Mali Müşavir e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Mali müşavir, yalnızca mali müşavirlik faaliyeti yürüttüğü için e-İrsaliye kullanmak zorunda değildir. Zorunluluk, unvandan değil, mal sevkiyatı ve GİB’in belirlediği mükellef kapsamından doğar.

Bu rehber, serbest çalışan mali müşavirlerin ve mali müşavirlik şirketlerinin belge karışıklığını çözmek için hazırlanmıştır. Hizmet sunarken hangi belgenin düzenleneceğini, mal alımında hangi sorumluluğun doğacağını ve ek faaliyetlerde e-İrsaliye kapsamının nasıl kontrol edileceğini açıklar.

Mali müşavirlik hizmeti, temel olarak danışmanlık, kayıt, beyanname ve raporlama işlerinden oluşur. Bu hizmetlerde fiziksel bir ticari malın müşteriye gönderilmesi bulunmaz. Bu nedenle sırf müşteri evrakı, sözleşme veya çalışma dosyası taşımak, genellikle e-İrsaliye gerektiren mal sevkiyatı anlamına gelmez.

Ancak mali müşavir işletmesi ayrıca bilgisayar, kırtasiye ürünü, ofis ekipmanı veya başka ticari malların alım satımını yapıyorsa değerlendirme değişebilir. Böyle bir durumda yükümlülük, mali müşavirlik unvanından bağımsız olarak ek faaliyete ve ilgili mükellef kapsamına göre incelenir.

Örneğin bir mali müşavir, müşterilerine yalnızca muhasebe ve danışmanlık hizmeti veriyorsa e-İrsaliye düzenlemez. Aynı işletme yazıcı, toner veya bilgisayar satmaya başlarsa malın hareketi, gönderici sıfatı ve GİB kapsamı ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: Mali müşavir olan herkes, her müşteri evrakı hareketinde e-İrsaliye keser. Doğru: e-İrsaliye, kapsam dahilindeki ticari mal sevkiyatlarında gündeme gelir; hizmet ve evrak gönderimi tek başına yeterli değildir.

Faaliyet modelini daha geniş görmek isteyenler, mali müşavir sektörü için e-dönüşüm çözümleri sayfasındaki belge ayrımlarını da inceleyebilir. Yine de kesin kapsam, güncel GİB duyurusu ve mali müşavirin görüşüyle teyit edilmelidir.

Mali müşavir e-irsaliye kullanmak zorunda mı?

Mali müşavir e-İrsaliye kullanmak zorunda değildir; bunun için işletmenin mal sevkiyatı yapması ve ilgili zorunluluk kapsamına girmesi gerekir. Mesleki unvan, tek başına e-İrsaliye yükümlülüğü oluşturmaz.

Bir mali müşavirlik bürosu yalnızca defter tutma, bordro, beyanname ve danışmanlık hizmeti veriyorsa ticari mal göndermeyebilir. Bu durumda hizmetin belgesi, işletmenin hukuki yapısına ve müşteriyle kurulan ilişkiye göre e-SMM veya fatura olabilir.

e-İrsaliye, satış faturasının elektronik biçimi değildir. Belirli bir malın bir adresten başka bir adrese taşındığını gösteren sevkiyat belgesidir. Bu nedenle hizmet bedeli tahsil edilirken e-İrsaliye oluşturulması beklenmez.

Bir mali müşavir, müşterisine imzalı rapor veya basılı çalışma dosyası kargoladığında da otomatik olarak e-İrsaliye düzenlemez. Burada taşınan şey, ticari satışa konu bir mal değil, mesleki çalışma evrakıdır.

Farklı bir faaliyet kodu, depo, satış kanalı veya ürün stoğu bulunuyorsa durum yeniden değerlendirilir. Özellikle şirket yapısındaki mali müşavirlik firmalarında, hizmet faaliyeti ile ticari mal faaliyetinin muhasebe kayıtları ayrı incelenmelidir.

Bu nedenle ilk soru, işletmenin mali müşavir olup olmadığı değil, kapsam dahilinde bir mal sevkiyatı yapıp yapmadığıdır. İkinci soru ise işletmenin GİB tarafından belirlenen e-İrsaliye yükümlülüklerinden birine girip girmediğidir.

Güncel teknik uygulama ve başvuru yöntemleri için e-İrsaliye uygulamasının belge ve süreç bilgilerini inceleyebilirsiniz. Sayfadaki bilgiler, mevzuat kontrolünün yerine geçmez; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-İrsaliye nedir ve mali müşavirlikte ne zaman gerekir?

e-İrsaliye, ticari malların sevkiyatını elektronik ortamda belgeleyen ve sevkiyat bilgilerini kayıt altına alan belgedir. Mali müşavirlikte, yalnızca işletmenin mal gönderdiği veya kapsam dahilinde mal taşıttığı durumlarda gündeme gelir.

Belgenin temel amacı, malın kimden çıktığını, kime gönderildiğini, hangi adrese taşındığını ve sevkiyatın hangi ürünleri kapsadığını göstermektir. Fatura ise satışın veya hizmetin mali ve ticari karşılığını belgelendirir.

Bir mali müşavirlik firması müşterisine elektronik defter danışmanlığı verdiğinde hizmet sunar. Bu işlemde mal hareketi olmadığı için e-İrsaliye düzenlenmez. Müşteriye rapor gönderilmesi de tek başına ticari sevkiyat sayılmaz.

İşletme aynı zamanda bilgisayar, yazıcı veya ofis ürünü satıyorsa, sevkiyatın niteliği değişir. Satılan ürünün depodan müşteriye, şubeye veya taşıyıcıya gönderilmesi, ilgili kurallar çerçevesinde e-İrsaliye değerlendirmesi gerektirebilir.

Belgenin düzenlenme zamanı da önemlidir. Zorunlu kapsamdaki mükellef, mal hareketi başlamadan önce sevkiyat bilgilerini doğru şekilde oluşturmalıdır. Sonradan düzenlenen fatura, geçmişteki sevkiyat belgesi eksikliğini otomatik olarak gidermez.

İrsaliye üzerindeki ürün bilgisi, miktar, alıcı ve taşıma adresi gerçeği yansıtmalıdır. Mali müşavir, müşterisi adına işlem yürütüyorsa düzenleme sorumluluğunun kime ait olduğunu ayrıca belirlemelidir.

Her fiziksel paket, dosya veya zarf için e-İrsaliye aranmaz. Belgenin gerekip gerekmediği, taşınan şeyin niteliği, sevkiyatın ticari amacı ve işletmenin mevzuat kapsamı birlikte değerlendirilerek belirlenir.

Mali müşavirlik hizmetinde hangi belge düzenlenir?

Mali müşavirlik hizmetinde düzenlenecek belge, hizmeti verenin hukuki yapısına, müşteri türüne ve elektronik belge kapsamına göre belirlenir. Serbest meslek faaliyeti yürüten gerçek kişilerde e-SMM, şirket yapısında ise uygun fatura türü gündeme gelebilir.

e-Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek faaliyetinden doğan tahsilatı ve hizmet bedelini belgeleyen elektronik belgedir. Mali müşavir, kendi adına serbest meslek faaliyeti yürütüyorsa müşterisine sunduğu hizmet için e-SMM süreçlerini incelemelidir.

e-SMM, malın taşındığını göstermez. Bu nedenle e-SMM düzenlenmesi, hizmet sırasında ayrıca e-İrsaliye hazırlanmasını gerektirmez. Aynı şekilde e-İrsaliye düzenlenmesi de hizmet bedelinin belgelendirildiği anlamına gelmez.

Mali müşavirlik hizmeti bir sermaye şirketi tarafından veriliyorsa fatura düzeni devreye girebilir. Faturanın e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi, müşterinin elektronik belge durumuna ve yürürlükteki kurallara göre belirlenir.

Örneğin mali müşavirlik şirketi, bir anonim şirkete aylık muhasebe danışmanlığı verdiğinde hizmet bedelini uygun fatura ile belgelendirir. Şirket müşterisine dosya, rapor veya sözleşme göndermesi bu faturaya ek olarak e-İrsaliye doğurmaz.

Mal satışı da aynı işletmenin faaliyetleri arasındaysa iki ayrı belge süreci oluşabilir. Satış için fatura, malın sevkiyatı için ise kapsam dahilindeyse e-İrsaliye düzenlenebilir. Bu iki belge birbirinin alternatifi değildir.

Yanlış: Hizmet faturası kesildiğinde mal sevkiyatı belgesi de otomatik olarak tamamlanmış olur. Doğru: Hizmet belgesi ile mal taşıma belgesi farklı olayları kanıtlar ve ayrı kurallara tabidir.

Mal sevkiyatı varsa mali müşavir e-irsaliye zorunluluğunu nasıl belirler?

Mal sevkiyatı varsa mali müşavir e-İrsaliye zorunluluğu; işletmenin faaliyet alanı, mükellef statüsü, GİB kapsamı ve taşınan malın ticari niteliği birlikte incelenerek belirlenir. Tek bir ölçütle kesin sonuç verilmez.

İlk adım, işletmenin hangi faaliyetleri yürüttüğünü yazılı olarak ayırmaktır. Mali müşavirlik hizmeti, danışmanlık, ürün satışı, depo işletmesi ve şube transferleri aynı başlık altında değerlendirilmemelidir.

İkinci adım, işletmenin e-Fatura kullanıcı durumu ile e-İrsaliye kapsamını birbirinden ayırmaktır. e-Fatura kullanıcısı olmak, her durumda otomatik e-İrsaliye zorunluluğu sonucunu tek başına vermez.

Üçüncü adımda GİB’in güncel duyuruları, uygulama kılavuzları ve geçiş açıklamaları incelenir. Kapsam, faaliyet grupları ve geçiş koşulları zamanla değişebileceği için eski bir blog yazısı tek başına yeterli kaynak değildir.

Sevkiyatın kim tarafından yapıldığı da önem taşır. Malı gönderen işletme, taşıma işini kargoya verse bile belge sorumluluğunu tamamen taşıyıcıya bırakmış olmayabilir. Satıcı, taşıyıcı ve alıcı rollerinin sözleşmede açıkça belirlenmesi gerekir.

Bir mali müşavirlik şirketi, müşterisi adına sadece danışmanlık veriyorsa e-İrsaliye yükümlülüğü doğmayabilir. Aynı şirket müşterisinin ürünlerini kendi deposundan gönderiyor veya satışa aracılık ediyorsa işlem modeli ayrıca incelenmelidir.

Kesin karar vermeden önce işletmenin vergi kimliği, faaliyet kodları, belge türleri ve sevkiyat senaryosu birlikte değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski hadlere veya tarihlere dayanarak işlem yapmayın.

E-fatura veya e-arşiv fatura e-irsaliye yerine geçer mi?

E-Fatura veya e-Arşiv Fatura, kural olarak e-İrsaliye yerine geçmez. Fatura satış ya da hizmet bedelini, e-İrsaliye ise kapsam dahilindeki malın sevkiyatını ve hareketini belgelendirir.

Bir ürün satıldığında fatura düzenlenmesi gerekir. Ürün depodan müşteriye gönderiliyorsa, işletmenin e-İrsaliye kapsamı da ayrıca kontrol edilir. Faturanın üzerinde ürün bilgilerinin bulunması, taşıma belgesi ihtiyacını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Örneğin mali müşavirlik şirketi, ofis ekipmanı satıyorsa müşterisine fatura kesebilir. Ürün başka bir adrese gönderiliyorsa, sevkiyatın belge düzeni fatura işleminden bağımsız incelenir. Alıcıya yalnızca faturayı göndermek yeterli olmayabilir.

Fatura ile irsaliye ayrımını farklı bir sektör örneği üzerinden görmek isteyenler, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura arasındaki farkları anlatan inşaat örneğini inceleyebilir. Bu ayrım, sevkiyat belgesinin neden ayrı ele alındığını da gösterir.

Yanlış: E-Arşiv Fatura düzenlendiği için ürün taşıma sırasında başka belge gerekmez. Doğru: Fatura satış bedelini, e-İrsaliye ise malın sevk edildiğini gösterir; işletmenin kapsamı ayrıca kontrol edilir.

Mal satışında fatura ve e-İrsaliye bilgileri birbiriyle çelişmemelidir. Ürün adı, miktar, alıcı ve adres farklılıkları denetimde açıklama gerektirebilir. Belge numaralarının ve sevkiyat tarihinin sistem kayıtlarıyla uyumlu olması önemlidir.

Bu nedenle mali müşavir, müşterisine belge danışmanlığı verirken faturanın düzenlenmesini sevkiyat süreciyle birlikte değerlendirmelidir. Sadece fatura kesilip taşıma adımı kontrol edilmezse belge zincirinde eksiklik oluşabilir.

Kargo ile gönderimde mali müşavir e-irsaliye süreci nasıl işler?

Kargo ile gönderimde mali müşavir e-İrsaliye süreci, malı gönderen işletmenin sorumluluğu ile taşıyıcının taşıma hizmetini birbirinden ayırır. Kargo firmasının ürünü taşıması, her durumda satıcının e-İrsaliye düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Satıcı işletme, malın gönderici ve alıcı bilgilerini, teslim adresini, ürünleri ve miktarları doğru tanımlamalıdır. Kargo firması ise taşıma operasyonunu, şube kabulünü ve teslim adımını kendi taşıma kayıtlarıyla yürütür.

Kargo makbuzu, taşıma senedi veya gönderi takip numarası ile e-İrsaliye aynı belge değildir. Bu belgeler birbirine referans verebilir; ancak biri diğerinin hukuki ve teknik işlevini otomatik olarak üstlenmez.

Örneğin mali müşavirlik şirketi, müşterisine sattığı yazıcıyı kargo ile gönderiyorsa ürün satışının faturası ve sevkiyatın belge düzeni ayrı kontrol edilir. Şirket yalnızca rapor veya sözleşme gönderiyorsa, ticari mal sevkiyatı bulunmadığından değerlendirme farklı olur.

Kargo süreçlerinde adresin eksik yazılması, ürün miktarının yanlış girilmesi veya taşıyıcı bilgilerinin sisteme aktarılmaması sık görülen operasyon hatalarıdır. Bu nedenle gönderimden önce belge ve kargo etiketi birlikte karşılaştırılmalıdır.

Kargo şirketlerinin faturalama sürecini ayrıca anlamak için kargo e-Fatura sürecini anlatan rehbere bakılabilir. Bu içerik, taşıyıcının kendi hizmet belgesiyle malı gönderen işletmenin sevkiyat belgesini ayırmaya yardımcı olur.

Taşıma sözleşmesi, gönderici rolü ve malın kime ait olduğu belirsizse işlem başlamadan önce açıklığa kavuşturulmalıdır. Özellikle müşterinin malı üçüncü bir adrese gönderiliyorsa, gönderici ve teslim alan bilgileri mali müşavir tarafından teyit edilmelidir.

e-İrsaliyede hangi bilgiler kontrol edilmelidir?

e-İrsaliyede gönderici, alıcı, taşıma, ürün ve sevkiyat bilgilerinin gerçeğe uygunluğu kontrol edilmelidir. Eksik veya hatalı bilgi, belgenin teknik olarak oluşturulmasından sonra bile operasyonel sorun yaratabilir.

Belge numarası, düzenleme tarihi, gönderici bilgileri ve alıcı bilgileri ilk kontrol grubunu oluşturur. Vergi kimlik bilgileri, unvan ve adres kayıtları müşteri kartındaki güncel bilgilerle karşılaştırılmalıdır.

Ürün adı, stok kodu, miktar, ölçü birimi ve gerekiyorsa açıklama alanları ikinci gruptur. Mali müşavir, müşterisinin ürün listesini bilmiyorsa tahmini bilgi girmemeli; gönderici işletmeden doğrulanmış liste istemelidir.

Taşıma sırasında araç, sürücü, taşıyıcı, teslim adresi ve sevkiyat açıklaması gibi alanlar da işlem modeline göre incelenir. Her alanın zorunluluğu, kullanılan yöntem ve güncel teknik kurallara göre farklılaşabilir.

• Gönderici ve alıcının unvanı ile vergi kimlik bilgilerinin doğru olduğu kontrol edilmelidir.
• Ürün adı, miktarı ve ölçü biriminin fiili sevkiyatla aynı olduğu doğrulanmalıdır.
• Teslim adresi, depo adresi veya şube bilgisinin güncel kayıtla eşleştiği görülmelidir.
• Taşıyıcı, araç ve sürücü bilgilerinin işlem gerektiriyorsa eksiksiz girildiği kontrol edilmelidir.
• Belge numarası, düzenleme tarihi ve sevkiyat zamanının sistem kayıtlarıyla uyumlu olduğu incelenmelidir.
• Hata, kabul, ret veya teslim durumlarının kullanılan sistem üzerinden takip edildiği teyit edilmelidir.

Belge oluşturulduktan sonra yalnızca PDF veya yazdırılmış görüntü saklamak yeterli olmayabilir. Elektronik kayıt, sistem durumu ve ilgili işlem geçmişi birlikte korunmalıdır.

Sevkiyat başlamadan önce fark edilen hatalar, uygulamanın izin verdiği düzeltme veya iptal adımlarıyla giderilmelidir. Sevkiyat başladıktan sonra yapılacak işlem, belge türüne ve olayın niteliğine göre değişebilir.

Bu nedenle mali müşavir, müşterisi adına e-İrsaliye düzenliyorsa bir kontrol formu oluşturmalıdır. Form, her sevkiyatta aynı alanların gözden geçirilmesini ve sorumluluğun kişilere göre netleşmesini sağlar.

Mali müşavir kendi adına mal alırsa belge sorumluluğu değişir mi?

Mali müşavirin kendi adına mal satın alması, onu otomatik olarak e-İrsaliye düzenleyen taraf yapmaz. Düzenleme sorumluluğu çoğunlukla malı gönderen ve sevk eden işletmenin kapsamına göre belirlenir.

Bir mali müşavirlik bürosu yazıcı, toner, kâğıt veya mobilya satın aldığında alıcı konumundadır. Malı tedarikçi gönderiyorsa, sevkiyat belgesini tedarikçinin düzenleyip düzenlemeyeceği kendi yükümlülüğüne göre değerlendirilir.

Alıcının belgeyi teslim alması, belge üzerinde yazan ürün ve miktarı kontrol etmesini gerektirir. Eksik ürün, yanlış adres veya hatalı unvan fark edilirse tedarikçiyle hızlı şekilde iletişime geçilmelidir.

Örneğin küçük bir mali müşavirlik bürosu, yeni bir şube için beş bilgisayar alıyor olsun. Bilgisayarları satıcı gönderiyorsa mali müşavirlik bürosu satıcı gibi e-İrsaliye düzenlemez; ancak alıcı bilgileri ve teslim adresi doğru olmalıdır.

İşletme aynı ürünü müşterilerine satmaya başlarsa rol değişir. Bu durumda satış faturası, sevkiyat adresi, stok kaydı ve e-İrsaliye kapsamı birlikte değerlendirilir. Sadece ürün satın almak ile ürün ticareti yapmak aynı sonuçları doğurmaz.

Yanlış: İşletmeye gelen her koli için alıcı mali müşavir e-İrsaliye kesmelidir. Doğru: Alıcının temel görevi belgeyi kontrol etmek ve teslim almaktır; düzenleme sorumluluğu malı gönderen tarafın durumuna göre belirlenir.

Şubeler arası demirbaş veya stok hareketlerinde de malın niteliği ve taşımanın ticari amacı incelenmelidir. İşletme, kendi adına yapılan hareketleri kayıt altına almalı; ancak kesin belge türü için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirini kontrol etmelidir.

e-İrsaliye düzenlenmezse hangi riskler ortaya çıkar?

e-İrsaliye düzenlenmesi gereken bir sevkiyatta belgenin hiç düzenlenmemesi veya yanlış düzenlenmesi, vergi ve belge düzeni açısından risk yaratabilir. Riskin sonucu, olayın niteliğine ve yürürlükteki mevzuata göre değişir.

Fatura kesilmiş olması, sevkiyat belgesindeki eksikliği her durumda ortadan kaldırmaz. Denetimde satışın belgelenmesi ile malın taşınma sürecinin belgelenmesi ayrı başlıklarda incelenebilir.

Yanlış alıcı, eksik adres, hatalı ürün miktarı veya sevkiyat başlamasından sonra düzenlenen belge, kayıtların güvenilirliğini zayıflatabilir. Bu tür hatalar teslim sürecinde de iade, kabul ve stok uyuşmazlığı oluşturabilir.

Bir mali müşavir müşterisinin e-İrsaliye sürecini yürütüyorsa sorumlulukları yazılı iş akışıyla belirlemelidir. Belgeyi kim hazırlıyor, kim onaylıyor, kim taşıyıcıya iletiyor ve kim teslim durumunu izliyor soruları cevaplanmalıdır.

Hata fark edildiğinde kayıt silmek veya yeni belgeyi açıklamasız biçimde oluşturmak yerine uygulamanın izin verdiği düzeltme yöntemi kullanılmalıdır. Olayın tarihi, belge numarası, hata nedeni ve yapılan işlem dosyada tutulmalıdır.

Belge düzenine aykırılık halinde uygulanabilecek idari sonuçlar yıllık güncellenen mevzuata bağlı olabilir. Bu nedenle kesin ceza tutarı vermek yerine güncel GİB açıklaması, ilgili mevzuat ve mali müşavir görüşü birlikte kontrol edilmelidir.

Özellikle eski geçiş tarihleri veya eski hadler üzerinden işlem yapmak güvenli değildir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; değişiklikleri müşterileriniz için periyodik kontrol listesine ekleyin.

Mali müşavir e-irsaliye uygulamasına nasıl geçer?

Mali müşavir e-İrsaliye uygulamasına geçmeden önce işletmenin gerçekten kapsam dahilinde olup olmadığını ve hangi sevkiyatları yöneteceğini yazılı olarak belirlemelidir. Teknik başvuru, bu kapsam analizi tamamlandıktan sonra yapılmalıdır.

Geçiş sürecinde portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon gibi yöntemler değerlendirilebilir. Seçilecek yöntem, aylık belge hacmine, kullanıcı sayısına, müşteri süreçlerine ve teknik destek ihtiyacına göre belirlenmelidir.

1. İşletmenin faaliyetlerini, mükellef statüsünü ve e-İrsaliye kapsamını güncel GİB kaynaklarıyla kontrol edin.
2. Mal sevkiyatında gönderici, alıcı, taşıyıcı ve onay sorumlularını yazılı olarak belirleyin.
3. Ürün kartlarını, ölçü birimlerini, adresleri ve vergi kimlik bilgilerini sistemde güncelleyin.
4. Portal, entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden işletmeye uygun olanı seçin.
5. Gerçek sevkiyat öncesinde test belgesi oluşturarak hata, yanıt ve arşiv akışını deneyin.
6. Kullanıcıları belge oluşturma, düzeltme, iptal ve teslim takibi konusunda eğitin.

Geçiş sonrasında sadece belge oluşturmak yeterli değildir. Her sevkiyatın doğru müşteri kartıyla eşleşmesi, taşıyıcıya iletilmesi ve elektronik kayıtlarının erişilebilir kalması gerekir.

• Her ürün sevkiyatında fatura ve e-İrsaliye ilişkisinin kontrol edildiği bir sorumlu belirlenmelidir.
• Günlük gönderim listesi ile sistemdeki belge numaraları karşılaştırılmalıdır.
• Hatalı adres ve miktar bildirimleri aynı iş günü içinde ilgili kişiye aktarılmalıdır.
• Taşıyıcıdan gelen teslim veya sorun bilgileri müşteri dosyasına işlenmelidir.
• Mevzuat değişiklikleri için aylık veya dönemsel kontrol tarihi oluşturulmalıdır.

Bir mali müşavir, müşterileri adına işlem yapıyorsa her müşterinin kapsamını ayrı dosyalamalıdır. Aynı sektörde bulunan iki işletmenin faaliyet yapısı, e-İrsaliye yükümlülüğü veya sevkiyat yöntemi aynı olmayabilir.

Başvuru ve geçiş tarihleri için eski takvimleri kopyalamak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik geçiş, mevzuat kapsamı doğrulanmadan başlatılırsa gereksiz işlem veya eksik belge riski oluşabilir.

e-İrsaliye ve e-SMM arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye mal sevkiyatını, e-SMM ise serbest meslek hizmetini ve tahsilatını belgeleyen elektronik belgedir. Mali müşavir için fark, hizmet sunumu ile ticari mal hareketinin iki ayrı olay olmasıdır.

e-SMM düzenlenmesi, mali müşavirlik hizmetinin müşteriye sunulduğunu gösterir. Hizmetin karşılığında alınan bedel, stopaj ve diğer alanlar ilgili belge düzenine göre işlenir. Bu belge, araçla taşınan ürünün teslim edildiğini kanıtlamaz.

e-İrsaliye ise ürünün hareketine odaklanır. Gönderici, alıcı, ürün, miktar, adres ve taşıma bilgileri ön plana çıkar. Belgenin amacı, satış bedelini tahsil etmek değil, mal sevkiyatını kayıt altına almaktır.

Serbest çalışan mali müşavir, müşterisine aylık hizmet verdiğinde e-SMM düzenleyebilir. Aynı kişi ayrı bir ticari faaliyet kapsamında bilgisayar satıyorsa, satış ve sevkiyat için farklı belge süreçleri doğabilir.

Bu ayrım, belge türünü sadece müşteri adına göre seçmeyi engeller. İşlemin hizmet mi, mal satışı mı, yoksa malın işletme içindeki hareketi mi olduğu önce belirlenmelidir.

Bilgisayar servisi gibi faaliyetlerde elektronik belge kapsamının nasıl değişebildiğini görmek için faaliyete göre e-Fatura zorunluluğunu inceleyen rehbere bakılabilir. Buradaki temel yaklaşım, mali müşavirlikte de aynıdır: unvan değil, gerçek faaliyet ve belge olayı incelenir.

Özet: 5 maddede mali müşavir e-irsaliye zorunluluğu

Mali müşavir e-İrsaliye zorunluluğu, meslek unvanından değil, kapsam dahilindeki mal sevkiyatından doğar. Sadece muhasebe, danışmanlık, beyanname ve raporlama hizmeti veren bir büroda genellikle e-İrsaliye gündeme gelmez.

Belge seçimi yapılırken hizmet, satış, mal alımı ve taşıma olayları birbirinden ayrılmalıdır. Aşağıdaki beş madde, mali müşavirlik işletmesinin ilk kontrolünü yapmasına yardımcı olur.

• Hizmeti mal sevkiyatından ayırın. Mali müşavirlik hizmeti için e-SMM veya uygun fatura düzenlenebilir; rapor, sözleşme ve müşteri evrakı gönderimi tek başına e-İrsaliye gerektirmez.
• Ek faaliyetleri ayrıca inceleyin. Bilgisayar, yazıcı, kırtasiye veya başka ürünlerin satışı varsa işletmenin gönderici rolü, ürün hareketi ve GİB kapsamı birlikte değerlendirilmelidir.
• Fatura ile e-İrsaliyeyi karıştırmayın. E-Fatura veya e-Arşiv Fatura satış ya da hizmet bedelini, e-İrsaliye ise kapsam dahilindeki malın sevk edildiğini gösterir.
• Kargo taşımasını ayrı değerlendirin. Kargo firmasının taşıma hizmeti vermesi, malı gönderen işletmenin e-İrsaliye sorumluluğunu otomatik olarak ortadan kaldırmayabilir.
• Güncel kaynaklarla teyit edin. Kapsam, geçiş koşulları ve teknik süreçler değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük bir mali müşavirlik bürosu için en pratik yöntem, hizmet belgeleriyle mal alım-satım belgelerini ayrı klasörlemektir. Böylece hangi işlemin e-SMM, hangi işlemin fatura ve hangi işlemin sevkiyat belgesi gerektirdiği daha kolay izlenir.

Belge hacmi için teknik seçenek bakıyorsanız, efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar listelenir; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarla birlikte inceleyebilirsiniz.