e-Fatura Saklama Süresi Kaç Yıl? Yasal Arşivleme Yükümlülükleri

e-Fatura saklama süresi, vergi mevzuatı bakımından genel olarak ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıldır. e-Fatura Saklama Süresi Kaç Yıl? Yasal Arşivleme Yükümlülükleri sorusu, bu vergi süresiyle ticari arşiv yükümlülüğünün ayrılmasını gerektirir.

Bu rehber; e-fatura düzenleyen şirketlere, şahıs işletmelerine, mali müşavirlere ve arşiv sorumlularına yardımcı olur. Belgenin hangi formatta tutulacağını, sürenin ne zaman başlayacağını ve denetimde nasıl sunulacağını somut adımlarla açıklar.

e-Fatura saklama süresi kaç yıl?

e-Fatura saklama süresi, vergi belgeleri bakımından genel olarak beş yıldır. Hesaplama, faturanın düzenlendiği günü izleyen beş yıl şeklinde yapılmaz; ilgili takvim yılını izleyen yılın başından itibaren değerlendirilir.

Bu süre, Vergi Usul Kanunu kapsamındaki defter ve belgelerin muhafaza düzeniyle ilişkilidir. E-fatura, işletmenin satışını veya alışını kanıtlayan vergi belgesi olduğu için yalnızca ekrandaki görüntüsüyle değil, asıl elektronik kaydıyla saklanmalıdır.

Ticari kayıtlar bakımından Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki daha uzun saklama yükümlülükleri ayrıca gündeme gelebilir. Ticari defter ve belgeler için on yıllık düzenin uygulanıp uygulanmayacağı, belgenin işletme kayıtlarındaki niteliği ve olası uyuşmazlıklarla birlikte değerlendirilmelidir.

Muhafaza, belgenin yasal süre boyunca özgünlüğü korunarak erişilebilir tutulması demektir. Örneğin tacir olan bir marketin faturaları muhasebe kayıtlarına dayanak oluşturur. Bu belgelerin saklama takviminde ticari yükümlülük de değerlendirilir.

Bu nedenle beş yıl, her durumda bütün saklama ihtiyacının sona erdiği anlamına gelmez. İşletme; vergi incelemesi, ticari uyuşmazlık, dava, sözleşme veya özel düzenleme ihtimalini mali müşaviriyle ayrıca değerlendirmelidir.

Bir hizmet sağlayıcının belgeleri daha uzun süre erişilebilir tutması, mevzuattaki asgari sürenin yerine geçmez. Aynı şekilde, mevzuattaki vergi süresinin bilinmesi de şirketin ticari arşiv politikasını tek başına belirlemez.

Önce işletmenin tacir niteliğini, ardından belgenin ticari defterlerle bağlantısını belirleyin. İncelemesi veya davası süren belgelerde takvim dolsa bile silme kararını durdurun. Vergi süresinin bitmesi, tek başına imha onayı oluşturmaz.

İşletmeniz için kesin süreyi belirlerken belge türünü, düzenleme yılını ve ticari kullanımını birlikte inceleyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle yeni elektronik belge türlerinde farklı kurallar bulunabilir.

e-Fatura saklama süresi hangi tarihte başlar?

e-Fatura saklama süresi, kural olarak faturanın ait olduğu takvim yılını izleyen takvim yılının başında başlar. Faturanın portala yüklenme, indirilme veya muhasebe programına aktarılma tarihi başlangıç tarihi değildir.

Örneğin 2024 yılında düzenlenen bir e-fatura için vergi arşivi, 2025 yılının başından itibaren hesaplanır. Beş yıllık dönem, 2025, 2026, 2027, 2028 ve 2029 yıllarını kapsar; dosyanın silinme tarihi için şirket politikanız ayrıca belirlenmelidir.

Fatura 2024 yılının ilk gününde veya son gününde düzenlenmiş olsa da aynı takvim yılına aittir. Bu yüzden yıl sonu faturalarında gün hesabı yapmak yerine, faturanın ait olduğu yıl üzerinden arşiv takvimi oluşturmak daha güvenlidir.

Arşiv çizelgesinde belge yılı, vergi süresinin başlangıcı ve değerlendirme tarihi ayrı alanlarda yer alsın. Değerlendirme tarihi otomatik silme emri değildir. Yetkili kişi, ticari yükümlülükleri kontrol ettikten sonra kararını kaydeder.

İptal edilen, reddedilen veya düzeltilen belgelerde de ilk belgenin tarihini ve işlem kayıtlarını koruyun. Yeni fatura, yanıt belgesi veya iptal kaydı farklı bir işlem tarihi taşısa bile önceki belgenin izini arşivden kaldırmayın.

Faturanın sisteme sonradan aktarılması, saklama süresini ileriye taşımaz. Örneğin 2024 tarihli bir belgeyi 2025 yılında indirmek, onu 2025 yılına ait yeni bir belgeye dönüştürmez. Belge tarihi esas alınır.

Arşiv yazılımınız yıl bazlı klasörleme yapıyorsa, klasör adını belge tarihine göre oluşturun. Uygulamadaki tarih, fatura numarası ve belge türünü karşılaştırmadan otomatik silme kuralı çalıştırmayın. Önce örnek kayıtları inceleyin.

Örneğin eski bir faturaya ilişkin uyuşmazlık devam ediyorsa arşive silme engeli koyun. Süre hesabı değişmese de belgeye ihtiyaç devam edebilir. Engelin nedenini ve yeniden kontrol tarihini yazılı tutun.

e-Fatura arşivinde hangi dosyalar saklanmalıdır?

E-fatura arşivinin temel dosyası, faturanın özgün elektronik formatındaki UBL-TR XML kaydıdır. PDF çıktısı okunabilirliği destekler; ancak tek başına özgün e-fatura arşivi olarak değerlendirilmemelidir. Dosyanın biçimini ayrıca doğrulayın.

UBL-TR XML, Türkiye uygulamasına uyarlanmış elektronik fatura veri biçimi demektir. İndirdiğiniz paketin yalnızca PDF içermediğini kontrol edin. Örnek bir XML dosyasındaki fatura numarasını portal kaydıyla karşılaştırarak doğru belgeyi aldığınızı ilk aşamada doğrulayın.

Gelen faturalar, giden faturalar, sistem yanıtları ve varsa ilgili uygulama kayıtları birlikte tutulmalıdır. Kabul, red, iptal, zarf veya durum bilgileri faturanın işlem geçmişini açıklıyorsa bunları da belgeyle ilişkilendirmek gerekir.

E-faturaya eklenen sevk belgesi, sipariş, sözleşme veya başka bir ek varsa, ekin arşivlenip arşivlenmeyeceğini belge sürecinize göre belirleyin. Ek dosyayı faturadan bağımsız ve isimsiz saklamak, denetimde ilişki kurmayı zorlaştırır.

Dosya adı yalnızca fatura numarasından oluşmamalıdır. Tarih, belge yönü, karşı taraf ve belge numarası gibi alanlar aranabilir bir kayıt tablosunda tutulabilir; dosya adı da bu alanlarla uyumlu seçilebilir.

Elektronik imza, mali mühür veya sistem doğrulama bilgisi dosyayla birlikte sunulabiliyorsa özgün hali korunmalıdır. Dosyayı açmak için yeniden kaydetmek, XML içeriğini değiştirmek veya farklı bir formata dönüştürmek özgünlüğü tartışmalı hale getirebilir.

Ayda bir örnek dosyayı farklı bir bilgisayarda açarak test edin. XML dosyasının bozuk olup olmadığını, faturanın görsel olarak üretilebildiğini ve ilgili yanıt kayıtlarının bulunabildiğini kontrol edin.

Toplu indirme bir sıkıştırılmış dosya oluşturuyorsa paketi açıp içeriğini ayrıca inceleyin. Boş veya bozuk paket, başarılı indirme bildirimiyle karıştırılmamalıdır. Eksik dosyaları yeniden isteyin ve tamamlanmadan ilgili dönemin arşiv kontrolünü hiçbir zaman kapatmayın.

e-Fatura saklama sorumluluğu kime aittir?

e-Fatura saklama sorumluluğu, arşiv hizmeti dışarıdan alınsa bile esas olarak mükellefe aittir. Özel entegratör, yazılım veya portal erişim sağlar; ancak şirketin belgeyi gerektiğinde sunma yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Bir entegratör kullanıyorsanız sözleşmedeki saklama süresini, belge dışa aktarma yöntemini ve hizmet sona erdiğinde veri teslim prosedürünü inceleyin. Belgeleri yalnızca hizmet sağlayıcının ekranında bırakmak, erişim kesintisi veya hesap değişikliği riskini artırır.

GİB Portal üzerinden görüntüleme yapılabilmesi de ayrıca yedekleme planı oluşturma ihtiyacını ortadan kaldırmaz. Portalda görünen belgenin XML kaydını, işlem durumunu ve gerekli yanıtlarını şirket arşivinize düzenli şekilde aktarın.

GİB Portal ile özel entegratör seçeneklerinin operasyonel farklarını anlamak için GİB Portal mı Özel Entegratör mü? e-Fatura Karşılaştırması rehberini inceleyebilirsiniz. Seçim, belge hacmi kadar veri dışa aktarma ve erişim planına da bağlıdır.

Arşiv sorumluluğunu şirket içinde yazılı olarak belirleyin. Faturayı düzenleyen personel, muhasebe birimi ve bilgi işlem ekibi farklı görevler üstlenebilir; ancak son kontrolün kimde olduğu açıkça kayıt altına alınmalıdır.

Örneğin mali müşavir değiştiğinde eski dönemlerin dosya teslimini ayrıca planlayın. Yeni muhasebe programına geçmek, eski arşivin kendiliğinden taşındığı anlamına gelmez. Teslim edilen belge sayısını dönem bazında karşılaştırıp tutanak oluşturun.

En az iki ayrı ortamda yedek tutmak iyi bir uygulamadır. Bir kopyayı ana sistemde, diğerini farklı erişim bilgileriyle korunan ayrı bir ortamda saklayın ve yedekten geri dönüş testini belirli aralıklarla yapın.

İşletmenin faaliyetini sonlandırması da eski faturaların hemen silinmesini haklı kılmaz. Kapanış öncesinde erişim yetkilisini ve dosyaların tutulacağı ortamı belirleyin. Kapanış sonrasındaki yükümlülükleri işletmenin hukuki durumuna göre ayrıca değerlendirin.

Yasal e-fatura arşivleme için hangi teknik şartlar gerekir?

Yasal e-fatura arşivleme; belgenin bütünlüğünü, özgünlüğünü, okunabilirliğini ve gerektiğinde erişilebilir olmasını sağlamalıdır. Dosyayı saklamak kadar, belgenin değişmediğini ve doğru faturayla ilişkilendirildiğini göstermek de önemlidir. Bu koşulları birlikte kontrol edin.

Arşiv sistemi; kullanıcı yetkilerini, değişiklik izlerini ve belge arama kayıtlarını mümkün olduğunca korumalıdır. Her kullanıcıya sınırsız silme yetkisi vermek, hem operasyonel hataya hem de denetimde açıklanması güç arşiv boşluklarına yol açabilir.

Elektronik arşiv, yalnızca sabit diskte duran dosya yığını değildir. Belge indeksinin bulunması, yetkili erişim, yedekleme ve geri yükleme prosedürü arşivin kullanılabilirliğini belirler. Arşiv indeksi, her belgenin kimliğini ve dosya konumunu gösteren arama kaydı demektir.

Arşiv formatı veya yazılımı değiştirilecekse eski kayıtları önce dışa aktarın. Dönüşüm sonrasında örnek faturaları karşılaştırın ve özgün XML dosyalarının değiştirilmeden saklandığını kontrol edin. Sonucu kontrol tutanağına yazın.

Örneğin internet kesildiğinde ayrı yedekten bir faturayı açmayı deneyin. Yedeğe ulaşmak için aynı portalın çalışması gerekiyorsa bağımsız erişim sağlanmamıştır. Yetki testinde muhasebe çalışanının görüntüleyebildiğini, izinsiz silme yapamadığını ve dışa aktarma işleminin kaydedildiğini ayrıca doğrulayın.

e-Fatura ve e-Arşiv fatura saklama süresi aynı mı?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura için vergi belgesi saklama yaklaşımı genel olarak aynı beş yıllık vergi çerçevesinden başlar. Ancak belgeyi düzenleme yöntemi, alıcının durumu ve ilgili raporlama kayıtları farklı olabilir.

e-Fatura, kayıtlı alıcılar arasındaki elektronik fatura sürecinde kullanılır. e-Arşiv fatura ise e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan işletmelere veya tüketicilere yapılan satışlarda, ilgili kurallara göre düzenlenebilir. Alıcı kaydını işlem öncesinde sorgulayın.

Alıcının mükellef olup olmadığını belirleme konusunda e-Fatura Kimlere Kesilir? Mükellef ve Mükellef Olmayan Alıcı Ayrımı rehberinden yararlanabilirsiniz. Yanlış belge türü seçimi, arşiv düzeninden önce fatura sürecinin kendisinde sorun oluşturur.

e-Fatura mükellefi olmayan bir firmaya yapılacak satışta hangi belgenin düzenleneceği ayrıca kontrol edilmelidir. Bu ayrıntılar için e-Fatura Mükellefi Olmayan Firmaya Fatura Nasıl Kesilir? başlıklı açıklamayı inceleyin.

e-Arşiv faturada, belgenin yanında ilgili raporların, gönderim kayıtlarının veya uygulamanın ürettiği diğer işlem çıktılarının saklanması gerekebilir. Bu kayıtlar, faturanın hangi yöntemle düzenlendiğini ve sisteme nasıl bildirildiğini açıklayabilir.

Örneğin e-fatura kullanan bir kafe, kurumsal müşteriye e-fatura, bireysel müşteriye e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Önce alıcının uygulama kaydını kontrol eder. Ay sonunda iki belge türünü ayrı filtreleyerek özgün dosyaları ve ilgili işlem kayıtlarını arşive aktarır.

Şahıs işletmesinin e-fatura kapsamına girip girmediği, işletme türünden tek başına anlaşılmaz. Güncel zorunlulukları değerlendirmek için e-Fatura Şahıs Şirketi İçin Zorunlu mu? Şahıs Firması Rehberi içeriğini ve güncel GİB duyurularını birlikte kontrol edin.

Alıcıya gönderilen görünür kopya ile düzenleyicinin saklama yükümlülüğünü birbirine karıştırmayın. Tüketiciye PDF gönderilmiş olması, işletmenin özgün elektronik kayıtları kaldırabileceği anlamına gelmez. Kullanılan yöntemin arşiv çıktısını ve varsa raporlarını hizmet sağlayıcıdan ayrıca isteyin.

İptal veya red edilen e-fatura arşivden silinir mi?

İptal veya red edilen e-fatura arşivden otomatik olarak silinmez. Belgenin düzenlendiğini, hangi yanıtın verildiğini ve işlemin hangi nedenle sonuçlandığını gösteren kayıtlar birlikte korunmalıdır. Belge geçmişi görünür kalmalıdır.

İptal işlemi faturanın ticari sonucunu değiştirebilir; fakat geçmişte oluşturulmuş elektronik kaydı yok saymaz. İptal yanıtı, talep, onay veya sistem durumu belgenin işlem geçmişinin parçası olarak saklanmalıdır.

Red işlemi de faturanın alıcı tarafından kabul edilmediğini gösterir. Red edilen faturanın XML kaydını silmek yerine, red yanıtını ve yeni düzenlenen belge varsa onun bağlantısını aynı arşiv dosyasında veya indeksinde gösterin.

Örneğin toptancıdan gelen faturada miktar hatası bulunduğunu ve faturanın reddedildiğini düşünün. Önce özgün XML dosyasını saklayın, ardından ret yanıtını bağlayın. Düzeltilmiş yeni faturanın numarasını eski kayda ekleyerek muhasebede aynı alımın iki kez işlenmesini önleyin.

Yanlış: İptal edilen fatura artık geçersiz olduğu için arşivden kaldırılır. Doğru: İptal kaydı korunur, belgenin işlem durumu açıkça işaretlenir ve yeni belgeyle ilişkisi gösterilir. Eski kayıt erişilebilir tutulur.

İptal, red ve itiraz süreçlerinin birbirine karıştırılmaması gerekir. Süreler ve kullanılacak işlem, belge türüne ve uygulama yöntemine göre değişebilir; ayrıntılar için e-Fatura İptal Edilir mi? İptal, Red ve İtiraz Süreçleri rehberine bakın.

Faturada hata varsa yeni belge düzenleme, iade veya düzeltme sürecini mali müşavirinizle yönetin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; belirli işlem sürelerini varsayımla uygulamayın.

Buna karşılık yalnızca iptal talebi oluşturulması, işlemin sonuçlandığını her zaman göstermez. Talebin güncel durumunu yetkili ekrandan kontrol edin. Arşiv indeksine talep tarihini, varsa yanıtı ve kontrolü yapan kişiyi ayrı alanlarda açıkça yazın.

Denetimde e-fatura arşivi nasıl hazırlanır?

Denetimde e-fatura arşivi, istenen belgeyi özgün formatıyla hızlıca bulacak ve işlem geçmişini açıklayacak şekilde hazırlanmalıdır. Fatura numarası, tarih, taraf, tutar ve durum bilgileri arama kriterleri olarak kullanılabilir.

İbraz, istenen belgelerin yetkili makama talebe uygun şekilde sunulması demektir. Önce talebin dönemini, belge türünü ve teslim yöntemini okuyun. İstenen kapsamı aşan müşteri verilerini aynı dosya paketine gelişigüzel eklemeyin.

Denetim öncesinde yalnızca birkaç belgeyi açmak yeterli değildir. Gelen ve giden faturalar arasından örneklem seçin, XML dosyasını görüntüleyin, ilgili yanıtları bulun ve muhasebe kayıtlarıyla temel bilgileri karşılaştırın.

• Özgün XML dosyasının arşivde bulunduğunu kontrol edin.
• Fatura tarihi, numarası ve belge yönünün indeksle eşleştiğini doğrulayın.
• İptal, red veya kabul yanıtlarının ilgili faturaya bağlandığını kontrol edin.
• PDF görünümünün XML kaydını desteklediğini, onun yerine kullanılmadığını doğrulayın.
• Yedekten geri yüklenen bir dosyanın açıldığını ve okunabildiğini test edin.
• Yetkili personelin belgeyi dışa aktarabildiğini ve işlem kaydını açıklayabildiğini kontrol edin.

Uzman notu: Denetim sırasında belgeyi son anda toplamaya çalışmayın; aylık arşiv kontrolü, eksik XML veya kayıp yanıtı erken fark etmenizi sağlar.

Arşiv indeksini muhasebe hesaplarıyla düzenli karşılaştırmak, gönderilmiş fakat kaydedilmemiş faturaları tespit etmeye yardımcı olur. Bu kontrol, belge saklama yükümlülüğü kadar kayıtların doğruluğu açısından da önemlidir.

Denetim talebi geldiğinde dosyayı yeniden adlandırıp değiştirmeyin. Önceden belirlenmiş dışa aktarma prosedürünü kullanın ve sunulan kopyanın şirket arşivindeki özgün kayıtla aynı olduğunu belgeleyin. Teslim tutanağını ayrıca saklayın.

Örneğin yalnızca belirli bir tedarikçinin faturaları isteniyorsa tarih ve taraf filtresini birlikte uygulayın. Çıktı listesindeki belge sayısını paketteki faturalarla karşılaştırın. Eksik belge varsa kaynağını araştırın ve kontrol sonucunu kaydedin.

Küçük işletmeler e-fatura arşivini nasıl yönetebilir?

Küçük işletmeler e-fatura arşivini, aylık düzenli indirme, yıl bazlı klasörleme ve yedekleme planıyla yönetebilir. Büyük bir bilgi işlem ekibi gerekmese de sorumlulukların ve kontrol tarihlerinin yazılı olması gerekir.

Örneğin e-fatura mükellefi olan küçük bir eczane, ecza tedarikçilerinden gelen faturaları ve kurumsal müşterilerine kestiği faturaları ayrı yönlerde izleyebilir. Her ay sonunda XML dosyaları indirilir, belge numaraları kontrol edilir ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Eczane yöneticisi klasör yapısını 2024, 2025 ve 2026 gibi yıllara ayırabilir. Her yılın altında gelen, giden, iptal veya red durumlarına ilişkin alt klasörler bulunabilir; ancak asıl arama işlemi mümkünse indeks üzerinden yürütülmelidir.

Aylık kontrol gününde önce gelen kutusunu, sonra giden kutusunu tarih aralığıyla filtreleyin. Dışa aktarılan faturaları indeksle eşleştirin ve yedeğe kopyalayın. Son olarak rastgele seçilen bir faturayı yedekten açarak işlemi tamamlayın.

PDF dosyası kasada veya muhasebe klasöründe hızlı görüntüleme sağlayabilir. Buna rağmen XML dosyası, sistem yanıtları ve gerekli ek kayıtlar ayrıca korunmalıdır. Sadece PDF tutmak, elektronik belgenin özgünlüğünü kanıtlamayı zorlaştırır.

Eczane sahibi personel değişikliğinde portal veya entegratör hesabını eski çalışanın kişisel e-postasına bırakmamalıdır. Yetkileri güncellemek, yedekleri kontrol etmek ve arşiv sorumlusunu yeniden tanımlamak küçük işletmeler için kritik adımlardır.

İşletmenin şahıs şirketi olması, e-fatura zorunluluğunun otomatik olarak başladığı veya hiç başlamadığı anlamına gelmez. Kapsamı ayrıca değerlendirin ve şahıs firmaları için e-fatura rehberini güncel GİB bilgileriyle birlikte inceleyin.

Ancak yoğun belge üreten işletmelerde yalnızca ay sonu indirmesiyle yetinmeyin. Kayıp riskine göre daha sık yedekleme planlayın. Otomatik aktarım kullanılıyorsa başarısız görev bildirimlerini de belirlenen sorumlunun takip etmesini sağlayın.

e-Fatura saklama süresinde en sık yapılan hatalar nelerdir?

e-Fatura saklama süresinde en sık yapılan hatalar, PDF’yi asıl belge sanmak, portal erişimini kalıcı arşiv kabul etmek ve iptal edilen kayıtları silmektir. Bu hatalar genellikle belge düzeninden değil, arşiv prosedürünün yazılı olmamasından kaynaklanır.

Yanlış: Faturanın PDF çıktısı kaydedildiğinde arşiv yükümlülüğü tamamlanır. Doğru: Özgün XML dosyası, gerekli yanıtlar ve faturayı açıklayan kayıtlar korunur; PDF yalnızca okunabilirliği destekler. XML dosyasını ayrıca indirin.

Yanlış: GİB Portal veya hizmet sağlayıcı ekranında görünen her belge süresiz olarak güvence altındadır. Doğru: Şirket kendi dışa aktarma, yedekleme ve erişim planını oluşturur; hizmet sözleşmesindeki koşulları ayrıca inceler.

Yanlış: Red veya iptal edilen fatura silinebilir. Doğru: Fatura, yanıt ve işlem geçmişi saklanır; belgenin mevcut durumu indeks üzerinde açıkça gösterilir. İlişkili yeni belge ayrıca belirtilir.

Bir başka hata, belgeleri yalnızca fatura numarasına göre adlandırmaktır. Aynı numara farklı belge türlerinde veya farklı şirket kayıtlarında karışabileceği için tarih, taraf ve belge yönü gibi alanlar da kullanılmalıdır.

Yedekleme, elektronik kayıtların ayrı bir ortamda geri yüklenebilir kopyalarını oluşturmak demektir. Aynı diskte başka klasöre kopyalama, disk arızasına karşı koruma sağlamaz. Örneğin bilgisayar kullanılamaz hale geldiğinde ikinci kopyaya bağımsız ulaşabilmeniz gerekir.

Tek bilgisayarda tutulan arşiv de yeterli değildir. Donanım arızası, fidye yazılımı, yanlış silme veya kullanıcı hesabının kapanması gibi risklere karşı ayrı yedek ve geri dönüş testi gerekir.

Bulut eşitlemesini de tek başına değiştirilemez yedek kabul etmeyin. Yanlış silinen dosya, eşitlenen diğer ortamlardan da kaybolabilir. Önce sürüm geçmişini kontrol edin, ardından deneme dosyasını geri getirerek kullanılan sistemin kurtarma işlevini doğrulayın.

e-Fatura arşivleme planı nasıl hazırlanır?

e-Fatura arşivleme planı, belge envanteri, saklama süresi, erişim yetkisi, yedekleme ve silme kontrolünü birlikte içermelidir. Planı hazırlarken vergi saklama süresiyle ticari saklama ihtiyacını ayrı sütunlarda göstermek daha sağlıklı olur.

1. İşletmedeki e-fatura, e-Arşiv fatura ve ilgili yanıt kayıtlarını belge türüne göre listeleyin.
2. Her belge türü için düzenleme yılını, vergi saklama başlangıcını ve olası ticari saklama ihtiyacını belirleyin.
3. Özgün XML, PDF görünümü, sistem yanıtları ve gerekli ekleri aynı indeks kaydında ilişkilendirin.
4. Gelen ve giden belgeler için yıl, ay, belge yönü ve durum bilgilerini içeren klasör yapısı oluşturun.
5. Arşivde kimlerin görüntüleme, dışa aktarma ve silme yetkisine sahip olduğunu yazılı olarak belirleyin.
6. Yedekleri farklı bir ortamda tutun ve belirli aralıklarla geri yükleme testi yapın.
7. GİB duyurularını, kullanılan yazılımı ve hizmet sözleşmesini yıllık olarak gözden geçirin.

Bu adımların her birinden sorumlu kişiyi ve kontrol tarihini tabloya ekleyin. Böylece arşiv görevi yalnızca muhasebe personelinin kişisel alışkanlığına bağlı kalmaz. Yedek sorumluyu da ayrıca belirleyin.

Örneğin entegratör değişikliği öncesinde planı eski bir aylık dönemle sınayın. Dosyaları indirin, belge sayısını karşılaştırın ve farklı ortamda görüntüleyin. Eksik yanıt veya açılamayan XML varsa tüm arşivin taşınmasını tamamlanmış kabul etmeyin.

Silme politikası oluştururken otomatik süre dolumunu doğrudan çalıştırmayın. Önce ilgili belgenin dava, inceleme, sözleşme veya ticari kayıt kapsamında daha uzun süre tutulup tutulmayacağını kontrol edin.

Planı uygulamaya almadan önce mali müşavirinizden belge türü bazında görüş alın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski yazılım ekranlarına veya geçmiş uygulama notlarına dayanarak işlem yapmayın.

Özet: 5 maddede e-fatura saklama süresi

e-Fatura saklama süresi, vergi belgeleri açısından genel olarak beş yıldır; hesaplama ilgili takvim yılını izleyen yılın başından itibaren yapılır. Ancak ticari defter ve belge düzeni, uyuşmazlıklar veya özel kurallar daha uzun saklamayı gerektirebilir.

Arşiv, yalnızca faturanın PDF görünümünden oluşmaz. Özgün XML, işlem yanıtları, gerekli raporlar ve belgeyle ilişkili kayıtlar birlikte korunmalı; dosyalar erişilebilir, okunabilir ve değişikliğe karşı korunmuş olmalıdır.

• Vergi amaçlı genel süre, faturanın ait olduğu yılı izleyen takvim yılının başından itibaren beş yıldır.
• Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki ticari saklama ihtiyacı, vergi süresinden farklı ve daha uzun olabilir.
• Özgün e-fatura XML dosyası, PDF çıktısından daha temel arşiv kaydıdır.
• İptal veya red edilen faturalar silinmez; işlem geçmişi ve yanıt kayıtlarıyla birlikte korunur.
• Güncel GİB duyurusu, mali müşavir görüşü ve şirketin ticari arşiv politikası birlikte değerlendirilir.

Arşiv planınızı belge türü, yıl, belge yönü ve işlem durumu üzerinden düzenleyin. Saklama süresi dolduğunda dahi otomatik silme yapmadan önce inceleme, dava ve ticari kayıt ihtimallerini kontrol edin.

Kontör kullanım süresi, yasal saklama süresiyle aynı kavram değildir. Örneğin paket süresi dolduğunda eski faturaların silineceğini varsaymayın. Yenileme veya hizmet değişikliği öncesinde önceki dönemleri dışa aktarın ve bağımsız erişimi test edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve kullanım süresi 12-18 aydır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Ücretsiz e-fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama bilgileri için ilgili hizmet sayfalarını inceleyebilirsiniz; arşiv erişim koşullarını sözleşmede ayrıca doğrulayın.