Kargo e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

Kargo e-fatura nasıl kesilir? Kargo işletmesi, önce alıcının e-Fatura durumunu kontrol eder; sonra taşıma hizmetini doğru kalemlerle düzenleyip portal veya entegrasyon üzerinden gönderir. Son olarak belge durumu, XML kaydı ve muhasebe eşleşmesi incelenir.

Bu rehber kargo şirketlerine, acentelere ve kargo hizmeti faturalayan işletmelere yöneliktir. e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını, hizmet kalemi oluşturmayı, e-İrsaliye ilişkisini ve hata düzeltme adımlarını açıklar.

Kargo e-fatura nasıl kesilir? İşlem sırası nedir?

Kargo e-fatura, alıcı kontrolü, hizmet bilgisi girişi, belge doğrulaması ve gönderim sırasıyla kesilir. İşleme başlamadan önce müşterinin vergi kimlik bilgileri ile e-Belge kullanıcı durumu doğrulanmalıdır.

İlk adımda müşteri kartındaki unvan, ad soyad, VKN veya TCKN ve adres kontrol edilir. Kargo takip numarası ayrıca alınır; ancak takip numarası tek başına fatura numarası yerine geçmez.

İkinci adımda taşıma hizmetinin tarihi, gönderi adedi, hizmet açıklaması, birim bedeli ve varsa ek ücretleri girilir. KDV, iskonto ve genel toplam alanları belgeyi göndermeden önce yeniden kontrol edilir.

Portal kullanılıyorsa Yeni Belge veya benzer isimli ekrandan müşteri seçilir, hizmet satırları eklenir ve belge taslak olarak kaydedilir. Entegrasyon kullanılıyorsa aynı bilgiler muhasebe veya kargo yazılımından aktarılır.

Gönderimden sonra belge numarası, gönderim zamanı ve durum bilgisi kaydedilmelidir. Kargo operasyonundaki teslimat kaydı ile muhasebedeki fatura kaydı eşleşmelidir; bu kontrol için kargo sektörü çözümleri sayfasındaki süreç başlıklarından yararlanabilirsiniz.

Şube bazında işlem yapılıyorsa merkez ve şube müşteri kartları birbirine karıştırılmamalıdır. Fatura adresi, hizmet alanı ve dönem bilgisi aynı müşteri için tutarlı olmalıdır. Aksi durumda gönderi şubede görünse bile belge farklı şirket adına oluşabilir.

Günlük kapanışta gönderi raporundaki faturalandırılabilir kayıtlar işaretlenir. Ücretsiz, iade edilmiş veya henüz tamamlanmamış işlemler ayrı tutulur. Böylece kargo etiketi bulunan her kaydın otomatik olarak hizmet faturası sayılması önlenir.

Yanlış: Kargo etiketi oluşturulduğunda faturanın da otomatik kesildiğini varsaymaktır. Doğru: Etiket, taşıma operasyonunu; e-Fatura ise mali işlemi gösterir. İki kayıt, gerekli durumlarda takip numarasıyla ilişkilendirilir.

Kargo firması e-Fatura mı, e-Arşiv mi düzenlemeli?

Kargo firması, genel olarak e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura; e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya ise kurallara uygun e-Arşiv Fatura düzenler. Bu seçim, alıcının belge düzenleme tarihindeki kayıt durumuna göre yapılır.

Kurumsal müşterinin vergi kimlik numarasıyla sorgulanması, yalnızca unvan kontrolünden daha güvenlidir. Şube, merkez veya farklı şirket bilgileri karıştırılırsa fatura doğru işletmeye ulaşmayabilir ve muhasebe eşleşmesi bozulabilir.

Bireysel müşterilerde TCKN, ad soyad ve adres bilgilerinin doğruluğu önem taşır. Müşterinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kesinleşmeden belge türü seçilmemelidir; güncel uygulama için GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Kargo şirketinin hizmeti, gönderilen ürünün faturasından ayrı bir mali işlemdir. Gönderici market kendi ürün satışını belgelerken, kargo firması taşıma hizmetini ayrıca faturalandırabilir. Bu nedenle aynı gönderi için farklı işletmelere ait belgeler bulunabilir.

e-Arşiv düzenlenen işlemlerde belgenin müşteriye nasıl iletileceği ve saklama yöntemi işletmenin süreçlerine göre belirlenir. e-Arşiv Fatura hakkında belge türü, alıcı bilgisi ve gönderim adımlarını e-Arşiv Fatura ürün sayfasında ayrıca inceleyebilirsiniz.

Örneğin bir eczane adına aylık taşıma faturası hazırlanırken işletmenin merkez bilgisiyle şube teslimat adresi ayrılmalıdır. Eczanenin kayıt durumu doğrulanamazsa belge oluşturulmaz; müşteri kartı ve mali müşavir görüşüyle işlem netleştirilir.

Alıcı sorgusunun sonucu ekran görüntüsü olarak değil, kullanılan sistemin işlem kaydıyla desteklenmelidir. Kayıt bulunmuyorsa unvan benzerliğine güvenilmez; VKN veya TCKN yeniden istenir ve belge türü kesinleşene kadar taslakta tutulur.

Yanlış: Her kargo faturasında otomatik olarak e-Arşiv seçmektir. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kayıt durumu doğrulanır, sonra uygun belge türü seçilir. İstisna veya özel durumlarda güncel GİB duyurusu kontrol edilir.

Kargo e-fatura için hangi bilgiler hazırlanmalı?

Kargo e-fatura için müşteri kimliği, taşıma hizmeti, ücret bileşenleri, vergi bilgileri ve işlem referansları hazırlanmalıdır. Bu alanlar belge oluşturulmadan önce tek bir kontrol formunda toplanırsa giriş hataları azalır.

Müşteri bilgileri arasında unvan veya ad soyad, VKN ya da TCKN, vergi dairesi ve adres bulunur. E-Fatura alıcısında elektronik posta adresi yerine öncelikle doğru kayıtlı kullanıcı bilgisi ve gönderim adresi dikkate alınır.

Hizmet bilgileri taşıma tarihini, gönderi veya sefer referansını, paket adedini ve hizmet açıklamasını içerebilir. Tek bir sözleşmeli müşteri için toplu fatura kesiliyorsa, kapsam ve dönem bilgisi sözleşme ile operasyon kayıtlarına dayanmalıdır.

Finansal bilgilerde birim fiyat, miktar, iskonto, ek hizmet bedeli, KDV ve genel toplam yer alır. Yakıt farkı, adrese teslim, kapıda tahsilat veya özel taşıma gibi ücretler gerçekten uygulanıyorsa ayrı satırlarla gösterilebilir.

Kargo takip numarası, teslimat kaydı veya sözleşme numarası faturanın açıklama alanında kullanılabilir. Ancak bu referanslar belge numarasının yerine geçmez; fatura numarası sistem tarafından üretilen mali kayıtla karıştırılmamalıdır.

Veri hazırlama aşamasında müşteri kartı ile gönderi raporu karşılaştırılır. Eksik adres, hatalı VKN, yanlış hizmet tarihi veya tekrarlanan takip numarası varsa belge gönderilmeden önce düzeltilir ve taslak yeniden doğrulanır.

Veri aktarımında gönderi raporundaki her satırın faturaya dönüşmesi gerekmez. İptal, ücretsiz veya aynı sözleşmede mahsuplaşan kayıtlar ayrıca işaretlenir. Faturalandırılan toplam, bu ayrımlar yapıldıktan sonra hizmet raporuyla karşılaştırılır.

Toplu faturalarda dönem sınırı ayrıca yazılı olarak belirlenir. Bir gönderinin iki döneme taşması, hizmet tarihi ve sözleşme raporlarıyla açıklanmalıdır; sistemin otomatik toplaması bu muhasebe kararını kendiliğinden vermez.

Kargo e-fatura kesmeden önce portal ve yetki ayarı nasıl yapılır?

Kargo e-fatura kesmeden önce işletmenin e-Belge hesabı, kullanıcı yetkileri, mali mühür veya e-imza yöntemi ve gönderim adresleri tanımlanmalıdır. Bu ayarlar tamamlanmadan oluşturulan taslaklar gönderilemeyebilir.

İlk olarak işletmenin e-Fatura başvuru ve aktivasyon durumuna bakılır. Gerçek kişi veya tüzel kişi için uygulanacak imzalama yöntemi, yetkili kişi ve başvuru kayıtları mevcut mevzuata göre doğrulanır.

Sonra portalda yönetici, fatura düzenleyici ve yalnızca görüntüleyici gibi roller ayrılır. Kargo acentesi adına belge düzenleyen personelin hangi şirket veya şube için işlem yapacağı açıkça belirlenmelidir.

Şube kullanan işletmelerde gönderici birim, fatura adresi ve seri tercihleri karıştırılmamalıdır. Seri tanımları, belge numarası düzeni ve kullanıcı yetkileri işletmenin muhasebe politikasıyla uyumlu kurulmalıdır.

Entegrasyon tercih edilirse müşteri kartları, hizmet kodları, KDV tanımları ve belge senaryoları yazılıma aktarılır. Önce deneme verisiyle kontrol yapılır; gerçek müşteriye ait belge, eşleşme doğrulanmadan otomatik gönderime açılmaz.

Yetki, başvuru veya portal ekranı konusunda güncel uygulama değişebileceği için sık sorulan sorular bölümü ile GİB duyurusu birlikte kontrol edilmelidir. Emin olunmayan mali yorumlar mali müşavire sorulmalıdır.

Yetki testi için önce bir taslak oluşturulur, ardından imzalama ve gönderme yetkisi ayrı kullanıcılarla denenir. Görüntüleyici hesabın belge göndermemesi beklenir. Bu karşı kontrol, yanlış personelin mali belge düzenlemesini önlemeye yardımcı olur.

Şifre paylaşımı yerine kişisel kullanıcı hesapları kullanılmalıdır. İşlem geçmişinde kimin taslak hazırladığı, kimin imzaladığı ve kimin gönderdiği görülebilmelidir. Ayrılan personelin yetkisi, hesap kapatma sürecinde ayrıca kontrol edilir.

Kargo e-fatura portalda hangi adımlarla kesilir?

Kargo e-fatura portalda, yeni belge ekranından müşteri seçilerek ve taşıma hizmeti satırları doldurularak kesilir. Aşağıdaki sıra, manuel işlem yapan bir kargo işletmesi için temel kontrol akışıdır.

İşleme başlamadan önce gönderi raporu, müşteri kartı ve ücret tarifesi hazır tutulur. Portalda belgeyi kaydetmek, belgeyi alıcıya gönderdiği anlamına gelmez; gönderim adımı ayrıca tamamlanmalıdır.

1. Portalda doğru şirket, şube ve düzenleyici kullanıcı hesabı seçilir.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle müşteri kartı bulunur ve unvanı kontrol edilir.
3. Belge türü, senaryo ve fatura tarihi işletmenin işlemine uygun biçimde seçilir.
4. Taşıma hizmeti, paket adedi, birim bedel ve ilgili açıklamalar satırlara yazılır.
5. Ek hizmetler, indirimler, KDV alanları ve genel toplam kontrol edilir.
6. Portalın doğrulama uyarıları incelenir ve eksik alanlar düzeltilir.
7. Belge imzalanır, alıcıya gönderilir ve oluşturulan numara kayıt altına alınır.

Gönderim sonrasında ekran yenilenerek belgenin taslakta mı, gönderildi mi veya hata durumunda mı olduğu kontrol edilir. Alıcıya iletilmeyen bir taslak, muhasebe kaydıyla eşleştirilmeden önce yeniden incelenmelidir.

Örneğin kargo şubesi, aynı kurumsal müşteriye ait günlük gönderileri sözleşmeye göre toplu faturalandırıyorsa gönderi raporundaki toplam ile fatura satırları karşılaştırılır. Toplu işlem, sözleşmede öngörülmeyen bir dönemi kapsayacak şekilde genişletilmemelidir.

Manuel işlemde aynı takip numarası ikinci kez girilmeden önce portal veya gönderi raporunda aranmalıdır. Taslak kaydedildikten sonra satır toplamı ve müşteri unvanı yeniden okunur. Bu iki kontrol, hızlı veri girişindeki mükerrerlik riskini azaltır.

Kargo taşıma bedeli e-Faturada nasıl gösterilir?

Kargo taşıma bedeli e-Faturada hizmetin niteliğini, miktarını ve ücretini açıklayan ayrı bir satırla gösterilir. Açıklama, yalnızca genel bir ifade yerine müşterinin işlemi anlamasını sağlayacak kadar belirgin olmalıdır.

Temel satırda şehirler arası taşıma, şehir içi teslimat, paket adedi veya sözleşme dönemi gibi bilgiler kullanılabilir. Hangi açıklamanın seçileceği, kargo işletmesinin hizmet modeline ve müşteriyle yaptığı anlaşmaya göre belirlenir.

Adrese teslim, iade taşıması, kapıda tahsilat veya bekleme gibi ek hizmetler gerçekten sunulmuşsa ayrı satırlarda gösterilebilir. Ek ücret uygulanmadıysa yalnızca olası bir bedeli açıklama alanına yazmak doğru değildir.

Örneğin küçük bir market sahibi, tedarikçisine gönderdiği ürünler için kargo firmasından aylık taşıma faturası alabilir. Faturada dönem, gönderi kapsamı ve varsa ek hizmetler yer alır; marketin ürün satış faturası bu belgeden ayrı tutulur.

Birden fazla gönderi tek faturada birleştiriliyorsa gönderi listesi, sözleşme dönemi veya ek rapor referansı saklanır. Kargo takip numaralarının tamamını açıklama alanına sığdırmak yerine, faturayla bağlantılı ayrı operasyon raporu kullanılabilir.

Yanlış: Açıklama alanına yalnızca kargo yazıp tüm bedeli tek satırda göstermektir. Doğru: Taşıma hizmeti, miktar, dönem ve varsa ek ücretler işletmenin gerçek işlemine uygun şekilde ayrıştırılır. Mali müşavirle belirlenen format korunur.

Satır formatı belirlenirken işletme, mali müşaviriyle sabit bir açıklama şablonu oluşturabilir. Örneğin dönem, hizmet türü ve paket adedi aynı sırayla yazılır. KDV tanımı ise güncel sistem ayarı ve işlemin vergi niteliğine göre doğrulanır.

Bir hizmet satırının miktarı gönderi adedini temsil ediyorsa, birim tanımı raporla aynı kullanılmalıdır. Paket, gönderi veya sefer ifadeleri birbirinin yerine rastgele yazılmamalı; sözleşmede kullanılan ölçü korunmalıdır.

Kargo e-Fatura ile e-İrsaliye arasındaki fark nedir?

Kargo e-Fatura, taşıma hizmetinin mali bedelini gösterir; e-İrsaliye ise mal hareketine ilişkin sevk ve teslim bilgilerini gösterir. Bu iki belge aynı gönderiyle ilişkili olabilir, fakat birbirinin yerine geçmez.

Kargo firması başkasına ait malları taşırken, malın sevk belgesi çoğu zaman gönderici işletmenin süreciyle ilgilidir. Kargo şirketinin kendi taşıma bedeli için ayrıca e-Fatura veya duruma göre e-Arşiv düzenlemesi gerekebilir.

Örneğin bir e-ticaret satıcısı ürünlerini müşterisine gönderirken e-İrsaliye düzenliyorsa, taşıyıcı firma bu belgedeki sevk bilgilerini operasyonunda kullanabilir. Taşıyıcının hizmet faturası ise göndericiyle yaptığı anlaşmaya göre ayrıca oluşturulur.

e-İrsaliye yükümlülüğü, kapsamı ve uygulama koşulları işlem türüne göre değişebilir. e-İrsaliye ürün sayfasındaki açıklamaları inceleyin; kesin değerlendirme için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kargo firması yalnızca taşıyıcı olarak hizmet veriyorsa, göndericinin mal hareketiyle kendi hizmet faturasını ayırır. Kendi malını sevk eden bir işletmenin durumu farklı olabilir; bu nedenle her e-İrsaliye kaydı otomatik olarak kargo firmasının belgesi kabul edilmemelidir.

Kargo e-fatura gönderildikten sonra hangi kontroller yapılır?

Kargo e-fatura gönderildikten sonra belge durumu, alıcı bilgisi, tutar, XML kaydı ve muhasebe eşleşmesi kontrol edilir. Sadece PDF görünümüne bakmak, teknik gönderim hatalarını veya yanlış alıcıyı fark etmeye yetmeyebilir.

Portalda taslak, gönderildi, alındı, kabul edildi, reddedildi veya teknik hata gibi durumlar görülebilir. Kullanılan senaryo ve sistem ekranına göre durum adları değişebileceğinden, ilgili durum açıklaması ayrıca okunmalıdır.

Belge reddedilmişse ret gerekçesi kaydedilir ve aynı numaralı belge üzerinde değişiklik yapılabileceği varsayılmaz. Hatalı bilgi varsa işletmenin muhasebe sürecine uygun yeni belge, iade veya düzeltme yöntemi mali müşavirle değerlendirilir.

Gönderimden sonra alıcının unvanı, VKN veya TCKN bilgisi, hizmet dönemi ve toplam tutar yeniden karşılaştırılır. Kargo takip raporu ile fatura satırlarının toplamı uyuşmuyorsa farkın nedeni teslimat, iade veya ek hizmet kaydında aranır.

XML, gönderim yanıtı, PDF görünümü ve ilgili operasyon raporu birlikte saklanır. Bir denetimde yalnızca basılı çıktı değil, belgenin elektronik kaydı ve gönderim durumunu gösteren sistem kayıtları da gerekli olabilir.

Kontörlü kullanımlarda gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle dönem sonu kontrolünde gönderilen belgeler kadar gelen kutusuna ulaşan belgelerin sayısı da hesap hareketleriyle karşılaştırılmalıdır.

Kapanış kontrolünde önce teknik durum, sonra ticari içerik incelenir. Teknik olarak gönderilmiş görünen ancak yanlış alıcıya ait belge ayrıca işaretlenir. XML ve yanıt kaydı bulunmayan işlemler, muhasebeye kesinleşmiş belge olarak aktarılmadan araştırılır.

Kontrol sonucu yalnızca sözlü aktarılmamalıdır. Belge numarası, durum, fark nedeni ve sorumlu kişi kısa bir kapanış raporuna yazılır. Bu rapor, şube ile merkez arasındaki muhasebe mutabakatını destekler.

Kargo e-faturadaki hata nasıl düzeltilir?

Kargo e-faturadaki hata, belgenin gönderim durumuna ve belge türüne göre düzeltilir. Taslak belge gönderilmeden değiştirilebilir; gönderilmiş belgede ise iptal, ret, iade veya yeni belge süreci uygulanabilir.

Gönderim öncesinde yanlış alıcı, hizmet tarihi, ücret veya açıklama fark edilirse taslak açılır ve düzeltilir. İmza ve gönderim tamamlandıktan sonra portalda düzenleme yapılabilmesi, belgenin mali açıdan otomatik olarak geçersiz olduğu anlamına gelmez.

e-Fatura gönderildikten sonra alıcı yanıtı, senaryo ve işlem kaydı incelenir. Belge kabul edilmişse düzeltme yöntemi ile reddedilmişse izlenecek yol aynı olmayabilir; her iki durumda da ilk belge ve düzeltme kaydı ilişkilendirilmelidir.

Uzman notu: Faturayı silmek, arşivden kaldırmak veya PDF dosyasını değiştirmek resmi düzeltme işlemi değildir. Önce belgenin GİB ve portal durumunu kaydedin, sonra mali müşavirinizin belirlediği yöntemi uygulayın.

e-Arşiv belgelerinde iptal veya düzeltme ekranı, geçerli kurallara ve belgenin durumuna göre kullanılır. İptal edilebilirlik, süre veya yöntem konusunda rakam tahmin etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Hatalı faturayı yeni bir PDF ile değiştirip eski kaydı yok saymaktır. Doğru: Eski belgenin numarasını ve durumunu koruyarak mevzuata uygun düzeltme kaydı oluşturmaktır. KDV ve muhasebe etkisi ayrıca incelenmelidir.

Faturanın kabul edilmesi, her düzeltmenin aynı ekrandan yapılabileceği anlamına gelmez. Alıcı yanıtı, belge senaryosu ve muhasebe kaydı birlikte değerlendirilir. İade veya yeni belge düzenleniyorsa ilk belgeyle bağlantı kurulacak referanslar işletme prosedüründe tutulur.

Karşı durumda hata yalnızca açıklama satırındaysa bile eski belgeyi yok saymak güvenli değildir. Yeni işlem, önceki belgenin numarası, düzeltme nedeni ve muhasebe etkisiyle birlikte dosyalanır.

Kargo firması e-fatura için portal mı entegrasyon mu kullanmalı?

Kargo firması, düşük belge hacminde portalı; yüksek ve tekrarlı belge hacminde ise muhasebe veya operasyon yazılımıyla entegre yapıyı değerlendirebilir. Karar, yalnızca belge sayısına değil veri kalitesine ve kontrol kapasitesine göre verilmelidir.

Portalda manuel işlem, müşteri kartı ve hizmet satırlarının tek tek kontrol edilmesini sağlar. Günlük gönderi sayısı sınırlı olan bir acente için bu yöntem yeterli olabilir; ancak tekrarlı veri girişi arttıkça yanlış alıcı veya tutar riski yükselir.

Entegrasyonda gönderi, müşteri ve ücret bilgileri yazılımdan aktarılır. Bunun için hizmet kodları, müşteri eşleşmeleri, vergi alanları, belge senaryoları ve hata yanıtlarının nasıl işleneceği önceden tanımlanmalıdır.

Otomatik gönderim açılmadan önce deneme faturaları hazırlanır. Aynı gönderinin iki kez aktarılmasını önleyen kayıt numarası, iptal edilen gönderilerin faturaya dönüşmemesi ve başarısız belgelerin tekrar kuyruğa alınması test edilir.

Hibrit yöntem de mümkündür; düzenli kurumsal müşteriler entegrasyondan, istisnai veya düşük hacimli işlemler portaldan yürütülebilir. Bu yöntemde iki kanalda kullanılan seri, kullanıcı yetkisi ve muhasebe kontrolü birbirine karıştırılmamalıdır.

Seçim yapılırken kargo şubelerinin internet erişimi, personel eğitimi, günlük belge hacmi, raporlama ihtiyacı ve hata müdahale süresi birlikte değerlendirilir. e-Fatura ürün sayfasındaki portal ve entegrasyon açıklamaları bu değerlendirmeye yardımcı olabilir.

Örneğin tek şubeli küçük bir acente, haftalık birkaç kurumsal faturayı portalda kontrol ederek düzenleyebilir. Şube sayısı ve gönderi tekrarı arttığında entegrasyon seçilse bile, hatalı eşleşmeleri inceleyen sorumlu kullanıcı ve manuel geri dönüş kanalı korunmalıdır.

Yanlış: Entegrasyon kurulduğunda tüm belgeleri denetimsiz otomatik göndermektir. Doğru: Önce sınırlı müşteri grubuyla test etmek, hata kuyruğunu izlemek ve onaylı akıştan sonra kapsamı genişletmektir.

Kargo e-fatura için aylık kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Kargo e-fatura için aylık kontrol listesi, müşteri bilgisi, belge durumu, gönderi toplamı, tahsilat ve arşiv kayıtlarını birlikte kapsamalıdır. Liste, ay sonunda değil, haftalık kontrollerle güncellenirse düzeltme yükü azalır.

• Her müşterinin VKN veya TCKN, unvan ve adres bilgisi güncel olarak kontrol edilmiştir.
• Gönderilen her belgenin portal durumuna bakılmış ve teknik hata verenler ayrılmıştır.
• Reddedilen veya iade edilen belgeler için gerekçe ve sonraki işlem kaydı oluşturulmuştur.
• Fatura satırları, kargo takip raporu ve teslimat kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• Taşıma, adrese teslim, iade ve diğer ek hizmet bedelleri sözleşmeye göre incelenmiştir.
• e-Fatura veya e-Arşiv belgelerinin elektronik kayıtları ve yanıtları saklanmıştır.
• Gelen ve giden belge sayıları, kullanılan kontör veya sistem raporlarıyla karşılaştırılmıştır.

Örneğin küçük bir kargo acentesi, ay sonunda yalnızca toplam ciroya bakmamalıdır. Her şube için düzenlenen belge sayısı, bekleyen taslaklar, başarısız gönderimler ve müşteriden gelen ret yanıtları ayrı raporlanmalıdır.

Mutabakat yapılırken kargo operasyonundaki teslimat sayısı ile faturalandırılan hizmet miktarı karşılaştırılır. İade gönderileri, ücretsiz taşıma kampanyaları veya sözleşmeli özel fiyatlar varsa farkın nedeni açıklama raporunda tutulur.

Muhasebe kaydı ile elektronik belge kaydı arasında tarih veya tutar farkı bulunursa düzeltme nedeni araştırılır. Gelen belgelerin takibi için e-Mutabakat ürün sayfasındaki süreçler de işletmenin ihtiyacına göre değerlendirilebilir.

Mevzuat ve teknik ekranlar değişebildiği için kontrol listesi sabit bir mevzuat metni gibi kullanılmamalıdır. Yükümlülük, belge türü veya süre konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Haftalık kontrolde bekleyen taslakların yaşına değil, işlem durumuna ve hizmet dönemine bakılır. Eski görünen bir taslak güncel olabilir; yeni görünen kayıt ise mükerrer olabilir. Bu nedenle tarih tek başına silme veya gönderme gerekçesi yapılmamalıdır.

Listeye sorumlu, kontrol tarihi ve bulgu alanları eklenebilir. Bir fark çözüldüğünde hangi raporun kullanıldığı yazılır; açıklamasız düzeltmeler, sonraki ay aynı sorunun tekrar araştırılmasına yol açar.

Özet: 5 maddede kargo e-fatura nasıl kesilir?

Kargo e-fatura nasıl kesilir sorusunun kısa yanıtı, doğru alıcıyı seçmek, taşıma hizmetini ayrıştırmak, belgeyi doğrulamak, elektronik olarak göndermek ve sonucu kontrol etmektir. Bu beş aşama, manuel portal ve entegrasyon süreçlerinin ortak temelidir.

1. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını VKN veya TCKN bilgisiyle kontrol edin.
2. Taşıma tarihi, gönderi miktarı, hizmet açıklaması, ücret ve ek bedelleri doğru satırlara yazın.
3. Belge türünü, senaryoyu, KDV alanlarını, toplamı ve elektronik adres bilgilerini gönderimden önce doğrulayın.
4. Belgeyi yetkili kullanıcıyla imzalayıp portal veya entegrasyon üzerinden alıcıya gönderin.
5. Gönderim durumunu, XML kaydını, operasyon raporunu ve muhasebe eşleşmesini saklayarak kontrol edin.

En sık hata, kargo etiketini fatura yerine saymak veya e-İrsaliyeyi taşıma hizmeti faturası olarak kullanmaktır. İkinci yaygın hata, alıcı kaydını kontrol etmeden e-Fatura ya da e-Arşiv seçmektir.

Belge türü, iptal, ret, iade ve saklama süreçleri güncel mevzuata göre değişebilir. Emin olmadığınız durumda rakam veya süre tahmin etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu akışın her adımında sorumlu kişi ve kanıt kaydı belirlenirse süreç izlenebilir olur. Müşteri sorgusu, gönderi raporu, portal durumu ve muhasebe kaydı aynı işlem referansında birleştirilmelidir.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini güncel koşullarla inceleyebilirsiniz; kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alın.