Dia e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Dia e-Fatura Entegrasyonu, DİA ile e-belge servis sağlayıcısını firma bilgileri, yetkiler ve kontör hesabı üzerinden eşleştirerek yapılır.

Bu rehber, DİA kullanan işletme sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kurulum öncesi hazırlıkları, bağlantı adımlarını, kontör hesabını, belge akışını ve hata kontrollerini açıklar.

Dia e-Fatura Entegrasyonu Nedir ve Nasıl Çalışır?

Dia e-Fatura Entegrasyonu, DİA içindeki ticari verilerin e-Fatura servis sağlayıcısına aktarılması demektir. Sağlayıcı, uygun belgeyi elektronik formatta işler ve ilgili alıcıya iletir.

DİA; cari hesap, stok, satış, alış ve fatura bilgilerini tutabilir. Entegrasyon, bu bilgilerin yeniden yazılmadan e-belge sürecinde kullanılmasını sağlar. Böylece belge numarası, alıcı bilgisi ve tutar tek akışta kontrol edilir.

Bağlantı üç katmandan oluşur. Birinci katmanda DİA firması ve kullanıcı yetkileri bulunur. İkinci katmanda e-belge hesabı ve servis bilgileri tanımlanır. Üçüncü katmanda kontör ve belge durumları izlenir.

Bu bağlantı yalnızca giden fatura gönderimi değildir. Gelen e-Faturaların alınması, DİA cari hesabıyla eşleştirilmesi ve muhasebe sürecine aktarılması da entegrasyon kapsamına girebilir.

DİA ekranlarında görülen menü adları, lisans modülüne ve yazılım sürümüne göre değişebilir. Bu nedenle ekrandaki alan adını değil, istenen bilgi türünü esas alın ve güncel DİA teknik dokümanını kullanın.

Benzer kurulum mantığını farklı sistemlerde görmek isteyenler, Opencart e-Fatura entegrasyonu rehberindeki veri ve kontör adımlarını karşılaştırabilir.

Entegrasyon, manuel PDF gönderiminden farklıdır. PDF dosyası tek başına e-Fatura sayılmaz; belge, ilgili e-belge senaryosuna uygun biçimde oluşturulmalı ve sistem üzerinden durum almalıdır.

DİA e-Fatura Kurulumu İçin Hangi Bilgiler Hazırlanır?

DİA e-Fatura kurulumu öncesinde firma kimliği, e-belge yetkisi, seri bilgisi ve servis erişim bilgileri hazırlanır. Eksik bilgiler, bağlantı kurulsa bile belge gönderimini durdurabilir.

Öncelikle vergi kimlik numarası veya gerçek kişi işletmelerinde kullanılan kimlik bilgisi doğrulanır. Firma unvanı, vergi dairesi, adres, telefon ve e-posta bilgileri de güncel olmalıdır.

İşletmenin hangi e-belge türlerini kullanacağı belirlenir. Sadece e-Fatura, e-Fatura ile e-Arşiv veya başka e-belgeler için farklı tanımlar gerekebilir. Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü dikkate alınmalıdır.

Mali mühür veya yetkili elektronik imza bilgileri, entegrasyon yöntemine göre gerekebilir. Bu bilgiler DİA kullanıcılarına açık mesaj, e-posta veya ortak dosya içinde gönderilmemelidir.

DİA tarafında firma, şube, depo, kullanıcı ve belge serisi bilgileri kontrol edilir. Çok şubeli işletmelerde her şubenin belge numarası ve adres bilgilerinin nasıl yönetileceği önceden kararlaştırılır.

• İşletmenin vergi kimlik bilgileri güncel ve resmi kayıtlara uygun olmalıdır.
• e-Fatura veya ilgili e-belge kullanım yetkisinin aktif olduğu doğrulanmalıdır.
• DİA yöneticisi, firma ve entegrasyon ayarlarını değiştirme yetkisine sahip olmalıdır.
• Belge serisi, şube ve varsa depo tanımları muhasebe sorumlusu ile netleştirilmelidir.
• Servis kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya benzeri bilgiler güvenli biçimde hazırlanmalıdır.
• Gönderilecek belge türü ile kullanılacak kontör havuzu önceden belirlenmelidir.

Bu listede bir bilgi bulunmuyorsa kurulum sırasında rastgele değer yazmayın. Özellikle vergi numarası, belge serisi ve servis hesabı bilgileri mali müşavir veya yetkili entegrasyon desteğiyle doğrulanmalıdır.

Kurulumdan önce firma, şube, servis hesabı ve belge serisini ayrı bir kontrol tablosuna yazın. Her satıra sorumlu kullanıcıyı ve doğrulama tarihini ekleyin. Böylece bağlantı sırasında hangi bilginin eksik kaldığı kolayca görülür.

Örneğin iki şubeli bir eczanede merkez firmanın vergi bilgisi aynı kalırken şube adresi, kullanıcı rolü ve seri tercihi farklı olabilir. Bu alanları tek kayıt gibi değerlendirmek, faturanın doğru firmaya gitmesine rağmen yanlış şubede görünmesine yol açabilir.

Karşı durumda tek şubeli, yalnızca giden e-Fatura kullanan bir işletmede hazırlık daha kısa olabilir. Ancak düşük işlem hacmi, belge serisi ve servis parolasının kontrol edilmemesi için gerekçe değildir.

DİA ile e-Fatura Sağlayıcısı Bağlantısı Nasıl Kurulur?

DİA ile e-Fatura sağlayıcısı bağlantısı, DİA içindeki e-belge veya entegrasyon ayarlarından servis hesabı tanımlanarak kurulur. Alan adları, DİA sürümüne ve kullanılan bağlantı yöntemine göre değişebilir.

İlk olarak DİA yönetici hesabıyla ilgili firma seçilir. Ardından e-belge, özel entegratör, web servis veya benzeri adla bulunan bağlantı bölümü açılır. Menü bulunamıyorsa güncel DİA destek dokümanı kontrol edilir.

1. DİA içinde doğru firma ve gerekiyorsa doğru şube seçilir.
2. e-Fatura kullanım türü ve bağlantı sağlayıcısı, yetkili servis bilgilerindeki seçeneklere göre belirlenir.
3. Servis kullanıcı adı, parola, API anahtarı, firma kodu veya istenen diğer bilgiler ilgili alanlara girilir.
4. Gelen ve giden belge klasörleri, seri bilgileri ve durum sorgulama seçenekleri kontrol edilir.
5. Bağlantı kaydedilir ve sağlayıcının önerdiği test veya bağlantı doğrulama işlemi çalıştırılır.

Bağlantı ekranı yalnızca kullanıcı adı ve parola istemeyebilir. Bazı yöntemlerde şirket kodu, şube kodu, servis adresi veya özel bir entegrasyon anahtarı da istenebilir.

DİA ile kullanılan servis bilgilerinin e-Fatura portalı şifresiyle aynı olduğunu varsaymayın. Sağlayıcı tarafından verilen teknik bilgiler ile portal giriş bilgileri farklı olabilir.

Nebim gibi başka ticari yazılımlarda da firma, servis ve belge serisi eşleştirmesi önemlidir. Nebim e-Fatura entegrasyonu yazısı, bu ortak mantığı farklı bir ERP örneği üzerinden gösterir.

Bağlantı kaydedildiği halde durum alınamıyorsa önce DİA servis erişimini, sonra sağlayıcı hesabını ve son olarak ağ güvenlik kurallarını kontrol edin. Sorun sürerse hata ekran görüntüsünü ve işlem zamanını destek ekibine iletin.

DİA Kontör Bağlantısı Nasıl Tanımlanır?

DİA kontör bağlantısı, e-belge servisinde kullanılacak hesabın tanımlanması ve belge işlemleri için yeterli kontörün bulunmasıyla tamamlanır. Kontör, teknik bağlantının yerine geçmez; bağlantı ile bakiye birlikte çalışır.

efaturakontor.com hesaplamasında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca satış faturalarını değil, gelen e-Faturaları ve kullanılan diğer e-belge türlerini de tahmin hesabına dahil edin.

Kontör hesabı tanımında sağlayıcı hesabı, firma eşleştirmesi ve hangi e-belge türlerinin kullanılacağı kontrol edilir. DİA alanı varsa kontör kullanıcı bilgilerini eksiksiz ve güncel girin.

Yanlış: DİA portal parolasını kontör alanına yazmak. Doğru: Sağlayıcının entegrasyon için verdiği hesap veya servis bilgilerini ilgili alana tanımlamak.

Giden belgeler için aylık satış sayısını, gelen belgeler için alış faturası sayısını ayrı yazın. İade, şube, e-Arşiv ve diğer belge türleri için ayrıca güvenlik payı bırakın.

Örnek bir aylık planda 80 giden e-Fatura ve 35 gelen e-Fatura varsa temel ihtiyaç 115 kontördür. Aynı dönemde e-Arşiv veya e-İrsaliye kullanılıyorsa bu belgeler, havuz kapsamı ve hizmet kuralına göre ayrıca eklenmelidir.

Adım adım hesap için önce geçmiş aylardaki giden belgeleri, sonra gelen belgeleri sayın. Üçüncü adımda diğer e-belgeleri ve olası tekrar işlemlerini yazın. Son adımda işletmenin belirlediği güvenlik payını ekleyin.

Başarısız denemelerde kontörün yeniden hesabınıza dönüp dönmediği hizmet kuralına bağlı olabilir. Bu durumu varsaymayın; güncel sağlayıcı koşullarını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

DİA e-Fatura Gönderme Adımları Nelerdir?

DİA e-Fatura gönderme süreci, taslak faturanın kontrol edilmesi, alıcı türünün doğrulanması, belgenin imzalanması ve servis durumunun izlenmesi adımlarından oluşur.

Önce DİA içinde satış faturası oluşturulur. Cari hesap, vergi kimlik bilgisi, adres, ürün, miktar, birim, fiyat ve vergi tanımları kaydedilir. Eksik zorunlu alanlar gönderimden önce tamamlanır.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura senaryosu, kayıt durumuna veya güncel mevzuata göre farklı bir e-belge gerekiyorsa ilgili senaryo seçilir.

Fatura serisi ve sıra numarası, DİA tarafından tanımlanan kurala göre oluşturulur. Aynı seri içinde manuel ve otomatik numara kullanmak, tekrar veya sıra karışıklığı oluşturabileceği için önceden planlanmalıdır.

Gönderimden sonra yalnızca DİA ekranındaki kayıt mesajına güvenmeyin. Sağlayıcı durumunu, belge numarasını, alıcıya iletim bilgisini ve gerekiyorsa zarf yanıtını kontrol edin.

Yanlış: Fatura PDF olarak göründüğü için gönderimin tamamlandığını kabul etmek. Doğru: DİA ve e-belge servisindeki durumun başarılı olduğunu, belge kimliğiyle birlikte doğrulamak.

Giden belgeyi iptal, ret veya düzeltme işlemine almadan önce mali müşavirinizle görüşün. İşlemin türü, belgenin durumuna ve güncel GİB kurallarına göre değişebilir.

e-Fatura kapsamı ve teknik işlem ayrıntıları için e-Fatura ürün sayfasındaki güncel açıklamaları ve sık sorulan soruları ayrıca inceleyebilirsiniz.

Gelen e-Faturalar DİA Sistemine Nasıl Alınır?

Gelen e-Faturalar, sağlayıcıdaki gelen kutusundan sorgulanır, DİA'ya aktarılır ve ilgili cari hesapla eşleştirilir. Aktarım, faturanın muhasebeleştiği anlamına gelmez; son kayıt ayrıca kontrol edilmelidir.

İlk adım, gelen kutusunda yeni belge sorgusu çalıştırmaktır. DİA bağlantısı otomatik sorgu destekliyorsa zamanlama ayarı kullanılır; desteklemiyorsa kullanıcı belirli aralıklarla manuel sorgulama yapar.

İndirilen belgede gönderen vergi kimlik numarası, belge numarası, tarih, toplam, vergi bilgisi ve satır detayları kontrol edilir. Bu bilgiler DİA cari ve alış faturası kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Gelen her belge için kontör hesabını dikkate alın. efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için yalnızca giden faturaları baz alan bütçe eksik kalabilir.

Gelen belgenin DİA'ya aktarılması otomatik muhasebe kaydı oluşturmayabilir. Stok, cari, masraf, vergi ve ödeme bilgilerinin işletme politikasına göre gözden geçirilmesi gerekir.

Gelen belge kabulü, itirazı veya muhasebe kaydı için geçerli süreler ve yöntemler değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; DİA içindeki otomatik akışı mevzuat yerine koymayın.

Örneğin küçük bir markette gelen alış faturası önce gelen kutusundan alınır, ardından tedarikçi vergi kimliğiyle cari hesaba bağlanır. Ürün satırları stok kodlarına eşleşmiyorsa belgeyi kesinleştirmeden önce dönüşüm veya manuel kontrol uygulanır.

Karşı durumda yalnızca masraf faturası alan bir işletmede stok aktarımı gerekmeyebilir. Buna rağmen vergi oranı, toplam tutar, belge numarası ve cari hareket kontrolü her gelen belge için yapılmalıdır.

Tekrarlanan belge oluşmasını önlemek için belge numarası, gönderen vergi kimlik numarası ve belge tarihi birlikte kontrol edilir. Aynı belge farklı kullanıcılar tarafından yeniden aktarılmamalıdır.

Bağlantı çalışmadığında sağlayıcının gelen kutusunu geçici kontrol noktası olarak kullanabilirsiniz. Ancak bu yöntem, DİA aktarımındaki eşleştirme ve muhasebe kontrollerinin yerine geçmez.

DİA e-Fatura Eşleştirmesi Nasıl Yapılır?

DİA e-Fatura eşleştirmesi, e-belgedeki firma ve ürün bilgilerinin DİA'daki cari, stok, vergi ve belge serisi kayıtlarıyla ilişkilendirilmesi demektir.

İlk eşleştirme vergi kimlik numarası üzerinden yapılır. Aynı unvanla kayıtlı iki cari hesap varsa yalnızca unvan benzerliğine güvenmeyin; vergi numarası, adres ve şube bilgilerini birlikte karşılaştırın.

Ürün eşleştirmesinde stok kodu, ürün adı, birim ve miktar bilgileri önemlidir. Tedarikçinin kodu ile DİA stok kodu farklıysa bir dönüşüm tablosu veya manuel doğrulama yöntemi gerekir.

Vergi, tevkifat, istisna, iskonto ve masraf alanları işletmeye göre değişebilir. Bu alanların otomatik doldurulması, mali müşavir onayı olmadan kesin muhasebe kuralı kabul edilmemelidir.

Şube kullanan işletmelerde belge serisi ile firma veya şube kodu aynı kayda bağlanır. Yanlış şube eşleştirmesi, doğru faturanın yanlış cari veya yanlış numara dizisinde görünmesine yol açabilir.

Yanlış: DİA'daki benzer unvanlı ilk cariyi otomatik seçmek. Doğru: Vergi kimlik numarasını ana anahtar kabul edip adres ve hesap kodunu ayrıca doğrulamak.

Eşleştirme sonrasında küçük bir belge grubunu inceleyin. Satır toplamları, vergi hesapları, genel toplam, cari hareket ve stok miktarı aynı belge üzerinde birlikte kontrol edilmelidir.

Eşleştirme kuralı değiştirilecekse önce mevcut kayıtların etkisini değerlendirin. Geçmiş faturaları etkileyebilecek toplu güncellemeleri doğrudan üretim ortamında çalıştırmak yerine yedek ve destek planı oluşturun.

DİA e-Fatura Test Gönderimi Nasıl Kontrol Edilir?

DİA e-Fatura test gönderimi, bağlantının teknik olarak çalıştığını ve belge alanlarının doğru aktarıldığını kontrol etmek için yapılır. Kullanılacak test yöntemi, DİA ve sağlayıcının güncel dokümanına göre belirlenir.

Önce test veya deneme ortamının gerçekten etkin olup olmadığını doğrulayın. Her sistem üretim ve test ortamını aynı şekilde sunmaz; yanlış ortam seçimi gerçek bir belgenin gönderilmesine yol açabilir.

1. Test firmasını, servis hesabını ve bağlantı ortamını yetkili destekten doğrulayın.
2. Alıcı, cari, ürün, seri ve vergi alanlarının test kurallarına uygun olduğunu kontrol edin.
3. DİA içindeki bağlantı doğrulama veya test seçeneğini sağlayıcı talimatına göre çalıştırın.
4. Oluşan belge kimliğini, durum mesajını ve servis yanıtını ayrı ayrı kaydedin.
5. Başarılı aktarım sonrasında gelen kutusu, kontör hareketi ve DİA kayıtlarını karşılaştırın.

Test ortamı yoksa üretimde sahte veya gerçeği yansıtmayan fatura oluşturmayın. Gerçek ticari işlem bulunuyorsa belgenin hukuki ve muhasebesel etkisini mali müşavirinizle değerlendirin.

Testte yalnızca bağlantı mesajının başarılı olması yeterli değildir. Alıcı bilgisi, belge numarası, tarih, satır tutarı ve toplam tutar da kontrol edilmelidir.

Test sonuçlarını ekran görüntüsü, tarih, kullanıcı ve belge kimliğiyle kaydedin. Daha sonra aynı hata oluştuğunda destek ekibine yalnızca hata metni değil, işlem bağlamı da iletilir.

Başarılı testten sonra üretim ayarlarını tekrar kontrol edin. Test kullanıcı bilgilerinin üretim hesabında kalması veya test serisinin gerçek belgelerde kullanılması önemli bir kurulum hatasıdır.

DİA e-Fatura Entegrasyon Hataları Nasıl Çözülür?

DİA e-Fatura entegrasyon hataları, çoğunlukla yetki, firma bilgisi, veri eşleştirmesi, kontör veya servis erişimi kaynaklıdır. Hata mesajını silmeden önce belge kimliğini ve işlem zamanını kaydedin.

Yetki ve servis bilgisi hatası nasıl ayırt edilir?

Bağlantı hiç kurulmuyor veya kimlik doğrulama uyarısı veriyorsa kullanıcı adı, parola, API anahtarı, firma kodu ve servis adresi birlikte kontrol edilir. Büyük-küçük harf ve boşluk hataları da önemlidir.

Servis hesabının süresi dolmuş, yetkisi sınırlandırılmış veya yanlış firmaya bağlanmış olabilir. Bu durumda parolayı tekrar tekrar değiştirmek yerine hesap sahibinden aktiflik ve firma eşleşmesi teyidi alın.

Belge ve kontör hatası nasıl giderilir?

Belge gönderilmiyorsa alıcı vergi kimliği, e-Fatura kayıt durumu, seri, zorunlu alanlar ve kontör bakiyesi incelenir. Aynı anda çok sayıda alanı değiştirmek, gerçek nedeni bulmayı zorlaştırır.

Kontör yetersiz görünüyorsa önce hesap bakiyesi ile DİA'daki tanımı karşılaştırın. Gelen ve giden belgelerin ayrı ayrı 1 kontör düşürdüğü hesabını kullanın; başarısız işlemlerin iadesi için sağlayıcı kuralını kontrol edin.

Yanlış: Hata ekranı görünce aynı faturayı art arda göndermek. Doğru: Önce belge durumunu sorgulamak, bekleyen kayıt olmadığını doğrulamak ve sonra desteklenen düzeltme adımını uygulamak.

Tekrarlı kayıt ve servis kesintisi nasıl yönetilir?

DİA'da belge görünmüyor fakat sağlayıcıda başarılı görünüyorsa belge numarası ve belge kimliğiyle sorgulama yapın. Aynı faturayı yeniden oluşturmak yerine mevcut kaydın aktarım durumunu araştırın.

Geçici ağ veya servis kesintisinde işlem zamanını, kullanıcıyı ve hata metnini kaydedin. Sorun tekrarlanıyorsa DİA desteğine, sağlayıcıya ve gerekirse mali müşavire aynı bilgilerle başvurun.

DİA Entegrasyonu Küçük İşletmeler İçin Nasıl Planlanır?

DİA entegrasyonu küçük işletmeler için belge hacmi, kullanıcı sayısı, şube yapısı ve muhasebe çalışma biçimi dikkate alınarak planlanır. Sadece aylık satış sayısına bakmak doğru kontör tahmini vermez.

Örneğin bir eczane sahibi DİA'da ay içinde 10 giden e-belge ve 3 gelen e-Fatura işliyorsa temel hesap 13 kontördür. Bu yalnızca örnek hesabıdır; diğer belge türleri ve işlem tekrarları ayrıca değerlendirilir.

Bu eczanede satış faturası oluşturan kullanıcı ile gelen alış faturalarını kontrol eden kullanıcı aynı kişi olabilir. Yine de yönetici yetkisi herkese verilmemeli, belge gönderme ve ayar değiştirme görevleri ayrılmalıdır.

Bir markette şube, kasa veya farklı satış kanalları varsa seri ve cari eşleştirmesi daha karmaşık hale gelir. Küçük işletme olsa bile şube sayısı arttıkça test ve raporlama planı genişletilmelidir.

POS cihazı veya satış kanalı DİA'ya veri aktarıyorsa e-Fatura adımı ayrıca incelenmelidir. Ingenico POS e-Fatura entegrasyonu yazısı, POS ile e-belge akışının neden ayrı kontrol edilmesi gerektiğini açıklar.

Kontör planında giden belge, gelen belge, e-Arşiv ve varsa diğer e-belge türleri ayrı sütunlarda izlenmelidir. Sonra aylık toplamın üzerine işletmenin tercih ettiği güvenlik payı eklenir.

Uygulama sırası küçük işletmelerde de değişmemelidir: önce firma ve kullanıcı bilgileri, sonra servis bağlantısı, ardından tek belge testi ve son olarak düzenli raporlama yapılmalıdır. Bu sıra, hatanın hangi katmanda oluştuğunu ayırmayı kolaylaştırır.

Bu plan, belge hacmi çok düşük olsa bile geçerlidir. Sadece e-Arşiv kullanan veya gelen belge almayan bir işletmede bazı adımlar kullanılmayabilir; kullanılmayan akışlar yine de yazılı olarak belirtilmelidir.

Entegrasyon her işletmede aynı ölçüde uygun olmayabilir. Çok sayıda özel iş akışı, yoğun şube yapısı veya özel API gereksinimi varsa kurulumdan önce DİA ve sağlayıcı teknik kapsamı yazılı olarak doğrulanmalıdır.

İşletme büyüdükçe kullanıcı yetkileri, seri yönetimi, otomatik sorgu sıklığı ve hata raporları yeniden değerlendirilir. İlk kurulumun küçük olması, sonraki kapasite ihtiyacının aynı kalacağı anlamına gelmez.

DİA e-Fatura Entegrasyonunda Güvenlik ve Mevzuat Nasıl Yönetilir?

DİA e-Fatura entegrasyonunda güvenlik, servis bilgilerini korumak, kullanıcı yetkilerini sınırlamak ve belge durumlarını düzenli izlemekle yönetilir. Mevzuat tarafında güncel GİB duyuruları ve mali müşavir görüşü esas alınır.

Servis parolası, API anahtarı ve mali mühür bilgileri ortak mesajlaşma gruplarında paylaşılmamalıdır. Kullanıcı ayrıldığında veya görev değiştiğinde DİA ve sağlayıcı erişimleri aynı gün gözden geçirilmelidir.

Gelen ve giden kutularında belge durumu, tarih, numara ve karşı taraf bilgisi düzenli raporlanmalıdır. Yalnızca DİA ekranındaki kayıtla yetinmek yerine sağlayıcı tarafındaki durum da belirli aralıklarla karşılaştırılmalıdır.

Ücretsiz e-fatura portalında gelen ve giden kutusu ile belgelerin 10 yıl güvenli saklanması sağlanabilir. Yine de işletme, kendi muhasebe arşiv düzenini ve belgeye erişim yetkilerini ayrıca belirlemelidir.

Uzman notu: Entegrasyon çalışıyor görünse bile ayda en az bir kez rastgele seçilen giden ve gelen belgeleri belge numarası, durum, cari kayıt ve kontör hareketiyle karşılaştırın.

• Yetkili kullanıcıların listesi ve rollerinin güncel olduğu kontrol edilmelidir.
• Servis parolalarının güvenli saklandığı ve görev değişikliklerinde yenilendiği doğrulanmalıdır.
• Giden belgelerin başarılı durumları ve gelen belgelerin aktarım kayıtları karşılaştırılmalıdır.
• Seri, şube, firma ve cari eşleştirmelerinde değişiklik yapıldığında test kaydı oluşturulmalıdır.
• Mevzuat tarihi, belge senaryosu ve uygulama koşulları için güncel GİB duyurusu incelenmelidir.
• Belirsiz vergi veya muhasebe işleminde mali müşavirden yazılı çalışma yöntemi alınmalıdır.

Mevzuat tutarları, kapsamları ve yükümlülükleri yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle eski blog yazılarındaki had veya ceza bilgilerini doğrudan uygulamayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 Maddede Dia e-Fatura Entegrasyonu

Dia e-Fatura Entegrasyonu, DİA firma ayarlarının, e-belge servis hesabının, kontör bağlantısının ve belge eşleştirmelerinin birlikte doğrulanmasıyla tamamlanır.

• Yetkiyi hazırlayın: Vergi kimlik bilgilerini, e-belge kullanım durumunu, DİA yönetici erişimini, mali mühür veya gerekli elektronik imza bilgilerini ve belge serilerini kurulumdan önce doğrulayın.
• Bağlantıyı tanımlayın: DİA içindeki e-belge veya entegrasyon alanında sağlayıcının istediği servis kullanıcı bilgilerini, firma kodunu, şube bilgisini ve varsa API anahtarını doğru alana girin.
• Kontörü hesaplayın: Giden ve gelen belgelerin her biri için 1 kontör düşen modeli esas alın; e-Arşiv, e-İrsaliye veya diğer havuz kapsamlarını ayrıca kontrol ederek aylık ihtiyacı tahmin edin.
• Belge akışını test edin: Test ortamı varsa kullanın, yoksa gerçek olmayan belge üretmeyin. Gönderim durumu, belge numarası, alıcı bilgisi, DİA kaydı, gelen kutusu ve kontör hareketini birlikte inceleyin.
• Son kontrolü yapın: Cari, stok, vergi, seri, şube ve kullanıcı eşleştirmelerini doğrulayın. Hatalı kayıtları tekrar göndermeden önce sağlayıcı durumunu, DİA kayıtlarını ve mali müşavir yönlendirmesini kontrol edin.

Kurulumdan sonra ayda bir örnek giden ve gelen belgeyi karşılaştırmak, bağlantı sorunlarını erken fark ettirir. Büyük değişikliklerde önce test, ardından üretim kontrolü yapılması güvenli çalışma düzeni oluşturur.

Kontör seçeneklerini inceleyenler, paketler sayfasındaki güncel kapsamı ve e-Fatura hizmet açıklamasını kontrol edebilir.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar havuz paketleri bulunur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 aydır.

Ücretsiz e-fatura portalı, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özellikleriyle kullanılabilir; güncel kapsamı, GİB onaylı özel entegratör ve Sovos altyapısı bilgileriyle birlikte inceleyip mali müşavirinizle teyit edin.