İnşaat e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

İnşaat e-Fatura kesmek için alıcıyı doğrular, hizmet kalemlerini girer, vergileri kontrol eder ve belgeyi elektronik olarak imzalayıp gönderirsiniz. İnşaat e-Fatura, inşaat hizmeti veya malzemesi için elektronik ortamda düzenlenen ve GİB formatında gönderilen fatura demektir.

Bu rehber, müteahhitleri, taşeronları, yapı kooperatiflerini ve şantiye yöneten küçük işletmeleri ilgilendirir. Hakediş, tevkifat, e-Arşiv ayrımı, tarih seçimi ve hatalı belge düzeltme adımlarını birlikte açıklar.

İnşaat e-Fatura nasıl kesilir ve süreç nereden başlar?

İnşaat e-Fatura kesme süreci, alıcının e-belge durumunu kontrol etmekle başlar. Ardından doğru senaryoyu seçer, sözleşmeye uygun hizmet kalemlerini girer, vergileri hesaplar ve belgeyi imzalayarak gönderirsiniz.

İlk kontrol, alıcının vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarasıdır. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, kullanılacak belge türünü etkiler. Yanlış VKN veya TCKN seçimi, doğru işletmeye gönderilmemiş belge anlamına gelir.

İkinci kontrol, işlemin gerçekten ne olduğunu belirlemektir. Yapım işi, tadilat, proje hizmeti, malzeme satışı ve taşeronluk aynı açıklamayla faturalandırılmamalıdır. Sözleşme, sipariş ve onaylı hakediş raporu bu ayrımı destekler.

İnşaat sektöründeki belge türleri ve uygulama soruları için inşaat sektörü sayfasını da inceleyebilirsiniz. Portal ekranlarının adı değişse bile temel işlem sırası, alıcıdan vergi kontrolüne kadar aynıdır.

Yanlış: Alıcının adını arama sonucundan seçip VKN kontrolü yapmadan belge göndermek. Doğru: Ticari unvanı, VKN veya TCKN bilgisini ve e-belge durumunu güncel kayıt üzerinden birlikte doğrulamak.

• Alıcının vergi kimlik numarasını veya T.C. kimlik numarasını kontrol edin.
• İşlemin e-Fatura mı, e-Arşiv Fatura mı gerektirdiğini belirleyin.
• Hizmetin sözleşmedeki adını, miktarını ve dönemini hazırlayın.
• KDV, tevkifat, istisna ve diğer vergi alanlarını mali müşavirinizle doğrulayın.

Bu sıra, özellikle aynı anda birçok şantiyeye fatura kesen işletmelerde hata riskini azaltır. Her şantiye için ayrı dosya veya kontrol listesi kullanmak, alıcı ve hakediş karışıklığını önlemeye yardımcı olur.

Örneğin aynı müşterinin iki şantiyesinde çalışan taşeron, müşteri kaydını ortak tutabilir. Ancak her yeni fatura taslağında ilgili proje kodunu ayrı seçmelidir. Sözleşme tarafı farklı bir şirketse önceki faturadaki alıcı bilgileri doğrudan kullanılamaz.

İnşaatta e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya elektronik posta kutusu üzerinden gönderilen belge demektir. e-Arşiv Fatura, alıcının statüsüne ve işlem koşullarına göre elektronik ortamda oluşturulan farklı bir e-belge türü demektir.

İnşaat şirketi bir ana yükleniciye hizmet veriyorsa, önce ana yüklenicinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol eder. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura senaryosu, kayıtlı değilse mevzuata uygun e-Arşiv süreci gündeme gelebilir.

Belge türünü yalnızca alıcının e-posta adresine bakarak seçmeyin. E-posta adresi, e-Fatura posta kutusu değildir. Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle sistemdeki kayıt ve adres bilgisi eşleştirilmelidir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan her durumda otomatik ve koşulsuz biçimde seçilecek bir belge değildir. İşlemin niteliği, alıcının statüsü ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

Yanlış: Alıcı e-posta adresi verdiği için belge türünü doğrudan e-Arşiv Fatura seçmek. Doğru: Önce vergi kimlik bilgilerini doğrulamak, sonra ilgili elektronik belge senaryosunu portal ekranından seçmek.

Bir işletme farklı alıcılara hem e-Fatura hem e-Arşiv düzenleyebilir. Bu nedenle portalda kayıtlı alıcı bilgilerini güncel tutun ve aynı müşteriye ait eski kaydı kullanmadan önce yeniden kontrol edin.

Örneğin bir kafenin tadilatını yapan işletme, kafe sahibinin e-Fatura kaydını sorgular. Kafenin küçük olması e-Arşiv seçimini tek başına belirlemez; kayıtlı alıcıya gönderimde e-Fatura kuralları ayrıca kontrol edilir.

İnşaat e-Fatura kesmeden önce hangi bilgiler hazırlanır?

İnşaat e-Fatura kesmeden önce satıcı, alıcı, işlem, tarih, hizmet ve vergi bilgilerini eksiksiz hazırlamanız gerekir. Hazır veriyle çalışmak, portalda yapılan yazım hatalarını ve yanlış belge tekrarlarını azaltır.

Satıcı ve alıcı bilgilerinde ticari unvan, VKN veya TCKN, vergi dairesi ve adres bulunmalıdır. Şube, merkez veya proje şirketi ayrımı varsa faturayı gerçek sözleşme tarafına düzenleyin.

• Satıcının unvanını, VKN veya TCKN bilgisini ve adresini kontrol edin.
• Alıcının unvanını, VKN veya TCKN bilgisini ve e-belge durumunu doğrulayın.
• Fatura tarihi, hizmet dönemi, sipariş numarası ve sözleşme referansını hazırlayın.
• Her hizmet veya malzeme kaleminin açıklamasını, miktarını ve ölçü birimini yazın.
• Birim fiyat, iskonto, KDV, tevkifat veya istisna bilgisini belgeleyin.
• Hakediş numarası, şantiye adı ve işin bulunduğu ili açıklama alanı için hazırlayın.

Fatura numarası çoğu uygulamada sistem tarafından sıra kurallarına göre oluşturulur. Yine de daha önce gönderilmiş belgeleri kontrol edin. Aynı hakediş için iki taslak açılması, mükerrer fatura riskini artırır.

Miktar ve birim fiyatı sözleşmedeki ölçüyle uyumlu yazın. Metrekare, metreküp, ton, adet, saat veya götürü iş gibi ölçüler, yapılan işin gerçek yapısını ve kapsamını göstermelidir. Örneğin sözleşmede metreyle ölçülen kabloyu faturada adet olarak göstermeyin.

İnşaat faturalarında para birimi, kur, teslim yeri ve hizmet dönemi gibi alanlar da önem taşıyabilir. Yabancı para veya fiyat farkı varsa, sözleşme hükmünü ve muhasebe kaydını mali müşavirinizle karşılaştırın.

Belgeye eklenecek hakediş raporu, keşif özeti veya teslim tutanağı varsa bunları ayrıca tarihleriyle arşivleyin. Ek dosyanın bulunması, fatura üzerindeki zorunlu bilgilerin eksik yazılmasını telafi etmez.

Portal üzerinden inşaat e-Fatura nasıl kesilir?

Portal üzerinden inşaat e-Fatura kesmek için yeni fatura ekranını açar, alıcıyı doğrular, hizmet satırlarını ve vergileri girer, son kontrolden sonra belgeyi imzalayıp gönderirsiniz. Ekran adları sağlayıcıya göre değişebilir.

1. Portal hesabınıza giriş yapın ve e-Fatura veya yeni belge ekranını açın.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini girin ve unvanını sistem kaydıyla karşılaştırın.
3. Belge senaryosunu ve fatura türünü işlemin niteliğine göre seçin.
4. Fatura tarihi, hizmet dönemi, sipariş veya sözleşme bilgisini ilgili alanlara yazın.
5. Hizmet ve malzeme satırlarını miktar, birim, fiyat ve iskonto bilgileriyle ekleyin.
6. KDV, tevkifat, istisna veya diğer vergi alanlarını kontrol ederek hesaplamayı tamamlayın.
7. Ön izleme yapın, mali mühür veya kullanılan imza yöntemiyle belgeyi gönderin.

Gönderimden önce ön izleme ekranını yalnızca biçim kontrolü için kullanmayın. Alıcı unvanı, şantiye adı, hakediş numarası, tutar ve vergi kodlarını sözleşmeyle ve onaylı hakedişle karşılaştırın.

e-Fatura uygulamasında belge oluşturma adımları benzer olsa da menü isimleri ve doğrulama ekranları değişebilir. Portalda gönderimden sonra belgenin durumunu ayrıca takip etmek ve kaydetmek gerekir.

İmza aşamasında hata alırsanız belgeyi tekrar tekrar göndermeyin. Önce taslak veya gönderim geçmişindeki durumu kontrol edin. Aynı belgenin iki kez oluşmadığından emin olduktan sonra teknik destek veya mali müşavirinizle ilerleyin.

Alıcı posta kutusu, adres etiketi veya senaryo hatası teknik reddin nedeni olabilir. Bu nedenle gönderim öncesi doğrulama ekranında gösterilen alıcı bilgilerini, şirketinizin cari kartıyla karşılaştırın.

Örneğin şantiye sorumlusu taslağı hazırlarken muhasebe çalışanı vergi alanlarını kontrol edebilir. Gönderme yetkisini, portalınız destekliyorsa belirli kullanıcılarla sınırlandırın. Yetki paylaşımı yapılamıyorsa ikinci kontrolün kim tarafından yapıldığını belge numarasıyla birlikte kaydedin.

İnşaat faturasında hakediş ve hizmet kalemleri nasıl yazılır?

İnşaat faturasında hakediş ve hizmet kalemleri, sözleşmede gerçekten yapılan iş miktarını açıkça göstermelidir. Kalem adı, ölçü birimi, miktar, birim fiyat ve ilgili dönem birlikte incelenebilir olmalıdır.

Örneğin betonarme kalıp, demir işçiliği, sıva, boya, mekanik tesisat veya elektrik montajı ayrı iş kalemleri olarak yazılabilir. Sözleşme götürü bedel öngörüyorsa, faturanın açıklaması sözleşme ve hakediş raporuyla uyumlu olmalıdır.

Malzeme ile işçiliği tek satırda birleştirmek her zaman doğru değildir. Satış, montaj ve nakliye farklı vergisel veya sözleşmesel özellik taşıyorsa ayrı kalemler kullanın. Malzemenin kime ait olduğu da açıklamada netleşmelidir.

Örneğin bir tadilat şirketi, bir apartman yenilemesinin ara hakedişinde boya işçiliğini metrekare, kapı değişimini adet ve elektrik kablo döşemesini metre üzerinden gösterebilir. Miktarlar onaylı keşif veya hakedişle örtüşmelidir.

Yanlış: Şantiye işi açıklamasına yalnızca inşaat işi yazmak. Doğru: Hangi işin, hangi dönemde, hangi hakediş veya sözleşme kapsamında yapıldığını açıklamak. Örneğin proje kodunu da belirtin.

Açıklama örneği olarak B Blok, üçüncü hakediş, ortak alan boya işçiliği kullanılabilir. Ardından onaylı ölçümdeki miktarı ve sözleşmedeki birim fiyatı ilgili fatura alanlarına aktarın. İş yalnızca malzeme teslimiyse aynı açıklamayı kopyalamayın; teslim edilen ürünün cinsini ve miktarını yazın.

Fiyat farkı, avans mahsubu, kesinti ve teminat gibi tutarlar ödeme hesabında bulunabilir. Bunların fatura matrahını nasıl etkilediğini otomatik olarak varsaymayın. Sözleşme düzenini ve muhasebe uygulamasını mali müşavirinizle doğrulayın.

Faturaya hakediş raporu eklenmesi, açıklama alanının gereksiz olduğu anlamına gelmez. Rapora ulaşmayı sağlayan proje adı, hakediş numarası ve dönem bilgisi, belgeyle ek dosya arasında bağlantı kurar.

Tevkifatlı inşaat e-Fatura nasıl düzenlenir?

Tevkifatlı inşaat e-Fatura, hesaplanan KDV’nin mevzuata göre belirlenen bölümünün alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edildiği fatura demektir. Her inşaat faturası tevkifatlı değildir; işin türü ve alıcının statüsü belirleyicidir.

Önce yapılan işin güncel tevkifat kapsamına girip girmediğini inceleyin. Yapım işi, bakım, onarım, mühendislik veya malzeme satışı gibi ayrımlar farklı sonuç doğurabilir. Alıcının kamu kurumu, belirli bir mükellef veya başka bir statüde olması da önemlidir.

Uygulama kapsamındaysa portalda tevkifat seçeneğini açın ve uygun tevkifat kodunu seçin. Kod, açıklama ve hesaplama alanları birbirini desteklemelidir. Emin olmadığınız durumda yalnızca benzer eski faturayı kopyalamayın.

Faturada KDV matrahı, hesaplanan KDV, tevkifata tabi tutar ve alıcı tarafından beyan edilecek bölüm açık biçimde görünmelidir. Sistem, seçilen kod ve tutara göre hesaplama yapabilir; sonuç yine sözleşme ve mevzuatla karşılaştırılmalıdır.

Tevkifatlı işlemde alıcı, sorumlu sıfatıyla beyan edeceği kısmı kendi beyan sürecinde dikkate alır. Satıcının tahsil edeceği tutar ile faturadaki toplam vergi bilgisi kontrol sırasında karıştırılmamalıdır.

Yanlış: Her taşeron faturasına otomatik olarak tevkifat eklemek. Doğru: İşin kapsamını, alıcının statüsünü ve güncel tevkifat kurallarını belge öncesinde sözleşme ve mevzuat üzerinden kontrol etmek.

Örneğin aynı taşeron, bir projede montaj hizmeti verirken başka projede yalnızca malzeme satabilir. İlk işlem için seçilen tevkifat kodunu ikinci faturaya taşımayın. Her sözleşmenin kapsamını ayrı değerlendirin ve kontrol sonucunu muhasebe dosyasında saklayın.

Tevkifat oranları ve uygulama kapsamı zaman içinde değişebilir. Bu nedenle oran veya özel kod konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Emin değilseniz rakamı tahmin ederek fatura göndermeyin.

Hakediş raporu ile inşaat e-Fatura nasıl eşleştirilir?

Hakediş raporu ile inşaat e-Faturayı eşleştirmek için rapordaki onaylı iş miktarını, sözleşme kalemlerini ve fatura satırlarını karşılaştırmanız gerekir. Hakediş raporu, tek başına fatura yerine geçmez.

Hakediş, belirli bir dönemde yapılan işin veya kullanılan malzemenin ölçülmesiyle hesaplanan iş bedeli demektir. Fatura ise vergisel belge niteliğindedir. Sözleşme, hakediş onayı ve fatura arasında tutarlı bir belge zinciri kurulmalıdır.

Uygulanacak yöntem sözleşmeye göre değişebilir. Bazı projelerde aylık ilerleme raporu onaylandıktan sonra fatura kesilir. Bazı projelerde avans, ara ödeme, fiyat farkı veya kesin hesap için farklı belgeler gerekir.

Örneğin dört çalışanı bulunan küçük bir tadilat şirketi, bir iş merkezinin elektrik yenilemesini yapıyor. Şirket, üçüncü hakedişte onaylanan kablo ve montaj miktarlarını kontrol eder, yalnızca bu döneme ait kalemleri faturaya taşır ve hakediş numarasını açıklamaya ekler.

Önce raporun kümülatif toplamını önceki dönemin onaylı toplamıyla karşılaştırın. Sonra yalnızca ilgili döneme ait farkın hangi kalemlerden oluştuğunu belirleyin. Rapor zaten dönemsel hazırlanmışsa yeniden fark almak yerine mevcut satırların doğruluğunu tek tek kontrol edin.

Uzman notu: Hakediş raporundaki toplamı kopyalamadan önce kesintilerin fatura matrahı mı, yoksa ödeme hesabı mı olduğunu sözleşme ve mali müşavirinizle doğrulayın. Teminat kesintisini otomatik olarak iskonto alanına yazmayın.

Avans mahsubu, teminat kesintisi veya gecikme cezası gibi kalemler hakediş hesabında görülebilir. Bu kalemlerin faturada nasıl gösterileceği, işlemin hukuki ve vergisel niteliğine bağlıdır. Hazır bir şablonu her projeye uygulamayın.

Her hakediş için rapor numarası, onay tarihi, proje adı ve dönem bilgisi saklayın. Fatura XML’i, görsel kopyası ve rapor aynı klasörde tutulursa denetim veya cari mutabakat sırasında belgeye ulaşmak kolaylaşır.

Şantiye, taşeron ve alt yüklenici faturalarında ne kontrol edilir?

Şantiye, taşeron ve alt yüklenici faturalarında tarafların rolünü, iş kapsamını ve belge zincirini kontrol etmek gerekir. Alt yüklenicinin ana yükleniciye kestiği fatura, ana yüklenicinin iş sahibine kestiği faturadan farklı bir işlemdir.

Taşeron kendi yaptığı işi, gerçek sözleşme tarafına faturalandırmalıdır. Ana yüklenicinin unvanını kullanmak, işi kimin yaptığına dair açıklamayı değiştirmez. Alıcı ve satıcı bilgileri, sözleşmedeki taraflarla aynı olmalıdır.

Şantiye adı ve adresi açıklamada bulunabilir; ancak şantiye adresi, fatura alıcısının ticari adresiyle karıştırılmamalıdır. Bir şirketin aynı anda farklı illerde şantiyesi varsa proje kodu kullanmak takip kolaylığı sağlar.

Malzeme şantiyeye taşınıyorsa fatura ile sevk belgesini birbirinden ayırın. Fiziki mal hareketlerinde e-İrsaliye gerekip gerekmediğini teslim şekline, tarafların durumuna ve güncel kurallara göre kontrol edin.

• Taşeronun sözleşmedeki iş kapsamını faturadaki kalemlerle karşılaştırın.
• Şantiye adı, proje kodu ve hakediş numarasını açıklama alanında eşleştirin.
• Malzeme, işçilik ve nakliye kalemlerinin kime ait olduğunu kontrol edin.
• Taşeronun e-Fatura statüsünü ve doğru posta kutusu bilgisini doğrulayın.

Aynı iş için taşeron faturası, ana yüklenici faturası ve hakediş raporu ayrı kayıtlardır. Bir belgedeki toplamı diğerine doğrudan kopyalamadan önce kapsam ve dönem karşılaştırması yapın.

Şantiyede teslim alınan malzemenin irsaliyesi ile faturadaki miktar farklıysa belgeyi göndermeden önce araştırın. Eksik veya fazla miktar, yalnızca muhasebe değil, stok ve proje maliyeti açısından da sorun oluşturabilir.

Örneğin taşeron yalnızca işçilik sağlıyorsa ana yüklenicinin aldığı kabloları kendi malzeme satışı gibi göstermemelidir. Teslim tutanağında malzemeyi kimin sağladığını belirtin. Taşeron malzemeyi gerçekten satın alıp teslim etmişse sözleşmedeki malzeme kapsamını ayrıca faturayla eşleştirin.

İnşaat e-Fatura hangi tarihte düzenlenir ve nasıl gönderilir?

İnşaat e-Fatura, hizmetin veya teslimin gerçek niteliğine uygun fatura düzenleme zamanı içinde hazırlanıp gönderilmelidir. Düzenleme tarihi ile hizmet dönemi aynı olabilir, ancak her işlemde aynı olmak zorunda değildir.

Fatura tarihini portalın açıldığı gün olarak rastgele seçmeyin. Yapılan işin dönemi, teslim veya kabul tarihi, hakediş onayı ve sözleşmedeki faturalama koşulları birlikte belgeler üzerinden incelenmelidir.

İnşaat hizmeti devam eden bir projeye aitse hangi dönemin faturalanacağı sözleşmede açıklanmış olabilir. Ara hakediş, kesin hesap, avans ve fiyat farkı gibi durumlar farklı belge düzeni gerektirebilir.

Örneğin ay sonunda tamamlanan tadilatın kabul tutanağı sonraki dönemde imzalanabilir. Fiili tamamlanma gününü, kabul tarihini ve hakediş onayını ayrı kaydedin; belgeleri değerlendirme için muhasebeye birlikte iletin.

Gecikmeli fatura oluşturmak, hizmetin gerçek gerçekleşme tarihini değiştirmez. Fatura düzenleme süresi, özel durumlar ve elektronik gönderim kuralları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Malzeme satışı şantiyeye sevk ediliyorsa fatura tarihi ile taşıma belgesinin bilgileri arasında mantıklı bir ilişki bulunmalıdır. Fiziki hareket için e-İrsaliye gerekip gerekmediğini ayrıca kontrol etmek gerekir.

Yanlış: Hakediş onay tarihini her zaman hizmetin tamamlandığı tarih kabul etmek. Doğru: Sözleşmedeki faturalama koşulunu, gerçek ifa veya teslim bilgisini ve mevzuat süresini birlikte değerlendirmek.

Sözleşmedeki ileri ödeme tarihi, fatura düzenleme yükümlülüğünü kendiliğinden ertelemez. Tahsilat bekleniyorsa ödeme takvimini ayrı izleyin. Fatura tarihini yalnızca paranın banka hesabınıza geçtiği güne göre otomatik olarak belirlemeyin.

Portalda ileri tarihli veya geçmiş tarihli belge uyarısı görürseniz uyarıyı atlamayın. Sistem doğrulaması, vergisel değerlendirme yerine geçmez; mali müşavirinizle işlem tarihini netleştirdikten sonra gönderim yapın.

Hatalı inşaat e-Fatura nasıl iptal edilir veya düzeltilir?

Hatalı inşaat e-Fatura için önce belgenin taslak, gönderildi, kabul edildi veya reddedildi durumunda olduğunu kontrol etmelisiniz. Gönderilmiş ve kabul edilmiş belge üzerinde doğrudan değişiklik yapılamaz. Örneğin yanlış şantiye kodu fark edildiğinde önce faturanın gönderilip gönderilmediğini portal gönderim geçmişinden ayrıca doğrulayın.

Taslak durumundaki belge, gönderilmeden önce düzenlenebilir veya silinebilir. Gönderim tamamlandıysa düzeltme yöntemi, belgenin senaryosuna, hatanın türüne ve alıcının yanıt sürecine ve işlem tarihine göre değişir.

Ticari fatura senaryosunda alıcının yanıtı, belge durumunun değerlendirilmesinde önem taşır. Temel fatura senaryosunda ise alıcının iptal veya itiraz yöntemi farklı olabilir. Her iki durumda da belgeyi sessizce sistemden silmek doğru değildir.

Yanlış alıcı, yanlış tutar, yanlış KDV veya mükerrer belge gibi durumlarda önce gönderim kaydını saklayın. Sonra güncel GİB iptal ve itiraz akışını, portal seçeneklerini ve mali müşavirinizin yönlendirmesini takip edin.

Yanlış: Hatalı faturayı PDF dosyasını silerek iptal edilmiş kabul etmek. Doğru: Elektronik belge durumunu kontrol etmek ve mevzuata uygun iptal, itiraz veya yeni belge sürecini işletmek.

Hatanın niteliğine göre alıcıdan ret yanıtı alınması, iptal başvurusu yapılması veya yeni fatura düzenlenmesi gerekebilir. Yeni belge kesmeden önce eski belgenin muhasebe ve cari kayıtlardaki etkisini kontrol edin.

İptal veya itiraz süreleri ve başvuru kanalları güncellenebilir. Bu nedenle belirli bir süreyi ezbere kullanmayın; işlem öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Düzeltme sonrasında açıklama alanına eski belgenin tarih ve numarasını eklemek, iki belge arasındaki ilişkiyi gösterebilir. Bu uygulamanın doğru olup olmadığını işlemin niteliğine göre mali müşavirinizle değerlendirin.

Gönderilen inşaat e-Fatura nasıl takip edilir ve muhasebeye aktarılır?

Gönderilen inşaat e-Faturayı takip etmek için portalda belge durumunu, alıcıya teslim bilgisini ve varsa yanıtı kontrol etmelisiniz. Gönderim tamamlandı uyarısı, belgenin mutlaka kabul edildiği anlamına gelmeyebilir.

Portallarda durum adları farklılaşabilir; genellikle taslak, gönderim bekliyor, işleniyor, kabul, ret veya teknik hata gibi aşamalar görülür. Her durumun yanında oluşan hata açıklamasını ve belge numarasını kaydedin.

Alıcı belgenin kendisine ulaşmadığını söylüyorsa önce VKN, posta kutusu, senaryo ve gönderim zamanını karşılaştırın. Aynı faturayı yeniden göndermeden önce sistemde mükerrer kayıt bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Elektronik faturanın asıl kayıt değeri, sistemde oluşturulan elektronik belgedir. PDF, okunabilir bir görsel kopya olarak kullanılabilir; yalnızca PDF saklamak, XML ve gönderim kayıtlarının yerine geçmeyebilir.

• Belge numarasını, tarihini ve alıcı bilgisini cari kayıtla karşılaştırın.
• Gönderim durumunu ve alıcının yanıtını portal geçmişinden kontrol edin.
• XML belgeyi, görsel kopyayı ve ilgili hakediş raporunu birlikte saklayın.
• Kabul edilen belgeyi muhasebe sistemine yalnızca kontrol sonrasında aktarın.
• Ret veya teknik hata varsa nedeni çözmeden yeni belge göndermeyin.

Örneğin teknik olarak teslim edilen temel faturada ticari kabul yanıtı aramayın. Önce senaryoyu belirleyin, ardından ilgili durum kayıtlarını muhasebeyle paylaşın. Alıcıyla uyuşmazlık varsa teknik teslim bilgisini işlemin koşulsuz onayı saymayın.

Aylık mutabakat sırasında düzenlenen faturaları hakediş, banka tahsilatı ve cari hesapla karşılaştırın. Tutar farkı varsa önce iskonto, tevkifat, avans mahsubu ve sözleşmesel kesinti kalemlerini inceleyin.

Fatura gönderiminden sonra gelen veya giden belge kayıtlarını düzenli izlemek, şantiye kapanışında eksik evrak sorununu azaltır. Özellikle çok sayıda taşeronla çalışan firmalarda proje koduna göre raporlama yapın.

Özet: 5 maddede inşaat e-Fatura nasıl kesilir?

İnşaat e-Fatura kesmek için beş temel kontrolü sırayla tamamlamanız gerekir. Alıcı statüsü, işin gerçek kapsamı, hakediş bağlantısı, vergi hesapları ve elektronik gönderim durumu birlikte doğrulanmalıdır.

• Alıcıyı doğrulayın: VKN veya TCKN, ticari unvan ve e-belge statüsünü kontrol ederek doğru belge türünü seçin.
• İşi açıklayın: Yapılan hizmeti veya teslim edilen malzemeyi miktar, birim, dönem ve sözleşme bağlantısıyla yazın.
• Hakedişi eşleştirin: Fatura kalemlerini onaylı hakediş, keşif özeti ve ilgili sözleşme dönemiyle karşılaştırın.
• Vergiyi kontrol edin: KDV, tevkifat, istisna, iskonto ve fiyat farkı alanlarını güncel kurallara göre doğrulayın.
• Gönderimi izleyin: Belgeyi elektronik olarak imzaladıktan sonra durumunu, alıcı yanıtını ve muhasebe kaydını takip edin.

Bu beş adım, tek bir tadilat faturasından büyük bir şantiyenin aylık hakedişlerine kadar uygulanabilir. Ancak avans, kesin hesap, tevkifat ve özel alıcı durumlarında standart şablonla ilerlemeyin.

Son kontrolde belge numarasını hakediş raporuna, muhasebe aktarım kaydını ise proje dosyasına ekleyin. Aynı işi ikinci kez faturalandırmamak için tamamlanan hakedişi takip listenizde kapatın ve sorumlu çalışanı belirtin.

Mevzuat tutarları yıllık güncellenir; belge süreleri ve tevkifat kuralları ayrıca değişebilir. Emin olmadığınız noktada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; değerlendirmeyi işlem bazında yapın.

Havuz kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Örneğin küçük bir tadilat işletmesinin 20 giden ve 30 gelen belgesi, toplam 50 kontör tüketir.

Belge hacminize göre efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir, ücretsiz e-Fatura portalını kullanabilirsiniz. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 ay arasında değişir.