Toptancı e-İrsaliye: Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Toptancı için e-İrsaliye, işletme GİB’in zorunlu kapsamındaysa gerekir; yalnızca toptan satış yapmak her işletmeyi otomatik olarak kapsamaz.

Bu rehber, toptancıların kapsam kontrolünü, sevkiyat hazırlığını, mal kabulünü ve belge arşivini düzenlemesine yardımcı olur. Özellikle depo çalışanları, şirket sahipleri ve mali müşavirler, toptancı sektörü için hazırlanan bu adımlarla hangi belgenin ne zaman düzenleneceğini netleştirebilir.

Toptancı e-irsaliye zorunlu mu?

Toptancı e-irsaliye zorunluluğu, toptan satış unvanından değil, GİB’in belirlediği mükellefiyet, faaliyet ve geçiş koşullarından doğar. İşletme kapsamdaysa mal sevkiyatlarında e-İrsaliye kullanır; kapsam dışındaysa mevzuata uygun diğer sevk belgesini kullanabilir.

e-İrsaliye, malın bir adresten başka bir adrese taşınması sırasında düzenlenen elektronik sevk belgesidir. Bu belge, satışın mali sonucunu değil, mal hareketinin başlangıcını ve teslimat sürecini gösterir. Bu nedenle e-Fatura ile aynı belge değildir.

Sadece toptancı olarak faaliyet göstermek tek başına yeterli bir ölçüt değildir. Faaliyet konusu, mükellefin e-Fatura durumu, ilgili tebliğlerdeki mükellef grubu, geçiş şartı ve yürürlük tarihi birlikte incelenmelidir.

Örneğin bir gıda toptancısı e-Fatura kullanıyor olabilir. Bu durum, tek başına e-İrsaliye zorunluluğunun başladığını göstermez. Ancak işletme ayrıca zorunlu kapsama girdiyse, sevk işlemleri için elektronik belge düzenlemesi gerekir.

Zorunluluk değerlendirmesinde işletmenin yalnızca satış unvanına bakılmaz. Malın niteliği, sevkiyatın ticari amacı, kayıtlı faaliyetler ve işletmenin ilgili e-belge kullanıcı durumu birlikte incelenir. Bu bilgiler yazılı kontrol formunda saklanmalıdır.

Örneğin aynı şirketin bir deposu toptan satış, diğer deposu üretim sevkiyatı yapabilir. Her iki hareketi tek kural altında değerlendirmek yerine, mal çıkış noktası, alıcı ve sevk türü ayrı ayrı belgelenmelidir.

Sonuç olarak cevap, işletmenin vergi ve faaliyet bilgilerinde saklıdır. Kapsam değerlendirmesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski bir uygulama takvimine göre işlem yapmayın.

Toptancı e-irsaliye kapsamı nasıl kontrol edilir?

Toptancı e-irsaliye kapsamını kontrol etmek için önce işletmenin mükellefiyet bilgileri, faaliyet konusu ve GİB’in güncel zorunluluk şartları birlikte incelenmelidir.

İlk adım, şirketin vergi kimlik bilgilerini ve faaliyet kodlarını mali müşavirle doğrulamaktır. Ardından e-Fatura kullanıcı durumu, ilgili sektöre yönelik düzenlemeler ve işletmenin geçiş takvimi değerlendirilir.

e-Fatura kullanıcısı olmak, tek başına her toptancıyı e-İrsaliye kullanıcısı yapmaz. Buna karşılık bazı zorunlu gruplarda e-Fatura ve e-İrsaliye geçişleri birlikte veya bağlantılı şekilde yürüyebilir. Bu ayrım, güncel mevzuatla doğrulanmalıdır.

• İşletmenin vergi kimlik numarası ve tüzel kişi bilgileri güncel olmalıdır.
• Faaliyet konusu, sektör kodları ve fiili mal hareketleri mali müşavirle birlikte incelenmelidir.
• e-Fatura kullanıcı durumu ile e-İrsaliye zorunluluğu ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
• İlgili GİB tebliğindeki geçiş tarihi ve teknik başvuru yöntemi doğrulanmalıdır.
• Şube, depo ve üçüncü taraf teslimat adreslerinin belge akışına etkisi değerlendirilmelidir.
• Kullanılacak portal veya entegrasyonun e-İrsaliye gönderip alabildiği test edilmelidir.

Kontrol yalnızca şirket merkezine göre yapılmamalıdır. Aynı vergi mükellefine bağlı depo, şube, konsinye alanı veya farklı teslimat noktaları varsa, fiili mal hareketlerinin nasıl belgeleneceği ayrıca yazılı hale getirilmelidir.

Kontrol sonucu belirsiz kalırsa, eski bir blog yazısına veya yalnızca yazılım ekranındaki seçeneğe güvenilmemelidir. Mali müşavirden kapsam gerekçesi ve geçiş tarihi yazılı alınmalı; değişiklikler için periyodik kontrol tarihi belirlenmelidir.

Başlangıçta mali müşavirden kapsam görüşü alınması, sonradan geriye dönük belge düzeltme riskini azaltır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; internet üzerindeki eski geçiş listelerini tek başına esas almayın.

e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye ile e-Fatura farklı amaçlara hizmet eder; e-Fatura satışın mali belgesini, e-İrsaliye ise malın sevk ve teslim hareketini gösterir.

e-Fatura, mal veya hizmet satışının bedelini, vergisel unsurlarını ve ödeme bilgilerinin mali belgesini içerir. e-İrsaliye ise ürünlerin hangi göndericiden hangi alıcıya, hangi miktarla ve hangi sevk hareketiyle taşındığını izler.

Bir toptancı, müşterisine e-Fatura düzenlediği halde ayrıca sevkiyat belgesi düzenlemek zorunda olabilir. Fatura kesilmiş olması, mallar depodan çıkarken gereken e-İrsaliye yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Aynı sipariş birkaç araçla veya farklı günlerde gönderiliyorsa, fatura ile sevk belgelerinin eşleştirilmesi önem kazanır. Tek fatura, gerçekleşen her fiili sevkiyatın ayrıntılarını her zaman tek başına açıklamayabilir.

Örneğin sipariş pazartesi faturalandırılıp salı günü iki araçla sevk edilebilir. Bu durumda fatura referansı korunurken her aracın gerçek yükü, teslimat adresi ve sevk bilgisi ayrı e-İrsaliye kaydında izlenmelidir.

e-Arşiv Fatura da e-İrsaliye yerine geçmez. İnternet üzerinden veya farklı alıcı türlerine düzenlenen e-Arşiv belgesi satış belgesidir; mal hareketinin sevk belgesi ihtiyacını ayrıca değerlendirmek gerekir. Ayrımı e-Arşiv Fatura süreçleriyle birlikte inceleyebilirsiniz.

e-Fatura ve e-İrsaliye ekranlarının aynı sistemde bulunması, belgelerin aynı olduğu anlamına gelmez. Her belgenin numarası, tarihi, işlem durumu ve arşiv kaydı ayrı izlenmelidir.

Bu nedenle depodaki çalışan, fatura numarasını görmekle yetinmemelidir. Araç yüklenmeden önce uygun e-İrsaliye numarası, gerçek teslimat adresi, ürün miktarı ve taşıma bilgileri de kontrol edilmelidir.

Sevkiyat öncesi toptancı e-irsaliye için hangi bilgiler gerekir?

Sevkiyat öncesi toptancı e-irsaliye hazırlığında gönderici, alıcı, mal, adres ve taşıma bilgilerinin doğru girilmesi gerekir.

Gönderici ve alıcının unvanı, vergi kimlik numarası veya uygun kimlik bilgisi, adresi ve kullanıcı tanımları kontrol edilmelidir. Alıcı bilgisi, siparişi veren şirketten farklıysa belgeye gerçek teslimat ilişkisi yansıtılmalıdır.

Belgenin düzenleme tarihi ve numarası ile fiili sevk tarihi ve zamanı birbirinden ayrılmalıdır. Depo personeli, belgeyi hazırlarken bilgisayarda görünen sipariş tarihini otomatik olarak sevk tarihi kabul etmemelidir.

Mal kalemlerinde ürün adı, miktar, ölçü birimi ve mevzuat veya ürün yapısı gerektiriyorsa kod, seri ya da parti bilgisi kullanılmalıdır. Koli, palet, kilogram ve adet bilgileri fiziksel yükle uyumlu olmalıdır.

Taşıma şekline göre araç plakası, taşıyıcı bilgisi veya sürücü bilgisi gerekebilir. Bu alanların zorunluluğu, kullanılan belge yapısı ve güncel teknik kılavuza göre değişebilir; entegrasyon ekranındaki uyarılar dikkate alınmalıdır.

Farklı adrese teslim, sipariş numarası, sözleşme bilgisi veya fatura referansı varsa, ilgili alanlara doğru biçimde eklenmelidir. Referans bilgisi, depo ile muhasebe arasında belge eşleştirmesini kolaylaştırır.

Pratikte depo için basit bir son kontrol sırası oluşturulabilir: adresi oku, ürün ve miktarı say, taşıyıcı bilgilerini doğrula, belge durumunu kontrol et, sonra yükleme onayı ver. Bu sıra, otomatik veri aktarımındaki hataları da yakalar.

Sevk başlamadan önce çalışan, ekrandaki belgeyle yükleme listesini karşılaştırmalıdır. Miktar veya adres değiştiyse, gönderimden önce belgenin durumu kontrol edilmeli ve yetkili kullanıcı tarafından mevzuata uygun işlem yapılmalıdır.

Toptancı e-irsaliye nasıl düzenlenir ve gönderilir?

Toptancı e-irsaliye düzenleme süreci, kapsam kontrolüyle başlayıp sevkiyat, gönderim, taşıyıcıya erişim ve teslimat kaydıyla tamamlanır.

1. İşletmenin e-İrsaliye kullanma zorunluluğu veya geçerli gönüllü kullanım durumu doğrulanır.
2. Sipariş, gerçek teslimat adresi, ürün miktarı ve planlanan sevk zamanı depo tarafından kontrol edilir.
3. Portal veya entegrasyon ekranında gönderici, alıcı, taşıma ve mal kalemleri oluşturulur.
4. Belge, GİB teknik kurallarına göre doğrulanır ve sevk başlamadan önce uygun şekilde gönderilir.
5. Belge numarası veya elektronik görüntüsü, taşıma sürecinde sürücünün ve alıcının erişebileceği biçimde hazır tutulur.
6. Teslimat sonucu, eksik veya fazla miktar ve belge statüsü muhasebe kayıtlarıyla eşleştirilir.

Sevk fiilen başlamadan önce düzenleme ve gönderim zamanlaması, güncel mevzuattaki kurallara göre yapılmalıdır. Sistem belgenin gönderildiğini gösterse bile, yanlış adres veya eksik ürün bilgisi varsa operasyon ekibi yüklemeyi başlatmamalıdır.

Yanlış: Fatura düzenlendiği için ayrıca e-İrsaliye hazırlamamak. Doğru: Satış belgesi ile sevk belgesini ayrı amaçları doğrultusunda düzenleyip birbirine referanslamak.

Portal kullanan işletmelerde belgeyi oluşturma, gönderme ve gelen kutusunu izleme görevleri ayrı tanımlanabilir. Entegrasyon kullanan toptancılarda ise ERP siparişi ile e-İrsaliye alanlarının eşleşmesi test edilmelidir.

Yoğun sevkiyat günlerinde aynı siparişin birden fazla araca bölünmesi, belge numarası ve yükleme listesi ilişkisinin kaybolmasına yol açabilir. Her araç için ayrı kontrol satırı açmak, teslimat sonrasında mutabakatı kolaylaştırır.

Gönderimden sonra belgenin alıcı sistemine ulaşıp ulaşmadığı, sistemdeki durum bilgisi ve varsa hata mesajı kontrol edilmelidir. Sadece yazdırılmış bir çıktı, elektronik gönderim işleminin başarıyla tamamlandığını kanıtlamaz.

Depo, şube veya farklı adrese sevkiyatta e-irsaliye nasıl düzenlenir?

Depo, şube veya farklı adrese sevkiyatta e-İrsaliye, malın fiilen çıktığı ve teslim edileceği hareketin niteliğine göre düzenlenmelidir.

Fatura adresiyle teslimat adresi farklıysa, e-İrsaliye üzerindeki teslimat bilgileri gerçek mal hareketini göstermelidir. Örneğin müşteri merkezine fatura kesilip ürün şubesine gönderiliyorsa, şube bilgisi ve teslimat adresi ayrıca kontrol edilmelidir.

Bir toptancının merkez deposundan kendi şubesine mal göndermesi, müşteriye satıştan farklı bir hareket olabilir. Şirket içi transfer, şubeler arası gönderim veya başka bir depoya taşıma için uygulanacak belge düzeni, hareketin hukuki niteliğine göre mali müşavirle belirlenmelidir.

Tek araçta birden fazla müşterinin siparişi bulunuyorsa, yükleme listesi ve e-İrsaliye kayıtları müşteri bazında ayrıştırılmalıdır. Bir müşteriye ait belgeyi, aynı araçtaki diğer müşterilerin malı için genel taşıma belgesi gibi kullanmak doğru değildir.

Üçüncü taraf lojistik deposuna gönderimde, malın sahibi, gönderici ve gerçek teslimat noktası arasındaki ilişki açıklığa kavuşturulmalıdır. Depo çalışanı, yalnızca sipariş ekranındaki adresi değil, operasyon tarafından onaylanan teslimat adresini kullanmalıdır.

Bu senaryoda muhasebe, fatura adresini; depo ise teslimat adresini kontrol etmelidir. İki ekip aynı kartı kullanıyor olsa bile, onay akışında bu alanların sorumluları ayrı tanımlanmalı ve değişiklik kaydı tutulmalıdır.

Sevkiyat sırasında adres değişirse, belge durumuna göre iptal, yeni belge veya mevzuatta öngörülen düzeltme yöntemi uygulanmalıdır. Gönderilmiş belgeyi sessizce değiştirmek, geçmiş kayıt ile fiili taşıma arasında fark yaratabilir.

Bu nedenle şube ve depo süreçlerinde standart bir adres kontrolü oluşturulmalıdır. Adres kartlarının güncel tutulması, özellikle zincir marketlere ve farklı şehirlerdeki mağazalara yapılan sevkiyatlarda yanlış teslim riskini azaltır.

Nakliyeci, şoför ve alıcı e-irsaliye sürecinde ne yapar?

Nakliyeci, şoför ve alıcı e-İrsaliye sürecinde kendi görevini bilmelidir; belgeyi düzenleyen taraf ile malı taşıyan taraf her zaman aynı kişi değildir.

Gönderici toptancı, belge bilgilerini ve fiili sevkiyatı doğru kurmaktan sorumludur. Depo ekibi ürünleri yükler, belge numarasını kontrol eder ve araçtaki malların belge miktarıyla uyumunu sağlar.

Taşıyıcı veya nakliye firması çoğu durumda satıcı adına e-İrsaliye düzenleyen taraf değildir. Ancak sürücünün taşıma sırasında belgeye veya gerekli görüntüye erişebilmesi, belge numarasını gösterebilmesi ve teslimat bilgilerini bilmesi gerekir.

Şoföre yalnızca belgenin ekran görüntüsünü göndermek yerine, belgenin numarası ve erişim yöntemi açıkça bildirilmelidir. Telefon veya bağlantı değiştiğinde, sevk dosyasındaki iletişim bilgisi de güncellenmelidir.

Alıcı, teslim aldığı malın miktarını, ürün türünü ve ambalaj durumunu kontrol etmelidir. Eksiklik veya hasar varsa, teslimat tutanağı, sistem statüsü ve varsa alıcı yanıtı birlikte değerlendirilmelidir.

Mali müşavir, işletmenin zorunluluk kapsamını ve belge akışını belirlemede rol oynar. Günlük yükleme kontrolünü ise genellikle depo, sevkiyat ve muhasebe ekipleri yürütür; görevlerin yalnızca mali müşavire bırakılması operasyonel riski artırır.

Bu iş bölümü, nakliye belgeleriyle fatura süreçlerinin birbirine karışmasını önler. Sevkiyat görevlerini ayrıntılı görmek isteyenler, nakliye ve mali müşavir arasındaki e-Fatura iş bölümü yazısındaki görev ayrımlarından yararlanabilir.

Her sevkiyat sonunda gönderici, taşıyıcı ve alıcı kayıtları karşılaştırılmalıdır. Belge numarası, teslimat zamanı, teslim alınan miktar ve istisnai durumlar aynı dosyada izlenirse, sonradan açıklama hazırlamak kolaylaşır.

Eksik, fazla veya iade malda e-irsaliye nasıl yönetilir?

Eksik, fazla veya iade malda e-İrsaliye yönetimi, gönderilmiş belgenin durumuna ve gerçekleşen yeni mal hareketine göre yapılır.

Alıcı eksik ürün teslim aldıysa, teslim alınan miktar ile e-İrsaliye miktarı karşılaştırılmalıdır. Fark, teslim tutanağına ve işletmenin mal kabul kaydına yazılmalı; muhasebe ile depo aynı açıklamayı kullanmalıdır.

Fazla ürün tesliminde alıcı, kabul ettiği ve geri gönderdiği miktarı ayırmalıdır. Geri gönderme yeni bir fiili taşıma yaratıyorsa, bu hareket için uygulanacak sevk belgesi yöntemi mali müşavir ve ilgili sistem kurallarıyla belirlenmelidir.

İade, yalnızca faturadaki tutarın düzeltilmesi değildir. Malın depoya fiziksel olarak dönmesi, ayrı bir taşıma hareketi oluşturabilir. Bu nedenle iade faturası ile iade sevkiyatına ilişkin belge kayıtları birbirinden kopuk tutulmamalıdır.

Alıcı kısmi kabul yaptıysa, kabul edilen miktar ile geri dönen miktar aynı işlem kabul edilmemelidir. Depo, her iki hareketi ayrı kayıt altına almalı; hangi belgenin hangi fiziksel taşıma için kullanıldığını açıklamalıdır.

Yanlış: Eksik teslimde gönderilmiş e-İrsaliye üzerindeki miktarı sonradan değiştirmek. Doğru: Belge statüsünü, teslim tutanağını ve gerekiyorsa yeni sevk belgesini mevzuata uygun şekilde birlikte değerlendirmek.

Adres veya ürün hatası sevkten önce fark edilirse, belgenin sistemdeki durumuna göre düzeltme yapılabilir. Sevk başladıktan sonra belgeyi geriye dönük değiştirmek yerine, uygulanabilir iptal, ret, iade veya yeni belge prosedürü izlenmelidir.

Gelen e-İrsaliye için portalda görünen kabul, ret, kısmi kabul veya diğer statüler varsa bunlar takip edilmelidir. Kullanılan uygulamadaki statü adları ve işlem süreleri için güncel GİB teknik kılavuzu kontrol edilmelidir.

Toptancı e-irsaliye kayıt, arşiv ve kontör takibi nasıl yapılır?

Toptancı e-irsaliye kayıt ve arşiv takibi, gönderilen ve alınan belgelerin statü, XML, görüntü ve ilgili ticari kayıtlarla eşleştirilmesiyle yapılır.

Giden belgeler için sipariş, yükleme listesi, e-İrsaliye, teslimat sonucu ve fatura bağlantısı birlikte izlenmelidir. Gelen belgeler için ise alıcı deposunun mal kabul kaydı, teslim miktarı ve varsa iade bilgisi saklanmalıdır.

Portalda Giden Kutusu ve Gelen Kutusu günlük kontrol edilmelidir. Hatalı gönderim, ulaşmayan belge, reddedilen kayıt veya bekleyen alıcı işlemi zamanında görülürse araç teslimatından sonra ortaya çıkabilecek uyuşmazlıklar azalır.

Kontör planlamasında yalnızca kesilen belgeler dikkate alınmamalıdır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle aylık e-İrsaliye ihtiyacı, çıkış ve giriş hacmi ayrı ayrı sayılarak hesaplanmalıdır.

• Giden e-İrsaliyeler, sevk tarihi ve araç bilgisiyle aylık olarak listelenmelidir.
• Gelen e-İrsaliyeler, mal kabul ve depo kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.
• Belge statüsü, hata mesajı ve alıcı işlemi düzenli aralıklarla kontrol edilmelidir.
• XML dosyası, görüntü ve işlem geçmişi kullanılan sistemin saklama koşullarına göre korunmalıdır.
• Fatura, sipariş, teslim tutanağı ve iade kayıtları aynı referansla eşleştirilmelidir.
• Kontör tüketimi, gelen ve giden belge adedi üzerinden aylık olarak raporlanmalıdır.

Aylık kontrol için basit bir raporda belge numarası, sevk tarihi, alıcı, miktar, durum, fatura referansı ve kontör adedi sütunları bulunabilir. Bu rapor, eksik kayıtları ve beklenmeyen tüketimi erken gösterir.

Arşiv süresi ve elektronik kayıtların erişilebilirliği, kullanılan portalın koşulları ile mevzuatın saklama yükümlülükleri birlikte değerlendirilerek belirlenmelidir. Denetim sırasında belgenin yalnızca çıktısı değil, elektronik kayıt bütünlüğü de önem taşır.

Kağıt irsaliye, e-İrsaliye zorunluluğunda ne zaman kullanılabilir?

Kağıt irsaliye, işletme e-İrsaliye zorunlu kapsamındaysa sırf kolaylık amacıyla tercih edilemez; kapsam dışında kalan işletmelerde ise mevzuata uygun kağıt belge yöntemi gündeme gelebilir.

Bir toptancının e-Fatura kullanması, her sevkiyatta mutlaka kağıt veya elektronik irsaliye seçebileceği anlamına gelmez. Önce e-İrsaliye zorunluluğu, gönüllü kullanım durumu ve geçerli uygulama yöntemi belirlenmelidir.

Teknik arıza, mücbir sebep veya özel durumlarda uygulanacak kağıt belge prosedürü ayrıca düzenlenebilir. Bu durumlarda arızanın nasıl belgeleneceği, hangi kayıtların tutulacağı ve sonradan elektronik sisteme aktarım gerekip gerekmediği güncel kurallara göre incelenmelidir.

Uzman notu: Araç kapıya geldikten sonra sistem çalışmadı diye otomatik olarak kağıt irsaliyeye geçmeyin; önce GİB’in güncel teknik arıza veya özel durum prosedürünü ve mali müşavirinizin talimatını kontrol edin.

Kağıt yönteminin geçici olarak gündeme gelmesi halinde personel olayın saatini, sistem hatasını ve alınan talimatı kayıt altına almalıdır. Sonradan elektronik belge düzenlenecekse, iki kaydın aynı sevkiyata ait olduğu açıkça gösterilmelidir.

Kağıt belge kullanılması gereken bir durumda belge numarası, düzenleme tarihi, gönderici, alıcı, mal miktarı ve teslimat bilgileri eksiksiz olmalıdır. Elektronik sistemdeki sipariş ekranının çıktısı, tek başına mevzuata uygun irsaliye yerine geçmez.

Yanlış: Sistem kullanıcısı olduğum için bütün sevkiyatlarda kağıt irsaliye yeterlidir demek. Doğru: Zorunluluk durumunu ve yalnızca izin verilen istisna prosedürlerini kontrol etmek.

Bu bölümdeki değerlendirme genel yönlendirmedir; belge yöntemi işletmenin kapsamına ve olayın niteliğine göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle geçiş veya teknik arıza dönemlerinde eski uygulamayı sürdürmeyin.

Toptancı e-irsaliye hataları nasıl önlenir?

Toptancı e-irsaliye hataları, sevkiyat öncesi veri kontrolü, görev ayrımı ve teslimat sonrası mutabakatla büyük ölçüde önlenebilir.

Küçük bir kuru gıda toptancısının mahalle marketlerine ürün gönderdiğini düşünelim. İşletme aynı gün iki farklı market şubesine teslimat planlıyor ve siparişleri tek araçta taşıyor. Her şubenin adresi, miktarı ve belge bağlantısı ayrı kontrol edilmelidir.

İşletme kapsamdaysa depo sorumlusu yükleme öncesi e-İrsaliye oluşturur. İlk marketin ürünleri yanlışlıkla ikinci marketin adresiyle eşleşirse, araç doğru depoya gitse bile belge ile fiili teslimat arasında uyumsuzluk oluşur.

Bu nedenle sipariş ekranından otomatik aktarılan alıcı adresi, sevk irsaliyesi gönderilmeden önce fiziksel teslimat planıyla karşılaştırılmalıdır. Adres kartları, plaka, koli sayısı ve kilogram bilgileri tek bir kontrol listesinde görünmelidir.

Alıcı ilk markette ürünlerin bir bölümünü kabul etmezse, sürücü durumu teslim tutanağına yazdırmalıdır. Depo, kalan ürünlerin nereye döneceğini ve yeni mal hareketi için hangi belgenin gerektiğini mali müşavirle değerlendirmelidir.

Günün sonunda işletme, giden belgeleri teslimat ve fatura kayıtlarıyla karşılaştırır. Bekleyen, hatalı veya uyumsuz belgeler ertesi güne bırakılmadan yetkili kişiye aktarılır. Böylece küçük işletmede görev tek kişinin hafızasına bağlı kalmaz.

Yeni başlayan personel için bir sayfalık uygulama talimatı hazırlanması faydalıdır. Talimatta örnek belge, zorunlu alanlar, yetkili onay kişisi ve hata halinde aranacak görevli belirtilirse, işlem kişisel alışkanlığa bağlı kalmaz.

En sık görülen hatalar; e-Fatura ile e-İrsaliyeyi aynı sanmak, fatura adresini teslimat adresi yerine kullanmak, mal miktarını yükleme sonrası güncellememek ve gelen belgeleri kontrol etmemektir. Bu riskler için yazılı iş akışı oluşturulmalıdır.

Özet: 5 maddede toptancı e-irsaliye uyumu

Toptancı e-irsaliye uyumu, zorunluluk kapsamının doğrulanması, sevk öncesi doğru belge düzenlenmesi ve teslimat kayıtlarının eşleştirilmesiyle sağlanır.

Uygulamada en güvenli yöntem, sevkiyat kapanışını günlük yapmaktır. Depo belgeyi, muhasebe fatura bağlantısını, alıcı mal kabulünü ve yönetici de bekleyen hataları aynı gün kontrol etmelidir.

• Kapsamı doğrulayın: Toptan satış yapmanız tek başına yeterli değildir; faaliyet, mükellefiyet, GİB tebliği ve geçiş şartlarını birlikte kontrol edin.
• Belgeleri ayırın: e-Fatura satışın mali belgesidir, e-İrsaliye mal hareketini gösterir ve biri diğerinin yerine otomatik olarak geçmez.
• Sevkiyatı eşleştirin: Gerçek teslimat adresi, araç, ürün miktarı, sevk zamanı ve alıcı bilgileri yükleme öncesi kontrol edilmelidir.
• Farkları kaydedin: Eksik, fazla veya iade malda belgeyi sessizce değiştirmeyin; teslim tutanağı, sistem stat