e-Fatura Mükellefi Bireysel Müşteriye Nasıl Fatura Keser?

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye nasıl fatura keser? e-Fatura mükellefi, müşterinin GİB kayıt durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura keser. Müşteri e-Fatura kayıtlı değilse e-Arşiv, kayıtlıysa e-Fatura düzenlenir.

Bu rehber; şahıs işletmesi, serbest çalışan, tüketici veya son kullanıcıya satış yapan işletmelere yardımcı olur. Belge türünü, müşteri bilgilerini, portal adımlarını ve hatalı fatura sonrası izlenecek yolu açıklar.

Müşterinin bireysel olması tek başına e-Arşiv Fatura düzenleneceği anlamına gelmez. Gerçek kişi müşterinin e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı, belge türünü belirleyen temel kontroldür.

İşleme başlamadan önce GİB alıcı sorgulaması yapın, kimlik bilgilerini müşteriden doğrulayın ve uygulamanızdaki zorunlu alanları kontrol edin. Emin olmadığınız özel durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye hangi belgeyi keser?

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye, alıcının e-Fatura kayıt durumuna göre belge düzenler. GİB alıcı listesinde kayıtlı gerçek kişiye e-Fatura, kayıtlı olmayan tüketiciye e-Arşiv Fatura gönderilir.

Bireysel müşteri üç farklı durumda karşınıza çıkabilir. Tüketici olarak alışveriş yapan kişi e-Fatura kullanmıyor olabilir. Şahıs işletmesi sahibi gerçek kişi e-Fatura kullanıyor olabilir. Yabancı kişi ise farklı kimlik ve vergi kurallarına tabi olabilir.

Bu nedenle satış ekranında yalnızca müşteri türü olarak bireysel seçeneğini işaretlemek yeterli değildir. T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik bilgisiyle alıcının elektronik belge durumunu kontrol etmek gerekir.

Yanlış: Her bireysel müşteriye e-Fatura kesilir. Doğru: Önce GİB kayıt sorgusu yapılır; kayıt varsa e-Fatura, kayıt yoksa uygun e-Arşiv Fatura senaryosu seçilir.

Gerçek kişi bir şahıs işletmesi işletiyorsa fatura bilgileri, işletmenin kayıtlı kimliğiyle eşleşmelidir. Müşterinin kişisel adı ile işletme unvanı farklıysa, sistemde görünen resmi bilgiler esas alınmalıdır.

Son kullanıcıya satışta e-Arşiv Fatura düzenlemek yaygın uygulamadır. Ancak perakende satış fişi, özel işlem, ihracat veya istisna gibi farklı belge kuralları varsa işlem ayrıca değerlendirilmelidir.

Belge türünden emin olamıyorsanız müşterinin beyanına dayanarak işlem yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek, işlem tarihindeki geçerli yöntemi uygulayın.

Bireysel müşterinin e-Fatura mükellefi olduğu nasıl kontrol edilir?

Bireysel müşterinin e-Fatura mükellefi olup olmadığı, GİB alıcı kayıt sorgusu veya kullandığınız entegrasyonun alıcı doğrulama ekranından kontrol edilir. Müşterinin sözlü beyanı tek başına yeterli değildir.

Sorguda gerçek kişinin T.C. kimlik numarası veya işletme için kullanılan vergi kimlik bilgisi esas alınır. Bilgi yanlış girilirse sistem farklı bir kişiyi gösterebilir veya alıcı bulunamadı uyarısı verebilir.

Portal ve özel entegrasyon ekranlarında menü adları değişebilir. Genellikle yeni fatura ekranındaki alıcı alanından sorgulama yapılır. Sonuçta alıcının unvanı, adı veya elektronik posta bilgileri kontrol edilebilir.

Alıcı kaydı bulunuyorsa sistemin getirdiği resmi bilgileri manuel yazılan bilgilerle karşılaştırın. Ünvan, ad-soyad, kimlik numarası ve adres arasında belirgin uyumsuzluk varsa faturayı göndermeden önce müşteriden teyit alın.

Kontrolü satıştan çok önce yapmak yerine belgeyi oluşturmadan hemen önce yenilemek daha güvenlidir. Çünkü işletmenin e-Fatura kaydı, kapanışı veya teknik statüsü zaman içinde değişebilir.

Uzman notu: Müşteri e-Fatura kullandığını söylese bile alıcı sorgusunu atlamayın; yanlış belge türü, sonradan düzeltme ve muhasebe eşleştirme sorunu doğurabilir.

Yanlış: Müşterinin e-Fatura adresini internetten bulup doğrudan yazmak. Doğru: GİB sorgusundan dönen alıcı bilgilerini kullanmak ve gönderimden önce numaraları yeniden kontrol etmektir.

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye e-Arşiv Fatura nasıl keser?

e-Fatura mükellefi, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bireysel müşteriye e-Arşiv Fatura düzenler. Bunun için portalda belge türü olarak e-Arşiv seçilir ve alıcının mevzuata uygun kimlik bilgileri girilir.

İlk adım, satışın fatura düzenlemeyi gerektiren niteliğini ve müşterinin bilgilerini belirlemektir. Ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim, fiyat, indirim, vergi ve toplam tutar hazırlanır.

1. Alıcının adını, soyadını, adresini ve gerekli kimlik bilgilerini müşteriden doğrulayın.
2. GİB veya uygulamanız üzerinden alıcının e-Fatura kayıt durumunu sorgulayın.
3. Alıcı kayıtlı değilse belge türünü e-Arşiv Fatura olarak seçin.
4. Mal veya hizmet satırlarını, vergi bilgilerini ve ödeme ayrıntılarını eksiksiz doldurun.
5. Toplamları, tarihleri ve alıcı bilgilerini gönderimden önce karşılaştırın.
6. Belgeyi uygulamanın e-Arşiv gönderim ve raporlama adımlarından tamamlayın.

e-Arşiv Fatura müşteriye elektronik ortamda iletilebilir veya mevzuatın izin verdiği teslim yöntemi kullanılabilir. Teslim biçimi, müşteri talebi ve işlem türüne göre değişebileceği için uygulama kılavuzu incelenmelidir.

Belge oluşturulduktan sonra taslak olarak kalıp kalmadığını kontrol edin. Taslak fatura, müşteriye gönderilmiş veya muhasebe kaydına alınmış nihai belgeyle aynı anlama gelmez.

Portalın zorunlu alan kabul etmediği bir bilgiyi tahmin ederek doldurmayın. Müşteri T.C. kimlik numarasını paylaşmıyorsa, güncel teknik kılavuzdaki ve mali müşavirinizin belirttiği yasal yöntemi uygulayın.

Belge numarası, tarih ve toplam tutar doğruysa e-Arşiv gönderimini tamamlayın. Gönderim sonrasında belge durumunu takip edin ve müşterinin faturaya erişebildiğini işlem kayıtlarınızla doğrulayın.

Bireysel müşterinin T.C. kimlik numarası faturada nasıl kullanılır?

T.C. kimlik numarası, gerçek kişi müşterinin kimliğini belirleyen bilgidir. Faturada kullanımı, müşterinin e-Fatura durumu, işlem türü ve uygulamadaki güncel zorunlu alanlara göre yapılmalıdır.

Tüketici olan gerçek kişiyle şahıs işletmesi sahibi gerçek kişiyi ayırın. Tüketicide kişisel ad-soyad ve adres bilgileri öne çıkar. Şahıs işletmesinde ise kayıtlı işletme bilgileri ve ilgili vergi kimliği esas alınır.

Müşteriden alınan T.C. kimlik numarasını faturaya aktarmadan önce bir kez sesli veya yazılı teyit edin. Tek haneli hata bile alıcı sorgusunun başarısız olmasına ve yanlış kişiye belge düzenlenmesine yol açabilir.

Uygulama TCKN, VKN veya alıcı kimliği alanlarından birini zorunlu tutabilir. Bu alanların adları yazılım sürümüne göre değişir. Hangi bilginin hangi alana yazılacağı, ekran yardımında ve güncel GİB kılavuzunda açıklanır.

Müşteri kimlik numarasını vermediğinde rastgele, başkasına ait veya tahmini bir numara yazmayın. Belgenin alıcı alanını boş bırakmanın mümkün olup olmadığını ve geçerli alternatif yöntemi mali müşavirinizle değerlendirin.

Mahalle eczanesi işleten Ayşe Hanım, e-Fatura mükellefidir. Tüketici fatura istediğinde önce alıcının e-Fatura kaydını sorgular. Kayıt yoksa müşterinin doğrulanmış bilgileriyle e-Arşiv Fatura düzenler.

Ayşe Hanım müşteriyi şahıs işletmesi sahibi olarak görürse, kişisel adresi yerine kayıtlı işletme bilgilerinin kullanılabileceğini kontrol eder. Bu ayrım, faturanın muhasebe kayıtlarıyla eşleşmesini kolaylaştırır.

Kişisel verileri yalnızca fatura ve yasal saklama amacıyla kullanın. Yetkisiz kişilere göndermeyin, ekran görüntülerini paylaşmayın ve saklama süreçlerinizi işletmenizin veri güvenliği prosedürleriyle uyumlu yürütün.

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen faturadır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kayıtlı olmayan alıcılara veya ilgili mevzuatın belirlediği diğer alıcı gruplarına düzenlenen elektronik faturadır.

Belirleyici fark, satıcının e-Fatura mükellefi olması değil, alıcının elektronik fatura sistemindeki durumudur. Satıcı e-Fatura kullanıcısı olsa bile her satışta otomatik olarak e-Fatura düzenlemez.

Tablodaki genel ayrım, standart yurtiçi satışlar için başlangıç noktasıdır. İhracat, istisna, tevkifat, özel tüketim veya perakende belge kuralları farklı sonuç doğurabilir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura aynı şey değildir; yalnızca ikisi de elektronik ortamda düzenlenebilir. Belge türü, alıcının sistemdeki adresine ve işlem niteliğine göre seçilmelidir.

Farklılıkları uygulama akışında görmek için e-Fatura uygulamasının belge akışını ve kullandığınız portalın güncel yardım ekranlarını birlikte inceleyin.

Portalda bireysel müşteriye fatura kesme adımları nelerdir?

Portalda bireysel müşteriye fatura kesmek için önce alıcı bilgileri sorgulanır, sonra doğru belge türü seçilir ve fatura satırları doldurulur. Son aşamada kontrol yapılarak belge gönderilir.

Portalın adı ve menü yerleşimi değişse de işlem mantığı benzerdir. Giriş yaptıktan sonra satış faturası oluşturma ekranına geçin. Yeni belge açmadan önce müşteri ve satış bilgilerinin hazır olması zaman kazandırır.

• Alıcının ad-soyad veya işletme unvanı doğru yazılmıştır.
• Alıcının TCKN, VKN ve adres bilgileri doğrulanmıştır.
• GİB sorgusunda e-Fatura veya e-Arşiv sonucu kontrol edilmiştir.
• Ürün, miktar, birim fiyat, indirim ve vergi satırları karşılaştırılmıştır.
• Belge tarihi, numarası, toplamı ve gönderim durumu incelenmiştir.

Örneğin küçük bir kafe sahibi, şirket adına kahve ekipmanı sattığında alıcının VKN bilgisiyle sorgu yapar. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura seçer.

Kafe sahibi aynı müşteriye daha önce fatura kesmiş olsa bile eski belgeyi otomatik kopyalamamalıdır. Adres, vergi durumu, ürün fiyatı ve alıcı kayıt statüsü yeniden kontrol edilmelidir.

Entegrasyon kullanan işletmelerde sipariş sistemi ile e-belge ekranı arasında veri aktarımı bulunabilir. Aktarım otomatik olsa bile alıcı ve toplam kontrollerini tamamen yazılıma bırakmak yerine örneklem kontrolü yapın.

Gönderimden sonra belgeyi taslak, gönderildi, kabul edildi veya reddedildi gibi durumlarıyla izleyin. Durum adları uygulamaya göre değişebileceğinden, ekrandaki açıklamayı ve hata kodunu okuyun.

Bireysel müşteriye kesilen faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

Bireysel müşteriye kesilen faturada satıcı, alıcı, belge, mal veya hizmet, vergi ve toplam tutar bilgileri bulunmalıdır. Zorunlu alanlar, belge türüne ve işlem niteliğine göre uygulamada gösterilir.

Satıcı bölümünde işletmenin unvanı veya adı, adresi, vergi kimlik bilgisi ve iletişim bilgileri yer alır. Bu bilgiler şirket profilinden otomatik gelebilir, ancak profil değişiklikleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Alıcı bölümünde gerçek kişinin adı, soyadı ve adresi yazılır. Alıcı bir şahıs işletmesiyse kayıtlı işletme unvanı, vergi kimliği ve adresi sorgu sonucuyla uyumlu olmalıdır.

Belge tarihi ve belge numarası, satış kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Aynı satış için ikinci belge oluşturulması, mükerrer kayıt ve toplamların yanlış raporlanması gibi sorunlara neden olabilir.

Mal veya hizmet satırında açıklama, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, indirim ve satır tutarı açıkça gösterilir. Genel ifadeler yerine müşterinin aldığı ürün veya hizmeti tanımlayan ifadeler kullanın.

Vergi bölümünde uygulanacak vergi türü, oranı, matrahı ve tutarı doğru seçilmelidir. İstisna veya tevkifat bulunan işlemlerde yalnızca oranı değiştirmek yeterli olmayabilir; ilgili kod ve açıklama da gerekebilir.

Ödeme, teslimat, sipariş veya irsaliye bilgileri işlem için anlamlıysa ilgili alanlara eklenir. Her satışta bulunmayan alanları zorla doldurmak yerine uygulamanın yönlendirmesini izleyin.

Faturayı göndermeden önce alıcı bilgilerini müşteriye göstererek teyit alın. Özellikle bireysel müşterinin adresi ve kimlik bilgilerindeki küçük hatalar, sonradan düzeltme ihtiyacını artırır.

Bireysel müşteriye faturada KDV ve toplam tutar nasıl kontrol edilir?

Bireysel müşteriye kesilen faturada KDV ve toplam tutar, her satırdaki miktar, fiyat, indirim ve uygulanabilir vergi kuralı üzerinden kontrol edilir. Oran veya istisna işlemin niteliğine göre belirlenir.

Önce satış satırının vergi hariç tutarını hesaplayın. Miktar ile birim fiyatı çarpın, varsa indirimi düşürün ve ortaya çıkan matrahı faturadaki satır tutarıyla karşılaştırın.

Sonra ilgili mal veya hizmet için uygulanması gereken vergi türünü seçin. İstisna, tevkifat veya özel matrah bulunan işlemlerde standart vergi satırı kullanmayın; doğru kodu ve açıklamayı kontrol edin.

Toplam kontrolünde satır tutarları, indirim toplamı, vergi toplamı ve ödenecek tutar birlikte incelenir. Ekranın otomatik hesaplama yapması, hatalı ürün birimi veya yanlış miktar girişini düzeltmez.

Kuruş farkları, çok satırlı ürünlerde veya indirimli satışlarda ortaya çıkabilir. Yuvarlama yöntemini değiştirmeden önce e-fatura kuruş farkı kontrol rehberine bakın.

Yanlış: Toplam tutarı müşterinin söylediği rakama ulaşacak şekilde elle değiştirmek. Doğru: Miktar, birim fiyat, indirim ve vergi alanlarını düzelterek sistemin yasal hesaplamayı yeniden yapmasını sağlamaktır.

Faturada görünen tutar ile tahsilat tutarı farklıysa, farkın indirim, avans, komisyon veya başka bir işlemden kaynaklanıp kaynaklanmadığını belgeleyin. Açıklamasız fark bırakmayın.

Vergi uygulamasından emin olmadığınızda oranı tahmin etmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işlem türüne uygun vergi kodunu kullanın.

e-Fatura veya e-Arşiv gönderimi başarısız olursa ne yapılır?

Gönderim başarısız olduğunda önce belge durumunu ve hata açıklamasını kontrol edin. Taslak, bekliyor, gönderildi, kabul edildi veya reddedildi durumları aynı sonucu ifade etmez.

Taslak durumundaki belge henüz tamamlanmamış olabilir. Gönderildi görünen belge için alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve sistemin kabul yanıtını izleyin. Kabul edildi bilgisi oluşmadan işlemi kapanmış saymayın.

Reddedilen e-Fatura için red nedenini okuyun. VKN veya TCKN hatası, alıcı adresi, belge senaryosu, toplam tutar, vergi kodu veya teknik doğrulama sorunu farklı çözüm gerektirir.

Alıcı bilgilerinde hata varsa yeni belge düzenlemeden önce yanlış belgenin durumunu netleştirin. Aynı satış için üst üste belge göndermek, mükerrer fatura riskini yükseltir.

e-Arşiv gönderiminde portalın oluşturduğu rapor veya durum ekranını saklayın. Belgenin PDF görünümünü tek başına yeterli kayıt kabul etmeyin; elektronik belgenin sistemdeki durumunu da takip edin.

Kontör kullanan hizmetlerde maliyet hesabı yaparken belge yönünü ayrıca kontrol edin. efaturakontor.com kullanımında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Kontör veya erişim sorununun belge görünürlüğüne etkisini kontör bittiğinde gelen faturaları görme rehberinde inceleyebilirsiniz.

Teknik hata sürerse hata kodunu, belge numarasını, işlem tarihini ve ekran görüntüsünü kaydedin. Destek kaydında bu bilgiler bulunursa sorun daha kolay incelenir.

İade, iptal ve düzeltme gereken faturada hangi yol izlenir?

İade, iptal ve düzeltme aynı işlem değildir; fatura durumuna ve satışın gerçek niteliğine göre farklı yol izlenir. Önce belgenin gönderim ve kabul durumunu belirleyin.

Henüz taslak olan belge genellikle gönderilmeden düzenlenebilir. Ancak gönderilmiş veya kabul edilmiş belgeyi ekrandan silmek, ticari kaydı kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Malın geri gelmesi gerçek bir iade işlemiyse, tarafların muhasebe kayıtları ve uygulanabilir iade belgesi yöntemi birlikte değerlendirilir. Ürünün gerçekten dönmediği durumda iade seçeneği kullanılmamalıdır.

Alıcı bilgisi, miktar veya vergi kodu yanlışsa düzeltme yöntemi belge durumuna göre değişebilir. Yeni belge düzenlemek, önceki belgenin geçersiz olduğu anlamına otomatik olarak gelmez.

e-Fatura iptal, itiraz, red veya iade adımlarında senaryo ve süre kuralları önemlidir. Güncel teknik ekranı ve mevzuatı incelemeden belirli bir süre ya da yöntem varsaymayın.

Negatif tutar veya düzeltme işlemlerini anlamak için e-Fatura eksi tutarlı olur mu rehberine göz atın. Eksi tutar her düzeltme ihtiyacının doğru çözümü değildir.

Yanlış: Hatalı faturayı silip aynı numarayla yeniden kesmek. Doğru: Belge statüsünü, iptal veya iade mekanizmasını ve muhasebe kaydını birlikte değerlendirerek işlem yapmaktır.

Düzeltme sonrasında ilk belge, yeni belge ve ilgili iade kayıtlarını birbirine bağlayan açıklamalar saklanmalıdır. Mali müşavirinizin kayıt yöntemiyle portal kayıtlarının tutarlı olmasına dikkat edin.

E-fatura mükellefi bireysel müşteriye hangi durumlarda farklı belge düzenler?

E-Fatura mükellefi bireysel müşteriye her durumda aynı belgeyi düzenlemez. Yabancı müşteri, ihracat, istisna, tevkifat, perakende satış veya özel teslim koşulları belge seçimini değiştirebilir.

Yabancı bir kişinin Türkiye'deki bireysel tüketici olması, yerli müşterideki TCKN uygulamasının aynen kullanılacağı anlamına gelmez. Pasaport, ülke, adres ve işlem türü gibi bilgiler farklı kurallara bağlanabilir.

Yabancı müşteriye düzenlenen belgede pasaport numarası veya yabancı kimlik bilgisi gerekip gerekmediği, satışın niteliğine göre değerlendirilir. Yabancı müşteriye fatura kesme rehberini bu ayrım için inceleyin.

İhracat veya vergiden istisna satışlarda yalnızca alıcının bireysel olması yeterli bilgi değildir. Gümrük, teslim, istisna ve belge senaryosu birlikte incelenmeden standart yurtiçi fatura kesilmemelidir.

Tevkifatlı veya özel matrah içeren işlemlerde vergi satırları standart satıştan farklı olabilir. Uygulama gerekli kodları sunmuyorsa işlemi zorlayarak tamamlamak yerine mali müşavirinizden yöntem alın.

Perakende satış fişi düzenleme kapsamındaki bir işlem ile müşterinin özellikle fatura talep ettiği işlem aynı değerlendirmeye sahip olmayabilir. Satış belgesi yükümlülüğünü işlem ve müşteri talebi birlikte belirler.

Bir gerçek kişi aynı zamanda e-Fatura kayıtlı şahıs işletmesi sahibi olabilir. Bu durumda tüketici ekranı yerine, GİB sorgusundaki kayıtlı işletme bilgileriyle fatura düzenlenmesi gerekebilir.

İstisna veya yabancı müşteri gibi özel durumlarda rakam, tarih veya ceza bilgisi tahmin etmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye fatura keserken hangi hatalar yapılır?

En sık hata, bireysel müşteriyi otomatik olarak e-Arşiv alıcısı kabul etmektir. Doğru yöntem, önce GİB kayıt durumunu sorgulamak ve sonucuna göre belge türünü seçmektir.

İkinci hata, müşterinin eski faturasındaki bilgileri yeni satışa aynen taşımaktır. Adres, unvan, kimlik numarası, vergi durumu veya iletişim bilgisi değişmiş olabilir.

Üçüncü hata, ürün açıklamasını belirsiz bırakmaktır. Sadece genel bir ifade yazmak yerine ürünün veya hizmetin niteliğini, miktarını ve birimini anlaşılır şekilde belirtin.

Dördüncü hata, vergi kodunu satış türünden bağımsız seçmektir. İstisna, tevkifat veya özel matrah işlemlerinde muhasebe kaydıyla fatura satırlarının birlikte kontrol edilmesi gerekir.

Beşinci hata, gönderim sonucunu takip etmemektir. Kabul edilmeyen, reddedilen veya teknik nedenle bekleyen belgeyi müşteriye ulaşmış kabul etmek, tahsilat ve kayıt süreçlerini bozabilir.

Bir başka hata da aynı satış için hem e-Fatura hem e-Arşiv Fatura düzenlemektir. İkinci belge oluşturmadan önce ilk belgenin statüsünü ve geçerli düzeltme yöntemini inceleyin.

Kontrol sürecini standartlaştırmak için her çalışan aynı kısa listeyi kullanmalıdır. Özellikle yoğun satış saatlerinde, iki kişilik çapraz kontrol mükerrer ve yanlış belge riskini azaltabilir.

İşletme içinde bu hataları azaltmak için portal kullanıcılarına belge türü, alıcı sorgusu ve düzeltme süreçleri hakkında yazılı talimat verin. Mevzuat değişirse talimatı güncelleyin.

Bireysel müşteriye fatura kesme işlemi nasıl kayıt altına alınır?

Bireysel müşteriye kesilen faturanın yalnızca PDF dosyasını değil, elektronik belge durumunu ve muhasebe bağlantısını da kayıt altına alın. Böylece satış, tahsilat ve vergi kayıtları birlikte izlenir.

Her işlemde fatura numarası, tarih, alıcı bilgisi, belge türü ve toplam tutar saklanmalıdır. İade, iptal, red veya düzeltme varsa ilgili işlemle bağlantısı ayrıca gösterilmelidir.

Portal üzerinden çalışan işletmeler, gönderim sonucunu ve varsa hata kodunu dışa aktarabilir. Entegrasyon kullananlar ise uygulama loglarını, servis yanıtlarını veya işlem referanslarını saklama prosedürüne eklemelidir.

Müşteriye gönderilen belge ile muhasebe programına aktarılan tutarın aynı olduğunu kontrol edin. Özellikle indirim, kargo, komisyon ve vergi satırlarında entegrasyon eşleşmesi bozulabilir.

Saklama sürecinde erişim yetkilerini sınırlayın. Fatura arşivine yalnızca görevi gereği erişmesi gereken çalışanlar ulaşmalı, müşteri kimlik bilgileri yetkisiz kanallardan paylaşılmamalıdır.

Belgeye sonradan not eklemek, faturanın düzenleme anındaki içeriğini değiştirebilir. Değişiklik ihtiyacını açıklama, iade veya mevzuata uygun düzeltme kaydıyla izlenebilir hale getirin.

Mali müşavirinizin istediği dosya formatı ve aktarım düzeni farklı olabilir. Portal kayıtlarını muhasebe kayıtlarıyla dönemsel olarak karşılaştırın ve uyuşmazlıkları bekletmeden inceleyin.

Bu yöntem, küçük işletmelerde ay sonu mutabakatını kolaylaştırır. Fakat tek başına yasal saklama süresini veya özel arşiv yükümlülüklerini belirlemez; güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye fatura kesmeden önce son kontrol nasıl yapılır?

Son kontrol, fatura gönderilmeden önce alıcı, belge türü, satırlar, vergi ve toplam bilgilerinin birlikte karşılaştırılmasıdır. Bu kontrol, en sık görülen veri giriş hatalarını erken yakalar.

İlk olarak alıcının ad-soyad veya işletme unvanını, TCKN ya da VKN bilgisini kontrol edin. GİB sorgusundan gelen kayıt ile faturadaki bilgiler arasında fark bırakmayın.

İkinci olarak e-Fatura ve e-Arşiv seçiminden emin olun. Bireysel müşteri ifadesine değil, alıcının güncel elektronik belge kayıt durumuna göre karar verin.

Üçüncü olarak ürün veya hizmet satırlarını sipariş, teslim tutanağı veya satış sözleşmesiyle karşılaştırın. Miktar, birim fiyat, indirim ve açıklama farklılıklarını gönderim öncesinde düzeltin.

Dördüncü olarak vergi matrahını, vergi tutarını ve ödenecek toplamı kontrol edin. Yuvarlama farkı varsa elle tutarı değiştirmek yerine hesaplama kalemlerini yeniden inceleyin.

Beşinci olarak belge tarihini ve numarasını kontrol edin. İleri tarih, yanlış dönem veya mükerrer numara ihtimali varsa gönderimi durdurup yetkili kişiden onay alın.

• Alıcı bilgileri müşterinin verdiği resmi bilgilerle karşılaştırılmıştır.
• GİB alıcı sorgusu belge oluşturma öncesinde yenilenmiştir.
• Belge türü ve işlem senaryosu satışla uyumludur.
• Vergi, indirim ve toplam tutar sipariş kaydıyla eşleşmiştir.
• Gönderim sonrasında belge durumu takip edilecektir.

Bu listeyi satış ekranının yanında kullanmak, yoğun dönemlerde unutulan kontrolleri azaltır. Ancak özel işlem varsa standart listeye mali müşavirinizin ek kontrollerini dahil edin.

e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye fatura keserken hangi mevzuat kontrol edilir?

Bu işlemde e-Fatura ve e-Arşiv düzenleme kuralları, alıcının kayıt durumu ve satışın niteliği birlikte kontrol edilir. Tek bir genel kural, bütün bireysel müşteri işlemlerini açıklamaz.

Önce işletmenizin e-belge kapsamını ve kullandığı uygulamanın güncel teknik işleyişini kontrol edin. Portalda görünen alanlar, belge türüne göre farklı zorunluluklar içerebilir.

Sonra müşteri tipini belirleyin. Tüketici, şahıs işletmesi, serbest meslek erbabı veya yabancı kişi ayrımı; kimlik, adres, vergi ve teslim bilgilerini etkileyebilir.

İşlemde istisna, tevkifat, ihracat, iade veya özel teslim varsa ilgili mevzuat başlıklarını ayrıca inceleyin. Bu durumlarda yalnızca e-Fatura mükellefi olmanız belge seçimini açıklamaz.

Vergi ve idari uygulamalardaki tutarlar veya hadler yıllık olarak güncellenebilir. Rakamları eski bir blog yazısından almak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mevzuat kontrolünü belge gönderiminden sonra yapmak risklidir. Özellikle ilk kez karşılaşılan satışlarda, sipariş alınırken belge türünü ve gerekli müşteri bilgilerini önceden belirleyin.

Uygulamanızda hata mesajı ile mevzuat gereği oluşan uyarıyı ayırın. Teknik hata destek ekibine, işlem yorumu gerektiren konu ise mali müşavire yönlendirilmelidir.

Bu yaklaşım, kesin olmayan durumlarda uydurma tarih, had veya ceza tutarı kullanmanızı önler. Güncel kuralları belirli aralıklarla kontrol ederek işletme prosedürünüzü yenileyin.

Özet: 5 maddede e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye nasıl fatura keser?

Özetle doğru belgeyi seçmek için müşterinin bireysel olmasına değil, GİB kayıt durumuna ve satışın niteliğine bakılır. Ardından kimlik, vergi, satır, toplam ve gönderim durumu kontrol edilir.

• e-Fatura mükellefi bireysel müşteriye önce GİB alıcı sorgusu yaparak hangi elektronik belgeyi düzenleyeceğini belirler.
• Alıcı e-Fatura kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygun e-Arşiv Fatura sürecini kullanır.
• TCKN, VKN, ad-soyad, unvan ve adres bilgilerini müşteriden doğrulayarak sisteme aktarır.
• Ürün, hizmet, vergi, indirim, toplam tutar ve belge tarihini gönderimden önce karşılaştırır.
• Gönderim sonrasında kabul, red, teknik hata, iade veya düzeltme durumlarını kayıt altına alır.

Standart yurtiçi tüketici satışında karar ağacı basittir: alıcı sorgusu, belge türü, fatura bilgileri, hesap kontrolü ve gönderim takibi. Özel işlem varsa bu sıraya mali müşavir kontrolü eklenir.

İşlemden önce emin olmadığınız belge türünü varsaymayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; portalınızın güncel yardım ekranlarını da işlem sırasında inceleyin.

İşlem hacminize göre efaturakontor.com'daki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz; ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerdeki kullanım süresi 12-18 aydır; seçimden önce gelen ve giden belgelerin ayrı ayrı kontör düşürdüğünü ve güncel koşulları kontrol edin.