eczane mali müşavir e-fatura: İş Bölümü ve Sorumluluklar

Eczane ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü, eczane sahibinin ticari verileri hazırladığı, mali müşavirin ise muhasebe ve mevzuat kontrollerini yürüttüğü yazılı bir görev paylaşımıyla yapılır. Belgenin oluşturulması, gönderilmesi, alınması ve kaydedilmesi kimin sorumluluğunda olduğu önceden belirlenmelidir.

Bu rehber, eczane sahipleri, eczane çalışanları ve mali müşavirler için günlük e-fatura karmaşasını azaltır. Özellikle alıcı bilgilerinin kontrolü, e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, gelen belgelerin takibi, iade işlemleri ve dönem sonu mutabakatı için uygulanabilir bir iş akışı sunar. Eczane sektöründeki genel e-dönüşüm çerçevesi için eczane sektörü rehberini de inceleyebilirsiniz.

Eczane mali müşavir e-fatura iş bölümü nasıl yapılır?

Eczane mali müşavir e-fatura iş bölümü, ticari verinin eczaneden, muhasebe ve mevzuat kontrolünün mali müşavirden geldiği iki aşamalı düzenle yapılır. Bu düzen, belgenin kimin tarafından hazırlanacağını ve kimin kontrol edeceğini açıklaştırır.

İlk aşamada eczane, satışın alıcısını, ürün veya hizmet açıklamasını, miktarı, fiyatı ve vergi bilgilerini sisteme aktarır. Bu veriler, eczanenin günlük ticari faaliyetinden doğduğu için kaynağı bilen taraf genellikle eczane işletmesidir.

İkinci aşamada mali müşavir, belge türünü, muhasebe kaydını, dönem bağlantısını ve ilgili mevzuat koşullarını inceler. Mali müşavir bu kontrolü yaparken eczanenin gönderdiği kaynak bilgilerin eksiksiz ve okunabilir olmasını bekler.

Taraflar görevleri e-posta, hizmet sözleşmesi eki veya ortak kontrol listesiyle yazılı hale getirmelidir. Sözlü iş bölümü, personel değişikliğinde unutulan belgeler, geciken onaylar ve aynı belgenin iki kez işlenmesi gibi sorunlara yol açabilir.

Yetki paylaşımında kullanıcı hesabı, elektronik imza veya mali mühür erişimi de ayrıca tanımlanmalıdır. Erişim bilgisinin ortak kullanılması yerine, yetkili kullanıcıların ve sorumluluk sınırlarının kayıt altına alınması daha izlenebilir bir süreç oluşturur.

Örneğin küçük bir mahalle eczanesinde çalışan, gün sonunda düzenlenen belgeleri kontrol listesine işler. Mali müşavir ertesi iş günü belge durumlarını ve muhasebe kayıtlarını inceler. Eksik alıcı bilgisi varsa belgeyi sessizce düzeltmek yerine eczaneden teyit ister.

Yanlış: Mali müşavir bütün e-fatura bilgilerinin kaynağını kendisi bulur. Doğru: Eczane ticari veriyi sağlar, mali müşavir belge ve kayıt uyumunu kontrol eder. Bu ayrım, sorumluluğu devretmeden iş akışını paylaşır.

Uzman notu: Görev paylaşımında yalnızca belgeyi kimin keseceğini değil, hatalı belgenin kimin tarafından ne zamana kadar düzeltilmeye çalışılacağını da yazılı olarak belirleyin.

Mali müşavir eczanenin e-fatura sürecinde hangi görevleri üstlenir?

Mali müşavir eczanenin e-fatura sürecinde belge türü, kayıt uyumu, dönem kontrolü ve mevzuat takibini üstlenir. Ancak ticari işlemin gerçekliğini ve temel satış verisini eczane işletmesi sağlar.

Mali müşavir, eczanenin kullandığı uygulamadaki belge senaryolarını ve alıcı bilgilerinin nasıl kontrol edileceğini belirler. Bu belirleme, eczanenin işlem hacmine, müşteri tiplerine ve kullanılan entegrasyon yöntemine göre farklılaşabilir.

Gelen belgelerde satıcı bilgisi, belge tarihi, toplam tutar, vergi bilgisi ve eczanenin satın alma kaydı karşılaştırılır. Uyuşmazlık varsa mali müşavir, eksik açıklamanın ticari kaynaktan teyit edilmesini istemeli ve düzeltme sürecini izlemelidir.

Giden belgelerde ise eczanenin sağladığı bilgiler, seçilen belge türü ve gönderim durumu incelenir. Mali müşavir teknik gönderimi yapıyorsa bile eczane, satışın gerçekten gerçekleştiğini ve alıcı bilgilerinin doğru olduğunu onaylamalıdır.

1. İlk adımda eczane, gün içindeki satış ve alıcı verilerini toplar.
2. İkinci adımda yetkili kullanıcı, alıcı türünü ve belge senaryosunu kontrol eder.
3. Üçüncü adımda mali müşavir, muhasebe kodunu ve dönem kaydını inceler.
4. Dördüncü adımda iki taraf, hata veya eksik belgeleri kayıt altına alır.

Bu görevler her eczanede aynı kişiye verilmek zorunda değildir. Önemli olan, hazırlama, kontrol, onay ve arşiv aşamalarının sahipsiz bırakılmamasıdır. Personel değiştiğinde yeni görevli aynı listeyi kullanarak süreci sürdürebilmelidir.

Mevzuat ve teknik uygulamalar değişebildiği için mali müşavir, eczanenin kullandığı yöntemi güncel GİB duyurularıyla karşılaştırmalıdır. Emin olunmayan belge türü veya işlem senaryosunda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir kontrol edilmelidir.

Eczane sahibi e-fatura işlemlerinde hangi sorumlulukları taşır?

Eczane sahibi e-fatura işlemlerinde ticari bilginin doğruluğundan, alıcı verilerinin teyidinden ve günlük belgelerin zamanında bildirilmesinden sorumludur. Teknik uygulamayı personel veya mali müşavir kullansa bile işlemin ticari kaynağı eczanedir.

Ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, indirim, alıcı unvanı ve vergi bilgileri eczane tarafından kontrol edilmelidir. Mali müşavirin bu alanları her satışta yeniden araştırması, işletmenin günlük ticari sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Eczane sahibi, çalışanların hangi ekranı kullanacağını, gün sonu belgelerini kime teslim edeceğini ve bekleyen kayıtları nasıl bildireceğini tanımlamalıdır. Eczane yoğun olduğunda bu adımların yazılı olması, unutulan belgeleri önemli ölçüde azaltır.

Gelen belgeler için de eczanenin satın alma veya stok sorumlusu belirlenmelidir. Satın alınmayan bir ürünün faturası, yanlış miktar veya farklı fiyat içeren bir belge fark edildiğinde mali müşavire hemen bilgi verilmelidir.

• Alıcı unvanı ve vergi bilgilerinin kaynak belgeyle eşleştiğini kontrol edin.
• Ürün veya hizmet açıklamasının gerçek işlemle uyumlu olduğunu kontrol edin.
• Miktar, fiyat, indirim ve toplam tutarın sipariş veya teslim bilgileriyle örtüştüğünü kontrol edin.
• Gelen belgenin eczanenin gerçekten yaptığı alışla ilgili olduğunu kontrol edin.
• Bekleyen, reddedilen veya düzeltme gerektiren belgeleri mali müşavire bildirin.

Küçük bir eczanede bu kontrolü sahibi yerine sorumlu personel yapabilir. Ancak kontrolün yapıldığını gösteren günlük liste, teslim e-postası veya uygulama kaydı tutulmalıdır. Böylece görev devri ile sorumluluk kaybı birbirine karıştırılmaz.

Yanlış: Çalışan belgeyi sisteme girdiyse eczane sahibinin kontrol etmesine gerek yoktur. Doğru: Çalışan veriyi girer, yetkili kişi ticari doğruluğu onaylar, mali müşavir muhasebe uyumunu inceler.

Eczanede e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Eczanede e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı, öncelikle alıcının e-Fatura sistemindeki durumuna, işlem senaryosuna ve güncel GİB kurallarına göre yapılır. Sadece alıcının işletme olması, tek başına belge türünü kesinleştirmez.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa ve işlem ilgili senaryonun koşullarını taşıyorsa e-Fatura düzenlenmesi gündeme gelir. Alıcının sistemdeki kayıt durumu, eczanenin kullandığı uygulamada veya yetkili sorgulama ekranında kontrol edilmelidir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse veya nihai tüketici konumundaysa e-Arşiv uygulaması gündeme gelebilir. Ancak işlem türü, tutar, sektör kuralı ve güncel duyurular ayrıca incelenmelidir; her durumda otomatik varsayım yapılmamalıdır.

Belge ayrımını örneklerle incelemek isteyenler, e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı rehberine bakabilir. Farklı sektör örneği, alıcı statüsü ile belge türü arasındaki ilişkiyi daha görünür kılar.

Yanlış: Eczaneden alışveriş yapan her işletmeye aynı belge gönderilir. Doğru: Önce alıcının sistem durumu, işlem senaryosu ve güncel GİB koşulları kontrol edilir. Kararsız durumda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınır.

İşletme, belge türünü yalnızca alışkanlığa göre seçmemelidir. Eczanenin yazılımı uygun belgeyi önerebilir; yine de son kontrol, alıcı bilgilerinin ve işlem koşullarının gerçek duruma uyup uymadığı üzerinden yapılmalıdır.

Eczane satışlarında e-fatura belgesi nasıl seçilir?

Eczane satışlarında e-fatura belgesi, alıcının kayıt durumu, satışın niteliği ve uygulanacak güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilerek seçilir. Reçete veya provizyon kaydı, tek başına e-Fatura ya da e-Arşiv kararını belirlemez.

Bir satışta önce belgenin muhatabı belirlenmelidir. Muhatap bir şirket, kamu kurumu, sağlık kuruluşu veya nihai tüketici olabilir. Her grubun belge süreci aynı varsayılamayacağı için alıcı bilgileri işlem başlamadan kontrol edilmelidir.

Reçete, provizyon, ödeme kaydı ve satış belgesi farklı amaçlara hizmet edebilir. Bu kayıtların birbiriyle ilişkilendirilmesi önemlidir; fakat bunlardan birinin varlığı, diğer belgenin otomatik olarak aynı içerikle düzenlenmesini gerektirmeyebilir.

Eczane çalışanı satış sırasında alıcı türünü doğru seçmeli, eksik veriyi tahmin ederek doldurmamalıdır. Vergi kimlik numarası, unvan veya adres bilgisi belirsizse işlem kaynağından teyit alınması, sonradan düzeltme ihtiyacını azaltır.

Örneğin bir eczane, kurumsal alıcıya yapılan toplu ürün satışında alıcının e-Fatura durumunu kontrol eder. Aynı eczane, bireysel müşteriye yapılan satışta uygun e-Arşiv akışını değerlendirir. İki işlemde ürün grubu benzer olsa da alıcı süreci farklıdır.

Bu seçimde mali müşavir, yazılımda tanımlı varsayılanların güncel mevzuatla uyumunu gözden geçirmelidir. Varsayılan seçim doğru görünse bile alıcı bilgilerinin veya işlem koşullarının değiştiği durumlarda manuel kontrol gerekebilir.

Eczane sahibi, günlük işlem yoğunluğu nedeniyle kontrolü tamamen otomatik akışa bırakamaz. Özellikle yeni kurumsal müşteri, toplu satış, iade veya farklı teslimat koşulu bulunan işlemler mali müşavire ayrıca bildirilmelidir.

Eczanede günlük e-fatura iş akışı nasıl kurulmalıdır?

Eczanede günlük e-fatura iş akışı, satış verisinin toplanması, belge türünün kontrolü, gönderim durumunun izlenmesi ve gün sonu teslimi sırasıyla kurulmalıdır. Her aşamanın sorumlusu ve tamamlanma zamanı belirlenmelidir.

Günün başında çalışanlar, uygulamadaki bekleyen belgeleri ve önceki günden kalan hataları kontrol edebilir. Bu kısa kontrol, gönderilememiş belgelerin yeni satışlarla karışmasını ve aynı işlemin tekrar oluşturulmasını önler.

Satış veya kurumsal işlem sırasında alıcı bilgileri kaynaktan alınmalıdır. Belge oluşturulduktan sonra çalışan, gönderim öncesi önizlemeyi kontrol etmeli ve yanlış tutar, tarih veya alıcı bulunduğunda işlemi durdurmalıdır.

Gelen belgeler gün içinde belirli aralıklarla kontrol edilmelidir. Satın alma sorumlusu, belgenin gerçek bir alışla ilişkisini doğrular; mali müşavir ise uygun kayıt, dönem ve muhasebe sınıflandırması açısından inceleme yapar.

Gün sonunda gönderilen, bekleyen, reddedilen ve düzeltme gerektiren belgeler ayrı listelenebilir. Böylece eczane, yalnızca kaç belge oluşturduğunu değil, hangi belgelerin sonuçlanmadığını da görür.

İlk kez süreç kuran işletmeler, e-Fatura uygulamasının işleyişini görev listeleriyle birlikte incelemelidir. Buradaki amaç bir ekranı tanımak değil, ekran sonucunu kimin takip edeceğini belirlemektir.

Yoğun saatlerde her belgeyi mali müşavirin anlık onayına bağlamak operasyonu yavaşlatabilir. Bunun yerine standart işlemler için önceden tanımlı kontrol, istisnai satışlar için ayrıca bildirim ve gün sonu toplu inceleme yapılabilir.

Mali müşavir e-fatura kayıtlarını hangi aralıklarla kontrol etmelidir?

Mali müşavir e-fatura kayıtlarını günlük durum takibi, dönemsel muhasebe kontrolü ve kapanış öncesi mutabakat şeklinde farklı aralıklarla incelemelidir. Tek bir kontrol sıklığı yerine belge hacmine ve eczanenin iş akışına göre plan yapılmalıdır.

Günlük kontrolün amacı, gönderilemeyen veya hatalı görünen belgeleri erken fark etmektir. Bu kontrol, her belgenin ayrıntılı muhasebe analizinin aynı gün yapılacağı anlamına gelmez; önce işlem durumları ve kritik eksikler görülür.

Haftalık kontrol, gelen ve giden belgelerin eczane kayıtlarıyla karşılaştırılmasını sağlar. Alış faturası bulunmayan stok hareketleri, satış kaydıyla eşleşmeyen belgeler veya bekleyen yanıtlar bu aşamada listelenebilir.

Aylık kontrol sırasında belge toplamları, muhasebe kayıtları, banka veya ödeme bilgileri ve gerekli raporlar karşılaştırılabilir. Bu işlem, vergi döneminin kapanışına bırakılan küçük hataların büyümesini önlemek için önemlidir.

Mutabakat yalnızca toplam tutarı karşılaştırmak değildir. Belge numarası, belge tarihi, alıcı veya satıcı, vergi bilgisi, işlem dönemi ve belge durumu da örneklem veya kapsam dahilinde incelenmelidir.

Eczane ile mali müşavir, kontrol sonucunu kısa bir raporla paylaşabilir. Raporda bekleyen belge, eksik bilgi, düzeltme talebi, sorumlu kişi ve hedef tarih bulunması, aynı konunun tekrar tekrar sorulmasını önler.

Kontrol aralıkları mevzuatta öngörülen yükümlülüklerin yerine geçmez. Eczanenin güncel yükümlülükleri ve teknik süreleri için güncel GİB duyurusu ile mali müşavirinizi kontrol edin; emin olunmayan tarihlerde tahmin yürütmeyin.

Eczanede iade, iptal ve düzeltme e-fatura işlemleri nasıl yönetilir?

Eczanede iade, iptal ve düzeltme e-fatura işlemleri, önce hatanın kaynağı ve belgenin sistemdeki durumu belirlenerek yönetilir. Belgeyi silmek veya yeniden oluşturmak, her durumda geçerli ve izlenebilir bir çözüm değildir.

Hata alıcı bilgisinden kaynaklanıyorsa eczane, işlemin hangi aşamada olduğunu kontrol etmelidir. Belge henüz tamamlanmamışsa uygulamadaki uygun işlem izlenir; tamamlanmış bir belge için mevzuata uygun düzeltme yöntemi mali müşavirle belirlenir.

Ürün, miktar veya fiyat uyuşmazlığında ticari kaynak belgeler incelenmelidir. Sipariş, teslim, satış veya iade kaydı bulunmadan yalnızca sistemdeki belgeye bakarak düzeltme yapılması, yeni bir uyumsuzluk yaratabilir.

İade işlemi, tek taraflı olarak ilk faturayı yok saymak anlamına gelmez. İade edilen ürün, iade nedeni, miktar, taraf bilgileri ve ilgili belge bağlantısı kayda alınmalı; kullanılacak belge yöntemi güncel kurallara göre seçilmelidir.

Her düzeltme talebi için sorumlu kişi ve tarih belirlenmelidir. Eczane çalışanı ticari açıklamayı sağlar, mali müşavir uygun muhasebe ve belge adımını belirler, yetkili kullanıcı ise teknik işlemi tamamlar.

Örneğin tedarikçiden gelen faturada ürün miktarı eksik görünüyorsa eczane önce teslim kaydını kontrol eder. Mali müşavir, belgenin durumuna göre izlenecek yöntemi açıklar; çalışan ise tedarikçiyle yapılan yazışmayı dosyalar.

Düzeltme işlemlerinde güncel uygulama ve mevzuat önemlidir. İptal, ret, iade veya yeni belge düzenleme seçeneklerinden hangisinin kullanılacağı konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Eczane e-irsaliye ve e-fatura bağlantısını nasıl izlemelidir?

Eczane e-irsaliye ve e-fatura bağlantısını, mal hareketi ile satış veya alış belgesindeki temel bilgileri karşılaştırarak izlemelidir. E-İrsaliye zorunluluğu veya kullanım tercihi doğduğunda, iki belge arasındaki bilgiler ayrı ayrı takip edilmelidir.

E-İrsaliye, malın sevkine ilişkin bilgiyi; e-Fatura ise ilgili ticari işlemin faturalandırma boyutunu gösterir. Bu nedenle iki belgenin aynı şey olduğu düşünülmemeli, ancak ürün, miktar ve taraf bilgilerindeki uyum kontrol edilmelidir.

Eczanenin tedarikçiden aldığı ürünlerde teslim kaydı, e-İrsaliye bilgisi ve gelen fatura birlikte incelenebilir. Eksik, fazla veya farklı ürün tespit edildiğinde stok sorumlusu ile mali müşavir aynı bilgi setini kullanmalıdır.

Sevk belgesindeki ürün miktarı ile faturadaki miktar farklıysa farkın nedeni araştırılmalıdır. Kısmi teslim, sonradan yapılan faturalandırma veya iade gibi açıklamalar yazılı şekilde kayıt altına alınmadan belge eşleştirmesi tamamlanmamalıdır.

Eczane çalışanı mal kabulünü, mali müşavir ise belge ve muhasebe bağlantısını takip edebilir. Teknik gönderim başka kişide olsa bile sevk edilen malın gerçekliği ve teslim bilgisi eczane tarafından doğrulanmalıdır.

İşletme, e-İrsaliye süreçlerini incelerken yalnızca belge oluşturma ekranına odaklanmamalıdır. Mal kabul, sevk, eksik teslim, iade ve ilgili fatura bağlantısının hangi personel tarafından izleneceği de tanımlanmalıdır.

E-İrsaliye kapsamı ve teknik yükümlülükler işletmenin durumuna göre değişebilir. Eczanenizin bu belgeyi kullanma veya kullanmak zorunda olma durumunu belirlemek için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Eczanede e-fatura arşivi ve mutabakatı nasıl güvenceye alınır?

Eczanede e-fatura arşivi ve mutabakatı, gelen ve giden belgelerin durumlarıyla muhasebe kayıtlarının düzenli karşılaştırılmasıyla güvenceye alınır. Dosya saklamak tek başına yeterli değildir; belgenin bulunabilir, okunabilir ve ilgili işlemle bağlantılı olması gerekir.

Gelen ve giden belgeler ayrı klasör veya rapor mantığıyla izlenebilir. Belge numarası, tarih, karşı taraf, tutar, durum ve ilgili alış veya satış kaydı aynı takip tablosunda bulunursa arama süresi kısalır.

Kullanılan hizmetin saklama koşulları, erişim yetkileri, dışa aktarma seçenekleri ve veri sürekliliği önceden öğrenilmelidir. Saklama süresi, işletmenin yasal yükümlülüklerini ve hizmet sağlayıcının teknik koşullarını birlikte karşılamalıdır.

Gelen ve giden belgelerin her biri işlem olarak değerlendirilir; kullanılan kontör modelinde gelen her belge ve giden her belge için 1 kontör düşer. Bu nedenle yalnızca düzenlenen faturaları saymak, ihtiyaç planlamasında eksik sonuç verir.

Mutabakat sırasında yalnızca toplam tutara bakmak yerine belge numaraları ve durumlar eşleştirilmelidir. Aynı belgenin iki kez kaydedilmesi, bekleyen belgenin kapanmış kabul edilmesi veya iptal edilen kaydın muhasebede kalması ayrıca araştırılmalıdır.

Eczane, arşiv erişimini tüm çalışanlara açmak yerine görev bazlı düzenleyebilir. Mali müşavir muhasebe kayıtlarına, işletme sahibi ticari belgelere, yetkili personel ise günlük operasyon ekranlarına erişmelidir.

Arşiv ve mutabakat düzeni, mali müşavirin dönem sonu işini beklemeden kurulmalıdır. İşletme kullandığı portalın saklama, erişim ve raporlama koşullarını incelemeli; güncel mevzuat için GİB duyurularını kontrol etmelidir.

Eczane mali müşavir e-fatura sürecinde hangi hatalardan kaçınmalıdır?

Eczane mali müşavir e-fatura sürecinde en sık yapılan hatalar, görevlerin yazılı olmaması, alıcı bilgilerinin varsayımla doldurulması ve belge durumlarının takip edilmemesidir. Bu hatalar, teknik sistem doğru çalışsa bile kayıt uyumsuzluğu oluşturabilir.

Yanlış: Alıcı işletme olduğu için her işlemde otomatik olarak e-Fatura seçilir. Doğru: Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu, işlem senaryosu ve güncel GİB koşulları kontrol edilir. İşletme niteliği tek başına yeterli karar ölçütü değildir.

Yanlış: Gelen e-fatura sisteme düştüyse satın alma kaydı tamamlanmıştır. Doğru: Eczane, ürün ve miktarı teslim kaydıyla karşılaştırır; mali müşavir belgeyi muhasebe dönemi ve kayıt açısından inceler.

Bir mahalle eczanesinde çalışan, yoğunluk nedeniyle aynı kurumsal müşterinin vergi numarasını önceki işlemden kopyalayabilir. Müşteri bilgisi değişmişse bu alışkanlık hatalı belgeye yol açar. Güncel kaynak bilgisi her işlemde kontrol edilmelidir.

Bir başka hata, mali müşavirden gelen düzeltme talebinin yalnızca sözlü aktarılmasıdır. Hangi belgenin sorunlu olduğu, neyin düzeltileceği, kimin işlem yapacağı ve son kontrolün ne zaman tamamlanacağı kayda alınmalıdır.

Ortak kullanıcı hesabı kullanmak da izlenebilirliği azaltır. Personelin yaptığı işlem ile mali müşavirin yaptığı kontrol ayrı kullanıcılarla veya en azından ayrı kayıtlarla takip edilirse hata araştırması kolaylaşır.

Hataları azaltmanın en iyi yolu karmaşık bir form değil, kısa ve tekrar edilebilir bir kontrol düzenidir. Günlük liste, haftalık mutabakat, aylık kapanış ve istisna bildirimleri eczanenin ölçeğine göre birlikte uygulanabilir.

Özet: 5 maddede eczane mali müşavir e-fatura iş bölümü

Eczane mali müşavir e-fatura iş bölümü, ticari verinin eczanede hazırlanması ve belge ile muhasebe uyumunun mali müşavir tarafından kontrol edilmesi esasına dayanır. Aşağıdaki beş madde, günlük uygulamada temel çerçeveyi oluşturur.

• Eczane, satış ve alış işlemlerine ait alıcı, satıcı, ürün, miktar ve fiyat bilgilerini doğru kaynaktan sağlar.
• Yetkili kullanıcı, işlem koşullarına göre e-Fatura veya e-Arşiv seçimini yapmadan önce alıcı durumunu kontrol eder.
• Mali müşavir, belge senaryosunu, muhasebe kaydını, dönem bağlantısını ve mevzuat uyumunu inceler.
• Eczane, gelen ve giden belgelerin durumlarını günlük olarak izler ve bekleyen işlemleri mali müşavire bildirir.
• Taraflar iade, iptal, düzeltme, arşiv ve mutabakat adımlarındaki sorumluları yazılı olarak belirler.

Bu beş maddeyi uygulamak için her eczanenin kendi işlem yoğunluğuna uygun bir görev tablosu oluşturması gerekir. Tabloya sorumlu kişi, kontrol zamanı, belge durumu, hata açıklaması ve tamamlanma tarihi eklenebilir.

Mevzuat, belge senaryoları, saklama koşulları ve teknik süreler değişebileceğinden kararlar güncel kaynaklarla doğrulanmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden kesin tutar, tarih veya yükümlülük varsayımı yapmayın.

Kontör ve portal seçimini karşılaştırırken efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörlerinin 100'den 500.000 kontöre kadar seçeneklerini, ücretsiz e-fatura portalını, Sovos altyapısına aynı gün tanımlamayı ve 12-18 ay kullanım süresini birlikte inceleyebilirsiniz.

Bu bilgiler işletmenizin belge hacmi ve görev paylaşımıyla uyuşuyorsa güncel paket ve hizmet koşullarını değerlendirip mali müşavirinizle karar verin.