Butik Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi Rehberi

Butik Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi, butik e-dönüşüm sürecini e-belge seçimi, veri doğrulama, kontör, stok, iade ve aylık denetim adımlarına ayırır. Bu yaklaşım, belgelendirme adımlarını satış kanallarına göre ayırır.

Bu rehber; butik sahipleri, mağaza yöneticileri ve mali müşavirlerle çalışan küçük işletmeler için hazırlanmıştır. Amaç, mağaza ve internet satışlarında belge türünü doğru seçmektir.

Önce işletmenizin butik sektörü içindeki faaliyetlerini belirleyin. Ardından GİB kurallarını, kullandığınız satış kanallarını ve muhasebe iş akışını aynı listede karşılaştırın.

Butik e-dönüşüm nedir ve kontrol listesi neden gereklidir?

Butik e-dönüşüm, satış, alış, stok, iade ve e-belge süreçlerinin dijital kurallarla birlikte yönetilmesi demektir.

Bir butik için süreç yalnızca fatura kesmekten oluşmaz. Mağazada düzenlenen satış belgesi, internet siparişinin faturası, tedarikçiden gelen e-Fatura, ürün iadesi ve stok çıkışı aynı akışta izlenmelidir. Bu bağlantı kurulmazsa satış kaydı ile muhasebe kaydı arasında fark oluşabilir.

Kontrol listesi, işletmenin hangi belgeyi ne zaman düzenlediğini görünür hale getirir. Ayrıca çalışanların müşteri bilgilerini, ürün kodlarını, iade nedenlerini ve belge durumlarını aynı sırayla kontrol etmesini sağlar. Böylece kişiye bağlı ve sözlü işlemler azalır.

Örneğin yalnızca online satışlara odaklanan bir butik, mağazadan yapılan nakit veya kart satışlarını ayrı bırakabilir. Bu yaklaşım, günlük toplamın eksik görünmesine neden olur. Mağaza, internet sitesi ve muhasebe kayıtları her gün karşılaştırılmalıdır.

Uzman notu: Bir e-belgeyi düzenlemeden önce alıcı türünü, belge tarihini ve satış kanalını kontrol edin. Belge gönderildikten sonra düzeltme süreci, ilk kontrol kadar hızlı olmayabilir.

Bu liste her işletmeye aynı belge türünü zorunlu kılmaz. E-Fatura, e-Arşiv Fatura veya e-İrsaliye ihtiyacı; işletmenin mükellefiyetine, alıcıya, satış şekline ve güncel GİB düzenlemelerine göre değerlendirilmelidir.

Listeyi satış öncesi, belge gönderimi ve gün sonu olmak üzere üç noktada kullanın. Satış öncesinde alıcı ve ürün bilgisi; gönderimde belge senaryosu; kapanışta stok, ödeme ve muhasebe kaydı karşılaştırılmalıdır.

Örneğin mağazası ve sosyal medya siparişi olan bir butik, akşam POS toplamını, kargo siparişlerini ve portalda oluşan belgeleri sipariş numarasıyla eşleştirir. Fark varsa araştırmayı ertesi güne bırakmaz.

Butik işletmenizin e-belge durumunu nasıl kontrol edersiniz?

Butik işletmenizin e-belge durumunu, vergi mükellefiyetinizi, alıcı tiplerinizi ve güncel GİB yükümlülüklerini birlikte inceleyerek kontrol edersiniz.

İlk adımda vergi levhasındaki faaliyet alanını, şirket türünü ve kullanılan vergi kimlik bilgilerini listeleyin. Sonra mağaza, internet sitesi, sosyal medya siparişi ve pazaryeri gibi satış kanallarını ayrı ayrı yazın. Her kanalda hangi belgenin düzenlendiğini belirleyin.

Aşağıdaki kontrol, başlangıç için yeterli bir çalışma tablosu oluşturur:

• İşletmenin vergi mükellefiyeti ve faaliyet bilgileri güncel olarak kontrol edilmelidir.
• Alıcıların e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, işlem öncesinde uygulanabilir yöntemle doğrulanmalıdır.
• Mağaza ve internet satışlarında kullanılan belge türleri, mali müşavirle birlikte eşleştirilmelidir.
• Gelen e-Faturaların hangi kullanıcı tarafından kontrol edileceği ve muhasebeye aktarılacağı belirlenmelidir.
• GİB portalı, özel entegratör veya başka bir yazılım kullanılıyorsa erişim yetkileri yazılı hale getirilmelidir.

Bu kontrolde kesin tarih, ciro sınırı veya sektör kapsamı varsaymayın. Zorunluluklar güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; tereddütlü işlemleri belge türü kesinleşmeden satışa bağlamayın.

Bu çalışma tablosunu ayda bir ve her yeni satış kanalı açıldığında güncelleyin. Yeni şube, pazaryeri, kasa yazılımı veya şirket bilgilerindeki değişiklik, belge akışını yeniden test etmenizi gerektirir.

Farklı sektörlerdeki uygulama mantığını görmek için güzellik salonu e-Arşiv Fatura kuralları yazısındaki müşteri ve belge kontrol adımlarını da karşılaştırabilirsiniz. Oradaki kurallar butik için otomatik olarak geçerli sayılmamalıdır.

Butik satışlarında müşteri ve vergi bilgilerini nasıl doğrularsınız?

Butik satışlarında müşteri ve vergi bilgileri, belge türü seçilmeden önce alıcının kimliği ve mükellefiyet durumu üzerinden doğrulanmalıdır.

Bireysel müşteride ad, soyad, adres ve gerekli kimlik bilgileri doğru alınmalıdır. İşletme müşterisinde unvan, vergi kimlik numarası veya ilgili kimlik bilgisi ve adres kontrol edilmelidir. Bilgileri müşterinin söylediği biçimde yazmak yerine, güvenilir kayıt veya beyan üzerinden karşılaştırın.

Müşterinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını işlemden önce kontrol edin. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise işlem koşullarına uygun e-Arşiv süreci değerlendirilir. Her satışta aynı belgeyi otomatik seçmek yerine alıcı durumunu ve güncel kuralı dikkate alın.

Yanlış: Müşterinin şirket olduğunu görüp vergi bilgilerini kontrol etmeden belge düzenlemek. Doğru: Unvanı, vergi numarasını, adresi ve alıcı belge türünü işlem ekranında karşılaştırmak.

İnternet siparişlerinde müşteri bilgisi, ödeme bilgisi ve teslimat adresi farklı olabilir. Fatura adresi ile kargo adresini ayrı alanlarda yönetin. Kargo adresini fatura adresi olarak otomatik aktaran yazılım kullanıyorsanız, sipariş tamamlanmadan önce alan eşleştirmesini test edin.

İade sırasında da ilk belgedeki müşteri bilgilerini esas alın. Müşteri hesabı değişmişse yeni bilgiyi doğrudan eski belgeye yazmayın. İade veya düzeltme yöntemini, belgenin türüne ve işlem tarihine göre mali müşavirinizle değerlendirin.

• İşlem öncesinde müşterinin bireysel veya ticari alıcı olduğu doğrulanmalıdır.
• Fatura ve teslimat adresleri, sipariş ekranında ayrı alanlarda kontrol edilmelidir.
• Vergi bilgileri, müşteri beyanı ile kayıtlı bilgiler karşılaştırılarak doğrulanmalıdır.
• E-Fatura kullanıcı sorgusunun hangi personel tarafından yapıldığı kaydedilmelidir.
• İade belgesinde ilk satışın numarası ve müşteri bilgileri kullanılmalıdır.

Bu kontrol özellikle sosyal medya siparişlerinde önemlidir. Mesajlaşma uygulamasındaki eksik adres veya kısaltılmış unvan, belge ekranına doğrudan aktarılmamalıdır. Eksik bilgi varsa müşteriyle işlem tamamlanmadan yeniden iletişim kurulmalıdır.

Butik için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura seçimi nasıl yapılır?

Butik için e-Fatura ve e-Arşiv Fatura seçimi, öncelikle alıcının e-Fatura sistemindeki durumuna ve satışın niteliğine göre yapılır.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura akışını ifade eder. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara veya e-Arşiv kapsamındaki işlemlere yönelik elektronik belge sürecidir. Uygulama, işlem türüne ve güncel mevzuata göre kontrol edilmelidir.

Tablo, tek başına hukuki karar vermez. Özellikle farklı alıcı tiplerinin bulunduğu butiklerde aynı gün içinde hem e-Fatura hem e-Arşiv Fatura düzenlenebilir. Bu nedenle çalışan ekranında alıcı türünü seçtiren ve eksik veriyi uyaran bir kontrol bulunmalıdır.

Yanlış: Mağazadaki tüm satışları alıcının durumuna bakmadan e-Arşiv olarak işlemek. Doğru: Her satışta alıcı kaydını, belge türünü ve gönderim sonucunu birlikte doğrulamak.

Belge türü konusunda tereddüt varsa işlemi hızlandırmak için rastgele seçim yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat değişikliği, mevcut yazılım ayarlarının da yeniden gözden geçirilmesini gerektirebilir.

Butik e-dönüşümde kontör hesabı nasıl yapılır?

Butik e-dönüşümde kontör hesabı, düzenlenen ve alınan belge adedinin izlenmesiyle yapılır; belge türleri aynı havuzda kullanılıyorsa toplam adet birlikte planlanır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca müşterilere gönderilen faturaları saymak yeterli değildir. Tedarikçilerden gelen e-Faturalar da aylık tüketim hesabına eklenir. Bir belge içindeki ürün satırı sayısı, ayrıca yeni bir belge adedi olarak hesaplanmaz.

Örneğin bir butik ay içinde müşterilerine 85 belge gönderiyor ve tedarikçilerinden 40 belge alıyorsa, toplam planlama 125 belge üzerinden yapılır. Bu sayı, e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya pakete dahil diğer e-belge türlerinin kullanım koşullarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Küçük bir butik sahibi, aylık kontör ihtiyacını son gün tahmin etmemelidir. Önceki üç ayın gelen ve giden belge adetlerini ayrı sütunlarda izleyin. Sezon indirimi, yeni mağaza açılışı veya online kampanya gibi dönemsel artışları ayrıca not edin.

Kontör hesabında taslak, iptal, iade veya yeniden düzenleme işlemlerinin nasıl değerlendirildiğini hizmet koşullarınızdan kontrol edin. Her belge durumunun aynı şekilde sayıldığını varsaymayın. Güncel kullanım kuralını ve mali müşavirinizin operasyon önerisini birlikte inceleyin.

En sağlıklı yöntem, ay sonunda portal raporundaki belge adedini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmaktır. Rapor ile satış listesi arasında fark varsa yeni paket planlaması yapmadan önce eksik gönderim, mükerrer belge veya yanlış kanal seçimi araştırılmalıdır.

Kontör planını hazırlarken en düşük ayı değil, yoğun sezonu esas alın. Ancak kullanılmayacak kadar büyük bir paket seçmek yerine kullanım süresini, belge türlerini ve işletmenin büyüme planını birlikte değerlendirin.

Aylık kontör hesabı için şu sırayı uygulayın:

1. Son üç ayda gönderilen e-belge sayılarını ayrı ayrı kaydedin.
2. Aynı dönemde alınan e-Faturaları toplam belge adedine ekleyin.
3. Yaklaşan kampanya, sezon veya yeni kanal kaynaklı artışı ayrıca tahmin edin.
4. Portal raporunu muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırarak farkları açıklayın.

Mağaza ve internet satışlarını butik e-dönüşüm sistemine nasıl bağlarsınız?

Mağaza ve internet satışlarını butik e-dönüşüm sistemine, siparişten belgeye ve stoktan sevkiyata uzanan ortak bir veri akışı kurarak bağlarsınız.

Önce her satış kanalının ürettiği bilgileri belirleyin. Mağaza satışında ürün kodu, miktar, ödeme yöntemi ve müşteri bilgisi bulunur. İnternet siparişinde bunlara sipariş numarası, kargo adresi ve teslimat durumu eklenir. Aynı ürünün farklı kodlarla görünmesini önleyin.

Sonra şu sırayı uygulayın: sipariş alınır, stok ayrılır, müşteri bilgisi doğrulanır, uygun belge oluşturulur, ödeme ve gönderim durumu işlenir. Bu adımlardan biri atlanırsa belge kesilmiş görünürken stok düşmeyebilir veya gönderilen ürünün faturası bulunamayabilir.

Bir küçük butik, bir günde mağazadan ve internet sitesinden toplam 12 sipariş aldığında her siparişi ayrı ayrı kontrol edebilir. Sipariş hacmi arttığında ise otomatik aktarımın tarih, tutar, vergi, ürün ve müşteri alanlarını doğru taşıdığı test edilmelidir.

Yanlış: E-ticaret sitesindeki siparişi, stok ve müşteri bilgilerini kontrol etmeden manuel olarak fatura ekranına kopyalamak. Doğru: Önce test siparişiyle alan eşleşmesini, sonra gerçek satış akışını doğrulamak.

Entegrasyon kullanıyorsanız hata kayıtlarını günlük inceleyin. Başarısız belge gönderimi, tekrarlanan sipariş numarası veya eksik vergi bilgisi görünüyorsa işlemi tamamlandı kabul etmeyin. Yazılımın destek ekibiyle ve mali müşavirinizle hata nedenini kayıt altına alın.

Mağaza ile internet sitesinde aynı ürün kodu, fiyat kuralı ve vergi bilgisi kullanılmalıdır. Fiyat kampanyası yalnızca bir kanalda uygulanıyorsa, fatura tutarının sipariş toplamıyla neden farklı olduğunu açıklayan kayıt tutulmalıdır.

Bir kanalın entegrasyonu tamamlanmadan diğer kanalları aynı anda değiştirmeyin. Önce sınırlı sayıda test siparişiyle belge, stok ve ödeme sonuçlarını kontrol edin. Sonuçlar beklenen şekildeyse canlı satış akışını kademeli olarak genişletin.

Butik ürünlerinde stok, iade ve e-İrsaliye akışı nasıl yönetilir?

Butik ürünlerinde stok, iade ve e-İrsaliye akışı; ürün kodu, belge numarası, sevk bilgisi ve iade nedeni birlikte izlenerek yönetilir.

Her ürün için renk, beden, model ve mümkünse tedarikçi kodunu standartlaştırın. Aynı elbisenin siyah ve beyaz varyantlarını tek stok kodunda tutmak, satış sonrası gerçek miktarı gizler. Stok ekranındaki ürün ile faturadaki ürün tanımı aynı olmalıdır.

İade geldiğinde önce ürünün hangi belgeyle satıldığını bulun. Ardından iade edilen miktarı, iade nedenini, ürünün yeniden satılabilir durumunu ve müşteriye yapılacak işlemi kaydedin. İade, değişim ve bedel farkı işlemleri aynı işlem gibi ele alınmamalıdır.

Yanlış: Değiştirilen ürünü eski satıştan düşmeden yeni ürün gibi göndermek. Doğru: İlk belgenin durumunu, iade edilen ürünü ve yeni ürün çıkışını ayrı kayıtlarla eşleştirmek.

Ürün sevkiyatında e-İrsaliye gerekip gerekmediği, işletmenin kapsamına, taşıma şekline ve güncel GİB kurallarına göre değerlendirilir. e-İrsaliye sürecini inceleyerek sevk belgesi, araç bilgisi, alıcı ve teslim akışını ayrı ayrı kontrol edin.

Butik kendi deposundan başka mağazaya ürün taşıyorsa, satış faturası ile sevk belgesini birbirine karıştırmayın. Sevk sırasında gerekli belge türünü, taşımanın ticari niteliğini ve işletmenin yükümlülüğünü mali müşavirinizle netleştirin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sezon sonu sayımında fiziksel ürünleri yalnızca toplam adet olarak değil, renk ve beden bazında karşılaştırın. Fark çıkan ürünlerde önce mağaza transferi, iade, değişim ve hasar kayıtlarını inceleyin. Daha sonra stok düzeltmesinin muhasebe etkisini mali müşavirle değerlendirin.

İade edilen ürün yeniden satılabilir değilse, stokta kullanılabilir ürün gibi gösterilmemelidir. Hasarlı, eksik aksesuarı bulunan veya etiketi kopmuş ürünler için ayrı durum kodu kullanın. Böylece satış stoku ile inceleme bekleyen ürünler karışmaz.

Butik e-dönüşümde e-imza, kullanıcı yetkisi ve saklama nasıl kurulmalı?

Butik e-dönüşümde e-imza, kullanıcı yetkisi ve saklama düzeni; belge oluşturma, onaylama, gönderme ve arşivleme görevlerinin ayrılmasıyla kurulmalıdır.

İşletme sahibi tüm işlemleri tek kullanıcıyla yürütüyorsa çalışan değişikliğinde erişim ve güvenlik sorunu oluşabilir. Bu nedenle mağaza çalışanı, muhasebe sorumlusu ve mali müşavir için görev bazlı erişim planı hazırlayın. Her kullanıcıya yalnızca işini yapması için gereken yetkiyi verin.

E-imza, mali mühür veya kullanılan diğer doğrulama yöntemlerinin hangi belgede ve hangi kullanıcıyla çalıştığını hizmet sağlayıcınızın tanımına göre netleştirin. Kimlik doğrulama aracını ortak bilgisayarda veya çalışanlar arasında paylaşmayın.

Belgeyi hazırlayan kişi ile son kontrolü yapan kişi mümkünse ayrı olsun. Küçük işletmede aynı kişi iki görevi üstleniyorsa, gün sonunda ikinci bir gözle numara, alıcı, tutar ve gönderim durumunu kontrol edin.

İmza aracının süresi, bilgisayardaki sürücü ve tarayıcı ayarları önceden test edilmelidir. Testi gerçek müşteri belgesiyle değil, sistemin izin verdiği deneme akışıyla yapın. Hata ekranının ekran görüntüsünü ve çözüm tarihini kaydedin.

Örneğin iki çalışanlı bir butik, kasa personeline taslak oluşturma; işletme sahibine onay ve gönderim; mali müşavire rapor görüntüleme yetkisi verebilir. Bu ayrım, yanlış alıcıya gönderim riskini azaltır, fakat muhasebe sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Yanlış: Çalışan ayrıldığında ortak şifrenin değiştirilmesini yeterli görmek. Doğru: Kullanıcıyı pasifleştirmek, yetkileri gözden geçirmek, aktif oturumları kapatmak ve yeni kullanıcıya ayrı erişim tanımlamak.

Her ay kullanıcı listesini, yetki seviyelerini ve bekleyen belgeleri kontrol edin. İşletme sahibi veya mali müşavir değiştiğinde bu kontrolü ay sonunu beklemeden yapın. e-İmza süreçlerini incelerken kullanılan imza yöntemi ile yazılım uyumluluğunu ayrıca doğrulayın.

Butiğe gelen e-Faturalar nasıl kontrol edilir ve muhasebeye aktarılır?

Butiğe gelen e-Faturalar, gelen kutusunda bekleyen belgeler ile sipariş, teslimat, stok ve muhasebe kayıtları karşılaştırılarak kontrol edilir.

Her iş gününde gelen kutusunu kontrol edecek bir kullanıcı belirleyin. Belgenin gönderen unvanını, vergi bilgilerini, belge tarihini, numarasını ve tutarını inceleyin. Sadece e-Faturanın ekranda görünmesi, alış kaydının tamamlandığı anlamına gelmez.

Tedarikçi faturası ile sipariş veya teslim alma kaydını eşleştirin. Ürün miktarı, beden-renk bilgisi, birim fiyat, indirim ve vergi hesaplaması farklıysa belgeyi muhasebeye aktarmadan önce farkın nedenini sorun. Eksik ürün, kısmi teslimat veya fiyat değişikliği yazılı olarak açıklanmalıdır.

Gelen her belgenin kontör etkisini ayrıca izleyin. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için, yalnızca satış faturalarından oluşan bir aylık tahmin tedarikçi faturalarını eksik bırakabilir. Portal raporunu alış listesiyle karşılaştırın.

Örneğin bir butik, aynı tedarikçiden üç farklı sipariş için tek fatura aldıysa, fatura satırlarını ilgili siparişlerle eşleştirmelidir. Fatura iki kez içeri aktarılmış görünüyorsa yeni işlem oluşturmadan önce belge numarası ve sistem durumunu kontrol edin.

Belgede hata, mükerrer kayıt veya işletmeyle ilgisiz alıcı bilgisi varsa işlemi tamamlandı kabul etmeyin. Kabul, ret, iade veya düzeltme seçeneklerinin hangi koşullarda kullanılacağını belge türüne göre mali müşavirinizle değerlendirin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gelen kutusundaki bekleyen belgeler için sorumlu, son kontrol tarihi ve açıklama alanı oluşturun. Böylece izinli olan çalışanın yerine başka bir personel geçtiğinde hangi faturanın neden beklediği anlaşılır. Sözlü açıklamaya dayalı iş akışı kullanmayın.

Butik e-dönüşümde belge arşivi ve veri güvenliği nasıl sağlanır?

Butik e-dönüşümde belge arşivi ve veri güvenliği, elektronik belgelerin durum kayıtlarıyla birlikte saklanması ve erişimin görev bazında sınırlandırılmasıyla sağlanır.

Arşiv düzeninde belge numarası, tarih, alıcı veya tedarikçi, satış kanalı ve işlem durumu birlikte izlenmelidir. Sadece bilgisayardaki PDF dosyasına güvenmeyin. Belgenin sistemdeki elektronik kaydı, gönderim sonucu ve ilgili sipariş numarası da korunmalıdır.

Dosya adlarını herkesin anlayacağı bir standarda bağlayın. Örneğin tarih, belge numarası ve müşteri veya tedarikçi kodu aynı sırayla yazılabilir. Aynı belgenin farklı klasörlerde çoğalmasını önlemek için ana arşiv konumunu belirleyin.

Kullanıcıların müşteri adresi, kimlik bilgisi, telefon numarası ve ödeme verilerine erişimi görevle sınırlı olmalıdır. Ortak bilgisayarda açık bırakılan portal oturumu, yetkisiz belge görüntüleme ve yanlış gönderim riski yaratır. İş bitince oturumu kapatın.

Portalda saklama, dışa aktarma veya raporlama özelliği varsa düzenli aralıklarla kontrol edin. Saklama süresi, erişim biçimi ve yedekleme yöntemini hizmet koşullarıyla karşılaştırın. Yasal saklama yükümlülüğünü ayrıca mali müşavirinizden teyit edin.

Örneğin küçük bir kafe-butik işletmesinde kasa personeli yalnızca satış ekranını, işletme sahibi tüm belge raporlarını, mali müşavir ise muhasebe için gerekli kayıtları görmelidir. Bu ayrım, gereksiz veri paylaşımını azaltır.

Yanlış: Gelen faturaları yalnızca e-posta eklerinde tutmak. Doğru: Belgeyi portal durumuyla, alış kaydıyla ve ilgili siparişle eşleştirerek yetkili arşivde saklamak.

Butik için aylık e-dönüşüm denetimi nasıl yapılır?

Butik için aylık e-dönüşüm denetimi, satış, alış, belge, kontör, stok, iade ve kullanıcı kayıtlarının aynı dönem içinde karşılaştırılmasıyla yapılır.

Denetimi ay sonuna bırakmadan bir kapanış günü belirleyin. Önce mağaza POS toplamını, internet siparişlerini ve pazaryeri raporlarını alın. Ardından gönderilen belgeleri, gelen e-Faturaları ve muhasebeye aktarılan kayıtları aynı tarih aralığında listeleyin.

• Mağaza ve internet satış toplamları, düzenlenen belgelerle karşılaştırılmalıdır.
• Gelen e-Faturalar, tedarikçi listesi ve alış kayıtlarıyla eşleştirilmelidir.
• Kontör raporundaki gelen ve giden belge adedi ayrıca kontrol edilmelidir.
• İade ve değişim kayıtları, ilk satış belgeleriyle ilişkilendirilmelidir.
• Kullanıcı yetkileri, bekleyen taslaklar ve başarısız gönderimler incelenmelidir.

Fark gördüğünüzde yalnızca toplam tutarı düzeltmeye çalışmayın. Önce sipariş numarası, belge numarası, tarih ve kullanıcı hareketlerini inceleyin. Mükerrer belge, eksik belge, yanlış müşteri veya hatalı stok kodu farkın kaynağı olabilir.

Örneğin bir butik aylık raporda 100 internet siparişi görürken 97 giden belge buluyorsa, üç siparişin iptal edildiğini varsaymamalıdır. Sipariş durumlarını, ödeme sonuçlarını ve başarısız gönderim kayıtlarını tek tek kontrol etmelidir.

Yeni şube, kampanya veya pazaryeri açıldığı aylarda denetim kapsamını genişletin. Eski kontrol listesi yeni kanalı içermiyorsa, sonraki ayı beklemeden sorumlu kullanıcıyı ve belge akışını tanımlayın. Değişiklikleri mali müşavirle paylaşın.

Özet: 5 maddede butik e-dönüşüm kontrol listesi

Butik e-dönüşüm kontrol listesi, belge türünü, müşteri bilgisini, kontörü, stok hareketini ve aylık denetimi birlikte izlemelidir.

• İlk olarak işletmenin mükellefiyetini, satış kanallarını ve güncel GİB yükümlülüklerini mali müşavirinizle birlikte belirleyin.
• Her işlemden önce alıcının e-Fatura durumunu, unvanını, vergi bilgilerini, adresini ve satış kanalını doğrulayın.
• e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçimini alıcı durumuna ve işlem niteliğine göre yapın; tereddütte güncel GİB duyurusunu kontrol edin.
• Gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak geçmiş kullanım ile yoğun sezon tahminini birlikte değerlendirin.
• Belgeyi sipariş, ödeme, stok, sevkiyat, iade, arşiv ve muhasebe kaydıyla eşleştirerek ay sonunda fark analizi yapın.

Bu beş madde, küçük bir butik için temel çalışma çerçevesi oluşturur. Ancak yeni satış kanalı, farklı müşteri tipi, özel işlem veya mevzuat değişikliği ortaya çıktığında listeyi yeniden değerlendirin.

Yanlış: Kontrol listesini yalnızca fatura kesme ekranı olarak görmek. Doğru: Satıştan arşive kadar her adımı sorumlu kişi, belge numarası ve kontrol tarihiyle kaydetmek.

Kontör ihtiyacınızı karşılaştırmak isterseniz efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli tek havuz paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve kullanım süresi 12-18 aydır. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, gelen-giden kutusu ve Sovos altyapısında aynı gün kontör tanımlama seçenekleri bulunur.