Mali Müşavir Yıl Sonu Kontrol: e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi

Mali müşavir yıl sonu kontrol, mükelleflerin e-belge kapsamını, kayıtlarını, kontör tüketimini ve arşivini dönem kapanmadan doğrulamasıdır. Bu çalışma, yalnızca fatura sayısını toplamak anlamına gelmez.

Bu kontrol listesi, mali müşavirlerin farklı sektörlerdeki mükellef dosyalarını aynı yöntemle incelemesine yardımcı olur. Özellikle mali müşavir sektörü için belge statüsü, kullanıcı yetkisi, kontör hareketi ve saklama kanıtı birlikte değerlendirilir.

Mali müşavir yıl sonu kontrol neden yapılır?

Mali müşavir yıl sonu kontrol, e-belge süreçlerindeki eksik, hatalı veya doğrulanmamış kayıtları dönem kapanmadan belirlemek demektir.

Kontrolün ilk amacı, mükellefin hangi e-belgeleri kullandığını güncel biçimde ortaya koymaktır. Bir mükellef aynı anda e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM kullanabilir.

İkinci amaç, GİB sistemindeki belge durumu ile muhasebe kayıtlarını karşılaştırmaktır. Gönderilmiş görünen bir belgenin kabul, ret, iptal veya bekleme durumu ayrıca incelenmelidir.

Yıl sonu incelemesi, sonraki yılın ilk ayında oluşacak belge yoğunluğunu da öngörür. Kullanıcı hesabı, entegrasyon, kontör bakiyesi ve arşiv erişimi birlikte test edilir.

Bu çalışma vergi beyannamesi hazırlamanın yerine geçmez. Ancak belge kayıtlarının düzenli olması, muhasebe fişleriyle elektronik belgelerin karşılaştırılmasını daha izlenebilir hale getirir.

Kontrol sonucunda her mükellef için tarih, belge türü, sorun, sorumlu kişi ve düzeltme adımı kaydedilmelidir. Sözlü uyarı yerine yazılı bir kontrol kanıtı oluşturulmalıdır.

Faaliyeti değişen, yeni şube açan veya belge hacmi artan mükelleflerde kontrol daha geniş tutulmalıdır. Sadece düşük işlem hacmine bakarak yıl sonu incelemesini atlamak doğru değildir.

Yıl sonu e-Fatura ve e-Arşiv kapsamı nasıl doğrulanır?

Yıl sonu e-Fatura ve e-Arşiv kapsamı, mükellefin kullanıcı statüsü, faaliyet alanı, işlem türü ve güncel GİB kuralları birlikte incelenerek doğrulanır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik faturayı ifade eder. e-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemindeki alıcı statüsü ve işlem koşullarına göre farklı alıcılara düzenlenebilen elektronik faturadır.

Bir alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, yalnızca müşterinin sözlü beyanıyla belirlenmemelidir. Kullanıcı sorgusu, entegratör ekranı veya GİB kaynaklı güncel kayıt üzerinden kontrol edilmelidir.

Bu ayrımı uygularken e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını anlatan tekstil örneği benzeri alıcı statüsü senaryoları kullanılabilir.

Zorunluluklar, ciro veya işlem hadleri, sektör ve GİB düzenlemelerine göre değişebilir. Bu nedenle sabit bir eski listeyle işlem yapılmamalıdır.

Güncel bir had, tarih veya zorunluluk konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Rakam ezberlemek yerine kaynağın yayın tarihini ve kapsamını dosyalayın.

Mali müşavir yıl sonu kontrolünde mükellef listesi nasıl sınıflandırılır?

Mali müşavir yıl sonu kontrolünde mükellef listesi, belge türü, kullanıcı statüsü, işlem hacmi ve operasyon riskine göre sınıflandırılır.

İlk sınıf, e-Fatura kullanıcısı olan mükelleflerden oluşur. Bu dosyalarda gelen ve giden faturalar, karşı taraf statüsü, cevaplar ve muhasebe kayıtları birlikte incelenir.

İkinci sınıf, e-Arşiv ağırlıklı çalışan mükelleflerdir. Perakende, hizmet ve küçük işletme dosyalarında alıcı bilgisi, belge düzenleme kanalı ve günlük işlem yoğunluğu öne çıkar.

Üçüncü sınıf, sevkiyat yapan veya özel belge kullanan mükelleflerdir. Toptancı, üretici, eczane ve saha hizmeti veren işletmelerde e-İrsaliye veya e-SMM kontrolleri ayrıca yapılır.

Dördüncü sınıf, e-Defter kullanan mükelleflerdir. Bu dosyalarda defter dönemi, berat dosyaları, elektronik imza ve arşiv erişimi ayrı kontrol başlıkları olarak açılmalıdır.

Sınıflandırma yalnızca sektör adına göre yapılmamalıdır. Aynı sektördeki iki mükellefin şube sayısı, satış kanalı, belge hacmi ve kullandığı entegrasyon birbirinden farklı olabilir.

Her dosyaya risk seviyesi vermek, zamanın doğru kullanılmasını sağlar. Çok sayıda gelen belge alan, kullanıcı değişikliği yaşayan veya sık ret alan dosyalar öncelikli incelenmelidir.

Gelen ve giden e-Fatura kayıtları nasıl mutabıklaştırılır?

Gelen ve giden e-Fatura kayıtları, elektronik belge listesi ile muhasebe ve cari hesap kayıtları karşılaştırılarak mutabıklaştırılır.

Önce gelen faturalar ayrı, giden faturalar ayrı listelenmelidir. Her listede belge numarası, tarih, tutar, alıcı veya gönderici ve sistemdeki son durum bulunmalıdır.

Sonra belge durumu incelenir. Kabul edilmiş, reddedilmiş, iptal edilmiş, bekleyen veya teknik hata alan kayıtlar aynı toplam içinde değerlendirilmemelidir.

Gelen faturalar için ilgili cari hesap, gider veya stok kaydıyla karşılaştırma yapılır. Giden faturalar için satış kaydı, tahsilat süreci ve gerekiyorsa sevk belgesi incelenir.

e-Arşiv belgelerinde raporlama veya iletim kaydının bulunduğu ekran ayrıca kontrol edilmelidir. PDF çıktısının bulunması, elektronik belgenin tüm süreçlerinin tamamlandığını tek başına kanıtlamaz.

Yanlış: Sadece gönderilen faturaları saymak yeterlidir. Doğru: Gelen, giden, bekleyen ve sonuçlanmış belgeler ayrı listelerde karşılaştırılmalıdır.

Eksik kayıt bulunduğunda belgenin yeniden düzenlenmesi hemen kararlaştırılmamalıdır. Önce mevcut belgenin sistem durumu, muhasebe kaydı ve ilgili mevzuat süreci incelenmelidir.

Kontör tüketimi yıl sonunda nasıl hesaplanır?

Kontör tüketimi, dönem içindeki gelen ve giden elektronik belge adedi üzerinden hesaplanır; efaturakontor.com kuralında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Basit hesaplama yöntemi şudur: Kontör ihtiyacı, gelen belgelerin toplamı ile giden belgelerin toplamının toplanmasıyla bulunur. Belge türleri ve sözleşme kapsamı ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin varsayımsal bir dosyada 180 gelen e-Fatura, 95 giden e-Arşiv fatura ve 25 e-İrsaliye varsa toplam işlem adedi 300 olur. Bu örnek, gerçek mükellef tüketimi değildir.

Kontör hesabı yapılırken yalnızca fatura tutarına bakılmaz. Belge adedi, gelen kutusu, giden kutusu, farklı belge türleri ve entegrasyon raporları birlikte değerlendirilir.

Bir belgenin teknik olarak tekrar gönderilmesi, beklemesi veya hata alması halinde tüketim ekranındaki hareket incelenmelidir. Aynı belge numarasını iki kez saymamak için sistem raporu esas alınmalıdır.

Yanlış: Kontör ihtiyacını yalnızca giden fatura adediyle tahmin etmek. Doğru: Gelen ve giden belgeleri belge türüne göre ayrı sayıp toplam tüketimi raporla doğrulamak.

Özellikle eczane gibi yüksek sayıda alım yapan işletmelerde eczanelerde kontör tüketimi ve fatura hacmi birlikte incelenmelidir. e-Defter gibi ürünlerdeki özel tüketim koşulları ise ilgili hizmet kapsamından teyit edilmelidir.

Yıl sonu kontrolünde e-İrsaliye, e-SMM ve e-MM nasıl incelenir?

e-İrsaliye, e-SMM ve e-MM yıl sonu kontrolünde, belgenin faaliyet ve işlemle uyumu, tarihleri, tarafları ve sistemdeki son durumu incelenerek değerlendirilir.

e-İrsaliye, mal sevkini gösteren elektronik belgedir. Faturanın kendisi değildir. Sevk tarihi, araç veya teslim bilgisi, belge numarası ve alıcı kayıtları operasyon kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

e-SMM, serbest meslek erbabının sunduğu hizmet karşılığında düzenlediği elektronik serbest meslek makbuzudur. Hizmet tarihi, alıcı bilgisi ve tahsilatla ilgili kayıtlar birlikte incelenmelidir.

e-MM, müstahsil makbuzu düzenleyen işletmelerin üretici veya satıcı işlemlerinde kullandığı elektronik belgedir. Ürün, satıcı, tarih ve bedel bilgilerinin dayanak kayıtlarla uyumu aranır.

Bir mali müşavir, mükellefin kullandığı tüm belge türlerini aynı kontrol ekranında toplamamalıdır. Her belge türü için ayrı durum listesi ve ayrı sorumlu belirlemek daha güvenlidir.

Yanlış: e-İrsaliye düzenlendiğinde fatura yükümlülüğü de otomatik olarak tamamlanmış sayılır. Doğru: Sevk belgesi ile fatura süreci ayrı ayrı takip edilmelidir.

Belge türü zorunluluğu faaliyet, işlem, sektör ve güncel GİB düzenlemelerine göre değişebilir. Tereddüt halinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski uygulamayı otomatik sürdürmeyin.

e-İrsaliye kullanan dosyalarda e-İrsaliye ürün kapsamındaki gönderim, kabul ve arşiv kayıtları da kontrol planına eklenmelidir.

e-Defter ve e-belge arşivi yıl sonunda nasıl kontrol edilir?

e-Defter ve e-belge arşivi, orijinal elektronik dosyalar, beratlar, sistem kayıtları ve erişim kanıtları birlikte kontrol edilerek doğrulanır.

Elektronik arşiv yalnızca PDF çıktılarından oluşmaz. Belgenin elektronik aslı, belge numarası, tarih, gönderim veya alım durumu ve gerekli teknik kayıtlar da korunmalıdır.

Ücretsiz e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama sunulması, mali müşavirin dosya kontrolünü ortadan kaldırmaz. Belgeye erişim, arama, indirme ve gerektiğinde paylaşma işlemleri test edilmelidir.

e-Defter dosyalarında ilgili dönem dosyaları, beratlar, elektronik imza veya mali mühür süreçleri ve saklama konumu kontrol edilmelidir. Dosya adlandırması dönem bazında standartlaştırılmalıdır.

Bir arşiv dosyası örnek olarak açılmalı, belge görüntülenmeli ve gerekli kayıtların aynı dosyaya ait olduğu doğrulanmalıdır. Yalnızca klasör adının bulunması yeterli kanıt değildir.

Yanlış: PDF çıktısını saklamak, elektronik arşiv yükümlülüğünü tamamen karşılar. Doğru: Elektronik aslı, teknik kayıtları ve erişim kanıtını birlikte korumak gerekir.

e-Defter kapsamını ayrıca incelemek isteyen mali müşavirler e-Defter süreçleri ve saklama başlıklarını kontrol dosyasına ekleyebilir. Güncel saklama koşulları için GİB duyurusu ve hizmet sözleşmesi birlikte incelenmelidir.

GİB, özel entegratör ve kullanıcı yetkileri nasıl kontrol edilir?

GİB, özel entegratör ve kullanıcı yetkileri; hesap statüsü, yetkili kullanıcı, sertifika, entegrasyon ve bildirim kanalları kontrol edilerek doğrulanır.

Önce mükellefin GİB tarafındaki elektronik belge kullanıcı statüsü kontrol edilmelidir. Kullanıcı statüsü değişmişse, yalnızca eski entegratör ekranındaki bilgiyle işlem yapılmamalıdır.

Sonra özel entegratör hesabındaki kullanıcılar incelenir. İşten ayrılan personelin erişimi kapatılmalı, mali müşavir veya yetkili personelin rolü görev kapsamına göre güncellenmelidir.

Entegrasyon kullanılan dosyalarda servis bağlantısı, belge aktarımı, hata bildirimleri ve e-posta adresleri test edilmelidir. Eski çalışan hesabına bağlı bildirimler yıl sonunda risk oluşturur.

Elektronik imza, mali mühür veya benzeri kimlik doğrulama araçlarının geçerliliği ayrıca takip edilmelidir. Geçerlilik tarihi bilinmiyorsa yetkili sağlayıcının güncel kaydı incelenmelidir.

Uzman notu: Kullanıcı şifresini dosyaya yazmak yerine yetki sahibini, erişim tarihini ve yapılacak işlemi kayıt altına alın. Şifre paylaşımı denetim kanıtı değildir.

Yetki değişiklikleri için vekâlet, sözleşme veya kurum içi görevlendirme kayıtları dosyada bulunmalıdır. Hukuki kapsam konusunda belirsizlik varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mükellef bazlı yıl sonu e-belge dosyası nasıl hazırlanır?

Mükellef bazlı yıl sonu e-belge dosyası, kapsam, rapor, istisna, kontör ve sorumlu bilgilerini tek bir izlenebilir klasörde toplayarak hazırlanır.

Dosyanın ilk sayfasında mükellefin unvanı, vergi bilgileri, kullanılan belge türleri, kontrol dönemi ve kontrolü yapan kişi yazılmalıdır. Böylece rapor başka dosyalarla karışmaz.

1. Önce mükellefin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Defter kullanım durumu güncel kayıtlarla belirlenmelidir.
2. Sonra gelen ve giden belge listeleri, belge numarası, tarih, taraf ve son durum bilgileriyle dışa aktarılmalıdır.
3. Elektronik listeler, muhasebe kayıtları, cari hesaplar ve gerekiyorsa sevk veya hizmet kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.
4. Kontör ekranından dönem tüketimi alınmalı ve gelen-giden belge toplamlarıyla açıklanabilir biçimde eşleştirilmelidir.
5. Eksik, hatalı, bekleyen veya açıklama gerektiren kayıtlar ayrı bir istisna listesinde sorumlu kişiyle yazılmalıdır.
6. Son kontrolde tarih, kontrolü yapan kişi, tamamlanmayan işlem ve takip tarihi dosyaya eklenmelidir.

Her mükellefte aynı dosya adlandırma biçimini kullanmak, yıl sonunda arama süresini azaltır. Örneğin yıl, vergi bilgisi ve belge türü birlikte kodlanabilir.

Dosyada gereksiz kişisel veri tutulmamalıdır. Erişim, yalnızca işi gereği belgeye ulaşması gereken çalışanlara verilmelidir.

Kontrol listesi tamamlandığında dosya kapanmış sayılmaz. İstisna listesinde açık kalan maddeler için yeni bir takip tarihi oluşturulmalı ve sorumlusu belirtilmelidir.

Mali müşavir yıl sonu kontrolünde hangi hatalardan kaçınılır?

Mali müşavir yıl sonu kontrolünde en sık hatalar, eski zorunluluk bilgisine güvenmek, gelen belgeleri atlamak ve sistem durumunu muhasebe kaydıyla karşılaştırmamaktır.

İlk hata, bütün mükelleflerin aynı belge türünü kullanacağını varsaymaktır. Faaliyet, satış kanalı, alıcı profili ve güncel GİB düzenlemeleri ayrı değerlendirilmelidir.

İkinci hata, e-Arşiv fatura ile e-Faturayı yalnızca PDF görünümüne göre ayırmaktır. Alıcı statüsü, düzenleme kanalı ve sistemdeki elektronik kayıt esas alınmalıdır.

Üçüncü hata, kontör hesabını sadece satış faturalarından çıkarmaktır. Gelen belgeler de tüketim hesabına dahil olduğundan gelen kutusu ayrıca raporlanmalıdır.

Dördüncü hata, iptal veya ret sürecini muhasebe notuyla kapatmaktır. Belgenin elektronik sistemdeki durumu ve ilgili düzeltme adımı ayrıca kanıtlanmalıdır.

Yanlış: Eski yılın zorunluluk tablosunu yeni yılda değiştirmeden kullanmak. Doğru: Güncel GİB duyurusunu, mükellef faaliyetini ve entegratör ekranını birlikte kontrol etmek.

Toptancı gibi yüksek hacimli dosyalarda toptancıların sık e-Fatura hataları kontrol senaryosu olarak incelenebilir. Ancak başka sektördeki örnek, mükellefin kendi mevzuat değerlendirmesinin yerine geçmez.

Kontrol listesi küçük işletmede nasıl uygulanır?

Kontrol listesi küçük işletmede, günlük belge sayısını, kullanıcı erişimini ve kontör hareketini basit fakat kanıtlanabilir adımlarla takip ederek uygulanır.

Örneğin bir eczanenin mali müşavirini düşünelim. Varsayımsal olarak ay içinde 85 gelen e-Fatura, 42 giden e-Arşiv fatura ve 6 e-İrsaliye oluşmuş olsun.

Her gelen veya giden belge 1 kontör düşürüyorsa bu örneğin toplam tüketimi 133 kontördür. Bu sayı yalnızca yöntemi göstermek içindir; gerçek tüketim sistem raporundan alınmalıdır.

• Mükellefin hangi e-belge türlerini kullandığı ve kullanıcı statüsü güncel kayıttan doğrulanmalıdır.
• Gelen kutusundaki belgeler cari hesap ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.
• Giden faturalar ile satış, tahsilat veya sevk kayıtları arasında açıklanamayan fark bırakılmamalıdır.
• Kontör bakiyesi ve dönem tüketimi, gelen-giden belge adediyle birlikte raporlanmalıdır.
• Bekleyen, reddedilen, iptal edilen veya teknik hata alan belgeler ayrı istisna listesine yazılmalıdır.
• Arşivden örnek belge açılmalı, elektronik aslına erişim ve indirme işlemi test edilmelidir.

Bu senaryoda mali müşavir, eczanenin yalnızca satış faturalarını değil, tedarikçilerden gelen belgeleri de incelemelidir. Çünkü satın alma hacmi, kontör tüketimini doğrudan etkileyebilir.

Kontrol sırasında bir belgenin eksik olduğu görülürse önce sistem raporu, sonra muhasebe kaydı ve en son karşı taraf bilgisi incelenmelidir. Hemen yeni belge düzenlemek doğru olmayabilir.

Küçük işletmelerde kontrolü aylık kısa raporlarla sürdürmek, yıl sonundaki yoğunluğu azaltır. Yine de dönem sonu raporu, güncel GİB duyurusu ve mali müşavir değerlendirmesiyle tamamlanmalıdır.

Yıl sonu kontrol sonuçları nasıl raporlanır?

Yıl sonu kontrol sonuçları, her mükellef için tamamlanan işlemleri, açık riskleri, kontör durumunu ve takip sorumlusunu gösteren kısa bir raporla sunulur.

Raporun ilk bölümünde kontrol dönemi, mükellef bilgisi ve kullanılan e-belge türleri yer almalıdır. Böylece raporun hangi kapsamda hazırlandığı açıkça anlaşılır.

İkinci bölümde gelen ve giden belge sayıları, sonuçlanmamış kayıtlar ve muhasebe sistemiyle açıklanamayan farklar yazılmalıdır. Toplam sayıların hangi rapordan alındığı belirtilmelidir.

Üçüncü bölüm kontör hareketine ayrılmalıdır. Başlangıç bakiyesi, dönem tüketimi, kalan bakiye ve kullanılan hesap yöntemi birlikte gösterilmelidir.

Dördüncü bölümde kullanıcı yetkisi, arşiv erişimi, e-Defter dosyaları ve sertifika veya mali mühür takibi bulunmalıdır. Eksik olan her başlık için sorumlu kişi atanmalıdır.

Raporun sonuna açık işler tablosu eklenebilir. Bu tabloda sorun, yapılacak işlem, sorumlu, son kontrol tarihi ve tamamlanma durumu yer almalıdır.

Rapor yalnızca iç takip amacıyla hazırlanıyorsa gereksiz mevzuat alıntılarıyla uzatılmamalıdır. Önemli olan, her sonucun belgeye, ekran çıktısına veya açıklanabilir bir sistem kaydına dayanmasıdır.

Özet: 5 maddede mali müşavir yıl sonu kontrol

Mali müşavir yıl sonu kontrol, e-belge kapsamını belirleyip elektronik kayıtları, muhasebe kayıtlarını, kontör hareketini ve arşivi aynı dosyada doğrulama sürecidir.

• Belge kapsamını sınıflandırın: Her mükellefin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Defter kullanımını faaliyet ve güncel GİB kurallarıyla değerlendirin.
• Gelen ve giden kayıtları eşleştirin: Belge numarası, tarih, taraf, tutar ve sistem durumunu muhasebe, cari hesap, sevk veya hizmet kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Kontörü belge adediyle hesaplayın: Gelen ve giden belgelerin her biri için 1 kontör kuralını uygulayın; istisna veya farklı ürün kapsamını hizmet ekranından doğrulayın.
• Arşiv ve erişimi test edin: Elektronik aslı, e-Defter dosyalarını, beratları, kullanıcı yetkilerini ve saklama erişimini yalnızca klasör adıyla değil, örnek açma işlemiyle kontrol edin.
• Açık işleri raporlayın: Eksik belge, bekleyen durum, kullanıcı değişikliği ve mevzuat belirsizliğini sorumlu kişi ve takip tarihiyle yazılı hale getirin.

Bu beş madde, mali müşavirin yıl sonu dosyasını standartlaştırır; ancak özel durumlarda işlem türü, sektör ve güncel GİB düzenlemesi ayrıca değerlendirilmelidir.

İhtiyaca göre efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneğiyle sunulur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır; güncel koşulları ve mali müşavirinizin değerlendirmesini kontrol edin.