Elektrik Malzemeleri e-Fatura e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Elektrik malzemeleri satışında e-Fatura, alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa; e-Arşiv fatura ise alıcı bu sisteme kayıtlı değilse kullanılır. Belge seçimi, ürünün kablo, priz veya sigorta olmasıyla değil, alıcının kayıt durumu, satış kanalı ve güncel GİB kurallarıyla belirlenir.

Bu rehber; elektrik malzemeleri satan toptancı, bayi, yapı marketi ve küçük işletme sahiplerine yöneliktir. Alıcı sorgusunu, fatura alanlarını, sevk ilişkisini ve düzeltme adımlarını somut örneklerle açıklar. Sektör kapsamını ayrıca elektrik malzemeleri sektör sayfasında inceleyebilirsiniz.

Elektrik malzemeleri e-Fatura e-Arşiv ayrımında temel kural nedir?

Temel kural, alıcının e-Fatura kayıt durumuna bakmaktır: kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya kural olarak e-Arşiv fatura düzenlenir. Bu değerlendirme, satışta kullanılan ürünün elektrik malzemesi olup olmamasından bağımsızdır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve alınan faturadır. Fatura, gönderenin sisteminden çıkar ve alıcının elektronik posta kutusuna iletilir. Bu nedenle alıcı bilgileri sisteme kayıtlı bilgilerle uyumlu olmalıdır.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik olarak düzenlenen ve mevzuatta öngörülen yöntemle GİB'e bildirilen faturadır. Alıcı tüketici, şahıs işletmesi veya kayıtlı olmayan bir işletme olabilir.

Elektrik malzemeleri toptancısı, bir müteahhitlik şirketine kablo ve pano satıyorsa önce şirketin e-Fatura kayıt durumunu kontrol eder. Şirket kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv fatura süreci uygulanır.

Ürün grubunun elektrik malzemesi olması, tek başına e-Fatura zorunluluğu oluşturmaz. Ancak işletmenin faaliyet alanı, satış kanalı, mükellefiyet türü ve güncel geçiş kuralları ayrıca değerlendirilmelidir.

Zorunluluk kapsamı ve teknik uygulamalar zaman içinde değişebilir. Özellikle internetten satış, belirli faaliyet alanları ve özel mükellef grupları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Satış personeli için pratik uygulama, müşteri kartını açmadan belge türü seçmemektir. Önce VKN veya TCKN alınır, sonra kayıt sorgulanır, ardından sipariş ve teslimat bilgileri faturaya aktarılır. Böylece ürün kartındaki eski tercih belirleyici olmaz.

Karşı durum, alıcının özel statü taşıması veya satışın internetten yapılmasıdır. Bu işlemlerde standart kural tek başına yeterli olmayabilir; belge senaryosu, teslim yöntemi ve güncel GİB düzenlemesi birlikte kontrol edilmelidir.

Elektrik malzemeleri satışında kime e-Fatura, kime e-Arşiv kesilir?

Elektrik malzemeleri satışında belge türünü alıcının vergi kimlik bilgileri ve e-Fatura kayıt durumu belirler. Aşağıdaki tablo, standart yurt içi satışlarda ilk kontrolü gösterir.

Tablodaki ilk satır, alıcının kayıtlı olması halinde temel uygulamayı gösterir. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu biliniyorsa, yalnızca müşterinin e-Arşiv istemesi belge türünü değiştirmez.

İkinci satırdaki e-Arşiv uygulamasında alıcının adı, adresi ve kimlik veya vergi bilgileri işlem türüne göre doğru girilmelidir. Tüketici satışlarında teslim ve bilgilendirme yöntemi ayrıca kontrol edilir.

Elektrik malzemeleri satan işletme, sipariş ekranına belge türü seçimi koyabilir. Fakat çalışanların seçim yaparken müşterinin beyanı yerine sistemdeki kayıt durumunu esas alması gerekir.

Bu ayrımda fatura tutarını tek başına ölçüt kabul etmek doğru değildir. Tutar, kanal ve özel zorunluluklar bazı işlemlerde ek kural doğurabilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uygulamada çalışan, siparişi onaylamadan önce üç alanı sırasıyla kontrol edebilir: VKN veya TCKN, kayıt durumu ve teslim adresi. Bu sıra, aynı müşterinin farklı şube veya şahıs işletmesi kayıtlarıyla karıştırılmasını azaltır.

Elektrik malzemeleri e-Fatura düzenlerken hangi adımlar izlenir?

e-Fatura düzenleme sürecinde önce alıcı doğrulanır, sonra ürün ve vergi bilgileri girilir, son olarak belge gönderim durumu takip edilir. Teknik ekranlar sağlayıcıya göre değişse de kontrol sırası değişmez.

1. Alıcının vergi kimlik numarasını ve e-Fatura kayıt durumunu satıştan önce kontrol edin.
2. Alıcı unvanını, adresini ve vergi dairesi bilgisini resmi kayıtla karşılaştırın.
3. Her elektrik malzemesini ürün adı, miktarı, birimi ve varsa stok koduyla ayrı satırda yazın.
4. KDV, iskonto, tevkifat veya istisna alanlarını işlem türüne göre kontrol edin.
5. Faturayı gönderin ve kabul, ret veya hata durumunu sistem ekranından izleyin.

Bu adımlar, e-Fatura ürün sayfasında açıklanan elektronik fatura akışının operasyonel karşılığıdır. Amaç, faturayı yalnızca oluşturmak değil, doğru alıcıya ulaştığını ve teknik olarak işlendiğini doğrulamaktır.

Örneğin elektrik panosu satan bir bayi, alıcının VKN bilgisini yanlış girerse kayıtlı şirketi sistemde bulamayabilir. Bu durumda belgeyi zorla göndermek yerine unvan, VKN ve posta kutusu bilgileri yeniden kontrol edilmelidir.

Gönderimden sonra oluşan hata kodu, belgenin karşı tarafa ulaştığı anlamına gelmez. Hata ekranı, belge numarası ve işlem zamanı kaydedilmeli; teknik sorun sürerse mali müşavir veya entegrasyon desteğiyle incelenmelidir.

e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Arşiv düzenlemek, müşterinin talebiyle yapılacak basit bir tercih değildir. Belge türü, kayıtlı kullanıcı durumu ve varsa özel senaryo kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin 100 metre farklı kesitte kablo satan işletme, ürünleri tek satırda birleştirmemelidir. Her kesit ayrı satır yazılır; toplam miktar ve birim, sevk hazırlama ekranındaki bilgilerle karşılaştırılır.

Elektrik malzemeleri satışında e-Arşiv fatura ne zaman kullanılır?

e-Arşiv fatura, standart durumda e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya yapılan satışlarda kullanılır. Tüketiciye yapılan mağaza satışı, kayıtlı olmayan küçük işletmeye satış ve bazı uzaktan satışlar bu kapsamda değerlendirilebilir.

Elektrik malzemeleri mağazasında ev sahibi bir müşteri; anahtar, priz, kablo veya kaçak akım rölesi alabilir. Müşteri e-Fatura kayıtlı değilse satışın e-Arşiv olarak düzenlenmesi ve alıcıya mevzuata uygun şekilde iletilmesi gerekir.

Bir işletmenin vergi mükellefi olması, otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. Örneğin şahıs işletmesi vergi levhasına sahip olabilir, fakat e-Fatura kayıt durumu bulunmayabilir. Bu durumda kayıt sorgusu belirleyici olur.

e-Arşiv faturada elektronik teslim, çıktı verme veya farklı teslim seçenekleri işlem ve mevzuat şartlarına göre değişebilir. Güncel yöntemi, e-Arşiv fatura açıklamalarıyla ve kullandığınız sistemin güncel ekranlarıyla karşılaştırın.

Uzman notu: Müşterinin telefon numarasına veya e-posta adresine sahip olmak, tek başına hangi belge türünün kesileceğini belirlemez; önce e-Fatura kayıt durumunu ve kimlik bilgilerini doğrulayın.

İnternet satışı, kampanyalı satış, iade, özel tüketici grupları veya belirli faaliyetler için ayrıca düzenleme bulunabilir. Bu nedenle yalnızca mağazada kullanılan alışkanlığı internet siparişlerine taşımayın.

e-Arşiv düzenleyen işletme, belgenin alıcıya iletildiğini ve kendi sisteminde saklandığını kontrol etmelidir. Belgeyi sonradan bulamamak, teslim edildiğini kanıtlamayı ve iade sürecini zorlaştırabilir.

Karşı durumda, kayıtlı olmayan bir işletme e-Fatura talep edebilir. Talep, kayıt sorgusunun yerine geçmez; satış görevlisi önce müşteri bilgilerini doğrular, ardından sistemin önerdiği belge türünü ve teslim seçeneğini kontrol eder.

Elektrik malzemeleri alıcısının e-Fatura kaydı nasıl kontrol edilir?

Alıcının e-Fatura kaydı, güncel GİB kayıtlı kullanıcı bilgileri veya kullanılan entegrasyon sistemindeki alıcı sorgusu üzerinden kontrol edilir. Sadece müşterinin sözlü beyanına, eski faturaya veya e-posta adresine güvenilmemelidir.

Kontrole VKN veya TCKN bilgisiyle başlayın. Şirket unvanı, vergi numarası ve sistemde görünen kayıt bilgisi aynı müşteriyi göstermelidir. Bir rakam hatası, doğru şirket yerine başka bir kayıtla eşleşmeye veya sorgunun sonuçsuz kalmasına yol açabilir.

Yanlış: Müşteri e-Fatura istemediğini söylediği için doğrudan e-Arşiv kesmek. Doğru: Müşterinin VKN bilgisiyle güncel e-Fatura kayıt durumunu kontrol edip, sonucu belge türüne yansıtmak.

Yanlış: Eski bir faturada e-Arşiv yazdığı için bugünkü satışta aynı belgeyi kullanmak. Doğru: Her yeni satışta alıcı kaydını ve varsa işletme bilgilerindeki değişiklikleri yeniden doğrulamak.

Alıcı kayıtlı görünüyorsa, posta kutusu etiketi, unvan ve vergi numarası fatura ekranında eşleşmelidir. Kayıt bulunamıyorsa müşteriden güncel vergi bilgisi istenmeli, farklı bir müşteri kaydı seçilmemelidir.

Şirket birleşmesi, unvan değişikliği, şube bilgisi veya vergi numarası değişikliği gibi durumlarda eski müşteri kartı kullanılmamalıdır. Yeni bilgilerle sorgu yapılması, yanlış alıcıya belge gönderme riskini azaltır.

Sorgu ekranı ile GİB kayıtları arasında fark görürseniz işlemi bekletin. Teknik güncelleme veya mevzuat değişikliği ihtimalinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Adım adım örnek olarak, tesisatçıdan alınan VKN önce sorgulanır, çıkan unvan müşteri kartıyla eşleştirilir ve posta kutusu seçilir. Eşleşme yoksa satış bekletilir; rastgele benzer kayıt seçilmez.

Yanlış: Aynı müşterinin geçen ayki kayıt durumunu bugünkü işlem için yeterli saymak. Doğru: Özellikle unvan, şube veya vergi bilgisi değişebileceği için her satışta güncel sorguyu esas almak.

Elektrik malzemeleri faturasında hangi bilgiler yazılmalıdır?

Elektrik malzemeleri faturasında alıcı ve satıcı bilgileri, belge numarası ve tarihi, ürün açıklaması, miktar, birim, fiyat, vergi bilgileri ve toplam tutar eksiksiz olmalıdır. Alanların kapsamı, satışın niteliğine göre değişebilir.

Alıcı bölümünde unvan veya ad soyad, VKN ya da TCKN, adres ve gerekli vergi bilgileri yer almalıdır. Satıcı tarafındaki bilgiler de vergi kaydıyla uyumlu olmalıdır. Şube veya teslimat adresi farklıysa açıklama alanı kullanılabilir.

Ürün açıklaması yalnızca kablo, priz veya armatür gibi genel bir ifadeden oluşmamalıdır. Ürünün teknik türü, kesiti, ölçüsü, adedi, ambalaj birimi ve varsa stok kodu, alıcının ürünü ayırt edebileceği açıklıkta yazılmalıdır.

Yanlış: Ürün satırına yalnızca kablo yazmak. Doğru: Satılan gerçek ürüne uygun biçimde kablonun türünü, kesitini, ölçü birimini ve miktarını açıklamak. Ürün tanımı, sipariş ve sevk belgesiyle de tutarlı olmalıdır.

Yanlış: KDV veya istisna kodunu alışkanlıkla seçmek. Doğru: İşlemin gerçek niteliğine göre güncel vergi uygulamasını kontrol etmek ve emin olunmayan durumda mali müşavirden görüş almaktır.

İskonto, nakliye, montaj veya ek hizmet bedeli bulunuyorsa bunların ürün satışından ayrıştırılması gerekebilir. Elektrik panosunun montajı, yalnızca malzeme satışıyla aynı hukuki ve vergisel değerlendirmeye sahip olmayabilir.

Fatura alanları, sipariş formu, irsaliye ve muhasebe kaydı arasında aynı bilgiyi taşımalıdır. Özellikle metre, adet, kutu ve rulo gibi birimlerin karıştırılması stok ve cari hesap hatası oluşturabilir.

Faturadaki açıklık, özellikle iade ve garanti taleplerinde önem kazanır. Örneğin aynı marka armatürün farklı watt değerleri varsa, watt bilgisi yazılmadan düzenlenen satır alıcının hangi ürünü teslim aldığını belirsiz bırakabilir.

Elektrik malzemeleri satışında hangi senaryo hangi belgeye uyar?

Belge senaryosu, satışın taraflarına ve işlem özelliklerine göre belirlenir; ürünün elektrik malzemesi olması senaryoyu tek başına seçmez. Kayıtlı işletmeye satış, tüketici satışı ve özel kanallardaki satışlar ayrı kontrol gerektirir.

Bir toptancı, e-Fatura kayıtlı elektrik taahhüt firmasına 200 metre kablo satarsa temel belge e-Faturadır. Aynı toptancı, e-Fatura kayıtlı olmayan bir tesisatçıya satış yapıyorsa e-Arşiv gündeme gelir.

Küçük bir elektrik malzemeleri dükkânı sahibi olan Ayşe Hanım, üç farklı müşteriyle şu şekilde ilerler:

• e-Fatura kayıtlı müteahhit firmaya yapılan satış için e-Fatura düzenlenir.
• Kayıtlı olmayan şahıs işletmesine yapılan satış için e-Arşiv fatura değerlendirilir.
• Ev sahibine yapılan perakende satışta alıcı bilgileri ve teslim yöntemi kontrol edilerek e-Arşiv düzenlenir.
• İnternet siparişinde satış kanalı, alıcı bilgileri ve güncel e-Arşiv kuralları ayrıca incelenir.

Bu örnekte aynı ürün, örneğin bir LED armatür, farklı müşterilere farklı belge türleriyle satılabilir. Belge türü ürün kartında sabitlenmemeli; satış ekranında alıcıya göre belirlenmelidir.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu halde e-Arşiv talep ederse, talebin nedenini ve varsa özel durumu araştırın. Standart yurt içi satışta sistemdeki kayıt durumu, müşteri tercihinden önce gelir.

İhracat, kamu alıcısı, tevkifatlı işlem, iade veya özel satış kanalı gibi durumlarda ek kurallar bulunabilir. Böyle işlemlerde standart mağaza senaryosunu uygulamadan güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Adım adım bu senaryoda Ayşe Hanım, siparişi açar, VKN sorgusunu yapar, müşteri türünü doğrular, ürün satırlarını ayırır ve gönderim sonucunu gün sonu raporuna kaydeder. Aynı kontrol, mağaza ve internet siparişlerinde ayrı uygulanır.

Hatalı elektrik malzemeleri e-Fatura veya e-Arşiv nasıl düzeltilir?

Hatalı e-Fatura veya e-Arşiv, silinerek değil; işlemin niteliğine uygun iptal, itiraz, ret, iade veya yeni belge süreciyle düzeltilir. Uygulanacak yöntem, belgenin türü, senaryosu, hata alanı ve işlem tarihine göre değişebilir.

Önce hatanın türünü belirleyin. Yanlış alıcı, yanlış ürün, yanlış miktar, yanlış vergi bilgisi veya yalnızca açıklama hatası aynı şekilde ele alınmaz. Belge numarası ve hata nedeni muhasebe kaydında açıkça not edilmelidir.

e-Fatura tarafında alıcı sistemindeki kabul veya ret işlemi, belgenin senaryosuna göre önem taşır. Ancak alıcının ret vermesi her durumda otomatik olarak yeni ve doğru faturanın kesilebileceği anlamına gelmez.

e-Arşiv faturada iptal veya iade süreci, belgenin teslim durumu ve mevzuattaki sürelerle birlikte değerlendirilir. Yanlış belgeyi yok saymak yerine uygun iptal, iade veya düzeltme belgesi oluşturulmalıdır.

Yanlış alıcıya gönderilen bir faturada, önce karşı tarafla ve mali müşavirle iletişim kurun. Yeni belgeyi göndermeden önce ilk belgenin hukuki ve muhasebesel durumunun nasıl kapatılacağı netleştirilmelidir.

Ürün miktarı veya fiyatı hatalıysa sipariş, irsaliye, stok ve cari hesap kayıtlarını karşılaştırın. Sadece elektronik faturayı düzeltmek, muhasebe ve stok kayıtlarındaki farkı kendiliğinden çözmez.

İptal ve itiraz süreleri ile teknik yöntemler güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; sağlayıcının ekranında görünen durum ile muhasebe kaydını birlikte izleyin.

Adım adım düzeltmede önce belge kopyası ve muhasebe kaydı alınır, sonra karşı tarafla mutabakat sağlanır. Ardından uygun işlem seçilir ve yeni belge, eski belgenin bağlantısı açıklanarak düzenlenir.

Karşı durum, yalnızca yazım açıklamasındaki küçük bir hatanın alıcı, tutar ve vergi hesaplarını etkilememesidir. Yine de düzeltmenin kayıt yöntemi sistem ve mali müşavirle netleştirilmeden belge silinmemelidir.

Elektrik malzemeleri işletmesi e-Fatura geçişini nasıl planlar?

Elektrik malzemeleri işletmesi e-Fatura geçişini, zorunluluk kontrolü, başvuru, kullanıcı tanımı, müşteri kartı temizliği ve test işlemlerini sıraya koyarak planlamalıdır. Geçiş tarihi kadar, geçişten sonra günlük belge kontrolü de önemlidir.

Önce işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet türü, satış kanalı ve güncel zorunluluk kapsamı incelenir. Yapı sektörüne malzeme satışı yapan işletmeler için yapı malzemeleri e-Fatura zorunluluğu rehberi yardımcı bir karşılaştırma sunar.

1. İşletmenin mevcut e-belge durumunu ve güncel GİB kapsamını mali müşavirle değerlendirin.
2. e-Fatura başvuru ve aktivasyon adımlarını yetkili kullanıcı bilgileriyle tamamlayın.
3. Müşteri kartlarındaki VKN, unvan, adres ve posta kutusu bilgilerini temizleyin.
4. Elektrik malzemelerine ait ürün kartlarında ölçü, stok kodu ve vergi alanlarını kontrol edin.
5. Test faturasıyla alıcı sorgusu, gönderim ve gelen kutusu akışını deneyin.
6. Hata, ret, iade ve arşiv kayıtlarının kim tarafından izleneceğini yazılı hale getirin.

Geçiş sırasında eski kâğıt veya farklı elektronik belge alışkanlıklarıyla yeni sistemi karıştırmayın. Hangi müşteriye hangi belge türünün kesileceği, satış ekibinin kullanacağı kısa bir prosedürle açıklanmalıdır.

Zorunluluk tarihleri, ciro veya faaliyet koşulları yıllara ve düzenlemelere göre değişebilir. Rakam veya tarih tahmin etmek yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük işletme için geçiş öncesi bir haftalık prova yapılabilir. Beş farklı alıcı kartı seçilir, biri kayıtlı, biri kayıtsız, biri hatalı bilgilerle denenir. Sonuçlar satış ekibine kısa ekran talimatı olarak dağıtılır.

Elektrik malzemeleri sevkiyatında e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye ilişkisi nedir?

e-Fatura ve e-Arşiv satışın faturalandırılmasını, e-İrsaliye ise malın sevkine ilişkin elektronik belge akışını ifade eder. Bu belgeler birbirinin otomatik alternatifi değildir ve her birinin düzenleme koşulu ayrı incelenmelidir.

Elektrik kablosu, pano, sigorta veya armatür depodan müşteriye gönderildiğinde malın fiili hareketi ile faturanın düzenlenmesi aynı operasyon içinde takip edilebilir. Ancak fatura, irsaliyenin taşıdığı sevk bilgilerini her durumda kendiliğinden karşılamaz.

İrsaliyede taşınan ürünün adı, miktarı, teslim veya sevk bilgileri faturadaki kalemlerle uyumlu olmalıdır. Kısmi sevkiyat varsa gönderilen miktar, kalan miktar ve sonraki sevkiyat ayrı izlenmelidir.

İşletmenin e-İrsaliye kapsamına girip girmediği; faaliyet, mükellefiyet ve güncel mevzuata göre belirlenir. Bu nedenle e-Fatura kullanmaya başlamak, her işletme için otomatik olarak e-İrsaliye zorunluluğu anlamına gelmez.

Sevkiyat lojistik firmasıyla yapılıyorsa taşıma bilgileri, teslim adresi ve alıcı bilgileri satış ekranındaki kayıtlarla karşılaştırılmalıdır. Nakliye için e-Arşiv fatura kuralları bu kontrolün taşıma tarafındaki hatalarını ayrıca açıklar.

Fatura düzenleme zamanı, irsaliye düzenleme zamanı ve malın fiili sevki farklı kurallara bağlanabilir. Sevkiyat planı oluştururken güncel GİB düzenlemelerini, muhasebe kayıtlarını ve mali müşavirinizin görüşünü birlikte değerlendirin.

Bir elektrik toptancısı, aynı siparişi üç sevkiyata bölüyorsa her sevkiyatın miktarını ve belge bağlantısını kaydetmelidir. Sonradan tek fatura düzenlenmesi mümkün olsa bile, ürün hareketleriyle fatura kalemleri arasında izlenebilirlik korunmalıdır.

Karşı durumda, mal depodan çıkmadan yalnızca proforma veya sipariş formu hazırlanmış olabilir. Bu belge, gerçek sevkiyatın yerine geçmez; ürün hareketi başladığında gerekli irsaliye değerlendirmesi ayrıca yapılır.

Elektrik malzemeleri e-Fatura e-Arşiv işlemleri için günlük kontrol listesi nedir?

Günlük kontrol listesi, elektrik malzemeleri işletmesinin yanlış alıcıya belge göndermesini, eksik ürün bilgisi yazmasını ve gönderim hatasını geç fark etmesini önler. Liste, satış ekibi ve muhasebe tarafından aynı sırayla uygulanmalıdır.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, müşterinin güncel resmi bilgisiyle karşılaştırılmıştır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu, güncel sorgu ekranından kontrol edilmiştir.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, müşterinin isteğinden önce kayıt durumuna göre yapılmıştır.
• Ürün adı, teknik özellik, miktar, ölçü birimi ve stok kodu siparişle eşleştirilmiştir.
• KDV, iskonto, tevkifat veya istisna alanları işlemin niteliğine göre incelenmiştir.
• Teslimat adresi, sevk bilgisi ve varsa irsaliye numarası kontrol edilmiştir.
• Belgenin gönderim, kabul, ret veya hata durumu ekran üzerinden takip edilmiştir.
• İade veya iptal gerektiren belgeler, silinmeden sorumlu kişiye bildirilmiştir.
• Gelen belgeler muhasebe ve stok kayıtlarıyla karşılaştırılarak arşivlenmiştir.

Kontrol listesini yalnızca ay sonunda değil, her satış ve gelen belge işleminde kullanın. Özellikle yoğun kampanya günlerinde ürün kodu ve alıcı seçimi hızlı yapıldığı için hata olasılığı artar.

Kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle işletme, yalnızca düzenlediği faturaları değil, gelen belgelerin sayısını da aylık belge hacmine eklemelidir.

Gün sonunda hata listesi, bekleyen belgeler ve başarısız gönderimler raporlanmalıdır. Bir belgenin sistemde görünmesi, karşı tarafa başarıyla ulaştığı veya muhasebede işlendiği anlamına gelmeyebilir.

Yoğun günlerde listeyi basılı form yerine satış ekranındaki zorunlu alanlarla da uygulayabilirsiniz. Ancak otomatik alanlar, güncel kayıt sorgusunun ve hata durumunun insan tarafından kontrol edilmesi gereğini ortadan kaldırmaz.

Özet: 5 maddede elektrik malzemeleri e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Elektrik malzemeleri e-Fatura e-Arşiv ayrımının özeti, ürün türünden önce alıcının kayıt durumunu ve işlem koşullarını kontrol etmektir. Doğru belge için aşağıdaki beş kuralı satış sürecine yerleştirin.

• e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya, standart yurt içi satışta e-Fatura düzenlenir.
• e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletme veya tüketiciye, kural olarak e-Arşiv fatura düzenlenir.
• Alıcı bilgileri, ürün açıklaması, miktar, birim ve vergi alanları gerçek işlemle uyumlu yazılır.
• e-Fatura ve e-Arşiv, e-İrsaliyenin yerine otomatik olarak geçmez; sevk belgeleri ayrıca değerlendirilir.
• İptal, ret, iade, zorunluluk ve sürelerde güncel GİB duyurusu ile mali müşavir görüşü esas alınır.

Elektrik malzemeleri satan küçük veya büyük işletme, aynı ürünü farklı alıcılara sattığında farklı belge türleri kullanabilir. Bu nedenle ürün kartına sabit belge türü atamak yerine satış anında alıcı sorgusu yapmak daha güvenlidir.

Doğru süreç; müşteri kartı, fatura ekranı, sevk belgesi, muhasebe kaydı ve arşiv kontrolünün birbirini desteklemesini gerektirir. Bir alandaki hata, sonraki iade, tahsilat veya stok işlemlerinde yeni uyuşmazlıklar doğurabilir.

Mevzuat ve teknik kurallar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle zorunluluk kapsamı, özel satış kanalları ve belge iptal sürelerinde eski bilgilere göre işlem yapmayın.

En güvenli yöntem, belge türünü ürün adına değil, doğrulanmış alıcı kaydına ve işlemin özel koşullarına bağlamaktır. Bu yaklaşım, farklı satış kanallarında aynı kontrol standardını korur.

Kontör planını belge akışınıza göre yapmak isterseniz, paket seçeneklerini gelen ve giden belge sayısıyla birlikte değerlendirin. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresiyle sunulur.