e-Fatura Toplu Gönderim Nasıl Yapılır? Excel ile Fatura Yükleme

Toplu e-fatura gönderimi, Excel şablonunu doldurup sisteme yükleyerek yapılır; alıcı ve fatura alanları doğrulanır, uygun senaryo seçilir, taslaklar kontrol edilir ve belgeler yetkili sistemden gönderilir.

Bu anlatım, aynı dönemde çok sayıda fatura hazırlayan market, toptancı, hizmet işletmesi ve muhasebe ofisleri için hazırlanmıştır. Excel dosyasının hazırlanmasından gönderim sonrası durum takibine kadar temel iş akışını açıklar.

Excel yükleme ekranındaki alanlar, dosya biçimi, satır sınırı ve zorunlu bilgiler kullandığınız portal veya entegratöre göre değişebilir. Bu nedenle işlemden önce güncel şablonu indirin ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura Toplu Gönderim Nasıl Yapılır? Excel ile Fatura Yükleme

e-Fatura toplu gönderim, fatura bilgilerini sistemin istediği Excel şablonuna girip doğrulama sonrasında göndermekle yapılır. Dosyayı yüklemek tek başına fatura göndermek anlamına gelmez.

İlk aşamada güncel Excel veya CSV şablonu indirilir. Satıcı, alıcı, ürün, miktar, tutar, vergi ve senaryo bilgileri şablondaki alanlara uygun biçimde yazılır. Ardından dosya yükleme ekranında kontrol başlatılır.

Örneğin bir toptancı, ay sonunda farklı müşterilere düzenlediği faturaları önce satış kayıtlarından Excel’e aktarabilir. Sonra aynı dosyada müşteri kimliklerini, belge tarihlerini ve toplam tutarları kaynak kayıtlarla karşılaştırmalıdır.

Hazırlayan kişi verileri girerken, kontrol eden kişi örnek faturaları ve toplamları incelemelidir. Gönderim yetkisi bulunan kullanıcı ise yalnızca doğrulaması tamamlanan taslakları onaylamalıdır.

Dosyanın yüklenmesi, sistemin veriyi okuduğunu gösterir; kabul edilen her belgenin gönderildiğini göstermez. Taslak, doğrulama, gönderim ve alıcı yanıtı durumları ayrı ayrı izlenmelidir.

1. Güncel Excel şablonunu kullandığınız sistemden indirin.
2. Her fatura için istenen başlıkları eksiksiz doldurun.
3. Dosyayı yükleyip biçim, alıcı ve tutar doğrulamasını çalıştırın.
4. Oluşan taslakları önizleme ekranında karşılaştırın.
5. Yetkili kullanıcı onayıyla uygun faturaları gönderin.

Bir satırın bir faturayı mı, yoksa bir fatura kalemini mi temsil ettiği şablona bağlıdır. Bu ayrımı kontrol etmeden hazırlanmış dosya, toplamları yanlış oluşturabilir veya yükleme sırasında hata verebilir.

Gönderim öncesinde fatura tarihi, belge numarası, alıcı kimliği ve vergi hesaplaması yeniden incelenmelidir. Toplu işlem, tek tek kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz; yalnızca aynı işlemi daha düzenli yapar.

Toplu e-fatura gönderimi kimler için uygundur?

Toplu e-fatura gönderimi, benzer alanlara sahip çok sayıda faturayı aynı dönemde hazırlayan işletmeler için uygundur. Düzenli satış yapan ve verilerini elektronik tabloda tutan işletmeler bu yöntemden yararlanabilir.

Bir mahalle marketinin ay sonunda kurumsal müşterilerine 60 fatura kestiğini düşünün. Market sahibi, her faturayı ayrı ayrı yazmak yerine müşteri ve ürün bilgilerini kontrol edilmiş Excel dosyasına aktarabilir.

Market sahibi önce kurumsal müşterilerin güncel listesini çıkarır, ardından her müşterinin vergi kimlik numarasını kontrol eder. Daha sonra aynı müşteriye ait ürün satırlarını ilgili fatura numarasıyla eşleştirir.

Bu yöntem, fatura sayısı düşük ve her belgesi farklı olan işletmelerde aynı ölçüde verimli olmayabilir. Tek bir ihracat, kamu veya özel koşullu faturada manuel kontrol daha güvenli olabilir.

Toplu dosya kullanmak, muhasebe kayıtlarının doğruluğunu garanti etmez. Excel’deki müşteri kodu, vergi oranı veya miktar yanlışsa sistem bunu her satıra taşıyabilir.

Fatura hacmi arttıkça dosyanın hazırlanması, kontrol edilmesi ve arşivlenmesi için görev paylaşımı yapılmalıdır. Hazırlayan, kontrol eden ve gönderen kişilerin ayrılması, yanlış toplu gönderim riskini azaltır.

Örneğin ay sonunda yalnızca beş fatura kesen bir danışman için her belgeyi ekrandan kontrol etmek daha pratik olabilir. Aynı kişi yüzlerce düzenli fatura kesiyorsa şablonlu aktarım ve örneklem kontrolü daha uygun hale gelir.

Gönderilecek belgelerin e-Fatura kapsamındaki alıcılara ait olması da önemlidir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, işlemin e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi gerekebilir; belge türünü mevzuata göre belirleyin.

Excel ile e-fatura yüklemek için hangi bilgiler gerekir?

Excel ile e-fatura yüklemek için satıcı, alıcı, belge, mal veya hizmet, vergi ve toplam tutar bilgileri gerekir. Zorunlu alanların kesin listesi kullanılan şablonda gösterilir.

Satıcı bölümünde işletmenin unvanı, vergi kimlik bilgisi, adresi ve sistemdeki kayıt bilgileri istenebilir. Bu alanlar genellikle hesap tanımından otomatik gelir, ancak yükleme öncesinde karşılaştırılmalıdır.

Alıcı bölümünde unvan veya ad soyad, vergi kimlik numarası ya da Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, adres ve alıcı hesabına ilişkin bilgiler bulunabilir.

Mal veya hizmet bölümünde ürün açıklaması, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, indirim, vergi oranı ve satır toplamı gibi alanlar yer alır. Bazı şablonlar her kalemi ayrı satırda ister.

Belge bölümünde fatura tarihi, belge numarası, para birimi, ödeme bilgisi, sipariş veya irsaliye bağlantısı ve açıklama alanları bulunabilir. Her işlem türü bu alanların tamamını gerektirmeyebilir.

Örneğin bir kafe, hizmet açıklamasını ürün adı gibi kısa ve belirsiz yazmamalıdır. Hizmetin ne olduğu, miktarı, birim fiyatı ve varsa vergi oranı şablonun beklediği alanlarda açıkça gösterilmelidir.

Alanların bir kısmı satıcı hesabından otomatik gelebilir, ancak otomatik gelen değerler de kontrol edilmelidir. Özellikle adres, vergi dairesi, para birimi ve ölçü birimi değişiklikleri eski kayıtlardan taşınabilir.

Şablonda bulunmayan bir alanı kendi yorumunuzla eklemeyin. Sütun adlarını değiştirmek, birleştirilmiş hücre kullanmak veya hesaplama formülü bırakmak dosyanın okunmasını engelleyebilir.

Excel e-fatura şablonu nasıl hazırlanır?

Excel e-fatura şablonu, kullanılan sistemin güncel dosyası indirilerek ve sütun yapısı değiştirilmeden hazırlanır. Eski bir dosyayı kopyalamak yerine her dönem güncel şablonu kontrol etmek daha güvenlidir.

Önce dosyanın başlık satırlarını inceleyin ve hangi alanların zorunlu olduğunu işaretleyin. Ardından müşteri ve ürün kayıtlarını kaynak sistemden aktarın; aktarım sonrasında biçimlerin korunup korunmadığını kontrol edin.

Tarih alanlarını tek bir biçimde, tutarları sayı formatında ve vergi oranlarını sistemin beklediği değerlerle yazın. Binlik ayraç, ondalık ayraç ve para birimi işaretleri farklı kullanılırsa toplam hesabı bozulabilir.

Yanlış: Excel’de 1.250,50 yazıp sistemin bunu her zaman bin iki yüz elli lira elli kuruş olarak okuyacağını varsaymak. Doğru: Şablonun örnek satırındaki sayı biçimini aynen kullanmak.

Bir faturanın birden fazla kalemi varsa, sistemin satır modelini kontrol edin. Bazı dosyalarda aynı fatura numarası altındaki satırlar kalemleri gösterir; bazı sistemlerde ise fatura bilgileri ayrı bir başlık ve detay dosyasıyla yüklenir.

Kaynak sistemden kopyalanan hücrelerde başta veya sonda görünmeyen boşluklar bulunabilir. Bu boşluklar müşteri kodu, vergi numarası veya ürün kodu eşleştirmesini bozabileceği için aktarım sonrası örnek hücreleri ayrıca inceleyin.

Formül kullanılan hücrelerde sonuç değerinin mi, yoksa formülün kendisinin mi aktarılacağını kontrol edin. Bazı yükleme ekranları formülleri okuyamaz; bu durumda hesaplanan değerler sabit veri olarak kaydedilmelidir.

Dosyayı yüklemeden önce farklı kaydet seçeneğiyle işlem tarihini içeren bir sürüm oluşturun. Böylece hata düzeltmeleri ve gönderilen son dosya birbirine karışmaz; ancak son dosyanın gönderildiğini ayrıca kayıt altına alın.

Toplu e-fatura gönderiminde alıcı bilgisi nasıl kontrol edilir?

Toplu e-fatura gönderiminde alıcı bilgisi, vergi kimlik numarası veya kimlik numarası ve e-belge kayıt durumu üzerinden kontrol edilir. Alıcı adı tek başına yeterli bir doğrulama değildir.

Şirket alıcılarında vergi kimlik numarasını, gerçek kişi alıcılarında ise işlem gerektiriyorsa kimlik numarasını kaynak kayıtla karşılaştırın. Numaralarda boşluk, nokta veya başında kaybolan sıfır bulunmadığını kontrol edin.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, seçtiğiniz sistemin güncel kullanıcı sorgusu veya alıcı doğrulama ekranından incelenmelidir. Kullanıcı statüsü değişebileceği için eski Excel listesine tek başına güvenmeyin.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse e-Fatura gönderimi yerine e-Arşiv Fatura gerekip gerekmediğini değerlendirin. Bu ayrım, alıcının tüketici veya vergi mükellefi olmasına ve işlem türüne göre değişebilir.

Şube, kamu kurumu veya özel alıcı hesaplarında alıcı etiketi ve adres bilgisi ayrıca önem taşır. Sistem önerilen adresi gösteriyorsa elle farklı bir adres yazmak yerine kayıtlı seçeneği kullanın.

Örneğin marketin aynı şirketin üç şubesine ayrı fatura kestiğini düşünün. Vergi kimlik numarası aynı olsa bile alıcı etiketi, adres ve sipariş bağlantısı yanlış şubeye seçilirse belge doğru hesaba yönlenmeyebilir.

Alıcı doğrulama sonucunu Excel dosyasındaki isimle değil, kimlik numarası ve kayıtlı hesapla eşleştirin. Unvan değişikliği, birleşme veya şube taşınması gibi durumlarda eski müşteri kartını kullanmak hatalı belge oluşturabilir.

Daha ayrıntılı kapsam ayrımı için e-Fatura kimlere kesilir açıklamasındaki mükellef ve mükellef olmayan alıcı ayrımını inceleyin. Emin olmadığınız durumda mali müşavirinizden teyit alın.

Excel dosyası e-fatura sistemine nasıl yüklenir?

Excel dosyası, e-fatura sistemindeki toplu yükleme ekranından seçilerek yüklenir ve sistemin doğrulama sonucu beklenir. Dosyanın yüklenmiş görünmesi, belgelerin henüz gönderildiği anlamına gelmez.

Önce belge türünü ve kullanılacak şablonu seçin. Bazı ekranlar Excel, CSV veya özel biçim kabul eder; desteklenmeyen uzantıyı yalnızca dosya adını değiştirerek uygun hale getiremezsiniz.

Dosya yüklendikten sonra sistem satırları okuyarak eksik alan, hatalı veri biçimi, alıcı uyumsuzluğu ve hesaplama farkı arayabilir. Hata raporu oluşursa dosyayı düzeltip yeniden yüklemek gerekir.

Dosyada sütun eşleştirme ekranı varsa, Excel başlıklarını sistem alanlarıyla dikkatle eşleştirin. Yanlış eşleştirilen miktar ve birim fiyat sütunları, teknik olarak kabul edilen fakat parasal olarak hatalı faturalar oluşturabilir.

Yükleme ekranında önce küçük bir dosyayla deneme yapmak, sütun eşleştirmesini erken görmeyi sağlar. Deneme kaydı oluşturuluyorsa bunun taslak mı, gerçek belge mi olduğunu ekrandaki işlem türünden teyit edin.

Çok büyük dosyalarda satır veya dosya boyutu sınırı bulunabilir. Sınır bilgisi platforma göre değiştiğinden, bilinmeyen bir rakam varsaymak yerine güncel yükleme yardımını kontrol edin ve gerekirse dosyayı kontrollü parçalara ayırın.

Dosyayı parçalara ayırırken aynı fatura numarasının kalemlerini farklı dosyalara bölmeyin. Her parçaya dosya adı, dönem ve kapsam bilgisi eklemek; eksik veya tekrarlı gönderimleri sonradan bulmayı kolaylaştırır.

Yükleme tamamlandıktan sonra taslak, önizleme veya doğrulama ekranındaki kayıt sayısını Excel’deki beklenen fatura sayısıyla karşılaştırın. Sayılar eşleşmiyorsa gönderim düğmesine basmadan önce nedeni bulun.

Toplu e-fatura gönderiminde e-fatura senaryosu nasıl seçilir?

Toplu e-fatura gönderiminde senaryo, işlemin niteliğine ve alıcıyla yürütülen belge akışına göre seçilir. Senaryo, faturanın hangi kurallarla işleneceğini ve bazı yanıt adımlarını etkileyebilir.

Temel ve ticari senaryolar aynı işlem gibi değerlendirilmemelidir. Ticari işlemde alıcı yanıtı veya kabul süreci bulunabilecek durumlar vardır; temel senaryoda iş akışı farklı olabilir.

İhracat, kamu, yolcu beraberinde eşya ve benzeri işlemlerde ek alanlar veya özel koşullar gerekebilir. Bu tür faturaları standart yurt içi satış şablonuyla göndermeden önce işlem türünü doğrulayın.

Excel dosyasında her satır için senaryo alanı bulunuyorsa, yanlışlıkla tüm satırlara aynı değer aktarılmamalıdır. Farklı işlem türlerini tek dosyada birleştirmek yerine ayrı dosyalarla çalışmak kontrolü kolaylaştırabilir.

Örneğin aynı gün içinde hem yurt içi satış hem de kamuya yapılan satış varsa, bu belgeleri tek varsayılan senaryoyla doldurmayın. Önce işlem türlerini ayırın, sonra her grubun gerekli alanlarını ve alıcı bilgilerini kontrol edin.

Senaryo seçimi, yalnızca ekrandaki ilk seçeneği işaretlemek değildir. Alıcının statüsü, satışın yurt içi veya ihracat niteliği, kamu bağlantısı ve varsa özel belge koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

Senaryo seçimi konusunda e-Fatura senaryoları rehberindeki temel, ticari, ihracat, kamu ve yolcu beraberinde işlemler açıklamasını inceleyin.

Senaryo konusunda tereddüt varsa yalnızca sistemdeki varsayılan seçeneğe güvenmeyin. Faturanın alıcısını, satışın niteliğini, ihracat veya kamu bağlantısını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini birlikte değerlendirin.

Göndermeden önce e-fatura doğrulaması nasıl yapılır?

Göndermeden önce e-fatura doğrulaması, alıcı, tarih, tutar, vergi, senaryo ve belge tekrarlarını birlikte kontrol ederek yapılır. Önizleme ekranı, Excel dosyasının son denetim noktasıdır.

Öncelikle toplam fatura sayısını ve toplam tutarı Excel’deki değerlerle karşılaştırın. Bir kuruşluk fark bile ondalık ayraç, yuvarlama, indirim veya vergi hesaplama biçimindeki sorunu gösterebilir.

Ardından birkaç belgeyi kaynak satış kaydıyla örneklem yöntemiyle karşılaştırın. Özellikle yüksek tutarlı, çok kalemli, indirimli veya farklı vergi oranı içeren faturaları rastgele seçerek kontrol edin.

• Her alıcının vergi veya kimlik numarasını kaynak kayıtla karşılaştırın.
• Her faturanın tarihini ve belge numarasını ilgili satış kaydıyla eşleştirin.
• Ürün miktarı, birim fiyatı, indirim ve vergi toplamlarını kontrol edin.
• Fatura senaryosunun işlemin niteliğine uygun olduğunu doğrulayın.
• Aynı belgenin daha önce gönderilmediğini gönderim geçmişinden inceleyin.

Uzman notu: Toplu gönderimde önce küçük bir test grubu hazırlayın, sonuçları kontrol edin ve kalan belgeleri sonra gönderin. Böylece şablondaki sistematik bir hatanın tüm müşterilere yayılmasını önlersiniz.

Uzman notu: Test grubunda farklı alıcı türleri, çok kalemli bir fatura, indirimli bir kayıt ve farklı vergi oranı içeren bir örnek bulunmalıdır. Tek tip örnek, dosyadaki bütün sorunları göstermeyebilir.

Kontrol listesinde yer alan her madde için sorumlu kişiyi ve kontrol tarihini kaydetmek, özellikle muhasebe ofislerinde tekrar eden işlemleri izlemeyi kolaylaştırır. Sadece ekranda kontrol edilen bilgiler sonradan kanıtlanamayabilir.

Son kontrolde yetkili kişinin onayını alın ve kullanılan Excel dosyasını saklayın. Bu kayıt, hangi verinin hangi tarihte gönderime hazırlandığını açıklamak için mali süreçte yararlı olur.

Toplu e-fatura gönderimi sonrasında fatura durumu nasıl izlenir?

Toplu e-fatura gönderimi sonrasında fatura durumu, gönderim geçmişi veya belge takip ekranından satır satır izlenir. Başarılı yükleme ile başarılı gönderim aynı durum değildir.

Sistemlerde taslak, doğrulanıyor, kuyruğa alındı, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata gibi farklı etiketler kullanılabilir. Etiketlerin anlamı ve işlem sırası hizmet sağlayıcının ekranına göre değişebilir.

Gönderimden sonra fatura sayısını, alıcıyı, belge numarasını ve oluşan durum bilgisini dışa aktarın. Hatalı veya bekleyen kayıtları başarılı belgelerden ayırarak ayrı bir işlem listesi oluşturun.

Alıcının yanıt verdiği işlemlerde kabul veya ret bilgisini ayrıca takip edin. Ret nedenini okumadan aynı faturayı yeniden göndermek, çift belge veya yeni bir uyumsuzluk oluşturabilir.

Örneğin market sahibi 60 fatura yüklediğinde, ekranda 60 taslak oluşup oluşmadığını önce kontrol etmelidir. Sonraki kontrolde gönderilen, bekleyen ve hata veren belgeler ayrı listelenmelidir.

Durum ekranındaki belge numarası ile Excel’deki belge numarasını eşleştirin. Sadece alıcı adına göre arama yapmak, aynı unvana sahip müşterilerde yanlış kaydın incelenmesine yol açabilir.

Kontör hesabında gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle toplu gönderim, çok sayıda belgeyi tek kontör olarak birleştirmez; planlama yapılırken gerçek belge adedi esas alınır.

Kontör kullanım mantığını ayrıntılı görmek için e-Fatura kontör nedir rehberine bakın. Gönderim, saklama ve muhasebe kayıtlarını güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizin yönlendirmesiyle birlikte değerlendirin.

Excel ile toplu e-fatura gönderiminde hatalar nasıl düzeltilir?

Excel ile toplu e-fatura gönderiminde hata düzeltmek için önce hata türü, etkilenen satır ve belgenin gönderim durumu belirlenir. Gönderilmemiş taslak ile sonuçlanmış belge aynı yöntemle düzeltilmez.

Biçim hatalarında tarih, sayı, para birimi veya zorunlu alan düzeltilir. Alıcı hatalarında kimlik numarası ve kayıt durumu yeniden kontrol edilir. Hesaplama hatalarında ise satır toplamı ve vergi formülü incelenir.

Yanlış: Hata veren tüm faturaları hiçbir kontrol yapmadan tekrar yüklemek. Doğru: Hata raporundaki satırları ayırmak, kaynak kayıtla karşılaştırmak ve düzeltilmiş dosyada yalnızca gerekli kayıtları yeniden göndermek.

Bir belge başarıyla gönderildiyse Excel’deki aynı satırı tekrar yüklemeyin. Önce gönderim geçmişinde belge numarası ve durumunu arayın; düzeltme gerekiyorsa ilgili mevzuata uygun iptal, iade veya yeni belge sürecini mali müşavirinizle değerlendirin.

Örneğin yalnızca üç satırda vergi oranı hatalıysa 60 faturanın tamamını yeniden yüklemek yerine, önce bu üç kaydın durumunu belirleyin. Gönderilmemiş taslakları düzeltin; gönderilmiş belgeler için ayrı süreç uygulayın.

Aynı fatura numarasıyla yeniden deneme yapmadan önce sistemin belgeyi taslakta mı, kuyrukta mı veya gönderilmiş durumda mı tuttuğunu kontrol edin. Sistem ekranındaki uyarı metni, sonraki adımı belirlemede önemlidir.

Hata kayıtlarını tarih, dosya adı, satır numarası ve düzeltme açıklamasıyla saklayın. Tekrarlayan sorunlarda Excel’den veri alan kaynak programı, kullanıcı yetkilerini ve şablon sürümünü birlikte inceleyin.

Excel yükleme, GİB Portal ve özel entegratör nasıl karşılaştırılır?

Excel yükleme, GİB Portal ve özel entegratör arasında seçim; fatura hacmi, otomasyon ihtiyacı, muhasebe sistemi bağlantısı ve kontrol sürecine göre yapılır. Tek bir yöntem her işletme için uygun değildir.

GİB Portal, düşük hacimli işlemlerde doğrudan ekran kullanımı sağlayabilir. Ancak toplu dosya desteği, şablon özellikleri ve işlem kapasitesi için güncel portal ekranını kontrol etmek gerekir.

Özel entegratör, Excel aktarımı, arşivleme, durum takibi veya muhasebe bağlantısı gibi özellikleri sunabilir. Bu özelliklerin kapsamı sözleşmeye ve kullanılan pakete göre değişebileceği için teknik şartları incelemek gerekir.

Karşılaştırmada yalnızca fatura gönderme özelliğine bakmayın. Gelen belgelerin izlenmesi, kullanıcı yetkileri, hata raporu, veri aktarımı ve kayıtların erişilebilirliği de günlük iş akışını etkiler.

Bir işletme GİB Portal’da tekil belgeleri yönetebiliyor, fakat düzenli müşteri listesini her ay yeniden hazırlıyorsa süreç maliyetini ayrıca değerlendirmelidir. ERP bağlantısında ise otomatik aktarım kadar hatalı verinin durdurulması da önemlidir.

Bağlantı seçerken Excel’in hangi sütunlarının hangi sistem alanlarına aktarıldığını, hata raporunun satır numarası gösterip göstermediğini ve kullanıcıların gönderim yetkilerinin ayrılıp ayrılmadığını sorun.

Yöntem seçimi için GİB Portal mı özel entegratör mü karşılaştırmasını okuyabilir, ayrıca özel entegratör seçimi sırasında sorulacak teknik soruları inceleyebilirsiniz.

Özet: 5 maddede toplu e-fatura gönderimi

Toplu e-fatura gönderimi, Excel dosyasını yüklemekten ibaret değildir; veri hazırlama, alıcı doğrulama, senaryo seçimi, önizleme ve sonuç takibi birlikte yürütülür. Aşağıdaki beş madde işlemin ana kontrol çerçevesini oluşturur.

• Şablonu doğru seçin: Kullandığınız portal veya entegratörün güncel Excel şablonunu indirin, sütun başlıklarını değiştirmeyin ve satır yapısının fatura mı yoksa fatura kalemi mi olduğunu doğrulayın.
• Alıcıyı doğrulayın: Vergi kimlik numarası veya kimlik numarasını kontrol edin, alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu inceleyin ve uygun değilse e-Arşiv gerekliliğini değerlendirin.
• Senaryoyu belirleyin: Temel, ticari, ihracat, kamu veya başka bir senaryoyu yalnızca işlem niteliğine göre seçin; farklı işlemleri tek varsayılan değerle göndermeyin.
• Gönderimden önce kontrol edin: Belge sayısını, tutarları, vergileri, tarihleri, numaraları ve tekrar kayıtlarını önizleme ekranında Excel dosyasıyla karşılaştırın.
• Sonuçları izleyin: Gönderilen, kabul edilen, reddedilen veya hata veren belgeleri durum ekranından ayırın ve her belgenin ayrı kontör tüketebileceğini planlamaya dahil edin.

Bu beş adım, özellikle her ay aynı müşteri grubuna fatura gönderen küçük işletmelerde düzenli bir iş akışı oluşturur. Ancak özel işlem, farklı vergi uygulaması veya belirsiz alıcı durumunda manuel uzman kontrolü gerekir.

Mevzuat, portal özellikleri ve e-belge kapsamı zaman içinde güncellenebilir. İşlem öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; sistemdeki doğrulama mesajını da nihai kararın parçası olarak değerlendirin.

Belge hacminize göre efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir, ücretsiz e-fatura portalını ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneklerini değerlendirebilirsiniz.

Paketlerde kullanım süresi 12-18 ay arasında değişir; seçim yaparken gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü ve gerçek belge adedini dikkate alın.