Datasoft ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Datasoft e-Arşiv fatura kesme, Datasoft'taki satış verisinin doğrulanıp yetkili elektronik belge kanalından alıcıya gönderilmesiyle otomatikleşir. Akışın doğru çalışması için müşteri bilgileri, ürün satırları, vergi alanları, belge numarası ve gönderim durumu birlikte kontrol edilmelidir.

Bu rehber, Datasoft kullanan küçük işletme sahiplerine, muhasebe ekiplerine ve yazılım entegrasyonu yapan teknik kullanıcılara yardımcı olur. Amaç, fatura taslağından arşiv kaydına kadar hangi adımın ne işe yaradığını ve hangi durumlarda manuel kontrol gerektiğini açıklamaktır.

Datasoft e-Arşiv fatura nedir ve otomatik akış nasıl çalışır?

Datasoft e-Arşiv fatura, Datasoft içindeki satış bilgilerinin e-Arşiv formatına dönüştürülerek elektronik ortamda düzenlenmesi demektir. Belge, alıcının statüsüne ve işlem türüne göre e-Fatura veya e-Arşiv senaryosunda oluşturulur.

e-Arşiv fatura, e-Fatura düzenlenmesi gerekmeyen alıcılara elektronik ortamda kesilen faturadır. Alıcının şirket ya da bireysel kişi olması, VKN veya TCKN bilgisi, işlem türü ve güncel GİB kuralları senaryoyu etkiler.

Otomatik akış genellikle satış kaydının Datasoft'a aktarılmasıyla başlar. Sistem müşteri kartını, ürün satırlarını, vergi hesaplarını ve numara sırasını kontrol eder. Ardından fatura taslağı hazırlanır ve yetkilendirme ayarına göre gönderilir.

Yanlış: Datasoft'a satış kaydı girmek, faturanın kesin olarak gönderildiği anlamına gelir. Doğru: Fatura gönderim durumu ayrıca kontrol edilmelidir. Taslak, bekliyor, başarılı veya hata gibi durumlar farklı işlemler gerektirir.

Gönderim sonrasında belgeye ait kimlik, tarih, alıcı bilgileri ve işlem sonucu Datasoft'a geri aktarılabilir. Bu geri bildirim, muhasebe kaydının tamamlanması ve müşteriye doğru belgenin ulaştırılması için gereklidir.

Her işletmede ekran adları ve onay adımları aynı olmayabilir. Datasoft sürümü, kullanılan modül, web servis veya özel entegrasyon yöntemi akışın ayrıntılarını değiştirir. Bu nedenle ekran adı yerine işlem amacını takip etmek daha güvenlidir.

Satış hacmi düşük işletmelerde fatura gönderiminden önce manuel onay bırakılabilir. Düzenli ve standart satışlarda ise müşteri kartı, vergi oranı ve stok bilgileri doğrulanınca otomatik gönderim tercih edilebilir.

Datasoft e-Arşiv fatura kesmek için hangi bilgiler gerekir?

Datasoft e-Arşiv fatura kesmek için alıcı, satıcı, ürün, vergi ve belge bilgileri eksiksiz olmalıdır. Eksik veya tutarsız bilgiler, faturanın gönderim öncesinde durmasına ya da elektronik sistem tarafından kabul edilmemesine yol açabilir.

Alıcı için ad soyad veya unvan, VKN ya da TCKN, adres ve gerekli iletişim bilgileri kontrol edilir. Şirket müşterilerinde ticari unvanın vergi bilgileriyle uyumlu olması, bireysel müşterilerde ise kimlik bilgisinin doğru girilmesi önemlidir.

Ürün kartlarında vergi oranı ve birim tanımı önceden kontrol edilirse her faturada aynı hata tekrarlanmaz. Ancak ürün kartının doğru olması, alıcıya uygulanan özel senaryonun otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.

Fatura tarihinin satış tarihiyle uyumu, seri numarasının kesintisiz ilerlemesi ve toplam tutarın satırlarla eşleşmesi gönderim öncesi kontrol edilmelidir. Özellikle farklı şubeler veya depolar kullanılıyorsa numara yapısı ayrıca incelenmelidir.

Vergi istisnası, tevkifat veya özel açıklama içeren işlemler standart satıştan farklı değerlendirilebilir. Bu alanların nasıl doldurulacağını güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek kesinleştirin.

Yeni bir müşteri ilk kez faturalandırılıyorsa kayıt doğrudan otomatik kuyruğa bırakılmamalıdır. Önce vergi kimliği resmi müşteri bilgisiyle, adresi sipariş kaydıyla ve ürün satırları irsaliye veya satış belgesiyle karşılaştırılmalıdır.

Datasoft e-Arşiv entegrasyonu nasıl kurulur?

Datasoft e-Arşiv entegrasyonu, önce iş akışının belirlenmesi, sonra bağlantı bilgilerinin tanımlanması ve test faturasıyla doğrulanması yoluyla kurulur. Entegrasyonun API, web servis, hazır modül veya dosya aktarımı kullanması Datasoft sürümüne göre değişebilir.

Kurulumdan önce hangi satışların otomatik faturalandırılacağı belirlenmelidir. Mağaza, e-ticaret, bayi, şube veya muhasebe kaynaklarının hangisinin ana veri kaynağı olduğu açıklanmazsa aynı satışın iki kez aktarılması riski oluşur.

Bağlantı için yetkilendirme bilgileri, mali mühür veya imza yöntemi, belge seri yapısı ve gönderim tercihleri gerekir. Bu bilgileri yalnızca yetkili kullanıcı tanımlamalı, parola ve sertifika dosyaları ortak mesajlaşma kanallarında paylaşılmamalıdır.

1. Datasoft sürümünüzde e-Arşiv modülünün veya uygun entegrasyon yönteminin etkin olduğunu doğrulayın.
2. Müşteri, ürün, vergi ve seri numarası eşleştirmelerini test ortamında kontrol edin.
3. Yetkilendirme bilgilerini ve gönderim kanalını teknik dokümana göre tanımlayın.
4. Farklı alıcı tipleriyle küçük tutarlı test faturaları oluşturun.
5. Belgenin kabul durumunu, PDF görünümünü ve Datasoft'a dönen sonucu karşılaştırın.

Benzer yazılım entegrasyonlarında kurulum ve kontör bağlantısının nasıl ele alındığını görmek için IdeaSoft e-Fatura entegrasyonu ve T-Soft e-Fatura entegrasyonu içerikleri karşılaştırma amacıyla incelenebilir.

Kurulum tamamlandıktan sonra doğrudan tüm satışları açmak yerine kontrollü bir pilot uygulama yapılması daha güvenlidir. İlk testlerde bir bireysel alıcı, bir şirket alıcısı ve vergi alanı farklı bir işlem kullanılabilir.

Pilot sırasında her test faturası için kaynak satış numarası, Datasoft belge numarası ve elektronik kanal yanıtı aynı tabloda tutulmalıdır. Böylece aktarımın iki kez çalışıp çalışmadığı ve hangi adımda ayrıştığı görülebilir.

Test başarılı olsa bile üretime geçişte kullanıcı yetkileri ayrıca sınanmalıdır. Fatura oluşturabilen kullanıcının seri tanımını değiştirmesi gerekmeyebilir; görevleri ayırmak, yanlış numara ve yetkisiz gönderim riskini azaltır.

Datasoft e-Arşiv fatura akışında veriler hangi aşamalardan geçer?

Datasoft e-Arşiv fatura akışı, satış verisinin alınması, alan doğrulama, taslak oluşturma, gönderim, sonuç alma ve arşivleme aşamalarından geçer. Her aşamanın ayrı kontrol edilmesi, hatanın kaynağını hızlı bulmayı sağlar.

İlk aşamada satış kaynağındaki sipariş veya işlem bilgisi Datasoft'a aktarılır. Aktarım sırasında müşteri kartı, stok kodu, miktar, fiyat ve vergi alanlarının boş kalmadığı kontrol edilir.

İkinci aşamada sistem, fatura senaryosunu ve alıcının bilgilerini değerlendirir. Bu aşamada alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv yerine farklı bir belge türü gerekebilir. Kesin karar, güncel GİB kuralları ve işlem özellikleriyle verilmelidir.

Üçüncü aşamada fatura taslağı oluşur. Taslak aşaması, tutar, adres, vergi, seri ve açıklama alanlarını insan gözüyle kontrol etmek için kullanılabilir. Otomatik gönderim açık olsa bile istisnai işlemler için onay kuralı tanımlanabilir.

Dördüncü aşamada belge yetkili elektronik kanala iletilir. Sonuç olarak kabul edildi, bekliyor veya hata gibi bir durum dönebilir. Kabul edilmemiş belge müşteriye gönderilmeden önce hata mesajı incelenmelidir.

Son aşamada belge numarası, gönderim zamanı, alıcıya iletim kaydı ve elektronik dosya saklanır. Muhasebe ve satış ekipleri aynı belgenin durumunu görmelidir. Bu nedenle Datasoft ile entegrasyon arasındaki durum eşleştirmesi önem taşır.

Örneğin satış kaydı Datasoft'a ulaşmış, taslak oluşmuş, fakat gönderim sonucu dönmemişse sorun ürün kartında değil bağlantı kuyruğunda aranır. Bu ayrım, aynı faturayı ikinci kez oluşturmadan önce yapılmalıdır.

Farklı yazılımlardaki veri aktarım mantığını görmek isteyenler Dia e-Fatura entegrasyonu içeriğindeki kurulum adımlarından yararlanabilir. Buradaki ekranlar Datasoft'ta birebir aynı olmayabilir.

Datasoft e-Arşiv fatura keserken alıcı tipi nasıl doğrulanır?

Datasoft e-Arşiv fatura keserken alıcı tipi, VKN veya TCKN bilgisi ve güncel mükellef durumu birlikte doğrulanmalıdır. Alıcının şirket olması, otomatik olarak her işlemde e-Arşiv kullanılacağı anlamına gelmez.

Şirket alıcısında vergi kimlik numarası, unvan ve adres bilgileri müşteri kartından kontrol edilir. Bireysel alıcıda ad soyad, TCKN ve adres bilgileri işlem türüne uygun şekilde girilir. Kullanılacak alanlar, güncel belge düzenleme kurallarına göre değişebilir.

Entegrasyonda mükellef sorgusu bulunuyorsa sonuç, fatura oluşturulmadan önce yenilenmelidir. Eski müşteri kartına güvenmek, müşterinin belge türü değiştiğinde yanlış senaryo seçilmesine neden olabilir.

Uzman notu: Mükellef sorgusunu fatura kesiminden hemen önce yenileyin; günler önce alınan sonuç, bugünkü belge senaryosunu garanti etmez.

Yanlış: Alıcı bireyselse her zaman yalnızca e-Arşiv fatura kesilir. Doğru: Alıcının statüsü, işlem türü ve mevzuattaki istisnalar birlikte değerlendirilir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Alıcı bilgisiyle satış kaydındaki bilgi farklıysa sistem faturayı oluşturabilir, fakat belge sonradan düzeltilmek zorunda kalabilir. Bu nedenle müşteri kartındaki adres ve unvan alanları düzenli aralıklarla güncellenmelidir.

Şube, bayi veya pazaryeri satışlarında alıcının bilgisi farklı kaynaklardan gelebilir. Kaynaklar arasında VKN, TCKN veya adres formatı eşleşmiyorsa otomatik gönderimden önce istisna kuyruğu oluşturmak daha güvenlidir.

Alıcı tipinin belirlenmesi yalnızca teknik bir seçim değildir. Belge türü, gönderim kanalı ve saklama yöntemi de bu seçime bağlıdır. Bu yüzden muhasebe sorumlusu ile teknik sorumlu aynı kontrol kuralını kullanmalıdır.

Alıcı doğrulamasında pratik bir yöntem, müşteri kartını güncelleyen kişi ile faturayı onaylayan kişiyi ayırmaktır. Güncelleme sonrası ikinci kişi VKN, unvan ve adresi satış kaydıyla karşılaştırır.

Datasoft e-Arşiv fatura kontör tüketimi nasıl izlenir?

Datasoft e-Arşiv fatura kontör takibi, gönderilen ve alınan elektronik belgelerin kullanım birimi üzerinden izlenmesi demektir. Hangi işlemin kontör tükettiği, kullandığınız hizmetin paket ve entegrasyon koşullarında açıkça kontrol edilmelidir.

efaturakontor.com havuz kontör modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca e-Arşiv gönderimlerini değil, aynı havuzu kullanan diğer e-belge hareketlerini de toplam tüketim hesabına dahil etmek gerekir.

Taslak oluşturma, başarısız gönderim, yeniden deneme ve iptal gibi işlemlerin kontör etkisi her sistemde aynı olmayabilir. Özellikle otomatik yeniden gönderim kuralı varsa teknik sağlayıcının tüketim açıklaması incelenmeden tahmin yapılmamalıdır.

Kontör izlerken üç ayrı bilgiyi birlikte tutun: oluşan belge sayısı, başarılı gönderilen belge sayısı ve hata nedeniyle bekleyen belge sayısı. Bu ayrım, satış adediyle gerçek e-belge tüketimi arasındaki farkı açıklar.

Aylık kontrol için Datasoft raporundaki fatura sayısını, entegrasyon sağlayıcısındaki kullanım hareketleriyle karşılaştırın. Fark varsa tarih aralığı, şube filtresi, belge türü ve tekrarlanan gönderim kayıtları ayrı ayrı incelenmelidir.

Kontör yetersizliği nedeniyle gönderim durursa satış kaydı silinmemelidir. Önce bekleyen belgeler listelenmeli, kontör tanımlandıktan sonra gönderim durumu kontrol edilmelidir. Aynı belgeyi yeni numarayla tekrar oluşturmak mükerrer kayıt doğurabilir.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör tükettiği için mali müşavir, satış ve teknik ekip aynı takip yöntemini kullanmalıdır. Paket koşullarını ve güncel kullanım kurallarını işlem öncesinde kontrol edin.

Örneğin ay sonunda 80 giden ve 12 gelen belge görünen bir işletme, havuz hareketlerinde en az bu belge trafiğini aramalıdır. Farkın nedeni tarih aralığı veya belge türü filtresiyle açıklanamıyorsa kayıtlar destek ekibine sunulmalıdır.

Datasoft üzerinden e-Arşiv fatura nasıl gönderilir?

Datasoft üzerinden e-Arşiv fatura göndermek için satış kaydı hazırlanır, alıcı senaryosu kontrol edilir, fatura oluşturulur ve dönen belge durumu doğrulanır. Otomatik gönderim açık olsa bile ilk kurulumdan sonra kontrollü izleme yapılmalıdır.

1. Satış kaydının müşteri, ürün, miktar, fiyat ve vergi alanlarını kontrol edin.
2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini müşteri kartındaki bilgilerle karşılaştırın.
3. Alıcının e-Fatura veya e-Arşiv senaryosuna uygunluğunu güncel sorguyla değerlendirin.
4. Fatura tarihi, seri, sıra numarası, toplam ve açıklama alanlarını inceleyin.
5. Datasoft içindeki onay veya gönderim komutunu kullanarak belgeyi yetkili kanala iletin.
6. Başarılı, bekliyor veya hata durumunu entegrasyon ekranından ve Datasoft kaydından kontrol edin.
7. Belgeyi alıcıya tanımlı elektronik kanaldan iletin ve gönderim kaydını saklayın.

Otomatik akışta bu adımların bir bölümü arka planda gerçekleşir. Buna rağmen müşteri kartı, vergi oranı ve gönderim sonucu için istisna raporu oluşturulmalıdır. Rapor, yalnızca hata oluştuğunda manuel inceleme yapılmasını sağlar.

Alıcıya gönderilen PDF, belgenin okunabilir görünümünü sağlar; fakat elektronik belgeye ait yapılandırılmış kayıt ve gönderim sonucu da korunmalıdır. PDF ile elektronik asıl kaydın aynı numaraya ait olduğu doğrulanmalıdır.

İlk haftalarda otomatik gönderim sonuçları günlük kontrol edilmelidir. İşlem hacmi arttığında kontrol sıklığı azaltılabilir; ancak hata kuyruğu, kontör bakiyesi ve kabul edilmeyen belgeler için sorumlu kullanıcıya bildirim bırakılmalıdır.

Datasoft e-Arşiv fatura hatası nasıl bulunur ve düzeltilir?

Datasoft e-Arşiv fatura hatası, önce belge durumundan, sonra alan bazlı hata mesajından ve en son bağlantı kayıtlarından incelenir. Belgeyi silip yeniden oluşturmak yerine hatanın kaynağı belirlenmelidir.

VKN veya TCKN hataları müşteri kartından, vergi hesaplama hataları ürün kartından veya işlem senaryosundan, bağlantı hataları ise yetkilendirme ve servis kayıtlarından kaynaklanabilir. Her hata türü farklı bir düzeltme gerektirir.

Belge bekliyor görünüyorsa bağlantı, kuyruk ve yetkilendirme durumu kontrol edilmelidir. Belge kabul edilmemişse dönen hata kodu okunmalı, müşteri veya ürün bilgisi düzeltildikten sonra yeni gönderim adımı uygulanmalıdır.

Yanlış: Hata veren faturayı Datasoft'tan silip aynı satış için yeni numara üretmek güvenli çözümdür. Doğru: Önce belgenin gerçekten gönderilip gönderilmediği ve numara alıp almadığı doğrulanır; düzeltme yöntemi belge durumuna göre belirlenir.

Fatura kabul edildikten sonra değişiklik gerekiyorsa iptal, iade veya yeni düzeltme belgesi seçenekleri işlem türüne göre değerlendirilir. Bu süreçte belgenin hukuki durumu, alıcının onayı ve güncel mevzuat birlikte ele alınmalıdır.

Bağlantı kesintisinde aynı faturayı art arda göndermek mükerrer kayıt riski yaratır. Önce servis yanıtı, belge numarası ve entegrasyon günlüğü incelenmeli; ardından teknik sağlayıcının önerdiği yeniden deneme yöntemi kullanılmalıdır.

Bir hata düzeltildikten sonra gönderim ekranındaki eski yanıtı yeni sonuçla karıştırmayın. Yeni denemenin zamanını, belge numarasını ve dönen yanıtı kaydetmek, müşteri itirazı veya muhasebe incelemesinde olay sırasını gösterir.

Vergi istisnası, tevkifat veya özel işlem içeren faturalar standart hata listelerine uymayabilir. Bu durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca yazılım mesajına göre karar vermeyin.

Datasoft e-Arşiv fatura nasıl saklanır ve alıcıya ulaştırılır?

Datasoft e-Arşiv fatura saklama süreci, elektronik belge kaydının, gönderim sonucunun ve alıcıya iletim kanıtının birlikte korunması demektir. Sadece PDF dosyasını saklamak, tüm işlem izini korumak için yeterli olmayabilir.

Belgenin yapılandırılmış elektronik dosyası, fatura numarası, tarih, alıcı bilgileri, toplam tutar ve gönderim sonucu aynı kayıtla ilişkilendirilmelidir. UBL-TR gibi teknik formatlar, belgenin makine tarafından okunabilen temel verilerini taşır.

PDF, alıcının belgeyi görmesini ve yazdırmasını kolaylaştırır. Ancak PDF ile elektronik asıl kayıt arasında numara, tarih ve tutar farkı olmamalıdır. Dosya adı standardı kullanmak, arşivde arama yapmayı hızlandırır.

Alıcıya e-posta, portal veya tanımlı elektronik kanal üzerinden iletim yapılabilir. E-posta adresinin doğru olması, gönderim zamanının kaydedilmesi ve teslim edilememe bildirimlerinin takip edilmesi gerekir.

E-posta gönderilememesi, belgenin elektronik sistem tarafından reddedildiği anlamına gelmez. Önce GİB veya entegrasyon kabul durumu, ardından alıcı iletişim kaydı kontrol edilmelidir.

Saklama planında erişim yetkileri, yedekleme, belge indirme ve denetim sırasında sunma adımları belirlenmelidir. Saklama süresi ve teknik koşullar için güncel mevzuatı, hizmet sözleşmesini ve mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın.

Arşivde dosya adını tarih, seri-sıra numarası ve alıcı kısa adıyla standardize etmek işe yarar. Aynı belgenin PDF ve elektronik dosyası tek klasör kaydı altında tutulmalı, erişim yetkisi olmayan personele açılmamalıdır.

e-Arşiv süreçlerinin belge, kontör ve saklama boyutlarını birlikte görmek için e-Arşiv fatura sayfasındaki kapsam bilgileri incelenebilir. Datasoft içindeki kayıtlarla hizmet tarafındaki kayıtların eşleşmesi ayrıca doğrulanmalıdır.

Bir küçük işletmede Datasoft e-Arşiv fatura akışı nasıl uygulanır?

Bir küçük işletmede Datasoft e-Arşiv fatura akışı, satış kaynağını ve müşteri tipini ayırarak uygulanır. Örneğin faturalı satış yapan bir mahalle eczanesi, stok ve müşteri bilgilerini Datasoft'ta güncel tutarak gönderim öncesi hataları azaltabilir.

Eczane çalışanı faturalı satışı sisteme kaydederken müşterinin şirket mi bireysel kişi mi olduğunu seçer. Şirket müşterisinde VKN ve unvan, bireysel müşteride TCKN, ad soyad ve adres bilgileri kontrol edilir.

Ürün satırlarında ilaç, medikal ürün veya diğer ürünlerin stok birimi ve vergi bilgisi müşteri senaryosundan ayrı değerlendirilir. Ürün kartındaki varsayılan oran, her işlemde otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir.

Gün sonunda Datasoft raporunda oluşturulan faturalar listelenir. Örneğin üç satış için üç başarılı e-Arşiv belgesi görünüyorsa, her belgenin numarası, alıcı bilgisi ve gönderim durumu ayrı ayrı kontrol edilir.

Bu hizmet modelinde giden her belge 1 kontör tükettiği için örnek işlemde üç giden belge üç kontör olarak izlenir. Taslakta kalan veya yeniden gönderilen kayıtların tüketim kuralı ayrıca hizmet koşullarından doğrulanmalıdır.

Bir satışın POS fişiyle kaydedilmiş olması, aynı işlemin otomatik olarak e-Arşiv faturaya dönüştüğü anlamına gelmez. Fatura düzenleme gerekliliği ve belge türü, işlem özellikleri ile güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir.

Bu senaryoda en güvenli yöntem, önce küçük bir satış grubuyla pilot çalışmak, müşteri ve vergi alanlarını doğrulamak, sonra otomatik gönderim kapsamını genişletmektir. Mali müşavir, muhasebe ve mağaza sorumlusu aynı kontrol listesini kullanmalıdır.

Yoğun olmayan bir eczanede bu kontrol gün sonunda beş dakikada yapılabilir; çok şubeli işletmede aynı yöntem merkezi rapor ve şube bazlı sorumlularla yürütülmelidir. Yani kontrol adımı sabit kalır, uygulama ölçeği değişir.

Datasoft e-Arşiv fatura entegrasyonu ne zaman uygun değildir?

Datasoft e-Arşiv fatura entegrasyonu, müşteri ve ürün verilerinin düzenli olmadığı, bağlantı yönteminin desteklenmediği veya her faturada yoğun manuel karar gerektiği durumlarda doğrudan otomasyona uygun olmayabilir.

Eski Datasoft sürümünde gerekli modül veya web servis bulunmuyorsa önce teknik uyumluluk kontrol edilmelidir. Çok şubeli işletmelerde her şubenin seri, depo, vergi ve kullanıcı yetkileri ayrıştırılmadan otomatik gönderim açılmamalıdır.

• Datasoft sürümünüzün e-Arşiv veya uygun entegrasyon modülünü desteklediğini doğrulayın.
• Müşteri kartlarında VKN, TCKN, unvan ve adres bilgilerinin güncel olduğunu kontrol edin.
• Ürün kartlarında birim, fiyat ve vergi alanlarının işlem senaryosuyla uyumlu olduğunu doğrulayın.
• Şube ve depo yapısında belge serilerinin birbirine karışmadığını kontrol edin.
• Hata veren belgelerin yeniden gönderim ve mükerrerlik kontrolünü yapın.
• Özel vergi veya istisna içeren işlemler için manuel onay kuralı tanımlayın.
• Gönderim sonucu ile Datasoft muhasebe kaydının aynı belgeye bağlandığını doğrulayın.

İşlemlerin önemli bölümü istisnaiyse tam otomasyon yerine taslak oluşturma ve muhasebe onayı tercih edilebilir. Böylece sistem veri girişini hızlandırır, fakat son hukuki ve vergisel kontrol yetkili kişide kalır.

Teknik uyumluluk belirsizse Datasoft dokümantasyonunu, kullanılan entegrasyon sağlayıcısının açıklamalarını, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi birlikte kontrol edin. Uyum doğrulanmadan üretim ortamında toplu gönderim başlatmayın.

Özet: 5 maddede Datasoft e-Arşiv fatura akışı

Datasoft e-Arşiv fatura akışının özeti, doğru veriyi almak, doğru belge türünü seçmek, gönderim sonucunu izlemek, kontörü takip etmek ve elektronik kaydı saklamaktır.

1. Veriyi hazırlayın: Müşteri, ürün, miktar, fiyat, vergi, adres, tarih ve seri bilgilerini Datasoft'ta güncel tutun. Otomatik fatura, ancak kaynak veriler doğruysa güvenilir sonuç verir.
2. Alıcıyı doğrulayın: VKN veya TCKN bilgisiyle alıcının statüsünü kontrol edin. Şirket ve bireysel alıcıları aynı kuralla değerlendirmeyin; güncel GİB kurallarını ve mali müşavirinizin görüşünü esas alın.
3. Gönderim durumunu inceleyin: Taslak, bekliyor, kabul edildi ve hata durumlarını birbirinden ayırın. Kabul sonucu görülmeden PDF göndermeyin ve aynı belgeyi yeni numarayla tekrar oluşturmayın.
4. Kontörü izleyin: Bu kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Datasoft raporunu hizmet tarafındaki kullanım hareketleriyle düzenli olarak karşılaştırın.
5. Kaydı koruyun: Elektronik asıl dosyayı, PDF görünümünü, belge numarasını ve alıcıya iletim kaydını birlikte saklayın. İptal, iade veya düzeltme gereken belgelerde güncel mevzuata göre işlem yapın.

Bu beş adım, Datasoft ile e-Arşiv fatura kesme sürecinin temel kontrol çerçevesini oluşturur. Entegrasyonun ekranları değişse bile veri doğrulama, senaryo seçimi, gönderim sonucu ve saklama kontrolleri değişmez.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli, 100’den 500.000 kontöre kadar havuz paketleri; ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama sunulur. Paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 aydır.