e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı: Yapı Malzemeleri Rehberi

yapı malzemeleri e-fatura e-arşiv ayrımında, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura; kayıtlı olmayan işletme veya tüketiciye ise e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu açıklama; yapı marketi sahiplerine, müteahhitlere, şantiye satın alma ekiplerine ve mali müşavirlere yarar. Sipariş sırasında alıcı statüsünü, teslimat adresini ve belge türünü doğru eşleştirme sorununu çözer.

Yapı malzemeleri e-Fatura e-Arşiv ayrımı nedir?

Yapı malzemeleri e-Fatura e-Arşiv ayrımı, öncelikle alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumuna göre yapılır. Satılan çimento, seramik, boya veya hırdavat ürünü tek başına belge türünü belirlemez.

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak düzenlenen faturadır. e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve ilgili kurallara göre arşivlenen faturadır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura belgesi demektir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen ve arşivlenen fatura belgesi demektir.

Aynı ürün, farklı alıcılara satıldığında farklı belgeyle faturalandırılabilir. Örneğin kayıtlı bir müteahhit firmaya satılan seramik e-Fatura olurken, kayıtlı olmayan bir tadilat ustasına yapılan satış e-Arşiv Fatura olabilir.

Belge türü, KDV oranını veya varsa tevkifat ve istisna uygulamasını kendiliğinden değiştirmez. Vergisel içerik; ürün, işlem, alıcı ve güncel mevzuat birlikte incelenerek belirlenir.

İşletmenin e-Fatura veya e-Arşiv kapsamındaki yükümlülüğü ayrıca değerlendirilmelidir. Geçiş şartları faaliyet ve güncel düzenlemelere göre değişebildiği için GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Belge türünü ürün listesine bağlamak yerine müşteri kartı ve işlem tarihine bağlamak gerekir. Aynı siparişte farklı alıcılar varsa her alıcı için ayrı sorgu yapılır; tek bir genel belge türü seçilmez.

Karşı durumda, e-Fatura kaydı bulunan bir alıcının etiketinde veya unvanında uyumsuzluk görülürse e-Arşiv’e geçmek otomatik çözüm değildir. Önce müşteri bilgisi güncellenmeli, teknik veya mevzuat kaynaklı sorun ayrıca incelenmelidir.

Yapı malzemeleri satan işletme kime e-Fatura düzenler?

Yapı malzemeleri satan işletme, alıcı güncel e-Fatura kullanıcı listesinde yer alıyorsa e-Fatura düzenler. Bu kontrol, müşterinin yalnızca sözlü beyanına göre yapılmaz.

Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, unvanı ve e-Fatura alıcı etiketi sipariş ekranında kontrol edilir. Portal ya da entegrasyon ekranı, alıcının kayıt durumunu ve kullanılacak adres bilgisini gösterebilir.

Bir müteahhit, yapı kooperatifi veya ticari şirket e-Fatura kullanıcısı olabilir. Şirketin yapı sektöründe faaliyet göstermesi tek başına yeterli değildir; belge seçimi, işlem anındaki kayıt durumuyla doğrulanır.

Satıcının e-Fatura kullanıcısı olması, bütün müşterilerine e-Fatura kesebileceği anlamına gelmez. Satıcı, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşteriler için e-Arşiv Fatura akışını da doğru şekilde işletmelidir.

Alıcı, sipariş sırasında e-Fatura istediğini söyleyebilir. Ancak kayıt sorgusunda görünmüyorsa, bu talep tek başına e-Fatura düzenlemek için yeterli değildir.

Satıcının kendi e-belge yükümlülüğü de ayrıca incelenir. Zorunlu geçiş veya gönüllü kullanım durumunu belirlemek için faaliyet türü, güncel düzenleme ve mali müşavir değerlendirmesi birlikte ele alınmalıdır.

Sipariş personeli, alıcıdan yalnızca şirket unvanını değil, güncel VKN bilgisini ve fatura adresini de istemelidir. Bu üç bilgi, müşteri kartındaki kayıtla karşılaştırılmadan belge ekranına aktarılmamalıdır.

Yanlış: “Müşteri şirket olduğunu söyledi, doğrudan e-Fatura gönderelim.” Doğru: “VKN ile kullanıcı durumunu sorgulayalım, sonra e-Fatura veya e-Arşiv seçelim.”

Hangi müşteriye e-Arşiv Fatura kesilir?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan vergi mükellefi müşterilere ve nihai tüketicilere düzenlenir. Yapı malzemesi satışında bu durum, özellikle küçük ustalar ve bireysel ev sahipleriyle yapılan işlemlerde görülür.

Bir tadilat ustası vergi mükellefi olabilir, fakat e-Fatura sistemine kayıtlı olmayabilir. Böyle bir alıcıya düzenlenecek belge, alıcının kayıt durumu ve işlem için geçerli e-Arşiv kuralları dikkate alınarak hazırlanır.

Nihai tüketiciye yapılan parke, musluk, boya veya elektrik malzemesi satışında da e-Arşiv akışı kullanılır. Alıcının adı, kimlik veya iletişim bilgileri gibi alanlar, kullanılan kanalın ve güncel mevzuatın istediği şekilde doldurulmalıdır.

Alıcı bir şirket adına fatura istediğinde, şirket bilgileriyle gerçek alıcı bilgileri birbirine karıştırılmamalıdır. Siparişi veren, malı alan ve faturada yer alan taraflar işlem belgeleriyle uyumlu olmalıdır.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olan bir şirkete kolaylık amacıyla seçilecek alternatif belge değildir. Kayıtlı alıcıya ilişkin özel bir uygulama veya istisna bulunup bulunmadığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin ev sahibi önce bireysel olarak boya alır, sonra şirket adına fatura talep ederse süreç değişebilir. Satışın gerçek alıcısı, vergi bilgisi ve ödeme ilişkisi mali müşavirle değerlendirilmeden belge değiştirilmemelidir.

e-Arşiv akışında da alıcının VKN veya TCKN bilgisi dikkatle yazılmalıdır. Kayıtlı olmayan bir işletme için unvan ve vergi bilgileri, nihai tüketici içinse kullanılan kanalın istediği kimlik ve iletişim alanları ayrı değerlendirilir.

Alıcının sonradan e-Fatura kullanıcısı olması, daha önce düzenlenmiş belgeyi kendiliğinden değiştirmez. Yeni siparişlerde güncel durum yeniden sorgulanır; eski faturalar içinse belgenin durumuna uygun düzeltme yöntemi araştırılır.

Alıcının e-Fatura veya e-Arşiv durumu nasıl kontrol edilir?

Alıcının belge durumu, fatura oluşturulmadan önce VKN veya TCKN üzerinden e-Fatura kullanıcı sorgusuyla kontrol edilir. Bu kontrol, yapı malzemeleri satışında yanlış belge düzenleme riskini azaltan temel adımdır.

Satış personeli, müşterinin gönderdiği vergi levhasını tek başına yeterli kanıt saymamalıdır. Vergi levhası mükellefiyet bilgisi verir; e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ayrıca doğrulamak gerekir.

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini sipariş formundan alın.
2. Bilgiyi kullandığınız portalda veya entegrasyon ekranında sorgulayın.
3. Alıcının kayıt durumunu ve doğru e-Fatura etiketini kontrol edin.
4. Unvan, adres ve sipariş bilgilerini müşteri kaydıyla karşılaştırın.
5. Sonucu belge türü seçildikten sonra tekrar gözden geçirin.

Alıcı bilgileri eksik, hatalı veya bir başka firmaya ait görünüyorsa fatura oluşturulmadan sipariş sorumlusuna dönülmelidir. Yanlış VKN ile düzenlenen belge, doğru müşteriye gönderilmiş sayılmaz.

Şirket birleşmesi, unvan değişikliği, şube yapılanması veya e-Fatura kaydının sonradan açılması durumlarında eski müşteri kartı kullanılmamalıdır. Güncel bilgi sorgulanmalı ve gerekiyorsa yeni kart açılmalıdır.

Kontrol ekranında sonuç alınamıyorsa belgeyi tahminle göndermek yerine teknik destek ve mali müşavirden görüş alın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontrolün sipariş alındığında yapılması, fatura oluşturulduktan sonra hata aramaktan daha güvenlidir. Özellikle vadeli satışlarda sipariş tarihi ile belge tarihi arasında zaman varsa kullanıcı durumu yeniden sorgulanmalıdır.

Yanlış: “Geçen ay e-Fatura kesmiştik, bu ay da aynı müşteri kartını kullanalım.” Doğru: “Yeni belge öncesinde VKN, unvan ve etiket bilgisini tekrar doğrulayalım.”

e-Fatura zorunluluğu belge seçimini nasıl etkiler?

e-Fatura zorunluluğu, satıcının hangi sistemde belge düzenleyeceğini etkiler; ancak her satışta alıcıya bakmadan e-Fatura kesileceği anlamına gelmez. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu yine kontrol edilir.

Bir işletmenin zorunlu veya gönüllü olarak e-Fatura kullanıcısı olması, satışlarını sistem üzerinden düzenlemesini gerektirebilir. Bu işletme, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için e-Arşiv Fatura kurallarını da uygulamalıdır.

Geçiş yükümlülükleri faaliyet alanı, işletmenin durumu ve güncel mevzuat kriterlerine göre değişebilir. Ciro, sektör veya belge türü açısından kesin bir eşik söylemeden önce yürürlükteki GİB düzenlemeleri incelenmelidir.

Yıllık güncellenen hadler, tarihler veya uygulama şartları eski blog yazılarından alınmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle yeni faaliyete başlayan işletmelerde bu kontrol önem taşır.

Örneğin yapı marketi e-Fatura sistemine yeni geçtiğinde, kayıtlı bir müteahhide e-Fatura gönderebilir. Bireysel müşterinin alışverişinde ise aynı ürün için e-Arşiv Fatura düzenlenmesi gerekebilir.

Bu nedenle işletme içi kural, ‘Biz artık e-Fatura kullanıyoruz’ şeklinde kurulmaz. Doğru kural, ‘Alıcının güncel sistem kaydını kontrol et, sonra belge türünü seç’ şeklinde yazılmalıdır.

Zorunluluk, satıcının sistemini belirleyen bir konudur; alıcının belge türünü tek başına belirlemez. Satıcı e-Fatura kullanıcısı olsa bile kayıtlı olmayan alıcı için geçerli e-Arşiv akışını sürdürebilir.

Faaliyet konusu değişen, yeni şube açan veya farklı satış kanalı kullanan işletmeler kapsamını yeniden değerlendirmelidir. Eski bir uygulama notu, yeni dönemdeki yükümlülüğü kanıtlamaz; güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Yapı malzemelerinde kime hangi e-belge düzenlenir?

Yapı malzemelerinde kime hangi e-belgenin düzenleneceği, alıcının kayıt durumu ve işlemin niteliği birlikte değerlendirilerek belirlenir. Aşağıdaki tablo, günlük satış akışı için pratik bir başlangıç çerçevesi sunar.

Tablo, alıcı durumunu temel alır; özel sektör, kamu, ihracat, tevkifat veya istisna gibi işlemlerde ek kurallar uygulanabilir. Bu tür işlemler, standart perakende satışla aynı kabul edilmemelidir.

Satış personeli önce alıcıyı, sonra belge türünü, ardından ürün ve vergi alanlarını kontrol etmelidir. Fatura ekranında belge türü sonradan değiştirilse bile alıcı bilgilerindeki hata kendiliğinden düzelmez.

Alıcıdan gelen sipariş formu, irsaliye talebi ve ödeme bilgileri faturadaki tarafları doğrulamak için kullanılabilir. Ancak sipariş formu, tek başına mevzuatta istenen fatura bilgileri yerine geçmez.

Tablodaki yaklaşım, normal yurt içi satışın başlangıç kontrolüdür. Kamuya satış, ihracat, tevkifat veya istisna içeren işlemlerde belge türünden bağımsız ek alanlar ve farklı süreçler bulunabilir.

Karşı durumda, müşteri aynı anda hem malı hem de hizmeti alıyorsa ürün satışı ile hizmet kalemleri ayrı incelenmelidir. Fatura satırları, sözleşme ve sevk belgeleriyle uyumlu kurulmadan yalnızca alıcı statüsüne bakmak yeterli değildir.

Şantiye ve müteahhit satışında e-Fatura mı e-Arşiv mi?

Şantiyeye teslim edilen yapı malzemesinde belge türü, teslimat adresine değil faturanın alıcısı olan şirketin e-Fatura kayıt durumuna göre seçilir. Şantiye adresi, çoğunlukla malın teslim yerini gösterir.

Müteahhit şirket e-Fatura kullanıcısıysa, faturada bu şirketin VKN, unvan ve doğru e-Fatura etiketi kullanılmalıdır. Malzemenin doğrudan şantiyeye gitmesi, faturayı otomatik olarak şantiye adına dönüştürmez.

Şantiye sahibi, ana yüklenici, taşeron ve malzeme tedarikçisi farklı taraflar olabilir. Siparişi kimin verdiği, sözleşmedeki alıcı, ödeme yapan taraf ve teslim alan kişi birlikte incelenmelidir.

Taşeronun personeli malı teslim alabilir; bu kişi, faturanın alıcısı olmak zorunda değildir. Teslim alan kişinin adı veya telefonunun yazılması, şirket bilgilerinin yerine geçirilmemelidir.

Yanlış: “Mal şantiyeye gitti, faturayı şantiye adına e-Arşiv keselim.” Doğru: “Sözleşmedeki gerçek alıcıyı ve onun e-Fatura kayıt durumunu kontrol edelim; teslim adresini ayrıca belirtelim.”

Yapı malzemeleri sektöründeki farklı teslimat ve alıcı senaryoları için yapı malzemeleri sektör sayfasındaki süreç başlıkları da incelenebilir. Adres ve unvan alanları, müşteri kartında güncel tutulmalıdır.

Şantiyede teslim alan kişi ile faturadaki alıcı aynı olmayabilir. Bu nedenle sevk personeli, teslim tutanağındaki kişiyi faturadaki şirketle karıştırmamalı; teslim alan bilgisi, gerekiyorsa açıklama veya sevk kayıtlarında ayrıca tutulmalıdır.

Örneğin ana yüklenici şirket seramik siparişi verir, malı taşeron çalışanı teslim alır ve ödeme ana yükleniciden gelir. Bu senaryoda belge, ana yüklenicinin kullanıcı durumuna göre seçilir; taşeron çalışanının adı teslim sürecinde gösterilir.

Yapı malzemeleri faturasında hangi bilgiler kontrol edilir?

Doğru belge seçimi kadar ürün, alıcı, miktar, fiyat ve vergi bilgilerinin doğruluğu da önemlidir. Yapı malzemeleri faturasında aynı ürünün farklı ölçü birimleri, ambalajları ve teslimat koşulları bulunabilir.

Fatura hazırlanırken alıcının VKN veya TCKN bilgisi, unvanı, adresi ve gerekiyorsa şube bilgisi siparişle karşılaştırılmalıdır. Ürün adı, ürün kodu, miktar, ölçü birimi, birim fiyat ve iskonto da kontrol edilmelidir.

Boya kovası, seramik kutusu, kablo metresi veya demir kilogramı gibi birimler yanlış girilirse stok ve cari hesap kayıtları bozulabilir. Faturadaki açıklama, sevk edilen malı anlaşılır biçimde tanımlamalıdır.

KDV, tevkifat, istisna, teslim şekli veya fiyat farkı gibi alanlar işlemin özelliğine göre değişebilir. Bu alanlarda oran veya tutar tahmini yapılmamalı, mali müşavir tarafından belirlenen uygulama esas alınmalıdır.

e-Fatura teknik alanları için e-Fatura uygulamasının belge akışını, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılarla yapılan işlemler için de e-Arşiv Fatura sürecini inceleyebilirsiniz.

Yanlış: “Ürün adı yeterli, ölçü birimini sonradan stoktan buluruz.” Doğru: “Siparişteki ürün kodu, miktar, birim ve teslim edilen malı fatura öncesinde eşleştiririz.”

Malzeme kodu ile açıklama birlikte kullanıldığında, aynı ürünün farklı renk, ebat veya ambalajları ayrıştırılabilir. Bu kontrol özellikle seramik, kablo, boya ve bağlantı elemanlarında yanlış stok çıkışını azaltır.

Bir faturada hem ürün hem nakliye veya montaj kalemi bulunuyorsa, satırlar sözleşmeye ve fiilî hizmete göre ayrı incelenmelidir. İskonto, fiyat farkı ve vergi alanları toplam tutar üzerinden tekrar kontrol edilmelidir.

Yanlış e-Fatura veya e-Arşiv nasıl düzeltilir?

Yanlış düzenlenen e-Fatura veya e-Arşiv, dosyayı silerek düzeltilmez; belgenin durumuna ve işlem türüne uygun iptal, ret, iade veya düzeltme süreci uygulanır.

Önce yanlışlığın türü belirlenmelidir. Alıcı VKN’si, belge türü, ürün miktarı, fiyat, vergi alanı veya teslim bilgisi hatalı olabilir; her hata aynı yöntemle çözülemez.

Belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı, sistemde kabul veya ret durumu, senaryo bilgisi ve düzenleme tarihi kontrol edilmelidir. Ticari fatura senaryosunda ret imkânı bulunabilir, fakat bu imkân her belge akışında aynı şekilde uygulanmaz.

İade edilen ürünlerde, malın gerçekten geri dönmesi ve cari hesap kaydının buna göre oluşturulması gerekir. İade faturası veya başka bir düzeltme belgesi gerekip gerekmediği, işlemin niteliğine göre mali müşavirle belirlenmelidir.

Yanlış belge başka bir firmaya gönderildiyse yeni bir PDF göndermek sorunu çözmez. Belge sistemindeki kayıt, alıcının bilgisi ve muhasebe kaydı birlikte düzeltilmelidir.

İptal ve düzeltme kayıtları, kullanılan portalda ve muhasebe programında eşleştirilmelidir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle tekrar gönderimler ayrıca takip edilmelidir. Ayrıntılı işlem soruları için e-belge sık sorulan sorularını kontrol edin.

Uygulamada önce belge numarası, alıcı bilgisi, sistem durumu ve muhasebe kaydı aynı ekranda veya dosyada eşleştirilmelidir. Hatanın kaynağı belirlenmeden yeni belge oluşturmak, aynı yanlışlığın tekrar edilmesine yol açabilir.

Karşı durumda, yalnızca PDF görünümünde hata varsa teknik çıktı ile sistemdeki asıl belge birbirinden ayrılmalıdır. Sistem kaydı doğru, çıktı hatalıysa teknik destek; alıcı veya tutar yanlışsa uygun iptal, ret, iade ya da düzeltme süreci ayrıca değerlendirilir.

e-İrsaliye, e-Fatura ve e-Arşiv yerine geçer mi?

e-İrsaliye, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura yerine geçmez; malın sevkini ve taşınmasını belgeleyen ayrı bir e-belgedir. Fatura, satış ve vergisel bedel bilgisini gösterirken irsaliye mal hareketini izler.

Çimento, tuğla, seramik veya hazır yapı malzemesi şantiyeye gönderildiğinde teslimat süreci ayrıca değerlendirilir. İşletmenin ve alıcının e-İrsaliye kapsamı, taşıma şekli ve güncel kurallar uygun belgeyi belirler.

Fatura satış anında veya işletmenin iş akışında düzenlenebilir; sevk belgesi ise malın fiilî hareketiyle bağlantılıdır. Bu iki belgenin tarih, miktar, ürün ve taraf bilgilerinin birbirini desteklemesi gerekir.

e-İrsaliye üzerinde yer alan bilgiler, faturanın alıcı ve ürün alanlarını otomatik olarak doğru yapmaz. Fatura hazırlanırken alıcı statüsü yeniden kontrol edilmeli, e-İrsaliye bilgileriyle miktar karşılaştırılmalıdır.

Şantiye sevklerinde hangi durumda e-İrsaliye gerektiğini değerlendirmek için e-İrsaliye uygulamasının kapsamına bakılabilir. Zorunluluk, istisna ve tarih bilgileri için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kağıt irsaliye, e-İrsaliye veya sevk belgesi seçimi işletmenin kapsamına göre değişebilir. Bu nedenle sevkiyat personeline, fatura personelinden bağımsız bir kontrol talimatı verilmelidir.

Sevkiyat ekibi, araç çıkmadan önce ürün kodu, miktar, teslim adresi ve alıcı bilgilerini fatura ekibiyle karşılaştırmalıdır. Bu kontrol, aynı malın farklı şantiyelere ayrıldığı toplu sevkiyatlarda özellikle önemlidir.

Yanlış: “e-İrsaliye düzenledik, ayrıca fatura kesmemize gerek yok.” Doğru: “Sevk belgesini mal hareketi için, faturayı satış ve bedel bilgisi için ayrı değerlendiririz.”

Küçük yapı marketi e-Fatura ve e-Arşiv seçimini nasıl yapar?

Küçük bir yapı marketi, her satışta önce alıcı kaydını kontrol ederek e-Fatura veya e-Arşiv seçimini yapar. Ürün aynı kalsa bile alıcının statüsü belge türünü değiştirebilir.

Örneğin Kuzey Yapı Market, kayıtlı bir müteahhit firmaya paletli seramik satıyor. Firma e-Fatura kullanıcısı olduğu için fatura, doğru VKN ve e-Fatura etiketiyle düzenleniyor.

Aynı market, e-Fatura kullanıcısı olmayan bir boya ustasına ürün satıyor. Usta vergi mükellefi olsa da sistem kaydı bulunmadığı için işlem, geçerli e-Arşiv Fatura akışıyla yürütülüyor.

Ev sahibi musluk ve parke aldığında ise nihai tüketici bilgileri kullanılıyor. Teslimat şantiyeye yapılacaksa teslim adresi ayrıca yazılıyor; alıcının adı, belge türünü belirleyen temel bilgiden ayrıştırılmıyor.

1. Sipariş formunda gerçek alıcının adını ve VKN veya TCKN bilgisini doğrulayın.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu belgeyi oluşturmadan önce sorgulayın.
3. e-Fatura veya e-Arşiv seçimini satış ekranında doğru işaretleyin.
4. Ürün, miktar, birim fiyat, vergi ve teslim bilgilerini karşılaştırın.
5. Sevk gerekiyorsa e-İrsaliye kapsamını ayrıca kontrol edin.

Kontrol listesi:

• Alıcının vergi bilgisi sipariş belgesiyle eşleşiyor.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu güncel sorguyla doğrulanıyor.
• Faturadaki ürün ve ölçü birimi sevk edilen malla aynı.
• Şantiye veya teslim adresi gerçek teslim yerini gösteriyor.
• Düzeltme gereken belge için silme yerine uygun süreç başlatılıyor.

Bu senaryoda marketin günlük iş akışı, satış personelinin hatırlamasına bırakılmamalıdır. Sipariş formu, müşteri kartı, kullanıcı sorgusu ve sevk kontrolü aynı sırayı izleyen kısa bir talimatla yürütülmelidir.

Marketin bir çalışanı yalnızca kasada satış yapıyor, başka bir çalışan sevki yönetiyorsa görevler ayrılabilir. Ancak belge türü seçimi, alıcı sorgusu tamamlanmadan sevk veya tahsilat adımına bırakılmamalıdır.

Uzman notu: Satış personeline yalnızca e-Fatura kesme yetkisi vermek yerine, alıcı sorgusu ve teslimat adresi kontrolünü de aynı iş akışına ekleyin.

Özet: 5 maddede yapı malzemeleri e-Fatura ve e-Arşiv seçimi

Özet: 5 maddede yapı malzemeleri e-Fatura ve e-Arşiv seçimi, alıcı statüsüyle başlar; ürün türü, şantiye adresi ve teslim şekli sonraki kontrolleri oluşturur.

• e-Fatura kullanıcısı olan müteahhit, şirket veya kurumsal alıcıya genel akışta e-Fatura düzenlenir.
• Vergi mükellefi olup e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletme müşterisine geçerli e-Arşiv Fatura akışı uygulanır.
• Nihai tüketiciye yapılan yapı malzemesi satışında e-Arşiv Fatura düzenlenir ve gerekli alıcı bilgileri doğru girilir.
• Şantiye adresi, malın teslim yerini gösterir; faturanın alıcısını belirlemek için sözleşme ve vergi bilgileri incelenir.
• e-İrsaliye, fatura yerine geçmez; kapsam varsa mal hareketi için ayrıca düzenlenir ve faturayla karşılaştırılır.

Belge türü seçildikten sonra VKN, unvan, ürün, miktar, ölçü birimi ve vergi alanları yeniden kontrol edilmelidir. Yanlış belgeyi silmek yerine, belgenin sistem durumuna uygun iptal, ret, iade veya düzeltme yolu araştırılmalıdır.

Geçiş zorunluluğu, istisnalar, tutarlar ve uygulama tarihleri değişebileceği için eski rakamlara güvenilmemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belgeyi göndermeden önce son kontrol, alıcı statüsü ile teslimat bilgilerinin birlikte okunmasıdır. Bu kontrol tamamlanmadan fatura gönderilmemeli, sevk belgesi ve muhasebe kaydı da aynı işlem dosyasında eşleştirilmelidir.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.