İrsaliyeli Fatura Nedir? e-Belgede Karşılığı Var mı?

İrsaliyeli fatura, satış faturasını ve sevk irsaliyesini aynı belgede birleştiren faturadır. Malın sevki sırasında düzenlenir ve gerekli şartlar sağlanırsa ayrıca sevk irsaliyesi düzenlenmez.

Bu konu; toptan satış yapan işletmelere, marketlere, eczanelere, üreticilere ve muhasebe ekiplerine yarar. Rehber, irsaliyeli fatura ile e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye arasındaki belge farkını açıklar.

İrsaliyeli fatura nedir ve ne işe yarar?

İrsaliyeli fatura, malın teslim veya sevk bilgileriyle fatura bilgilerini tek belgede gösteren belgedir. Böylece aynı işlem için ayrı fatura ve sevk irsaliyesi hazırlama yöntemi yerine birleşik belge kullanılabilir.

Bu belgenin iki temel işlevi vardır. Birincisi, satılan malın cinsini, miktarını ve bedelini belgelemektir. İkincisi, malın hangi alıcıya, hangi tarihte ve hangi sevk işlemiyle gönderildiğini göstermektir.

İrsaliyeli fatura, proforma fatura değildir. Proforma fatura ödeme veya teklif sürecinde bilgi verir; mal sevkini belgeleyen taşıma evrakı yerine geçmez. Bu nedenle iki belge aynı amaçla düzenlenmez.

İrsaliyeli faturanın kullanılabilmesi için belgenin fatura ve sevk belgesi şartlarını birlikte taşıması gerekir. Malın hareketi, alıcı bilgileri, miktarlar ve düzenleme bilgileri eksik bırakılırsa birleşik belge amacı zedelenir.

Belgenin düzenlenmesi, malın fiilen sevk edildiği işlemle bağlantılı olmalıdır. Sadece satış bedelini göstermek isteyen işletme, her durumda irsaliyeli fatura düzenleyemez; işlemin teslim ve taşıma koşullarını değerlendirmelidir.

İrsaliyeli fatura çoğunlukla mal teslimiyle birlikte ortaya çıkar. Hizmet satışlarında fiziksel mal hareketi bulunmadığından sevk irsaliyesi işlevi genellikle doğmaz; hizmetin niteliği ayrıca incelenmelidir.

Elektronik dönüşümde ise fatura ve sevk işlevleri çoğu zaman ayrı e-belgelerle yürür. Bu nedenle irsaliyeli fatura kavramını, doğrudan e-Fatura ile eşitlemeden değerlendirmek gerekir.

İrsaliyeli faturada hangi bilgiler bulunur?

İrsaliyeli faturada satıcı, alıcı, mal, tutar ve sevk bilgileri birlikte bulunur. Belgedeki bilgiler, hem fatura hesaplamasını hem de taşıma sırasında malın tanınmasını sağlayacak açıklığı taşımalıdır.

Satıcıya ait unvan, adres, vergi kimlik bilgileri ve belge numarası temel alanlardandır. Alıcının unvanı, adresi ve vergi bilgileri de işlem türüne göre doğru yazılmalıdır.

Mal satırlarında ürünün adı, cinsi, miktarı ve ölçü birimi açıkça yer alır. Kilogram, adet, litre veya koli gibi birimler, fiili sevkiyatla uyumlu kullanılmalıdır.

Fatura tarafında birim fiyat, iskonto, vergiler, toplam tutar ve ödeme bilgileri gösterilir. KDV oranı veya istisna açıklaması varsa, ilgili işlemle uyumlu düzenlenmelidir.

Sevk tarafında malın çıkış ve teslim adresi, sevk tarihi ve gerekli taşıma açıklamaları önem taşır. Araç, taşıyıcı veya teslim alan bilgileri işlem ve güncel uygulama gerektirdiğinde ayrıca kontrol edilmelidir.

İrsaliyeli fatura üzerindeki tarih, malın hareketiyle çelişmemelidir. Faturanın düzenleme tarihi ile sevk tarihi farklı olabiliyorsa, sistemdeki alanlar ve mevzuat koşulları mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir.

Belgeye yalnızca “irsaliyeli fatura” yazmak yeterli değildir. İçerik eksikliği, yanlış miktar veya hatalı alıcı bilgisi; teslim, stok ve muhasebe kayıtlarında sonradan düzeltme gerektirebilir.

İrsaliyeli fatura ile sevk irsaliyesi arasındaki fark nedir?

İrsaliyeli fatura, fatura ve sevk irsaliyesi işlevlerini birleştirir; sevk irsaliyesi ise öncelikle malın taşınmasını belgeleyen ayrı evraktır. Aradaki temel fark, fatura hesaplarının tek belgede bulunup bulunmamasıdır.

Sevk irsaliyesi, malın hangi adrese ve hangi miktarla gönderildiğini gösterir. Ancak tek başına satış bedeli, KDV ve tahsil edilecek toplam tutar bakımından fatura işlevi görmez.

Fatura ise mal veya hizmet satışının mali belgesidir. Faturada ürün bedeli, vergi ve toplam tutar bulunur; fakat malın taşıma sürecini her zaman tek başına belgelemeyebilir.

İşletme malı bugün sevk edip faturayı daha sonra düzenliyorsa, birleşik belge yerine ayrı sevk belgesi ve fatura süreci gündeme gelir. İrsaliyeli fatura ise iki işlevin aynı anda yürütüldüğü durumlara yöneliktir.

Yanlış: “Her fatura, sevk irsaliyesi yerine geçer.” Doğru: Faturanın taşıma belgesi sayılması, belge türüne ve güncel şartların karşılanmasına bağlıdır.

Malın depolar arasında taşınması, satış olmadan yapılan sevk veya farklı teslim aşamaları ayrıca değerlendirilmelidir. Bu işlemlerde irsaliyeli fatura yerine yalnızca sevk belgesi gerekebilir.

Bu ayrım, denetim ve stok takibi açısından önemlidir. Fatura kaydı doğru olsa bile, taşıma sırasında gerekli sevk belgesi bulunmuyorsa işlem belgesel açıdan eksik kalabilir.

İrsaliyeli faturanın e-Fatura karşılığı var mı?

İrsaliyeli faturanın e-Belge sisteminde her durumda kullanılan ayrı bir “e-irsaliyeli fatura” türü yoktur. Malın elektronik sevk karşılığı doğrudan e-İrsaliye, satışın elektronik karşılığı ise e-Fatura veya e-Arşiv Faturadır.

e-Fatura, satıcı ile alıcı arasındaki mal veya hizmet satışını belgeleyen elektronik faturadır. Faturanın temel veya ticari senaryoda düzenlenmesi, onu kendiliğinden sevk irsaliyesine dönüştürmez.

e-İrsaliye ise malın fiili sevkini elektronik ortamda belgeleyen ayrı e-belgedir. Bu nedenle işletme, fatura ve taşıma süreçlerini sistemde ayrı belgelerle takip edebilir.

Bazı koşullarda bir faturanın irsaliye yerine geçmesi mümkün olabilir. Bunun için belgenin güncel GİB kurallarındaki şartları, gerekli tarih ve sevk bilgilerini, ilgili ibareleri ve diğer biçim koşullarını taşıması gerekir.

Yanlış: “e-Fatura kesildiğinde sevk irsaliyesi otomatik olarak gereksiz olur.” Doğru: e-Fatura, taşıma belgesi ihtiyacını kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Elektronik belgenin görüntüsünde sevk bilgisi bulunması da tek başına yeterli kabul edilmemelidir. Belgenin hangi amaçla düzenlendiği ve taşıma anındaki kullanım şartları birlikte incelenmelidir.

Uygulama kapsamı değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle işletmenin e-İrsaliye yükümlülüğü varsa, yalnızca e-Fatura düzenlemek riskli olabilir.

e-İrsaliye ile irsaliyeli fatura nasıl ayrılır?

e-İrsaliye, malın elektronik sevk belgesidir; irsaliyeli fatura ise fatura ile sevk bilgilerini tek belgede birleştiren yöntemdir. Bu iki belge, aynı mal hareketiyle ilgili olsa da belge türleri farklıdır.

e-İrsaliye düzenlendiğinde amaç, malın depodan çıkışını ve taşıma sürecini elektronik olarak bildirmektir. Fatura daha sonra e-Fatura veya uygun durumda e-Arşiv Fatura olarak düzenlenebilir.

İrsaliyeli faturada ise satış bedeli ve vergi bilgileri, malın sevk bilgileriyle birlikte bulunur. Bu yöntem, fatura düzenleme ve mal sevkiyatının aynı işlemde yürüdüğü durumlarda değerlendirilebilir.

e-İrsaliye kullanımı, işletmenin ve alıcının uygulama kapsamına, mal hareketinin niteliğine ve güncel GİB düzenlemelerine bağlıdır. Her satıcı, her alıcıya aynı elektronik akışı uygulayamaz.

e-İrsaliye üzerinde ürün satırları, miktarlar, sevk adresi ve taşıma açıklamaları bulunabilir. Fatura üzerindeki fiyat, vergi ve ödeme alanları ise farklı bir belgenin konusudur.

Mal sevkiyatlarında elektronik süreci incelemek isteyen işletmeler, e-İrsaliye sayfasındaki belge akışını ve kapsam bilgilerini değerlendirebilir. Son karar, işletmenin mevcut yükümlülükleriyle verilmelidir.

Sevk belgesinin elektronik olması, fatura düzenleme zamanını otomatik olarak belirlemez. Fatura için teslim, satış ve ilgili mevzuat kuralları ayrıca izlenmelidir.

e-Arşiv fatura irsaliye yerine geçer mi?

e-Arşiv Fatura, tek başına ve otomatik biçimde sevk irsaliyesi yerine geçmez. Bu nedenle e-Arşiv düzenleyen işletme, malın taşıma belgesi ihtiyacını ayrıca değerlendirmelidir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara yapılan satışlarda kullanılan elektronik fatura türlerinden biridir. Fatura olma işlevi, malın sevkini belgeleyen taşıma işlevinden ayrıdır.

Mevzuatın izin verdiği irsaliye yerine geçen fatura uygulamasında, belgenin gerekli ifadeleri ve sevk bilgilerini taşıması gerekir. Bu şartlardan biri eksikse ayrıca sevk irsaliyesi veya e-İrsaliye gündeme gelebilir.

Küçük bir market senaryosunda, toptancı ürünleri faturayla aynı anda teslim ediyorsa birleşik belge yöntemi değerlendirilebilir. Toptancı faturayı günler sonra düzenliyorsa, teslim anındaki taşıma belgesi ayrıca planlanmalıdır.

Yanlış: “e-Arşiv faturanın PDF çıktısı her durumda sevk evrakıdır.” Doğru: Çıktının taşıma belgesi olarak kullanılabilmesi, güncel şartlara ve belge içeriğine bağlıdır.

Belgenin e-Arşiv olması, sevk adresinin, ürün miktarının ve teslim zamanının doğru kaydedilmesi gereğini değiştirmez. Alıcı, taşıyıcı ve satıcı bilgileri de işlemle uyumlu tutulmalıdır.

e-Arşiv sürecinin fatura yönünü incelemek için e-Arşiv Fatura bilgilerine bakabilirsiniz. Uygulama kararı öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İrsaliyeli fatura ne zaman düzenlenebilir?

İrsaliyeli fatura, malın teslimi veya sevki ile fatura düzenlemesinin aynı işlemde yürütüldüğü durumlarda düzenlenebilir. Belgenin taşıma sırasında hazır olması ve gerekli bilgileri içermesi gerekir.

İşletme önce malı gönderip faturayı daha sonra kesiyorsa, irsaliyeli fatura yöntemi işlem akışına uymayabilir. Böyle durumlarda ayrı sevk belgesi ve sonradan düzenlenen fatura daha uygun olabilir.

Uygulama kararı vermeden önce aşağıdaki sıra izlenebilir. Bu sıra, hukuki bir görüş yerine operasyonel kontrol çerçevesi sunar:

1. Satışın fiziksel mal hareketi içerip içermediğini belirleyin.
2. Malın sevk tarihi ile fatura düzenleme zamanını karşılaştırın.
3. Alıcı, teslim adresi ve ürün miktarlarını sistemde doğrulayın.
4. İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kapsamını kontrol edin.
5. Belgenin taşıma sırasında kullanılabilmesi için gerekli güncel şartları inceleyin.

Parçalı teslimatlarda her sevk aynı belgeyle yürümeyebilir. Sipariş tek olsa bile farklı tarihlerde yapılan sevkler, ayrı taşıma kayıtları ve belge bağlantıları gerektirebilir.

Depo transferi, fason üretime gönderim veya iade taşıması da satış tesliminden farklıdır. Bu işlemlerde irsaliyeli fatura düzenlemek yerine ilgili sevk veya iade belgesini değerlendirin.

Özel durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle işletmenin sistem zorunluluğu, alıcının statüsü ve taşıma biçimi sonucu değiştirebilir.

İrsaliyeli fatura yerine hangi e-belge seçilir?

Seçilecek e-belge, satışın fatura statüsü ile malın sevk statüsü birlikte incelenerek belirlenir. Fatura için e-Fatura veya e-Arşiv, sevk için e-İrsaliye seçenekleri ayrı ayrı değerlendirilir.

Alıcı ve satıcı e-Fatura akışındaysa satış faturası e-Fatura olarak düzenlenebilir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı işlemlerde ise uygun koşullarda e-Arşiv Fatura gündeme gelir.

Mal fiilen taşınıyor ve işlem e-İrsaliye kapsamına giriyorsa, sevk belgesi e-İrsaliye olarak oluşturulur. Fatura belgesinin ayrıca düzenlenmesi gerekebilir; iki belge arasındaki bağlantı korunmalıdır.

Fatura formatı hakkında bilgi almak için e-Fatura sayfasını, sevk akışı için ise e-İrsaliye sayfasını inceleyebilirsiniz.

Tablodaki genel ayrım, her işlemde otomatik karar anlamına gelmez. Mevzuat kapsamı, alıcı türü, mal hareketi ve düzenleme zamanı birlikte kontrol edilmelidir.

İrsaliyeli fatura hatası nasıl düzeltilir?

Hatalı irsaliyeli fatura, belgenin durumuna ve hatanın türüne göre ilgili düzeltme süreciyle ele alınır. Belgeyi sonradan elle değiştirmek veya XML dosyasını izinsiz düzenlemek doğru yöntem değildir.

Önce hata sınıflandırılır. Alıcı vergi bilgisi, ürün miktarı, fiyat, KDV, sevk adresi veya tarih hatası aynı işlem gibi görünse de düzeltme yöntemi farklılaşabilir.

Elektronik faturada belgenin gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya işleme alındı durumları önem taşır. Alıcının kullandığı senaryo ve sistem yanıtı incelenmeden yeni belge oluşturulmamalıdır.

İrsaliyeli faturanın taşıma bölümü hatalıysa, yalnızca muhasebe kaydını düzeltmek yeterli olmayabilir. Malın fiili hareketi, stok çıkışı ve taşıma belgesi de aynı işlem zincirinde kontrol edilmelidir.

Hatalı e-Fatura süreçlerini ayrıntılı incelemek için Fatura Düzeltme Nasıl Yapılır? rehberine bakabilirsiniz. Rehber, belge durumuna göre izlenecek yolun neden değiştiğini açıklar.

İade, ret, iptal veya yeni fatura düzenleme seçenekleri; işlem türü ve güncel elektronik belge kurallarına göre değerlendirilir. Aynı numarayı koruyarak geriye dönük değişiklik yapmak güvenli bir düzeltme değildir.

Yanlış: “Hatalı çıktıyı silmek, elektronik belgeyi de iptal eder.” Doğru: Belgenin elektronik kaydı, sistem durumu ve muhasebe hareketi birlikte düzeltilmelidir.

İrsaliyeli fatura muhasebe kontrolünde nasıl izlenir?

İrsaliyeli fatura kontrolü, belge bilgileri ile stok, cari hesap ve sevk kayıtlarının eşleştirilmesiyle yapılır. Muhasebe ekibi yalnızca toplam tutarı değil, malın hareketini de doğrulamalıdır.

İlk kontrol, belge numarası ve düzenleme tarihidir. Ardından alıcı bilgisi, ürün miktarı, birim, fiyat, KDV ve teslim adresi sipariş veya irsaliye kaydıyla karşılaştırılır.

Fatura kaydı ile stok çıkışı aynı işlem için görünmelidir. Fatura düzenlenmiş, fakat stok hareketi oluşmamışsa teslim süreci; stok çıkmış, fakat fatura görünmüyorsa faturalama süreci araştırılmalıdır.

• Belge numarasının sistemde daha önce kullanılmadığını kontrol edin.
• Alıcı unvanı ve vergi bilgilerinin cari kartla eşleştiğini doğrulayın.
• Ürün miktarlarını sipariş, depo çıkışı ve teslim kaydıyla karşılaştırın.
• Sevk tarihi ve teslim adresinin taşıma kaydıyla uyumlu olduğunu inceleyin.
• Fatura toplamı, KDV ve iskonto hesaplarını yeniden kontrol edin.
• Elektronik belgenin gönderim ve yanıt durumunu sistemden kaydedin.

Uzman notu: Sevk kaydı ile fatura kaydı farklı tarihler gösteriyorsa, önce fiili mal hareketini doğrulayın; yalnızca muhasebe tarihini değiştirerek sorunu kapatmayın.

Dönem sonunda açıkta kalan sevkler, sonradan gelen faturalar ve iade hareketleri ayrıca listelenmelidir. Bu kontrolü Yıl Sonu e-Fatura Kontrolleri listesiyle birlikte uygulayabilirsiniz.

Belge arşivinde elektronik dosya, görüntü ve ilgili sipariş bağlantısı korunmalıdır. Güncel saklama ve ibraz kurallarını ayrıca mali müşavirinizle kontrol edin.

İrsaliyeli fatura için doğru belge seçimi nasıl yapılır?

Doğru belge seçimi, alıcının statüsü, malın hareketi, satışın zamanı ve işletmenin e-belge kapsamı birlikte incelenerek yapılır. Tek bir belge adını her işlemde kullanmak güvenli değildir.

Bir işletme önce şu soruyu yanıtlamalıdır: Ortada fiziksel bir mal sevkiyatı var mı? Cevap hayırsa irsaliyeli fatura veya e-İrsaliye yerine yalnızca uygun fatura türü değerlendirilebilir.

Fiziksel sevk varsa ikinci soru, fatura ile sevkin aynı anda gerçekleşip gerçekleşmediğidir. Aynı anda gerçekleşiyorsa şartları karşılayan irsaliyeli fatura; farklı zamanlardaysa ayrı belge akışı gündeme gelebilir.

Üçüncü soru, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığıdır. Bu bilgi fatura türünü etkiler; ancak tek başına sevk belgesinin nasıl düzenleneceğini belirlemez.

Dördüncü soru, işletmenin e-İrsaliye uygulamasındaki durumudur. Zorunluluk veya gönüllü kullanım kapsamı varsa, mal hareketi için elektronik sevk belgesi planlanmalıdır.

Küçük bir eczane, distribütörden ürün teslim alırken fatura türünü ve sevk belgesini ayrı kontrol etmelidir. Ürünler aynı gün faturalı geliyorsa birleşik belge ihtimali incelenir; sonraki faturalamada sevk kaydı ayrıca aranır.

Tüketici işlemlerinde belge seçimi farklı kurallara bağlanabilir. Perakende satışlarda fatura ve fiş ayrımını görmek için fatura mı fiş mi? rehberini inceleyin.

İrsaliyeli fatura ile e-belge süreçleri nasıl karşılaştırılır?

İrsaliyeli fatura, fiziksel veya birleşik belge mantığıyla çalışır; e-belge süreçleri ise fatura ve sevk kayıtlarını elektronik sistemlerde ayırabilir. Karşılaştırmada belgenin adı kadar kullanım anı da önemlidir.

İrsaliyeli faturada alıcı, taşıyıcı ve satıcı aynı belgeyi işlem boyunca kullanır. Elektronik akışta ise e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye farklı kayıtlar olarak oluşabilir.

Elektronik belgeler sayesinde gönderim durumu, yanıt, numara ve arşiv kaydı sistemden izlenebilir. Ancak sistemde kayıt bulunması, fiziksel taşıma sırasında gereken belgenin otomatik olarak oluştuğu anlamına gelmez.

Örneğin pazaryeri üzerinden yapılan satışlarda müşteriye kesilen fatura ile pazaryerinin komisyon faturası farklı işlemlerdir. Bu ayrımı Komisyon Faturası ve Pazaryeri Kesintileri rehberindeki mantıkla değerlendirebilirsiniz.

Malın sevk edildiği adres ile faturadaki alıcı adresi farklıysa süreç daha dikkatli incelenmelidir. Teslimat noktası, fatura muhatabı ve taşıyıcı bilgilerinin hangi belgede gösterileceği işlem yapısına bağlıdır.

İrsaliyeli fatura, aynı anda teslim ve fatura düzenleyen işletmelerde pratik olabilir. Buna karşılık çok aşamalı lojistik, parça parça teslim veya sonradan fiyat kesinleşmesi bulunan işlemlerde ayrı e-belgeler daha uygun olabilir.

Bu karşılaştırma bir belge seçme şablonudur, mevzuat görüşü değildir. İşletmenizin faaliyet alanı ve güncel GİB kapsamı için mali müşavirinizden işlem bazlı değerlendirme alın.

İrsaliyeli faturada işletmeler hangi hataları yapar?

İşletmelerin en sık yaptığı hata, fatura düzenlenmesini sevk belgesi düzenlenmiş kabul etmektir. Oysa satış, taşıma ve teslim kayıtları aynı olayın farklı yönlerini belgeleyebilir.

İkinci hata, irsaliyeli faturayı mal hareketi olmadan kullanmaktır. Fiziksel sevk yoksa birleşik belgenin sevk işlevi anlamsızlaşır; işlem için uygun fatura türü ayrıca değerlendirilmelidir.

Üçüncü hata, parça teslimatlarını tek sevk gibi kaydetmektir. İlk sevkte gönderilmeyen ürünlerin faturada veya taşıma bilgisinde gösterilmesi, stok ve teslim kayıtları arasında uyumsuzluk oluşturabilir.

Dördüncü hata, müşteri adresi ile teslim adresini ayırmamaktır. Fatura muhatabı başka, teslim noktası başka olduğunda sistemde hangi alanın neyi ifade ettiği açıkça kontrol edilmelidir.

Beşinci hata, reddedilen veya hatalı elektronik belgeyi yalnızca PDF üzerinden düzeltmeye çalışmaktır. Elektronik kaydın durumu, bağlantılı sevk belgesi ve muhasebe fişi birlikte incelenmelidir.

Altıncı hata, belge numarası ve tarih kontrollerini dönem sonuna bırakmaktır. Günlük kontrol, eksik sevk veya mükerrer kayıtların daha erken fark edilmesini sağlar.

Bu hataları azaltmak için satış, depo, sevkiyat ve muhasebe ekipleri aynı işlem numarasını kullanmalıdır. Yetki sınırları ve düzeltme sorumlusu yazılı bir iş akışında belirlenmelidir.

İrsaliyeli fatura düzenlemeden önce hangi kontrol listesi kullanılmalı?

İrsaliyeli fatura düzenlemeden önce kısa bir kontrol listesi uygulanmalıdır. Liste, belgenin satış ve sevk işlevlerini aynı anda doğru taşıyıp taşımadığını gösterir.

Kontrolü satış personeli başlatabilir, fakat vergi ve e-belge kapsamı mali müşavir tarafından doğrulanmalıdır. Depo ekibi de ürün ve miktar bilgilerinin fiili sevkle uyumunu onaylamalıdır.

• İşlemin fiziksel mal satışı içerdiğini ve sevk gerektirdiğini doğrulayın.
• Alıcının unvan, adres ve vergi bilgilerini güncel cari kartla karşılaştırın.
• Ürün cinsi, miktarı ve ölçü biriminin siparişle aynı olduğunu kontrol edin.
• Fatura bedeli, iskonto ve KDV hesaplarını satış koşullarıyla eşleştirin.
• Sevk tarihi, teslim adresi ve taşıma bilgilerinin fiili hareketi yansıttığını doğrulayın.
• İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye kapsamını güncel olarak inceleyin.
• Belgenin gönderim, kabul, ret veya iptal durumunu arşiv kaydına ekleyin.

Liste tamamlanamıyorsa belgeyi göndermek yerine eksik alanı düzeltmek daha güvenlidir. Özellikle yanlış vergi kimlik numarası ve yanlış miktar, sonradan birden fazla kaydı etkileyebilir.

Kontrol listesi, mevzuatın tüm ayrıntılarını tek başına karşılamaz. Faaliyete özel istisna, sektör kuralı veya güncel elektronik belge değişikliği varsa ayrıca uzman görüşü gerekir.

Son kontrolde belge ile malın fiziksel hareketi birlikte görülmelidir. Yalnızca fatura ekranındaki alanları onaylamak, sevk sürecindeki eksiklikleri ortaya çıkarmayabilir.

İrsaliyeli fatura küçük işletmelerde nasıl uygulanır?

Küçük işletmelerde irsaliyeli fatura uygulaması, satış ve sevk görevlerinin aynı kişide toplanması nedeniyle dikkatli planlanmalıdır. Basit bir işlem akışı, eksik belge ve mükerrer kayıt riskini azaltır.

Bir kafe, mutfak ürünlerini yerel tedarikçiden teslim alırken önce ürün miktarlarını kontrol eder. Tedarikçi faturayı teslim anında düzenliyorsa birleşik belge seçeneği, şartlarıyla birlikte incelenebilir.

Aynı kafe ürünleri haftalık siparişle alıyor, ancak tedarikçi faturaları ay sonunda kesiyorsa durum değişir. Her teslimatın taşıma belgesi, sipariş kaydı ve sonradan gelen faturayla eşleştirilmesi gerekir.

Bir markette kasada tüketiciye yapılan satış ile depoya gelen toptan alım aynı belge akışı değildir. Toptan alımın alıcısı işletmedir; perakende satışta müşteri ve işlem koşulları farklılaşır.

Bir eczane, distribütörden farklı tarihlerde ve farklı depolardan ürün alıyorsa, tek faturadaki toplam miktarı her sevke uygulamamalıdır. Sevk tarihi, teslim noktası ve ürün miktarı ayrı kontrol edilmelidir.

Küçük işletme sahibi, muhasebe programında şu alanları zorunlu hale getirebilir: cari kart, ürün kodu, miktar, teslim adresi, belge tarihi ve sevk bağlantısı.

Bu yöntemler belge türünü kendiliğinden belirlemez. İşletme, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirini kontrol ederek kendi satış ve sevk senaryosunu yazılı hale getirmelidir.

İrsaliyeli fatura hakkında hangi sorular sık sorulur?

İrsaliyeli fatura hakkında en sık sorulan sorular, belgenin e-Fatura ile aynı olup olmadığı ve sevk irsaliyesini kaldırıp kaldırmadığıdır. Bu soruların cevabı, belgenin içeriği ve işlem koşullarıyla verilir.

Faturanın elektronik olması, sevk belgesi ihtiyacını tek başına ortadan kaldırmaz. e-Fatura satışın, e-İrsaliye ise mal hareketinin elektronik kaydını oluşturur.

İrsaliyeli faturanın ayrı belge türü olmadığı durumlarda işletme, “irsaliyeli e-Fatura” adını sistemde aramak yerine iki işlevin hangi e-belgelerle karşılandığını sorgulamalıdır.

e-Arşiv faturanın da taşıma belgesi yerine geçmesi otomatik değildir. Belgenin irsaliye yerine kullanılmasına ilişkin güncel şartlar, işlem yapılmadan önce incelenmelidir.

Fatura düzeltme sürecinde belge statüsü ve hatanın niteliği belirleyicidir. Kabul edilmiş bir belge ile henüz gönderilmemiş taslak aynı yöntemle düzeltilmez.

Belge karşılaştırmasını yaparken alıcının vergi mükellefi olup olmadığı, malın taşınıp taşınmadığı ve faturanın ne zaman düzenlendiği birlikte sorulmalıdır.

Bu başlıklardaki uygulama ayrıntıları dönemsel olarak değişebilir. Emin olunmayan noktada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede irsaliyeli fatura ve e-belge karşılığı

İrsaliyeli fatura, fatura ile sevk irsaliyesi işlevlerini aynı belgede birleştirir. e-Belge dünyasında bu kavramı e-Fatura veya e-Arşiv ile otomatik olarak aynı kabul etmemek gerekir.

En güvenli yaklaşım, satış faturasını ve malın sevk belgesini ayrı sorularla değerlendirmektir. Aşağıdaki beş madde, belge seçimini işlem başlamadan önce kontrol etmenizi sağlar.

• İrsaliyeli fatura, satış bilgileriyle sevk bilgilerini tek belgede gösterir ve şartları karşılanırsa ayrı sevk belgesi ihtiyacını kaldırabilir.
• e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, öncelikle satış faturasını belgeleyen elektronik fatura türleridir; kendiliğinden sevk irsaliyesi sayılmazlar.
• e-İrsaliye, malın elektronik sevk karşılığıdır ve fatura bedeliyle vergi hesaplarının yerine geçmez.
• Belge tarihi, miktar, adres, alıcı bilgileri ve elektronik sistem durumu birlikte kontrol edilmelidir.
• Belirsiz veya özel işlemlerde güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

İrsaliyeli fatura kararını, malın gerçekten taşınıp taşınmadığı ve faturanın sevkle aynı anda düzenlenip düzenlenmediği belirler. Bu iki soruya verilen cevap, sonraki belge akışını şekillendirir.

efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini inceleyebilirsiniz.