Sürücü Kursu Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Sürücü kursu e-fatura e-arşiv ayrımında temel ölçüt, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığıdır. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse genel olarak e-Arşiv düzenlenir.

Bu rehber; kurs sahipleri, kayıt personeli ve mali müşavirler için öğrenci, veli ve şirket ödemelerini ayırır. Hangi bilgilerin kontrol edileceğini, ödeme yönteminin belge türüne etkisini ve yanlış belge düzenlendiğinde izlenecek yolu örneklerle açıklar.

Sürücü kursu e-Fatura e-Arşiv ayrımı nedir?

Sürücü kursu e-Fatura e-Arşiv ayrımı, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmamasına göre yapılır. Kursun kendi e-belge yükümlülüğü de ayrıca incelenir.

e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasında düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı şirketin, işletmenin veya gerçek kişinin sistemde kayıtlı olduğu doğrulanır. Sonra fatura, alıcının elektronik adresine gönderilir.

e-Arşiv, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen ve arşivlenen faturadır. Sürücü kursu öğrencilerinin önemli bir bölümü son tüketici olarak işlem yapar. Bu durumda e-Arşiv kullanımı gündeme gelir.

Belge türünü kursun hizmeti, tahsilat yöntemi veya kurs ücretinin taksit sayısı tek başına belirlemez. Alıcının vergi kimlik bilgileri, e-Fatura kayıt durumu ve işlemin gerçek tarafı birlikte değerlendirilir. Örneğin kayıtlı bir lojistik şirketine verilen eğitim e-Fatura olabilir.

Bir öğrenci kendi adına kayıt yaptırıyor ve e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv düzenlenir. Aynı öğrenci adına ödeme yapan bir şirket faturayı kendi adına istiyorsa, şirketin kayıt durumu ve sözleşmedeki alıcı bilgisi ayrıca kontrol edilir. e-Fatura uygulaması ile e-Arşiv faturanın temel farkı bu alıcı ayrımında görülür.

Belge seçimi için pratik sıra, önce hizmetin gerçek alıcısını belirlemek, sonra bu alıcının e-Fatura durumunu doğrulamaktır. Ödeme kanalı, taksit planı ve faturanın kime e-postalanacağı sonraki kontrol alanlarıdır.

Karşı durumda, kayıt personeli yalnızca öğrencinin kişisel bilgilerine bakarak karar veremez. Öğrenci adına açılan kayıt daha sonra şirket sözleşmesine dönüşürse, fatura kesilmeden önce alıcı kartı ve sözleşme yeniden incelenmelidir.

Sürücü kursu öğrencisine e-Fatura mı e-Arşiv mi kesilir?

Sürücü kursu öğrencisi e-Fatura kullanıcısı değilse, kendi adına yapılan kayıt ve ücret işlemleri için genel olarak e-Arşiv düzenlenir.

Öğrencinin gerçek kişi olması, otomatik olarak her durumda e-Arşiv anlamına gelmez. Bazı gerçek kişiler ticari faaliyetleri nedeniyle e-Fatura sistemine kayıtlı olabilir. Bu nedenle kayıt sırasında öğrencinin TCKN bilgisi yanında, varsa vergi bilgileri ve e-Fatura kullanıcı durumu da kontrol edilmelidir.

Örneğin Ahmet, ehliyet kursuna kendi adına kayıt yaptırıyor ve kişisel hesabından ödeme yapıyor. Ahmet e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, kursun alıcı bilgileri Ahmet adına düzenlenen e-Arşiv faturaya işlenir. Fatura açıklamasında verilen eğitim hizmeti ve ilgili ücret kalemleri açıkça gösterilir.

Öğrencinin kayıt formundaki ad, soyad, adres ve kimlik bilgileri fatura ekranındaki bilgilerle karşılaştırılmalıdır. Öğrenci adına düzenlenmesi gereken belgenin veli, eğitmen veya ödeme yapan başka bir kişinin adına kesilmesi sonradan düzeltme ihtiyacı doğurabilir.

Belge türü seçerken kayıt personeli, öğrencinin yalnızca ödeme durumuna bakmamalıdır. Sürücü kursu sektör sayfasında yer alan operasyon akışı da dikkate alınarak kayıt, sözleşme, ödeme ve fatura bilgileri eşleştirilmelidir.

Uygulama üç adımda yapılabilir. Önce öğrencinin müşteri ve hizmet alan kişi olup olmadığı belirlenir. Sonra TCKN veya vergi bilgileri doğrulanır. Son olarak e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilerek belge türü seçilir.

Öğrenci kayıt sırasında e-Fatura kullanıcısı değilken daha sonra ticari bir müşteri olarak işlem görürse eski müşteri kartı kullanılmamalıdır. Yeni işlem tarihi için alıcı bilgileri tekrar doğrulanmalıdır.

Kurs ücretini şirket ödüyorsa sürücü kursu e-Fatura mı e-Arşiv mi keser?

Kurs ücretini ödeyen şirket e-Fatura kullanıcısıysa ve işlemin gerçek alıcısı şirketse e-Fatura düzenlenir. Şirket e-Fatura sistemine kayıtlı değilse genel olarak e-Arşiv kullanılır.

Tüzel kişi olmak, tek başına e-Fatura kullanıcısı olmak demek değildir. Bir limited şirket, anonim şirket veya başka bir kurum e-Fatura sistemine kayıtlı olmayabilir. Bu nedenle şirket unvanı ve vergi kimlik numarası alındıktan sonra kullanıcı durumu doğrulanmalıdır.

Örneğin bir lojistik şirketi, on çalışanını sürücü kursuna gönderiyor ve eğitim bedelini şirket gideri olarak kaydetmek istiyor. Sözleşmede hizmet alan ve fatura alıcısı şirket görünüyorsa fatura şirket adına düzenlenir. Şirket kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse e-Arşiv seçilir.

Şirket yalnızca öğrencinin ücretini banka üzerinden yatırıyor, fakat hizmet sözleşmesi öğrenci adına kuruluyorsa fatura alıcısı otomatik olarak şirket olmayabilir. Bu durumda ödeme yapan ile hizmetin gerçek alıcısı ayrıştırılmalıdır. Belge, ödeme dekontuna değil gerçek ticari ilişkiye dayanır.

Yanlış: Şirket adına istenen her fatura mutlaka e-Fatura olmalıdır. Doğru: Şirketin VKN bilgisi ve e-Fatura kayıt durumu kontrol edilerek belge türü seçilmelidir.

Kurs personeli şirketten VKN, unvan, adres ve fatura e-posta bilgilerini istemelidir. Şirket bilgileri öğrenci kaydıyla çelişiyorsa, fatura kesilmeden önce sözleşme ve muhasebe kaydı mali müşavirle netleştirilmelidir.

Şirket çalışanlarının yalnızca bir bölümünün kursa katılması, gerçek alıcının otomatik olarak çalışanlar olduğu anlamına gelmez. Şirket eğitim bedelini üstleniyor ve hizmeti kurumsal gider olarak takip ediyorsa, bu ilişki sözleşmede açıkça gösterilmelidir.

Karşı durumda şirket kartı yalnızca ödeme yapan kurum olarak açılmış olabilir. Böyle bir kaydı doğrudan fatura alıcısı olarak kullanmadan önce kurs sözleşmesi, çalışan listesi ve şirketin yazılı talebi birlikte değerlendirilmelidir.

Veli ödeme yaparsa sürücü kursu faturayı kimin adına düzenler?

Veli ödeme yaptığında fatura, yalnızca kart veya banka hesabı sahibine göre değil, işlemin gerçek alıcısına göre düzenlenir.

Reşit olmayan öğrencilerde veli, kanuni temsilci veya sözleşmenin tarafı olabilir. Bu nedenle kurs kayıt sözleşmesinde kimin müşteri olduğu, hizmetin kimin adına alındığı ve faturanın kime teslim edileceği açıkça görülmelidir. Bireysel alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv seçimi gündeme gelir.

Örneğin 17 yaşındaki Deniz kursa kayıt oluyor ve ücreti annesi banka kartıyla ödüyor. Sözleşme Deniz adına yapılmışsa, kurs öncelikle öğrenci bilgileriyle veli bilgilerinin rolünü ayırmalıdır. Fatura alıcısı öğrenci ise e-Arşiv onun adına düzenlenir; veli ödeme yapan kişi olarak kayıtlarda ayrıca gösterilebilir.

Anne veya baba kendi adına eğitim hizmeti satın alıyor ve öğrenci sadece hizmetten yararlanıyorsa, alıcı bilgisi farklı değerlendirilebilir. Bu ayrım, sözleşme, ödeme kaydı ve talep edilen fatura bilgileri birlikte incelenerek belirlenmelidir.

Yanlış: Kart kimin adına ise fatura otomatik olarak o kişiye kesilir. Doğru: Alıcı, sözleşmedeki gerçek müşteri ve hizmet ilişkisinin tarafları incelenerek belirlenir.

Veli ve öğrenci bilgileri karıştırılırsa aynı işlem için iki farklı fatura talebi oluşabilir. Kurs, fatura kesmeden önce alıcı adını yazılı olarak teyit etmeli ve sonradan değişiklik gerektirecek belirsiz kayıtları mali müşavire bildirmelidir.

Bu kayıt için en az iki rol ayrı tutulmalıdır: hizmetten yararlanan öğrenci ve ödeme yapan veli. Fatura alıcısı üçüncü bir kişi olacaksa, bunun nedeni kayıt notunda ve sözleşme evrakında açıklanmalıdır.

Örneğin öğrencinin ücretini dedesi ödüyorsa, banka kartı sahibi bilgisi tek başına fatura alıcısını belirlemez. Kurs, gerçek müşteri ve sözleşme tarafını teyit etmeden ödeme ekranındaki adı fatura ekranına aktarmamalıdır.

Sürücü kursu e-Fatura kesmeden önce hangi bilgileri kontrol etmeli?

Sürücü kursu e-Fatura kesmeden önce alıcının kayıt durumunu, kimlik bilgilerini, hizmet satırlarını ve vergi hesaplamasını kontrol etmelidir.

Özellikle şirket müşterilerinde yanlış VKN veya unvan, faturanın yanlış alıcıya gitmesine neden olabilir. Gerçek kişilerde ise ad, soyad ve TCKN bilgilerinin kayıt formuyla uyumlu olması gerekir. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu, kullanılan portal veya yetkili sorgulama ekranı üzerinden doğrulanmalıdır.

• Alıcının adı, soyadı veya ticaret unvanı resmi bilgilerle aynı olmalıdır.
• Alıcının TCKN veya VKN bilgisi, kayıt sözleşmesi ve ödeme kaydıyla karşılaştırılmalıdır.
• Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı, belge gönderilmeden önce kontrol edilmelidir.
• Şirket alıcılarında doğru elektronik adres veya etiket seçilmelidir.
• Hizmet açıklaması, kurs sınıfı veya eğitim türü anlaşılır biçimde yazılmalıdır.
• Ücret, indirim, matrah ve uygulanacak vergi oranı muhasebe kaydıyla uyumlu olmalıdır.
• Aynı öğrenci veya şirket için daha önce aynı işlemle ilgili fatura kesilip kesilmediği incelenmelidir.

Fatura alanlarının nasıl kontrol edildiğini farklı bir sektörde görmek isteyenler, elektrik malzemeleri için e-Fatura kesme rehberindeki adım sırasından yararlanabilir. Alanlar sektöre göre değişse de alıcı doğrulama mantığı aynıdır.

Vergi oranı, istisna veya özel hesaplama konusunda tahmin yapılmamalıdır. Kursun muhasebe kayıtları ve güncel mevzuat değerlendirilmelidir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir kontrolü esas alınmalıdır.

Kontrolü fatura ekranı açılmadan tamamlamak hata riskini azaltır. Personel önce müşteri kartındaki kimlik bilgilerini, sonra sözleşmedeki alıcıyı, ardından kullanıcı sorgusundaki sonucu karşılaştırmalıdır.

Örneğin aynı VKN ile iki farklı şirket unvanı görünüyorsa yeni fatura oluşturulmadan önce kayıt güncellenmelidir. Eski müşteri kartını kullanmak, doğru kullanıcı durumuna rağmen faturanın yanlış unvanla düzenlenmesine yol açabilir.

Sürücü kursu e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunmalı?

Sürücü kursu e-Arşiv faturada satıcının, alıcının, hizmetin, bedelin, verginin ve belgenin düzenlenme bilgilerinin doğru gösterilmesi gerekir.

Belgede sürücü kursunun unvanı, adresi, vergi bilgileri, fatura numarası ve düzenleme tarihi yer almalıdır. Alıcının gerçek kişi veya şirket olmasına göre ad, soyad, unvan, TCKN, VKN ve adres bilgileri kullanılır. Hangi kimlik alanının zorunlu olduğu, alıcının niteliğine ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir.

Hizmet satırında yalnızca kurs ücreti gibi çok genel bir ifade kullanmak yerine verilen hizmetin türü ve ilgili ücret kalemleri anlaşılır yazılmalıdır. İndirim, vergi matrahı ve uygulanacak KDV bilgisi muhasebe sistemiyle aynı olmalıdır. Oran veya istisna bilgisi bilinmiyorsa rakam tahmin edilmemelidir.

e-Arşiv belgesi alıcıya mevzuata uygun elektronik veya basılı yöntemle iletilir. E-posta adresi alınmışsa gönderim kaydı saklanmalı, portalda belgenin oluşturulduğu ve gerekli raporlama adımının tamamlandığı görülmelidir. Kullanılan sistemin arşiv ve gönderim ekranları düzenli kontrol edilmelidir.

Belgeyi teslim alan öğrenci veya şirket, faturadaki kimlik ve tutar bilgilerini kayıt sözleşmesiyle karşılaştırmalıdır. Bilgisayar servisi için e-Arşiv fatura kuralları ve hataları da benzer şekilde alıcı bilgisi, açıklama ve gönderim kontrolü üzerinde durur.

Örneğin hizmet satırında sürücü belgesi sınıfı, eğitim türü veya sözleşmede tanımlanan ücret kalemi anlaşılır biçimde yer alabilir. Ancak kullanılacak açıklama, kursun muhasebe kayıtlarıyla aynı anlamı taşımalı ve belgeyi inceleyen kişinin hizmeti anlamasını sağlamalıdır.

Karşı durumda, yalnızca banka dekontunun saklanması e-Arşiv faturanın oluşturulduğunu veya alıcıya iletildiğini kanıtlamayabilir. Belge numarası, oluşturma kaydı ve gönderim bilgisi birlikte arşivlenmeli, portal statüsü dönemsel olarak kontrol edilmelidir.

Sürücü kursunda ödeme yöntemi e-Fatura veya e-Arşiv seçimini değiştirir mi?

Sürücü kursunda nakit, banka transferi, kredi kartı veya POS ile ödeme yapılması tek başına e-Fatura ya da e-Arşiv seçimini değiştirmez.

Belge türünü belirleyen ana unsur alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlemin gerçek tarafıdır. Ödeme yöntemi ise faturada veya muhasebe kaydında tahsilat bilgisi olarak izlenir. Banka dekontu, POS slibi veya sanal POS kaydı fatura gereken işlemlerde faturanın yerine geçmez.

Örneğin küçük bir sürücü kursunda öğrenci altı aylık eğitim ücretini kredi kartına taksitlendiriyor. Öğrenci e-Fatura kullanıcısı değilse, taksit sayısı değişse bile alıcı statüsü değişmez ve genel olarak e-Arşiv düzenlenir. Taksitlendirme bilgisi tahsilat planında ayrıca izlenir.

Ön ödeme, kısmi tahsilat, ücret iadesi veya kurs kaydının iptali gibi durumlar belge düzenleme zamanlamasını etkileyebilir. Bu işlemler için yalnızca ödeme ekranına bakılmamalıdır. Sözleşme, hizmetin durumu ve muhasebe kaydı birlikte değerlendirilmelidir.

Şirket kartıyla ödeme yapılması da faturayı otomatik olarak şirket adına çevirmemelidir. Şirket gerçekten hizmet alıcısıysa şirket bilgileriyle işlem yapılır. Öğrenci gerçek alıcıysa ödeme yapan şirket ile fatura alıcısının neden farklı olduğu açıklanabilir biçimde kaydedilmelidir.

Ödeme yöntemi ile belge türünü karıştırmamak için kayıt ekranında iki ayrı alan tutulmalıdır. Bir alanda fatura alıcısı, diğerinde ödeme yapan kişi veya kurum gösterilirse sonradan yapılan kontroller daha sağlıklı olur.

Her taksit için ayrı fatura düzenlenmesi gerektiği veya tek faturanın her durumda yeterli olduğu sonucu yalnızca ödeme planına bakılarak çıkarılamaz. Hizmetin ifası, sözleşme ve güncel muhasebe uygulaması mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Örneğin ön ödeme alındığında kurs, tahsilat kaydını fatura alıcısı bilgisiyle eşleştirmelidir. Kayıt iptal edilirse ödeme iadesi, düzenlenmiş belge ve muhasebe hareketi ayrı ayrı incelenmelidir.

Yanlış e-Fatura veya e-Arşiv düzenleyen sürücü kursu ne yapmalı?

Yanlış e-Fatura veya e-Arşiv düzenlendiğinde kurs, belgeyi silmek yerine önce belgenin sistemdeki durumunu ve hatanın türünü kontrol etmelidir.

Taslak belge henüz gönderilmemişse alıcı, tutar veya açıklama bilgileri düzeltilerek yeniden kontrol yapılabilir. Belge gönderilmiş, kabul edilmiş, reddedilmiş veya arşivlenmişse uygulanacak düzeltme yolu farklı olabilir. Portalın sunduğu işlem seçenekleri ve güncel mevzuat incelenmelidir.

Yanlış belge türü, yanlış VKN, hatalı TCKN, yanlış unvan, mükerrer fatura ve hatalı tutar birbirinden farklı durumlardır. Her hata için aynı iptal veya iade yöntemi kullanılmaz. Belgenin numarası, durumu, oluşturulma tarihi ve karşı tarafa iletim bilgisi kaydedilmelidir.

Yanlış: Hatalı faturayı portal ekranından silmek sorunu tamamen çözer. Doğru: Belge statüsü incelenmeli, mevzuata uygun iptal, itiraz, iade veya yeni belge süreci mali müşavirle yürütülmelidir.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı bir şirkete yanlışlıkla e-Arşiv gönderilmişse, alıcının kayıt durumu ve belgenin karşı tarafta oluşan statüsü kontrol edilir. Yanlış öğrenci adına kesilmiş e-Arşiv için de yeni belge düzenlemeden önce önceki belgenin nasıl düzeltileceği belirlenir.

İptal ve itiraz işlemlerinde süreler ve yöntemler belge türüne, sistem durumuna ve güncel düzenlemelere göre değişebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Kırtasiye işletmelerinde e-Fatura hataları ve çözümleri de yanlış alıcı ve mükerrer belge risklerini anlamak için karşılaştırmalı bir örnektir.

Uzman notu: Hata fark edildiğinde önce belge numarasını, alıcıyı, sistem statüsünü ve gönderim zamanını kaydedin; düzeltme işleminden önce mevcut belgeyi silmeye çalışmayın.

Belge hatasının kaynağı da ayrıca yazılmalıdır. Örneğin yanlış alıcı seçimi müşteri kartından, yanlış tutar muhasebe aktarımından veya yanlış belge türü kullanıcı seçiminden kaynaklanabilir. Aynı hata tekrarlanmaması için ilgili ekran ve görev sorumlusu belirlenmelidir.

Sürücü kursu e-Fatura ve e-Arşiv kontrolü nasıl yapılır?

Sürücü kursu e-Fatura ve e-Arşiv kontrolü, kayıt listesi, ödeme hareketi ve gönderilen belgelerin düzenli olarak karşılaştırılmasıyla yapılır.

1. Önce gün içinde açılan öğrenci ve şirket kayıtlarını, fatura alıcısı bilgileriyle karşılaştırın.
2. Her alıcının TCKN veya VKN bilgisini, adını ve unvanını kayıt sözleşmesine göre kontrol edin.
3. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu doğrulayın ve uygun belge türünü seçin.
4. Hizmet açıklaması, ücret, indirim ve vergi hesaplamasını muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın.
5. Gönderilen e-Faturaların durumunu, e-Arşiv belgelerinin oluşturulma ve iletim kayıtlarını inceleyin.
6. Reddedilen, başarısız gönderilen veya bekleyen belgeleri ayrı bir takip listesine alın.
7. İade, iptal, kayıt değişikliği ve mükerrer belge ihtimallerini mali müşavire bildirin.

Bu kontrolün her iş günü sonunda yapılması, kayıt personelinin hatayı fark etmesini kolaylaştırır. Ay sonunda kontrol yapmak, yanlış alıcıya düzenlenen veya hiç gönderilmeyen belgelerin sayısını artırabilir.

• Her öğrencinin veya şirketin tek bir güncel fatura alıcısı kaydı bulunmalıdır.
• Ödeme yapan kişi ile fatura alıcısı farklıysa bu farkın nedeni kayıt altına alınmalıdır.
• e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin numaraları muhasebe programındaki kayıtlarla eşleşmelidir.
• Gönderim hataları yalnızca ekrandan kapatılmamalı, gerekli düzeltme adımı uygulanmalıdır.
• Güncel GİB duyuruları ve mali müşavir görüşleri belirli aralıklarla kontrol edilmelidir.

Kontrol listesi, özellikle aynı gün içinde çok sayıda kayıt alan sürücü kurslarında görev paylaşımını netleştirir. Bir personel öğrenci kaydını, başka bir personel belge gönderimini yapıyorsa son kontrolün kimin sorumluluğunda olduğu yazılı belirlenmelidir.

Basit bir görev dağılımında kayıt personeli alıcı bilgilerini doğrular, muhasebe personeli tutar ve vergi alanlarını inceler, yetkili kullanıcı ise gönderim statüsünü takip eder. Küçük işletmelerde aynı kişi bu görevleri üstlenebilir; ancak kontrol adımları yine ayrı ayrı işaretlenmelidir.

Gün sonu listesinde kayıt numarası, alıcı, ödeme yapan, belge türü, belge numarası ve gönderim durumu bulunabilir. Böylece yalnızca toplam tahsilat değil, her işlemin belgeye dönüşüp dönüşmediği de görülür.

Sürücü kursunda e-Fatura ve e-Arşiv portal akışı nasıl kurulmalıdır?

Sürücü kursunda e-Fatura ve e-Arşiv portal akışı, müşteri kartı, kullanıcı durumu, belge türü, muhasebe kaydı ve gönderim kontrolü birlikte çalışacak şekilde kurulmalıdır.

Kurs, GİB portalı, özel entegratör veya muhasebe yazılımıyla bağlantılı bir yöntem kullanabilir. Seçim yapılırken belge hacmi, yetkilendirme, muhasebe aktarımı, arşiv erişimi ve hata takibi incelenmelidir. Mevzuatın izin verdiği yöntem ve kurumun kendi yükümlülüğü mali müşavirle doğrulanmalıdır.

İlk aşamada öğrenci ve şirket kartları oluşturulur. Kartta alıcının adı, unvanı, TCKN veya VKN bilgisi, adresi ve iletişim bilgileri tutulur. Şirket kartında e-Fatura kullanıcı durumu ve elektronik adres bilgisi güncel değilse gönderim sırasında hata oluşabilir.

İkinci aşamada kayıt ekranı ile fatura ekranı eşleştirilir. Öğrenci e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv, kayıtlı şirketse e-Fatura seçilir. Kayıt personelinin bu seçimi elle değiştirmesi gerekiyorsa değişiklik nedeni ve kontrol eden kişi sistemde izlenmelidir.

Üçüncü aşamada muhasebe aktarımı yapılır. Fatura numarası, tarih, alıcı, hizmet satırı, tahsilat ve vergi bilgileri iki sistemde aynı olmalıdır. e-Fatura ürün sayfasındaki işlem akışı ile e-Arşiv ürün sayfasındaki belge özellikleri bu ayrımı planlarken incelenebilir.

Sürücü kursu yalnızca eğitim hizmeti veriyorsa mal sevkiyatına ilişkin belge akışı genellikle ana süreç değildir. Kitap, ekipman veya başka bir ürün ayrıca teslim ediliyorsa, bu işlemin belge türü ve sevk süreci ayrıca değerlendirilmelidir. Hizmet faturası ile mal hareketi aynı kayıt kabul edilmemelidir.

Örneğin üç personelli bir kurs, sabah kayıt ekranında öğrenci ve şirket kartlarını günceller, gün içinde belgeleri gönderir, kapanışta bekleyen statüleri inceler. Bu sıra, yoğun kayıt günlerinde ödeme ile fatura alıcısının karışmasını önler.

Belge hacmi düşük olan kurslarda manuel portal kullanımı mümkün görünse bile kullanıcı yetkileri, yedek kayıtlar ve gönderim statüleri kontrol edilmelidir. Hacim yükseldiğinde otomatik aktarım düşünülüyorsa karar, yalnızca hız beklentisine değil hata izleme ve muhasebe uyumuna dayanmalıdır.

Sürücü kursu için e-Fatura ve e-Arşiv karşılaştırması nasıl yapılır?

Sürücü kursu için e-Fatura ve e-Arşiv karşılaştırması, alıcının niteliği, kayıt durumu ve işlemin gerçek tarafı üzerinden yapılır.

Tablodaki genel ayrım, her işlemde belge kesilmeden önce alıcı bilgilerinin doğrulanmasını gerektirir. Özellikle şirketin e-Fatura kullanıcı durumu zaman içinde değişebileceği için eski müşteri kartına güvenilmemelidir.

Veli ödemesi, taksit, banka transferi veya POS kullanımı tabloyu tek başına değiştirmez. Bu bilgiler tahsilatın nasıl yapıldığını gösterir. Fatura alıcısı ise sözleşme, hizmet ilişkisi ve alıcının e-belge durumuyla belirlenir.

İstisna, iade, iptal, özel vergi uygulaması veya farklı belge düzenleme zorunluluğu bulunan işlemler tabloya göre otomatik sonuçlandırılmamalıdır. Bu durumlarda güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Tabloyu günlük iş akışında kullanırken önce işlem durumunu, sonra fatura alıcısını ve en son belge türünü okuyun. Satırdaki genel sonuç, özel bir mevzuat durumu varsa tek başına nihai karar olarak kullanılmamalıdır.

Özet: 5 maddede sürücü kursu e-Fatura e-Arşiv ayrımı

Sürücü kursu e-Fatura e-Arşiv seçiminde önce gerçek alıcıyı, sonra alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmek gerekir.

• Öğrenci kendi adına işlem yapıyor ve e-Fatura kullanıcısı değilse genel olarak e-Arşiv düzenlenir.
• Şirket gerçek alıcı ve e-Fatura kullanıcısıysa şirkete e-Fatura gönderilir.
• Şirket gerçek alıcı fakat e-Fatura kullanıcısı değilse genel olarak e-Arşiv seçilir.
• Veli veya şirket ödeme yaptığında fatura yalnızca ödeme yapan kişinin adına otomatik olarak kesilmez.
• Yanlış belge düzenlenirse belge silinmez; sistem statüsü kontrol edilerek mevzuata uygun düzeltme yapılır.

Her işlemde ad, soyad, unvan, TCKN, VKN, adres, kullanıcı durumu, hizmet açıklaması ve vergi hesaplaması birlikte incelenmelidir. Emin olunmayan vergi oranı, istisna, iptal yöntemi veya düzenleme zamanı için rakam tahmin edilmemelidir.

Kontör planlamasında gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü ayrıca hesaba katın. efaturakontor.com bünyesinde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar havuz paketleri ile ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 ay arasındadır.