Toptancı Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi Rehberi

Toptancı sahipleri için e-dönüşüm kontrol listesi; müşteri belge türünü, fatura ve irsaliye akışını, kontör kullanımını, stok eşleşmesini, mutabakatı ve arşivi sırayla kontrol eder.

Bu liste, farklı müşterilere yüksek hacimli satış yapan toptancıların belge hatalarını azaltmasına yardım eder. Ayrıca hangi adımın mali müşavirle, hangi adımın depo veya satış ekibiyle kontrol edileceğini netleştirir.

Toptancı e-dönüşüm nedir ve hangi belgeleri kapsar?

Toptancı e-dönüşüm, toptan satış işlemlerinin elektronik fatura, arşiv, irsaliye, mutabakat ve kayıt süreçleriyle yürütülmesi demektir.

Bu süreç yalnızca e-fatura kesmekten oluşmaz. Müşteri sorgulama, ürün kartı, sipariş, sevkiyat, gelen belge, kontör ve saklama adımları aynı akışın parçalarıdır.

Bir toptancının belge düzeni; müşterinin e-Fatura kullanıcısı olup olmamasına, satışın teslim şekline ve işletmenin mevcut entegrasyonuna göre değişebilir. Bu nedenle tek tip işlem kuralı oluşturmak risklidir.

Örneğin gıda toptancısı, aynı gün içinde marketlere, restoranlara ve küçük işletmelere satış yapabilir. Bu müşterilerin belge durumu farklıysa satış personeli, her siparişte alıcı bilgisini yeniden doğrulamalıdır.

Kontrol listesi, yoğun sevkiyat günlerinde unutulan alanları görünür kılar. Sipariş numarası, vergi bilgisi, teslim adresi, ürün miktarı ve belge durumu ayrı ayrı işaretlenmelidir.

Bu akışın başlangıç noktası, siparişin belgeye dönüşmeden önce sınıflandırılmasıdır. Satış ekibi alıcıyı, depo ürün ve miktarı, muhasebe ise vergi ve kayıt alanlarını kontrol etmelidir.

Geçerli olmayan durum, işletmenin yalnızca tek tip müşteriye satış yapmasıdır. Böyle bir işletmede de müşteri statüsü, iade, kısmi teslimat ve gelen belgeler için ayrı kontrol adımları korunmalıdır.

Her toptancı aynı belge kapsamına tabi olmayabilir. Zorunluluk, işletmenin faaliyet alanına, mevcut kullanıcı durumuna ve güncel GİB düzenlemelerine göre değişir; güncel duyuruyu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sektöre göre hazırlanmış ek örnekleri görmek için toptancı sektörü sayfasındaki belge ve süreç başlıklarını inceleyebilirsiniz. Böylece genel listeyi kendi depo ve satış düzeninize uyarlarsınız.

Toptancı e-fatura yükümlülüğü nasıl kontrol edilir?

Toptancı e-fatura yükümlülüğü, işletmenin güncel GİB kapsamı, faaliyet bilgileri ve müşteri belge durumuyla birlikte kontrol edilir.

Önce işletmenin vergi bilgileri, faaliyet kodları, ciro veya sektör kapsamı gibi güncel kriterleri mali müşavirle değerlendirilmelidir. Tutar, tarih veya tebliğ bilgisi tahmin edilmemeli, güncel GİB duyurusu esas alınmalıdır.

Kontrolü tek seferlik başvuru işlemi olarak değil, dönemsel bir işletme prosedürü olarak tanımlayın. Yeni faaliyet alanı, şube, depo veya müşteri türü değiştiğinde kapsam değerlendirmesini yeniden yapın.

1. İşletmenizin mevcut e-Belge kullanıcı durumunu GİB sistemlerinden kontrol edin.
2. Güncel zorunluluk kapsamını ve varsa faaliyet alanınıza ilişkin özel düzenlemeleri mali müşavirinizle karşılaştırın.
3. Kullanacağınız portal veya entegrasyonun e-Fatura gönderme ve alma yetkisini test edin.
4. Test belgesinin alıcıya ulaştığını, durumunun işlendiğini ve arşivde görüntülendiğini doğrulayın.

Örneğin aynı toptancı, kendi deposundan yaptığı satışla farklı bir satış kanalındaki işlemi aynı şekilde yönetemeyebilir. Kanal bazlı belge akışını yazılılaştırmak, personelin alışkanlıkla yanlış belge seçmesini önler.

Bu kontrol tamamlanmadan satış ekibine yalnızca e-fatura kesileceğini söylemek doğru değildir. Bazı alıcılarda e-Arşiv, bazı alıcılarda farklı belge kanalı gerekebilir.

Yanlış: Tüm toptan satışların aynı belgeyle düzenleneceğini varsaymak. Doğru: Her alıcının güncel e-Belge statüsünü ve işlem koşulunu belge düzenlemeden önce kontrol etmek.

e-Fatura ürün sayfasındaki teknik akış, gönderim ve gelen kutusu özelliklerini incelerken kendi muhasebe programınızla veri aktarımını da sorun. Uyum yalnızca ekran açılmasıyla tamamlanmaz.

Toptancı müşteriye doğru e-belge nasıl seçilir?

Toptancı müşteriye doğru e-belgeyi seçmek için alıcının e-Fatura kullanıcı durumu, vergi veya kimlik bilgisi ve satışın niteliği birlikte doğrulanır.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa fatura, uygun elektronik kanal üzerinden e-Fatura olarak düzenlenir. Alıcı bu kapsamda değilse e-Arşiv veya mevzuatın öngördüğü diğer belge yöntemi değerlendirilir.

Müşteri kartındaki vergi numarası, unvan, adres ve e-posta bilgisi sipariş ekranındaki verilerle karşılaştırılmalıdır. Eski müşteri kartı, yanlış şirkete veya hatalı adrese belge gönderilmesine neden olabilir.

Satış temsilcisi siparişi açarken müşteri kartını, belge türünü ve teslim adresini aynı ekranda kontrol etmelidir. Bu kontrol, belge düzenleme sonrasına bırakılırsa düzeltme süreci uzayabilir.

Belge durumu belirsizse sipariş beklemeye alınabilir; ancak sevkiyat tarihi, müşteriye verilen teslim sözü ve depo rezervi ayrıca kaydedilmelidir. Böylece belge kontrolü operasyonun diğer adımlarını görünmez biçimde durdurmaz.

Belge seçimi yalnızca müşterinin talebine bırakılmamalıdır. Müşteri e-posta ile PDF istese bile elektronik belge türü, sistemdeki kullanıcı durumu ve işlem kuralları ayrıca incelenmelidir.

Yanlış: Müşterinin eski PDF faturasını örnek alıp aynı belge türünü seçmek. Doğru: Sipariş tarihindeki güncel müşteri statüsünü ve kayıtlı alıcı bilgilerini sistemden doğrulamak.

Pazaryerlerine veya farklı satış kanallarına ürün veren toptancılar için e-Fatura ve e-Arşiv ayrımını anlatan örnek yararlı olabilir. Ancak örneği kendi satış sözleşmeniz ve müşteri akışınızla karşılaştırın.

Toptancı e-faturada hangi bilgileri kontrol etmelidir?

Toptancı e-faturada alıcı, ürün, miktar, fiyat, vergi, sipariş ve teslimat bilgilerinin birbiriyle tutarlı olduğunu kontrol etmelidir.

Alıcı unvanı, vergi numarası, adresi ve elektronik posta bilgisi müşteri kartından alınmalıdır. Şube, merkez veya grup şirketi ayrımı varsa doğru alıcı seçilmeden belge gönderilmemelidir.

Ürün satırında stok kodu, ürün adı, ölçü birimi, miktar ve birim fiyat bulunmalıdır. Koli, palet, kilogram veya adet bilgilerinin sistemdeki ürün kartıyla uyumlu olması önemlidir.

İskonto, nakliye, vade, vergi uygulaması ve toplam tutar alanları siparişle karşılaştırılmalıdır. Özellikle koli içi adet değiştiğinde, satış ekibi yalnızca toplam rakama bakmamalıdır.

Sipariş numarası, sevk numarası veya sözleşme referansı kullanılıyorsa fatura ve depo kaydı arasında aynı numara korunmalıdır. Bu bağlantı, iade veya itiraz sırasında belge aramayı hızlandırır.

Gönderimden önce taslak belgeyi ikinci bir çalışan kontrol edebilir. Küçük işletmelerde bu görev satış sorumlusu ile muhasebe sorumlusu arasında dönüşümlü yapılabilir.

Kontrol için önce alıcı satırını, sonra ürün satırlarını ve en son toplamları inceleyin. Toplam tutar doğru görünse bile yanlış ölçü birimi veya ürün kodu, stok ve iade kayıtlarını bozabilir.

İstisna olarak fiyat listesi otomatik güncellenen işletmelerde taslak fiyata güvenilmemelidir. Siparişin onaylandığı fiyat, sevk tarihi ve sözleşmedeki iskonto şartı birlikte kontrol edilmelidir.

Örneğin temizlik ürünleri toptancısı, markete 20 koli sipariş gönderip 18 koli teslim ettiyse fatura miktarı, irsaliye ve teslim tutanağı ayrı ayrı karşılaştırılmalıdır. Fark varsa belge gönderilmeden çözülmelidir.

Toptancı e-arşiv faturayı hangi durumda düzenlemelidir?

Toptancı e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura kullanıcı durumuna ve işlem için geçerli güncel kurallara göre düzenlenir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan bir işletmeye yapılan satışta e-Arşiv akışı gündeme gelebilir. Ancak alıcının gerçek kişi veya tüzel kişi olması, vergi ve kimlik bilgilerinin nasıl alınacağını etkileyebilir.

Satıştan önce müşteri kartındaki belge türü seçilmeli ve alıcıya ait bilgiler doğrulanmalıdır. E-posta adresi, gönderim için gerekli olabilir; fakat tek başına doğru belge türünü belirlemez.

e-Arşiv belgesinin oluşturulması, gönderilmesi, alıcıya ulaşması ve arşivde bulunması ayrı kontrol noktalarıdır. Sadece PDF dosyasının bilgisayara indirilmesi süreç tamamlandı anlamına gelmez.

Sevkiyat belgesi ile e-Arşiv faturasının referansları farklı ekranlarda tutuluyorsa belge numaralarını ortak sipariş kaydına bağlayın. Bu bağlantı, müşterinin belgeyi bulamadığı durumlarda yeniden gönderim araştırmasını kolaylaştırır.

Geçerli olmayan durum, alıcının statüsü değişmişken eski müşteri kartının kullanılmasıdır. Düzenli satış yapılan müşterilerde bile statü, adres ve vergi bilgilerinin belirli aralıklarla yeniden doğrulanması gerekir.

İade, iptal veya bilgisi hatalı belge durumunda işletmenin kullandığı uygulamadaki işlem adımları izlenmelidir. Her hata aynı yöntemle düzeltilemez; mali müşavirinizden ve güncel GİB kılavuzundan destek alın.

e-Arşiv fatura akışını incelerken gönderim kanalını, belge durumlarını ve arşiv erişimini test edin. Yoğun satış günlerinde başarısız gönderimler için sorumluluk ve tekrar kontrol yöntemi belirleyin.

Bir yapı malzemesi toptancısı, vergi bilgisi eksik yeni bir müşteriye belge düzenlemeden önce müşteri kaydını tamamlamalıdır. Eksik kayıtla hızlı belge kesmek, sonradan iptal ve yeniden düzenleme yükü doğurabilir.

Toptancı e-irsaliye süreci nasıl yönetilir?

Toptancı e-irsaliye süreci, malın sevkinden önce veya sevk akışına uygun şekilde taşıma, ürün ve teslim bilgilerini elektronik olarak yönetir.

e-İrsaliye fatura değildir; mal hareketini ve sevkiyat bilgilerini gösteren ayrı bir elektronik belgedir. Bu nedenle irsaliye ile faturanın aynı anda veya aynı içerikle düzenlenmesi gerektiği varsayılmamalıdır.

Belgede gönderici ve alıcı bilgileri, sevk adresi, taşıyıcı, araç veya teslim bilgileri, ürün kodu, miktarı ve birimi kontrol edilmelidir. Mevzuatın istediği alanlar güncel uygulamaya göre doğrulanmalıdır.

Kısmi teslimatta sevk edilen miktar, depodan çıkan miktar ve sonradan düzenlenecek fatura birbiriyle eşleştirilmelidir. Eksik veya fazla sevk için teslim tutanağı ve sistem notu oluşturulmalıdır.

Depo çıkışı yapılmadan önce araç, sevk adresi ve ürün miktarı ikinci kez kontrol edilmelidir. Özellikle aynı müşteriye farklı günlerde yapılan sevkiyatlarda eski irsaliye bilgilerinin kopyalanması hatalı kayıt doğurabilir.

e-İrsaliye durumları, başarılı gönderim, kabul, ret veya teknik hata şeklinde izlenebilir. Depo personeli, sevk aracını çıkarmadan önce belgenin sistemde hangi durumda olduğunu kontrol etmelidir.

Nakliye firmasıyla çalışan toptancılar, taşıma ve belge sorumluluğunu yazılı olarak belirlemelidir. Farklı bir sektörün uygulamasını görmek için nakliye sahipleri için e-dönüşüm kontrol listesine bakabilirsiniz.

Örneğin içecek toptancısı, aynı müşteriye iki araçla sevkiyat yapıyorsa tek sipariş altında araç bazlı miktarları izlemelidir. Aksi halde bir araçtaki eksik teslimat, tüm siparişin kapatılmış görünmesine yol açabilir.

Toptancı stok, sipariş ve e-belge eşleşmesini nasıl kurar?

Toptancı stok, sipariş ve e-belge eşleşmesini ortak ürün kodu, sipariş numarası ve sevkiyat referansıyla kurmalıdır.

Ürün kartında kullanılan stok kodu, fatura satırında ve depo çıkışında aynı kalmalıdır. Aynı ürünün farklı ambalajlarla satılması, tek bir açıklama altında gizlenmemeli; koli ve adet ayrımı açıkça tanımlanmalıdır.

Sipariş onaylandığında rezerve stok, sevk edildiğinde düşen stok ve teslim edildiğinde kapanan sipariş ayrı statülerle izlenebilir. Bu statüler muhasebe belgesinin oluştuğu anla karıştırılmamalıdır.

Stok eşleşmesi için ürün kodu yanında ölçü birimini de anahtar alan kabul edin. Bir kutunun içindeki adet değiştiğinde yalnızca ürün adını değil, ambalaj kodunu ve dönüşüm katsayısını da güncelleyin.

Entegrasyon kullanılan işletmelerde satış programı, depo yazılımı ve e-belge uygulaması arasında aktarım alanları test edilmelidir. Manuel kopyalama, özellikle miktar, birim ve müşteri kodlarında hata riskini artırır.

Stokta olmayan ürün için alternatif ürün gönderilecekse müşteri onayı ve yeni ürün kodu kayda alınmalıdır. Sistem, eski siparişi otomatik olarak yeni ürünle kapatmamalıdır.

Butiklere veya mağazalara düzenli ürün veren toptancılar, perakende tarafındaki belge akışını da anlamalıdır. Bu nedenle butik sahipleri için e-dönüşüm kontrol listesindeki müşteri ve stok örnekleri karşılaştırılabilir.

Küçük bir markete haftalık ürün veren toptancı, sipariş onayını, depo çıkışını ve faturayı aynı referansla kapatmalıdır. Bu yapılmadığında aynı ürün farklı birimlerle iki kez düşebilir.

Yanlış: Depo miktarını faturadaki toplam tutardan tahmin etmek. Doğru: Ürün kodu, ölçü birimi, sevk miktarı ve teslim kaydını aynı sipariş numarasıyla kapatmak.

Toptancı gelen e-fatura ve kontör takibini nasıl yapar?

Toptancı gelen e-fatura ve kontör takibini, gönderilen ve alınan her elektronik belgeyi ayrı işlem olarak sayarak yapmalıdır.

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle tek müşteriye düzenlenen bir belge ile çok sayıda müşteriden alınan belgeler aynı hacim hesabına dahil edilmemelidir.

İşletme önce aylık gönderilen fatura, alınan fatura, irsaliye ve diğer e-belge adetlerini ayrı ayrı çıkarmalıdır. Sonra başarısız, tekrar gönderilen veya iptal sürecindeki belgelerin nasıl sayıldığını hizmet kuralından kontrol etmelidir.

Bu sayım için basit bir aylık tablo oluşturun. Belge türü, yönü, tarih, durum, işlem numarası ve kullanılan kontör ayrı sütunlarda tutulursa muhasebe raporuyla hizmet raporu karşılaştırılabilir.

Kontör planı hazırlanırken yalnızca bugünkü satış adedine bakılmamalıdır. Sezon, yeni müşteri kazanımı, depo büyümesi, e-ticaret siparişleri ve tedarikçi sayısı sonraki belge hacmini etkileyebilir.

Satış ve muhasebe ekipleri aynı belgeyi iki kez işleme almamalıdır. Gelen kutusundaki durum, muhasebe programındaki kayıt ve ödeme takibi arasında belge numarasıyla eşleşme kurulmalıdır.

Örneğin 15 markete her gün sevkiyat yapan bir gıda toptancısı, yalnızca kesilen faturaları değil, tedarikçilerinden gelen faturaları da aylık kontör hesabına eklemelidir.

Uzman notu: Kontör ihtiyacını müşteri sayısıyla değil, gönderilen ve alınan gerçek belge adediyle ölçün; her ay başarısız ve tekrar işlenen belgeleri ayrıca inceleyin.

Yoğun dönem öncesinde son üç aylık belge adetlerini çıkarıp beklenen artışı ayrı senaryo olarak hesaplayın. Olağan dışı bir sipariş kampanyası veya yeni tedarikçi grubu bu tahmini değiştirebilir.

Kontör takibi, mevzuat uygunluğunun yerine geçmez. Belge türü ve gönderim zorunluluğu ayrı, kullanım adedi ve paket planı ayrı bir kontrol başlığı olarak izlenmelidir.

Toptancı e-mutabakat ve cari hesap kontrolünü nasıl yapar?

Toptancı e-mutabakat kontrolü, müşteri veya tedarikçi cari bakiyesini faturalar, tahsilatlar, iadeler ve vade bilgileriyle karşılaştırır.

Mutabakat öncesinde aynı döneme ait satış faturaları, alış faturaları, iade belgeleri ve ödeme kayıtları çıkarılmalıdır. Tarih aralığı belirlenmeden alınan raporlar, farklı dönem hareketlerini aynı bakiyede gösterebilir.

Karşı tarafa gönderilen bakiye, işletmenin kendi muhasebe kaydıyla aynı belge numaralarına dayanmalıdır. Unvan değişikliği veya şube ayrımı varsa eski ve yeni müşteri kartları ayrıca incelenmelidir.

Mutabakat farkı çıktığında önce belge tarihini, sonra belge numarasını ve en son ödeme hareketini karşılaştırın. Böylece farkın dönem kaymasından mı, eksik kayıttan mı, gerçekten ticari uyuşmazlıktan mı kaynaklandığı anlaşılır.

Fark çıktığında ilk olarak eksik fatura, çift kayıt, yanlış vade, iade ve banka hareketi kontrol edilir. Farkın yalnızca toplam tutarını görmek, hangi belgenin sorunlu olduğunu göstermez.

e-Mutabakat sürecinde dönem, karşı taraf, bakiye ve yanıt durumunu kayıt altına alabilirsiniz. Ancak elektronik yanıt, her zaman ticari farkın nedenini kendiliğinden açıklamaz.

Örneğin bir yapı ürünleri toptancısında müşteri 10 palet kabul etmiş, sistem 12 palet faturalamışsa mutabakat farkı ödeme gecikmesinden önce araştırılmalıdır. Depo teslim kaydı ve irsaliye birlikte incelenmelidir.

Farkın kaynağı bulunmadan karşı tarafa yeni bakiye göndermek yerine ilgili belgeyi beklemeye alın. İade, kısmi teslim ve banka dekontu gibi kaynak kayıtlar incelendikten sonra düzeltme yöntemi belirlenmelidir.

Mutabakatı yalnızca yıl sonunda yapmak yerine işletmenin satış hacmine uygun periyot belirlemek daha sağlıklıdır. Periyot seçimi şirket prosedürü olmalı; kanuni bildirim tarihleriyle karıştırılmamalıdır.

Toptancı e-defter ve arşiv kayıtlarını nasıl saklar?

Toptancı e-defter ve arşiv kaydı, muhasebe kayıtlarının oluşturulmasıyla elektronik belgelerin erişilebilir, bütün ve izlenebilir tutulmasını birlikte kapsar.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye dosyaları farklı belge türleridir. Dosyaların aynı klasöre rastgele bırakılması yerine belge türü, dönem, müşteri veya belge numarasıyla aranabilir bir düzen kurulmalıdır.

Dosya düzeni oluştururken yalnızca bilgisayardaki klasörleri değil, uygulamadaki arama alanlarını da test edin. Belge numarası, tarih veya müşteri adıyla aynı kayda ulaşılabilmesi, arşivin kullanılabilirliğini gösterir.

e-Defter sürecinde kullanılan kayıtların, fatura ve ödeme belgeleriyle bağlantısı korunmalıdır. Belge numarası, tarih ve işlem açıklaması eksikse denetim sırasında kayıt ile kaynak belgeyi eşleştirmek zorlaşır.

Saklama planında mevzuatın öngördüğü süre, dosya formatı, erişim yetkisi ve yedekleme yöntemi yazılı olmalıdır. Süreler veya teknik kurallar değişebileceği için güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Yetkili olmayan personelin belge silmesi, değiştirmesi veya dışarı aktarması sınırlandırılmalıdır. Yönetici, muhasebe, satış ve depo kullanıcılarının erişimleri görevlerine göre ayrılmalıdır.

e-Defter sürecini değerlendirirken berat, kayıt ve arşiv bağlantısını mali müşavirinizle birlikte test edin. Yalnızca dosya indirmek, defter sürecinin bütün teknik ve muhasebesel kontrollerini tamamlamaz.

Arşiv kontrolünde örnekleme yöntemi kullanılabilir. Her ay farklı bir müşteri, belge türü ve dönem seçip belgenin bulunmasını, görüntülenmesini ve kaynak kayıtla eşleşmesini test edin.

Bir yedek parça toptancısı, eski faturayı bulamadığında müşteriden yeniden PDF istemek zorunda kalmamalıdır. Belge numarasıyla arama, erişim kaydı ve yedekleme prosedürü bu riski azaltır.

Toptancı e-dönüşüm geçişi için 30 günlük kontrol planı nasıl hazırlanır?

Toptancı e-dönüşüm geçişi için 30 günlük kontrol planı, ilk hafta kapsam ve veri analizi, sonraki haftalar test, eğitim ve canlı kullanım şeklinde hazırlanabilir.

Bu 30 günlük öneri yasal bir süre değildir; işletmenin iç uygulama takvimidir. GİB başvuru, geçiş veya bildirim süreleri varsa ayrıca güncel duyurudan ve mali müşavirinizden kontrol edilmelidir.

Her gün için bir sorumlu ve tamamlanma kanıtı belirleyin. Örneğin müşteri kartı kontrolünün kanıtı güncel liste, test gönderiminin kanıtı ise belge durumu ve arşiv görüntüsü olabilir.

1. İlk aşamada müşteri kartlarını, ürün kodlarını, mevcut belgeleri ve kullanıcı rollerini listeleyin.
2. İkinci aşamada e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve gelen kutusu senaryolarını test ortamında deneyin.
3. Üçüncü aşamada satış, depo, muhasebe ve yönetim personeline görev bazlı eğitim verin.
4. Son aşamada gerçek bir siparişten arşive kadar tüm akışı izleyip eksikleri düzeltin.

• Müşteri e-Belge statüsü kontrol edilmiştir.
• Ürün kodu, birim ve miktar bilgileri doğrulanmıştır.
• Fatura ve irsaliye referansları eşleştirilmiştir.
• Gelen ve giden belge adetleri raporlanmıştır.
• Arşiv, yedekleme ve kullanıcı yetkileri test edilmiştir.

Canlı kullanımdan önce bir küçük sipariş, bir kısmi teslimat, bir iade ve bir gelen fatura senaryosu çalıştırılmalıdır. Böylece yalnızca normal satış değil, istisna akışı da denenir.

Canlıya geçiş gününde eski yöntemle yeni yöntemin aynı siparişte karıştırılmaması gerekir. Hangi tarihten veya işlem numarasından itibaren yeni akışın kullanılacağı ekip toplantısında yazılı açıklanmalıdır.

İşletme tek kişiyle çalışıyorsa görev ayrımı yine yazılı yapılmalıdır. Aynı kişi satış, depo ve muhasebeyi yürütse bile hangi kontrolün hangi sırada yapılacağı belirlenmelidir.

Planın geçerli olmadığı durum, işletmenin özel bir mevzuat kapsamına girmesi veya mevcut sistemin teknik geçiş gerektirmesidir. Bu durumda genel takvim yerine mali müşavir ve yazılım sağlayıcısıyla özel plan yapılmalıdır.

Özet: 5 maddede toptancı e-dönüşüm kontrol listesi

Özet: 5 maddede toptancı e-dönüşüm kontrol listesi, zorunluluk, müşteri, belge, operasyon ve arşiv başlıklarını birlikte doğrular.

• Birinci madde: İşletmenizin e-Belge kapsamını güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle kontrol edin.
• İkinci madde: Her müşterinin e-Fatura kullanıcı durumunu, vergi bilgilerini ve doğru belge türünü satıştan önce doğrulayın.
• Üçüncü madde: Fatura ve irsaliyede ürün kodu, miktar, birim, teslimat ve sipariş referanslarının tutarlı olduğundan emin olun.
• Dördüncü madde: Stok, depo, sevkiyat, gelen belge, giden belge ve mutabakat kayıtlarını aynı işlem referansıyla izleyin.
• Beşinci madde: Kontör adedini gerçek belge hacmiyle ölçün, kullanıcı yetkilerini sınırlayın ve arşiv kayıtlarını düzenli yedekleyin.

Bu beş madde, toptancı e-dönüşüm sürecinin başlangıç kontrolüdür. Mevzuat, müşteri yapısı, ürün çeşidi veya satış kanalı değiştiğinde liste yeniden gözden geçirilmelidir.

Kontrol listesini yalnızca geçiş gününde değil, yeni depo, yeni satış kanalı veya yeni müşteri grubu açıldığında da uygulayın. Her değişiklikte müşteri, ürün, sevkiyat ve arşiv bağlantısı yeniden test edilmelidir.

Örneğin yeni bir depo açan toptancı, yalnızca ek kullanıcı tanımlamamalıdır. Yeni adres, sevk akışı, stok lokasyonu, irsaliye bilgileri ve arşiv erişimi birlikte test edilmelidir.

Belge hacminizi ve gelen-giden işlem sayınızı belirledikten sonra e-belge yönetimi için güncel kontör seçeneklerini karşılaştırabilirsiniz. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama bulunur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır; satın alma öncesinde güncel koşulları ve işletmenizin belge hacmini kontrol edin. Ücretsiz portal, mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özellikleriyle birlikte değerlendirilmelidir.