Elektrik Malzemeleri Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrolü

Elektrik Malzemeleri İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi, belge türü, müşteri bilgisi, sevkiyat kaydı, kontör kullanımı ve saklama adımlarını birlikte doğrular.

Bu kontrol listesi elektrik malzemesi satan mağazalara, toptancılara, dağıtıcılara ve proje tedarikçilerine yarar. Amaç, kapanış öncesi eksik belgeyi, yanlış alıcı bilgisini, eşleşmeyen irsaliyeyi ve yetersiz kontör bakiyesini görünür hale getirmektir.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrol süreci neden yapılır?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolü, satış ve alış belgelerinin kayıtlarla uyumunu doğrulamak için yapılır. Kontrol; faturaları, e-Arşiv belgelerini, sevkiyat kayıtlarını ve kontör hareketlerini aynı dönem içinde karşılaştırır.

Elektrik sektöründe tek sipariş, çok sayıda ürün satırı içerebilir. Kablo, sigorta, priz, pano, armatür ve bağlantı elemanları aynı faturada yer alabilir. Bu nedenle miktar, birim ve teslimat bilgileri ayrı ayrı incelenmelidir.

Örneğin küçük bir elektrik malzemeleri mağazası, aralık ayında bir müteahhide yüzlerce ürün gönderebilir. Fatura kesilmiş olsa bile sevk edilen ürünlerin irsaliye numarasıyla eşleşmemesi, kapanışta ayrıca araştırma gerektirir.

Yıl sonu kontrolü yalnızca vergi hesabı için yapılmaz. Müşteri kartındaki unvan, vergi bilgisi, teslimat adresi ve belge senaryosu da sonraki işlemlerin doğruluğunu etkiler.

Düzensiz kontrol, aynı belgenin iki kez izlenmesine veya bir belgenin hiç fark edilmemesine yol açabilir. Portal durumları, muhasebe kayıtları ve banka tahsilatları farklı kaynaklar olarak karşılaştırılmalıdır.

Sektöre özgü müşteri, ürün ve sevkiyat örneklerini görmek için elektrik malzemeleri sektörü sayfasındaki bilgileri de kontrol edebilirsiniz. Mevzuat ve belge zorunlulukları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uygulamada sorumlu kişi önce dönem belge listesini indirir, ardından muhasebe kayıtlarına belge numarasıyla gider. Sonra açıklamasız farkları satış, depo veya satın alma sorumlusuna dağıtır. Böylece kontrol, genel kanaat yerine kanıta dayanır. Her fark için dayanak dosya da eklenmelidir.

Kontrol, stok sayımı veya banka hareketleri kapanmayan dönemlerde tek başına tamamlanmış sayılmaz. Bu kayıtlar bekliyorsa durum notu yazılmalı, sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi belirtilmelidir. Kapsam için e-Fatura ürün sayfasına güncel bilgilerle bakabilirsiniz.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolü hangi belgelerle başlar?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolü, ilgili dönemin satış, alış, sevkiyat ve kontör raporları toplanarak başlar. Önce hangi belge türlerinin kullanıldığı belirlenir, sonra her belge türü ayrı bir çalışma listesine alınır.

Bir elektrik malzemesi işletmesinde genellikle gelen e-Faturalar, giden e-Faturalar, e-Arşiv faturaları ve sevkiyat belgeleri incelenir. İşletme başka e-belge türleri kullanıyorsa, bunların raporları da aynı kapanış dosyasına eklenmelidir.

1. İşletme, kontrol edilecek yılın başlangıç ve bitiş tarihlerini belirlemelidir.
2. İşletme, portal veya entegratör ekranından gelen ve giden belge listesini dışa aktarmalıdır.
3. İşletme, muhasebe programındaki fatura kayıtlarını belge listesiyle karşılaştırmalıdır.
4. İşletme, sevk irsaliyelerini ilgili fatura veya sipariş kayıtlarıyla eşleştirmelidir.
5. İşletme, kontör kullanım raporunu belge türü ve yön bazında incelemelidir.

Raporlarda belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı veya satıcı, tutar, belge türü ve sistem durumu bulunmalıdır. Eksik sütunlar varsa yeniden rapor alınmalı veya belge ekranından tamamlayıcı bilgi çıkarılmalıdır.

Gün sonu ya da yıl sonu raporu ile muhasebe raporu aynı sonucu vermeyebilir. Farkın nedeni iade, iptal, taslak, reddedilen belge veya dönem kaydı olabilir. Farkı açıklayan not tutulmalıdır.

Bu aşamada amaç hemen düzeltme yapmak değildir. Önce eksik ve farklı kayıtların listesi oluşturulur. Sonraki adımda belge detayları incelenir ve mali müşavirle uygulanacak işlem kararlaştırılır.

Dosya adında dönem, rapor türü ve dışa aktarma tarihi yer almalıdır. Örneğin ilgili-yıl-gelen-eFatura-raporu gibi bir ad, farklı dosyaların karışmasını önler. Belge numarası bulunamayan rapor, karşılaştırma için kullanılmamalıdır.

İşlem adımı, raporun alındığı ekranın adını ve filtrelerini de kaydetmelidir. Ancak taslak belgeler kesinleşmiş belge gibi sayılmamalı; dönem kapanışı yapılmadan önce sistem durumuyla muhasebe fişi yeniden karşılaştırılmalıdır.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde müşteri bilgileri nasıl doğrulanır?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde müşteri bilgileri, resmi kayıtlar ve güncel ticari bilgilerle karşılaştırılır. Unvan, vergi bilgisi, adres, belge senaryosu ve teslimat adresi ayrı alanlar olarak incelenmelidir.

Elektrik malzemesi satışlarında aynı müşteri için merkez, şantiye ve depo adresleri kullanılabilir. Fatura adresi ile ürün teslim adresi aynı olmayabilir. Bu nedenle adres farkı tek başına hata sayılmamalı, sipariş ve sevk kaydıyla açıklanmalıdır.

Yanlış: Geçen yıl kullanılan müşteri kartı, bu yıl da sorgusuz kullanılabilir. Doğru: Ünvan, vergi bilgisi ve adres, yeni sipariş veya resmi müşteri bilgisiyle yeniden kontrol edilmelidir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı da işlemden önce doğrulanmalıdır. Sorgulama yöntemi, sistem ekranı ve mevzuat değişebileceği için güncel GİB kaydı veya kullandığınız çözümün doğrulama ekranı esas alınmalıdır.

Ürün teslim edilen şantiye, alıcı işletmenin resmi adresinden farklıysa açıklama alanları ve sevk belgeleri incelenmelidir. Faturada yanlış alıcı seçilmesi, yalnızca adres düzeltmesiyle çözülemeyebilir.

Bir müşterinin farklı şubeleri varsa kartların birleştirilmesi veya ayrılması muhasebe sistemiyle birlikte değerlendirilmelidir. Yıl sonunda yapılan kart temizliği, eski belgelerin izlenebilirliğini bozmamalıdır.

Son kontrolde her müşteri için doğrulama tarihi ve kontrolü yapan kişi yazılmalıdır. Belirsiz kalan müşteri bilgileri fatura düzenlenmeden önce satış personeli, muhasebe ve mali müşavir arasında netleştirilmelidir.

Örneğin merkez deposuna fatura edilen malzeme şantiyeye gönderildiyse, müşteri kartındaki fatura adresi değiştirilmemelidir. Sipariş formu, sevk irsaliyesi ve teslim tutanağı birlikte dosyalanarak adres farkı açıklanmalıdır.

Adım adım kontrolde önce vergi bilgisi, sonra unvan, ardından fatura ve teslim adresi incelenir. Resmi bilgiyle uyuşmayan alan düzeltilmeden belge oluşturulmamalıdır; yalnızca telefonla verilen bilgi yeterli kabul edilmemelidir.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde gelen e-Faturalar nasıl incelenir?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde gelen e-Faturalar, portal durumu, muhasebe kaydı, sipariş ve mal kabul bilgileriyle karşılaştırılır. Amaç, alınan malzemenin doğru belgeyle ve doğru dönemde kaydedildiğini görmektir.

Önce gelen kutusunda ilgili yılın tüm belgeleri filtrelenir. Fatura numarası, belge tarihi, satıcı, vergi bilgisi, toplam tutar ve sistem durumu kontrol edilir. Ardından belge muhasebe programında bulunur.

Elektrik kablosu, otomatik sigorta veya aydınlatma ürünü gibi kalemlerde miktar ve ölçü birimi önemlidir. Faturadaki ürün miktarı, irsaliye ve depo giriş fişiyle uyuşmuyorsa farkın nedeni yazılı olarak açıklanmalıdır.

Bu kullanım kuralında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlenen faturalar değil, gelen kutusuna alınan belgeler de kontör planında sayılmalıdır.

Gelen belge reddedilmiş, iade edilmiş veya muhasebe dışı bırakılmış olabilir. Bu durumlarda portalda görünen işlem durumu ile muhasebe kaydı birlikte değerlendirilmelidir. Reddetme veya düzeltme işleminin yöntemi, güncel mevzuata göre belirlenmelidir.

Bir tedarikçiden aynı ürün için iki belge görünüyorsa belge numarası ve sistem referansı karşılaştırılmalıdır. Gerçek bir mükerrerlik varsa işlem yapılmadan önce tedarikçi ve mali müşavir bilgilendirilmelidir.

Gelen belgelerin kontrolü tamamlandığında eksik, bekleyen ve açıklama gerektiren kayıtlar ayrı listelenmelidir. Bu liste, yıl sonu kapanışından önce satın alma ve muhasebe ekiplerine gönderilmelidir.

Satın alma sorumlusu önce portal listesini, sonra mal kabul fişlerini, son olarak muhasebe kayıtlarını kontrol etmelidir. Üç kayıttan biri yoksa belge numarası, teslim tarihi ve satıcı açıklamasıyla eksik kayıt araştırılır.

Ancak belge portalda görünürken depoya giriş yapılmamış olabilir. Böyle bir durumda faturayı otomatik olarak hatalı saymak yerine kısmi teslim, gecikmiş sevk veya yanlış depo kaydı ihtimalleri incelenmelidir.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde giden faturalar nasıl taranır?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde giden faturalar, satış kaydı, sevkiyat belgesi, müşteri bilgisi ve portal işlem durumu üzerinden taranır. Her satışın doğru alıcıya, doğru tarihe ve doğru belge türüne bağlanması gerekir.

Giden belge raporunda taslak, gönderilmiş, onaylanmış, reddedilmiş veya iptal edilmiş durumlar ayrı görülmelidir. Kullanılan ekran bu adları farklı gösterebilir. Bu yüzden rapor başlıklarının anlamı sistem dokümanı üzerinden doğrulanmalıdır.

Elektrik malzemesi satışlarında müşteriye önce sevkiyat, sonra fatura yapılabilir. Bazı işlemlerde sipariş, irsaliye ve fatura aynı ürün satırlarını taşımalıdır. Miktar veya teslim tarihi değişmişse farkın nedeni kayıt altına alınmalıdır.

Giden belgelerde alıcı unvanı, vergi bilgisi ve teslimat adresi tekrar kontrol edilir. Özellikle şantiye teslimlerinde fatura alıcısı ile teslim alan kişi farklı olabilir. Bu fark, sipariş ve sevkiyat evrakıyla desteklenmelidir.

İade faturası veya fiyat farkı belgesi varsa ana satış faturasıyla ilişkilendirilmelidir. İade ürünün stok hareketi, müşteri yazışması ve ilgili belge numarası birlikte incelenmelidir.

Bu hizmette giden her belge için 1 kontör düşer. Bu nedenle satış hacmi kadar iade, ek belge ve farklı belge türlerinin de dönemsel kontör raporunda görünmesi beklenir.

Giden fatura kontrolü sonunda üç liste hazırlanabilir: sorunsuz belgeler, müşteri veya ürün bilgisi bekleyen belgeler ve mali müşavir incelemesi gereken belgeler. Bu ayrım, gereksiz tekrar kontrolünü önler.

Bir toptancı, aynı müteahhide üç ayrı şantiyeye mal gönderebilir. Kontrolde fatura alıcısı tek müşteri olarak kalırken, her sevkiyatın irsaliye numarası, teslim noktası ve teslim alan bilgisi ayrı satırda gösterilmelidir.

Adım sonunda gönderim durumu ile muhasebe kaydı eşleşmiyorsa belgeyi tekrar göndermeyin. Önce ret, iptal, taslak veya bağlantı hatasını belirleyin; düzeltmenin belge dönemine etkisini mali müşavirle değerlendirin.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde e-Fatura ve e-Arşiv, alıcının durumu ve işlemin mevzuattaki senaryosuna göre ayrılır. Bir alıcı için otomatik olarak her zaman aynı belge türü seçilmemelidir.

e-Fatura, e-Fatura sistemindeki kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura senaryosudur. e-Arşiv fatura ise ilgili koşullarda elektronik olarak oluşturulan ve alıcıya sunulan farklı bir belge türüdür.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, işlem anındaki geçerli sorgulama yöntemiyle kontrol edilmelidir. Eski müşteri kartına göre seçim yapmak, yeni kullanıcı kaydı veya şirket statüsü değişikliğini gözden kaçırabilir.

Örneğin bir elektrik malzemeleri mağazası, bir müteahhitlik şirketine toplu kablo satabilir. Aynı şirketin e-belge durumu ile bireysel bir müşterinin durumu aynı varsayılmamalıdır. Fatura senaryosu işlem öncesinde doğrulanmalıdır.

Belge türü seçimi kadar gönderim ve arşiv kaydı da kontrol edilir. Portalda belge başarıyla oluşmuş görünse bile alıcının belgeyi hangi kanaldan aldığı ve kayıt durumunun ne olduğu incelenmelidir.

Yanlış: e-Arşiv seçildiyse belge türü kontrolü bitmiştir. Doğru: Alıcı bilgisi, işlem senaryosu ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

Belge türü konusunda tereddüt varsa işlem yapılmadan önce mali müşavire danışılmalıdır. Güncel zorunluluklar ve uygulama koşulları yıllar içinde değişebileceğinden, eski örnekler tek başına dayanak kabul edilmemelidir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir. e-Arşiv fatura, ilgili koşullarda elektronik oluşturulan ve alıcıya sunulan belge demektir. Seçim, işlem anındaki güncel alıcı durumuyla yapılmalıdır.

Mağaza çalışanı işlem öncesinde müşteri vergi bilgisini sorgular, belge senaryosunu seçer ve gönderim sonucunu kaydeder. Ancak alıcı bilgisi değişmişse eski taslağı kopyalamak yerine yeni doğrulama yapılmalıdır. Ayrıntılı kapsam için e-Arşiv fatura ürün sayfası incelenebilir.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde sevkiyat ve e-İrsaliye nasıl eşleştirilir?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde sevkiyat ve e-İrsaliye, sipariş, depo çıkışı ve faturadaki ürün bilgileriyle eşleştirilir. Malın hareketi ile belgenin tarihi ve miktarı arasında açıklanabilir bir bağ bulunmalıdır.

Elektrik malzemeleri çoğu zaman doğrudan son müşteriye değil, şantiyeye, depoya veya farklı bir teslimat noktasına gönderilir. Bu nedenle teslim alan kişi, adres ve araç bilgileri de işletmenin kayıt politikasına göre kontrol edilmelidir.

Bir e-İrsaliye kaydında belge numarası, düzenleme tarihi, gönderen, alıcı ve ürün satırları incelenir. Faturadaki ürün miktarı irsaliyeden farklıysa kısmi sevk, eksik teslim, iade veya sipariş değişikliği araştırılmalıdır.

Uzman notu: Sevkiyat adresi fatura adresinden farklıysa belgeyi hemen hatalı saymayın; sipariş, depo çıkışı ve teslim tutanağıyla farkın nedenini açıklayın.

Her elektrik malzemesi işletmesinde e-İrsaliye zorunluluğu aynı şekilde uygulanmayabilir. Zorunluluk; işletmenin statüsü, faaliyet alanı, işlem türü ve güncel mevzuatla değerlendirilmelidir.

Bu konuda farklı sektörlerdeki sevkiyat örneklerini görmek için e-İrsaliye ve sevkiyat rehberine bakabilirsiniz. Ancak başka sektördeki örneği kendi işletmenize doğrudan kural olarak uygulamayın.

Eşleştirme tamamlandığında her sevkiyat için bağlantılı fatura veya açıklama bilgisi görünmelidir. Açıklaması bulunmayan kayıtlar, yıl sonu kapanışından önce depo, satış ve muhasebe ekipleriyle incelenmelidir.

e-İrsaliye, malın sevki sırasında hareket bilgilerini elektronik ortamda gösteren belge demektir. Depo sorumlusu önce çıkış fişini, sonra irsaliye satırlarını, ardından faturadaki miktarları kontrol ederek eşleşme kaydı oluşturmalıdır. Süreç ayrıntıları için e-İrsaliye ürün sayfasına bakılabilir.

Karşılaştırma, kısmi teslimlerde tek seferde sonuçlanmayabilir. Eksik kalan kablo veya armatür daha sonra gönderildiyse yeni sevkiyat kaydı incelenmeli, ilk irsaliye ile son faturanın ilişkisi açıklanmalıdır.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde kontör tüketimi nasıl hesaplanır?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde kontör tüketimi, kullanılan belge türleri ile gelen ve giden belge adetleri üzerinden hesaplanır. Hesapta yalnızca satış faturaları değil, gelen belgeler ve diğer e-belge işlemleri de dikkate alınır.

İlk adımda dönem raporu belge türüne göre ayrılır. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve işletmede kullanılan diğer belgeler ayrı satırlarda gösterilir. Her satırda gelen, giden ve toplam işlem adedi yazılır.

Bu sistemde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle 200 giden belge ve 150 gelen belge, yalnızca giden belge sayılarak planlanmamalıdır. Kesin toplam, sistem raporuyla doğrulanmalıdır.

Yanlış: Kontör ihtiyacı yalnızca cironun büyüklüğüne bakılarak tahmin edilir. Doğru: Belge adedi, belge yönü, belge türü ve dönemsel yoğunluk birlikte hesaplanır.

Örneğin aylık satış tutarı sabit kalan bir elektrik toptancısında belge sayısı ürün bazında değişebilir. Çok satırlı tek fatura ile aynı siparişin bölünerek düzenlenen birkaç faturası aynı kontör sonucunu doğurmayabilir.

Rapor ile satın alınan kontör miktarı arasında fark varsa önce dönem, belge türü ve gelen-giden ayrımı kontrol edilir. Taslak, başarısız veya iptal süreçleri için kullanılan ekranın açıklamaları ayrıca incelenmelidir.

Kontör hesabı tamamlandığında son on iki aylık kullanım eğilimi çıkarılabilir. Yeni şube, yeni müşteri, proje sezonu veya e-İrsaliye kullanımı gibi değişiklikler gelecek dönem tahminine ayrıca eklenmelidir.

Kontör raporu hazırlanırken her satıra belge türü, yön, adet ve rapor tarihi eklenmelidir. Örneğin gelen e-Fatura ile giden e-Arşiv aynı toplamda birleştirilmemeli; önce ayrı, sonra genel toplam gösterilmelidir.

Kontör ihtiyacı, belge sayısının düşeceği varsayılan sakin aylarda da yeniden gözden geçirilmelidir. Proje teslimleri veya toplu alışlar bekleniyorsa, mevcut bakiyeye göre değil, senaryolu rapora göre karar verilmelidir.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde kontör paketi nasıl seçilir?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde kontör paketi, son dönem gerçek belge kullanımı ve beklenen değişiklikler incelenerek seçilir. Sadece en yoğun aya veya yalnızca ciroya bakmak doğru bir plan oluşturmaz.

Önce son on iki ayın aylık belge adetleri çıkarılır. En düşük, ortalama ve en yüksek aylar ayrı görülür. Ardından yeni müşteri, yeni depo, kampanya, proje teslimi ve belge türü değişikliği gibi etkenler yazılır.

Kontör seçerken kullanılmayan bakiyenin kullanım süresi ve işletmenin tahsilat planı da değerlendirilmelidir. Süre koşulları kampanyaya veya pakete göre değişebileceği için satın alma öncesinde güncel şartlar okunmalıdır.

Belge sayısı düzensizse mali müşavir veya operasyon sorumlusu ile üç senaryo hazırlanabilir. Düşük, beklenen ve yoğun senaryoların her biri için gelen-giden toplamı ayrı hesaplanmalıdır.

Benzer bir hesaplama yaklaşımı için marketlerde kontör seçimi konusundaki belge hacmi örneklerinden yararlanabilirsiniz. Elektrik malzemeleri işletmesinin sevkiyat ve proje yapısı farklı olduğundan rakamları doğrudan kopyalamayın.

Örneğin aylık 80 belge düzenleyen bir mağaza, yeni şantiye sözleşmesiyle dönemsel olarak daha yüksek hacme çıkabilir. Paket planında bu artışın başlayacağı ay, gelen belgeler ve sevkiyat yoğunluğu ayrıca yazılmalıdır.

En yüksek ayı tüm yıla uygulamak da yanıltıcıdır. Yoğun sezon kısa sürüyorsa normal aylar, proje takvimi ve kalan kullanım süresi birlikte değerlendirilmelidir. Paket koşulları satın alma öncesinde güncel olarak okunmalıdır.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde kontör devri ve saklama nasıl yönetilir?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolünde kontör devri ve belge saklama, paket koşulları ile işletmenin arşiv prosedürü birlikte incelenerek yönetilir. Kullanım süresi, kalan bakiye ve saklama erişimi ayrı konulardır.

Yıl bitmeden önce mevcut kontör bakiyesi, son kullanım tarihi ve tanımlı hesap bilgileri kontrol edilmelidir. Bu bilgiler paket sözleşmesinde, panelde veya hizmet sağlayıcının güncel bilgilendirmesinde yer alabilir.

Kontörün sonraki döneme aktarılıp aktarılmadığı otomatik varsayılmamalıdır. Paketin kullanım süresi, değişiklik veya yenileme koşulları satın alma öncesinde yazılı olarak incelenmelidir.

Elektronik belgelerin güvenli saklanması, belgenin yalnızca bilgisayara indirilmesi anlamına gelmez. Belgeye yeniden erişim, sistem durumu, bütünlük ve yetkili kullanıcı kayıtları da arşiv sürecinin parçasıdır.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen ve giden kutularının düzenli kontrol edilmesi, belge aramayı kolaylaştıran bir çalışma alışkanlığıdır. Mali müşavire özel panel kullanılıyorsa yetki ve erişim bilgilerinin güncel tutulması gerekir.

Sunulan portal hizmetinde e-belgeler 10 yıl güvenli saklama kapsamında tutulabilir. İşletme yine de kendi muhasebe arşiv politikasıyla hizmet kapsamını karşılaştırmalı ve güncel şartları mali müşaviriyle değerlendirmelidir.

Saklama kontrolünde belge indirme, yedekleme ve kullanıcı yetkisi kayıtları incelenir. Mevzuatta arşiv süresi veya erişim şartı değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Saklama kontrolünde önce portal arama testi yapılır, sonra örnek bir gelen ve giden belge indirilir. Belgenin numarası, tarihi ve sistem durumu kayıtla karşılaştırılır; yetkisiz kullanıcıların erişimi ayrıca denenmez.

İşletme kendi sunucusuna yedek alıyorsa dosya klasörleri dönem ve belge türüne göre ayrılmalıdır. Ancak kişisel bilgisayarda tek kopya tutmak, cihaz arızası veya kullanıcı değişikliğinde erişim riski oluşturur.

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolü nasıl tamamlanır?

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrolü, tüm farklar açıklanıp sorumlulara atanarak tamamlanır. Sadece rapor almak yeterli değildir; eksik belge, yanlış bilgi ve kontör farkı için kapanış sonucu yazılmalıdır.

Kontrolü yapan kişi, her kaydın durumunu açıkça işaretlemelidir. Sorunsuz, düzeltme bekleyen, mali müşavir görüşü gereken ve sonraki döneme devreden kayıtlar ayrı listelenebilir.

• Gelen ve giden e-Fatura listeleri, muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• e-Arşiv ve e-Fatura seçimleri, alıcının güncel durumu üzerinden incelenmiştir.
• Ürün miktarı, birim, fiyat ve teslimat bilgileri siparişlerle kontrol edilmiştir.
• e-İrsaliye veya sevkiyat belgeleri, ilgili fatura ve depo kaydıyla eşleştirilmiştir.
• İade, iptal, ret ve bekleyen belgeler için açıklama notu oluşturulmuştur.
• Gelen ve giden belge adetleri kontör raporuyla karşılaştırılmıştır.
• Kontör bakiyesi, kullanım süresi ve sonraki dönem ihtiyacı incelenmiştir.
• Belge erişimi, yetkiler ve saklama prosedürü sorumlu kişiye bildirilmiştir.

Kontrol listesi imzalı veya elektronik onaylı biçimde saklanabilir. Sorumlu kişi, kontrol tarihi ve kullanılan rapor dönemi belirtilirse aynı çalışma daha sonra yeniden izlenebilir.

Bir farkın hemen düzeltilemediği durumlarda belgeyi silmek veya yeniden düzenlemek yerine önce mali müşavir görüşü alınmalıdır. Özellikle vergi bilgisi, belge türü ve dönem etkisi bulunan işlemlerde rastgele müdahale edilmemelidir.

Yıl sonu kontrolü yalnızca muhasebe personelinin görevi değildir. Satış, depo, satın alma, sevkiyat ve bilgi işlem ekipleri kendi kayıt alanlarını doğrulamalıdır.

Bu süreci mali müşavirinizle birlikte yürütüyorsanız mali müşavir için yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrol listesini yardımcı kaynak olarak kullanabilirsiniz.

Kapanış toplantısında her fark için yapılacak işlem, sorumlu ekip ve hedef tarih yazılı hale getirilmelidir. Açıklaması olmayan bir kayıt, raporda işaretlenmiş olsa bile tamamlanmış kabul edilmemelidir.

Örneğin satış ekibi alıcı bilgisini, depo ekibi miktarı, muhasebe ekibi dönem kaydını doğrulayabilir. Son onay ise tüm ekiplerden gelen notlar birleştirildikten sonra yetkili kişi tarafından verilmelidir.

Özet: 5 maddede elektrik malzemeleri yıl sonu kontrol

Elektrik malzemeleri yıl sonu kontrol, belge doğruluğu ile kontör planını aynı çalışma içinde birleştirir. Aşağıdaki beş madde, elektrik mağazası, toptancı ve proje tedarikçisi için uygulanabilir bir kapanış çerçevesi sunar.

• Gelen ve giden e-Fatura kayıtlarını, muhasebe sistemi ve portal durumlarıyla karşılaştırın.
• e-Fatura ile e-Arşiv seçimlerini, alıcı bilgisi ve güncel işlem senaryosuyla doğrulayın.
• Elektrik kablosu, sigorta, armatür ve diğer ürünlerin sevkiyatını irsaliye ve depo kaydıyla eşleştirin.
• Kontör ihtiyacını ciroya göre değil, belge türü, gelen-giden yönü ve gerçek kullanım adedine göre hesaplayın.
• Kontör bakiyesi, kullanım süresi, yetkiler ve elektronik belge saklama erişimini yıl bitmeden kontrol edin.

Kontrol sırasında mevzuatın güncel olduğundan emin değilseniz eski tebliğ, blog veya şirket içi örnekle karar vermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Beş maddelik listeyi yalnızca aralık sonunda değil, yoğun sevkiyat öncesinde de kullanabilirsiniz. Yeni şube, büyük proje veya sistem değişikliği varsa liste yeniden çalıştırılmalı ve önceki sonuçla farkı açıklanmalıdır.

Her madde için kanıt niteliğindeki raporun adı, filtre dönemi ve kontrol sorumlusu yazılırsa mali müşavir incelemesi hızlanır. Açıklanamayan farklar kapanmış kabul edilmemelidir.

Liste tamamlandıktan sonra bakiye ve saklama erişimi tekrar kontrol edilmelidir. Çünkü son gönderim veya gelen belge, ilk rapordan sonra kontör ve arşiv durumunu değiştirebilir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bilgisi için güncel kontör paketlerini inceleyebilirsiniz.