e-Fatura Şahıs Şirketi İçin Zorunlu mu? Şahıs Firması Rehberi

Şahıs şirketi e-Fatura kullanmak zorunda olabilir; zorunluluk şirket türünden değil, GİB’in ciro, sektör ve işlem koşullarından doğar. Bu nedenle şahıs firması kurmak, tek başına otomatik zorunluluk veya muafiyet oluşturmaz.

Bu rehber, yeni kurulan şahıs işletmelerinin e-Fatura kapsamını kontrol etmesine yardımcı olur. Ciro hesabı, faaliyet alanı, e-Arşiv ayrımı, başvuru yöntemi, geçiş tarihi ve günlük belge takibi birlikte açıklanır.

Şahıs şirketi e-Fatura için hangi durumda zorunludur?

Şahıs şirketi e-Fatura kullanmak zorundadır denebilmesi için, işletmenin GİB tarafından belirlenen kapsam şartlarından birini karşılaması gerekir. Şirketin gerçek kişi mükellef olması, bu değerlendirmede tek başına yeterli değildir.

Kapsam genellikle belirli faaliyet alanları, yıllık satış veya hasılat koşulları, işlem türleri ve özel düzenlemeler birlikte incelenerek belirlenir. Güncel eşik veya geçiş tarihi, ilgili yılın GİB duyurularından doğrulanmalıdır.

Bir şahıs işletmesi ciro bakımından kapsam dışında kalsa bile, yaptığı işin niteliği ayrıca incelenmelidir. E-ticaret, belirli mal grupları, özel sektörler veya işlem kanalları farklı yükümlülükler doğurabilir.

Yanlış: Şahıs şirketi olan herkes otomatik olarak e-Fatura kullanmak zorundadır. Doğru: Zorunluluk, gerçek kişi mükellefiyetine ek olarak güncel ciro, sektör ve işlem kriterleriyle belirlenir.

Zorunlu kapsamda olmayan işletme de isteğe bağlı olarak e-Fatura kullanmayı seçebilir. Ancak gönüllü geçiş kararı, teknik başvuru, belge düzeni ve kayıtlı alıcılarla çalışma kurallarının incelenmesini gerektirir.

e-Fatura uygulamasının temelini öğrenmek için e-Fatura Nedir? Kimler Kullanmak Zorunda, Nasıl Başlanır? yazısındaki genel tanımlara da bakabilirsiniz. Oradaki bilgiler, şahıs işletmesi özelindeki kontrolle birlikte değerlendirilmelidir.

Buna karşılık, e-Fatura zorunluluğu bulunmayan bir şahıs firması için e-Arşiv, perakende satış belgesi veya diğer e-belge kuralları yine uygulanabilir. Her belge türü için ayrı kapsam kontrolü yapılmalıdır.

Pratik uygulamada önce vergi levhası ve faaliyet kodu, sonra son dönem satış kayıtları incelenir. Ardından işlem kanalı ve alıcı profili kontrol edilir. Ciro şartı oluşmayan danışmanlık firması, e-ticaret faaliyeti eklediğinde değerlendirmesini yeniden yapmalıdır.

Şahıs firması e-Fatura zorunluluğu ciro ve sektöre göre nasıl belirlenir?

Şahıs firması e-Fatura zorunluluğu, yalnızca banka hesabındaki para hareketlerine bakılarak belirlenmez. Vergi kayıtlarındaki faaliyet, ilgili hesaplama dönemi, satış veya hasılat verileri ve sektör kuralları birlikte incelenir.

Ciro değerlendirmesinde hangi gelir kalemlerinin dikkate alınacağı, dönemin nasıl hesaplanacağı ve geçişin hangi tarihte başlayacağı düzenlemeye göre değişebilir. Bu nedenle sabit bir internet bilgisini doğrudan uygulamak risklidir.

Faaliyet alanı da ayrıca önem taşır. Aynı ciroya sahip iki şahıs firması, farklı sektörlerde çalıştıkları için farklı e-belge kapsamlarına girebilir veya farklı tarihlerde başvuru yapmak zorunda kalabilir.

Bu dört alanın yalnızca birini kontrol etmek yeterli değildir. Örneğin ciro sınırının altında kalan bir işletme, faaliyet alanına ilişkin özel düzenleme nedeniyle farklı bir e-belge uygulamasına tabi olabilir.

2026 yılı kapsamını incelerken e-Fatura Zorunluluğu 2026: Ciro Sınırı ve Sektörler başlıklı güncel açıklamayı okuyabilirsiniz. Kesin karar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Eski yılın ciro sınırını yeni döneme aynen taşımak güvenlidir. Doğru: Her dönem için yayımlanan güncel kapsamı, hesaplama yöntemini ve faaliyet şartlarını yeniden doğrulamak gerekir.

Örneğin internetten ürün satan bir şahıs firması, yıllık satış toplamını tek başına yeterli kabul etmemelidir. Mali müşavirle dönem kayıtlarını çıkarır, fiili faaliyetini NACE koduyla karşılaştırır ve satış kanalını ayrıca belgeler. Bu üçlüden biri değiştiğinde kapsam değerlendirmesi yeniden yapılır.

Şahıs şirketi e-Fatura kapsamına girdiğini nasıl kontrol eder?

Şahıs şirketi e-Fatura kapsamını kontrol etmek için önce vergi mükellefiyet bilgileri, faaliyet kodu, geçmiş dönem satışları ve işlem kanalı birlikte çıkarılmalıdır. Kontrol, yalnızca kullanılan muhasebe programındaki uyarıya bırakılmamalıdır.

İlk adımda vergi levhasındaki faaliyet kodu ile fiilen yapılan iş karşılaştırılır. Kod eskiyse veya işletme yeni bir ürün ya da satış kanalı eklediyse, mali müşavirden faaliyet bilgilerinin güncellenmesi istenmelidir.

İkinci adımda ilgili dönemin satış ve hasılat kayıtları incelenir. İade, iptal, farklı belge türleri ve dönemsel işlemler, hesaplamanın nasıl yapılacağını etkileyebileceği için kayıtlar toplu değerlendirilmelidir.

• Vergi kimlik numaranızın ve işletme unvanınızın güncel olduğunu doğrulayın.
• Vergi levhasındaki faaliyet kodunu fiili faaliyetinizle karşılaştırın.
• İlgili dönemin satış ve hasılat kayıtlarını mali müşavirinizle birlikte inceleyin.
• GİB’in güncel e-Belge duyurularında sektörünüzü ve geçiş koşullarını arayın.
• Alıcılarınızın e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını belge akışından önce kontrol edin.
• Zorunluluk tarihini, başvuru süresini ve aktivasyon gerekliliklerini yazılı olarak kaydedin.

Üçüncü adımda GİB’in e-Belge açıklamaları ve güncel kullanıcı listeleri kontrol edilir. Bu listeler, alıcının e-Fatura sistemindeki durumunu ve hangi teknik bilgilerin kullanılacağını anlamaya yardımcı olur.

Son adımda elde edilen bilgiler mali müşavire gönderilir. Emin olmadığınız yerde rakam veya tarih tahmini yapmayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontrolün sonucu yazılı bir dosyada saklanmalıdır. Dosyada kullanılan GİB duyurusunun tarihi, hesaplama dönemi, faaliyet kodu, mali müşavir görüşü ve karar gerekçesi bulunabilir. Böylece yeni ürün, ortaklık veya satış kanalı eklendiğinde önceki değerlendirme ile yeni durum kolayca karşılaştırılır.

Şahıs şirketi e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Şahıs şirketi e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki temel fark, belgenin alıcıya ve sistemdeki kayıt durumuna göre düzenlenmesidir. İki belge de elektronik ortamda oluşturulabilir, fakat gönderim akışları aynı değildir.

e-Fatura, GİB sisteminde kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak düzenlenen ve iletilen belge demektir. Alıcının kayıtlı kullanıcı olup olmadığı, fatura gönderilmeden önce kontrol edilmelidir.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sisteminde kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen ve arşivlenen fatura demektir. Alıcının statüsüne ve işlem koşullarına göre elektronik veya farklı teslim yöntemleri uygulanabilir.

Şahıs firması e-Fatura kullanıcısı olduğunda, e-Fatura kayıtlı müşterilerine yapılacak satışlarda uygun e-Fatura senaryosu kullanılır. Kayıtlı olmayan alıcılar için ayrıca e-Arşiv kuralları değerlendirilir.

Yanlış: e-Fatura kullanıcısı olduktan sonra tüm müşterilere aynı belge türü gönderilir. Doğru: Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlemin niteliği kontrol edilerek e-Fatura veya e-Arşiv akışı seçilir.

Bir işletmenin e-Fatura kullanıcısı olması, her satışın aynı kanaldan yürütüleceği anlamına gelmez. Perakende, internet satışı, ihracat veya özel işlem türleri için ayrıca güncel belge kuralları incelenmelidir.

Bu ayrımı uygulamaya aktarırken faturayı kesmeden önce alıcı vergi kimlik numarasını veya T.C. kimlik numarasını doğrulayın. Yanlış belge türü, sonradan düzeltme ve muhasebe uyumsuzluğu oluşturabilir.

Örneğin toptan satış yapan şahıs firması, sipariş sırasında alıcı vergi numarasını sorgular ve kayıtlı kullanıcıya e-Fatura düzenler. Son tüketiciye yapılan işlemde ise e-Arşiv seçeneğini ve varsa perakende kurallarını ayrıca inceler. Alıcının şirket adına alışveriş yapması, tek başına e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez.

Şahıs şirketi e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Şahıs şirketi e-Fatura başvurusu, önce kapsam kontrolü, sonra elektronik imza veya mali mühür hazırlığı ve teknik başvuru adımlarıyla yapılır. Başvuru kanalı, işletmenin belge hacmine ve entegrasyon ihtiyacına göre seçilir.

Başvuru öncesinde işletme unvanı, vergi bilgileri, iletişim adresleri ve yetkili kullanıcı bilgileri güncel tutulmalıdır. Eksik veya farklı bilgiler, aktivasyon ve alıcı tanımlama aşamasında ek işlem gerektirebilir.

1. Önce şahıs firmasının zorunlu kapsamda olup olmadığını güncel GİB bilgileriyle doğrulayın.
2. Gerçek kişi mükellef için kabul edilen elektronik imza veya mali mühür yöntemini hazırlayın.
3. GİB başvuru kanalını ya da yetkili özel entegratör seçeneğini belge hacminize göre belirleyin.
4. Başvuru formunda vergi, unvan, adres ve yetkili kullanıcı bilgilerini eksiksiz girin.
5. Aktivasyon sonrasında kullanıcı hesabını, gönderici birimini ve belge senaryolarını tanımlayın.
6. Gerçek belge düzenlemeden önce test, taslak ve alıcı doğrulama adımlarını tamamlayın.

Başvuru ekranları ve istenen elektronik araçlar zaman içinde değişebilir. Ayrıntılı işlem sırası için e-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? GİB Başvuru Rehberi yazısını inceleyin.

Başvurunun tamamlanması, geçmişte düzenlenen kâğıt faturaları geriye dönük olarak elektronik belgeye çevirmez. Aktivasyon tarihinden sonraki belge düzeni, geçiş tarihi ve ilgili mevzuatla birlikte yönetilmelidir.

Başvuru sırasında seçilen yöntem, daha sonra değiştirilebilir olsa da veri ve kullanıcı aktarımı plan gerektirir. Bu nedenle karar vermeden önce muhasebecinizle günlük fatura sayısını ve mevcut yazılımları değerlendirin.

Başvuru tamamlandıktan sonra ilk gün içinde en az bir taslak belgeyle alıcı, vergi satırı ve senaryo kontrolü yapılabilir. Testte hata alınırsa belgeyi gerçek satış gibi göndermek yerine hata kodu kaydedilir ve destek kanalına iletilir. Aktivasyon kaydı ile ilk gerçek belge tarihi ayrı tutulmalıdır.

Şahıs firması için GİB Portal mı özel entegratör mü?

Şahıs firması için GİB Portal, düşük belge hacmi ve manuel işlem ihtiyacı olan işletmelerde yeterli olabilir. Özel entegratör ise muhasebe, satış, stok veya e-ticaret yazılımlarıyla bağlantı isteyen firmalarda değerlendirilebilir.

GİB Portal kullanımında kullanıcı, faturayı web ekranında oluşturur, alıcı bilgilerini girer ve belge durumunu takip eder. Günlük belge sayısı azsa bu yöntem temel işlemler için pratik bir çalışma düzeni sağlayabilir.

Özel entegratör yönteminde fatura verileri farklı yazılımlardan aktarılabilir. Otomatik numara takibi, toplu gönderim, kullanıcı yetkileri ve raporlama gibi ihtiyaçlar, hizmetin teknik kapsamına göre değişir.

Seçim yaparken yalnızca aylık ücret veya kontör fiyatına bakmayın. Veri aktarımı, destek kanalı, arşiv erişimi, hata bildirimleri, kullanıcı sayısı ve muhasebe programıyla uyumluluk da yazılı olarak sorulmalıdır.

Uzman notu: Portal seçimi, e-Fatura zorunluluğunu ortadan kaldırmaz; yalnızca belgenin hangi teknik kanaldan düzenleneceğini ve gönderileceğini belirler.

GİB Portal, satış noktası veya stok sistemiyle otomatik bağlantı gerektirmeyen işletmelerde daha sade bir yapı sunar. Ancak her faturayı elle girmek, yoğun dönemlerde alıcı ve vergi bilgisi hatası riskini artırabilir.

Seçimden önce bir haftalık belge akışı denemesi yapılabilir. İşletme, manuel girişte harcanan süreyi, hatalı alıcı kartı sayısını ve rapor ihtiyacını kaydeder. Belge sayısı az olsa bile farklı kullanıcıların işlem yapması gerekiyorsa yetkilendirme ve erişim kayıtları ayrıca değerlendirilir.

Entegrasyon kararını vermeden önce e-Fatura hizmet kapsamındaki kullanıcı, gönderim, arşiv ve entegrasyon özelliklerini karşılaştırın. Teknik şartları güncel mevzuat ve mali müşavir görüşüyle birlikte değerlendirin.

Şahıs şirketi e-Fatura kullanmadan önce hangi bilgiler hazırlanır?

Şahıs şirketi e-Fatura kullanmadan önce işletmenin kimlik bilgileri, alıcı kayıtları, ürün veya hizmet listesi ve muhasebe bağlantısı hazırlanmalıdır. Hazırlık tamamlanmadan aktivasyon yapmak, ilk faturaların hatalı düzenlenmesine yol açabilir.

İşletme kartında vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, ticari unvan, adres, telefon ve e-posta bilgileri bulunmalıdır. Bu bilgiler vergi kayıtlarıyla aynı olmalı ve değişiklikler zamanında güncellenmelidir.

• Ürün veya hizmet adlarını, açıklamalarını, birimlerini ve kullanılacak stok kodlarını belirleyin.
• Vergi oranı, istisna, tevkifat veya özel hesaplama gerektiren kalemleri mali müşavirinizle doğrulayın.
• Alıcıların vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, unvan ve adreslerini kontrol edin.
• Fatura seri yapısını, kullanıcı yetkilerini ve belge arşivleme sorumlularını önceden belirleyin.
• Muhasebe veya satış yazılımından aktarılacak alanların e-Fatura formatıyla uyumunu test edin.

Alıcı kartında yalnızca şirket adını yazmak yeterli değildir. Vergi kimlik bilgisi, adres ve uygun alıcı birimi kontrol edilmezse fatura yanlış kullanıcıya veya hatalı bilgilerle gidebilir.

Hizmet işletmelerinde stok kodu bulunmayabilir, fakat hizmet açıklaması, miktar, birim ve vergilendirme bilgisi yine açık yazılmalıdır. Ürün satan firmalar ayrıca stok ve fiyat listesini düzenli güncellemelidir.

Hazırlık aşamasında özel durumları ayrı işaretleyin. İade, avans, tevkifat, istisna veya ihracat gibi işlemler, standart satış faturasıyla aynı alan ve senaryoyu kullanmayabilir.

Şahıs şirketi e-Fatura düzenlerken hangi bilgiler zorunludur?

Şahıs şirketi e-Fatura düzenlerken belge tarihi ve numarası, düzenleyen bilgileri, alıcı bilgileri, mal veya hizmet açıklaması, tutarlar ve vergi ayrıntıları doğru girilmelidir.

Faturada düzenleyen şahıs işletmesinin unvanı, vergi bilgisi ve adresi; alıcının ise uygun kimlik bilgisi, unvanı ve adresi yer almalıdır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa doğru gönderici birimi seçilmelidir.

Mal veya hizmet satırlarında açıklama, miktar, birim fiyat, indirim, vergi matrahı ve uygulanıyorsa KDV bilgisi bulunur. İstisna veya tevkifat gibi özel durumlar, ilgili kod ve açıklamalarla gösterilmelidir.

Fatura senaryosu da işlem akışını etkiler. Temel veya ticari senaryo seçimi, alıcının yanıt verebilmesi, itiraz süreci ve belge durumunun nasıl takip edileceği bakımından farklı sonuçlar doğurabilir.

Yanlış: Alıcının unvanını yazmak, vergi kimlik bilgisini doğrulamadan fatura göndermek için yeterlidir. Doğru: Alıcı kimliği, kayıt durumu ve gönderici birimi fatura oluşturulmadan önce birlikte kontrol edilmelidir.

Fatura oluşturulduktan sonra yalnızca ekrandaki toplam tutarı kontrol etmek yeterli değildir. Satır açıklaması, vergi kodu, teslimat bilgisi, ödeme koşulu ve seçilen senaryo da muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Belge gönderildikten sonra durumunun başarılı, kabul edilmiş, reddedilmiş veya hata vermiş olması ayrıca takip edilir. Teknik olarak gönderilmiş görünen bir belgenin muhasebe ve tahsilat süreci tamamlanmış sayılmaz.

Örneğin danışmanlık hizmetinde miktar ve birim alanı boş bırakılmamalı, hizmet dönemi açıklamada gösterilmelidir. Ürün satışında ise farklı KDV veya istisna durumu bulunan satırlar tek kalemde birleştirilmemelidir. Böylece fatura ile sözleşme ve muhasebe kaydı karşılaştırılabilir.

Şahıs şirketi e-Fatura geçiş tarihini kaçırırsa ne yapmalıdır?

Şahıs şirketi e-Fatura geçiş tarihini kaçırdığını düşünüyorsa önce kapsamı ve geçiş tarihini yazılı olarak doğrulamalı, ardından mali müşaviriyle acil bir düzeltme planı oluşturmalıdır.

İlk olarak işletmenin hangi düzenleme nedeniyle kapsama girdiği belirlenir. Ciro, sektör, işlem türü veya gönüllü başvuru farklı sonuçlar doğurabileceği için tek bir gecikme prosedürü bütün firmalara uygulanamaz.

Geçiş tarihi kesinleşmeden geriye dönük belge tarihi yazmak veya kâğıt faturayı sonradan e-Fatura gibi göstermek doğru değildir. Belge tarihi, düzenleme zamanı ve kullanılan belge türü gerçek işlemle uyumlu olmalıdır.

Gecikme halinde vergi, belge düzeni ve usul bakımından sonuçlar doğabilir. Mevzuat kaynaklı tutarlar yıllık güncellendiği için sabit ceza rakamı paylaşmak yerine, güncel GİB açıklaması ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Başvuru yapılmış fakat aktivasyon tamamlanmamışsa, başvuru numarası, elektronik imza durumu ve teknik hata kayıtları saklanmalıdır. Entegratör veya portal desteğiyle işlem tarihleri yazılı biçimde belgelenmelidir.

İşletme henüz zorunlu kapsamda değilse, gönüllü başvuruda aynı türden bir geçiş tarihi bulunmayabilir. Buna rağmen aktivasyon sonrası e-belge düzeni, kullanıcı takibi ve alıcıya uygun belge gönderme yükümlülükleri devam eder.

Emin olmadığınız durumda yeni fatura kesmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle geçiş tarihi, belge türü ve gecikmenin muhasebe kaydı üzerindeki etkisini yazılı olarak netleştirin.

Örneğin zorunluluk tarihi pazartesi ise, cuma günü başvuru yapmak tek başına yeterli olmayabilir; aktivasyonun tamamlanma zamanı ayrıca doğrulanır. Buna karşılık gönüllü geçiş yapan ve henüz belge düzenlemeyen işletme için aynı gecikme değerlendirmesi uygulanmayabilir. Her iki durumda da yazılı kayıt tutulmalıdır.

Şahıs şirketi e-Fatura gelen ve giden belgeleri nasıl yönetir?

Şahıs şirketi e-Fatura belgelerini yönetirken gönderim durumu, alıcı bilgisi, muhasebe kaydı, ödeme durumu ve arşiv erişimi birlikte izlenmelidir. Sadece faturayı oluşturmak, belge yönetiminin tamamlandığı anlamına gelmez.

Giden faturada önce alıcı kimliği ve senaryo kontrol edilir. Gönderim sonrasında teknik durum, kabul veya ret bilgisi ve gerekiyorsa düzeltme süreci takip edilir; ekranda hata görünüyorsa kayıt saklanır.

Gelen fatura, işletmenin sistemine ulaştığında doğrudan ödeme emri veya muhasebe kaydı kabul edilmemelidir. Mal veya hizmet alımı, tutar, vergi bilgisi ve sipariş kaydı yetkili kişi tarafından karşılaştırılmalıdır.

İade, iptal, itiraz ve düzeltme işlemleri birbirinin yerine kullanılmaz. Hangi yöntemin uygulanacağı, faturanın senaryosuna, işlem tarihine ve güncel e-belge kurallarına göre mali müşavirle belirlenmelidir.

Kontörle çalışan platformlarda gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca gönderilen fatura sayısını değil, gelen faturaları, iptal veya tekrar gönderim ihtimalini de aylık planlamaya dahil edin.

Arşivde fatura PDF görünümünü, elektronik belge verisini, gönderim durumunu ve ilgili sipariş veya teslim kayıtlarını birlikte saklamak yararlıdır. Hizmet sağlayıcının saklama kapsamı, erişim süresi ve dışa aktarma koşulları ayrıca okunmalıdır.

Her ay sonunda gönderilen ve alınan belge listesi muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Eksik belge, yinelenen kayıt, hatalı vergi kodu veya kapanmamış ret durumu varsa mali müşavir bilgilendirilmelidir.

Basit bir aylık kontrol tablosunda belge numarası, alıcı veya satıcı, tutar, vergi kodu, durum, muhasebe fişi ve ödeme tarihi sütunları bulunabilir. Giden belgede ret varsa, gelen belgede ise eksik sipariş kaydı bulunuyorsa satır kapatılmadan önce sorumlu kişiye atanır.

Şahıs şirketi e-Fatura için küçük işletme örneği nasıl uygulanır?

Şahıs şirketi e-Fatura uygulamasını küçük işletmede anlamanın yolu, gerçek bir satış akışını adım adım incelemektir. Örneğin Ayşe Hanım, tek kişi işlettiği eczanesinde hem tedarikçi hem tüketici faturalarını takip eder.

Ayşe Hanım önce eczanesinin faaliyet alanını, güncel ciro durumunu ve sektörle ilgili özel e-belge koşullarını mali müşaviriyle kontrol eder. Eczane sahibi olmak, tek başına otomatik e-Fatura sonucu doğuruyor kabul edilmemelidir.

e-Fatura kullanıcısı olan bir tedarikçiden mal alındığında, gelen belgenin vergi bilgileri ve ürün satırları sipariş kayıtlarıyla karşılaştırılır. Belge sisteme ulaştı diye ürün miktarı veya tutar doğrulanmış sayılmaz.

Fatura düzenlenmesi gereken ve alıcısı e-Fatura kullanıcısı olmayan işlemlerde, uygulanabilir e-Arşiv senaryosu ayrıca değerlendirilir. Tüketiciye yapılan her işlem için aynı belge türünün otomatik seçileceği varsayılmamalıdır.

Ayşe Hanım gün sonunda gelen ve giden belgeleri kasa, stok ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırır. İade veya fiyat farkı varsa, işlemi normal satış faturasıyla kapatmak yerine uygun düzeltme yöntemini sorar.

Belge hacmi düşük ve satış yazılımı bulunmayan bir işletme, portal üzerinden manuel çalışma seçeneğini değerlendirebilir. Ancak yoğun sipariş, stok entegrasyonu veya birden fazla kullanıcı varsa teknik bağlantı ihtiyacı artabilir.

Ayşe Hanımın tedarikçileri farklı kanallar kullanıyorsa, her kanalın kullanıcı sorgulama ve belge kabul adımı ayrı kaydedilir. Gün sonunda yalnız toplam tutarı değil, belge adedini ve bekleyen durumları da kontrol eder. Bu yöntem, küçük işletmede unutulan faturaları erken fark ettirir.

Bu örnekte doğru karar, eczane etiketine göre değil; faaliyet, ciro, işlem ve alıcı kayıtlarının tamamına göre verilir. Aynı kontrol, küçük bir market, kafe veya danışmanlık şahıs işletmesi için de uygulanır.

Özet: 5 maddede şahıs şirketi e-Fatura rehberi

Şahıs şirketi e-Fatura kararı, şirket türü tek başına incelenerek verilemez. Doğru sonuç için aşağıdaki beş kontrol, güncel GİB düzenlemeleri ve mali müşavir görüşüyle birlikte uygulanmalıdır.

• 1. Şirket türünü tek ölçüt kabul etmeyin. Gerçek kişi mükellefiyetine ek olarak ciro, faaliyet alanı, işlem türü ve özel sektör koşullarını birlikte inceleyin.
• 2. Güncel kapsamı doğrulayın. Eşik, hesaplama dönemi ve geçiş tarihi değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi mutlaka kontrol edin.
• 3. e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını yapın. Alıcının sistemde kayıtlı olup olmadığını ve işlemin niteliğini kontrol etmeden belge türü seçmeyin.
• 4. Başvuru ve verileri hazırlayın. Elektronik imza veya mali mühür, vergi bilgileri, alıcı kartları, ürün ve hizmet satırları aktivasyondan önce düzenlenmelidir.
• 5. Belge sonrasını izleyin. Gelen ve giden faturaların durumunu, muhasebe kaydını, ödeme sürecini, arşivini ve olası düzeltmeleri düzenli takip edin.

Bir faturanın elektronik ortamda gönderilmesi, işlemin bütün muhasebe kontrollerinin tamamlandığını göstermez. Belge durumu, vergi kodu, alıcı bilgisi, ödeme ve arşiv kayıtları ayrı ayrı izlenmelidir.

Kontör modeli seçiyorsanız, gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü aylık planlamaya katın. efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneğiyle sunulur.

Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini satın alma öncesinde kontrol edin; güncel hizmet kapsamını ve mali müşavirinizin önerisini birlikte değerlendirin.