Toptancı e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

Toptancı e-fatura nasıl kesilir sorusunun kısa cevabı şudur: Alıcının e-belge durumunu kontrol edin, ürün ve vergi bilgilerini girin, önizlemeyi onaylayın ve belgeyi yetkili sistemden gönderin.

Bu rehber, farklı müşterilere yüksek sayıda fatura düzenleyen toptancılar için hazırlanmıştır. Gıda, tekstil, hırdavat, ilaç dışı sağlık ürünleri veya elektronik ürün dağıtan işletmeler aynı temel adımları izler.

Toptan satışta tek bir hata, çok sayıda satırın ve irsaliyenin yeniden kontrol edilmesine yol açabilir. Bu nedenle müşteri bilgisi, ürün kodu, iskonto, KDV ve sevkiyat bağlantısı gönderimden önce birlikte incelenmelidir.

Önce işletmenizin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve alıcının belge türünü doğrulayın. Ardından toptancılara özel e-dönüşüm çözümlerini inceleyerek sektörünüzdeki belge ve sevkiyat akışını planlayabilirsiniz.

Toptancı e-fatura kesme süreci genel olarak şu sırayla ilerler:

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle kayıt ve senaryo kontrolü yapılır.
2. Ürün, miktar, birim fiyat, iskonto ve vergi satırları girilir.
3. İrsaliye numarası, sipariş bilgisi ve açıklamalar eklenir.
4. Belge doğrulanır, imzalanır, gönderilir ve durum kodu takip edilir.

Örneğin bir gıda toptancısı, markete yaptığı sevkiyatta önce marketin e-Fatura kayıtlı olup olmadığını kontrol eder. Sonra koli ve ürün bazındaki satırları, uygulanan iskontoyu ve sevkiyat irsaliyesini aynı işlem içinde eşleştirir.

Bu sırayı depodan muhasebeye kadar aynı kontrol akışıyla uygulamak önemlidir. Satış personeli siparişi, depo sevkiyatı, muhasebe ise vergi ve gönderim durumunu onaylamalıdır. Böylece tek kişinin varsayımı belgeyi belirlemez.

Belge türü veya vergi uygulaması konusunda tereddüt varsa gönderim yapmadan önce mali müşavirinize danışın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Toptancı e-fatura için hangi bilgiler hazırlanır?

Toptancı e-fatura için alıcı kimliği, ürün kartı, fiyat, vergi ve teslimat bilgileri önceden hazırlanır.

Alıcı tarafında unvan, VKN veya TCKN, vergi dairesi, adres ve e-posta bilgileri bulunmalıdır. E-Fatura kullanıcılarında ayrıca doğru posta kutusu ve gönderici birim eşleşmesi önem taşır.

Ürün kartında stok kodu, ürün adı, barkod veya üretici kodu, birim, miktar ve birim fiyat yer almalıdır. Koli, paket, kilogram, litre veya adet gibi birimler faturadaki gerçek satış biçimiyle uyumlu seçilmelidir.

Fiyat listesinde kampanya iskontosu, müşteri iskontosu, satır indirimi ve genel indirim ayrı tutulmalıdır. Böylece faturadaki matrah, KDV ve tahsil edilecek toplam daha kolay denetlenir.

Sevkiyat için sipariş numarası, depo çıkış bilgisi, taşıyıcı, teslimat adresi ve varsa irsaliye numarası hazırlanmalıdır. Bu alanlar, faturayı depo ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmayı kolaylaştırır.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi güncel ve doğru olmalıdır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu gönderimden önce sorgulanmalıdır.
• Ürün kodu, ürün adı ve ölçü birimi stok kartıyla aynı olmalıdır.
• İskonto ve fiyat bilgileri onaylı siparişle karşılaştırılmalıdır.
• KDV, tevkifat veya istisna bilgisi işlem türüne göre incelenmelidir.
• İrsaliye ve sipariş numarası varsa faturaya doğru aktarılmalıdır.

Yanlış: Depodaki ürün adını yaklaşık yazarak faturayı tamamlamak. Doğru: Stok kartındaki kodu ve ticari ürün adını sipariş belgesiyle karşılaştırarak kullanmak.

Bu hazırlık listesi, özellikle aynı gün içinde çok sayıda müşteriye satış yapan toptancılarda tekrar işini azaltır. Yine de müşterinin özel fiyatı veya vergi durumu varsa standart ürün kartı tek başına yeterli olmayabilir.

Uygulamada satış ekibi, sipariş formunu; depo ekibi, miktar ve birimi; muhasebe ekibi ise vergi alanlarını onaylayabilir. Bu üçlü kontrol, özellikle yeni müşteri veya yeni ürün kartı açıldığında daha fazla önem kazanır.

Toptancı e-faturada alıcının belge türü nasıl kontrol edilir?

Toptancı e-faturada doğru belge türü, alıcının GİB kayıt durumu ve işlem senaryosu kontrol edilerek belirlenir.

Alıcının VKN veya TCKN bilgisini sisteme girerken yalnızca unvanı aramak yeterli değildir. Aynı unvana sahip şubeler bulunabilir ve yanlış vergi kimlik numarası faturanın hatalı kişiye gitmesine neden olabilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa sistemde kayıtlı posta kutusu, unvan ve adres bilgilerini karşılaştırın. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, işlemin koşullarına uygun e-Arşiv veya diğer belge türünün gerekip gerekmediğini kontrol edin.

Temel ve ticari senaryo seçimi de alıcının iş akışıyla uyumlu olmalıdır. Ticari senaryoda alıcının yanıt süreci bulunabilir; bu nedenle faturanın durumunu yalnızca gönderildi ibaresine bakarak kapatmayın.

Sorgulama sırasında VKN veya TCKN bilgisini müşterinin güncel vergi levhası, cari kartı veya sipariş formuyla karşılaştırın. Şube, merkez ve depo adresleri farklıysa faturanın hangi birime gönderileceğini ayrıca teyit edin.

Yanlış: Daha önce kullanılan müşterinin kayıt bilgisini yeni siparişe kopyalamak. Doğru: Her faturada VKN veya TCKN ile güncel alıcı kaydını yeniden doğrulamak.

Belge türü konusunda sistem sonucu ile müşteri talebi çelişiyorsa faturayı göndermeyin. Güncel GİB duyurusunu, kullandığınız özel entegratör ekranını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Toptancı e-fatura portalında belge nasıl oluşturulur?

Toptancı e-fatura portalında belge, yeni fatura ekranı açılarak alıcı, satır, vergi ve açıklama alanlarının doldurulmasıyla oluşturulur.

Önce yetkili kullanıcıyla giriş yapın ve doğru şirket hesabını seçin. Birden fazla şube, depo veya kullanıcı tanımı varsa belgeyi hangi birimin düzenlediğini kontrol edin.

Yeni fatura ekranında alıcı arama alanından VKN veya TCKN ile kayıt seçilir. Sistem alıcı bilgilerini getiriyorsa unvan, adres ve posta kutusunu sipariş evrakıyla karşılaştırın.

1. Yeni fatura veya benzer ad taşıyan belge oluşturma ekranını açın.
2. Alıcıyı VKN veya TCKN üzerinden seçip kayıt bilgilerini kontrol edin.
3. Ürün satırlarını stok kartından veya uygun içe aktarma yöntemiyle ekleyin.
4. Vergi, iskonto, irsaliye ve ödeme açıklamalarını tamamlayın.
5. Önizleme, doğrulama ve imza adımlarından sonra belgeyi gönderin.

Portalın ekran adı, kullandığınız yazılıma göre değişebilir. Ancak zorunlu bilgiler genellikle alıcı, tarih, satır, miktar, birim fiyat, vergi, toplam ve belge senaryosu çevresinde toplanır. E-Fatura, mal veya hizmet satışına ilişkin bilgileri elektronik ortamda taşıyan mali belge demektir.

Çok satırlı siparişlerde ürünleri tek tek yazmak yerine sistemin sunduğu stok aktarımı veya dosya yükleme seçeneklerini kullanabilirsiniz. Dosya aktarımından sonra toplam miktar ve tutarı mutlaka manuel olarak karşılaştırın.

Belgeyi taslak olarak kaydederken sipariş numarasını veya müşteri kodunu açıklamaya eklemek, aynı gün açılan faturaların karışmasını önler. Ancak taslak kaydı, belgenin alıcıya gönderildiği veya muhasebeleştiği anlamına gelmez.

Belge alanlarının ne anlama geldiğini öğrenmek için e-Fatura ürün sayfasındaki süreç açıklamalarını inceleyebilirsiniz. Teknik ekran ile mevzuat kuralı farklı konulardır; mevzuat açısından güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Toptancı e-faturada ürün ve iskonto bilgileri nasıl girilir?

Toptancı e-faturada ürün ve iskonto bilgileri, gerçek teslim miktarını ve onaylı satış fiyatını satır bazında gösterecek şekilde girilir.

Her satırda ürünün adı, kodu, miktarı, birimi ve birim fiyatı bulunmalıdır. Aynı ürünün farklı ambalaj veya ölçü birimleri varsa stok kartları birbirine karıştırılmamalıdır.

Örneğin 20 koli temizlik ürünü satışı, depodaki tek tek adet sayısıyla değil, sipariş ve sevk belgesinde kullanılan ölçü birimiyle faturaya aktarılmalıdır. Dönüşüm varsa bu oran şirketin stok kayıtlarıyla desteklenmelidir.

İskonto satır bazında uygulanıyorsa hangi ürüne ait olduğu açıkça görülmelidir. Faturanın genel toplamında uygulanan indirim, vergisiz tutar ve vergi toplamı birbirini doğrulamalıdır.

Farklı müşterilere farklı fiyat uygulayan toptancılar, eski fiyat listesini otomatik olarak kullanmamaya dikkat etmelidir. Sipariş tarihi, sevkiyat tarihi ve sözleşmedeki fiyat koşulları birlikte incelenmelidir.

Bir markete 50 koli içecek ve 20 koli atıştırmalık satan toptancı, iki ürünü tek satırda birleştirmemelidir. Ayrı satırlar, hem stok düşümünü hem de iade kontrolünü daha sağlıklı hale getirir.

Birim dönüşümünde, örneğin bir kolinin kaç adet içerdiği sipariş ve stok kayıtlarıyla aynı olmalıdır. Müşteri koli üzerinden, depo adet üzerinden çalışıyorsa fatura miktarının hangi ticari birimi gösterdiği açıklığa kavuşturulmalıdır.

Yanlış: İskontoyu yalnızca açıklama alanına yazıp matrahı değiştirmemek. Doğru: İskontoyu sistemde ilgili indirim alanına işleyip vergi ve toplam hesaplarının yeniden oluşmasını sağlamak.

Faturayı göndermeden önce ürün toplamını sevk irsaliyesi ve sipariş formuyla karşılaştırın. Miktar veya birim farkı varsa muhasebe kaydı oluşmadan düzeltme yapmak daha güvenlidir.

Toptancı e-faturada KDV ve tevkifat nasıl gösterilir?

Toptancı e-faturada KDV ve tevkifat, satılan ürünün ve işlemin güncel vergi kurallarına uygun kod ve oranları seçilerek gösterilir.

Her ürün satırı için vergi türü, matrah ve hesaplanan tutar kontrol edilmelidir. Aynı faturada farklı vergi uygulamasına tabi ürünler bulunuyorsa satırlar ayrı düzenlenmelidir.

Tevkifat, yalnızca ilgili işlem ve alıcı koşulları bunu gerektiriyorsa uygulanır. Alıcının niteliği, mal veya hizmetin kapsamı ve güncel mevzuat dikkate alınmadan geçmiş faturadaki oran kopyalanmamalıdır.

İstisna veya özel vergi uygulaması varsa faturada ilgili açıklama ve kodun sistemde doğru seçilmesi gerekir. Kod seçimi, yalnızca müşterinin isteğine göre değil, işlemin gerçek niteliğine göre yapılmalıdır.

Uzman notu: KDV veya tevkifat konusunda emin değilseniz faturayı taslakta bırakın; işlem türünü, alıcı niteliğini ve güncel GİB açıklamasını mali müşavirinizle doğrulayın.

GİB mevzuatında vergi oranları, hadler ve uygulama ayrıntıları zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle rakamı eski faturadan kopyalamak yerine güncel mevzuat ve şirketinizin mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Gönderim öncesinde matrah, KDV toplamı, tevkifat tutarı ve ödenecek toplamı birbirinden bağımsız kontrol edin. Sistem doğrulama mesajı vermese bile ticari işlem ile vergi hesaplaması arasında fark bulunabilir.

Özellikle gıda veya tekstil toptancılığında ürün grupları değişebilir. Ürün kartlarındaki vergi tanımını dönemsel olarak gözden geçirmek, aynı hatanın birçok faturada tekrarlanmasını önler.

Toptancı e-fatura nasıl gönderilir ve takip edilir?

Toptancı e-fatura, doğrulama ve elektronik imza adımlarından sonra alıcının sistemdeki posta kutusuna gönderilir ve durum koduyla takip edilir.

Gönderimden önce önizleme ekranında alıcı, tarih, satır toplamı, KDV, iskonto ve genel toplamı inceleyin. İmza veya mali mühür yetkisinin doğru şirket hesabına bağlı olduğunu da kontrol edin.

Belge gönderildiğinde yalnızca ekranda oluşan fatura numarasını kaydetmek yeterli değildir. Taslak, sırada, gönderildi, alındı, kabul edildi, reddedildi veya hata gibi durumların hangisinde bulunduğunu izleyin.

Alıcının belgeyi alması ile kabul etmesi aynı şey değildir. Özellikle ticari senaryoda yanıt bekleyen faturalar için günlük bir takip listesi oluşturun ve yanıt gelmeyen belgeleri muhasebe ekibine bildirin.

Gönderim hatası oluşursa hata kodunu ve açıklamasını kaydedin. VKN, posta kutusu, imza, tarih, toplam veya zorunlu alan sorunu varsa aynı belgeyi rastgele tekrar göndermek yerine hatanın kaynağını düzeltin.

Yoğun sevkiyat günlerinde gönderim listesini sipariş numarası ve irsaliye numarasıyla tutmak, aynı müşteriye ait belgelerin karışmasını önler. Gün sonunda hata, bekleyen yanıt ve kabul edilen belge sayılarını ayrı raporlayın.

Gelen faturalar da işletmenin satın alma ve stok süreçleriyle eşleştirilmelidir. Satın alma siparişi, irsaliye ve gelen e-fatura aynı müşteri veya tedarikçi kaydında karşılaştırılmalıdır.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanan işletmeler, gelen ve giden kutularını mali müşavire özel panel üzerinden birlikte izleyebilir. Belgelerin güvenli saklama hizmeti 10 yıl olarak sunuluyorsa, şirket içi yedekleme ve erişim yetkilerini yine ayrıca planlayın.

Mutabakat sürecini ayrıca yönetmek isteyen toptancılar, e-Mutabakat çözümünün cari hesap kontrolündeki kullanımını inceleyebilir. Bu, faturanın gönderim durumunu değiştirmez; yalnızca ticari kayıtların karşılaştırılmasına yardımcı olur.

Toptancı e-faturada iade, red ve iptal nasıl yapılır?

Toptancı e-faturada iade, red ve iptal aynı işlem değildir; belgenin durumu ve düzeltme nedeni incelenerek uygun yöntem seçilir.

Ürün geri geldiyse bu durum genellikle ticari iade süreciyle ilgilidir. İade edilen ürünün faturadaki satırı, miktarı, birim fiyatı ve iade gerekçesi satış kaydıyla karşılaştırılmalıdır.

Alıcı faturayı ticari senaryo üzerinden reddedebilir veya mevzuata uygun yöntemle itiraz edebilir. Red yanıtı geldiğinde yeni faturayı hemen kesmek yerine ilk belgenin durumunu ve red nedenini kaydedin.

İptal işlemi ise belgenin türüne, durumuna ve yürürlükteki kurallara bağlıdır. Kabul edilmiş veya muhasebeleştirilmiş bir belge için yalnızca portalda iptal düğmesi aramak yeterli olmayabilir.

Örneğin bir hırdavat toptancısı, müşteriye yanlışlıkla 100 kutu yerine 10 kutu ürün faturalarsa önce sevk kaydını kontrol etmelidir. Ürün gerçekten 10 kutu gönderildiyse belge düzeltmesi, 100 kutu gönderildiyse yalnızca fatura değişikliği doğru çözüm olmayabilir.

Yanlış: İade edilen ürünü eski faturadan silip aynı belgeyi sessizce değiştirmek. Doğru: İade veya düzeltme nedenini belgelemek, mevcut faturanın statüsünü incelemek ve uygun iade ya da yeni belge yöntemini uygulamak.

Düzeltme kararında önce belgenin statüsünü, sonra malın fiilen hareket edip etmediğini ve son olarak cari hesap etkisini kontrol edin. Bu üç bilgi farklıysa satış, depo ve muhasebe sorumlularından ayrı teyit alın.

Red, iade veya iptal kayıtlarını sipariş, irsaliye ve cari hesapla birlikte saklayın. Vergisel sonuç doğuran düzeltmelerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bir faturanın yanlış alıcıya gönderilmesi, ürün iadesinden farklı bir risk oluşturur. Böyle bir durumda erişim, düzeltme ve bildirim adımlarını gecikmeden yetkili muhasebe sorumlusuyla değerlendirin.

Toptancı e-fatura ile e-irsaliye nasıl eşleştirilir?

Toptancı e-fatura ile e-irsaliye, e-irsaliyenin mal hareketini ve e-faturanın satış kaydını gösteren bilgileri eşleştirilerek birlikte yönetilir.

E-İrsaliye, sevk edilen malın hareketini belgeleyen elektronik belgedir. E-Fatura ise satışın mali belgesidir; iki belgenin tarih, alıcı, ürün ve miktar bilgileri aynı ticari işlemi göstermelidir. E-İrsaliye, sevk edilen malın hareketini elektronik ortamda gösteren sevk belgesi demektir.

Sevkiyat faturadan önce yapıldıysa ilgili irsaliye numarası ve tarihini fatura ekranındaki uygun alana aktarın. Faturadan sonra sevk gerçekleşecekse belge akışının şirket prosedürü ve güncel mevzuatla uyumlu olduğundan emin olun.

Tek bir faturaya birden fazla irsaliye bağlanıyorsa her irsaliyenin numarasını, tarihini ve kapsadığı ürünleri ayrı ayrı kontrol edin. Kısmi teslimatlarda fatura miktarı ile sevk edilen miktarın neden farklı olduğu açıklanmalıdır.

Bir tekstil toptancısı aynı müşteriye farklı günlerde üç sevkiyat yapıyorsa, her sevkiyatın irsaliyesini ayrı kayıtla takip edebilir. Tek faturadaki toplam miktar, bu irsaliyelerin toplamıyla karşılaştırılmalıdır.

Depo programı ile fatura portalı entegre değilse irsaliye numarası elle aktarılırken baştaki sıfırlar, harfler ve tarih biçimi korunmalıdır. Yanlış numara, belgeyi fiziksel sevkiyatla eşleştirmeyi zorlaştırır.

e-İrsaliye ürün sayfasında mal hareketi ve elektronik sevk belgesi akışını ayrıca inceleyebilirsiniz. Her toptancının e-İrsaliye kapsamı ve geçiş koşulu aynı olmayabilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Fatura ile irsaliye arasında fark varsa gönderim öncesinde depo sorumlusundan yazılı teyit alın. Bu kontrol, müşterinin eksik teslim veya fazla faturalama itirazlarını daha erken görünür hale getirir.

Toptancı e-fatura kontör ve arşiv planı nasıl yapılır?

Toptancı e-fatura kontör planı, aylık gelen ve giden belge sayısının ayrı ayrı sayılması ve her belgenin bir kontör tükettiği kuralıyla yapılır.

Dikkat: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlenen satış faturalarını saymak eksik planlama oluşturur; tedarikçilerden gelen faturalar da toplam kullanıma eklenmelidir.

Örneğin bir toptancının ay içinde 180 giden ve 70 gelen e-belgesi varsa temel kullanım hesabı 250 kontördür. İşletme, dönemsel kampanya veya sezon yoğunluğu nedeniyle oluşabilecek artışı ayrıca izlemelidir.

Kontör hesabında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer desteklenen e-belge türlerinin aynı havuzdan kullanılıp kullanılmadığını paket koşullarından kontrol edin. Farklı belge türlerini ayrı ayrı varsaymak yerine gerçek belge hacmini tek tabloda toplayın.

Ay sonunda gönderilen, alınan, reddedilen ve düzeltilen belgeleri raporlayın. Her işlem yeni bir elektronik belge oluşturuyorsa, ilgili belge için tüketim kuralını hizmet tanımından doğrulayın.

Kontör planı yaparken son üç ayın en yüksek belge sayısını, sezon yoğunluğunu ve yeni müşteri kazanımlarını değerlendirin. Çok düşük plan, ay içinde işlem durmasına; gereğinden yüksek plan ise kullanılmayan kapasiteye yol açabilir.

Basit bir çalışma tablosunda ay, belge türü, gelen sayı, giden sayı ve toplam kontör sütunları bulunabilir. Sezon başlamadan önce en yüksek aylık kullanımı baz almak, yalnızca ortalama belge sayısına göre plan yapmaktan daha güvenlidir.

Arşiv planında belge numarası, tarih, alıcı, toplam tutar, durum ve ilgili irsaliye bilgilerini saklayın. Muhasebe ve denetim ihtiyaçları için erişim yetkilerini kullanıcı rolüne göre sınırlandırın.

Toptancıların sevkiyat hacmi yükseldiğinde kontör seçimi için kargo operasyonlarına yönelik kontör planlama önerilerini de karşılaştırmalı bir fikir olarak okuyabilirsiniz. Bu öneriler, sizin gerçek belge sayınızın yerine geçmez.

Toptancı e-fatura keserken hangi hatalar kontrol edilir?

Toptancı e-fatura keserken en önemli kontroller, alıcı kimliği, miktar, fiyat, vergi, irsaliye ve belge durumunun birbirini doğrulamasıdır.

İlk hata grubu yanlış alıcı seçimidir. Unvan benzerliği, şube değişikliği veya eski cari kayıt nedeniyle fatura yanlış VKN ya da posta kutusuna gidebilir.

İkinci hata grubu ürün ve miktar farkıdır. Depo çıkışı 30 koli gösterirken faturada 32 koli bulunuyorsa, belgeyi göndermeden önce farkın sevkiyat mı yoksa veri girişi mi olduğunu belirleyin.

Üçüncü hata grubu vergi ve iskonto hesaplarıdır. İskonto matrahı, KDV toplamı, tevkifat ve genel toplam ayrı ayrı incelenmelidir. Sistem otomatik hesap yapsa bile sipariş tutarıyla manuel karşılaştırma yapılmalıdır.

Örneğin küçük bir kahve ve gıda toptancısı, bir kafeye 12 farklı ürün gönderir. Çalışan yalnızca genel toplamı kontrol ederse, bir ürünün yanlış birimle girilmesini fark etmeyebilir; satır bazlı kontrol bu riski azaltır.

• Alıcı unvanı ile VKN veya TCKN bilgisinin aynı müşteriye ait olduğunu kontrol edin.
• Fatura tarihini sipariş, teslimat ve irsaliye kayıtlarıyla karşılaştırın.
• Her ürünün miktarını, birimini, fiyatını ve stok kodunu doğrulayın.
• İskonto ve vergi hesaplarının sipariş koşullarına uygun olduğunu inceleyin.
• Belgenin doğru senaryoda ve doğru posta kutusuna gönderildiğini kontrol edin.
• Gönderim sonrasında belge durumunu ve alıcı yanıtını kayıt altına alın.

Yanlış bir kayıt fark edildiğinde taslak aşamasında düzeltme yapılması, gönderilmiş belgeyi sonradan değiştirmekten daha güvenlidir. Belge gönderildiyse iptal, red, iade veya yeni belge seçimini mevzuata göre belirleyin.

Kontrolü yalnızca muhasebe personeline bırakmayın. Satış çalışanı müşteri ve fiyatı, depo çalışanı miktar ve birimi, muhasebe çalışanı ise vergi ve gönderim durumunu onaylayabilir.

Kontrol listesini yalnızca muhasebe personeline bırakmayın. Satış, depo ve sevkiyat çalışanlarının kendi alanlarını onaylaması, toptan satış zincirindeki veri kopukluklarını azaltır.

Özet: 5 maddede toptancı e-fatura nasıl kesilir?

Toptancı e-fatura nasıl kesilir sorusunun uygulanabilir cevabı, alıcıdan arşive uzanan beş kontrollü adımdan oluşur.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
• Ürün kodu, miktar, birim fiyat, iskonto ve teslimat bilgilerini siparişle karşılaştırın.
• KDV, tevkifat, istisna ve toplam hesaplarını işlemin gerçek niteliğine göre kontrol edin.
• İrsaliye numarasını doğru aktarın, belgeyi uygun senaryoda gönderin ve durumunu izleyin.
• Gelen ve giden belgeleri arşivleyin, her belgenin 1 kontör tükettiğini dikkate alın.

Bu beş adım, özellikle her gün farklı cari hesaplara sevkiyat yapan toptancılar için temel kontrol çerçevesidir. Ürün çeşidi, müşteri tipi veya vergi uygulaması değiştiğinde standart şablonun yeniden gözden geçirilmesi gerekir.

Belge reddi, iade, iptal, tevkifat veya istisna içeren işlemlerde yalnızca yazılım ekranına güvenmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek şirket prosedürünüzü buna göre güncelleyin.

Her günün sonunda bekleyen taslakları, gönderim hatalarını ve yanıtlanmamış ticari faturaları ayrı listeleyin. Bu kapanış kontrolü, ay sonuna biriken düzeltme taleplerini ve unutulan belge durumlarını daha erken görünür hale getirir.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; paketleri belge hacminize göre inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneği bulunur; kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.