Toptancı yıl sonu kontrol: e-Fatura ve Kontör Listesi

Toptancı İçin Yıl Sonu e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi, yıl kapanmadan belge adetlerini, durumlarını ve kalan kontörü birlikte doğrulamayı gerektirir. En güvenli sıra, gelen-giden raporunu almak, belge türlerini ayırmak, bakiye ve geçerlilik tarihini kontrol etmektir.

Bu rehber, çok sayıda müşteriye ve tedarikçiye belge düzenleyen toptancıların yıl sonu kayıtlarını düzenlemesine yardımcı olur. Amaç, eksik gelen faturaları, başarısız gönderimleri, mükerrer belgeleri ve yetersiz kontör riskini aynı kontrol planında çözmektir.

Toptancı yıl sonu kontrolü neden e-Fatura ve kontörle başlamalıdır?

Toptancı yıl sonu kontrolü, e-Fatura kayıtları ile kontör hareketlerinin aynı dönem için karşılaştırılmasıyla başlar. Sadece muhasebe toplamına bakmak, bekleyen belgeleri ve gönderim hatalarını görünmez bırakabilir.

Yıl sonunda satış faturaları, alış faturaları, iade belgeleri ve sevkiyat belgeleri farklı ekranlarda bulunabilir. Bu nedenle işletme, belge türü, tarih aralığı, gönderim yönü ve işlem durumu alanlarını birlikte filtrelemelidir.

Özellikle çok sayıda bayiye satış yapan işletmeler, toptancı sektörü için e-dönüşüm bilgilerini incelerken kendi işlem hacimlerini ayrıca değerlendirmelidir. Sektör bilgisi, firmanın özel yükümlülüğünün yerine geçmez.

İlk kontrolün amacı yeni paket almak değildir. Önce mevcut kontörün hangi işlemlerle azaldığı, hangi belgelerin henüz sonuçlanmadığı ve hangi kayıtların muhasebeye aktarılmadığı belirlenmelidir.

Yıl sonu hesabında yalnızca düzenlenen satış faturalarını toplamak eksik sonuç verir. Gelen faturalar da kontör düşümüne konu olduğu için tedarikçi belgeleri, alış iadeleri ve diğer gelen e-belgeler ayrıca sayılmalıdır.

İşletmenin e-Fatura kapsamı, e-Arşiv kullanımı veya e-İrsaliye yükümlülüğü değişmiş olabilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; kapsam ve uygulama ayrıntıları dönemsel olarak değişebilir.

Toptancı yıl sonu kontrolünde hangi e-belgeler sayılmalıdır?

Toptancı yıl sonu kontrolünde e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye kayıtları ayrı başlıklarda sayılmalıdır. Kullanılmayan belge türleri hesaba eklenmemeli, kullanılan türler ise gelen ve giden yönleriyle ayrılmalıdır.

Tek havuz kontör uygulamasında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi e-belge işlemleri aynı kontör havuzundan izlenebilir. Toptancı için genellikle ilk üç belge türü temel hacmi oluşturur.

E-Defter, fatura gibi tek tek düzenlenen bir satış belgesi olarak sayılmamalıdır. Defter dosyalarının hazırlanması, imzalanması, berat süreçleri ve saklanması ayrıca planlanmalı; ilgili ayrıntılar için e-Defter ürün sayfasındaki açıklamalar incelenmelidir.

Gelen e-Fatura, giden e-Fatura, e-Arşiv belgesi ve e-İrsaliye için ayrı adetler çıkarın. Bir belgenin hem muhasebe sisteminde hem portalda görünmesi, iki ayrı belge olduğu anlamına gelmez.

İade faturası, fiyat farkı faturası veya sevkiyatla ilişkili belge, işletmenin işlem akışına göre ayrıca raporlanabilir. Bu kayıtları satış toplamına gelişigüzel eklemek yerine belge numarası ve işlem türüyle doğrulayın.

Tarım ürünleri toptancısı gibi mevsimsel hareketi yüksek işletmeler, dönemsel belge yoğunluğunu karşılaştırırken tarım işletmeleri için e-dönüşüm kontrol listesinden de yararlanabilir. Ancak kendi yükümlülüğünüzü güncel GİB bilgisiyle doğrulayın.

Gelen ve giden e-Fatura sayısı nasıl doğrulanır?

Gelen ve giden e-Fatura sayısı, portal raporu ile muhasebe veya ERP kayıtlarının belge numarası üzerinden eşleştirilmesiyle doğrulanır. Toplam tutar karşılaştırması tek başına yeterli değildir.

Önce yılın tamamını kapsayan gelen kutusu ve giden kutusu raporlarını alın. Ardından tarih, belge numarası, alıcı veya satıcı, senaryo, durum ve toplam tutar sütunlarını elektronik tabloya aktarın.

Gönderilmiş, onaylanmış, reddedilmiş, iptal edilmiş veya bekleyen kayıtları ayrı sınıflandırın. Aynı belge numarasının farklı durumlarda görünmesi, otomatik olarak iki ayrı ticari belge bulunduğunu göstermez.

Yanlış: Muhasebe programındaki fatura toplamını tek başına yıl sonu adedi kabul etmek. Doğru: Portal işlem raporu ile muhasebe listesini belge numarası ve durum alanları üzerinden karşılaştırmak.

Eksik görünen bir gelen fatura için tedarikçiden belge numarasını isteyin. Giden belgede eksiklik varsa gönderim yanıtını, hata kodunu ve tekrar gönderim kaydını kontrol edin.

Mutabakat farkını kapatmadan önce aynı belgenin farklı şubeye, cari hesaba veya kullanıcıya kaydedilip kaydedilmediğini inceleyin. Farkın nedeni açıklanamıyorsa mali müşavirinizle ve teknik destek biriminizle görüşün.

Toptancı için kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Toptancı için kontör ihtiyacı, geçmiş belge adedi ile gelecek dönemin beklenen işlem hacminin birlikte hesaplanmasıyla belirlenir. Her gelen ve giden belge bir kontör düşürdüğü için iki yönlü toplam yapılmalıdır.

Hesaplama için önce son on iki aydaki gönderilen ve alınan belge adetlerini ay ay çıkarın. Sonra kampanya, sezon, yeni bayi, şube veya tedarikçi değişikliği gibi hacmi etkileyen unsurları ayrıca yazın.

Uzman notu: Kontör hesabında yalnızca satış faturalarını toplamayın; gelen faturalar, e-Arşiv ve e-İrsaliye işlemleri de portal hareketlerinden doğrulanmalıdır.

Örnek olarak bir gıda toptancısı, dönem içinde 1.200 giden ve 800 gelen belge düzenleyip aldıysa temel ihtiyaç 2.000 kontördür. Bu sayı, yalnızca örnek hesaplamadır; gerçek ihtiyaç raporlanmış işlem adedine göre belirlenir.

Sonraki dönem için tahmin yaparken en yoğun ayı ayrıca değerlendirin. Ortalama aylık kullanım düşük olsa bile sezon başında oluşan ani artış, dönem içinde kontör yetersizliği yaratabilir.

Kalan kontörü bu tahminden düşün, fakat paket geçerlilik süresini ve devreden bakiyeyi ayrıca kontrol et. Hesap sonucunda tereddüt varsa güncel panel verisini ve mali müşavirinizin dönem planını esas alın.

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri yıl sonunda nasıl ayrılır?

e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri, alıcının e-Fatura sistemindeki durumu ve işlemin güncel mevzuattaki niteliği dikkate alınarak ayrılır. Yalnızca belge başlığındaki ifadeye bakarak sınıflandırma yapılmamalıdır.

Giden e-Fatura kayıtlarında alıcı bilgisi, senaryo, gönderim durumu ve yanıt bilgisi bulunur. Alıcının kayıtlı olup olmadığına ilişkin değerlendirme, portal ve güncel GİB kayıtları üzerinden yapılmalıdır.

e-Arşiv Fatura, belirli alıcı ve işlem koşullarında kullanılan ayrı bir e-belge türüdür. Uygulama ayrıntıları işlem türüne ve güncel kurallara bağlı olduğundan e-Arşiv Fatura açıklamalarını inceleyip mali müşavirinize danışın.

Yıl sonunda e-Fatura adedini e-Arşiv adediyle birleştirerek tek satırda raporlamak, belge türü analizini zorlaştırır. Kontör toplamında birleştirme gerekse bile raporda tür, yön ve durum alanlarını koruyun.

Bir müşterinin vergi kimlik numarası, unvanı veya alıcı senaryosu değiştiyse eski cari bilgileri yeni kayıtlarla karşılaştırın. Yanlış alıcı bilgisiyle düzenlenen belgeyi sessizce yeniden üretmek, mükerrer işlem riski doğurabilir.

Yanlış: Her internet veya perakende satışını otomatik olarak aynı e-belge türünde değerlendirmek. Doğru: Alıcı statüsünü, işlem şartlarını ve güncel GİB duyurusunu birlikte kontrol etmektir.

e-İrsaliye ile fatura kayıtları nasıl eşleştirilir?

e-İrsaliye ile fatura eşleştirmesi, sevkiyatın belge numarası, tarihi, mal kalemi ve miktarı karşılaştırılarak yapılır. Fatura ve irsaliye sayısının her zaman bire bir olması beklenmemelidir.

Bir sevkiyatın parça parça yapılması, birden fazla irsaliyenin tek faturaya bağlanmasına yol açabilir. Tersine, siparişin bölünmesi veya farklı teslimat adresleri ayrı faturalar gerektirebilir.

Yıl sonu raporunda açık sevkiyatları belirlemek için irsaliye tarihi, teslim durumu ve bağlı fatura numarası alanlarını filtreleyin. Bağlantısı görünmeyen kayıtları stok ve lojistik sorumlularıyla inceleyin.

e-İrsaliye kapsamındaki işletmeler, gönderim ve kabul yanıtlarını ayrıca saklamalıdır. Belgenin düzenlenmiş olması, teslim sürecinin tamamlandığı anlamına gelmez; yanıt ve fiili teslim bilgisi de incelenmelidir.

Kontör hesabında her gelen ve giden belgenin bir kontör düşürdüğü kuralını esas alın. Ancak iptal, red veya teknik tekrarların kontör hareketine etkisini varsaymayın; işlem geçmişinden gerçekleşen düşümü doğrulayın.

e-İrsaliye akışının ayrıntıları için e-İrsaliye sayfasındaki belge ve süreç açıklamalarını inceleyin. Taşıma, teslim ve faturalama arasındaki özel durumu mali müşavirinizle değerlendirin.

İptal, red, iade ve tekrar gönderim kontörünü nasıl kontrol edersiniz?

İptal, red, iade ve tekrar gönderim kayıtları ayrı incelenmelidir; bu kayıtların her biri aynı ticari işlemi temsil etmeyebilir. Kontör etkisi, portal işlem hareketinde gerçekleşen düşüm üzerinden kontrol edilmelidir.

Red yanıtı alan bir e-Fatura için önce red gerekçesini okuyun. Alıcı bilgisi, tutar, tarih veya teknik alan hatalıysa düzeltme yapılır; yeni belgenin gerçekten gerekli olup olmadığı ayrıca değerlendirilir.

İade faturası, ilk satış faturasının kopyası değildir. İade belgesini ayrı numara, tarih, cari hesap ve referans bilgileriyle kaydetmek, hem muhasebe hem kontör analizini temiz tutar.

Yanlış: Reddedilen her belgeyi hemen aynı içerikle tekrar göndermek. Doğru: Red nedenini düzeltmek, yeni gönderimin gerekli olduğunu onaylamak ve işlem hareketini sonradan kontrol etmek.

İptal edilen bir belgenin kontörünün otomatik iade edildiğini varsaymayın. İade görünmüyorsa paneldeki bakiye hareketini, belge detayını ve varsa destek kaydını birlikte saklayın.

Yıl sonu mutabakatında tekrar gönderilen belgeler için belge numarası, UUID veya sistem referansını kullanın. Aynı satışın iki kez muhasebeleştirilmesini önlemek için cari ve stok kayıtlarını da kontrol edin.

Toptancı müşteri ve tedarikçi verilerini nasıl temizlemelidir?

Toptancı müşteri ve tedarikçi verileri, vergi kimlik numarası, unvan, adres ve e-belge statüsü alanlarıyla temizlenmelidir. Cari hesap adı tek başına güvenilir eşleştirme anahtarı değildir.

Önce aktif müşteriler ve tedarikçiler için mükerrer cari kayıt raporu alın. Aynı vergi kimlik numarasına bağlı farklı unvanların, şubelerin veya eski adreslerin nedenini belirleyin.

Alıcı etiketlerinin ve posta kutusu bilgilerinin güncel olup olmadığını kontrol edin. Özellikle bayi değişikliklerinde eski etiketle gönderim yapmak, belgenin doğru alıcıya ulaşmasını engelleyebilir.

Şubeli toptancılar, merkez ve şube bilgilerini ayrı raporlamalıdır. Aynı cari hesabın farklı şubelerde kullanılması gerekiyorsa stok, teslimat ve fatura adresi alanları birbirine karıştırılmamalıdır.

Entegrasyon kullanan işletmelerde ürün kodu, birim, KDV bilgisi ve depo kodu da incelenmelidir. Ana verideki hata, tek belgeyle sınırlı kalmayıp aynı müşteriye düzenlenen çok sayıda belgeye yayılabilir.

Veri temizliğinde değişiklik yapan kullanıcı, tarih ve gerekçe kaydedilmelidir. Böylece yıl sonunda bulunan farkın kullanıcı hatasından, entegrasyon güncellemesinden veya belge tekrarından kaynaklandığı anlaşılır.

Yıl sonu e-Arşiv ve e-Defter arşiv kontrolü nasıl yapılır?

Yıl sonu arşiv kontrolü, belgelerin görüntülenebilirliği, indirilebilirliği ve muhasebe kayıtlarıyla tutarlılığı incelenerek yapılır. e-Defter dosyaları ise faturalardan ayrı bir hazırlama ve berat takvimiyle izlenmelidir.

e-Arşiv belgeleri için tarih aralığıyla örneklem alın ve belge numarası, alıcı bilgisi, tutar ile PDF veya ilgili elektronik kayıtların açıldığını kontrol edin. Sadece ekranda listelenmesi yeterli değildir.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılıyorsa gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve arşiv görünümü ayrı ayrı incelenebilir. Bu hizmet kapsamındaki belgelerin on yıl güvenli saklama özelliği bulunur.

On yıllık saklama özelliği, işletmenin tüm yasal ve muhasebesel sorumluluklarını otomatik olarak ortadan kaldırmaz. İndirme, yetkilendirme, yedekleme ve mali müşavir erişimi için şirket içi prosedür oluşturun.

e-Defter için dönem dosyaları, imza veya mühür süreçleri, berat kayıtları ve saklama klasörleri kontrol edilmelidir. Ayrıntılı işlem planını e-Defter ürün sayfasıyla karşılaştırın.

Arşiv kontrolünde kişisel verileri gereksiz yerlere kopyalamayın. Yetki matrisi, kullanıcı şifreleri ve dışa aktarılan dosyaların saklandığı klasörler de yıl sonu bilgi güvenliği kontrolüne dahil edilmelidir.

Toptancı yıl sonu kontrol listesi işletmede nasıl uygulanır?

Toptancı yıl sonu kontrol listesi, sorumlulara ve tarihlere bağlanarak uygulanmalıdır. Tek kişinin hafızasına bırakılan kontroller, yoğun kapanış döneminde eksik veya tekrarlı yapılabilir.

İlk adımda muhasebe, satış, depo ve bilgi işlem sorumlularını belirleyin. Her sorumlu, kontrol ettiği raporu, bulduğu farkı ve uyguladığı düzeltmeyi kısa bir kayıtla belgelemelidir.

1. Yıl aralığını ve kullanılacak portal raporlarını belirleyin.
2. Gelen ve giden e-belge adetlerini belge türüne göre dışa aktarın.
3. Bekleyen, reddedilen, iptal edilen ve tekrar gönderilen kayıtları ayırın.
4. Kontör bakiye hareketini belge raporuyla karşılaştırın.
5. Eksik belge ve cari veri farklarını ilgili sorumluya atayın.
6. Sonuçları mali müşavir ve yetkili yöneticiyle onaylayın.

Gıda toptancısı küçük bir işletme düşünelim: Sahibi satış, depo ve muhasebeyi birlikte yürütüyor. Önce bayi faturalarını, sonra tedarikçi faturalarını, son olarak sevkiyat belgelerini kontrol ederek günlük kapanış listesini tamamlıyor.

• Gelen ve giden belge raporlarının aynı tarih aralığını kapsadığı doğrulanmıştır.
• Her belge türü için başarılı, bekleyen ve hatalı kayıtlar ayrılmıştır.
• Kontör düşümleri portal işlem hareketleriyle karşılaştırılmıştır.
• İade, red ve tekrar gönderim kayıtları açıklanmıştır.
• Eksik eşleşen irsaliye ve faturalar sorumlu kişiye atanmıştır.

Bu liste, küçük işletmede basit bir elektronik tabloyla uygulanabilir. Büyük toptancıda ise aynı adımlar şube, depo, kullanıcı ve entegrasyon bazında ayrı raporlanmalıdır.

Kontör paketi ve kullanım süresi nasıl değerlendirilmelidir?

Kontör paketi seçimi, geçmiş kullanım, beklenen belge artışı ve paketin geçerlilik süresi birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır. Yalnızca mevcut bakiye veya en yüksek ay üzerinden karar verilmemelidir.

Önce son dönemde kullanılan kontörü belge türü ve yön bazında hesaplayın. Sonra devreden bakiyeyi, yaklaşan sezonu, yeni müşteri sayısını ve olası tekrar gönderimleri ayrı değişkenler olarak yazın.

Paket süresi, satın alma veya tanımlama koşullarına göre incelenmelidir. Güncel paket bilgisini ve bakiye hareketini kontrol etmeden, kullanılmayacak kadar yüksek veya yetersiz bir miktar seçmeyin.

Kontör hesabında temel kural açıktır: Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. İptal, red veya yeniden gönderim gibi özel durumlarda gerçek düşümü portal hareketinden doğrulamak gerekir.

Yıl sonu kontör kontrolünde hangi hatalardan kaçınılmalıdır?

Yıl sonu kontör kontrolünde en sık hata, yalnızca giden faturaları saymak ve gelen belgeleri hesaba katmamaktır. Bu yaklaşım, özellikle yüksek alış hacmi bulunan toptancılarda gerçek ihtiyacı düşük gösterir.

İkinci hata, taslak veya başarısız kayıtları kesinleşmiş belge gibi toplamaktır. Rapor dışa aktarılırken işlem durumu seçilmeli, aynı belgenin farklı ekranlarda tekrarlanıp tekrarlanmadığı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Paket bakiyesini ekrandaki tek toplam sayıya göre değerlendirmek. Doğru: Bakiye hareketini gelen-giden belge raporu, belge türü ve işlem durumu ile birlikte okumaktır.

Bir başka hata, kontör kullanım süresini takvim yılıyla eşitlemektir. Paketin kullanım dönemi, tanımlama tarihi ve koşulları esas alınmalı; yıl değişince bakiyenin otomatik sıfırlanacağı varsayılmamalıdır.

Yeni yılın ilk günlerinde oluşabilecek yoğunluk da gözden kaçırılmamalıdır. Bayi siparişleri, kampanya teslimatları ve dönemsel stok alımları, ocak ayı belge hacmini beklenenden fazla artırabilir.

Fark tespit edildiğinde ekran görüntüsüyle yetinmeyin. Belge numarası, işlem zamanı, kullanıcı, hata açıklaması ve destek başvuru numarası kaydedilirse sorun daha hızlı izlenir.

e-Fatura kontör kontrolü için hangi raporlar alınmalıdır?

e-Fatura kontör kontrolü için en az belge hareketi, bakiye hareketi, hata veya yanıt raporu ve cari eşleştirme raporu alınmalıdır. Raporlar aynı tarih aralığında ve aynı şirket bilgisiyle oluşturulmalıdır.

Belge hareketi raporu, hangi belgenin ne zaman ve hangi yönde işlendiğini gösterir. Bakiye raporu ise kontörün hangi işlem sonrasında azaldığını veya varsa iadenin nasıl yansıdığını incelemeye yarar.

Hata raporunda alıcı bilgisi, teknik alan, bağlantı veya imza sorunları görülebilir. Aynı hata kodu çok sayıda belgede tekrarlanıyorsa tek tek düzeltme yerine ana veri veya entegrasyon kaynağını araştırın.

Raporları CSV, Excel veya sistemin sunduğu başka bir formatta dışa aktarırken dosya tarihini ve raporu alan kullanıcıyı yazın. Böylece yıl sonu çalışma dosyasının hangi veriye dayandığı belirlenebilir.

e-Fatura kullanım adımlarını gözden geçirmek için e-Fatura ürün sayfasındaki süreç açıklamalarından yararlanabilirsiniz. Teknik ekran adları değişebileceği için güncel portal görünümünü esas alın.

Raporların tamamını herkese göndermeyin. Mali müşavir, muhasebe yöneticisi ve teknik sorumlu için gerekli alanları belirleyin; vergi ve kişisel veri içeren dosyalarda erişim yetkisini sınırlayın.

Gelen-giden belge mutabakatı hangi sırayla yapılır?

Gelen-giden belge mutabakatı, önce belge sayısı, sonra belge durumu, ardından tutar ve son olarak cari hesap bakiyesi karşılaştırılarak yapılır. Bu sıra, tutar farkıyla belge eksikliğini karıştırmayı önler.

İlk tabloda gelen ve giden belge adetlerini ay, belge türü ve şube bazında gösterin. İkinci tabloda bekleyen, reddedilen, iptal edilen ve iade edilen belgeleri ayrı satırlarda açıklayın.

Sonra aynı belge numarası veya UUID ile portal ve muhasebe kaydını eşleştirin. Eşleşmeyen belgelerde tarih, vergi kimlik numarası, cari kod ve toplam tutar alanlarını tek tek kontrol edin.

Mutabakat farkı yalnızca muhasebe kayıtlarından kaynaklanmayabilir. Entegrasyon kuyruğunda bekleyen, kullanıcı tarafından silinmiş görünen veya farklı şirket koduna aktarılmış belgeler de fark oluşturabilir.

Bir toptancı, ay kapanışında tedarikçiden gelen faturayı portalda görüp muhasebede bulamıyorsa önce aktarım kuyruğunu kontrol etmelidir. Belgeyi yeniden kaydetmeden önce mevcut referansı aramak gerekir.

Sonuç tablosunda farkın nedeni, sorumlusu ve kapanış tarihi bulunmalıdır. Açıklanamayan farkları yeni yıla taşımayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek düzeltme yöntemini belirleyin.

Toptancı yıl sonu kontrolü yeni yıl planına nasıl aktarılır?

Toptancı yıl sonu kontrolü, yalnızca geçmişi kapatmakla tamamlanmaz; yeni yılın belge, kullanıcı ve kontör planına aktarılmalıdır. Kapanışta bulunan her tekrar eden hata, yeni dönem prosedürüne eklenmelidir.

En yoğun müşteri gruplarını, tedarikçi değişikliklerini ve yeni depoları listeleyin. Her grup için beklenen belge türünü, gönderim yönünü ve sorumlu kullanıcıyı belirlemek, ilk ayda yaşanacak karışıklığı azaltır.

Yeni dönem planında aylık kontrol günü, rapor sahibi ve mali müşavirle paylaşım zamanı yazılı olmalıdır. Bu plan, yıl sonuna kadar bekleyen tek seferlik kontrolden daha izlenebilir bir çalışma düzeni sağlar.

Kontör tahminini sabit bir sayı olarak değil, güncellenen bir izleme göstergesi olarak kullanın. İlk yoğun ay sonunda gerçekleşen kullanım ile tahmini karşılaştırın ve sonraki ayların hesabını yenileyin.

Yetkili kullanıcıların görevleri değiştiyse portal erişimlerini gözden geçirin. İşten ayrılan veya görevi değişen kullanıcıların erişimini kapatın; yeni kullanıcıların belge gönderme ve rapor alma yetkilerini ayrı tanımlayın.

Son olarak yeni yılın mevzuat değişikliklerini kontrol edin. GİB duyuruları, özel entegratör bilgilendirmeleri ve mali müşavir görüşü birlikte incelenmeden zorunluluk, tarih veya işlem türü hakkında kesin karar vermeyin.

Özet: 5 maddede toptancı yıl sonu kontrolü

Özet: 5 maddede toptancı yıl sonu kontrolü, belge sayımı, durum incelemesi, kontör hesabı, arşiv doğrulaması ve yeni dönem planından oluşur. Her madde, sorumlu kişi ve raporla desteklenmelidir.

• Gelen ve giden e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerini yön ve tür bazında sayın.
• Başarılı, bekleyen, reddedilen, iptal edilen ve tekrar gönderilen işlemleri ayrı açıklayın.
• Her gelen ve giden belgenin bir kontör düşürdüğünü dikkate alarak gerçek ihtiyacı hesaplayın.
• Portal arşivini, muhasebe aktarımını, e-Defter dosyalarını ve erişim yetkilerini kontrol edin.
• Yeni yıl hacmi, paket geçerliliği, sorumlular ve GİB değişiklikleri için yazılı plan hazırlayın.

Bu beş maddeyi tamamlayan toptancı, yalnızca kalan kontörü değil, belge akışının güvenilirliğini de görür. Farklar kapanmadan yeni dönem satış ve sevkiyat süreçlerini otomatikleştirmemek daha güvenlidir.

Kontrol sonucunda ek kontör gerekiyorsa, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi pakete göre 12-18 aydır. Ücretsiz e-fatura portalı, gelen-giden kutusu ve on yıl güvenli saklama özelliğiyle kapanış kayıtlarını tek çalışma içinde izlemenize yardımcı olur.