Diş Kliniği İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi

Diş kliniği yıl sonu kontrol, e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini, alıcı bilgilerini, kontör tüketimini ve muhasebe kayıtlarını birlikte doğrulama sürecidir. Diş Kliniği İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi, yalnızca faturaları saymayı değil, belge durumlarını ve eksik kayıtları da incelemeyi gerektirir.

Bu kontrol, klinik sahibi, şirket yetkilisi, sekreterya çalışanı ve mali müşavir için kullanışlıdır. Amaç; Aralık işlemlerinin doğru döneme alınmasını, gelen belgelerin gözden kaçmamasını ve yeni yıla eksik kontör ya da hatalı belgeyle girilmemesini sağlamaktır.

Diş kliniği yıl sonu kontrol listesi hangi sırayla uygulanır?

Diş kliniği yıl sonu kontrol listesi, önce belge dönemini sabitleyip sonra belge türü, alıcı bilgisi, durum ve kontör sırasıyla incelenir. Kontrolü tek seferde yapmak yerine, dışa aktarılan raporlar ve muhasebe kayıtları karşılaştırılmalıdır.

İlk olarak inceleme dönemini belirleyin. Örneğin Aralık ayı hizmetleri, satın alma faturaları, laboratuvar ödemeleri ve sarf malzeme alımları ayrı başlıklarda listelenebilir. Kliniğin çalışma modelini diş kliniği sektör sayfasındaki genel e-belge ihtiyaçlarıyla birlikte değerlendirmek, kapsamı doğru kurmaya yardımcı olur.

Uygulamada kontrolü iki dosyaya ayırmak hata bulmayı hızlandırır. İlk dosya belge envanteridir; ikinci dosya, eksik veya uyuşmayan kayıtlar için fark listesidir. Sekreterya ilk tabloyu doldurur, klinik sahibi ticari bilgileri onaylar, mali müşavir muhasebe alanlarını inceler. Tek personelli klinikte görevler birleşebilir; kontrol tarihi yazılı kalmalıdır.

1. Giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerini tarih, alıcı ve durum bilgisiyle dışa aktarın.
2. Gelen faturaları, reçete dışı malzeme alımlarını, laboratuvar belgelerini ve hizmet alımlarını listeleyin.
3. Her belgenin alıcısını veya göndericisini, vergi kimlik bilgilerini ve belge türünü doğrulayın.
4. Başarılı, kabul edilmiş, reddedilmiş, iptal edilmiş veya taslak durumundaki belgeleri ayırın.
5. Giden ve gelen belgeleri, e-İrsaliye veya kullanılan diğer e-belgeleri kontör raporuyla karşılaştırın.
6. Sonuçları mali müşavirin muhasebe kayıtları, banka hareketleri ve cari hesaplarıyla mutabık hale getirin.

Bu sıranın dışında yalnızca bakiye kontrolü yapmak yeterli değildir. Bakiye yüksek görünse bile reddedilmiş bir fatura yeniden düzenlenmiş, gelen bir belge gözden kaçmış veya yanlış alıcıya kesilmiş olabilir.

Uzman notu: Yıl sonu kontrolünde ekran görüntüsü yerine belge raporunu ve belge durumunu esas alın; ekran görüntüsü tek başına denetim izi oluşturmaz.

Diş kliniği yıl sonu kontrolünde e-Fatura mı e-Arşiv mi seçilir?

Diş kliniğinde e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, öncelikle alıcının e-Fatura kayıt durumuna ve işlemin güncel mevzuat koşullarına göre yapılır. Belge türü, hastanın klinikte bulunmasıyla değil, faturanın gerçek alıcısının kim olduğu ve sistemdeki statüsüyle belirlenir.

Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, sistemdeki vergi kimlik bilgileriyle e-Fatura gönderimi değerlendirilir. Alıcı kayıtlı değilse, e-Arşiv yöntemi gündeme gelir; ancak tutar, alıcı türü, istisna ve güncel GİB kuralları ayrıca kontrol edilmelidir. Belge türü hakkında teknik ayrıntılar için e-Fatura ürün sayfası ve e-Arşiv Fatura ürün sayfası incelenebilir.

Örneğin implant tedavisi için ödeme yapan şirket, hizmet alan hastadan farklı olabilir. Sekreterya önce şirketin güncel unvanını ve VKN bilgisini alır, sonra e-Fatura kayıt durumunu kontrol eder. Şirket kayıtlı değilse e-Arşiv seçeneği otomatikleşmez; tutar, alıcı türü ve özel uygulamalar ayrıca değerlendirilir. Bireysel hastanın kendi adına istediği fatura ise bu senaryodan farklıdır.

Belge ayrımını farklı sektörlerde örnekleyen e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı yazısı da aynı temel soruyu açıklar: Fatura kime düzenleniyor ve alıcının elektronik belge statüsü nedir?

Yanlış: Hastanın klinikte bireysel olarak işlem yaptığını görüp her faturayı aynı belge türünde düzenlemek. Doğru: Alıcının gerçek kişi, şirket veya e-Fatura kayıtlı mükellef olup olmadığını işlem öncesinde doğrulamak.

Diş kliniği yıl sonu kontrolünde alıcı ve mükellef bilgileri nasıl doğrulanır?

Diş kliniği yıl sonu kontrolünde alıcı bilgileri, faturadaki unvan, ad-soyad, VKN veya TCKN, adres ve iletişim alanlarının işlemle uyumlu olup olmadığına bakılarak doğrulanır. Gerekli alanlar alıcının statüsüne göre değişebilir.

Kurumsal anlaşmalı hastalarda fatura talebi, ödeme yapan kurum ve hizmet alan kişi aynı olmayabilir. Bu nedenle klinik, faturanın kimin adına kesileceğini yazılı talep, sözleşme veya ödeme bilgisiyle eşleştirmelidir. Şirket adının kısaltılması, eski unvanın kullanılması veya yanlış şubenin seçilmesi sonradan düzeltme ihtiyacı doğurabilir.

• Alıcının unvanı veya ad-soyadı, klinik kayıtlarındaki taleple uyumludur.
• VKN veya TCKN, alıcı türüne uygun alana ve doğru karakterlerle yazılmıştır.
• Adres ve vergi dairesi bilgileri, kayıtlı mükellef bilgilerinden kontrol edilmiştir.
• Faturanın şirket adına mı, gerçek kişi adına mı düzenleneceği netleştirilmiştir.
• Kurumsal ödeme yapan taraf ile hizmet alan kişi arasındaki fark not edilmiştir.
• Alıcı değişikliği gerekiyorsa, yeni fatura düzenleme yöntemi mali müşavire sorulmuştur.

Kontrolü üç adımda uygulayın: önce kayıt ekranındaki alıcıyı açın, sonra vergi bilgilerini doğrulayın, son olarak faturadaki bilgilerle karşılaştırın. Eski şablon değişmemiş görünse bile şirket birleşmesi, adres değişikliği veya şube farkı bulunabilir. Bu nedenle yalnızca otomatik müşteri kartına güvenmek, özellikle yıl sonunda, yeterli kontrol oluşturmaz.

Hasta bilgilerinde gereksiz ayrıntı kullanmak da doğru değildir. Fatura açıklaması, muhasebe ve vergi amacı için gerekli seviyede tutulmalı; ayrıntılı teşhis, tedavi notu veya klinik dosya bilgisi fatura alanlarına gelişigüzel yazılmamalıdır.

Yanlış: Sekreterin önceki faturadaki şirket unvanını kopyalayıp güncel alıcı kaydını kontrol etmemesi. Doğru: Her kurumsal faturada alıcı kaydını güncel vergi bilgileri ve talep eden kurumla yeniden eşleştirmek.

Diş kliniği faturasında hizmet, KDV ve hasta bilgileri nasıl kontrol edilir?

Diş kliniği faturasında hizmet açıklaması, miktar, birim, tutar, vergi uygulaması ve alıcı bilgileri birlikte kontrol edilmelidir. Faturanın toplamının doğru görünmesi, satır açıklamasının ve uygulanan vergi bilgisinin doğru olduğu anlamına gelmez.

Kontrol sırasında muayene, röntgen, dolgu, protez, implant, laboratuvar hizmeti veya sarf malzemesi gibi işlemlerin doğru satırlarda yer alıp almadığına bakın. Aynı hastaya verilen farklı hizmetlerin tek satırda toplanması, muhasebe ve kurum içi takip açısından açıklamayı yetersiz bırakabilir.

Kontrolü uygularken önce hizmet listesini klinik yazılımından çıkarın. Sonra aynı işlemleri faturadaki satırlarla karşılaştırın ve eksik açıklamaları düzenleyin. Son adımda vergi alanlarını mali müşavirin onayladığı işlem sınıflarıyla eşleştirin.

Örneğin protez laboratuvarı bedeli ile klinikte verilen muayene hizmeti aynı satırda gösteriliyorsa ayrım gerekebilir. Ancak muhasebe politikası tek satırlı açıklamayı kabul ediyorsa, açıklamanın kapsamını mali müşavirle yazılı olarak netleştirin.

KDV oranı, istisna veya tevkifat gibi uygulamalar her işlemde otomatik olarak aynı kabul edilmemelidir. Sağlık hizmetinin niteliği, hizmeti veren işletmenin yapısı ve güncel mevzuat sonucu etkileyebilir. Oran veya istisna konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hasta sağlık verileri, fatura açıklamasında gereğinden fazla ayrıntıyla paylaşılmamalıdır. Hizmeti tanımlayan makul bir açıklama ile klinik dosyasındaki tıbbi ayrıntılar birbirinden ayrılmalıdır. Personel, fatura ekranına teşhis notu veya işlem geçmişi kopyalamamalıdır.

Yanlış: Her hizmet satırına aynı KDV oranını ve aynı genel açıklamayı otomatik biçimde uygulamak. Doğru: Hizmet türünü, vergi uygulamasını ve klinik muhasebe politikasını işlem bazında kontrol etmek.

Son kontrolde fatura toplamını klinik yazılımındaki tahsilatla da karşılaştırın. Peşin ödeme, taksit, kapora veya tamamlayıcı ödeme gibi durumlarda tahsilat tutarıyla fatura tutarı farklı olabilir; farkın nedeni açıklanmış olmalıdır.

Diş kliniği yıl sonu kontör hesabı nasıl yapılır?

Diş kliniği yıl sonu kontör hesabı, kontör raporunda tüketim olarak görünen gönderilen ve alınan belgelerin sayılmasıyla yapılır. Aynı havuzdaki e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye veya kullanılan diğer e-belge türleri ayrı ayrı listelenip toplam tüketimle karşılaştırılmalıdır.

Basit hesaplama yöntemi şöyledir: dönem tüketimi, giden belgeler ile gelen belgelerin ve kapsama giren diğer belgelerin toplamıdır. Örneğin klinik yıl içinde 60 giden fatura, 35 gelen fatura ve 8 e-İrsaliye oluşturduysa, tümü aynı kontör havuzunda ve raporda tüketim olarak görünüyorsa toplam 103 kontör kullanılmış kabul edilir.

Örneğin iki hekimli klinik, yılın son ayında kurumsal hasta sayısını artırmışsa, geçmiş aylık ortalama gelecek yıl için düşük kalabilir. Tahmin tablosuna normal, yoğun ve yeni şube senaryoları ekleyin. Her senaryoda gelen laboratuvar faturalarını ve giden e-Arşiv belgelerini ayrı çarpan olarak gösterin.

Bu hesapta taslak belgeler, test kayıtları veya raporda tüketim olarak görünmeyen işlemler otomatik biçimde kontör sayılmamalıdır. Tersine, gelen kutusunda okunmuş veya arşivlenmiş bir belgenin tüketim dışı olduğu da varsayılmamalıdır. Sağlayıcının dönem raporu temel alınmalıdır.

Aylık tüketimi görmek için belge türü, tarih, yön, durum ve belge numarası sütunlarını içeren bir tablo hazırlayın. Giden e-Arşiv faturaları ile gelen tedarikçi faturalarını ayrı gösterin. Kontör ihtiyacını fatura hacmine göre düşünmek için aylık kontör hesaplama örneğinden yararlanabilirsiniz.

Gelecek yıl tahmininde yalnızca geçmiş toplamı kullanmak yeterli olmayabilir. Yeni hekim, yeni şube, kurumsal anlaşma, laboratuvar hacmi veya e-İrsaliye kullanımı bekleniyorsa bu değişiklikler ayrı senaryo olarak yazılmalıdır. Kontör paketinin kullanım süresi ve güncel koşulları ayrıca kontrol edilmelidir.

Gelen ve giden e-belgeler diş kliniği yıl sonu kontrolünde nasıl sayılır?

Gelen ve giden e-belgelerin her biri bir kontör düşürür; bu nedenle diş kliniği yıl sonu kontrolünde yalnızca kesilen faturalar değil, alınan faturalar da sayılır. Giden belge, kliniğin hastaya, şirkete veya başka bir alıcıya düzenlediği belgedir.

Gelen belgeler arasında dental laboratuvar faturaları, implant ve sarf malzemesi alımları, cihaz bakım hizmetleri, kira veya danışmanlık belgeleri bulunabilir. Belgenin gelen kutusunda bulunması, mutlaka muhasebe kaydına işlendiği anlamına gelmez. Her gelen belge için kayıt ve ödeme durumu ayrıca işaretlenmelidir.

Giden belgelerde ise belge numarası, alıcı, tutar, tarih ve durum alanlarını inceleyin. Başarılı gönderim, alıcının kabulü, ret veya iptal gibi statüler birbirinden ayrılmalıdır. Bir belge yeniden düzenlendiyse eski belgeyle yeni belgenin ilişkisi not edilmeli ve rapordaki tüketim kontrol edilmelidir.

Sayımı adım adım yapmak için önce giden, sonra gelen, en son diğer e-belgeler filtresini çalıştırın. Her filtrede aynı tarih aralığını kullanın ve sonuçları ayrı satırlara yazın. Taslaklar tüketim raporunda görünmüyorsa toplamdan çıkarın; raporda tüketim görünüyorsa sebebini belge durumuyla birlikte kaydedin.

Yanlış: Sadece hastalara kesilen faturaları toplayıp gelen tedarikçi faturalarını kontör hesabına dahil etmemek. Doğru: Giden ve gelen belgeleri ayrı sütunlarda izlemek, her iki toplamı kontör raporuyla karşılaştırmak.

Bir belgeyi iki kez saymamak için belge numarası, UUID veya sistemdeki benzersiz kayıt numarasından yararlanın. Aynı belge PDF olarak indirildiğinde yeni bir kontör tüketimi oluştuğunu varsaymayın; gerçek tüketimi işlem raporundan kontrol edin.

Gelen bir belgenin hatalı olduğunu düşünüyorsanız, onu sessizce silmek yerine ilgili durum ve düzeltme sürecini inceleyin. Belgenin reddedilmesi, iade edilmesi, düzeltilmesi veya muhasebeye alınmaması farklı sonuçlar doğurabilir.

Aralık hizmetleri için diş kliniği yıl sonu e-Fatura tarihi nasıl belirlenir?

Aralık hizmetleri için diş kliniği yıl sonu e-Fatura tarihi, hizmetin gerçekleşme zamanı, fatura düzenleme kuralları, muhasebe dönemi ve güncel GİB uygulamaları birlikte değerlendirilerek belirlenir. Sadece yıl değişti diye tüm belgeleri Ocak tarihine taşımak doğru değildir.

Önce hizmet veya mal teslim tarihini belirleyin. Ardından fatura düzenleme süresini, klinik yazılımındaki işlem kaydını ve mali müşavirin dönem kapatma planını karşılaştırın. Özellikle Aralık sonunda tamamlanan protez, laboratuvar, bakım veya toplu malzeme işlemlerinde teslim ve kabul kayıtlarını saklayın.

Aralık sonunda teslimi Ocak ayına sarkan bir laboratuvar çalışması, hizmetin ne zaman tamamlandığı konusunda ek kanıt gerektirebilir. Sipariş, teslim tutanağı, klinik kabul kaydı ve fatura tarihini aynı dosyada tutun. Bu belgeler yalnızca itiraz halinde değil, dönem farkının nedenini açıklamak için de kullanılır.

Fatura tarihi, muhasebe döneminin doğruluğunu ve klinik gelir-gider takibini etkileyebilir. Aralık hizmetinin Ocak ayında belgelendirilmesi bazı durumlarda mevzuata uygun olabilir, bazı durumlarda ise zamanlama sorunu yaratabilir. Bu değerlendirme işlem türüne ve güncel kurallara göre değişir.

Yanlış: Aralık ayında yoğunluk olduğu için tüm faturaları gelişigüzel Ocak tarihine bırakmak. Doğru: Hizmet tarihi, belge düzenleme süresi ve dönem kapatma planını mali müşavirle birlikte belgelemek.

Yıl sonu kontrol dosyasında tarih uyuşmazlıkları için kısa açıklama alanı oluşturun. Örneğin hizmet tarihi, teslim tarihi, fatura tarihi ve muhasebeye aktarma tarihi ayrı sütunlarda bulunabilir. Böylece sonradan yapılan incelemede farkın kaynağı anlaşılır.

Takvim yılı, mali dönem veya özel beyan dönemleri hakkında kesin tarih vermek yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yeni tebliğ, geçiş takvimi veya limit değişikliği varsa eski kontrol listesi kullanılmamalıdır.

İptal, ret ve düzeltme kayıtları diş kliniği yıl sonu kontrolünde nasıl incelenir?

İptal, ret ve düzeltme kayıtları, orijinal belgenin durumunu ve yerine düzenlenen belgenin bağlantısını birlikte göstererek incelenir. Diş kliniği yıl sonu kontrolünde yalnızca son faturayı saklamak, önceki hatalı veya reddedilmiş belgenin izini kaybettirebilir.

Önce belge durumlarını dışa aktarın. Başarılı, alıcı tarafından kabul edilmiş, reddedilmiş, iptal edilmiş, iade edilmiş veya taslak durumundaki kayıtları ayrı gruplara ayırın. Her grupta belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı, tutar ve işlem açıklaması yer almalıdır.

Her durum için üç soruyu yazılı yanıtlayın: Hata neydi, hangi belgeyle düzeltildi, muhasebe kaydı değişti mi? Alıcı reddi ile teknik gönderim hatasını aynı kategoriye koymayın. Birinde alıcı işlemi reddeder, diğerinde belge alıcıya ulaşmadan sistemsel sorun oluşabilir.

Reddedilen bir belgenin yeniden düzenlenmesi gerekiyorsa, yeni belge numarasını eski kayıtla ilişkilendirin. Yeniden düzenlenen belgenin kontör raporuna ayrı belge olarak yansıyıp yansımadığını sistemden kontrol edin. Bu konuda varsayım yapmak yerine dönem tüketim raporu kullanılmalıdır.

İptal edilen belgeyi tamamen yok saymak da doğru değildir. İptal gerekçesi, iptal zamanı, yeni belge numarası ve muhasebe kaydı birlikte saklanmalıdır. Hatalı alıcı, yanlış tutar, yanlış vergi uygulaması veya mükerrer fatura gibi nedenler ayrı başlıklarla kaydedilebilir.

Yanlış: Yeni fatura düzenlendiğinde eski faturayı listeden silip yalnızca yeni belgeyi bırakmak. Doğru: Eski belgenin durumunu, düzeltme nedenini ve yeni belgeyle ilişkisini aynı kontrol dosyasında göstermek.

İade işlemlerinde mal veya hizmetin gerçekten iade edilip edilmediğini, ilgili faturanın hangisi olduğunu ve muhasebe kaydının yapılıp yapılmadığını kontrol edin. Teknik belge işlemi tamamlanmış görünse bile cari hesap ve banka hareketi ayrıca incelenmelidir.

Diş kliniği yıl sonu e-Fatura mutabakatı mali müşavirle nasıl yapılır?

Diş kliniği yıl sonu e-Fatura mutabakatı, elektronik belge raporlarının muhasebe kayıtları, satış tahsilatları, alış faturaları ve cari hesaplarla karşılaştırılmasıdır. Mutabakatın amacı yalnızca toplam tutarı eşitlemek değil, farkların nedenini yazılı hale getirmektir.

Mali müşavire göndereceğiniz dosyada giden belge listesi, gelen belge listesi, belge durumları, toplam matrah, vergi tutarı, genel toplam, tahsilat durumu ve muhasebeye aktarma tarihi bulunabilir. Kişisel sağlık verilerini gereksiz yere paylaşmadan, muhasebe için gerekli belge alanlarını kullanın.

Örneğin POS raporunda görülen taksitli ödeme, aynı gün düzenlenen faturayla birebir eşleşmeyebilir. Bu farkı toplamı zorla eşitleyerek kapatmayın; taksit planını, kapora kaydını veya bekleyen tahsilatı açıklama sütununa yazın. Belge toplamı ile tahsilat toplamı farklıysa farkın geçici mi, kalıcı mı olduğunu ayrıca işaretleyin.

Önce giden faturaların klinik gelir raporuyla, ardından gelen faturaların gider ve cari hesap kayıtlarıyla eşleşip eşleşmediğini inceleyin. Banka veya POS tahsilatı ile fatura toplamı farklıysa taksit, kapora, ön ödeme, iade veya henüz tahsil edilmemiş satış gibi açıklamalar ekleyin.

Mali müşavirle yapılacak görüşmede belge düzenleme kapsamı ve geçiş takvimi de ele alınabilir. Özellikle mevzuat değişikliği ihtimali bulunan işletmeler için mali müşavirler için e-Fatura kapsamı ve takvim yazısı yalnızca genel çerçeve olarak okunmalı; klinik özelinde güncel değerlendirme alınmalıdır.

Mutabakat sonucunda fark listesi oluşturun. Her fark için belge numarası, fark tutarı, sorumlu kişi, yapılacak işlem ve tamamlanma tarihi yazılmalıdır. Eksik belge tamamlandığında veya hatalı kayıt düzeltildiğinde kontrol dosyasındaki durum güncellenmelidir.

Farkların çözülmesi yeni yıla kalacaksa, hangi belgelerin beklediğini mali müşavire açıkça bildirin. Böylece yeni dönem açıldığında bekleyen fatura, devam eden iade veya düzeltilmesi gereken alıcı bilgisi unutulmaz.

Diş kliniği yıl sonu kontrolünde arşiv ve erişim nasıl güvenceye alınır?

Diş kliniği yıl sonu kontrolünde arşiv güvenliği, elektronik belgenin asıl kaydını, durum geçmişini, eklerini ve erişim yetkilerini birlikte korumayı gerektirir. PDF çıktısı yararlı olsa da her zaman elektronik belgenin yapısal ve işlem geçmişi bilgilerini tek başına göstermez.

Giden ve gelen belgeleri belge türü, yıl, ay, yön ve durum bilgisine göre sınıflandırın. Fatura, irsaliye, iade belgesi, iptal kaydı ve ilgili sözleşme veya sipariş ekleri birbirinden kopuk klasörlerde tutulmamalıdır. Dosya adlarında hasta adının gereksiz ayrıntısını kullanmamaya dikkat edin.

Yetkileri çalışan görevlerine göre ayırın. Sekreterya yeni belge hazırlayabilir, klinik yöneticisi onay sürecini izleyebilir, mali müşavir muhasebe için gerekli çıktıları alabilir. Her kullanıcının tüm hasta ve finans kayıtlarına sınırsız erişmesi gerekli olmayabilir.

Arşiv kontrolünü bir kullanıcı hesabıyla sınırlı bırakmayın. Yetkili ikinci bir kullanıcı, örnek bir gelen ve giden belgeyi açmayı denesin; eklerin, durum bilgisinin ve dışa aktarma dosyasının okunabildiğini doğrulasın. Erişim kesintisi varsa yeni yıla geçmeden sorumlu kişi ve çözüm tarihi belirlenmelidir.

Yıl sonu arşivinde belge numaralarının kesintisiz görünmesi, eksik rapor olup olmadığı ve dışa aktarılan dosyaların tekrar açılabildiği kontrol edilmelidir. İndirilen dosyaları yalnızca yerel bilgisayarda bırakmak yerine, kurumun güvenlik politikasına uygun yedekleme yöntemi belirleyin.

Arşiv saklama süresi, elektronik belge türü, muhasebe kaydı ve güncel mevzuata göre değerlendirilir. Bu nedenle sabit bir süreyi tüm belgeler için otomatik kabul etmeyin. Güncel GİB duyurusunu, ilgili mevzuatı ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Sadece yazdırılmış faturaları dosyalayıp elektronik belge durumlarını saklamamak. Doğru: Asıl elektronik kayıt, durum geçmişi, gerekli ekler ve erişim kayıtlarını birlikte korumak.

Küçük bir diş kliniğinde yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrolü nasıl örneklenir?

Küçük bir diş kliniğinde yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrolü, belge hacmi düşük olsa bile tablo üzerinden kolayca örneklenebilir. Varsayalım ki iki hekimli klinik, yıl içinde 60 giden fatura, 35 gelen fatura ve 8 giden e-İrsaliye oluşturmuş olsun.

Bu belgelerin tamamı aynı kontör havuzuna dahilse ve raporda tüketim olarak görünüyorsa toplam kullanım 103 kontördür. Klinik yıl başında 180 kontörlük kullanılabilir bakiyeye sahipse, başka tüketim yok kabul edildiğinde raporlanan bakiye 77 kontör olur. Bu yalnızca örnektir; gerçek bakiye sağlayıcı raporundan alınmalıdır.

Bu senaryoda kontrolü iki kişi yapabilir: sekreterya belge numarası ve alıcı alanlarını, klinik sahibi ise bakiye ve tahsilat durumunu kontrol eder. Laboratuvar faturalarının bir kısmı henüz muhasebeye aktarılmadıysa, 103 kontörlük toplam değişmez; yalnızca muhasebe durumu eksik kalır. Böylece kontör sayısı ile kayıt tamamlanması birbirine karıştırılmaz.

60 giden faturanın 45 tanesi tüketiciye e-Arşiv, 15 tanesi şirket alıcılara e-Fatura olarak düzenlenmiş olabilir. Belge türü dağılımı toplam kontör hesabını değiştirmese bile, yanlış alıcıya gönderim ve belge türü hatalarını bulmak için önemlidir.

Bu klinik ayrıca laboratuvarlardan gelen 35 faturanın tamamını kayıt altına almalıdır. Gelen belgeler okunmuş olsa bile, ilgili gider hesabına, cari hesaba ve kontör raporuna yansıyıp yansımadığı kontrol edilmelidir. Gelen belge sayılmadığında ihtiyaç hesabı eksik çıkar.

Klinik sahibi, kontrol tablosunda şu sütunları kullanabilir: belge tarihi, belge yönü, belge türü, belge numarası, alıcı veya gönderici, tutar, durum, kontör raporu ve muhasebe durumu. Her satırın sonunda açıklama alanı bulunması, ret veya iade gibi özel durumları görünür kılar.

Kliniğin bireysel hekim adına e-SMM düzenlediği ayrı bir yapı varsa, bu belgeler de kullanılan sistemin güncel kontör kapsamına göre ayrıca değerlendirilmelidir. İşletme yapısı ve belge yükümlülüğü konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede diş kliniği yıl sonu kontrol

Diş kliniği yıl sonu kontrol süreci, belge düzenlemekten çok bütün kayıtların aynı gerçeği göstermesini sağlamaya dayanır. Aşağıdaki beş madde, yıl sonu dosyanızın hızlı ama eksiksiz bir son kontrolünü yapmanızı sağlar.

Son kontrolü, mümkünse yeni dönem faturası düzenlenmeden önce aynı dosyada tamamlayın. Açık kalan her satıra sorumlu kişi ve planlanan işlem tarihi ekleyin.

• Giden ve gelen tüm e-belgeleri ayrı listelerde gösterin; belge numarası, tarih, alıcı veya gönderici ve durum alanlarını boş bırakmayın.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu, VKN veya TCKN bilgisini, unvanını ve işlemle ilişkisini doğrulayın; belge türünü yalnızca hasta profiline bakarak seçmeyin.
• Hizmet satırlarını, vergi uygulamasını, istisna veya tevkifat bilgilerini ve hasta verilerinin gereksiz açıklamalarla paylaşılmadığını mali müşavirle kontrol edin.
• Her gelen ve giden belgenin bir kontör düşürdüğünü dikkate alın; kontör raporunu belge listesiyle karşılaştırın ve gelecekteki hacmi ayrı senaryolarla hesaplayın.
• Aralık tarihlerini, iptal ve ret kayıtlarını, muhasebe aktarımını, tahsilatları ve arşiv erişimini yeni dönem başlamadan önce yazılı olarak mutabık hale getirin.

Belirsiz vergi oranı, istisna, geçiş tarihi veya belge düzenleme süresi için tahmin yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek klinik özelindeki kararı kayıt altına alın.

İhtiyacını belge hacmine göre belirleyen klinikler, efaturakontor.com üzerindeki tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri için güncel koşulları ayrıca kontrol edin.