Bilgisayar Servisi İçin e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam, Sınırlar ve Geçiş Takvimi

Bilgisayar servisi e-Fatura zorunluluğu, işletmenin bilgisayar tamiri yapmasından tek başına doğmaz. Zorunluluk; mükellefiyet türü, faaliyet ve işlem kapsamı, ilgili hesap dönemindeki hasılat ve GİB düzenlemeleri birlikte incelenerek belirlenir.

Bu rehber, bilgisayar tamiri, bakım, parça değişimi ve teknik destek hizmeti veren işletmelere yardımcı olur. Amaç, hangi belgenin kullanılacağını, geçiş tarihinin nasıl kontrol edileceğini ve zorunluluk sınırlarının nasıl değerlendirileceğini açıklamaktır.

Bilgisayar servisi e-Fatura zorunluluğu kimleri kapsar?

Bilgisayar servisi e-Fatura zorunluluğu, GİB tarafından güncel düzenlemelerle belirlenen kapsama giren vergi mükelleflerini kapsar. İşletmenin tabelasında bilgisayar servisi yazması, tek başına otomatik geçiş anlamına gelmez.

Servisin şahıs işletmesi, limited şirket veya anonim şirket olması değerlendirmede önem taşıyabilir. Ancak şirket türü, bütün şartları tek başına açıklamaz. Faaliyet kodları, hasılat, özel sektör kuralları ve düzenlenen işlemler ayrıca incelenmelidir.

Bilgisayar onarımı yapan bir işletme, aynı zamanda bilgisayar, yazıcı, yedek parça veya aksesuar satabilir. Hizmet ve mal satışının birlikte yürütülmesi, e-belge değerlendirmesini yalnızca servis gelirlerine bakılan bir işlem olmaktan çıkarabilir.

Örneğin, mahalledeki bir servis yalnızca onarım yaparken sonradan çevrim içi parça satışına başlayabilir. İşletme yeni satış kanalını, kullanılan platformu ve satış kayıtlarını dosyalamalıdır. Mali müşavir, değişen faaliyetin özel kapsama girip girmediğini bu bilgilerle inceler.

Bir bilgisayar servisi, e-Fatura kullanıcısı olan bir kurumsal müşteriye fatura düzenliyorsa alıcının e-belge statüsünü kontrol etmelidir. Alıcının kayıtlı olup olmadığı, kullanılacak belgenin türünü etkileyen temel pratik kontroldür.

İşletmenin durumunu değerlendirmek için bilgisayar servisi sektör sayfasındaki iş akışları da incelenebilir. Yine de nihai kapsam, güncel GİB düzenlemeleri ve mükellefin kendi kayıtları üzerinden belirlenmelidir.

Buna karşılık, yalnızca tabelayı değiştirmek yeni bir e-Fatura yükümlülüğü yaratmaz. Şube açılması veya faaliyet eklenmesi durumunda önce vergi kayıtları güncellenmelidir. Ardından aynı mükellefe bağlı işlemlerin kapsam değerlendirmesinde nasıl birleştirileceği mali müşavir tarafından somut belgelerle kontrol edilmelidir.

Özetle, zorunluluk faaliyet adıyla değil, mevzuattaki ölçütlerin birlikte gerçekleşmesiyle doğar. İşletme, vergi levhasını, faaliyet kodlarını, hasılat kayıtlarını ve müşteri tiplerini mali müşaviriyle birlikte kontrol etmelidir.

Bilgisayar servisi e-Fatura geçiş şartları hangi ölçütlere göre belirlenir?

Bilgisayar servisi e-Fatura geçiş şartları, güncel GİB düzenlemelerinde yer alan hasılat, faaliyet, işlem ve mükellefiyet ölçütlerine göre belirlenir. Bu ölçütlerin yalnızca birini görmek, her durumda kesin sonuç vermez.

Hasılat değerlendirmesinde genellikle ilgili hesap döneminin brüt satış kayıtları dikkate alınır. Bankaya yatan para, tahsil edilen tutar veya o ay düzenlenen fatura sayısı tek başına doğru ölçü değildir.

Yanlış: Banka hesabındaki yıllık tahsilat toplamı, e-Fatura geçiş ölçütünü kesin olarak gösterir. Doğru: Önce ilgili düzenlemenin hangi hasılat tanımını kullandığı okunur. Sonra mali müşavir, o tanıma karşılık gelen muhasebe raporunu seçer ve ilgili hesap dönemini doğrular.

Servis işletmesi parça satışı yapıyorsa mal satışları da ilgili hesaplamaya girebilir. İşçilik, bakım, kurulum ve parça bedelinin aynı faturada gösterilmesi, muhasebe kayıtlarının ayrıştırılmasını daha önemli hale getirir.

Bazı sektör veya işlem türlerinde genel hasılat ölçütünden farklı kurallar uygulanabilir. İnternet üzerinden satış, belirli ticari faaliyetler, kamuya yapılan işlemler veya özel statüler güncel mevzuatla ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin, vadeli kurumsal bakım hizmetinin bedeli sonraki dönemde tahsil edilebilir. Tahsilat tarihi, satışın muhasebeleştirildiği dönemle karıştırılmamalıdır. İade faturaları veya dönem düzeltmeleri varsa hesaplama, banka hareketlerinden değil, doğrulanmış muhasebe kayıtlarından mali müşavirle birlikte yapılmalıdır.

İşletmenin yıllık satışları sınırın altında kalsa bile gönüllü erken geçiş mümkün olabilir. Buna karşılık gönüllü geçiş, zorunlu kapsama girildiği halde geçiş tarihini erteleme hakkı vermez.

Bu nedenle karar verirken eski bir internet yazısındaki tutarı kullanmak risklidir. Mevzuat tutarları yıllık güncellenir; geçiş kuralları da ayrıca değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bilgisayar servisinde e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura, kayıtlı alıcı ve satıcılar arasında GİB sistemi üzerinden elektronik olarak düzenlenen fatura demektir. e-Arşiv fatura, ilgili uygulama kapsamında elektronik olarak oluşturulan ve e-Fatura sistemi dışında iletilen fatura demektir.

Belge seçerken satıcının kayıt durumu da mutlaka dikkate alınır. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olması, kayıtlı olmayan servisi kendiliğinden e-Fatura düzenleyicisi yapmaz. Servisin kendi e-belge kapsamı, mali müşavirle ayrıca doğrulanmalıdır.

e-Fatura kullanan bilgisayar servisi aynı gün hem şirkete hem tüketiciye hizmet verebilir. Şirket e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse veya tüketiciyse ilgili e-Arşiv kuralları kapsamında belge düzenlenmesi gündeme gelir.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark yalnızca dosyanın PDF olup olmaması değildir. Belgenin alıcıya iletilme yöntemi, gönderim senaryosu, sistem kaydı, iptal veya itiraz süreci farklı olabilir.

Bir e-Fatura kaydını PDF olarak müşteriye göndermek, onu e-Arşiv faturaya dönüştürmez. Aynı şekilde e-Arşiv faturayı yalnızca yazdırmak, e-Fatura kullanıcıları arasındaki ilgili elektronik gönderim yükümlülüğünü karşılamaz.

Örneğin, kayıtlı servis bir şirketin dizüstü bilgisayarını onarırken alıcının vergi kimlik numarasını sorgular. Şirketin faturayı kişisel e-posta adresine istemesi, sistemde doğrulanan e-Fatura statüsünü değiştirmez; belge doğru elektronik kanaldan iletilmelidir.

Bilgisayar servisinin müşteri kabul ekranında vergi kimlik numarası, unvan ve e-belge statüsü alınmalıdır. Tüketici işlemlerinde ise mevzuatın istediği kimlik ve iletişim bilgileri doğru ve eksiksiz kaydedilmelidir.

Sorgulama, eski müşteri kartındaki bilgiye bakmakla sınırlanmamalıdır. Fatura düzenlenirken güncel kayıt durumu kontrol edilir. Aynı müşteri daha sonra sisteme katıldığında, önceki faturanın türü yeni işlem için otomatik örnek alınmaz.

Belge türlerinin teknik ayrıntıları için e-Fatura ürün sayfası ile e-Arşiv fatura sayfasındaki açıklamalar karşılaştırılabilir. Uygulanacak senaryo, işlem anındaki güncel ve doğrulanmış müşteri bilgileriyle teyit edilmelidir.

Bilgisayar servisinde hangi işlem için hangi e-belge düzenlenir?

Bilgisayar servisinde düzenlenecek e-belge, işlemin hizmet mi mal mı olduğuna ve alıcının e-belge statüsüne göre belirlenir. Servis faturası, parça satışı ve ürün sevkiyatı aynı belge mantığıyla değerlendirilmez.

Teknik servis iş emrinde cihazın marka ve modeli, seri numarası, arıza açıklaması, yapılan işlem ve kullanılan parçalar yazılmalıdır. Faturada ise hizmet ve mal kalemleri açıkça ayrılmalı, uygulanacak vergi bilgileri doğru kullanılmalıdır.

Örneğin, anakart değişiminde iş emrine cihazın seri numarası yazılır. Faturada anakartın açıklaması, adedi ve montaj hizmeti ayrı gösterilir. Böylece müşterinin satın aldığı parça ile verilen hizmet, stok ve günlük servis kayıtlarında da izlenebilir.

Servisin ve kurumsal müşterinin e-Fatura kullanıcısı olduğu doğrulanırsa fatura sistem üzerinden gönderilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv süreci değerlendirilir. Müşterinin yalnızca e-posta adresi vermesi, belge türünü tek başına belirlemez.

Bilgisayar servisi cihazı müşteriden teslim alıp atölyesine götürüyorsa taşıma süreci ayrıca değerlendirilmelidir. Her cihaz kabulü otomatik olarak e-İrsaliye gerektirmez; eşyanın sevki, tarafların durumu ve güncel kapsam birlikte incelenmelidir.

e-İrsaliye, mal hareketini elektronik ortamda belgeleyen sevk belgesi demektir; fatura yerine geçmez. Parça veya cihaz satışıyla gerçek bir sevkiyat varsa e-İrsaliye süreçleri ayrıca kontrol edilmelidir.

İade, garanti kapsamında ücretsiz değişim ve ücretli parça değişimi birbirinden ayrılmalıdır. Yanlış belge türü seçilirse muhasebe kaydı, stok hareketi ve müşteri mutabakatı aynı anda bozulabilir.

Buna karşılık, garanti incelemesi için teslim alınan cihaz işletmenin sattığı yeni ürün değildir. Teslim tutanağı ve servis kabul formu saklanır. Bu belgeler, mevzuatın ayrıca istediği fatura veya sevk belgesinin yerine otomatik olarak geçmez.

Bilgisayar servisi e-Fatura geçiş takvimi nasıl kontrol edilir?

Bilgisayar servisi e-Fatura geçiş takvimi, işletmenin hangi zorunluluk kapsamında bulunduğu ve ilgili GİB düzenlemesindeki son başvuru tarihi ve zorunlu başlangıç tarihi incelenerek kontrol edilir. Her bilgisayar servisi için tek bir sabit tarih yoktur.

Başvuru tarihi ile fiilen elektronik belge düzenlemeye başlama tarihi aynı şey değildir. Mali mühür veya elektronik imza, başvuru, kullanıcı tanımı, test ve aktivasyon adımlarının her biri takvimi etkileyebilir.

1. İşletmenin vergi türünü, faaliyet kodlarını ve ilgili hesap dönemlerine ait satış kayıtlarını mali müşavirle birlikte kontrol edin.
2. İşletmenin GİB tarafından açıklanan e-Fatura kapsamına girip girmediğini güncel duyuru ve kılavuzlardan doğrulayın.
3. Zorunlu geçiş tarihini, son başvuru tarihini ve teknik aktivasyon tarihini ayrı ayrı not edin.
4. GİB Portalı, özel entegratör portalı veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden işletmeye uygun olanı seçin.
5. Mali mühür ya da elektronik imza, kullanıcı yetkileri, test belgeleri ve muhasebe bağlantısını geçişten önce tamamlayın.

Bir geçiş çizelgesi hazırlayın ve her göreve sorumlu atayın. Başvuru tamamlandığında kullanıcı kaydını ve gönderim yetkisini doğrulayın. Test sonuçlarını, hata kayıtlarını ve muhasebe aktarımı kontrolünü aynı dosyada saklayın.

Takvim kontrolünde yalnızca önceki yılın blog yazılarına güvenilmemelidir. GİB duyuruları, güncel teknik kılavuzlar ve mali müşavir değerlendirmesi birlikte kullanılmalıdır. Kontrol edilen metnin sürümü ve erişim tarihi kaydedilmelidir.

Portalın açılması, bütün teknik hazırlıkların tamamlandığını tek başına göstermez. Örneğin, gönderim yetkisi olmayan personel taslak oluşturabilir ancak faturayı iletemeyebilir. Bu nedenle başlangıç öncesinde kullanıcı rollerini ayrı hesaplarla sınayın.

Bir işletme gönüllü olarak erken geçerse sistem kullanımını, kullanıcı eğitimini ve müşteri bilgilerinin toplanmasını daha sakin planlayabilir. Ancak erken geçiş kararı, mevcut fatura ve saklama yükümlülüklerini ortadan kaldırmaz.

Bilgisayar servisinde e-Fatura zorunluluğunun sınırları nelerdir?

Bilgisayar servisi e-Fatura zorunluluğunun sınırları, işletmenin her müşterisine aynı elektronik belgenin düzenleneceği anlamına gelmez. Kapsam; mükellef, işlem, alıcı ve belge türü bazında ayrı ayrı değerlendirilir.

Yalnızca bilgisayar tamiri yapan küçük bir dükkân ile kurumsal bakım sözleşmeleri yöneten bölgesel servis aynı risk profiline sahip olmayabilir. Buna rağmen iki işletme de kendi hasılat ve faaliyet kayıtlarını kontrol etmelidir.

Bilgisayar satışı, yedek parça satışı, yazılım kurulumu, bakım sözleşmesi ve uzaktan teknik destek farklı işlem açıklamaları gerektirebilir. Fatura kalemlerinin gerçeğe uygun ayrılması, kapsam kontrolünü kolaylaştırır.

Örneğin, aynı vergi kimlik numarasıyla çalışan servis ve satış bölümü ayrı değerlendirme dosyalarına bölünmemelidir. Mali müşavir, ilgili düzenlemenin mükellef bazındaki kapsamını kontrol ederek gelirlerin birlikte değerlendirilip değerlendirilmeyeceğini belirler.

Bir işletmenin e-Fatura kullanıcısı olması, bütün müşterilerinin e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. Her müşteri için alıcı türü ve e-belge kayıt durumu güncel bilgilerle doğru seçilmelidir.

Uzman notu: İşletme, e-Fatura zorunluluğunu yalnızca ciroya bakarak değerlendirmemelidir. Faaliyet kapsamı, özel işlem türleri, şube yapısı ve müşterilerin e-belge statüsü de mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.

e-Fatura kapsamına girmeyen bir servis bile e-Arşiv veya başka elektronik belge kurallarına tabi olabilir. Bu nedenle e-Fatura zorunlu değil sonucunu, bütün e-belge yükümlülükleri yoktur şeklinde yorumlamak doğru değildir.

Buna karşılık, farklı bir mükellefe ait komşu bilgisayar mağazasının geçiş tarihi sizin işletmeniz için ölçüt değildir. Benzer faaliyet yürütülse bile hesap dönemi, satış kanalı ve özel kapsam şartları değişebilir.

Mevzuat hadleri ve uygulama tarihleri yıllık olarak değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski limit, tarih veya tebliğ özetlerini kararın tek dayanağı yapmayın.

Bilgisayar servisi e-Fatura geçişinden önce hangi hazırlıkları yapmalıdır?

Bilgisayar servisi e-Fatura geçişinden önce müşteri, ürün, iş emri, muhasebe ve yetki bilgileri hazırlanmalıdır. Teknik başvuru yapılmadan önce veri temizliği yapılması, ilk faturaların hatalı düzenlenmesini önler.

Müşteri kartlarında alıcı türüne göre vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, unvan, adres ve e-belge statüsü bulunmalıdır. Eksik veya yanlış bilgiler, faturanın alıcıya ulaşmamasına ya da reddedilmesine neden olabilir.

Servis yazılımındaki iş emri numarası ile fatura numarasının aynı şey olmadığı personele anlatılmalıdır. İş emri servis sürecini, fatura ise mali işlemi gösterir; iki kayıt birbirine bağlanmalıdır.

• İşletmenin vergi ve faaliyet bilgileri güncel olarak kontrol edilmiştir.
• Kurumsal müşterilerin e-Fatura kayıt durumu işlemden önce sorgulanmıştır.
• Parça, işçilik, kurulum ve diğer hizmet kalemleri ayrı tanımlanmıştır.
• Mali mühür veya elektronik imza yetkisi sorumlu kullanıcıya tanımlanmıştır.
• Fatura numarası, seri, tarih ve belge senaryosu için test yapılmıştır.
• İptal, iade, garanti değişimi ve ücretsiz servis akışları yazılı hale getirilmiştir.
• Gelen faturaları izleyecek ve muhasebeye aktaracak personel belirlenmiştir.
• Arşiv, yedekleme ve erişim yetkileri için sorumlular atanmıştır.

Geçiş öncesi bir deneme faturası düzenlemek, müşteri bilgisi ve kalem açıklaması hatalarını ortaya çıkarır. Deneme sürecinde gerçek müşterinin bilgileri yerine test ortamı veya güvenli örnek kayıt kullanılmalıdır.

Deneme belgelerini canlı sistemde gerçek fatura olarak göndermeyin. Test ortamında yetkili kullanıcıyla örnek bir parça ve işçilik kaydı oluşturun. Tutar hesaplamasını, alıcı bilgisini ve muhasebe eşleştirmesini kontrol ederek sonuçları kaydedin.

İşletme ayrıca e-Defter kapsamına girip girmediğini de ayrı başlık olarak incelemelidir. e-Fatura kullanımı ile e-Defter süreci aynı yükümlülük değildir; ancak muhasebe altyapısı açısından birlikte planlanabilir.

Bilgisayar servisi için e-Fatura hangi yöntemle kullanılabilir?

Bilgisayar servisi e-Fatura için GİB Portalı, özel entegratör portalı veya GİB ile doğrudan entegrasyon yöntemlerinden birini kullanabilir. En uygun yöntem, belge hacmi, teknik ekip, iş emri yazılımı ve bütçe birlikte değerlendirilerek seçilir.

Düşük sayıda fatura düzenleyen tek şubeli servis, manuel portal yöntemini başlangıçta yeterli bulabilir. Çok sayıda kurumsal bakım faturası düzenleyen servis ise müşteri ve iş emri verilerini otomatik aktarmak isteyebilir.

Özel entegratörün API bağlantısını kullanmak, GİB ile doğrudan entegrasyon yapmak değildir. Doğrudan entegrasyonda işletmenin kendi bilgi işlem sistemi için GİB başvuru, test ve onay süreçleri gerekir. Servis yazılımı bağlantısının hangi modelle çalıştığını sağlayıcıya sorun.

Yöntem seçerken yalnızca aylık fatura sayısı hesaplanmamalıdır. Gelen faturaların izlenmesi, iptal talepleri, kullanıcı rolleri, rapor alma ve muhasebe aktarımı da kararın parçasıdır. Yetki sınırlarını da değerlendirin.

Bu rehberdeki havuz modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlenen servis faturalarını saymak yerine gelen belgeleri de aylık tahmine dahil etmek gerekir.

Hangi yöntem seçilirse seçilsin, erişim yetkisi ve arşiv politikasını yazılı hale getirin. Hizmet sağlayıcının saklama koşullarını, veri dışa aktarma imkânını ve işletme kapandığında belgelere erişim prosedürünü önceden sorun.

Bilgisayar servisleri e-Fatura geçişinde hangi hataları yapar?

Bilgisayar servisleri en sık müşteri türünü kontrol etmeden belge düzenler, başvuru tarihini aktivasyon tarihi sanır ve servis kaydıyla fatura kaydını birbirinden koparır. Bu hatalar, geçiş planı yazılı hale getirilerek azaltılabilir.

Yanlış: Bilgisayar servisi yalnızca şirketlere hizmet veriyorsa e-Fatura kullanır. Doğru: Zorunluluk müşteri sayısına göre değil, işletmenin kendi mükellefiyet ve mevzuat kapsamına göre değerlendirilir. Bu kontrol, her işletmenin kendi kayıtlarıyla yapılmalıdır.

Yanlış: E-Fatura başvurusu yapılınca aynı gün tüm personel otomatik olarak belge düzenleyebilir. Doğru: Kullanıcı yetkileri, mali mühür veya imza, teknik aktivasyon ve yazılım bağlantısı ayrıca tamamlanmalıdır.

Yanlış: E-Faturayı PDF olarak e-posta ile göndermek her durumda yeterlidir. Doğru: Belgenin alıcı statüsüne uygun elektronik sistemden ve doğru senaryoyla gönderilmesi gerekir. Gönderim durumu ayrıca izlenmelidir.

Yanlış: Gelen e-Faturalar yalnızca muhasebecinin sorumluluğundadır. Doğru: Servis, satın aldığı parçaların faturalarını kabul, iade, stok ve ödeme süreçleriyle eşleştirmelidir. Teslim alınmayan parça için faturayı ayrıca incelemelidir.

Bir başka hata, garanti kapsamında ücretsiz değişimi normal satış gibi kaydetmektir. Servis personeli, muhasebe ve mali müşavir aynı işlem tanımlarını kullanmadığında belge açıklamaları arasında tutarsızlık oluşabilir.

Örneğin, internet kesintisi sonrası gönderim ekranı yanıt vermeyebilir. Aynı iş emri için hemen ikinci fatura oluşturmayın. Önce giden kutusunda belge numarasını ve sistem durumunu sorgulayın; sorun sürüyorsa hata koduyla destek kaydı açarak muhasebe sorumlusunu da bilgilendirin.

Hataları azaltmak için her gün gelen kutusu, her hafta düzenlenen faturalar ve her ay muhasebe aktarımı kontrol edilmelidir. Şüpheli durumda belgeyi sonradan düzeltmeye çalışmak yerine mali müşavirden işlem öncesi görüş alınmalıdır.

Küçük bir bilgisayar servisi e-Fatura sürecini nasıl uygular?

İki personelli küçük bir bilgisayar servisi, e-Fatura sürecini müşteri kabulünden muhasebe aktarımına kadar beş temel kontrolle yürütebilir. Bu örnekte gerçek hasılat veya zorunluluk tarihi varsayılmamakta, yalnızca uygulama yöntemi gösterilmektedir.

Örneğin işletme, masaüstü bilgisayar temizliği, SSD değişimi ve kurumsal bakım hizmeti vermektedir. Müşteri kabulünde cihaz bilgisi, arıza açıklaması ve müşterinin vergi bilgileri alınır; iş emri numarası cihaz etiketiyle eşleştirilir.

Servisin ve kurumsal müşterinin e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu doğrulanırsa fatura türü buna göre seçilir. Tüketici müşteride e-Arşiv kuralları ve gerekli bilgiler kontrol edilir. Aynı gün düzenlenen iki fatura, müşteri türü nedeniyle farklı elektronik akışa sahip olabilir.

Servis personeli faturada SSD parçasını ve montaj işçiliğini ayrı satırlarda gösterir. Garanti kapsamında ücretsiz işlem varsa ücretli satıştan ayrılır. Kullanılan parçanın stok kaydı ile faturadaki miktar karşılaştırılır.

İşletme sahibi, belge hazırlayan personele taslak oluşturma yetkisi verir. Gönderimden önce ikinci çalışan alıcı unvanını, parça adedini ve işçilik satırını kontrol eder. Taslak, doğrulama tamamlanmadan gönderilmez.

Günün sonunda düzenlenen faturalar, kapanan iş emirleriyle karşılaştırılır. Ertesi gün gelen parçaya ait e-Fatura, satın alma kaydı ve stok girişiyle eşleştirilir. Eksik belge varsa sorumlu personel aynı gün belirlenir.

Buna karşılık, arıza bulunamadığı için ücret alınmadan teslim edilen cihaz doğrudan ücretli onarım gibi kaydedilmez. Servis formunda inceleme sonucu ve teslim bilgisi tutulur; işlemin belge düzeni mali müşavirle ayrıca netleştirilir.

İşletme zorunlu kapsamda değilse gönüllü geçişi, kapsamdaysa zorunlu tarihi esas alır. Her iki durumda da güncel GİB duyurusu, mali müşavir görüşü ve seçilen portalın teknik aktivasyon şartları birlikte kontrol edilir.

Bilgisayar servisinde e-Fatura kayıtları nasıl saklanır ve izlenir?

Bilgisayar servisinde e-Fatura kayıtları, düzenlenen ve alınan belgelerin bütünlüğü korunacak şekilde saklanmalı ve gerektiğinde yetkili kullanıcılarca erişilebilir olmalıdır. Saklama yalnızca dosyayı bilgisayara indirmekten ibaret değildir.

Her fatura, ilgili iş emri, müşteri kartı, parça kaydı, ödeme bilgisi ve muhasebe fişiyle ilişkilendirilmelidir. Bu bağlantı, müşteri itirazı veya vergi incelemesi sırasında işlemin açıklanmasını kolaylaştırır.

Yalnızca PDF görüntüsünü saklamak, e-Faturanın elektronik aslını korumak değildir. XML dosyasıyla doğrulama bilgilerini de koruyun. Arşivden seçtiğiniz örnek belgenin açılabildiğini ve imzasının doğrulanabildiğini düzenli aralıklarla sınayın.

Gelen kutusu düzenli izlenmelidir. Reddedilen, kabul edilmeyen, iade edilen veya yanlış müşteri bilgisi içeren belgeler için sorumlu kişi ve işlem süresi belirlenmelidir. İşlem sonuçları kayda alınmalıdır.

Arşiv hizmetinde erişim süresi, yedekleme, veri dışa aktarma ve kullanıcı yetkileri sözleşmede incelenmelidir. On yıllık güvenli saklama sunulan hizmetlerde bile işletme kendi muhasebe ve belge erişim sorumluluğunu takip etmelidir.

Gelen ve giden belgeler aylık raporla karşılaştırılmalıdır. Bu havuz modelinde her gelen ve giden belgenin 1 kontör düşürdüğü dikkate alınarak bütçe ve belge hacmi birlikte planlanmalıdır.

Örneğin, bir ayda 80 giden ve 40 gelen belge işlenirse toplam tüketim 120 kontördür. Bu hesap, yalnızca belirtilen belge adetlerine dayanır; işletmenin gerçek ihtiyacı gelen ve giden kutusu raporlarından hesaplanmalıdır.

Fatura numaralarının atlanması, aynı belgenin iki kez kaydedilmesi veya PDF ile XML kayıtlarının eşleşmemesi düzenli kontrol edilmelidir. Teknik sorun yaşandığında ekran görüntüsü, hata kodu ve işlem zamanı not edilmelidir.

Arşiv ve muhasebe kayıtları için mali müşavirle aylık mutabakat yapılması yararlıdır. E-Fatura zorunluluğu sona erse bile geçmiş belgelerin saklama, erişim ve denetim ihtiyaçları ayrıca devam edebilir.

Özet: 5 maddede bilgisayar servisi e-Fatura zorunluluğu

Bilgisayar servisi e-Fatura zorunluluğu, işletmenin faaliyet adıyla otomatik oluşmaz; güncel mevzuat ölçütleri, işlem türleri ve mükellefin kayıtları birlikte değerlendirilir. Aşağıdaki beş madde, geçiş kararının ana çerçevesini verir.

• Bilgisayar servisinin zorunlu kapsama girip girmediği, hasılat, faaliyet, mükellefiyet ve özel işlem ölçütleri birlikte incelenerek belirlenir.
• Geçiş takviminde başvuru, teknik aktivasyon ve elektronik belge düzenlemeye başlama tarihleri birbirinden ayrı kontrol edilmelidir.
• e-Fatura sistemine kayıtlı servis tarafından, e-Fatura kullanıcısı olan müşteriye e-Fatura, diğer müşteri türlerine ise güncel e-Arşiv kuralları kapsamında uygun belge düzenlenmelidir.
• Servis iş emri, parça satışı, işçilik, garanti işlemi ve muhasebe kaydı aynı işlem akışı içinde eşleştirilmelidir.
• GİB duyuruları, teknik kılavuzlar ve mali müşavir görüşü birlikte takip edilmeli; eski tutar ve tarihlerle karar verilmemelidir.

İşletme, geçişten önce müşteri kartlarını temizlemeli, personel yetkilerini tanımlamalı ve test ortamında bir test faturası düzenlemelidir. Geçişten sonra gelen kutusu, arşiv, kontör kullanımı ve muhasebe aktarımı düzenli olarak izlenmelidir.

Kararı uygulamaya dönüştürmek için tek bir kontrol dosyası oluşturun. Vergi bilgilerini, kapsam değerlendirmesini, geçiş çizelgesini ve test sonuçlarını birlikte saklayın. Yeni satış kanalı açıldığında veya faaliyet değiştiğinde dosyayı yeniden inceleyerek önceki kararın geçerliliğini mali müşavirle doğrulayın.

Güncel kapsam veya tarih konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat tutarları ve geçiş şartları değişebileceği için eski bir rehber, işletme için tek başına yeterli kaynak değildir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri güncel koşullarıyla incelenebilir. Paketlere göre 12-18 ay kullanım süresi bulunur.