Butik Ayda Kaç Kontör Tüketir? Fatura Hacmine Göre Paket Önerisi

Butik ayda kaç kontör tüketir? Aylık tüketim, düzenlenen giden belgelerle alınan gelen belgelerin toplamıdır; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Bu rehber, butik sahibi, mağaza yöneticisi ve mali müşavir için belge hacmini görünür hale getirir. Satış, alış, iade ve sevkiyat akışlarını ayırarak eksik veya gereksiz paket seçimini önlemeye yardımcı olur.

Butik kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Butik kontör ihtiyacı, bir ayda oluşturulan giden belgeler ile alınan gelen belgelerin toplanmasıyla hesaplanır. Belge türü değişse bile, bu hesapta her gelen veya giden belge 1 kontör olarak izlenir.

Temel formül şöyledir: aylık kontör ihtiyacı = giden belgeler + gelen belgeler. Ayrı düzenlenen e-İrsaliye veya başka bir e-belge varsa, bu belge de toplamda ayrıca değerlendirilir.

Hesap, ürün satırı veya ürün adedi üzerinden yapılmaz. Bir faturada on ürün bulunması, o faturanın on kontör tükettiği anlamına gelmez; esas ölçü oluşturulan belge sayısıdır.

1. Son üç ayın Giden Kutusu kayıtlarını ay ay çıkarın.
2. Son üç ayın Gelen Kutusu kayıtlarını ayrı bir toplam olarak belirleyin.
3. e-Fatura, e-Arşiv ve ayrı e-İrsaliye sayılarını belge türüne göre gruplayın.
4. İade, tekrar düzenleme ve sezon artışlarını ayrı kontrol ederek paket kapasitesini belirleyin.

Örneğin ay içinde 420 giden fatura, 35 gelen alış faturası ve 20 ayrı sevk belgesi varsa temel ihtiyaç 475 kontördür. Bu sayı, işletmenin o ayki gerçek belge akışını gösterir.

Satışların yalnızca POS slipi olarak kaldığı ve e-belge oluşturulmadığı işlemler kontör hesabına otomatik eklenmez. Ancak işlem sonradan e-Arşiv fatura veya başka bir e-belgeye dönüyorsa, oluşan belge sayılır.

Ay sonu kontrolünde belge tarihini, işlem tarihinden ayrı değerlendirin. Bir satışın sonraki ayda faturalandırılması, belge adedinin hangi dönemde görüneceğini değiştirebilir. Bu nedenle rapor tarih aralığı, muhasebe dönemiyle uyumlu seçilmelidir.

Örneğin 420 satış belgesinin 30 tanesi sonraki ay düzenlenmişse, POS toplamı ile portal toplamı aynı çıkmayabilir. Bu fark, doğrudan eksik kontör anlamına gelmez; belge oluşturma zamanının ayrıca incelenmesini gerektirir.

Butik e-belgelerinde hangi işlemler kontör tüketir?

Butiklerde satış için düzenlenen e-Fatura ve e-Arşiv faturalar, tedarikçilerden alınan belgeler ve ayrı oluşturulan e-İrsaliyeler kontör planına dahil edilir. Her gelen ve giden belge 1 kontör düşürür.

Vergi mükellefi bir kurumsal müşteriye düzenlenen belge, uygulanan GİB kurallarına göre e-Fatura olabilir. Son tüketiciye veya farklı statüdeki alıcıya düzenlenen belge ise şartlara göre e-Arşiv fatura olabilir.

Butiğin aldığı kumaş, aksesuar, ambalaj veya hazır giyim alış faturaları gelen belge olarak izlenir. Tedarikçiden gelen her belge, satış belgesi olmasa da aylık kontör tüketimine dahil edilir.

Bir satış belgesinde ürün, beden, renk ve adet bilgilerinin fazla olması tüketimi artırmaz. Aynı müşteriye aynı ay içinde beş ayrı belge düzenlenmişse, kontör hesabında beş belge bulunur.

Yanlış: Bir faturadaki her ürün satırı için ayrı kontör gerekir. Doğru: Kontör tüketimi, belgenin satır sayısına değil, oluşturulan belge adedine göre hesaplanır.

Butik işletme, yalnızca satış faturalarını sayarsa eksik plan yapabilir. Gelen alış belgeleri, mağazalar arası sevk belgeleri ve belgeyle sonuçlanan iadeler ayrıca incelenmelidir.

Belge türlerini anlamak için e-Fatura ürün sayfasındaki gönderim akışını ve e-Arşiv fatura açıklamalarındaki alıcı senaryolarını birlikte değerlendirebilirsiniz.

Örneğin bir butik, aynı tedarikçiden ay içinde üç ayrı alış faturası alıyorsa bunlar tek alış işlemi gibi birleştirilmemelidir. Portalda üç ayrı gelen belge bulunuyorsa, planlama da üç belge üzerinden yapılır.

Buna karşılık tedarikçinin tek belgede topladığı ürünler, ürün çeşidi çok olsa bile tek gelen belge olarak izlenir. Kontör tahmini, ticari işlemin büyüklüğüne değil, sistemde oluşan belge sayısına dayanır.

Butik satışlarında aylık kontör hesabı nasıl yapılır?

Butik satışlarında aylık kontör hesabı, günlük satış adedini, toptan faturaları, gelen alış belgelerini ve ayrı sevkiyatları aynı dönemde toplamayı gerektirir.

Örneğin Lale Butik, ayda 26 gün açılsın ve her gün ortalama 18 ayrı perakende satış belgesi oluştursun. Bu akış 26 çarpı 18, yani 468 giden satış belgesi demektir.

Bu 468 belgenin dışında 40 ayrı toptan satış e-Faturası ve 8 ayrı e-İrsaliye düzenlendiğini varsayalım. Mağaza ayrıca tedarikçilerinden 12 gelen alış belgesi alıyorsa hesap 468 artı 40 artı 8 artı 12 olur.

Bu örnekte temel aylık tüketim 528 kontördür. Rakam, sektör ortalaması veya zorunlu paket önerisi değildir; yalnızca kendi belge adetinizle nasıl hesap yapacağınızı gösteren bir senaryodur.

Lale Butik, yüzde 15 oranında operasyon payı kullanmak isterse 528 kontöre 79,2 kontör ekler. Yaklaşık 607 kontörlük planlama ihtiyacı çıkar ve seçilecek kapasite, listelenen bir üst paket olmalıdır.

İade işlemlerinin bir kısmı yalnızca ürün kabulüyle kapanıyorsa ayrıca belge sayılmayabilir. Ancak iade faturası, yeni satış belgesi veya ayrı sevk belgesi oluşturuluyorsa, gerçek belge adedi üzerinden tekrar hesap yapılmalıdır.

Bu nedenle butik işletme, günlük satış adedini doğrudan kontör sayısı kabul etmemelidir. Aynı gün birden fazla belge düzenlenmesi, toplu toptan satışlar ve sevkiyat yöntemi sonucu değiştirebilir.

Uygulamada Lale Butik önce günlük satış kayıtlarını, sonra toptan satışları ve son olarak gelen belgeleri ayrı sütunlara yazabilir. Her sütun tamamlandığında e-İrsaliye, iade ve tekrar düzenleme gibi ek akışlar kontrol edilmelidir.

Mağaza yalnızca tek bir toplu belge düzenliyorsa, POS işlem adedi ile giden belge adedi aynı olmayabilir. Bu karşı durumda hesap, POS toplamından değil, portalda oluşan gerçek belge kayıtlarından yapılmalıdır.

Butik kontör ihtiyacı için hangi veriler toplanmalıdır?

Butik kontör ihtiyacını doğru belirlemek için en az son üç ayın gelen, giden ve belge türü bazındaki kayıtları toplanmalıdır. Tek bir yoğun ay, kalıcı aylık ortalamayı göstermeyebilir.

İlk veri kaynağı, kullanılan portalın Giden Kutusu ve Gelen Kutusu kayıtlarıdır. Tarih aralığı seçilerek tamamlanan, reddedilen, iptal edilen veya yeniden düzenlenen belgelerin durumu ayrıca incelenmelidir.

İkinci kaynak, satış programı veya muhasebe kayıtlarıdır. POS toplamı ile e-Arşiv belge adedi aynı olmayabilir; çünkü bazı satışlar tek toplu belgeye, bazıları ayrı belgelere dönüşebilir.

Üçüncü kaynak, depo ve sevkiyat kayıtlarıdır. Mağazadan depoya, depodan mağazaya veya müşteriye yapılan mal hareketlerinde ayrı e-İrsaliye düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilmelidir.

• Son üç ayın giden e-Fatura ve e-Arşiv adetleri çıkarılmalıdır.
• Son üç ayın gelen alış ve hizmet belgeleri ayrı toplam olarak yazılmalıdır.
• Ayrı düzenlenen e-İrsaliye, iade ve tekrar belge adetleri belirlenmelidir.
• Kampanya, bayram, sezon açılışı ve stok yenileme dönemleri işaretlenmelidir.
• En yoğun ay ile normal ay arasındaki belge farkı hesaplanmalıdır.
• Sonuç, güncel portal raporu ve mali müşavir kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Ücretsiz e-fatura portalı kullanılıyorsa, gelen ve giden kutularındaki kayıtlar belge bazında incelenebilir. Mali müşavire özel panel, işletme kayıtlarıyla muhasebe kontrolünün aynı plan üzerinde yapılmasını sağlar.

Belgelerin 10 yıl güvenli saklanması, arşiv erişimi açısından önemlidir; fakat saklanan her eski belge yeniden kontör tüketmez. Kontör hesabı, yeni oluşturulan veya alınan belge hareketine göre yapılır.

Verileri elektronik tabloda tutarken belge türü, tarih, durum ve kontör hareketi için ayrı sütunlar açın. Böylece aynı belgeyi hem satış hem de gelen belge toplamına yanlışlıkla ekleme riski azalır.

Portal raporu ile muhasebe kaydı arasında fark varsa önce tarih ve belge numarasını karşılaştırın. Fark yalnızca POS işlem adedinden kaynaklanıyorsa, belge düzenleme akışını ayrıca açıklamak gerekir.

Düşük, orta ve yoğun butik satışında kaç kontör gerekir?

Düşük, orta ve yoğun satış için tek bir resmi butik kontör standardı yoktur. Aşağıdaki tablo, farklı belge hacimlerini karşılaştırmak için hazırlanmış örnek bir planlama modelidir.

Tablodaki satış ve alış adetleri sektör ortalaması değildir. İşletme, kendi Giden Kutusu ve Gelen Kutusu raporlarını kullanarak ilgili satıra yakın bir başlangıç noktası bulmalıdır.

Örneğin aylık 750 giden ve 75 gelen belgesi olan bir butik, ek e-belge düzenlemiyorsa 825 kontörlük temel tüketim görür. Ayrı sevkiyat veya iade belgeleri varsa toplam artar.

En düşük satır, satış adedi düzenli ve sevkiyatı sınırlı bir mağazaya daha yakın olabilir. Fakat sezon döneminde satışlar yükseliyorsa yalnızca düşük ayı esas almak, dönem ortasında kontör yenileme gerektirebilir.

En yoğun satırda bulunan işletme, yalnızca satış faturasını değil, tedarikçi girişlerini ve depo hareketlerini de izlemelidir. Aylık toplam, belge türlerinin tamamı birlikte değerlendirilerek kesinleştirilir.

Bu tabloyla amaç hazır bir paket dayatmak değildir. Amaç, paket kapasitesini belge adediyle ilişkilendirmektir; güncel paket seçenekleri için paketler sayfasındaki kapasite ve kullanım koşulları ayrıca kontrol edilmelidir.

Tabloyu kullanırken önce normal ayı, sonra yoğun ayı ayrı satır olarak düşünün. Bir butik orta hacim aralığında görünse bile, kampanya ayındaki ek belgeler onu geçici olarak yoğun hacme taşıyabilir.

Buna karşılık ürün fiyatının yüksek olması tek başına yoğun kontör tüketimi anlamına gelmez. Az sayıda, yüksek tutarlı toptan fatura düzenleyen bir mağaza; çok sayıda düşük tutarlı perakende belge düzenleyen mağazadan daha az belge oluşturabilir.

Butik için kontör paketi nasıl seçilir?

Butik için kontör paketi, normal ay ihtiyacını, yoğun sezonu ve küçük operasyon payını karşılayacak kapasitede seçilmelidir. Sadece geçen ayın tüketimine bakmak, dalgalı satış yapan mağazalarda yetersiz kalabilir.

Önce son üç ayın toplamını ayrı ayrı hesaplayın. Örneğin üç ayda 420, 510 ve 690 kontör tüketildiyse ortalama 540 kontördür; ancak 690 kontörlük yoğun ay da karar sürecinde dikkate alınmalıdır.

İkinci adımda, önümüzdeki dönemdeki kampanya ve sezon etkisini ekleyin. Okula dönüş, bayram, indirim haftası veya yeni koleksiyon lansmanı, belge sayısını artırabilir; artışın parasal değil, belge bazlı karşılığını tahmin edin.

Üçüncü adımda, işletmenin belirlediği operasyon payını ekleyin. Örneğin 540 kontörlük ortalamaya yüzde 10 planlama payı eklenirse 594 kontör gerekir; bu oran evrensel kural değil, açıkça belirtilmiş bir işletme varsayımıdır.

Paket seçerken hesaplanan sayının altında kalan kapasiteye güvenmeyin. Katalogda tam karşılığı bulunmuyorsa, hesaplanan ihtiyacı karşılayan bir üst kapasiteyi; kullanım süresi, yenileme yöntemi ve belge kapsamıyla birlikte değerlendirin.

Havuz kontör yaklaşımında farklı e-belge türleri aynı kullanım planında izlenebilir. Bu durum, bazı aylarda e-Arşiv, başka aylarda e-Fatura veya e-İrsaliye ağırlığı oluşan butiklerde hesaplamayı belge türünden bağımsızlaştırır.

Kontör paketi seçimi yapılırken mali müşavirinize mevcut yükümlülükleri ve yaklaşan değişiklikleri sorun. Mevzuat, belge türü ve zorunlulukları etkileyebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin aylık ortalaması 540, en yoğun ayı 690 kontör olan bir butik yalnızca 540 kontör üzerinden karar vermemelidir. Sezon payı kısa süreliyse kullanım süresi ve yeniden tanımlama koşulu, kapasite kadar önem kazanır.

İşletme yıl boyunca sabit hacimde çalışıyorsa yoğun ay yerine ortalama ve sınırlı operasyon payı esas alınabilir. Ancak bu yöntem, kampanya ve sezon etkisi düzenli biçimde düşük kalan mağazalarda daha anlamlıdır.

Butik e-Fatura ve e-Arşiv kontör hesabını değiştirir mi?

Butik e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenlediğinde, kontör hesabındaki temel birim belge adedidir. Belgenin türü, tek başına bir belgenin birden fazla kontör tükettiği anlamına gelmez.

Alıcının e-Fatura kayıt durumu, ticari işlem türü ve güncel GİB kuralları hangi belge türünün kullanılacağını etkileyebilir. Bu seçim, satıştan önce alıcı bilgileri ve yükümlülükler kontrol edilerek yapılmalıdır.

Bir butik, kayıtlı bir işletmeye e-Fatura; uygun durumdaki son tüketiciye e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Her iki durumda da giden belge sayısını aylık toplamına eklemelidir.

e-Fatura uygulaması ile e-Arşiv fatura akışını karşılaştırırken alıcı türü, gönderim yöntemi ve iptal süreçleri birlikte incelenmelidir.

Yanlış: Perakende satışların tamamı otomatik olarak e-Arşiv faturadır. Doğru: Belge türü, alıcının durumu ve güncel mevzuata göre belirlenir; her satış için aynı varsayım yapılmaz.

Fatura türü değiştiğinde kontör planını yeniden kurmak yerine, toplam giden belge adedini güncellemek çoğu planlama için yeterlidir. Ancak yeni bir belge akışı başladıysa son üç aylık rapor tekrar çıkarılmalıdır.

Belge türüyle ilgili tereddütlerde yalnızca yazılım ekranındaki varsayılan seçeneğe güvenilmemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yükümlülükler işletmenin durumuna göre değişebilir.

Örneğin butik, aynı ay içinde 300 e-Fatura ve 200 e-Arşiv fatura düzenliyorsa, temel giden belge toplamı 500 olur. Türlerin farklı olması, aynı işletme içindeki belge adedini ayrı kontör katsayılarına dönüştürmez.

Buna karşılık alıcı statüsü değiştiği için yeni bir gönderim senaryosu oluşuyorsa, yalnızca paket değil, belge düzenleme süreci de kontrol edilmelidir. Yanlış türde belgeyi sonradan düzeltmek yeni belge hareketleri yaratabilir.

Butik e-İrsaliye kontör tüketimini nasıl etkiler?

Butik e-İrsaliye kontör tüketimini, mal hareketi için faturadan ayrı bir belge düzenlendiğinde artırır. e-İrsaliye malın sevkini belgeleyen ayrı bir e-belgedir ve fatura ile aynı işlevi taşımaz.

Her butik otomatik olarak e-İrsaliye yükümlüsü kabul edilmemelidir. Zorunluluk; işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet durumu, işlem yapısı ve güncel GİB düzenlemelerine göre kontrol edilmelidir.

Örneğin Lale Butik, merkez deposundan üç farklı mağazaya ayrı sevkiyat yapıyorsa üç ayrı e-İrsaliye oluşturabilir. Aynı dönemde bu sevkiyatlara ilişkin üç fatura da düzenlenirse, altı ayrı belge planlamaya girer.

Bu örnekte ürün sayısı, koli sayısı veya irsaliyedeki satır sayısı değil, oluşturulan e-İrsaliye adedi önemlidir. Aynı sevkiyatta tek belge kullanılıyorsa, kontör planı da tek belge üzerinden yapılır.

Yanlış: Her ürün kolisi için mutlaka bir kontör gerekir. Doğru: Ayrı bir e-İrsaliye oluşturulup oluşturulmadığı kontrol edilir; belge varsa bir kontör, belge yoksa ayrıca e-İrsaliye kontörü hesaplanmaz.

İşletmenin deposu yoksa veya mal hareketleri doğrudan tedarikçi tarafından yönetiliyorsa e-İrsaliye hacmi daha sınırlı olabilir. Buna rağmen tedarikçi girişleri ve iade sevkleri ayrıca incelenmelidir.

Butiğin e-İrsaliye süreçlerini ayrıntılı incelemek için e-İrsaliye ürün sayfasını kullanabilirsiniz. Zorunluluk ve teknik kapsam için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Depo ile mağaza arasında haftada iki transfer yapılıyorsa, ay içindeki ayrı sevkiyat sayısı ayrıca yazılmalıdır. Bir sevkiyatta tek belge kullanılması, o hareketin ürün veya koli sayısından bağımsız olarak tek belge şeklinde izlenmesini sağlar.

Ancak her transfer aynı belge akışıyla yapılmıyorsa, aylık tahmin değişebilir. Bu nedenle depo sorumlusu, mağaza yöneticisi ve mali müşavir sevkiyat kayıtlarını aynı dönem üzerinden karşılaştırmalıdır.

Butik iade, iptal ve tekrar düzenleme belgeleri nasıl sayılır?

Butik iade, iptal ve tekrar düzenleme işlemlerinde kontör hesabı, işlemin kendisinden çok oluşan gerçek e-belge adedine göre yapılır. İade talebi tek başına her zaman yeni belge anlamına gelmez.

Müşteri ürünü mağazaya getirip yalnızca ürün kabulüyle işlem tamamlanıyorsa, ayrıca bir e-belge düzenlenip düzenlenmediği kontrol edilmelidir. İade faturası veya yeni belge oluşturuluyorsa bu belge toplamda ayrıca izlenir.

İptal veya red işlemi, ilk belgenin tükettiği kontörün otomatik geri döneceği varsayımıyla planlanmamalıdır. Kullanılan sistemde işlem statüsünü ve rapordaki kontör hareketini kontrol etmek daha güvenli yöntemdir.

Yanlış alıcı bilgisi nedeniyle belge yeniden düzenlenirse, ilk belgenin durumu ile yeni belgenin oluşup oluşmadığı birlikte incelenmelidir. Tekrar düzenlenen her ayrı e-belge, sağlayıcının kontör raporunda ayrıca görülebilir.

Uzman notu: İptal, red ve iade kayıtlarını ay sonunda yalnızca işlem adıyla değil, belge numarası ve kontör hareketiyle eşleştirin.

Örneğin ay içinde 30 ürün iadesi yaşanması, otomatik olarak 30 ek kontör demek değildir. Bu iadelerin kaçında iade faturası, kaçında değişim belgesi veya başka bir e-belge düzenlendiği bulunmalıdır.

İade oranı yükselen butik, son üç ayın iade kaynaklı belge adetlerini ayrı sütunda tutmalıdır. Böylece normal satış hacmi ile operasyonel düzeltmeler birbirine karışmaz ve paket planı daha gerçekçi olur.

Aynı müşteri işlemi için önce hatalı belge, sonra doğru belge oluşturulmuşsa iki kaydın durumunu birlikte kontrol edin. İlk kayıt iptal edilmiş olsa bile, kontör hareketinin nasıl raporlandığı varsayımla değil, sistem kaydıyla belirlenmelidir.

İade yalnızca stok hareketi olarak kaydediliyor ve yeni e-belge oluşmuyorsa, bu işlem ayrıca kontör eklemeyebilir. Buna karşılık iade faturası veya değişim için yeni satış belgesi oluşturuluyorsa her belge ayrı incelenmelidir.

Butik kontör raporu nereden ve nasıl kontrol edilir?

Butik kontör raporu, kullanılan portalda tarih aralığı seçilerek gelen ve giden belge kayıtlarının karşılaştırılmasıyla kontrol edilir. Rapor, satış programı ve mali müşavir kayıtlarıyla ay sonunda mutabık hale getirilmelidir.

Önce ilgili ayın Giden Kutusu açılır ve e-Fatura, e-Arşiv ile ayrı e-İrsaliye adetleri not edilir. Daha sonra Gelen Kutusu üzerinden alınan alış ve hizmet belgeleri aynı tarih aralığında çıkarılır.

Rapor ekranında taslak, gönderilmiş, kabul edilmiş, reddedilmiş veya iptal edilmiş durumlar ayrı gösteriliyorsa, işletmenin kontör politikasına göre hangi kayıtların tüketim yarattığı kontrol edilmelidir. Varsayım yerine rapor esas alınmalıdır.

İkinci kontrol, muhasebe kaydı ile yapılır. Muhasebede görünen alış faturası portalda görünmüyorsa belge tarihi, senaryo, gönderici bilgisi veya aktarım yöntemi incelenmelidir.

Üçüncü kontrol, satış programıdır. POS işlem adedi ile e-belge adedi arasında fark varsa, toplu faturalama, gün sonu belgesi veya manuel düzenleme akışı araştırılmalıdır.

Ücretsiz e-fatura portalındaki gelen ve giden kutular, bu kontrolün temel ekranlarıdır. Mali müşavire özel panel, belge takibi için kullanılabilir; 10 yıl güvenli saklama ise arşiv erişimi sağlar.

Ay sonunda hazırlanan kısa raporda toplam giden, toplam gelen, ayrı sevkiyat, iade ve tekrar belge sütunları bulunmalıdır. Bu rapor, bir sonraki paket kararının kişisel tahmine değil, kayıtlı hacme dayanmasını sağlar.

Raporu hazırlarken aynı belgeyi iki kez saymamak için belge numarası veya benzersiz kayıt bilgisi kullanın. Özellikle yeniden gönderim ve durum değişikliklerinde tek işlem ile yeni belgeyi birbirinden ayırmak gerekir.

Örneğin satış programında 600 POS işlemi görünürken Giden Kutusu 520 belge gösteriyorsa, kalan işlemlerin belgeye dönüşüp dönüşmediğini araştırın. Bu farkı doğrudan eksik kontör kabul etmek, yanlış paket kararına yol açabilir.

Butik kontör ihtiyacına sezon ve kampanya payı nasıl eklenir?

Butik kontör ihtiyacına sezon payı eklemek için normal ay tüketimi ile beklenen yoğun ay arasındaki belge farkı hesaplanmalıdır. Paket kararı, yalnızca yıllık ortalamaya göre verilmemelidir.

Giyim butiklerinde yeni koleksiyon, bayram, okul dönemi, indirim haftası veya özel gün kampanyası satışları artırabilir. Artışın kontör etkisi, satış tutarıyla değil, kampanya sırasında oluşacak ek belge sayısıyla ölçülür.

Örneğin normal ayda 528 kontör kullanan Lale Butik, kampanya döneminde 180 ek e-Arşiv belgesi oluşturacağını tahmin etsin. Ayrıca 10 gelen alış belgesi ve 8 ayrı sevk belgesi bekleniyorsa, ek ihtiyaç 198 kontördür.

Bu durumda kampanya ayı için planlanan toplam 726 kontöre çıkar. Rakam, gerçekleşmiş tüketim değil, işletmenin verdiği bir planlama varsayımıdır; kampanya sonunda gerçek portal raporuyla karşılaştırılmalıdır.

Sezon payı hesaplanırken yalnızca satış artışı dikkate alınmamalıdır. Yeni stok alımları, mağazalar arası transferler, değişim işlemleri ve kampanya nedeniyle artan iade belgeleri de ayrı satırlarda yazılmalıdır.

Yoğun sezon kısa sürüyorsa, tüm yılın paketini yalnızca zirve aya göre seçmek yerine kullanım süresi ve yeniden kontör tanımlama yöntemini inceleyin. Böylece kullanılmayan kapasite ve dönem ortası eksikliği birlikte değerlendirilir.

Sezon tahmini belirsizse, son benzer kampanyanın belge raporu en iyi başlangıç verisidir. Geçmiş kayıt yoksa mali müşavirinizle senaryo hazırlayın ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kampanya planında önce beklenen ek satış belgelerini, sonra ek alış ve sevkiyat belgelerini yazın. İade tahmini varsa bunu ayrı satırda tutun; böylece kampanya etkisi ile normal operasyon payı birbirine karışmaz.

Kampanya satış tutarı yüksek fakat belge adedi düşükse, yalnızca ciro artışına bakarak kontör kapasitesini yükseltmeyin. Tersine, düşük tutarlı çok sayıda ayrı satış belgesi oluşuyorsa, belge adedi paket kararında daha belirleyici olur.

Özet: 5 maddede butik kontör ihtiyacı

Butik kontör ihtiyacı, aylık satış sayısından ibaret değildir; gelen belgeler, ayrı sevkiyatlar, iadeler ve dönemsel artışlar birlikte hesaplanmalıdır. En güvenilir paket önerisi, portal kayıtlarıyla doğrulanmış belge hacminden çıkar.

• Butik ayda kaç kontör tüketir sorusunun yanıtı, giden ve gelen belge adetlerinin toplamıdır.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; ürün satırı ve ürün adedi ayrı kontör oluşturmaz.
• e-Fatura, e-Arşiv ve ayrı e-İrsaliye akışları, oluşan gerçek belge adedi üzerinden izlenmelidir.
• İade, iptal ve tekrar düzenleme işlemlerinde kontör iadesi varsayılmamalı, portal raporundaki belge hareketi kontrol edilmelidir.
• Paket kapasitesi, normal ay ile yoğun sezon ihtiyacını ve işletmenin belirlediği operasyon payını karşılamalıdır.

Karar vermeden önce son üç ayın Giden Kutusu ve Gelen Kutusu kayıtlarını çıkarın. Ardından POS, muhasebe ve depo kayıtlarıyla karşılaştırın; fark varsa belge oluşturma akışını mali müşavirinizle inceleyin.

Mevzuat ve belge yükümlülükleri değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kullanım koşulları işletmenin durumuna göre değerlendirilmelidir.

İşletmeniz için hesaplanan hacmi karşılaştırmak isterseniz, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri paket koşullarıyla birlikte kontrol edilmelidir.