Eczane Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Eczane e-Fatura e-arşiv ayrımında temel ölçüt, alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olup olmadığıdır: kayıtlı alıcıya e-Fatura, diğer alıcılara ilgili koşullarda e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu rehber, eczane sahiplerinin hasta, şirket, kurum ve kamu alıcısı işlemlerinde belgeyi doğru seçmesini sağlar. Reçete, ödeme yapan kişi ve vergi kimlik bilgileri arasındaki farklar da somut örneklerle açıklanır.

Eczanede e-Fatura ve e-Arşiv farkı nedir?

Eczanede e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya gönderilen elektronik faturadır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmayan mükellef veya nihai tüketici için, ilgili koşullar sağlandığında düzenlenen elektronik faturadır.

e-Fatura, GİB sistemine kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura belgesidir. Belge, yalnızca PDF dosyası olarak e-postayla gönderilen sıradan bir fatura anlamına gelmez.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılar için elektronik ortamda oluşturulan ve arşivlenen faturadır. Alıcıya elektronik olarak iletilebilir veya işlem koşullarına göre yazılı çıktı sunulabilir.

Belge türünü çoğunlukla alıcının e-Fatura kayıt durumu belirler. Eczanenin hastaya ürün satması, alıcının bir şirket olması veya kurum adına fatura istenmesi sonucu değiştirebilir.

Bu ayrımı uygularken önce alıcının kim olduğu, sonra kayıt durumu ve işlem senaryosu incelenmelidir. Sadece ürünün ilaç, kozmetik veya medikal malzeme olması, tek başına e-Fatura ya da e-Arşiv seçimini belirlemez.

Örneğin, eczaneden kişisel alışveriş yapan hasta için e-Arşiv Fatura gündeme gelir. Aynı eczanenin kayıtlı bir ilaç dağıtım şirketinden mal alması durumunda, eczanenin alıcı olarak e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilir.

Reçete, tek başına e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçimini belirleyen belge değildir. Reçetedeki ilaç bilgisi, ödeme yöntemi ve faturanın muhatabı ayrı ayrı değerlendirilir.

Eczanenizin belge akışını, zorunlulukları ve sektör uygulamalarını birlikte incelemek için eczane sektörü sayfasındaki bilgileri de kullanabilirsiniz.

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv seçimini alıcının kaydı mı belirler?

Evet, eczane e-Fatura ve e-Arşiv seçiminde ilk kontrol alıcının GİB e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığıdır. Ancak satıcının yetkisi, işlemin niteliği ve güncel mevzuat da birlikte değerlendirilmelidir.

Eczane, faturayı kesmeden önce alıcının unvanını ve vergi kimlik bilgilerini almalıdır. Ardından GİB kayıt durumu, kullanılan portal veya entegrasyon ekranından doğrulanmalıdır.

Bu tablo, günlük karar için pratik bir başlangıçtır. İşlem özel bir kurum sözleşmesine, kamu uygulamasına veya farklı bir belge senaryosuna bağlıysa mali müşavir ve güncel GİB açıklaması ayrıca incelenmelidir.

Uygulamada sorguyu şirket adıyla değil, mümkün olduğunca vergi kimlik numarasıyla yapmak daha güvenlidir. Aynı ada sahip işletmeler, şube bilgileri veya yazım farklılıkları yanlış alıcının seçilmesine neden olabilir.

Eczane, sorgu sonucunu belge taslağıyla ilişkilendirmeli ve tereddüt halinde faturayı göndermeden önce işlemi durdurmalıdır. Sistem kaydı bulunamadığında doğrudan e-Fatura seçmek yerine, e-Arşiv koşulları ve alıcının beyan ettiği bilgiler ayrıca incelenmelidir.

Eczanenin tedarikçisinden gelen faturada da aynı mantık geçerlidir. Eczane e-Fatura kullanıcısıysa tedarikçinin e-Fatura düzenlemesi beklenir; belge e-Arşiv olarak geldiyse kayıt durumu ve işlem koşulları kontrol edilmelidir.

Yanlış: Alıcı vergi numarası verdiğinde otomatik olarak e-Fatura seçmek doğrudur. Doğru: Vergi numarası yanında alıcının e-Fatura kayıt durumu da doğrulanmalıdır.

Müşterinin sözlü beyanı tek başına yeterli değildir. Eczane, belgeyi düzenlemeden önce unvan, vergi numarası, adres ve kayıt durumunu sistemde görünen bilgilerle karşılaştırmalıdır.

Eczanede hastaya e-Arşiv fatura mı düzenlenir?

Eczanede kişisel alışveriş yapan ve e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmayan hastaya, fatura düzenlenmesi gerekiyorsa genellikle e-Arşiv Fatura düzenlenir. Hastanın reçeteli veya reçetesiz alışveriş yapması temel belge ayrımını tek başına değiştirmez.

Hasta gerçek kişi olarak işlem yapıyorsa eczane, faturada gerekli ad, adres ve kimlik bilgilerini doğru girmelidir. Sistem hangi alanları zorunlu tutuyorsa bu alanlar eksiksiz doldurulmalıdır.

Hasta adına değil, çalıştığı şirket adına fatura isteniyorsa muhatap şirket olabilir. Bu durumda eczane, şirketin vergi kimlik bilgilerini ve e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir.

Mahalle eczanesi sahibi Ayşe Hanım, reçeteli ürünü hastaya teslim ediyor ve hasta şirket adına fatura talep ediyor. Ayşe Hanım, hastanın adını yazmak yerine şirket unvanını, vergi bilgilerini ve kayıt durumunu doğrulamalıdır.

Bu işlemde izlenecek sıra basittir: Önce faturanın kimin adına düzenleneceği sorulur, sonra ilgili kişi veya şirketin bilgileri alınır. Son aşamada belge türü seçilir ve reçete sahibinin bilgileri, yalnızca gerekli açıklama alanlarında ayrıca tutulur.

Reçetenin hastaya ait olması, faturanın mutlaka hasta adına düzenleneceği anlamına gelmez. Faturanın ticari veya kurumsal muhatabı, ödeme ve sözleşme düzeniyle birlikte belirlenir.

Örneğin şirket çalışanı ödemeyi kendi kartıyla yapabilir. Şirket masrafı karşılayacak ve fatura şirket adına istenecekse, eczane ödeme yapan kişiyle fatura alıcısını aynı kabul etmemelidir.

Perakende satış fişi, fatura talebi ve e-belge düzeni farklı kurallara bağlanabilir. Bu nedenle satış anında hangi belgenin verileceği, güncel GİB düzenlemeleri ve işletmenin mali müşavirinin yönlendirmesiyle netleştirilmelidir.

Yanlış: Reçete sahibinin vergi numarası yoksa her durumda normal fiş yeterlidir. Doğru: Hastanın fatura talebi, satışın niteliği ve e-belge kuralları birlikte değerlendirilmelidir.

Hasta e-Arşiv Fatura isterse eczane, alıcı bilgilerinin doğru olduğunu kontrol ederek uygun kanaldan belgeyi oluşturmalıdır. E-posta adresinin yanlış yazılması, belgenin alıcıya ulaşma sürecinde ayrıca sorun yaratabilir.

Eczanede kurum ve şirket alıcısına e-Fatura mı e-Arşiv mi kesilir?

Eczanede kurum veya şirket alıcısı e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa e-Fatura düzenlenir. Kayıtlı değilse, e-Arşiv düzenleme koşulları sağlanıyorsa e-Arşiv Fatura kullanılır.

Şirketin eczaneden ürün alması, faturanın otomatik olarak e-Fatura olacağı anlamına gelmez. Eczane, şirketin unvanını ve vergi kimlik numarasını aldıktan sonra kayıt durumunu sorgulamalıdır.

Kamu kurumu, özel sağlık kuruluşu, sigorta şirketi veya başka bir tüzel kişi için işlem yapılırken kurumun belge kabul yöntemi de incelenmelidir. Kurumun e-Fatura kayıtlı olması, bu kontrolün en önemli adımlarından biridir.

Eczane, faturada yalnızca ödeme yapan kişiyi değil, faturanın hukuki muhatabını dikkate almalıdır. Ödemeyi hasta yapabilir; fakat belge, sözleşmeye göre kurum veya şirket adına düzenlenebilir.

Kurumun istediği format, e-Fatura veya e-Arşiv kararını tek başına değiştirmez. Önce mevzuata uygun belge türü seçilmeli, sonra kurumun teslim ve iletişim talimatları uygulanmalıdır.

Örneğin bir özel klinik, çalışanları için toplu ürün alıyorsa faturanın klinik adına mı yoksa her çalışan adına mı düzenleneceği sözleşmeden kontrol edilmelidir. Bu karar netleşmeden tek bir çalışanın bilgileriyle belge oluşturmak hatalı olabilir.

Yanlış: Müşteri e-posta istediği için her kuruma e-Arşiv Fatura gönderilebilir. Doğru: Kurum e-Fatura kayıtlıysa belge, uygun e-Fatura kanalı üzerinden düzenlenmelidir.

Özel kliniklerle yapılan işlemlerde de alıcının niteliği, sözleşme ve faturanın muhatabı birlikte kontrol edilir. Benzer kontrolleri görmek isteyenler, özel klinik sahipleri için e-dönüşüm kontrol listesine bakabilir.

Eczanede e-Fatura düzenleme adımları nelerdir?

Eczanede e-Fatura düzenlemek için önce alıcı bilgileri ve kayıt durumu doğrulanır, sonra doğru senaryoda belge oluşturulur. Gönderimden önce ürün, miktar, vergi ve toplam tutar alanları kontrol edilmelidir.

Uygulama ekranlarının adı kullandığınız portal veya entegrasyona göre değişebilir. Ancak aşağıdaki işlem sırası, eczane satışlarında temel bir kontrol düzeni oluşturur.

1. Alıcının unvanını, vergi kimlik numarasını veya gerekli kimlik bilgisini faturaya esas belgeyle karşılaştırın.
2. Alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı olup olmadığını portal veya entegrasyon ekranından sorgulayın.
3. Kayıtlı alıcı için e-Fatura belge türünü ve işlem senaryosunu uygun şekilde seçin.
4. Ürün adı, miktarı, birim fiyatı, indirimleri ve vergi bilgilerini satış belgesiyle karşılaştırarak girin.
5. Fatura tarihi, sıra bilgisi, alıcı adresi, ödeme bilgisi ve toplam tutarı gönderimden önce kontrol edin.
6. Belgeyi gönderin, durumunu başarılı veya hatalı olarak izleyin ve elektronik kaydını arşivleyin.

Alıcı sorgusu yapılmadan oluşturulan e-Fatura, yanlış belge türü veya yanlış vergi numarası riski taşır. Bu nedenle ürün girişi kadar alıcı doğrulaması da günlük iş akışının parçası olmalıdır.

Örneğin Ayşe Hanım, tedarikçi faturasını kaydetmeden önce gelen kutusundaki unvanı satın alma evrakıyla karşılaştırabilir. Kayıtlı alıcı bilgisi uyuşmuyorsa belgeyi muhasebeye aktarmadan önce tedarikçiden açıklama istemek daha doğru olur.

GİB kayıtlı alıcıya düzenlenen e-Fatura, yalnızca PDF olarak e-posta ile gönderilmemelidir. Teknik iletim, portal veya entegrasyon üzerinden yapılmalı; alıcının kutusuna ulaştığı ayrıca kontrol edilmelidir.

Eczanenin kullandığı yazılımda taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata gibi durumlar görünüyorsa bu statüler düzenli izlenmelidir. e-Fatura süreçlerinin kapsamını görmek için e-Fatura ürün sayfasındaki teknik açıklamalar incelenebilir.

Eczanede e-Arşiv fatura düzenleme adımları nelerdir?

Eczanede e-Arşiv Fatura düzenlemek için alıcının e-Fatura kayıtlı olmadığı ve işlemin e-Arşiv koşullarına uyduğu doğrulanır. Daha sonra alıcı bilgileri, satış kalemleri ve iletim tercihi kontrol edilerek belge oluşturulur.

Hastaya düzenlenen faturada ad, adres, kimlik bilgisi ve iletişim alanları kullanılan sisteme göre tamamlanır. Şirket alıcısında ise unvan, vergi numarası ve şirket adresi öncelikli kontrol alanlarıdır.

Belgenin alıcıya e-posta ile gönderilmesi, çıktısının verilmesi veya başka bir teslim yöntemi kullanılması işlem türüne ve güncel kurallara bağlıdır. Eczane, teslim yöntemini sistem kaydıyla uyumlu yürütmelidir.

e-Arşiv Fatura da yalnızca yazdırılmış bir kâğıt veya sıradan PDF olarak düşünülmemelidir. Elektronik belge kaydı, belge numarası, tarih, tutar ve sistemdeki durum bilgisi birlikte saklanmalıdır.

Uygulamada eczane, belgeyi oluşturmadan önce müşterinin e-posta adresini yüksek sesle teyit edebilir. Şirket alıcısında ise e-posta adresinden önce vergi numarası ve ticari unvanın doğru olması kontrol edilmelidir.

Yanlış: PDF dosyasını bilgisayara kaydetmek, e-Arşiv sürecinin bütününü tamamlar. Doğru: Belge sistemde oluşturulmalı, ilgili raporlama ve saklama adımları tamamlanmalı, teslim kaydı izlenmelidir.

e-Arşiv işlemlerinde müşteri e-posta adresinin yanlış girilmesi, belgenin ulaştırılamamasına yol açabilir. Bu nedenle gönderimden önce alıcı iletişim bilgileri müşteriye teyit ettirilmelidir.

e-Arşiv Fatura düzenleme ve saklama özelliklerini karşılaştırırken e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki süreç başlıklarını kullanabilirsiniz. Mevzuata bağlı özel durumlarda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv kontrol listesinde neler bulunur?

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv kontrol listesi, alıcı bilgilerini, belge türünü, satış kalemlerini ve gönderim durumunu birlikte kapsamalıdır. Liste, her işlemde aynı hataların tekrarlanmasını önleyen günlük bir denetim aracıdır.

Kontrol listesi sadece fatura kesildikten sonra kullanılmamalıdır. Satış sırasında alıcıdan alınan bilgiler, belge türü seçilmeden önce kontrol edilirse düzeltme ihtiyacı azalır.

• Alıcının adı, soyadı veya ticari unvanı satış belgesindeki bilgilerle aynı olmalıdır.
• Alıcının vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgisi sistemde doğrulanmalıdır.
• Alıcının e-Fatura kayıtlı kullanıcı durumu belge düzenlenmeden önce sorgulanmalıdır.
• Ürün adı, miktarı, birim fiyatı ve indirim bilgileri satış kaydıyla karşılaştırılmalıdır.
• Vergi oranları, vergi tutarları ve toplam bedel sistemde dikkatle kontrol edilmelidir.
• Fatura tarihi, belge numarası ve işlem açıklaması işletme kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.
• e-Fatura veya e-Arşiv belgesinin gönderim durumu sistemden takip edilmelidir.
• İptal, iade veya düzeltme gerektiren işlemler ayrıca işaretlenerek mali müşavire bildirilmelidir.

Bu listedeki maddeler, her eczanenin kullandığı yazılım ve işlem türüne göre genişletilebilir. Örneğin kurum sözleşmesi olan satışlarda sözleşme numarası, teslim bilgisi veya özel açıklama alanı eklenebilir.

Küçük bir eczanede kasa personeli alıcı bilgilerini alırken, eczane sahibi veya muhasebe sorumlusu gönderim durumunu gün sonunda kontrol edebilir. Böylece tek kişinin hem satış hem de son denetim hatasını fark etmeden geçmesi önlenir.

Kontrol listesi mevzuatın yerine geçmez. Özel bir sağlık kurumu, kamu alıcısı veya farklı ödeme düzeni varsa belge türü ve zorunlu alanlar ayrıca teyit edilmelidir.

Listeyi kasa, muhasebe ve stok personeli aynı şekilde kullanırsa bilgi kaybı azalır. Eczane sahibi, haftalık örneklemle birkaç gelen ve giden belgeyi kontrol ederek sürecin işleyişini ölçebilir.

Eczanede reçete, SGK ve kurum işlemlerinde belge türü nasıl seçilir?

Eczanede reçete, SGK veya kurum işlemlerinde belge türü, reçetenin varlığına değil faturanın hukuki muhatabına ve alıcının e-belge durumuna göre seçilir.

Reçete, ilacın veya sağlık ürününün teminine ilişkin klinik ve idari bilgileri gösterebilir. Fatura ise mal veya hizmet satışının mali belgesidir; bu iki belge aynı işlevi taşımaz.

Bir işlemde hasta ödeme yaparken geri ödeme veya kurumsal mutabakat farklı bir tarafla yürütülebilir. Eczane, tahsilat yapan kişiyle faturanın düzenleneceği kurumu birbirine karıştırmamalıdır.

SGK, özel sigorta, işveren veya sağlık kuruluşuyla yapılan işlemlerde sözleşmedeki fatura muhatabı incelenmelidir. Bu taraf e-Fatura kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygun koşullarda e-Arşiv gündeme gelir.

Uzman notu: Reçete numarasını faturanın alıcısı gibi kullanmayın; önce faturanın kimin adına düzenleneceğini, sonra o alıcının e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.

Örneğin hasta katkı payını eczanede ödeyebilir, fakat kurumla yapılan toplu işlem farklı bir fatura düzeni gerektirebilir. Bu durumda tek bir belgeyi her ödeme adımının yerine koymak doğru değildir.

Belge seçmeden önce reçete, provizyon, tahsilat ve kurum sözleşmesi kayıtlarını ayrı dosyalamak yararlı olur. Bu belgelerden biri faturanın alıcısını açıkça göstermiyorsa eczane, kuruma veya mali müşavirine yazılı teyit istemelidir.

Eczane, özel sağlık kuruluşlarıyla çalışıyorsa kurumun istediği belgeleri ve teslim sürecini yazılı olarak saklamalıdır. Böylece fatura, reçete, ödeme ve mutabakat kayıtları birbirinden ayrıştırılabilir.

Benzer şekilde, bir kliniğe yapılan e-dönüşüm işlemlerinde de alıcı kaydı, belge türü ve saklama süreci birlikte ele alınır. Bu nedenle eczane ekibi, özel klinik kontrol listesindeki alıcı doğrulama yaklaşımından yararlanabilir.

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv hataları nasıl düzeltilir?

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv hataları, belgenin taslak mı yoksa gönderilmiş mi olduğuna göre ele alınır. Taslak belgede alanlar düzenlenebilir; gönderilmiş belgede doğrudan silme veya sessizce değiştirme yapılmamalıdır.

Gönderimden önce fark edilen yanlış unvan, vergi numarası veya ürün tutarı taslak aşamasında düzeltilmelidir. Gönderim sonrasında ise belge türüne ve senaryoya uygun iptal, ret, iade veya düzeltme süreci incelenir.

e-Fatura belgelerinde alıcının kabul, ret veya diğer işlem seçenekleri senaryoya ve mevzuattaki sürelere bağlı olabilir. e-Arşiv belgelerinde de ilgili iptal veya düzeltme prosedürü kullanılmalıdır.

Yanlış belgenin üzerine yeni bir doğru fatura kesmek, ilk belgeyi otomatik olarak geçersiz yapmaz. İlk belgenin durumu ve ikinci belgenin gerekçesi muhasebe kayıtlarında birlikte izlenmelidir.

1. Hatanın belge taslağında mı, gönderilmiş belgede mi olduğunu belirleyin.
2. Belge numarasını, alıcı bilgilerini ve hatanın türünü kayıt altına alın.
3. İlgili portalın iptal, ret, iade veya düzeltme seçeneklerini inceleyin.
4. Gerekli işlemi mali müşavirle teyit ederek yasal ve teknik kaydı tamamlayın.
5. Düzeltilen belgenin yeni durumunu ve muhasebe kaydını tekrar kontrol edin.

Örneğin eczane, şirketin vergi numarasını yanlış girdiyse ikinci bir fatura göndermeden önce ilk belgenin statüsünü kontrol etmelidir. Portalda işlem seçeneği görünmüyorsa personel belgeyi silmeye çalışmamalı, mali müşavirden yönlendirme almalıdır.

İptal veya düzeltme için kesin süreler, belge türüne, işlem senaryosuna ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle rakam yerine sistemdeki güncel uyarı ve mali müşavir yönlendirmesi esas alınmalıdır.

Hata ürün miktarı veya fiyatla ilgiliyse iade, fiyat farkı veya başka bir muhasebe belgesi gerekip gerekmediği ayrıca değerlendirilir. Eczane personeli, belgeyi kendi başına silmek yerine işlem kaydını korumalıdır.

Eczanede e-Fatura ve e-Arşiv kayıtları nasıl saklanır?

Eczanede e-Fatura ve e-Arşiv kayıtları, gönderilen ve alınan belgelerin durumlarıyla birlikte elektronik olarak saklanmalıdır. Sadece yazdırılmış kâğıt kopya veya e-posta eki, düzenli elektronik arşiv sürecinin yerini tutmaz.

Her belge için belge numarası, tarih, alıcı veya satıcı bilgisi, toplam tutar, vergi bilgisi ve sistem durumu izlenmelidir. İptal, ret, iade veya düzeltme kayıtları da ilgili belgeyle ilişkilendirilmelidir.

Eczanenin kullandığı portalda gelen kutusu ve giden kutusu ayrı izlenmelidir. Gelen belgenin muhasebe kaydına alınıp alınmadığı, giden belgenin alıcıya ulaşıp ulaşmadığı düzenli kontrol edilmelidir.

Tek havuz kontör kullanılan bir modelde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle eczane, aylık belge hacmini yalnızca kestiği faturalarla değil, aldığı belgelerle birlikte hesaplamalıdır.

Örneğin ay içinde 80 satış faturası düzenleyen ve 35 tedarikçi faturası alan bir eczane, kontör ve iş yükü planını yalnızca 80 belge üzerinden yapmamalıdır. Gelen kutusundaki belgelerin her birinin de ayrı işlem oluşturabileceği hesaba katılmalıdır.

Saklama süresi konusunda vergi mevzuatı, elektronik belge kuralları ve hizmet sözleşmesi birlikte incelenmelidir. Arşiv yedekleri yetkisiz erişime karşı korunmalı, yetkili personel ve mali müşavir erişimleri ayrıştırılmalıdır.

Portal değişikliği veya entegrasyon kesintisi yaşanırsa geçmiş belgelere erişimin nasıl sürdürüleceği önceden sorulmalıdır. Belge dışa aktarma, raporlama ve kullanıcı yetkisi özellikleri eczanenin operasyon planına eklenmelidir.

Gelen ve giden kutularını mali müşavirle paylaşan eczaneler, kayıt uyuşmazlıklarını daha erken fark edebilir. Özellikle yoğun dönemlerde belge durum raporu alınması, yalnızca toplam kontör sayısına bakmaktan daha açıklayıcıdır.

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

Eczane e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu, yalnızca işletmenin eczane olmasıyla belirlenmez. Faaliyet türü, mükellef yapısı, satış biçimi, ciro veya hasılat kriterleri ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte değerlendirilir.

Bazı zorunluluklar belirli faaliyet veya mükellef gruplarına uygulanabilir. Bu nedenle başka bir eczanenin kullandığı belge yöntemini doğrudan kopyalamak yerine kendi vergi ve faaliyet bilgilerinizle kontrol yapmalısınız.

Hadler, tutarlar ve uygulama tarihleri yıllık olarak güncellenebilir. Bu yazıda güncel bir eşik veya ceza tutarı verilmemesinin nedeni, yanlış bir rakamla karar verilmesini önlemektir.

1. GİB’in güncel e-belge duyurularında faaliyetiniz ve mükellef türünüz için şartları kontrol edin.
2. Mali müşavirinizden e-Fatura ve e-Arşiv kapsamınızı yazılı veya kayıtlı şekilde teyit edin.
3. İşletmenizin kullandığı portalda başvuru, aktivasyon ve belge düzenleme durumunu inceleyin.
4. Alıcıların e-Fatura kayıt durumunu sorgulayacak sorumlu personeli belirleyin.
5. Yeni bir zorunluluk veya tarih duyurusunu muhasebe ve satış ekibine aktarın.

Başvuru veya aktivasyon sürecinde işletme unvanı, vergi numarası, yetkili kullanıcı ve iletişim bilgileri hatasız olmalıdır. Yanlış bilgiyle açılan hesap, belge düzenleme ve teslim süreçlerini aksatabilir.

Eczane, yeni bir faaliyet alanı eklediğinde veya satış modelini değiştirdiğinde zorunluluk kontrolünü yeniden yapmalıdır. Örneğin yalnızca hasta satışından kurum sözleşmeli toplu satışa geçiş, belge akışının ve kullanıcı yetkilerinin tekrar incelenmesini gerektirebilir.

Eczane, mevzuat değişikliklerini yalnızca yazılım sağlayıcısının bildiriminden takip etmemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle yıllık güncellenen had ve tutarlarda eski bilgiyle işlem yapmayın.

Belge düzenleme kanalını seçerken portal, özel entegratör veya başka bir teknik çözümün işletme hacmine uygunluğu da değerlendirilmelidir. Karar, yalnızca aylık fiyat yerine belge hacmi, arşiv erişimi ve destek ihtiyacıyla birlikte verilmelidir.

Özet: 5 maddede eczane e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Eczane e-Fatura e-Arşiv ayrımını doğru yapmak için alıcının kaydı, faturanın muhatabı, işlem koşulları ve belgenin sistem durumu birlikte kontrol edilmelidir. Aşağıdaki beş madde, günlük karar sürecinin kısa uygulama özetidir.

• Birinci madde: Alıcı e-Fatura kayıtlı kullanıcıysa, eczane uygun işlem senaryosunda e-Fatura düzenlemelidir; yalnızca e-posta veya PDF gönderimi yeterli değildir.
• İkinci madde: Hasta veya e-Fatura kayıtlı olmayan alıcı için fatura gerekiyorsa, e-Arşiv Fatura koşulları ve alıcı bilgilerinin doğruluğu kontrol edilmelidir.
• Üçüncü madde: Reçete, ödeme yapan kişi ve faturanın hukuki muhatabı aynı kişi olmayabilir; bu üç bilgi birbirinden ayrılarak değerlendirilmelidir.
• Dördüncü madde: Yanlış gönderilmiş belgeler doğrudan silinmemeli, belge türüne ve senaryoya uygun iptal, ret, iade veya düzeltme süreci izlenmelidir.
• Beşinci madde: Zorunluluk, had, tarih ve saklama koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü düzenli olarak kontrol edilmelidir.

Günlük uygulamada en güvenli sıra; alıcı bilgilerini almak, e-Fatura kayıt durumunu sorgulamak, belge türünü seçmek, satış kalemlerini doğrulamak ve gönderim sonucunu arşivlemektir.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; paket seçeneklerini inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarla birlikte kontrol edin.