Uyumsoft e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Uyumsoft e-Fatura entegrasyonu, Uyumsoft hesabını işletmenin ERP veya muhasebe yazılımına bağlayarak belge oluşturma, gönderme, alma ve durum izleme akışını kurmakla yapılır. Kontör bağlantısı ise API anahtarından ayrı şekilde, gönderici hesabı ile kullanım havuzunu eşleştirmeyi gerektirir.

Bu rehber, Uyumsoft e-Fatura kurulumunu yapan işletme sahipleri, muhasebe ekipleri ve yazılım geliştiricileri için hazırlanmıştır. Özellikle sağlayıcı hesabı, API bilgileri, UBL-TR alanları, test belgesi ve kontör tüketimi arasındaki karışıklığı gidermeyi amaçlar.

Kurulum sürecinde teknik bağlantı kadar belge akışının sahibi de belirlenmelidir. Hangi kullanıcıların fatura oluşturacağı, kimlerin göndereceği, gelen belgeleri kimin onaylayacağı ve hatalı belgelerde kimin karar vereceği önceden yazılı hale getirilmelidir.

Uyumsoft e-Fatura entegrasyonu nedir ve neyi kapsar?

Uyumsoft e-Fatura entegrasyonu, işletmenin ERP, muhasebe veya satış yazılımındaki verileri Uyumsoft kanalına aktarması demektir. Sistem faturayı oluşturur, elektronik belge formatına dönüştürür, yetkilendirilmiş imza veya mühür sürecini işletir, GİB'e iletir ve yanıtı tekrar işletme yazılımına taşır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen, imzalanan ve iletilen ticari belgedir. Entegrasyon; fatura başlığını, satırlarını, vergi bilgilerini, alıcı adresini, senaryoyu ve belge durumunu iki yazılım arasında eşleştirir.

Gönderim yönünde ERP, alıcı bilgilerini ve ürün satırlarını gönderir. Alım yönünde entegrasyon, gelen belgeleri sorgular, indirir, muhasebe sistemine aktarır ve işlenme durumunu kaydeder.

Kurulum yalnızca kullanıcı adı ve şifre girmekten oluşmaz. Şirket tanımı, ortam seçimi, API yetkisi, mali mühür yöntemi, numara serisi ve hata kayıtlarının da yapılandırılması gerekir.

Örneğin bir market, kurumsal müşterilerine düzenlediği faturaları ERP'de oluşturabilir. Tedarikçilerden gelen e-Faturaları da aynı yazılımda görebilir ve satın alma kaydıyla eşleştirebilir.

Ancak her işletmenin API entegrasyonuna ihtiyacı yoktur. Sadece az sayıda belge düzenleyen ve manuel işlem yapmak isteyen işletmeler portal kullanabilir; karar, belge hacmi ve muhasebe iş akışına göre verilmelidir. Genel kapsamı e-Fatura ürün sayfasında ayrıca inceleyebilirsiniz.

API bağlantısı, belgelerin ERP içinden otomatik gönderilmesini sağlar; portal kullanımı ise kullanıcıların sağlayıcı ekranında işlem yapmasını gerektirir. Bu nedenle seçim yapılırken yalnızca belge sayısı değil, manuel kontrol ihtiyacı ve entegrasyonun bakım sorumluluğu da değerlendirilmelidir.

Bir işletme portal üzerinden çalışırken ERP'de yalnızca muhasebe kaydı tutabilir. Buna karşılık stok, satış ve cari hesap süreçleri birlikte yürütülüyorsa otomatik veri aktarımı daha kapsamlı bir kurulum gerektirir. İki modelin belge saklama ve kullanıcı yetkileri ayrıca kontrol edilmelidir.

Uyumsoft e-Fatura kurulumundan önce hangi bilgiler hazırlanır?

Uyumsoft e-Fatura kurulumu için öncelikle şirket kimlik bilgileri, kullanıcı yetkileri, sertifika bilgileri ve ERP teknik erişimi hazırlanır. Bu bilgiler eksikse API bağlantısı kurulsa bile belge gönderimi veya durum sorgulaması tamamlanamayabilir.

İlk kontrol, işletmenin VKN veya TCKN, ticari unvanı, vergi bilgileri ve e-Fatura kullanıcı durumudur. GİB tarafındaki gönderici adresi ile Uyumsoft hesabındaki şirket tanımı aynı olmalıdır.

• İşletmenin VKN veya TCKN bilgisi ve resmi unvanı hazırdır.
• Uyumsoft müşteri numarası ve hesapta tanımlı şirket bilgisi teyit edilmiştir.
• GİB kullanıcı listesinde yer alan gönderici birim adı ve alias bilgisi kontrol edilmiştir.
• Kullanılacak mali mühür veya elektronik imza yöntemi belirlenmiştir.
• ERP'deki ürün, müşteri, vergi ve belge numarası bilgileri günceldir.
• API kullanıcısını yönetecek teknik personel ve mali müşavir belirlenmiştir.

Sertifika tarafında geçerlilik, bilgisayara erişim ve yetki kapsamı kontrol edilir. Sertifikanın süresi dolmuşsa kimlik doğrulama başarısız olabilir; bu durum API şifresi hatası gibi görünebilir.

ERP tarafında şirket, şube, depo, kasa ve kullanıcı tanımları gözden geçirilmelidir. Birden fazla şube varsa, her şubenin belge numarası ve gönderici hesabıyla ilişkisi ayrıca test edilmelidir.

Kurulumdan önce Uyumsoft'un güncel teknik dokümanı ve kullanılan ERP'nin entegrasyon kılavuzu karşılaştırılmalıdır. Ekran adları, kimlik doğrulama yöntemi ve zorunlu alanlar sürüme veya sözleşmeye göre değişebilir.

Hazırlık toplantısında muhasebe ve teknik ekip aynı örnek faturayı incelemelidir. Böylece teknik ekip alanları bağlarken muhasebe ekibi senaryo, vergi, numara ve alıcı bilgilerinin iş kuralına uygunluğunu doğrular.

Şubeli işletmelerde şirket merkezinin bilgileriyle şube bilgilerinin karıştırılmaması gerekir. Şube tanımı yalnızca adres bilgisi olmayabilir; belge serisi, kullanıcı yetkisi ve gönderici birim ilişkisi de ayrıca tanımlanabilir.

Uyumsoft API bağlantısı hangi adımlarla kurulur?

Uyumsoft API bağlantısı, yetkili servis bilgilerini ERP'ye tanımlayıp doğru ortamı seçerek ve test belgesi göndererek kurulur. API, iki yazılımın belirlenmiş kurallar üzerinden veri alışverişi yapmasını sağlayan uygulama programlama arayüzü demektir.

1. Uyumsoft sözleşmesinde API veya web servis erişiminin açık olduğu doğrulanır.
2. Yetkili kullanıcı, servis şifresi, anahtar veya sertifika bilgisi güvenli kanaldan alınır.
3. ERP'de test ya da üretim ortamı seçilir ve yanlış ortam kullanılmadığı kontrol edilir.
4. Uyumsoft servis adresi, kimlik bilgileri ve gerekiyorsa IP izinleri tanımlanır.
5. Şirket, şube, belge serisi ve kullanıcı eşleştirmeleri ERP içinde tamamlanır.
6. Test belgesi gönderilir, yanıt alınır ve üretim geçişi yazılı olarak onaylanır.

Kimlik bilgileri doğrudan kod içine yazılmamalıdır. Şifre, sertifika ve API anahtarı erişim kontrollü bir kasada tutulmalı; geliştirici, muhasebe ve yönetici rollerinin yetkileri ayrılmalıdır.

Test ve üretim ortamlarını karıştırmak, en sık görülen kurulum hatalarındandır. Testte başarılı olan bağlantı, üretimde şirket veya belge serisi tanımları eksikse aynı sonucu vermeyebilir.

API bağlantısının tamamlandığını yalnızca başarılı HTTP yanıtıyla değerlendirmeyin. Belgenin Uyumsoft ekranında görünmesi, GİB durumunun ERP'ye dönmesi ve XML arşivinin oluşması birlikte kontrol edilmelidir.

Pazar yeri entegrasyonlarında veri akışının nasıl tasarlandığını görmek için Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu örneğine bakabilirsiniz. Bu örnek, Uyumsoft'a ait ekran adlarını değil, entegrasyon mantığını açıklamak için kullanılmalıdır.

Bağlantı kurulduktan sonra önce kimlik doğrulama, sonra belge gönderme ve son olarak durum sorgulama ayrı ayrı denenmelidir. Tek bir başarılı çağrı, gelen kutusu sorgusunun veya XML indirme yetkisinin de çalıştığını kanıtlamaz.

İlk üretim geçişinde sınırlı sayıda belgeyle çalışmak daha güvenlidir. Gönderim zamanını, belge numarasını, API yanıtını ve GİB durumunu aynı kayıt üzerinde saklayın; böylece bir hata oluştuğunda hangi adımın başarısız olduğu bulunabilir.

ERP ile Uyumsoft e-Fatura alan eşleştirmesi nasıl yapılır?

ERP ile Uyumsoft e-Fatura alan eşleştirmesi, her faturadaki başlık, alıcı, satır, vergi ve referans bilgilerinin doğru XML alanlarına bağlanmasıyla yapılır. Alan eşleştirmesi yanlışsa bağlantı çalışır, fakat belge GİB doğrulamasında reddedilebilir.

Başlık bölümünde fatura numarası, tarih, para birimi, ödeme bilgisi, gönderen ve alıcı kimlikleri bulunur. VKN, TCKN, vergi dairesi ve adres bilgileri müşteri kartından doğru formatta alınmalıdır.

Satır bölümünde ürün adı, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, iskonto, vergi oranı ve satır toplamı eşleştirilir. ERP'deki KDV tanımı ile faturadaki vergi kodu aynı anlamı taşımalıdır.

Senaryo alanı da ayrıca kontrol edilir. İşlem türüne göre temel veya ticari senaryo seçilebilir; seçim, alıcının durumu ve güncel mevzuatla uyumlu olmalıdır.

Yanlış: ERP'de boş kalan vergi dairesi alanını sabit bir metinle doldurmak. Doğru: Müşteri kartındaki resmi bilgiyi doğrulayıp eksikse belgeyi göndermeden önce tamamlamak.

Örneğin bir kafe, kurumsal müşteriye kahve ve yiyecek satırlarını ayrı gönderebilir. Ürün kartlarındaki birim, KDV ve iskonto tanımları doğru değilse toplam tutar ERP ile XML arasında farklılaşır.

Eşleştirme tablosunda ERP alanının karşısına UBL-TR karşılığı ve zorunluluk durumu yazılmalıdır. Boş bırakılabilen alanlarla gönderimden önce mutlaka doldurulması gereken alanlar böylece birbirinden ayrılır.

Özellikle tarih, yuvarlama ve para birimi kuralları örnek belgeyle denenmelidir. ERP toplamı ile XML toplamı arasında küçük görünen farklar, vergi veya kur bilgisinin yanlış eşleştirilmesi nedeniyle reddedilebilir.

Uyumsoft e-Fatura test belgesi nasıl gönderilir ve doğrulanır?

Uyumsoft e-Fatura test belgesi, önce test ortamında düşük riskli bir müşteri ve ürün verisiyle gönderilir. Testin amacı yalnızca bağlantıyı değil, XML içeriğini, imzayı, GİB yanıtını ve ERP durum güncellemesini doğrulamaktır.

Testten önce belgenin numarası, tarih bilgisi, alıcı VKN'si, alias'ı, senaryosu ve toplamları incelenir. Gerçek müşteriye ait gereksiz veya hatalı bir belgenin üretim ortamında gönderilmemesi için ortam seçimi tekrar kontrol edilir.

Yanıt durumları farklı ekranlarda gönderildi, işleniyor, kabul veya red gibi görünebilir. Her durumun anlamı, kullanılan Uyumsoft sürümü ve teknik dokümandaki açıklamayla birlikte değerlendirilmelidir.

Test sonrasında XML dosyası, uygulama yanıtı ve ERP kayıt numarası saklanır. Aynı belgeyi tekrar göndermeden önce önceki denemenin gerçekten başarısız olup olmadığı kontrol edilir.

Test belgesi reddedilirse hata kodu kopyalanır, ilgili alan bulunur ve yalnızca o alan düzeltilir. Rastgele alan değişiklikleri, yeni hataların oluşmasına ve sorunun kaynağının kaybolmasına neden olabilir.

Uygulama sırasında önce tek satırlı, basit bir fatura gönderin. Ardından iskonto, farklı vergi oranı, yabancı para veya çoklu satır gibi gerçek iş akışında kullanılan özellikleri ayrı testlerle deneyin.

Kabul edilen belge ERP'de kabul durumuna geçmiyorsa gönderim başarılı olsa bile kurulum tamamlanmış sayılmaz. Bu durumda durum sorgusu, zamanlama görevi ve belge numarası eşleşmesi birlikte incelenmelidir.

Uyumsoft e-Fatura kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Uyumsoft e-Fatura kontör bağlantısı, önce belgenin hangi gönderici hesabından çıkacağını belirleyip o hesabın kullanım birimiyle ERP akışını eşleştirmekle yapılır; API anahtarı kontör değildir.

Kontör, belirli bir e-belge işlemi için harcanan kullanım birimidir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu tüketim kuralı, teknik bağlantı bilgilerinden bağımsız olarak planlanmalıdır.

Uzman notu: ERP markası ile belgeyi GİB'e ileten özel entegratör hesabını aynı kavram sanmayın. Kontör, faturanın hangi hesap üzerinden gönderildiğine göre tüketilir.

Uyumsoft hesabı ile başka bir özel entegratörün kontör havuzu aynı hizmet hesabı değildir. Uyumsoft yalnızca ERP görevi görür, gönderimi başka bir sağlayıcı yaparsa, API bilgilerinin de o gönderici sağlayıcıya ait olması gerekir.

Yanlış: Bir sağlayıcıdan alınan kontörü, yalnızca API adresini değiştirerek başka sağlayıcı hesabında kullanabileceğini düşünmek. Doğru: Hesap, sözleşme, gönderici VKN'si ve kontör havuzu eşleşmesini yazılı olarak doğrulamak.

Bağlantı öncesinde sağlayıcıya hangi hesabın belge göndereceği, gelen kutusunun nerede tutulacağı ve kontörün hangi belge türlerinde düşeceği sorulur. Bu yanıtlar alınmadan üretim geçişi yapılmamalıdır.

ERP ile gönderici kanalının değişmesi, müşteri kartlarının veya ürün bilgilerinin otomatik taşınacağı anlamına gelmez. Teknik bağlantı kadar veri aktarımı, arşiv ve bekleyen belge planı da ayrıca hazırlanmalıdır.

Kontör hesabında şirket VKN'si, gönderici birim, sözleşme numarası ve aktif paket birlikte kontrol edilmelidir. Bu bilgilerden biri farklıysa belge gönderimi çalışsa bile tüketim beklenmeyen hesaba yazılabilir.

Bir markette ERP Uyumsoft'a bağlı, fakat belgeler başka bir gönderici hesabından çıkıyorsa iki tarafın sorumlulukları yazılı ayrılmalıdır. Böylece teknik arızayla kontör yetersizliği birbirine karıştırılmaz.

e-Fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

e-Fatura kontör ihtiyacı, beklenen giden belge sayısı ile gelen belge sayısının toplanması ve desteklenen diğer e-belgelerin ayrıca eklenmesiyle hesaplanır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Sadece e-Fatura için temel hesaplama şöyledir: aylık kontör ihtiyacı, aylık giden e-Fatura sayısı artı aylık gelen e-Fatura sayısıdır. Sonuca mevsimsel artış, yeni müşteri ve yedek kullanım payı eklenir.

Örneğin küçük bir market ayda 90 kurumsal satış faturası gönderiyor ve 240 tedarikçi faturası alıyorsa, yalnızca bu akış için 330 kontör gerekir. Market ayrıca e-Arşiv veya e-İrsaliye kullanıyorsa bunları sağlayıcı kuralına göre hesaba katmalıdır.

İptal, yeniden gönderim, teknik tekrar ve başarısız denemelerde kontör tüketimi sağlayıcı sözleşmesine göre değişebilir. Bu işlemlerin her zaman ücretsiz olduğu varsayılmamalı ve paneldeki tüketim hareketleri incelenmelidir.

Kontör planlamasında son üç ayın belge raporu kullanışlıdır. Yeni bir şube açılacaksa, kampanya dönemleri veya sezonluk satış artışı ayrıca değerlendirilir.

Paket seçerken yalnızca toplam kontör sayısına bakmayın. Kullanım süresi, desteklenen belge türleri, gelen kutusu, arşiv ve farklı gönderici hesaplarının kapsamı da karşılaştırılmalıdır.

Güncel seçenekleri incelerken kontör paketleri sayfasındaki kullanım koşullarını okuyun. Mevcut Uyumsoft hesabınızın bu havuzla uyumlu olup olmadığını ise sağlayıcıdan teyit edin.

Belge hacmi hesaplanırken yalnızca kesilen satış faturaları dikkate alınmamalıdır. Gelen faturalar, şubeler, iade süreçleri ve sezonluk yoğunluklar ayrı satırlarda izlenirse aylık ihtiyaç daha gerçekçi hesaplanır.

Her ayın sonunda paneldeki tüketim raporu ile ERP'nin gönderim ve alım raporu karşılaştırılmalıdır. Sayılar uyuşmuyorsa belge türü, tekrar denemeler ve farklı gönderici hesapları kontrol edilmeden yeni paket kararı verilmemelidir.

Uyumsoft e-Fatura entegrasyon hataları nasıl çözülür?

Uyumsoft e-Fatura entegrasyon hataları, önce hata kodu ve işlem zamanına göre sınıflandırılarak çözülür. Kimlik doğrulama, alias, XML, sertifika, ağ ve durum aktarımı hataları farklı müdahale gerektirir.

Her hatada aynı belgeyi arka arkaya göndermek yerine işlem günlükleri incelenir. ERP kaydı, Uyumsoft ekranı ve GİB yanıtı aynı belge numarası üzerinden karşılaştırılır.

• Yetkilendirme hatasında kullanıcı, anahtar, sertifika ve ortam bilgilerinin birlikte doğrulanması gerekir.
• Alias hatasında alıcının güncel GİB kayıtlı adresi ve VKN bilgisi kontrol edilmelidir.
• XML hatasında zorunlu alanlar, vergi kodları, birimler ve toplam tutarlar incelenmelidir.
• Sertifika hatasında mali mühür sürücüsü, sertifika süresi ve işletim sistemi erişimi kontrol edilmelidir.
• Tekrarlı belge uyarısında önceki gönderimin GİB ve Uyumsoft durumları karşılaştırılmalıdır.
• Durum güncellenmiyorsa sorgu servisi, zamanlama görevi ve ERP entegrasyon günlüğü incelenmelidir.

Ağ kaynaklı sorunlarda güvenlik duvarı, IP izinleri, DNS ve servis erişimi kontrol edilir. Bu kontroller yapılmadan kullanıcı şifresini değiştirmek sorunu çözmez.

Hata düzeltildikten sonra aynı senaryoda yeni bir test gönderilir. Üretimdeki bekleyen belgeler için yeniden gönderim kararı, belge durumuna ve mali müşavir görüşüne göre verilmelidir.

Hata kodu açıklaması bulunamıyorsa Uyumsoft teknik dokümanı ve e-Fatura sık sorulan sorular bölümü kontrol edilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi de kontrol edin.

Örneğin alias hatasında önce alıcının VKN'si, ardından kayıtlı elektronik posta adresi ve son olarak senaryo bilgisi karşılaştırılmalıdır. Üç alanın tamamı doğruysa sorun servis önbelleği veya güncel kullanıcı listesiyle ilgili olabilir.

Tekrarlı gönderim riskini azaltmak için ERP'de belge numarası ve işlem kimliği tutulmalıdır. Gönderim yanıtı alınamadığında belgeyi hemen yeniden yollamak yerine önce sağlayıcı panelindeki son durum sorgulanmalıdır.

Uyumsoft e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye nasıl ayrılır?

Uyumsoft e-Fatura entegrasyonu, e-Arşiv ve e-İrsaliye akışlarıyla aynı teknik mantığa sahip olsa da belge türleri ve zorunlu alanları farklıdır. Her belge türü için modül, yetki ve test kapsamı ayrıca belirlenmelidir.

e-Arşiv Fatura, alıcının e-Fatura sistemindeki durumuna ve işlem koşullarına göre kullanılan farklı bir elektronik fatura türüdür. Alıcı e-Fatura kayıtlı değilse e-Arşiv gündeme gelebilir; nihai seçim güncel GİB kurallarına göre yapılır.

e-İrsaliye, malın sevkine ilişkin bilgileri taşıyan elektronik belgedir. Fatura yerine geçmez; sevk tarihi, taşıma ve mal bilgileri gibi farklı alanlar içerir.

Bu nedenle e-Fatura API bağlantısının çalışması, e-Arşiv veya e-İrsaliye bağlantısının otomatik tamamlandığını göstermez. Ayrı belge şemaları, numara serileri ve durum kodları test edilmelidir.

Ürün kapsamındaki farkları görmek için e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye sayfalarını karşılaştırabilirsiniz. Mevzuata bağlı yükümlülükler değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Aynı sağlayıcı sözleşmesinde tek havuz kontör kullanılıyorsa, her belge türünün tüketim kuralı ayrıca okunmalıdır. Uyumsoft ERP'nin bu belgeleri üretmesi, kullanılan kontör havuzunun otomatik olarak değiştiği anlamına gelmez.

Belge türü seçimi yapılırken alıcının kullanıcı durumu, malın sevk edilip edilmediği ve işlemde hangi belgenin zorunlu olduğu incelenmelidir. Aynı satış için e-Fatura ile e-İrsaliye bilgileri birbirinin yerine geçirilmemelidir.

Örneğin depodan müşteriye ürün sevk eden bir işletme, fatura ve sevk belgesi akışını ayrı numara serileriyle takip etmelidir. Bir belgenin kabul edilmesi diğer belge türünün de mevzuata uygun olduğu anlamına gelmez.

Uyumsoft e-Fatura verileri nasıl saklanır ve yetkilendirilir?

Uyumsoft e-Fatura verileri, belge XML'i, imza veya mühür bilgisi, GİB yanıtı ve işlem günlükleriyle birlikte erişim kontrollü biçimde saklanmalıdır. Yalnızca PDF dosyasını saklamak, elektronik belgenin bütün teknik kayıtlarını korumayabilir.

ERP ve entegratör ekranlarında yönetici, muhasebe, satış ve teknik kullanıcı rolleri ayrılmalıdır. Her kullanıcının belge oluşturma, gönderme, iptal talebi, indirme ve ayar değiştirme yetkisi aynı olmamalıdır.

API anahtarı ve sertifika dosyası ortak e-posta hesabında tutulmamalıdır. Yetkili personel değiştiğinde şifreler yenilenmeli, eski kullanıcıların erişimi kapatılmalı ve bağlantı günlükleri incelenmelidir.

• Gelen ve giden belgelerin XML dosyalarının indirilebildiği kontrol edilmelidir.
• GİB yanıtlarının ve belge durum geçmişinin ERP kaydıyla eşleştiği doğrulanmalıdır.
• Yedeklerin kim tarafından, hangi tarihte ve nerede tutulduğu yazılı hale getirilmelidir.
• Arşiv erişiminin yalnızca yetkili kullanıcılarla sınırlandırıldığı düzenli olarak test edilmelidir.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılıyorsa gelen ve giden kutularında belgelerin görünmesi ayrıca kontrol edilir. Efaturakontor portalında 10 yıl güvenli saklama sunulsa bile, hesap erişimi ve kullanıcı yetkileri işletmenin sorumluluğunda kalır.

Saklama süreleri, elektronik belge türü ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; şirket içi arşiv prosedürünü buna göre güncelleyin.

Yetki kontrolünde çalışanların görev değişiklikleri de dikkate alınmalıdır. Muhasebe çalışanı ayrıldığında yalnızca ERP hesabı değil, sağlayıcı paneli, API erişimi ve arşiv indirme yetkisi de gözden geçirilmelidir.

Aylık yedekleme denemesinde örnek bir XML, GİB yanıtı ve işlem günlüğü geri açılmalıdır. Dosyanın indirilebilmesi tek başına yeterli değildir; belgeyle ilişkili teknik kayıtların birlikte bulunması gerekir.

Uyumsoft e-Fatura hesabından başka kanala geçişte kontör ne olur?

Uyumsoft e-Fatura hesabından başka bir kanala geçişte kontörün otomatik taşınacağı varsayılmaz. Kontör, genellikle belirli bir sağlayıcı hesabına, VKN'ye veya sözleşmeye bağlı kullanım hakkıdır.

Sadece ERP yazılımı değişiyorsa belgeyi gönderen özel entegratör aynı kalabilir. Bu durumda yeni ERP'ye servis bilgileri tanımlanır, alan eşleştirmesi yapılır ve bekleyen belgeler kontrol edilerek test gönderimi gerçekleştirilir.

Gönderici sağlayıcı da değişiyorsa yeni hesap, yeni API bilgileri, yeni yetkilendirme ve yeni kontör planı gündeme gelir. Eski sağlayıcıdaki kullanılmamış kontörün devri, iadesi veya süresi sözleşmeye göre yazılı teyit edilmelidir.

Geçişten önce gelen ve giden belgeler, XML dosyaları, yanıtlar, belge numaraları ve durum kayıtları dışa aktarılır. Sadece PDF indirmek, ileride yapılacak muhasebe veya denetim kontrolleri için yeterli olmayabilir.

Eski kanalda bekleyen, reddedilen veya işlenmekte olan belgeler ayrı bir listede tutulur. Aynı numarayı yeni kanaldan tekrar göndermek, mükerrer belge ve muhasebe uyumsuzluğu oluşturabilir.

Yeni kanalda şirket bilgileri, alias, seri, sertifika ve kullanıcı rolleri tanımlanır. Önce test ortamında, sonra sınırlı bir üretim akışında durum kontrolü yapılır.

Geçiş tamamlanmadan eski hesabı kapatmayın. Arşive erişim, gelen kutusu, bekleyen yanıtlar ve mali müşavir onayı kontrol edildikten sonra eski bağlantı pasifleştirilmelidir.

Geçiş planında bir kesim zamanı belirlenmeli ve bu andan sonra hangi sistemin belge üreteceği açıkça yazılmalıdır. Aynı satışın iki kanaldan gönderilmesini önlemek için ERP kullanıcılarına kısa bir işlem talimatı verilmelidir.

Kontör devriyle ilgili yazılı yanıt alınamıyorsa eski paketi yeni kanalda kullanabileceğinizi varsaymayın. Güncel sözleşmeyi, sağlayıcı panelindeki kullanım şartlarını ve mali müşavirinizin geçiş önerisini birlikte kontrol edin.

Özet: 5 maddede Uyumsoft e-Fatura entegrasyonu

Uyumsoft e-Fatura entegrasyonu, ERP ile gönderici hesabı arasındaki veri ve durum akışını kurar. Başarılı bir kurulum için API bağlantısı, UBL-TR alanları, sertifika, test belgesi ve kontör hesabı birlikte değerlendirilmelidir.

En kritik ayrım, Uyumsoft'un yazılım veya gönderici kanalındaki rolü ile kontör sağlayıcısının rolünü ayırmaktır. Kontör, yalnızca API adresi değiştirerek farklı hesaba taşınan teknik bir şifre değildir.

• Uyumsoft e-Fatura kurulumu öncesinde şirket, alias, sertifika ve ERP bilgileri doğrulanmalıdır.
• API bağlantısı test ve üretim ortamları ayrılarak, yetki bilgileri güvenli biçimde kurulmalıdır.
• UBL-TR alanlarında alıcı, satır, vergi, senaryo ve belge numarası eşleştirmeleri test edilmelidir.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için tüketim aylık belge hacmiyle hesaplanmalıdır.
• Sağlayıcı veya ERP değişikliğinde kontör, arşiv ve bekleyen belgeler yazılı planla yönetilmelidir.

Kurulum sırasında emin olunmayan mevzuat, kontör tüketimi veya belge durumu için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik hata kayıtlarını saklamak, çözüm süresini ve tekrar gönderim riskini azaltır.

İşletme, üretime geçmeden önce küçük bir test akışı kurmalı ve kabul edilen belgeyi ERP'de yeniden doğrulamalıdır. Bu kontrol, API bağlantısı ile muhasebe sürecinin gerçekten birlikte çalışıp çalışmadığını gösterir.

Kontör seçeneğini değerlendirirken efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100 ile 500.000 kontör arasındaki tek havuz paketlerini inceleyebilirsiniz; kullanım süresi 12-18 aydır. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama bilgilerini değerlendirirken Uyumsoft hesabınızla uyumluluğu satın alma öncesinde doğrulayın.