Ticimax e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Ticimax e-Arşiv fatura kesme, sipariş verisini alıcı bilgileriyle doğrulayıp uygun e-belgeye dönüştürmek ve entegratör üzerinden GİB süreçlerine iletmektir. Ticimax ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı başlığı, bu işlemin siparişten arşive kadar kontrol noktalarını kapsar.

Bu rehber, Ticimax mağazası yöneten işletme sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Sipariş durumu, müşteri bilgileri, belge türü, kontör hesabı ve hata takibi arasındaki bağlantıyı açıklar.

Otomasyon, yalnızca fatura oluşturma düğmesine basmayı ortadan kaldırmaz. Aynı zamanda yanlış alıcıya yanlış belge gönderilmesini, mükerrer belge oluşmasını ve gönderim sonrası kayıtların kaybolmasını önlemeye yardımcı olur.

Ticimax e-Arşiv Fatura otomatik akışı nedir?

Ticimax e-Arşiv Fatura otomatik akışı, çevrim içi mağazadaki siparişin elektronik belgeye dönüştürülmesi ve durumunun izlenmesi sürecidir. Bu süreçte belge türü, alıcının GİB kayıt durumuna göre belirlenir.

Akışın ilk kaynağı Ticimax siparişidir. Sipariş oluşturulabilir, ödeme alınabilir veya kargoya hazırlanabilir. Entegrasyon ayarı, faturanın hangi sipariş durumunda oluşturulacağını belirler.

Siparişten ürün adı, miktar, birim fiyat, indirim, vergi bilgisi ve teslimat adresi alınır. Fatura adresi ayrıca değerlendirilir. Çünkü kargo adresi, her zaman fatura adresi değildir.

Alıcı bilgileri doğrulandıktan sonra sistem, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını kontrol eder. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura akışı, mevcut mevzuat koşulları çerçevesinde devreye girer.

Belge oluşturulduğunda sistem genellikle taslak, kuyruğa alındı, gönderildi veya hata gibi durumlar gösterir. Kullanılan entegratöre göre ekran adları değişebilir. Önemli olan, sipariş ile belge durumunun eşleştirilmesidir.

Oluşan belgenin numarası, UUID bilgisi ve oluşturulma tarihi sipariş kaydına işlenmelidir. Böylece muhasebe çalışanı, müşterinin siparişini ve ilgili e-belgeyi aynı işlem üzerinden kontrol edebilir.

Ticimax e-Arşiv Fatura için hangi müşteri bilgileri gerekir?

Ticimax e-Arşiv Fatura için müşteri adı veya unvanı, kimlik ya da vergi bilgisi, fatura adresi ve iletişim verileri doğru aktarılmalıdır. Gerekli alanların kapsamı, alıcının türüne ve işlem koşullarına göre değişebilir.

Bireysel müşterilerde ad, soyad, TCKN ve adres bilgileri önem taşır. Şirket müşterilerinde unvan, VKN, vergi dairesi ve şirket adresi kontrol edilmelidir. Zorunlu alanları güncel GİB kuralları belirler.

Adres alanı tek kutudan oluşmamalıdır. İl, ilçe, mahalle, cadde, bina ve kapı numarası gibi bilgiler ayrı veya okunabilir biçimde aktarılmalıdır. Eksik adres, belge oluşturmayı veya teslimatı etkileyebilir.

Ticimax siparişindeki teslimat adresi ile fatura adresini karşılaştırın. Müşteri farklı adres seçtiğinde, faturaya teslimat adresinin otomatik yazılmasına izin vermeyin. Entegrasyon eşlemesi bu ayrımı desteklemelidir.

E-posta adresi, e-Arşiv belgesinin müşteriye iletilmesinde kullanılabilir. Ancak e-posta gönderildi bilgisi, belgenin GİB sürecinin tamamlandığını tek başına kanıtlamaz. Raporlama ve gönderim durumunu ayrı izleyin.

Sipariş formunda firma seçildiğinde VKN alanı boş kalıyorsa belgeyi otomatik göndermeyin. Eksik veriyi müşteriden tamamlayın veya muhasebe incelemesine yönlendirin. Sonradan belgeyi silip yeniden düzenlemek, iz kaydı oluşturabilir.

Fatura öncesi veri kontrolü, özellikle telefonla alınan veya misafir ödeme kullanan siparişlerde önemlidir. Aynı müşterinin farklı yazımları, mükerrer müşteri kartı ve farklı adresleri ayrıca birleştirilmelidir.

Ticimax e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Ticimax e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve belgenin iletim kanalındaki ayrımdır. e-Fatura, kayıtlı kullanıcıların elektronik posta kutusuna gider; e-Arşiv, farklı alıcı grupları için düzenlenir.

Belge türünü yalnızca müşterinin şirket veya bireysel olması belirlemez. Şirket, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olabilir. Bu nedenle VKN alanının dolu olması, otomatik olarak e-Arşiv düzenleneceği anlamına gelmez.

Yanlış: Her Ticimax siparişi için doğrudan e-Arşiv Fatura seçmek doğrudur. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kayıt durumu sorgulanmalı, sonra uygun belge akışı çalıştırılmalıdır.

Müşterinin geçmişte farklı belge almış olması da yeterli kanıt değildir. Kayıt durumu değişebilir. Entegrasyon, mümkünse güncel kullanıcı listesi veya servis yanıtıyla karar vermelidir.

Kararsız kalan siparişler otomatik gönderimden önce bekleme kuyruğuna alınabilir. Mali müşavir, güncel GİB duyurusu ve işlem türüyle kontrol yapmalıdır. Özellikle istisnai satışlarda standart akış kullanılmamalıdır.

Ticimax e-Arşiv Fatura entegrasyonu nasıl kurulur?

Ticimax e-Arşiv Fatura entegrasyonu, mağaza hesabı, e-belge hizmeti, veri eşlemesi ve gönderim kurallarının birlikte tanımlanmasıyla kurulur. Kurulum ekranlarının adı, kullanılan entegratöre ve Ticimax sürümüne göre değişebilir.

Başlamadan önce Ticimax yönetici erişimini, şirketin vergi bilgilerini, mali mühür veya imza yetkisini ve entegratör hesabını hazırlayın. API kullanıcı adı, parola veya anahtar bilgilerini yalnızca yetkili kişiler kullanmalıdır.

1. Şirket unvanı, VKN veya TCKN, vergi dairesi ve adres bilgilerini doğrulayın.
2. Ticimax sipariş alanlarını e-belge müşteri ve ürün alanlarıyla eşleştirin.
3. Alıcı kayıt durumu sorgusunu ve e-Fatura ile e-Arşiv yönlendirmesini etkinleştirin.
4. Fatura oluşturma tetikleyicisini ödeme, hazırlanma veya seçilen sipariş durumuna bağlayın.
5. Test sonucunu, belge numarasını, PDF görünümünü ve entegrasyon günlüklerini kontrol edin.

Ürün kartlarındaki vergi oranı, birim, indirim ve stok kodu eşleşmesini ayrıca inceleyin. Ticimax ürününde boş kalan vergi alanı, belge toplamının beklenenden farklı oluşmasına neden olabilir.

İlk denemeyi mümkünse test ortamında veya kontrollü bir siparişle yapın. Gerçek müşteriye ait belgeyi deneme amacıyla tekrar tekrar üretmeyin. Deneme tamamlanınca canlı gönderim ayarını yetkili kişi onaylamalıdır.

Kurulum sonrası hangi sipariş durumunun fatura oluşturduğunu yazılı hale getirin. Örneğin ödeme bekleyen siparişleri göndermemek, iptal edilen siparişleri kuyruğa almamak ve manuel inceleme durumunu tanımlamak gerekir.

Ticimax e-Arşiv Fatura siparişten gönderime nasıl izlenir?

Ticimax e-Arşiv Fatura siparişten gönderime, sipariş numarası ile belge numarasını eşleştirerek izlenir. Her siparişte belge durumu, hata açıklaması, gönderim zamanı ve gerekiyorsa UUID bilgisi görünür olmalıdır.

İlk kontrol, siparişin faturalandırma tetikleyicisine ulaşıp ulaşmadığıdır. Ödeme alınmadıysa veya sipariş manuel incelemede kaldıysa otomatik akış başlamamış olabilir. Bu durum teknik hata ile karıştırılmamalıdır.

İkinci kontrol, belgenin oluşturulup oluşturulmadığıdır. Taslak belge, gönderilmiş belge anlamına gelmez. Kuyrukta bekleyen belgeler için bağlantı, kimlik doğrulama veya yoğunluk kaynaklı gecikme olabilir.

Üçüncü kontrol, GİB veya entegratör yanıtıdır. e-Arşiv için raporlama sonucu ile müşteriye e-posta gönderim sonucunu ayrı değerlendirin. E-posta ulaşmadığında belgeyi hemen yeniden düzenlemeyin.

Aynı siparişin iki kez faturalandırılmasını önlemek için dış referans veya sipariş numarası tekil kullanılmalıdır. Yeniden deneme özelliği, yeni belge üretmek yerine mevcut hatalı işlemi devam ettirecek şekilde yapılandırılmalıdır.

Gün sonunda Ticimax sipariş toplamı ile e-belge toplamını karşılaştırın. Fark varsa bekleyen, iptal edilen, iade edilen ve manuel kesilen siparişleri ayrı listeler halinde inceleyin.

Ticimax e-Arşiv Fatura kontör kullanımı nasıl hesaplanır?

Ticimax e-Arşiv Fatura kontör hesabı, oluşturulan giden belge adedi üzerinden yapılır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca Ticimax sipariş sayısını değil, tüm e-belge trafiğini izlemek gerekir.

Bir e-Arşiv belgesindeki ürün satırı sayısı kontör adedini belirlemez. Tek belgede on iki ürün bulunması, belge bir kez oluşturuluyorsa tek giden belge olarak değerlendirilir. Belgenin türü ve ayrı belge oluşup oluşmadığı önemlidir.

Örneğin bir günde 70 e-Arşiv ve 10 e-Fatura gönderildiğinde 80 giden belge oluşur. Aynı dönemde 8 gelen belge varsa toplam e-belge kullanımı 88 kontör olarak planlanır.

İade, iptal veya yeniden düzenleme sonucunda ayrı bir e-belge oluşturuluyorsa bunun kontör etkisini ayrıca kontrol edin. İşlemin belge olarak oluşturulup oluşturulmadığı, kullanılan paneldeki hareket kaydından görülmelidir.

Başarısız denemelerin kontör hesabına nasıl yansıdığı hizmet koşullarına göre değişebilir. Bu nedenle yalnızca hata sayısını değil, başarılı oluşturulan ve gönderilen belgeleri de kontör hareketleriyle karşılaştırın.

Ay başında beklenen sipariş, pazar yeri ve tedarikçi belge adedini tahmin edin. Kampanya dönemlerinde günlük sipariş artışı olabileceği için kullanılabilir kontör ve kullanım süresi bilgisi birlikte izlenmelidir.

Ticimax e-Arşiv Fatura PDF ve XML kayıtları nasıl saklanır?

Ticimax e-Arşiv Fatura kayıtları, görüntüleme için PDF ve elektronik veri bütünlüğü için XML veya hizmetin sunduğu resmi kayıt biçimiyle saklanmalıdır. PDF, müşterinin okuyacağı kopyadır; tek başına tüm teknik veriyi göstermeyebilir.

Elektronik belgenin numarası, UUID bilgisi, düzenleme tarihi, sipariş numarası ve alıcı bilgileri birlikte tutulmalıdır. Bu alanlar, müşteri talebi veya muhasebe denetiminde doğru belgeyi hızlı bulmayı sağlar.

PDF üzerinde ürünler, miktarlar, vergi, indirim, genel toplam, satıcı ve alıcı bilgileri okunabilir olmalıdır. Görsel kopyadaki toplam ile elektronik kayıttaki toplam farklıysa belgeyi müşteriye göndermeden inceleme yapın.

Müşteriye e-posta ile iletim yapılması, arşiv kaydının yerine geçmez. E-posta adresi hatalı olabilir veya ileti teslim edilemeyebilir. Bu nedenle belgeyi hizmet panelinden yeniden görüntüleme ve indirme olanağı bulunmalıdır.

Arşivde tarih, belge numarası, müşteri ve sipariş numarasıyla arama yapın. Kullandığınız hizmet 10 yıl güvenli saklama sunuyorsa, saklama kapsamını, erişim yetkilerini ve dışa aktarma koşullarını ayrıca okuyun.

Dosyaları bilgisayara indirirken klasör adlarını sipariş ve belge numarasıyla düzenleyin. Yetkisiz kişilerle paylaşmayın. TCKN, VKN ve adres bilgileri içeren belgeler için erişim kayıtları ve yedekleme politikası oluşturun.

Ticimax e-Arşiv Fatura hataları nasıl çözülür?

Ticimax e-Arşiv Fatura hataları, önce veri hatası, entegrasyon hatası ve mevzuat kontrolü olarak sınıflandırılarak çözülür. Hata mesajını silmek yerine, ilgili sipariş ve belge kaydı birlikte incelenmelidir.

En sık görülen sorunlar boş TCKN veya VKN, eksik adres, geçersiz vergi alanı, hatalı vergi oranı, yinelenen referans ve süresi dolmuş bağlantı bilgileridir. Her hata aynı yöntemle tekrar denenmemelidir.

Yanlış: Gönderim hatası alan belgeyi silip yeni sipariş gibi oluşturmak güvenlidir. Doğru: Hata nedenini düzeltin, mevcut kaydın yeniden gönderim seçeneğini ve belge numarası durumunu kontrol edin.

Alıcı kayıt durumu değiştiyse belge türü hatası oluşabilir. Bu durumda belgeyi zorla e-Arşiv olarak göndermeyin. Güncel kayıt sorgusunu, işlem tarihini ve mali müşavir görüşünü birlikte değerlendirin.

Vergi toplamı uyuşmazlığında ürün fiyatı, indirim sırası, kargo bedeli ve vergi hesaplama kuralını inceleyin. Ticimax toplamı ile e-belge toplamı eşleşmiyorsa gönderimi durdurun.

Bağlantı hatasında API anahtarı, kullanıcı yetkisi, servis durumu ve ağ erişimi kontrol edilir. Destek talebine sipariş numarası, hata metni ve oluşma zamanını ekleyin; müşteri kimlik bilgilerini gereksiz yere paylaşmayın.

Ticimax e-Arşiv Fatura iptal ve iade işlemi nasıl yapılır?

Ticimax e-Arşiv Fatura iptal ve iade işlemi, düzenlenmiş belgeyi silmekten farklıdır. İptal, iade, düzeltme ve yeni belge oluşturma seçenekleri belgenin durumuna ve güncel GİB kurallarına göre değerlendirilmelidir.

Belge henüz oluşturulmadıysa Ticimax siparişinin iptal durumunu faturaya göndermeden önce işleyin. Belge oluşturulduysa, yalnızca sipariş kaydını iptal etmek e-belgeyi otomatik olarak geçersiz hale getirmeyebilir.

İade işleminde orijinal belgenin numarası veya UUID bilgisi referans alınmalıdır. İade edilen ürün, miktar, iade nedeni, stok hareketi ve müşteriye yapılacak ödeme muhasebe kaydıyla uyumlu olmalıdır.

İade belgesinin hangi türde düzenleneceği, işlemin niteliğine ve güncel uygulamaya göre değişebilir. Bu seçimde şirketin muhasebe politikasıyla birlikte mali müşavirin yönlendirmesini kullanın.

İptal veya iade için sabit süre ve tutar varsaymayın. Mevzuat tutarları ve uygulama koşulları yıllık güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İşlem tamamlandığında stok, ödeme, Ticimax sipariş durumu ve e-belge kaydı aynı sonucu göstermelidir. Sadece müşteriye para iadesi yapmak, muhasebe ve e-belge adımlarının tamamlandığı anlamına gelmez.

Küçük işletmede Ticimax e-Arşiv Fatura otomasyonu nasıl uygulanır?

Küçük işletmede Ticimax e-Arşiv Fatura otomasyonu, sipariş hacmi düşük olsa bile standart veri ve kontrol adımlarıyla uygulanmalıdır. Az sipariş, yanlış belge veya eksik müşteri bilgisinin önemini azaltmaz.

Örneğin MaviKupa Kafe, Ticimax mağazasında paketli kahve ve ekipman satıyor olsun. Bir gün 24 sipariş geldiğinde 18 sipariş tüketiciye, 6 sipariş şirket müşterisine ait olabilir.

Sistem önce 24 siparişte fatura adresini ve alıcı bilgilerini kontrol eder. Şirket müşterilerinden birinin VKN alanı boşsa, o sipariş otomatik gönderim yerine inceleme kuyruğunda tutulur.

Diğer tüketici siparişleri için e-Arşiv akışı çalışabilir. Şirket müşterilerinin e-Fatura kayıt durumu ayrıca sorgulanır. Kayıtlı olanlar için e-Fatura, uygun olmayanlar için e-Arşiv süreci değerlendirilir.

İşletme sahibi gün sonunda Ticimax siparişlerini, gönderilen belge listesini ve bekleyen hataları karşılaştırır. Böylece hafta sonuna kalan bir sipariş, müşterinin fatura talebi gelmeden fark edilebilir.

Bir müşteri siparişi iptal ederse önce belge oluşturma durumuna bakılır. Belge yoksa sipariş iptal edilir; belge varsa iptal veya iade prosedürü ayrıca yürütülür. Her iki işlem tek düğme kabul edilmez.

Ticimax e-Arşiv Fatura günlük kontrolü ve çoklu kanal güvenliği nasıl yapılır?

Ticimax e-Arşiv Fatura günlük kontrolü, tüm satış kanallarındaki siparişleri tekilleştirip belge durumlarını karşılaştırarak yapılır. Çoklu kanal kullanan işletmelerde aynı siparişin iki farklı sistemden faturalandırılması temel risktir.

Ticimax mağazasının yanında pazar yeri veya farklı bir mağaza yazılımı kullanılıyorsa, her kanal için ayrı dış sipariş numarası tanımlayın. Ortak müşteri ve ürün eşlemesi, belge gönderilmeden önce test edilmelidir.

Benzer akışları karşılaştırmak için Trendyol e-Fatura entegrasyonu ve PrestaShop e-Fatura entegrasyonu yazılarına bakabilirsiniz.

Yerel teslimat kanalı kullanan işletmeler, Getir Çarşı ile e-Arşiv Fatura akışı örneğinde olduğu gibi sipariş kaynağını belge kaydında saklamalıdır. Bu alan, iade ve mutabakat sırasında işe yarar.

• Her gün bekleyen siparişler ile oluşturulan belge sayısını karşılaştırın.
• Her belgenin sipariş numarası, belge numarası ve gönderim durumunu kontrol edin.
• Eksik VKN, TCKN, adres veya vergi bilgisi bulunan kayıtları göndermeyin.
• Çoklu kanallarda aynı dış sipariş numarasının ikinci kez kullanılmasını engelleyin.
• Hata kayıtlarını tarih, sipariş numarası ve hata metniyle saklayın.
• İptal ve iade edilen siparişlerin e-belge durumunu muhasebeyle eşleştirin.

Uzman notu: E-posta iletildi bilgisini, GİB raporlama sonucu yerine kullanmayın; iki durumu ayrı sütunlarda izleyin.

Özet: 5 maddede Ticimax e-Arşiv Fatura otomasyonu

Ticimax e-Arşiv Fatura otomasyonunun güvenilir olması, sipariş verisi, alıcı kayıt durumu, belge gönderimi, kontör hareketi ve arşiv kaydının birlikte kontrol edilmesine bağlıdır.

• Birinci madde: Sipariş tetikleyicisini açıkça belirleyin ve ödeme alınmamış ya da iptal edilmiş siparişleri otomatik gönderimden ayırın.
• İkinci madde: Ad, unvan, TCKN veya VKN, adres, vergi ve ürün bilgilerini belge oluşturulmadan önce doğrulayın.
• Üçüncü madde: Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin; şirket müşterisini yalnızca VKN alanına bakarak e-Arşiv akışına yönlendirmeyin.
• Dördüncü madde: Her giden ve gelen belgenin 1 kontör düşürdüğünü kabul ederek sipariş, iade ve tedarikçi belgelerini birlikte planlayın.
• Beşinci madde: PDF, XML, belge numarası, UUID, gönderim sonucu ve hata açıklamasını erişilebilir arşivde saklayın.

İptal, iade, limit veya özel işlem koşullarında rakam ve süre varsaymayın. Mevzuat tutarları yıllık güncellenir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör ihtiyacınızı değerlendirirken efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini güncel koşullarla inceleyebilirsiniz.