca kontrol edin. Muhasebe programındaki kayıt ile e-belge numarasını eşleştirin.

Uzman notu: Faturayı göndermeden önce önce alıcı türünü, sonra KDV senaryosunu kontrol edin; hizmet açıklamasını en son değil, sözleşmeyle birlikte hazırlayın.

Alıcı bilgileri e-Arşiv faturada nasıl kontrol edilir?

Alıcı bilgileri, müşterinin resmi vergi veya kimlik kaydından doğrulanarak e-Arşiv faturaya aktarılmalıdır. Rehberde kayıtlı kısa ad, eski teklif dosyası veya telefon rehberindeki bilgi tek başına yeterli değildir. Yanlış unvan, VKN, TCKN veya adres; faturanın muhasebede reddedilmesine ve düzeltme sürecine yol açabilir.

Mimarlık ofislerinde hizmeti alan kişi ile ödemeyi yapan kişi her zaman aynı olmayabilir. Örneğin proje sahibi gerçek kişi, ödemeyi yapan şirket olabilir. Fatura, hizmetin gerçek alıcısına ve sözleşmedeki tarafa göre düzenlenmelidir. Proje yöneticisinin e-posta adresini alıcı unvanı yerine yazmak doğru değildir. Fatura öncesi müşteriyle resmi fatura bilgilerini yazılı teyit edin.

• Alıcının unvanı veya ad soyadı resmi kayıttaki biçimiyle doğrulanmıştır.
• Vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgisi doğru alana girilmiştir.
• Fatura adresi, proje adresinden ayrıysa doğru alıcı adresi kullanılmıştır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu gönderimden önce kontrol edilmiştir.
• Proje kodu, sözleşme numarası ve hakediş bilgisi müşteriyle eşleştirilmiştir.
• Gönderim e-postası ve faturadaki iletişim bilgileri tekrar okunmuştur.

Bu listeyi özellikle yeni müşteri kaydı açarken kullanın. Aynı müşterinin farklı şubeleri, şirketleri veya şahsi ve kurumsal hesapları olabilir. Otomatik müşteri kaydı hız kazandırsa da eski bilgiler taşınabilir. Bilgi değişikliği varsa yeni fatura düzenlemeden önce kayıt güncellenmeli, sistemin zorunlu alanları boş bırakılmamalıdır.

e-Arşiv faturanın saklanması ve ibrazı nasıl yapılır?

e-Arşiv faturanın saklanması, belgenin oluşturulabilir ve okunabilir elektronik kayıtlarının korunması demektir. Mimarlık ofisi; elektronik veri dosyasını, görsel kopyayı, rapor veya gönderim durumunu ve ilgili sözleşme ya da hakediş bağlantısını birlikte saklamalıdır. Sadece e-posta ekindeki PDF'yi tutmak, elektronik belgenin bütünlüğünü her zaman kanıtlamayabilir.

Dosyaları yıl, müşteri, proje ve belge numarasına göre düzenlemek aramayı kolaylaştırır. Proje klasöründe sözleşme, teklif, hakediş, e-Arşiv fatura ve tahsilat kaydını birbirine bağlayın. Erişim yetkilerini muhasebe ve yönetim göreviyle sınırlayın. Yedekleri farklı bir ortamda tutun, ancak kişisel ve ticari bilgilerin güvenliğini de gözetin.

Arşiv kontrolünde ayda bir örnekleme yapın. Bir müşterinin seçilen faturasında elektronik dosya, PDF, gönderim durumu ve muhasebe kaydı açılıyor mu test edin; yalnızca klasörün varlığı, dosyanın gerçekten okunabildiğini kanıtlamaz.

Yetkili personel ayrıldığında portal hesabı, arşiv erişimi ve yedekleme sorumluluğu güncellenmelidir. Buna karşılık her çalışana sınırsız erişim vermek, belge güvenliği ve kişisel verilerin korunması bakımından uygun bir yöntem değildir.

Kullandığınız portalda 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunuyorsa, bu hizmete rağmen kendi muhasebe ve belge kontrolünüzü sürdürün. Saklama süresi, ibraz yöntemi ve teknik dosya gereklilikleri mevzuata veya hizmet sözleşmesine göre değişebilir. Belgeyi sistemden indirebiliyor olmak, gerekli tüm kayıtların otomatik olarak şirket arşivine aktarıldığı anlamına gelmez.

Uzman notu: Ay sonunda portal raporunu muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın; eksik görünen belgeyi yalnızca PDF klasöründe değil, elektronik belge durumunda da arayın.

Denetim veya müşteri talebinde belgeyi hızlı sunabilmek için dosya adlandırma standardı belirleyin. Örneğin müşteri kodu, proje kodu ve belge numarası aynı formatta kullanılabilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek saklama ve ibraz prosedürünüzü yazılı hale getirin.

Mimarlık ofisi e-Arşiv faturada en sık hangi hataları yapar?

Mimarlık ofisi e-Arşiv faturada en sık yapılan hatalar, yanlış belge türü seçmek, alıcı bilgilerini eski kayıttan almak, hizmeti belirsiz açıklamak ve KDV senaryosunu kontrol etmemektir. Bu hatalar genellikle faturanın hazırlanmasından önce yapılması gereken kısa kontroller atlandığında ortaya çıkar.

Yanlış: Alıcı e-Fatura kayıtlı olduğu halde e-Arşiv göndermek. Doğru: Alıcının kayıt durumunu sistemden kontrol edip kural olarak e-Fatura düzenlemek. Geçerli bir istisna ihtimali varsa işlem öncesinde mali müşavir ve güncel GİB duyurusu incelenmelidir. Müşterinin PDF istemesi, belge türünü tek başına değiştirmez.

Yanlış: Açıklama alanına yalnızca proje hizmeti yazıp tüm bedeli tek satırda bırakmak. Doğru: Hizmet aşamasını, dönemi, hakediş veya sözleşme referansını ve gerekiyorsa ayrı hizmet kalemlerini göstermek. Yanlış: Eski VKN veya adresi kontrol etmeden kullanmak. Doğru: Resmi müşteri bilgilerini faturadan hemen önce teyit etmektir.

Diğer hatalar arasında aynı faturayı iki kez göndermek, yanlış para birimi seçmek, indirim sonrası KDV matrahını kontrol etmemek ve PDF üzerinde değişiklik yapmak bulunur. Fatura gönderilmeden önce önizleme, hesaplama ve alıcı doğrulamasını ayrı kişiler yapabiliyorsa hata riski azalır. Küçük ofislerde bu kontrolü hazırlayan kişi, gönderimden önce kısa bir bekleme aralığıyla kendi başına da yapabilir.

Örneğin küçük bir mahalle eczanesi için iç mekân yenilemesi yapan ofiste, proje yöneticisinin e-postası alıcı alanına yazılmış ve şirket VKN'si atlanmış olabilir. Gönderim öncesi müşteri kartı, sözleşme ve önizleme karşılaştırılırsa bu hata yakalanır.

Yanlış: Fatura gönderildiğinde işlem tamamlandı sanmak. Doğru: Portal durumunu, alıcıya iletimi, muhasebe kaydını ve gerekiyorsa tahsilat bağlantısını aynı gün kontrol etmektir. Bu kontrol özellikle hakediş yoğun dönemlerde uygulanmalıdır.

Yanlış düzenlenen e-Arşiv fatura nasıl iptal edilir veya düzeltilir?

Yanlış düzenlenen e-Arşiv fatura, belgenin durumuna ve hatanın türüne göre yetkili sistemdeki iptal, itiraz, iade veya yeniden düzenleme süreciyle ele alınır. Faturayı ekrandan silmek, PDF'yi değiştirmek veya numarayı yeniden kullanmak geçerli bir düzeltme yöntemi değildir. Önce belgenin gönderim ve arşiv durumunu belirleyin.

Yanlış: PDF'yi indirip tutarı değiştirerek aynı numarayla yeniden göndermek. Doğru: Hatalı belgeyi sistem kayıtlarıyla tespit etmek, uygulanabilir iptal veya düzeltme adımını kullanmak ve gerekiyorsa yeni belgeyi yeni numarayla düzenlemektir. Alıcıya da hangi belgenin geçerli olduğunu yazılı bildirin. İptal veya düzeltme süresini tahmin etmeyin; güncel GİB kurallarını kontrol edin.

Yanlış alıcı VKN'si, yanlış hizmet açıklaması, hatalı KDV ve eksik adres aynı yöntemle düzeltilmeyebilir. Bazı durumlarda belge iptali ve yeni fatura gerekir; bazı durumlarda iade veya karşı belge süreci gündeme gelebilir. Vergi tutarını etkileyen işlemlerde mali müşaviriniz, muhasebe kaydı ile elektronik belge hareketini birlikte değerlendirmelidir.

Düzeltme sonrası eski belge numarasını, iptal talebini, yeni belge numarasını ve müşteriye yapılan bildirimi dosyalayın. Tahsilat alınmış olması, faturanın otomatik olarak iptal edilebileceği anlamına gelmez. Aynı hata tekrar oluşuyorsa müşteri kartı, hizmet şablonu ve KDV ayarlarını kontrol edin. Gerekirse yetkili portal desteğine başvurun, fakat vergi kararını yalnızca teknik desteğe bırakmayın.

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura kontör ihtiyacı, aylık düzenlenen ve alınan e-belge adedinin ayrı ayrı sayılmasıyla hesaplanır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca müşterilere kesilen faturaları değil, ofisin aldığı e-Fatura, e-Arşiv veya diğer havuzdaki e-belgeleri de aylık toplamınıza ekleyin.

Örneğin küçük bir mimarlık ofisi bir ayda 10 giden proje faturası ve 6 gelen gider belgesi kullanıyorsa temel tüketim 16 kontördür. Bir faturanın iptal edilip yeniden düzenlenmesi, yeni bir elektronik belge oluşturuyorsa ek tüketim doğurabilir. Teklif, sözleşme veya taslak belge e-belge olarak gönderilmedikçe kontör hesabına dahil edilmez. Gerçek tüketimi portal raporundan doğrulayın.

Son altı veya on iki ayın giden ve gelen belge adetlerini çıkarın. Ardından yeni proje başlangıçlarını, hakediş dönemlerini, ofisteki kullanıcı sayısını ve e-İrsaliye ya da e-SMM gibi diğer belge ihtiyaçlarını ekleyin. Belge hacmini hesaplama yaklaşımını karşılaştırmak için butiklerin aylık kontör hesabı rehberine ve pazaryeri satıcıları için hacim yöntemine bakabilirsiniz.

Mimarlık hizmetleri dönemsel olduğu için aylık ortalama tek başına yeterli olmayabilir. Ruhsat veya teslim dönemlerinde belge sayısı artabilir. Serbest meslek statüsündeki mimarların belge türü için fotoğrafçılar için hazırlanan e-belge kapsam rehberindeki meslek faaliyeti ayrımını da karşılaştırmalı okuyabilirsiniz. Paket hesabında güncel portal raporunu esas alın.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi e-Arşiv fatura kontrolü

Mimarlık ofisi e-Arşiv fatura sürecinin özeti, belge türünü doğru seçmekten elektronik kayıtları saklamaya kadar beş temel kontrolden oluşur. Bu kontroller, tek seferlik fatura kadar düzenli hakediş ve proje teslimi süreçlerinde de uygulanmalıdır.

Özellikle küçük ofislerde aynı kişi müşteri iletişimini, faturayı ve tahsilatı takip edebilir. Gönderim öncesinde birkaç dakikalık ikinci kontrol, yanlış alıcı veya hatalı KDV nedeniyle yeniden belge düzenleme ihtiyacını azaltır. Gerçek kişi mimarın serbest meslek statüsü varsa e-SMM seçeneğini ayrıca mali müşavirle değerlendirin.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin; kayıtlı alıcı için kural olarak e-Fatura, diğer alıcılar için uygun e-belge türünü kullanın.
• Unvan, ad soyad, VKN veya gerekli kimlik bilgisi, adres ve e-posta alanlarını resmi kayıttan doğrulayın.
• Proje adı, hizmet aşaması, hakediş dönemi ve sözleşme referansını müşterinin anlayacağı açıklıkta yazın.
• KDV, indirim, tevkifat veya istisna senaryosunu güncel mevzuata göre kontrol edin ve toplamları yeniden hesaplayın.
• Elektronik dosyayı, görsel kopyayı, gönderim durumunu ve muhasebe bağlantısını düzenli arşivleyin.

Bu beş madde, her faturada aynı sırayla uygulanırsa ofis içindeki kontrol standardı oluşur. Vergi oranları, zorunluluklar, limitler ve teknik uygulamalar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır; ihtiyaç hesabınızı belge hacminize göre yapabilirsiniz.