Toptancı İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Toptancı e-Arşiv Fatura kuralları, alıcının e-Fatura durumunu kontrol etmeyi, doğru belge türünü seçmeyi ve zorunlu alanları eksiksiz doldurmayı gerektirir. Raporlama, teslim ve saklama adımları da sürecin parçasıdır.

Bu rehber; market, eczane, restoran, yedek parça ve mobilya toptancılarına yardımcı olur. Yanlış alıcı seçimi, eksik vergi bilgisi, hatalı seri ve geciken rapor kontrollerini açıklığa kavuşturur.

Mevzuat kapsamı, hadleri, süreleri ve teknik uygulamaları zamanla değişebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Toptancı e-Arşiv Fatura nedir ve hangi satışlarda kullanılır?

e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine veya nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir. Belge, kağıt faturanın basit bir PDF kopyası değildir.

Toptancı, ürün sattığı alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığını doğruladığında e-Arşiv düzenleyebilir. Mahalle marketi, küçük işletme veya bireysel tüketici için yapılacak satışlar buna örnek olabilir.

Alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlıysa, kural olarak e-Fatura düzenlenir. Müşterinin e-Arşiv istemesi, kayıtlı kullanıcıya farklı belge gönderilmesini tek başına haklı çıkarmaz.

Bir toptancının e-Arşiv kullanma yükümlülüğü, yalnızca satış miktarına göre belirlenmez. Faaliyet alanı, mükellefiyet türü, satış kanalı ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte değerlendirilir.

Örneğin internetten satış yapan veya belirli sektör kurallarına tabi olan işletmeler için ayrıca e-belge şartları doğabilir. Bu kapsam, işletmenin kendi durumuna göre incelenmelidir.

e-Arşiv belgesi elektronik olarak oluşturulur, imzalanır, alıcıya iletilir ve ilgili raporlama sürecine dahil edilir. Her aşamada belge numarası ile işlem kaydı eşleşmelidir.

Toptan satış süreçlerini sektör bazında değerlendirmek için toptancı sektörü sayfasındaki iş akışlarını da inceleyebilirsiniz. Sektör bilgisi, belge türü seçiminde tek başına yeterli değildir.

Pratik karar için önce alıcının kimliği ve kayıt durumu, ardından satışın özel bir kapsama girip girmediği incelenir. Son aşamada fatura, sevkiyat ve muhasebe kayıtlarının aynı işlemle eşleşmesi sağlanır.

Örneğin Ankara’da içecek satan bir toptancı, mahalle marketinin VKN bilgisiyle sorgu yapar. Market kayıtlı değilse uygun e-Arşiv akışı seçilir; kayıtlıysa müşterinin talebinden bağımsız olarak e-Fatura değerlendirilir.

Alıcının e-Fatura sisteminde kayıtlı olmaması, her durumda otomatik olarak e-Arşiv kesileceği anlamına gelmez. İhracat, istisna, tevkifat veya özel satış kanalı gibi durumlarda güncel kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.

Toptancı e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Toptancı e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumudur. Belge türü, alıcının statüsü kontrol edilmeden yalnızca satış kanalına bakılarak seçilmemelidir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, aynı satışın rastgele seçilebilen iki görünümü değildir. Alıcının vergi kimliği, kayıt statüsü ve işlem türü birlikte değerlendirilmelidir.

e-Fatura kullanıcıları için e-Fatura uygulaması kullanılır. Kayıtlı olmayan alıcılar ve tüketiciler için ise e-Arşiv Fatura süreci işletilir.

Alıcı türü sonradan değişirse eski müşteri kartına güvenmek risklidir. Her yeni satışta veya sistemin belirlediği aralıklarla alıcı bilgileri yeniden kontrol edilmelidir.

Yanlış belge türü düzenlendiğinde belgeyi sistemden silmek çözüm değildir. İptal, iade veya düzeltme işlemi güncel kurala ve işlemin gerçek niteliğine göre yapılmalıdır.

Karar ağacında ilk soru alıcının e-Fatura kayıt durumu, ikinci soru ise işlemin özel bir kurala tabi olup olmadığıdır. Bu iki cevap netleşmeden belge oluşturma ekranında seri veya vergi seçimi yapılmamalıdır.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı olan bir restoran, e-Arşiv talep etse bile yalnızca talep nedeniyle farklı belgeye çevrilmez. Yanlış: Müşterinin istediği belgeyi doğrudan seçmek. Doğru: Sistem kaydını ve işlem koşulunu birlikte doğrulamaktır.

Belge görünümünün PDF olması da türü belirlemez. e-Fatura veya e-Arşiv kararında elektronik belge verisi, imza, alıcı kaydı ve rapor yükümlülüğü birlikte dikkate alınır.

Toptancı e-Arşiv Fatura kesmeden önce alıcı nasıl kontrol edilir?

Toptancı e-Arşiv Fatura kesmeden önce alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmelidir. Bu kontrol, satış temsilcisinin sözlü beyanıyla tamamlanmış sayılmaz.

Kurumsal müşteride vergi kimlik numarası, unvan, adres ve e-Fatura etiket bilgisi incelenir. Gerçek kişide ise mevzuata uygun kimlik ve iletişim bilgileri alınır.

Bir şirketin farklı şubeleri bulunabilir, ancak vergi kimliği ile şube bilgisi karıştırılmamalıdır. Fatura üzerindeki ticari unvan, adres ve teslim noktası gerçek işleme uygun yazılmalıdır.

Alıcının e-Fatura kayıt durumu, kullanılan portal veya özel entegratör ekranından sorgulanabilir. Sorgu sonucu, mümkünse müşteri kartına ve işlem kayıtlarına tarih bilgisiyle işlenmelidir.

Eski bir faturada e-Arşiv kullanılmış olması, sonraki faturada aynı seçimin doğru olduğunu göstermez. Alıcı daha sonra e-Fatura uygulamasına geçmiş olabilir.

Otomatik sorgu yapılamıyorsa satış durdurulmalı veya manuel doğrulama prosedürü uygulanmalıdır. Belirsiz durumda mali müşavirden görüş alınması, sonradan düzeltme riskini azaltır.

Yedek parça toptancılarında müşteri türü ve zorunluluklar ayrıca önem taşır. Bu nedenle yedek parça için e-Fatura kapsamı hakkındaki güncel değerlendirmeyi de kontrol edin.

Kontrol ekranında yalnızca müşteri adını aramak yeterli değildir. VKN veya TCKN, kayıt durumu, unvan ve sorgu tarihi aynı işlem kaydında görünmelidir.

Örneğin iki şubeli bir market grubunda sipariş, teslim adresi ve VKN farklı alanlardır. Satış çalışanı teslim noktasını değiştirirken vergi kimliğini değiştirmemeli; farklı tüzel kişilik varsa yeni kart açmalıdır.

Sorgu sonucu alınamıyorsa ekran görüntüsü almak tek başına kesin doğrulama sayılmayabilir. İşletme, kullandığı portalın kayıt mekanizmasını ve mali müşavirinin önerdiği manuel kontrol adımını yazılı prosedüre dönüştürmelidir.

Toptancı e-Arşiv Fatura üzerinde hangi bilgiler bulunmalıdır?

e-Arşiv Fatura üzerinde satıcı, alıcı, belge, ürün, vergi ve toplam tutar bilgilerinin eksiksiz bulunması gerekir. Alanların görünmesi kadar, muhasebe kayıtlarıyla tutarlı olması da önemlidir.

Satıcı bölümünde unvan, adres, vergi kimlik bilgileri ve gerekiyorsa iletişim bilgileri yer alır. Alıcı bölümünde ise işlem yapılan kişinin veya işletmenin doğru kimlik bilgileri kullanılmalıdır.

Belge numarası, düzenleme tarihi ve ilgili seri bilgisi sistem kurallarına uygun olmalıdır. Aynı numaranın iki farklı belgeye verilmesi, kontrol ve muhasebe açısından ciddi sorun oluşturur.

Satır bilgilerinde ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, iskonto ve satır toplamı açıkça gösterilmelidir. Toptan satışta koli, adet, kilogram veya palet birimi gerçek teslimle uyuşmalıdır.

KDV oranı, KDV tutarı, istisna veya tevkifat bilgisi işlem gerçekten gerektiriyorsa seçilmelidir. Uygulanmayan bir vergi kodunu kolaylık amacıyla işaretlemek doğru değildir.

Vade, ödeme yöntemi, banka bilgisi, teslim adresi veya sipariş numarası gibi alanlar iş akışında önemli olabilir. Bu alanların zorunluluğu, işlem türüne ve kullanılan uygulamaya göre değişebilir.

Fatura, sevk irsaliyesinin yerine otomatik olarak geçmez. Fiziksel sevkiyat gerektiren durumlarda e-İrsaliye yükümlülüğü ve sevk belgeleri ayrıca değerlendirilmelidir.

Örneğin bir gıda toptancısı faturada 24 koli ürün gönderiyorsa satır birimi, depo çıkışı ve irsaliye miktarı aynı olmalıdır. Sadece toplam tutarın doğru olması, miktar ve teslim bilgisindeki hatayı düzeltmez.

Ürün kodu, barkod, sipariş numarası ve teslim adresi gibi alanlar bazı sistemlerde zorunlu olmayabilir. Buna rağmen işletme, denetim ve mutabakat ihtiyacı varsa bu bilgileri tutarlı biçimde kullanmalıdır.

Yanlış: Satır açıklamasına yalnızca genel bir ürün adı yazmak. Doğru: Ürünün ticari tanımını, miktarını, birimini ve ilgili siparişle bağlantısını gerçek teslimata göre göstermek.

Toptancı e-Arşiv Fatura nasıl düzenlenir?

Toptancı e-Arşiv Fatura düzenlemek için alıcı doğrulanır, fatura bilgileri girilir, belge imzalanır, alıcıya iletilir ve rapor durumu takip edilir. İşlem sırası atlanmamalıdır.

1. Önce alıcının VKN veya TCKN bilgisi ile e-Fatura kayıt durumu kontrol edilir.
2. Müşteri kartındaki unvan, adres, vergi bilgisi ve iletişim alanları doğrulanır.
3. Satış kalemleri, miktarlar, birimler, fiyatlar, indirimler ve teslim bilgileri girilir.
4. KDV, tevkifat, istisna veya diğer vergi alanları işlemin niteliğine göre seçilir.
5. Belge seri ve numarası kontrol edilerek e-Arşiv Fatura oluşturulur.
6. Belge, kullanılan yönteme göre mali mühür veya elektronik imza ile onaylanır.
7. Fatura alıcıya iletilir ve rapor, gönderim, teslim durumları arşivlenir.

Belgeyi göndermeden önce ön izleme ekranı mutlaka incelenmelidir. Özellikle alıcı kimliği, toplam tutar, KDV, teslim adresi ve belge tarihi yüksek riskli alanlardır.

Entegrasyon kullanan toptancı, ERP içindeki fatura durumu ile e-belge uygulamasındaki durumu karşılaştırmalıdır. Taslak, imzalandı, gönderildi, başarısız veya iptal edildi durumları karıştırılmamalıdır.

GİB portalı kullanılan işletmelerde kullanıcı yetkileri, mali mühür ve internet bağlantısı önceden kontrol edilmelidir. Yoğun sevkiyat saatinde ilk kez işlem yapmak yerine deneme süreci planlanmalıdır.

Her belgenin PDF görüntüsünü göndermek yeterli olmayabilir. Elektronik belge verisi, imza bilgisi, rapor kaydı ve teslim kanıtı birlikte saklanmalıdır.

Yoğun günlerde uygulama sırası değişmemelidir. Satış çalışanı önce müşteri doğrulamasını tamamlamalı, depo miktarı onaylamalı, muhasebe ise gönderim ve rapor durumunu kontrol etmelidir.

ERP ile portal arasında durum farkı görülürse aynı faturayı ikinci kez oluşturmak yerine belge numarasıyla arama yapılmalıdır. Taslak, imzalı belge ve gönderim kaydı karşılaştırılarak teknik hata ayrıştırılır.

Alıcıya iletim kanalı değiştiğinde teslim kanıtı da güncellenmelidir. E-posta, portal veya izin verilen çıktı yöntemi kullanılıyorsa gönderim zamanı, alıcı adresi ve ilgili belge numarası birlikte saklanmalıdır.

e-Arşiv Fatura raporu toptancı tarafından nasıl takip edilir?

e-Arşiv Fatura raporu, düzenlenen e-Arşiv belgelerinin özet bilgilerinin GİB sistemine iletilmesini sağlayan teknik kayıttır. Rapor durumu, faturanın alıcıya ulaştığını tek başına göstermez.

Portal kullanılıyorsa rapor gönderim ekranı, entegratör kullanılıyorsa rapor ve belge durum ekranı düzenli izlenmelidir. Hangi işlemin otomatik yapıldığı, hizmet sözleşmesi ve teknik kılavuzdan öğrenilmelidir.

Özel entegratör üzerinden yapılan işlemlerde teknik iletim çoğunlukla sistem tarafından yürütülür. Buna rağmen toptancı, başarısız raporları, bekleyen belgeleri ve uyarı mesajlarını kontrol etmekle yükümlüdür.

Rapor gönderim süresi ve formatı, güncel GİB kılavuzu ile duyurulara göre takip edilmelidir. Sabit bir eski takvime güvenmek yerine uygulamadaki güncel uyarılar incelenmelidir.

Bir rapor başarısız görünüyorsa hata kodu kaydedilmeli, belge numarası bulunmalı ve teknik destek veya mali müşavirle çözüm planlanmalıdır. Aynı faturayı rastgele tekrar oluşturmak numara karmaşası yaratabilir.

Gün sonu mutabakatında satış programındaki e-Arşiv sayısı ile gönderilen belge sayısı karşılaştırılır. Eksik, mükerrer veya iptal edilmiş kayıtlar ayrı listelenir.

Belge verisi, rapor sonucu ve teslim kanıtı işletmenin muhafaza düzenine alınmalıdır. Kanuni saklama süresi ve elektronik arşiv yöntemi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Günlük takipte önce başarısız, sonra bekleyen, ardından başarılı kayıtlar incelenmelidir. Her hata için belge numarası, hata mesajı, sorumlu kişi ve çözüm tarihi yazılı bir kayıt oluşturulabilir.

Örneğin gün sonunda satış programında 40 e-Arşiv görünürken rapor ekranında daha az kayıt varsa işlem listesi dışa aktarılır. Eksik belgeler, iptal kayıtları ve mükerrer gönderimler ayrı ayrı karşılaştırılır.

Raporlamanın otomatik olması işletmenin kontrol sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Teknik hizmetin kapsamı değişebilir; bu nedenle paneldeki durum alanları ve güncel entegratör açıklamaları düzenli incelenmelidir.

Toptancı e-Arşiv Fatura iptali ve iadesi nasıl yapılır?

Toptancı e-Arşiv Fatura iptali, belgeyi sistemden silmek yerine ilgili iptal sürecini işletmek demektir. Ürün iadesi ise çoğu durumda ayrı bir ticari ve muhasebesel işlem gerektirir.

Yanlış alıcı, yanlış tutar veya yanlış vergi bilgisi varsa önce belgenin statüsü belirlenir. Taslak belge düzeltilebilir; imzalanmış ve raporlanmış belge için uygulamadaki iptal yöntemi izlenir.

İptal ekranı, portal veya özel entegratör panelinde yer alabilir. İptal talebinin hangi süre ve koşullarda yapılacağı güncel teknik kılavuzdan kontrol edilmelidir.

Alıcı malı geri gönderiyorsa yalnızca faturayı silmek, stok ve vergi kayıtlarını düzeltmez. İade faturası, iade irsaliyesi veya uygun muhasebe belgesi işlemin gerçek akışına göre değerlendirilir.

Yanlış VKN ile düzenlenen faturada yeni belge kesmeden önce mali müşavirle görüşülmelidir. Yanlış belgeyi yok sayarak yeni numara üretmek, kayıtların eşleşmesini bozabilir.

İptal edilen belge, ilgili kayıtlarla birlikte saklanmalıdır. İptal nedeni, işlem tarihi, yeni belge numarası ve müşteri yazışması bulunuyorsa dosyaya eklenmelidir.

Uzman notu: İptal ile iade aynı işlem değildir; belge statüsünü, mal hareketini ve vergi kaydını birlikte kontrol etmeden düzeltme yapmayın.

İptal kararından önce belgenin taslak, imzalı, iletilmiş veya raporlanmış durumu belirlenir. Her statüde kullanılabilecek işlem aynı olmayabilir; paneldeki güncel seçenekler ve teknik kılavuz izlenmelidir.

Örneğin bir market, 50 koli siparişin 10 kolisini geri gönderirse yalnızca faturayı iptal etmek tüm mal hareketini açıklamaz. İade edilen miktar, önceki belge ve stok kaydı birlikte değerlendirilir.

Yanlış: Ürün geri geldiğinde faturayı yok saymak. Doğru: Belge statüsünü, iade belgesini, stok hareketini ve muhasebe kaydını aynı dosyada eşleştirmektir.

Toptancı e-Arşiv Fatura düzenlerken hangi hatalar sık görülür?

Toptancı e-Arşiv Fatura sürecinde en sık görülen hatalar, alıcının e-Fatura statüsünü kontrol etmemek, kimlik bilgilerini yanlış yazmak ve rapor durumunu izlememektir.

Satış personeli, müşterinin e-Arşiv talebini doğrudan kabul edebilir. Ancak müşterinin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı sistemden doğrulanmadan belge türü seçilmemelidir.

Yanlış: Eski müşteri kartına bakarak her siparişte e-Arşiv düzenlemek. Doğru: Her siparişte alıcı statüsünü ve vergi kimliğini güncel kayıtla doğrulamak.

Yanlış: e-Arşiv faturayı yalnızca PDF dosyası olarak saklamak. Doğru: Elektronik belge verisini, görüntüyü, imza ve rapor sonuçlarını birlikte muhafaza etmek.

Ürün satırına genel bir ifade yazmak da önemli bir hatadır. Toptan satışta ürün adı, miktarı, birimi, indirim ve vergi hesapları gerçek sevkiyatla karşılaştırılmalıdır.

Rapor kuyruğunda bekleyen belgeler, gönderildi sanılarak kapatılmamalıdır. Başarısız iletimler günlük kontrol edilmeli, hata nedeni ve alınan aksiyon kayıt altına alınmalıdır.

Fatura ile sevk irsaliyesi bilgilerini karıştırmak, depoda ve muhasebede farklı kayıtlar oluşturur. Belge türleri, teslim hareketi ve sipariş numarası aynı işlem üzerinden eşleştirilmelidir.

Hatalar genellikle dört grupta toplanır: alıcı kimliği, belge içeriği, teknik durum ve teslim kaydı. İşletme, her grup için farklı sorumlu belirlerse çözüm süresi ve tekrar eden hata sayısı azalır.

Örneğin yanlış KDV seçimi satış personelinden çok muhasebe kontrolüyle, yanlış koli miktarı ise depo onayıyla yakalanır. Tek kişinin tüm alanları kontrol etmesi yerine görevler işlem adımına göre ayrılabilir.

Yanlış: Hata mesajını görmeden belgeyi yeniden oluşturmak. Doğru: Önce mevcut belge numarasını, durumunu ve hata kodunu kaydetmek; sonra teknik veya mali çözüm uygulamaktır.

Küçük bir toptancı e-Arşiv sürecini nasıl yönetebilir?

Küçük bir toptancı, e-Arşiv sürecini siparişten tahsilata uzanan kısa bir kontrol akışıyla yönetebilir. Bunun için görev, müşteri bilgisi ve belge durumu net biçimde ayrılmalıdır.

Örneğin Bursa’da iki çalışanlı bir gıda toptancısı, üç farklı müşteri grubuna satış yapıyor olsun. Mahalle marketleri, kurumsal restoranlar ve bireysel alıcılar için aynı belge türü kullanılmaz.

Market e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv düzenlenir; restoran e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura seçilir. Bireysel alıcıda kimlik ve adres bilgileri işlem koşullarına uygun alınır.

Satış çalışanı siparişi açarken müşteri kartını kontrol eder. Depo çalışanı miktar ve birimleri doğrular; muhasebe ise imza, rapor ve teslim durumunu gün sonunda inceler.

Bir müşteri sonraki ay e-Fatura uygulamasına geçerse müşteri kartı güncellenir. Önceki faturaların e-Arşiv olması, yeni satışların da aynı yöntemle yapılacağı anlamına gelmez.

Ürünlerden biri geri gelirse fatura iptali ile stok iadesi ayrı değerlendirilir. Toptancı, ürün hareketini ve vergi kaydını mali müşavirin yönlendirmesiyle eşleştirir.

Bu senaryoda işletme, her akşam satış programı ile e-belge ekranını karşılaştırır. Böylece küçük ekipte unutulan rapor, yanlış alıcı veya mükerrer fatura daha erken fark edilir.

Bu akışta sipariş açma, depo onayı ve muhasebe kontrolü üç ayrı adım olarak tanımlanır. Çalışan sayısı az olsa bile aynı kişi işlemi tamamlamadan önce kısa kontrol listesini işaretleyebilir.

Ayda yeni müşteri eklendiğinde önce kimlik bilgileri ve e-Fatura durumu doğrulanır. Müşteri kartı oluşturulmadan verilen sipariş, eksik adres veya yanlış VKN nedeniyle sonradan düzeltilmesi zor bir belgeye dönüşebilir.

Bu örnek standart market ve restoran satışını anlatır. İstisnalı ürün, ihracat, tevkifat veya özel teslim koşulu varsa küçük işletme aynı akışı tek başına yeterli kabul etmemeli ve mali müşavirine danışmalıdır.

Şube, sevkiyat ve iade işlemlerinde e-Arşiv nasıl uygulanır?

Şube, sevkiyat ve iade işlemlerinde e-Arşiv uygulaması, fatura alıcısı ile malın teslim edildiği yerin ayrıştırılmasını gerektirir. Her işlemde gerçek ticari ilişki esas alınmalıdır.

Şubeler farklı adreslerde çalışsa bile fatura satıcısı bilgileri işletmenin resmi kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır. Şube adı, depo adresi veya teslim noktası gerekiyorsa ilgili alanlarda ayrıca gösterilmelidir.

Seri kullanımı işletmenin belge yönetimiyle uyumlu olmalıdır. Şube bazlı seri tanımlanmışsa personel doğru seriyi seçmeli, aynı numaranın farklı şubelerde tekrar edilmesini önlemelidir.

Fatura düzenlemek, ürünün fiziksel sevk edildiğini kanıtlayan ayrı belgenin yerine geçmez. Sevkiyat zorunluluğu bulunan işlemlerde e-İrsaliye kuralları ayrıca incelenmeli ve fatura ile eşleştirilmelidir.

Kısmi teslimatta yalnızca teslim edilen miktar faturalanıyorsa sipariş, irsaliye ve stok kaydı birlikte kontrol edilir. Kalan ürünler için yeni belge düzenleme ihtiyacı işlem koşullarına göre belirlenir.

İade gelen ürünlerde ürün kodu, miktar, teslim tarihi ve önceki fatura numarası karşılaştırılır. İade işleminin belge türü, alıcının mükellefiyet durumuna göre değişebilir.

İhracat, istisna, tevkifat veya özel teslim koşullarında standart e-Arşiv akışı yeterli olmayabilir. Bu işlemlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Şubeli işletmede sipariş şubeden, sevkiyat merkez depodan ve fatura merkez muhasebeden yönetilebilir. Bu durumda sipariş numarası, teslim adresi, seri ve müşteri kimliği sistemler arasında aynı işlemle ilişkilendirilmelidir.

Örneğin merkez depodan iki şubeye kısmi sevkiyat yapılıyorsa koli sayısı ve teslim alan şube ayrı izlenir. Faturadaki miktar, irsaliyedeki sevk ve stok çıkışı birbirini açıklamalıdır.

Yanlış: Teslim adresini fatura alıcısının vergi adresiyle otomatik değiştirmek. Doğru: Resmi alıcı bilgisi ile gerçek teslim noktasını ilgili alanlarda ayrı ve tutarlı göstermek.

Toptancı e-Arşiv Fatura için hangi kontrol listesi kullanılmalı?

Toptancı e-Arşiv Fatura kontrol listesi, belge gönderilmeden önce alıcı, satır, vergi, numara ve rapor alanlarının doğrulanmasını sağlamalıdır. Liste, satış ve muhasebe ekipleri tarafından aynı şekilde kullanılmalıdır.

Kontrol listesi yalnızca hata aramak için değil, sorumluluk paylaşmak için de kullanılır. Siparişi açan çalışan ile belgeyi onaylayan kişinin görevleri mümkün olduğunca ayrıştırılmalıdır.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi güncel ve işlemdeki kişiyle uyumludur.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu belge türü seçilmeden önce kontrol edilmiştir.
• Satıcı unvanı, adresi ve vergi bilgileri işletmenin resmi kayıtlarıyla aynıdır.
• Ürün adları, miktarlar, birimler, fiyatlar ve indirimler siparişle eşleşmektedir.
• KDV, tevkifat, istisna ve toplam tutar alanları işlem niteliğine uygundur.
• Seri, numara, tarih ve teslim bilgileri başka belgeyle çakışmamaktadır.
• Belge imzalanmış, alıcıya iletilmiş ve rapor durumu kontrol edilmiştir.
• İptal, iade veya hata varsa gerekçe ve bağlantılı belgeler kaydedilmiştir.

Belge gönderildikten sonra günlük kontrol yapılması özellikle yoğun sevkiyat yapan toptancılarda önemlidir. Satış programı, stok, banka ve e-belge kayıtları aynı işlem numarasıyla eşleştirilebilir.

Kontör kullanan işletmeler hesaplamayı belge adedine göre yapmalıdır. Bu altyapıda gelen her belge bir kontör, giden her belge bir kontör düşürür; e-Arşiv faturalar giden belge olarak izlenir.

Ay sonunda düzenlenen e-Arşiv sayısı, alınan e-Fatura sayısı ve kullanılan kontör miktarı karşılaştırılabilir. Teknik sorular için güncel e-dönüşüm sık sorulan sorular bölümüne bakılmalıdır.

Listeyi iki noktada kullanmak daha güvenlidir: belge gönderilmeden önce içerik kontrolü, gönderimden sonra durum kontrolü. Böylece doğru bilgiyle oluşturulan fakat teknik olarak başarısız kalan belge de fark edilir.

Her işaretin yanında belge numarası veya işlem kodu bulunmalıdır. Sadece tamamlandı kutusunu seçmek yerine sorgu sonucu, hata ekranı, teslim kaydı ve düzeltme belgesi gibi kanıtlar da dosyalanabilir.

Yanlış: Kontrol listesini yalnızca ay sonunda doldurmak. Doğru: Ön izleme, gönderim ve gün sonu mutabakatı aşamalarında kısa kontrolleri ayrı ayrı tamamlamaktır.

Özet: 5 maddede toptancı e-Arşiv Fatura kuralları

Toptancı e-Arşiv Fatura kurallarının özeti, alıcı statüsünü doğrulamak, belge bilgilerini eksiksiz yazmak, raporu izlemek, teslimi kanıtlamak ve hataları usulüne uygun düzeltmektir.

Bu beş başlık, marketten eczaneye, restorandan bireysel tüketiciye kadar farklı toptan satış senaryolarında temel kontrol çerçevesini oluşturur. Özel faaliyet ve istisna durumları ayrıca incelenmelidir.

• e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya kural olarak e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise uygun koşullarda e-Arşiv düzenlenir.
• VKN, TCKN, unvan, adres, ürün, miktar, vergi ve toplam bilgilerinin gerçek işlemle uyumlu olması gerekir.
• e-Arşiv belgesinin elektronik verisi, imzası, rapor sonucu ve teslim kaydı birlikte takip edilmelidir.
• İptal, iade ve düzeltme işlemleri belgeyi silerek değil, güncel GİB yöntemi ve muhasebe kaydıyla yapılmalıdır.
• Mevzuat hadleri, süreleri ve özel sektör kapsamı için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Bu beş madde, günlük işlem sırasında hızlı bir başlangıç kontrolü sağlar. Ancak belge türünü belirleyen özel kapsam, satış kanalı veya vergi uygulaması varsa yalnızca genel özete dayanılmamalıdır.

İşletme, her ay müşteri kayıtlarını, belge durumlarını, rapor sonuçlarını ve iade dosyalarını örneklem yöntemiyle inceleyebilir. Mevzuat hadleri ve süreleri yıllık güncellenebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İşletmeniz özel bir sektörde çalışıyorsa yalnızca genel fatura akışına güvenmeyin. Faaliyet, satış kanalı, şube yapısı ve ürün türü bakımından ek kuralları ayrıca kontrol edin.

efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalında mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ile 10 yıl güvenli saklama bulunur. Paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresine sahiptir.