Bilgisayar Servisi İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Hatalar

Bilgisayar servisi e-arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan müşteriye veya tüketiciye düzenlenen elektronik faturadır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, normal iş akışında e-Fatura gönderilir; belge türü seçimi müşteri sorgusuyla başlamalıdır.

Bu rehber, bilgisayar tamir dükkânı sahiplerine, servis teknisyenlerine ve mali müşavirlerle çalışan küçük işletmelere yol gösterir. Alıcı bilgilerinin doğrulanması, hizmet ve parça satırlarının ayrılması, KDV kontrolü, teslim ve düzeltme adımları açıklanır. Sektöre göre diğer e-belge uygulamalarını görmek için bilgisayar servisi sektör sayfasına da bakabilirsiniz.

Bilgisayar servisi e-Arşiv fatura nedir ve ne zaman kesilir?

Bilgisayar servisi e-Arşiv fatura, bilgisayar onarımı, bakım, kurulum veya parça satışını elektronik belgeye bağlayan faturadır. Bu belge, işlemin alıcısı e-Fatura sistemine kayıtlı olmadığında veya alıcı tüketici olduğunda kullanılır.

Belge türü, müşterinin vergi statüsüne göre belirlenir. İşletme müşterisinin VKN bilgisi ve e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilmelidir. Bireysel müşteride ise ad, soyad, adres ve gerekli kimlik bilgileri doğru alınmalıdır.

Servis kaydı açılırken müşteri bilgilerini fatura ekranına sonradan elle taşımak hata riskini artırır. Müşteri kartı, servis formu ve fatura ekranındaki bilgiler aynı olmalıdır. Özellikle VKN, TCKN, vergi dairesi ve adres alanları tekrar kontrol edilmelidir.

Fatura, mal teslimi veya hizmetin ifasıyla ilgili mevzuatın öngördüğü düzenleme süresi içinde oluşturulmalıdır. Servis tamamlandıktan sonra faturayı haftalarca bekletmek, tarih ve muhasebe dönemi uyuşmazlığı yaratabilir.

Bilgisayar servisleri için e-Arşiv fatura ekranında müşteri türü, fatura satırları, vergi bilgileri ve gönderim kanalı birlikte kontrol edilir. Sistem seçimi, mevzuata uygun belge düzenleme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Garanti kapsamında ücretsiz yapılan bir işlem, bedelli parça satışı veya ek hizmet içermeyebilir. Böyle durumlarda faturanın gerekip gerekmediği, düzenlenecek belgenin türü ve muhasebe kaydı mali müşavirle birlikte değerlendirilmelidir.

Servis kabulünde önce işlemin kimin adına yapıldığı belirlenmelidir. Cihazı getiren kişi ile faturanın alıcısı aynı olmayabilir; örneğin çalışan, şirket adına teslimat yapabilir. Bu nedenle servis formunda alıcı unvanı veya ad soyad bilgisi ayrıca yazılmalıdır.

İşlem yalnızca ücretsiz garanti incelemesinden oluşuyorsa, bedelli onarım yapılmış gibi fatura satırı eklenmemelidir. Buna karşılık garanti dışında değiştirilen parça veya ücretli işçilik varsa, gerçekleşen bedelli işlem açıkça kayda alınmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bilgisayar servisinde e-Fatura ile e-Arşiv fatura nasıl ayrılır?

e-Fatura, kayıtlı alıcıya sistem üzerinden gönderilen elektronik faturadır; e-Arşiv fatura ise çoğunlukla e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya veya tüketiciye düzenlenir. Bu ayrım, bilgisayar servisinde müşteri kabul aşamasında yapılmalıdır.

Bir şirket müşterisi e-Fatura kullanıcısıysa, yalnızca şirket adına e-Arşiv seçmek doğru değildir. Önce alıcının VKN bilgisiyle kullanıcı durumu sorgulanmalı, ardından uygun belge tipi seçilmelidir. Tüketici müşteride ise e-Arşiv akışı kullanılır.

Örneğin bir şirket, bilgisayarını servis için gönderse bile belge şirket adına düzenlenir. Şirket e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv, kayıtlıysa normal iş akışında e-Fatura tercih edilir.

Alıcı statüsünü yalnızca müşterinin sözlü beyanına göre belirlemek risklidir. Vergi bilgileri güncel olmayabilir veya işletme yakın zamanda e-Fatura kapsamına girmiş olabilir. Güncel GİB sorgusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Şirketin farklı şubeleri bulunuyorsa, faturadaki unvan ve adres bilgisi gerçek alıcıyla eşleştirilmelidir. Şube adı, tek başına ayrı bir vergi mükellefi anlamına gelmez. VKN aynı kaldığı halde farklı teslimat adresi kullanılıyorsa, kayıt yöntemi önceden belirlenmelidir.

Yanlış: Müşterinin şirket olduğunu görüp her durumda e-Arşiv fatura göndermek. Doğru: VKN ile e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol ederek belge türünü seçmek.

Belge seçimi, servis personelinin alışkanlığına göre değil, güncel alıcı sorgusuna göre yapılmalıdır. Sorgu ekranındaki sonucu veya kontrol tarihini servis kaydında tutmak, sonradan yapılan incelemede kararın nasıl verildiğini gösterir.

Bilgisayar servisinde e-Arşiv fatura açıklaması nasıl yazılır?

Bilgisayar servisinde e-Arşiv fatura açıklaması, yapılan işi ve satılan parçayı anlaşılır biçimde göstermelidir. Yalnızca bilgisayar tamiri veya servis bedeli yazmak, işlem ayrıntısını ve garanti takibini zayıflatır.

Hizmet satırında cihaz türü, yapılan işlem ve mümkünse servis formu numarası yer alabilir. Örneğin dizüstü bilgisayar işletim sistemi kurulumu, masaüstü bilgisayar güç kaynağı değişimi veya ağ bağlantısı arıza giderimi ayrı açıklanmalıdır.

Parça satırında ürünün ticari adı, model bilgisi ve miktarı gösterilmelidir. Seri numarası, cihaz etiketi veya teslim alınan ürün kodu fatura notunda ya da servis formunda ayrıca tutulabilir.

Yanlış: Bilgisayar tamiri, toplam bedel. Doğru: Dizüstü bilgisayar arıza tespiti, işletim sistemi kurulumu, 1 adet SSD ve SSD montaj hizmeti.

Servis formu ile fatura açıklaması birbiriyle çelişmemelidir. Formda ekran değişimi yazarken faturada yalnızca bakım hizmeti görünmesi, müşteri itirazında açıklama gerektirir. Açıklama, teknik raporun tüm ayrıntısını değil, faturalandırılan işi göstermelidir.

Arıza tespiti ücretliyse ayrı satır açılmalıdır. Ücretsiz teşhis, garanti kapsamındaki işlem veya bedelsiz değişim için kullanılacak ifade ise işletmenin muhasebe prosedürüne göre belirlenmelidir. Bedelsiz işlemi ücretli satış gibi göstermekten kaçının.

Servis işletmesi, sık tekrarlanan işlemler için açıklama şablonları hazırlayabilir. Ancak şablon, her cihazda otomatik kullanılmamalıdır. Gerçekte ekran değişmediyse ekran değişimi seçilmemeli; kullanılan parça modeli stok ve servis formuyla eşleştirilmelidir.

Arıza nedeni kesinleşmeden faturaya kesin bir teknik sonuç yazmak da uygun değildir. Sadece ücretli arıza tespiti yapıldıysa, sonuçlanmamış onarımı tamamlanmış hizmet gibi göstermeyin. Faturalandırılan hizmet ile teknik incelemenin aşaması birbirinden ayrılmalıdır.

Bilgisayar servisi e-Arşiv faturasında hangi bilgiler bulunur?

Bir e-Arşiv faturada satıcının bilgileri, alıcının bilgileri, belge numarası, tarih, işlem satırları, vergi hesapları ve genel toplam bulunmalıdır. Alanların kapsamı, alıcı türüne ve işlem niteliğine göre değişebilir.

Satıcı tarafında işletme unvanı veya adı, adres, VKN ya da TCKN, vergi dairesi ve sistemin oluşturduğu fatura bilgileri kontrol edilmelidir. Faaliyet adresi ile fatura üzerindeki adresin farklı olması, kayıt bilgilerinin güncellenmesini gerektirebilir.

Alıcı işletmeyse unvan, VKN, vergi dairesi ve adres doğrulanır. Bireysel alıcıda ad, soyad, adres ve mevzuatın istediği kimlik bilgileri kullanılmalıdır. Telefon numarası, cihaz seri numarası veya e-posta adresi, zorunlu kimlik alanlarının yerine geçmez.

Fatura satırlarında miktar, birim, birim fiyat, indirim, vergi matrahı ve KDV bilgileri birbirini desteklemelidir. Hizmet ile parça birlikte satılıyorsa, her kalem ayrı gösterilerek toplamın nasıl oluştuğu anlaşılır hale getirilmelidir.

Fatura tarihi, servis teslim tarihi ve tahsilat tarihi aynı olmayabilir. Bu tarihler birbirine gelişigüzel yazılmamalıdır. Özellikle peşin ödeme, vadeli satış veya cihazın farklı tarihte teslim edilmesi durumunda mali müşavirinizin yöntemini uygulayın.

Faturayı müşteriye göndermeden önce önizleme alınmalıdır. Unvanın yanlış yazılması, eksik adres, hatalı miktar veya yanlış KDV seçimi gönderimden önce fark edilebilir. Gönderilmiş belge üzerinde doğrudan değişiklik yapılamaz.

Müşterinin e-posta adresi, belgeyi iletmek için kullanılabilir; fakat alıcının kimliğini kanıtlayan alanların yerine geçmez. Aynı şekilde cihaz seri numarası, faturadaki alıcı unvanı veya VKN alanına yazılmamalıdır. Her bilgi doğru başlık altında tutulmalıdır.

Gönderimden önce iki aşamalı kontrol uygulanabilir. İlk kişi servis formundan satırları aktarır, ikinci kişi alıcı bilgilerini, toplamı ve vergi alanlarını karşılaştırır. Tek kişinin hem veri girişi hem onay yapması, özellikle yoğun saatlerde gözden kaçan hataları artırabilir.

Arıza tespiti, işçilik ve parça aynı e-Arşiv faturada nasıl gösterilir?

Arıza tespiti, işçilik ve parça aynı müşteri işlemine aitse, faturada ayrı satırlar halinde gösterilebilir. Böylece servis bedeli, kullanılan ürün ve yapılan iş birbirinden ayrılır.

Örneğin bir dizüstü bilgisayar için arıza tespiti, klavye değişimi ve klavye parçası ayrı satırlarda yazılabilir. Her satırın miktarı, birimi ve fiyatı bulunur. Toplam tutar, indirim ve KDV bilgileri bu satırlara göre hesaplanır.

Parçanın marka, model veya seri numarası önemliyse bu bilgiler açıklamaya eklenebilir. Ancak servis formu, stok kaydı ve garanti belgesi de aynı cihazla ilişkilendirilmelidir. Fatura açıklaması, tek başına tüm teknik izlenebilirliği sağlamayabilir.

Servis işletmesi yalnızca işçilik tahsil ediyorsa parça satışı eklenmemelidir. Müşterinin kendi getirdiği parça kullanılmışsa, parça işletme tarafından satılmış gibi gösterilmemelidir. Gerçek işlem ile fatura satırı aynı olmalıdır.

Parça satışı ve montaj hizmeti farklı vergisel uygulamalara tabi olabilecekse, satırlar ayrı tutulmalıdır. Aynı KDV oranını otomatik olarak tüm kalemlere uygulamak yerine, güncel mevzuata ve mali müşavirinizin talimatına göre kontrol yapın.

İşlem tamamlanmadan önce müşteri onayı alınması, fatura açıklamasındaki uyuşmazlıkları azaltır. Servis formunda onaylanan işlem ile faturada ücretlendirilen işlem aynı değilse, önce servis kaydı düzeltilmelidir.

Üç satırlı bir işlemde sıra genellikle arıza tespiti, kullanılan parça ve montaj işçiliği şeklinde kurulabilir. Bu sıra zorunlu bir şablon değildir; önemli olan, satırların gerçek işlemi ve müşteriye bildirilen fiyat teklifini göstermesidir.

Müşteri parçayı dışarıdan aldıysa, servis yalnızca montaj bedelini faturalandırmalıdır. Parça işletmenin stokundan çıktıysa, stok hareketi ve satış satırı birlikte kontrol edilmelidir. Bu iki durumun aynı açıklama şablonuyla kaydedilmesi muhasebe ve garanti takibinde karışıklık yaratır.

Bilgisayar servisi e-Arşiv faturada KDV nasıl kontrol edilir?

KDV kontrolü, bilgisayar servisindeki her hizmet ve parça satırının güncel vergisel niteliğine göre yapılır. Hizmet ile ürünün aynı orana tabi olduğu varsayılmamalı, oran ve istisna alanları ayrı kontrol edilmelidir.

Fatura ekranında KDV dahil veya KDV hariç fiyat seçimi baştan belirlenmelidir. Müşteriye verilen fiyat teklifinde KDV dahil denmişse, fatura toplamı farklı bir hesaplama yöntemiyle oluşturulmamalıdır.

İndirim, KDV matrahını etkileyebilir. İndirimin hangi satıra veya tüm belgeye uygulandığı sistemde açıkça görülmelidir. Yuvarlama farkları küçük görünse bile, fatura toplamı ile tahsilat tutarı arasında sürekli fark oluşuyorsa ayarları kontrol edin.

İstisna uygulanacaksa yalnızca KDV alanını sıfırlamak yeterli değildir. İstisnanın yasal dayanağı, kodu ve açıklaması doğru seçilmelidir. Her vergi oranı sıfır olan işlem istisna anlamına gelmez.

Tevkifat, özel matrah veya başka bir vergisel uygulama yalnızca ilgili işlem ve alıcı koşulları oluştuğunda kullanılmalıdır. Bilgisayar onarım hizmetlerinde böyle bir uygulama olup olmadığını güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriniz üzerinden kontrol edin.

Mevzuat tutarları, oranları ve uygulama ayrıntıları zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle eski fatura şablonunu kopyalamak yerine sistemdeki güncel vergi tanımlarını, GİB duyurularını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

KDV kontrolü için önce fiyat teklifindeki tutarın dahil veya hariç olduğu belirlenir. Ardından hizmet ve parça satırlarının vergi tanımı ayrı incelenir. Son aşamada indirim, matrah, vergi toplamı ve müşteriden alınan tutar birlikte karşılaştırılır.

Servis, geçmişte kullandığı bir vergi kodunu yeni işlemlerde otomatik seçmemelidir. İşlem türü, alıcının niteliği veya mevzuat değiştiyse eski şablon geçerli olmayabilir. Emin olmadığınız durumda oran uydurmayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenir ve müşteriye nasıl iletilir?

e-Arşiv fatura, mal teslimi veya hizmet ifasıyla ilgili mevzuatın öngördüğü fatura düzenleme süresi içinde oluşturulmalıdır. Bilgisayar servisi, cihaz teslimi ve faturanın düzenlendiği tarih birlikte değerlendirilmelidir.

Servis tamamlandığı halde fatura günler sonra hazırlanıyorsa, işlem tarihi ile fatura tarihi arasındaki fark açıklanabilir olmalıdır. Özellikle ay kapanışlarında bekleyen servis formları günlük olarak gözden geçirilmelidir.

Portal veya özel entegratör üzerinden oluşturulan e-Arşiv belgesinin sistemde başarılı şekilde gönderildiği kontrol edilmelidir. Taslakta kalan, hata alan veya gönderim sonucu alınmayan belge müşteriye gönderilmiş kabul edilmemelidir.

PDF, müşterinin okuyabileceği görsel kopyadır; tek başına e-belgenin oluşturulduğunu kanıtlamaz. Belgenin sistem kaydı, fatura numarası, UUID bilgisi ve gönderim sonucu saklanmalıdır. Müşteriye e-posta veya mevzuata uygun başka bir kanal kullanılabilir.

WhatsApp üzerinden yalnızca ekran görüntüsü göndermek, düzenleme ve teslim sürecinin tamamlandığı anlamına gelmez. Müşteri e-posta adresi verdiyse gönderim kaydı alınmalı, adres hatası veya geri dönüş varsa yeniden kontrol edilmelidir.

Fatura müşteriye basılı olarak verilecekse, elektronik belgenin sistemde doğru oluşturulduğundan emin olunmalıdır. Basılı çıktı, elektronik kaydın yerine geçecek şekilde rastgele hazırlanıp numarasız bırakılmamalıdır.

Günlük kapanışta tamamlanan servis formları, taslak faturalar ve başarısız gönderimler ayrı listelenmelidir. Sorumlu kişi her kayıt için fatura numarasını veya hata durumunu işaretlemelidir. Böylece teslim edilen cihazın faturası beklemez, başarısız belge de unutulmaz.

Ödeme alınmış olması, faturanın gönderim sonucunun başarılı olduğu anlamına gelmez. Kasa kaydı ile e-belge durumunu ayrı kontrol edin. Belge oluşturulmadan önce cihaz teslim edilmişse, tarihlerin neden farklı olduğu servis notunda açıklanabilir olmalıdır.

Bilgisayar servisinde e-Arşiv fatura iptali ve iadesi nasıl yapılır?

Düzenlenmiş e-Arşiv faturadaki hata, PDF dosyasını silerek veya müşteriye yeni bir kopya göndererek düzeltilmez. İptal, iade veya yeni belge süreci, faturanın niteliğine ve güncel GİB uygulamasına göre yürütülmelidir.

Yanlış alıcı, yanlış tutar, mükerrer belge veya hiç gerçekleşmemiş işlem farklı düzeltme gerektirebilir. Önce hatanın türü belirlenmeli, ardından kullanılan portalın veya entegratörün ilgili iptal ve düzeltme ekranı kullanılmalıdır.

İptal süresi, onay adımı ve kullanılacak kanal belge tarihine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Sistemde tanımlı olmayan bir yöntemi el ile uygulamayın.

Gerçek bir mal iadesi veya hizmet bedeli düzeltmesi varsa, iade belgesi ve muhasebe kaydı birlikte ele alınmalıdır. Sadece eski faturayı yok sayıp yeni fatura kesmek, iki belgenin aynı işlemi göstermesine yol açabilir.

Örneğin müşteri yanlış cihaz seri numarası nedeniyle itiraz ederse, önce servis formu incelenir. Fatura vergisel açıdan doğruysa yalnızca teknik not güncellenebilir; tutar veya alıcı da yanlışsa uygun düzeltme prosedürü uygulanır.

İptal veya iade sonrası stok, kasa, banka, cari hesap ve servis kaydı da kontrol edilmelidir. E-Arşiv ekranındaki işlem tamamlandıktan sonra muhasebe kayıtlarının otomatik olarak düzeldiği varsayılmamalıdır.

Düzeltme uygulamasında ilk adım, belge numarası ve UUID bilgisiyle faturayı bulmaktır. İkinci adımda hatanın alıcıya mı, satıra mı, tutara mı veya teslimata mı ilişkin olduğu yazılı olarak belirlenir. Son adımda seçilen yöntem, muhasebe kaydıyla eşleştirilir.

Yalnızca cihazın seri numarası yanlış yazılmış, alıcı ve tutar doğruysa teknik kayıtla fatura kaydının nasıl düzeltileceğini mali müşavir belirlemelidir. Tutar veya alıcı yanlışsa, sadece yeni PDF göndermek yerine güncel iptal, iade veya düzeltme akışı uygulanmalıdır.

Bilgisayar servisi e-Arşiv faturada sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık hatalar, yanlış belge türü seçmek, eksik alıcı bilgisi yazmak, işçilik ile parçayı tek satırda toplamak ve KDV alanını kontrol etmeden faturayı göndermektir.

Bir başka hata, servis formundaki işlem ile faturadaki açıklamanın farklı olmasıdır. Müşteri ekran değişimi için onay vermişken faturada batarya değişimi görünüyorsa, teknik ve mali kayıtlar birbirini desteklemez.

Fatura tarihini tahsilat tarihine göre rastgele değiştirmek de risklidir. Tahsilat, hizmetin gerçekleştiği tarihi her zaman göstermez. İşlem, teslim ve ödeme tarihleri ayrı alanlarda doğru izlenmelidir.

Yanlış: Aynı müşteriye aynı işlem için iki kez e-Arşiv fatura gönderip son belgeyi geçerli saymak. Doğru: Mükerrerliği fark edip ilgili iptal veya düzeltme prosedürünü belge numarasıyla birlikte yürütmek.

Yanlış: Müşterinin telefon numarasını alıcı kimliği olarak kullanmak. Doğru: Alıcı türüne göre gerekli ad, soyad, unvan, VKN, TCKN ve adres bilgilerini doğrulamak.

Faturayı sadece PDF klasöründe saklamak, sistem kayıtlarını ve servis formlarını ihmal etmek de hatalıdır. Fatura numarası, gönderim sonucu, XML veya sistem kaydı, teslim bilgisi ve ilgili servis formu birlikte arşivlenmelidir.

Yoğun saatlerde yapılan en yaygın hata, teknisyenin tamamladığı işi fatura satırına kontrolsüz aktarmaktır. Gün sonunda ikinci kişi; müşteri, belge türü, açıklama, miktar, vergi ve gönderim durumunu kısa bir kontrol listesiyle incelemelidir.

Yanlış belge türü, eksik adres ve hatalı satır açıklaması farklı sorunlardır. Hepsini tek bir yeni fatura keserek çözmeye çalışmak yerine, hatanın kaynağını sınıflandırın. Düzeltme yöntemi, belgenin alıcı ve işlem bilgilerine göre değişebilir.

Küçük bir bilgisayar servisi e-Arşiv sürecini nasıl kurar?

Küçük bir bilgisayar servisi, e-Arşiv sürecini müşteri kabulünden cihaz teslimine kadar standart adımlarla kurmalıdır. Böylece tek kişinin hafızasına bağlı, dağınık fatura düzenleme alışkanlığı azalır.

Örnek olarak iki teknisyenle çalışan küçük bir dükkân düşünelim. Ayşe Hanım bireysel müşteri olarak dizüstü bilgisayarını getirir ve batarya değişimi ister. Servis, alıcı bilgilerini ve cihaz kaydını işlem başlamadan alır.

1. Servis personeli, müşterinin bireysel veya işletme olduğunu belirler ve gerekli kimlik ya da vergi bilgilerini alır.
2. İşletme müşterisinde VKN ile e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilir; tüketici işleminde e-Arşiv akışı seçilir.
3. Servis formundaki arıza tespiti, işçilik ve kullanılan parça faturaya ayrı satırlar halinde aktarılır.
4. Fatura tarihi, miktarlar, indirim, KDV, toplam ve alıcı bilgileri gönderimden önce ikinci kişi tarafından kontrol edilir.
5. Belge gönderilir, gönderim sonucu ve fatura numarası servis kaydına eklenir; cihaz teslimi bu kayıtla eşleştirilir.

Ayşe Hanımın işleminde müşteri bireysel olduğu için e-Arşiv seçilebilir. Ancak cihaz garanti kapsamında ücretsiz değiştiriliyorsa, bedelli batarya satışı varmış gibi fatura düzenlenmemelidir. Ücretsiz işlem prosedürü ayrıca değerlendirilmelidir.

Günün sonunda bekleyen servis formları, başarısız gönderimler ve iptal bekleyen belgeler listelenmelidir. Haftalık kontrol, ay sonunda toplu düzeltme yapmaktan daha az hata üretir.

Uzman notu: Faturayı teknisyen değil, işlem ve alıcı bilgilerini doğrulayan sorumlu kişi göndermelidir. Teknisyenin teknik açıklaması ile muhasebe sorumlusunun vergi kontrolü aynı iş akışında buluşmalıdır.

Bu dükkânda basit bir günlük rapor yeterli olabilir. Raporda servis formu numarası, müşteri türü, belge tipi, fatura numarası, gönderim durumu ve teslim tarihi bulunur. Her akşam rapor ile açık servis kayıtları karşılaştırılır.

İki teknisyenden biri cihaz kabulünü, diğeri teknik işlemi yürütüyorsa görev ayrımı yazılı olmalıdır. Faturayı onaylayan kişi, parçanın gerçekten kullanıldığını ve müşterinin onaylanan işlemle aynı bedeli gördüğünü kontrol etmelidir.

e-Arşiv kontör kullanımı bilgisayar servisinde nasıl planlanır?

Kontör planı, bilgisayar servisinin gönderdiği ve aldığı e-belge adedine göre yapılmalıdır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; yalnızca düzenlenen satış faturalarını saymak eksik planlamaya yol açar.

Örneğin bir servis ay içinde 120 e-Arşiv fatura gönderiyor ve parça tedarikçilerinden 35 e-Fatura alıyorsa, temel belge hacmi 155 kontördür. İrsaliye, mutabakat veya başka e-belgeler kullanılıyorsa bunlar ayrıca izlenmelidir.

Kontör hesabında yalnızca ortalama ay dikkate alınmamalıdır. Okula dönüş dönemi, kurumsal bakım sözleşmeleri, kampanya dönemleri veya toplu cihaz alımları belge sayısını artırabilir. Son üç ayın en yüksek hacmi ayrıca kaydedilmelidir.

Portal veya entegratör raporunda gönderilmiş, alınmış, başarısız ve taslak belgeler ayrı incelenmelidir. Başarısız gönderimlerin yeniden gönderilip gönderilmediği kontrol edilmeden aynı belgeyi tekrar tekrar oluşturmak kayıt karmaşası yaratabilir.

Kontör planlama yöntemini farklı işletme hacimleri üzerinden karşılaştırmak isteyenler, aylık belge hacmine göre kontör hesabı rehberini inceleyebilir. Yöntem sektöre göre değişmez; ana ölçüt belge adedidir.

Belge türleri ve kullanım koşulları hakkında tereddüt varsa sık sorulan sorular sayfasını inceleyin. Mevzuat veya paket kapsamı değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi de kontrol edin.

Aylık kontör hesabı için önce gönderilen e-Arşiv faturalar, alınan e-Faturalar ve kullanılan diğer belgeler ayrı sütunlarda yazılır. Ardından başarısız işlemlerin tekrar gönderim gerektirip gerektirmediği incelenir. Tahmini hacme, yoğun dönemler için işletmenin belirlediği güvenlik payı eklenebilir.

Bir belgenin taslakta kalması ile başarıyla gönderilmesi aynı durum değildir. Raporlama ekranında belge statüsünü esas alın. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için, yalnızca satış faturalarını sayan planlama gerçek tüketimi düşük gösterebilir.

Özet: 5 maddede bilgisayar servisi e-arşiv fatura süreci

Bilgisayar servisi e-arşiv fatura sürecinin özeti, alıcı statüsünü doğrulamak, işlemi ayrıştırmak, vergiyi kontrol etmek, belgeyi zamanında göndermek ve kayıtları saklamaktır.

Her servis işleminde aynı kontrol sırası uygulanırsa, yanlış belge türü ve eksik açıklama riski azalır. Aşağıdaki liste, cihaz kabulünden fatura arşivine kadar kullanılabilecek kısa bir son kontroldür.

• Alıcının tüketici, e-Fatura kullanıcısı veya e-Fatura kullanıcısı olmayan işletme olduğu doğrulanır.
• Alıcı adı, unvanı, adresi, VKN veya gerekli kimlik bilgileri servis kaydıyla karşılaştırılır.
• Arıza tespiti, işçilik ve parça satırları gerçek işlemle uyumlu ve anlaşılır biçimde yazılır.
• KDV, indirim, toplam, tarih, belge numarası ve gönderim sonucu gönderimden önce kontrol edilir.
• Fatura kaydı, servis formu, gönderim sonucu ve iptal ya da iade belgeleri birlikte saklanır.

Faturada hata görülürse PDF dosyası değiştirilmemeli veya eski belge yok sayılmamalıdır. Güncel GİB kuralına uygun iptal, iade veya düzeltme yöntemi uygulanmalı; gerekiyorsa mali müşavirden yazılı işlem akışı alınmalıdır.

Bilgisayar servisi e-Arşiv sürecini, cihaz kabul formu ve günlük belge raporuyla birlikte yürüttüğünüzde fatura ile teknik kayıt eşleşir. Böylece müşteri itirazı, garanti takibi ve muhasebe kontrolü aynı dosyada izlenebilir.

Son kontrolde yalnızca faturaya değil, servis formuna ve teslim kaydına da bakılmalıdır. Alıcı statüsü, açıklama, vergi, gönderim sonucu ve arşiv dosyası tamamlanmadan işlem kapatılmamalıdır. Bu sıra, küçük işletmelerde unutulan belgeleri erken görünür hale getirir.

İşlem hacminize uygun yöntemi belirlerken efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir ve ücretsiz e-fatura portalını değerlendirebilirsiniz. Seçilen kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresiyle planlanabilir.