Eczane İçin En Sık e-Fatura Hataları ve Çözümleri | Rehber

Eczane e-fatura hataları en sık yanlış alıcı bilgisi, belge türü, vergi hesaplaması, tarih-numara, iade ve gönderim takibi nedeniyle oluşur; çözüm, her belgeyi göndermeden önce cari, satır, senaryo ve durum kontrolleriyle doğrulamaktır.

Bu rehber, eczane sahipleri, mesul müdürler, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Amaç, hatayı yalnızca düzeltmek değil, aynı tür sorunun tekrar oluşmasını önleyen bir kontrol düzeni kurmaktır.

Eczaneye özgü stok, reçeteli ürün, kozmetik, medikal ürün, depo faturası ve perakende satış akışlarını birlikte değerlendirmek gerekir. Sektörel belge süreçleri için eczane sektör sayfasına da bakabilirsiniz.

Eczane e-fatura hataları en çok hangi işlemlerde görülür?

Eczane e-fatura hataları, çoğunlukla tek bir ekrandaki seçimden değil, cari karttan gönderim sonucuna kadar uzanan zincirin kopmasından doğar. Alıcı, ürün, vergi, fatura senaryosu ve gönderim durumu birlikte kontrol edilmelidir.

e-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan, standart veriler taşıyan ve kayıtlı alıcıya sistem üzerinden iletilen yapılandırılmış ticari belgedir. Bu nedenle yalnızca PDF oluşturmak veya e-postayla göndermek, belgenin başarıyla düzenlendiğini göstermez.

Eczanelerde hata riski, farklı ürün gruplarının aynı satış sistemi içinde bulunmasıyla artar. İlaç, kozmetik, medikal ürün, takviye ve diğer ürünlerin kart bilgileri aynı vergi veya birim ayarına bağlanmamalıdır.

Bir hata görüldüğünde önce belgenin durumunu belirleyin. Taslak, oluşturuldu, kuyruğa alındı, gönderildi, alıcıya ulaştı, kabul edildi veya reddedildi ifadeleri aynı sonucu anlatmayabilir.

Örneğin alıcı VKN bilgisindeki tek hane hatası, belge türünün yanlış seçilmesine; yanlış belge türü de gönderim veya muhasebe eşleştirme sorununa dönüşebilir. Bu yüzden yalnızca ekrandaki kırmızı uyarıya odaklanmayın.

Bazı sorunlar teknik, bazıları mevzuat ve ticari işlem kaynaklıdır. Teknik hata için entegratör kaydı incelenir; vergi, iade veya istisna hatası için güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriniz kontrol edilir.

İlk triyajda, kullanıcı önce belge numarasıyla arama yapmalı, ardından alıcı ve gönderim sekmelerini incelemelidir. Aynı hata farklı faturalarla tekrarlanıyorsa tek belgeyi değil, ilgili cari ve ürün kartı ayarını düzeltmek gerekir.

Yoğun saatlerde hızlı çözüm için dört soruluk sıra uygulanabilir: Alıcı doğru mu, belge türü uygun mu, tutar doğru mu, son gönderim durumu nedir? Bu sıra, yeni belge oluşturma kararından önce tamamlanmalıdır.

E-fatura alıcı bilgisi hatası nasıl düzeltilir?

Alıcı bilgisi hatası, e-faturada VKN veya TCKN, unvan, adres, vergi dairesi ya da kullanıcı durumunun yanlış girilmesiyle oluşur. İlk kontrol, cari kartı değil güncel alıcı sorgusunu esas almaktır.

Bir eczane deposundan gelen faturayı yeniden düzenlerken alıcının resmi unvanını, vergi kimlik numarasını ve e-Fatura kullanıcı durumunu karşılaştırın. Kısa mağaza adı, şube adı veya personel adı resmi unvan yerine kullanılmamalıdır.

Entegratör ekranındaki alıcı sorgusu, işletmenin e-Fatura kayıt durumunu ve kullanılabilir posta kutusunu gösterebilir. Sorgu sonucu ile muhasebe programındaki cari kart farklıysa, belge oluşturulmadan önce cari kart güncellenmelidir.

Yanlış: Eczanenin sisteminde kayıtlı kısa unvanı kontrol etmeden faturayı göndermek. Doğru: VKN veya TCKN, resmi unvan ve posta kutusunu alıcı sorgusuyla eşleştirip sonra belgeyi oluşturmaktır.

Alıcının adres bilgisi değişmiş olabilir, fakat her adres değişikliği e-Fatura kullanıcı durumunu değiştirmez. Bu nedenle adres alanını düzeltmek, yanlış VKN veya yanlış posta kutusu sorununu tek başına çözmez.

Alıcı gerçek kişi, şirket, kamu kurumu veya özel işlem kapsamındaki bir kuruluş olabilir. Uygulanacak belge türü bu statüye göre değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Cari kart doğrulamasını yalnızca ilk kayıt sırasında yapmayın. Kurumsal müşterinin unvanı, vergi numarası veya posta kutusu değiştiğinde eski kart pasife alınmalı, yeni bilgiler belge öncesinde yeniden sorgulanmalıdır.

Alıcının kullanıcı durumu bulunamıyorsa ekran görüntüsü ve sorgu tarihini kaydedin. Karşı durumda, sistemde kayıtlı görünen ancak yanlış posta kutusuna sahip alıcı için teknik destekten önce cari kartın güncelliğini kontrol edin.

E-Fatura mı e-Arşiv mi seçilmeli?

e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, öncelikle alıcının e-Fatura kullanıcı durumuna ve işlemin özel koşullarına göre yapılır. Ekrandaki varsayılan seçenek, her eczane satışı için doğru belge türünü garanti etmez.

e-Fatura, kayıtlı e-Fatura kullanıcıları arasındaki elektronik belge akışını ifade eder. E-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği diğer durumlara elektronik ortamda düzenlenen belgedir.

Belge türünü seçmeden önce alıcı sorgusu yapın, işlem türünü belirleyin, satışın ticari veya perakende niteliğini değerlendirin ve gerekiyorsa fatura senaryosunu kontrol edin. Bu adımlar e-Fatura ürün sürecinin temel kontrol noktalarıdır.

Bir faturanın PDF çıktısını e-postayla göndermek, e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenleme sürecinin yerine geçmez. Görsel dosya, sistemde oluşturulmuş ve ilgili kanaldan iletilmiş elektronik belgenin kendisi olmayabilir.

Örneğin eczane, kurumsal alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğunu görürse uygun e-Fatura akışını; bireysel veya kayıt dışı alıcının durumunda ise uygulanabilir e-Arşiv akışını değerlendirmelidir. e-Arşiv Fatura kapsamı ayrıca incelenmelidir.

Alıcı statüsü, işlem türü veya özel mevzuat istisnası belirsizse yalnızca yazılımın otomatik önerisine güvenmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizin işlem bazlı değerlendirmesini esas alın.

Belge türü kontrolünü satış tamamlandıktan sonra değil, cari seçilirken yapın. Böylece yanlış belge oluşturulmadan önce kullanıcı durumu, alıcı tipi ve işlem senaryosu aynı ekranda karşılaştırılabilir.

Eczane e-fatura KDV ve toplam tutar hataları nasıl önlenir?

Eczane e-fatura KDV hataları, ürün kartındaki vergi ayarı, matrah, indirim, istisna, tevkifat veya yuvarlama bilgisinin yanlış olmasından kaynaklanır. Ürün adı doğru olsa bile vergi kodu ve hesaplaması ayrıca kontrol edilmelidir.

İlaç, kozmetik, medikal ürün, takviye ve diğer ürün grupları için aynı vergi ayarını kullanmayın. Ürün bazında güncel tarife, özel uygulama veya istisna bulunup bulunmadığını mali müşavirinizle ve güncel GİB kaynaklarıyla doğrulayın.

Faturada miktar, birim fiyat, indirim, KDV matrahı, vergi tutarı ve genel toplam birbiriyle uyumlu olmalıdır. KDV dahil fiyatın yeniden KDV eklenerek hesaplanması, toplam tutarı ve muhasebe kaydını bozabilir.

Depo faturasında görülen satır toplamı ile eczanenin satış faturasında kullanılan fiyat aynı olmak zorunda değildir. Ancak satış fiyatı, indirim ve vergi hesaplaması ürün kartındaki doğru ticari koşullara göre oluşturulmalıdır.

Yanlış: Tüm ürün kartlarına tek KDV kodu tanımlayıp toplam tutarı yalnızca gözle kontrol etmek. Doğru: Ürün grubu, birim, indirim, matrah ve vergi tutarını satır bazında test etmektir.

Yuvarlama farkı küçük görünse bile fatura toplamı, tahsilat ve muhasebe kaydı arasında uyuşmazlık oluşturabilir. Muafiyet veya tevkifat seçeneği için gerekçe bulunmuyorsa işaretleme yapmayın; güncel mevzuatı ve mali müşavirinizi kontrol edin.

KDV kontrolünde önce satırın vergiye esas tutarını, sonra uygulanan oranı ve en son genel toplamı karşılaştırın. Yazılım toplamı otomatik hesaplıyor olsa bile, özellikle indirimli veya farklı ürün gruplarını içeren faturaları örneklemle inceleyin.

İndirim, kampanya veya kasa düzeltmesi faturaya yansıtılmışsa indirim tutarının hangi satıra uygulandığını kayıt altına alın. Karşı durumda, satış fiyatı doğru görünse bile matrah ve vergi tutarı yanlış hesaplanabilir.

E-fatura tarih, numara ve zorunlu alan hataları nasıl çözülür?

E-fatura tarih ve numara hataları, gerçek işlem tarihiyle belge tarihinin karıştırılması veya yazılımın seri ayarının yanlış çalışmasıyla ortaya çıkar. Belge oluşturulmadan önce satış, teslim ve fatura bilgileri birlikte karşılaştırılmalıdır.

Fatura tarihi, işlemin gerçek ticari akışını yansıtmalıdır. Geçmiş bir satışın bugün düzenlenmesi, ileri tarih girilmesi veya stok hareketiyle faturanın farklı günlere düşmesi açıklama ve muhasebe kontrolü gerektirebilir.

Seri, sıra numarası ve sistemin benzersiz belge kimliği tekrar kullanılmamalıdır. Aynı taslağı iki kez göndermeden önce belge durumunu, numarasını ve varsa UUID bilgisini kontrol edin.

Eczane adı, alıcı bilgisi, ürün açıklaması, miktar, birim, fiyat, vergi ve ödeme gibi alanların hangilerinin zorunlu olduğu seçilen sistem ve senaryoya göre değişebilir. Eksik alan uyarısını görmezden gelmeyin.

Yanlış: Gönderilemeyen faturayı yeni numarayla tekrar oluşturup ilk belgenin durumunu incelememek. Doğru: Hata mesajını, gönderim kaydını ve belge kimliğini kontrol ederek yalnızca gerekli düzeltmeyi yapmaktır.

İrsaliye veya teslim kaydıyla ilişkilendirilen bir işlem varsa ilgili tarih ve numaralar da karşılaştırılmalıdır. Özel fatura türleri, iade ve geriye dönük kayıtlar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tarih ve numara kontrolünü gün sonuna bırakmak, aynı satışın farklı belgelerle eşleşmesine neden olabilir. Belge oluşturulduğu anda işlem kaydı, stok hareketi ve fatura numarası birlikte not edilirse sonradan arama kolaylaşır.

Gönderilmiş e-fatura nasıl düzeltilir veya iade edilir?

Gönderilmiş e-fatura doğrudan ekrandan düzenlenmez; düzeltme yöntemi belgenin durumuna, senaryosuna ve hatanın niteliğine göre belirlenir. Önce belgeyi silmeye çalışmak yerine işlem kaydını inceleyin.

Alıcı bilgisi, ürün, tutar veya vergi yanlışsa yeni belgenin nasıl oluşturulacağı; alıcının ret yanıtı, iade faturası veya mevzuatın öngördüğü başka bir yöntem gerekip gerekmediğiyle birlikte değerlendirilir.

Ticari senaryoda alıcının kabul veya ret yanıtı önem taşıyabilir. Temel senaryoda aynı yanıt akışı bulunmayabileceği için yanlış belgeyi düzeltme yöntemi konusunda güncel kılavuzu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

1. Belgenin taslak, gönderildi, ulaştı, kabul edildi veya reddedildi durumunu belirleyin.
2. Hatanın alıcı, ürün, vergi, tarih, tutar veya yalnızca teknik gönderim kaynaklı olduğunu sınıflandırın.
3. İlgili işlem için ret, iade, iptal veya yeniden düzenleme yolunun uygunluğunu mali müşavirinizle değerlendirin.
4. Yeni belge gerekiyorsa önceki belgeyle bağlantıyı ve açıklamayı kayıt altına alın.
5. Düzeltilen belgenin gönderim sonucunu ve muhasebe eşleşmesini yeniden kontrol edin.

İlaç veya belirli ürünlerin fiziksel iadesi ayrıca ürün mevzuatına, depo prosedürüne ve ticari sözleşmeye tabi olabilir. E-Fatura düzeltmesi, ürünün fiziksel iadesinin otomatik olarak tamamlandığı anlamına gelmez.

Yanlış: Gönderilmiş faturayı panelden silip işlem hiç olmamış gibi davranmak. Doğru: Belge durumunu koruyarak uygun düzeltme yolunu seçmek ve tüm yanıtları saklamaktır.

Düzeltme kararından önce hatalı belgenin XML veya sistem kaydını, alıcı yanıtını ve ilgili satış belgesini birlikte saklayın. Böylece mali müşavir, teknik destek ve eczane personeli aynı işlem geçmişi üzerinden değerlendirme yapabilir.

Karşı durumda, yalnızca açıklama alanındaki küçük bir yazım hatası ile vergi veya alıcı bilgisindeki esaslı hatayı aynı yöntemle düzeltmeyin. Hatanın belge geçerliliğine etkisini işlem bazında değerlendirin.

E-fatura gönderim hatası ve alıcı yanıtı nasıl takip edilir?

E-fatura gönderim hatası, belgenin GİB veya alıcı sistemine ulaşmaması, teknik doğrulamadan geçmemesi ya da alıcının işlem yanıtı vermesiyle görülür. Ekrandaki son durumu açmadan faturayı yeniden göndermeyin.

Durum adları kullanılan uygulamaya göre değişebilir. Kuyrukta, işleniyor, gönderildi, alıcıya ulaştı, kabul edildi, reddedildi veya hata ifadeleri farklı aşamaları gösterebilir.

Hata mesajını tarih, belge numarası ve belge kimliğiyle birlikte kaydedin. VKN doğrulama, zorunlu alan, XML biçimi, bağlantı veya posta kutusu problemi gibi nedenler aynı ekranda farklı açıklamalarla gösterilebilir.

Belge GİB sistemine ulaşmışsa yeniden gönderim çift belge riskini artırabilir. Önce alıcı kutusunu, gönderim logunu ve entegratör yanıtını kontrol edin; teknik kayıt bulunmuyorsa destek talebi açın.

Alıcının ret yanıtı ile teknik gönderim hatası aynı şey değildir. Ret, ticari veya belge içeriğiyle ilgili olabilir; teknik hata ise belgenin doğrulanamaması veya iletilememesi anlamına gelebilir.

Çözüm adımlarını ve ekran kayıtlarını sık sorulan sorular bölümündeki genel kontrollerle karşılaştırabilirsiniz. Sorun mevzuat yorumu içeriyorsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Günlük takipte, bekleyen ve hata veren belgeleri ayrı bir listede tutun. Her kayıt için belge numarası, son durum, kontrol tarihi ve sorumlu çalışan yazılırsa aynı faturanın farklı kişilerce tekrar işleme alınması önlenir.

Eczane yazılımında çift e-fatura oluşması nasıl önlenir?

Çift e-fatura, eczane satış programı, stok sistemi, muhasebe yazılımı veya entegratör arasında gönderim sonucunun doğru paylaşılmamasıyla oluşur. Faturanın oluşturulması ile gönderilmesi ayrı aşamalar olarak izlenmelidir.

POS fişi, satış kaydı ve e-fatura aynı belge değildir. İşlem kuralına göre fatura oluşturulmuş olsa bile, POS veya muhasebe ekranındaki tamamlandı ifadesi GİB gönderiminin tamamlandığını göstermeyebilir.

Yazılım, her belge için benzersiz belge kimliği, işlem numarası ve gönderim sonucu tutmalıdır. Aynı işlem için ikinci bir görev oluştuğunda sistem, ilk gönderimin sonucunu kontrol etmeden yeni belge üretmemelidir.

Örneğin mahalle eczanesi yoğunluk sırasında bağlantısı kesilen faturayı tekrar gönderirse, ilk istek sunucuda tamamlanmış olabilir. Kullanıcı yeni belge oluşturmadan önce gönderim geçmişini ve belge numarasını aramalıdır.

Yanlış: Hata ekranı görüldüğünde aynı satışı yeniden kaydedip yeni fatura oluşturmak. Doğru: Önce işlem numarasıyla arama yapmak, sonra teknik durum ve alıcı kutusunu kontrol etmektir.

Manuel portal kullanılıyorsa kullanıcı, eczane programındaki satış kaydına belge numarasını işlem sonrasında girmelidir. Entegrasyon kullanılmayan durumlarda bu manuel eşleştirme yapılmazsa muhasebe ve stok kontrolleri zorlaşabilir.

Çift kayıt riskini azaltmak için bağlantı kesintisinden sonra önce işlem numarası, sonra belge kimliği, ardından gönderim yanıtı aranmalıdır. Bu üç bilgi bulunmadan satışın yeniden kaydedilmesi, aynı alıcıya iki belge gönderilmesine yol açabilir.

Gelen e-fatura, saklama ve kontör takibi nasıl yapılır?

Gelen e-fatura takibi, depodan veya tedarikçiden gelen belgenin alıcı kutusunda bulunması, mal kabul ve muhasebe kaydıyla eşleştirilmesiyle yapılır. Gelen belgeyi yalnızca indirmek, kontrol edilmiş sayılmamalıdır.

Eczane çalışanı gelen faturayı ürün, miktar, birim fiyat, indirim, vergi ve irsaliye bilgileriyle karşılaştırmalıdır. Eksik veya fazla ürün varsa fatura işleme alınmadan depo ve mali müşavirle süreç belirlenmelidir.

Efaturakontor.com hizmetindeki kurala göre gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Kontör hesabında yalnızca kesilen faturalar değil, gelen belgelerin de belge bazında dikkate alınması gerekir.

Ücretsiz e-fatura portalında gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunabilir. Ancak saklama hizmeti, işletmenin muhasebe kayıtlarını ve gerekli iç yedekleme prosedürlerini tamamen ortadan kaldırmaz.

Gelen fatura yanlış alıcıya düzenlenmişse, ürün veya tutar uyuşmuyorsa doğrudan muhasebeleştirmeyin. Tedarikçiden uygun düzeltme sürecini, ret veya iade gerekip gerekmediğini yazılı biçimde netleştirin.

Stok ve belge eşleştirme mantığını farklı bir perakende sektörüyle karşılaştırmak için kırtasiye e-dönüşüm kontrol listesindeki cari, stok ve belge kontrolleri de yararlı olabilir.

Gelen belge kontrolünde önce mal kabul kaydını, sonra fatura satırlarını ve son olarak muhasebe aktarımını karşılaştırın. Ürün teslim alınmamışsa yalnızca PDF bulunduğu için faturayı onaylamak yerine depo ve tedarikçiyle süreci netleştirin.

E-fatura kontrol listesi gönderimden önce nasıl uygulanır?

Gönderim öncesi e-fatura kontrol listesi, alıcı, belge türü, satır, vergi, tarih, toplam ve gönderim senaryosunu aynı sırayla doğrulamalıdır. Sıra her gün değişmezse kullanıcı hatası azalır.

Kontrolü tek çalışanın hafızasına bırakmayın. Yoğun saatlerde ikinci bir kişi yalnızca alıcı ve toplam tutarı kontrol edebilir; düşük tutarlı veya istisnai olmayan işlemlerde kurum prosedürünüz buna izin vermeyebilir.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, resmi unvanı ve kullanıcı durumu doğrulanmıştır.
• İşleme uygun e-Fatura veya e-Arşiv belgesi ve doğru fatura senaryosu seçilmiştir.
• Ürün kodu, ürün açıklaması, miktar, birim fiyat ve indirim satır bazında kontrol edilmiştir.
• KDV, istisna, tevkifat veya diğer vergi alanları için dayanak ve doğru ürün ayarı bulunmaktadır.
• Fatura tarihi, seri, numara, toplam tutar ve varsa irsaliye bağlantısı eşleşmektedir.
• Belgenin gönderim sonucu, alıcı kutusu ve muhasebe eşleştirmesi ayrıca izlenecektir.

Kontrol listesi, yalnızca fatura kesme anında değil, gün sonu mutabakatında da kullanılmalıdır. Gönderilmiş belgeler, satış raporu ve muhasebe fişi arasında numara bazında karşılaştırma yapılabilir.

Satır açıklaması ve ürün detaylarının önemli olduğu işlemlerde tekstil e-Fatura rehberindeki satır bazlı kontrol yaklaşımı eczane ürün kartlarına uyarlanabilir.

Uygulamada listeyi yazılı veya dijital biçimde her çalışanla aynı sırada paylaşın. Bir alan tamamlanmadan sonraki adıma geçilmemesi, özellikle benzer isimli cari kartlarda ve yoğun kasa saatlerinde hatayı erken yakalar.

Mesai sonunda tamamlanan liste ile gönderim raporunu karşılaştırın. Eksik belge, bekleyen işlem veya farklı numara bulunursa ertesi güne bırakmadan belge durumu, satış kaydı ve muhasebe aktarımı birlikte incelenmelidir.

Küçük bir eczane e-fatura senaryosu nasıl çözülür?

Küçük bir eczanede en sık görülen senaryo, yoğun satış sırasında yanlış cari kartın seçilmesi ve belgenin kontrol edilmeden gönderilmesidir. Sorun, işlem sırasını standartlaştırarak ve her adımın kaydını tutarak azaltılabilir.

Örneğin Ayşe Hanım’ın mahalle eczanesinde, kurumsal bir alıcıya düzenlenecek faturada benzer isimli iki cari kart görünür. İlk kartta VKN farklı, ikinci kartta ise alıcının güncel posta kutusu bulunmaktadır.

Ayşe Hanım önce alıcı sorgusunu açar, VKN ve resmi unvanı doğrular, sonra ürün satırlarını kontrol eder. Kozmetik ürünün miktarı, indirim oranı ve vergi ayarı ayrıca incelenir.

Bu örnekte doğru işlem, faturayı hemen yeniden kesmek değildir. Önce ilk belgenin taslak mı, gönderilmiş mi veya alıcıya ulaşmış mı olduğu belirlenir; ardından uygun düzeltme yolu seçilir.

Uzman notu: Eczanede yoğunluk arttığında en kritik iki kontrol, alıcının kimlik numarası ve faturanın son gönderim durumudur. Bu iki alan doğrulanmadan yeni belge oluşturmayın.

Ayşe Hanım’ın uyguladığı sıra, küçük işletmeler için pratik bir vardiya prosedürüne dönüşebilir: cari sorgusu, belge türü, satır kontrolü, toplam doğrulaması ve gönderim takibi. Her adım tamamlandığında işlem numarası satış kaydına eklenir.

Özet: 5 maddede eczane e-fatura hataları ve çözümleri

Beş temel kontrol, eczane e-fatura hatalarının büyük bölümünü erken aşamada görünür hale getirir. Her kontrol, belgenin oluşturulması, gönderilmesi ve muhasebeye aktarılması arasındaki bağlantıyı korur.

Kontrol sırasını yoğunluk, personel değişimi veya farklı ürün grupları nedeniyle değiştirmeyin. Sadece belirli bir hatayı çözmek değil, aynı hatanın sonraki vardiyada yeniden oluşmasını önlemek önemlidir.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, resmi unvanı ve e-Fatura kullanıcı durumu gönderimden önce doğrulanmalıdır.
• e-Fatura ve e-Arşiv seçimi, alıcı statüsü ve işlem koşulları birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.
• Ürün satırları, KDV, indirim, matrah, toplam tutar ve yuvarlama farkları kontrol edilmelidir.
• Gönderilmiş belge silinmeye çalışılmamalı; durumuna uygun ret, iade, iptal veya düzeltme yöntemi belirlenmelidir.
• Gelen ve giden belgeler, stok, muhasebe, gönderim sonucu, saklama ve kontör kaydıyla günlük olarak eşleştirilmelidir.

Belirsiz vergi oranı, istisna, tevkifat, iade yöntemi veya özel alıcı durumu varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat tutarları ve uygulama koşulları yıllık olarak güncellenebilir.

Belge hacmini planlayan eczaneler, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır; güncel paket koşullarını ve portal hizmet kapsamını satın almadan önce kontrol edin.