Şubat e-Fatura Takvimi: Son Tarihler ve e-Belge Kontör Planı

Şubat e-fatura takvimi için tek bir genel son tarih bulunmaz; tarihler belge türüne, mükellefiyet durumuna, dönem seçimine ve güncel GİB duyurularına göre doğrulanır. Bu nedenle Şubat planı, sabit bir tarih listesi yerine resmî kaynak kontrolü, belge akışı ve kontör hesabının birlikte yürütülmesiyle hazırlanır.

Bu rehber, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Defter, e-SMM ve e-MM kullanan işletmelere yöneliktir. Özellikle eczane, market, kafe, serbest meslek işletmesi ve e-ticaret firmaları, hangi belgeyi ne zaman kontrol edeceğini görebilir. Rakamı değişebilen sürelerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Şubat Ayında e-Fatura ve e-Belge Takvimi: Son Tarihler ve Kontör Planı

Şubat e-fatura takvimi, ay içindeki e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belge işlerini resmî son tarihlerle eşleştirir. Takvim; belge oluşturma, gönderme, gelen kutusunu kontrol etme, durum izleme ve arşivleme adımlarını birlikte kapsar.

Şubat ayı tek başına bütün işletmeler için aynı yükümlülüğü doğurmaz. Bir mükellef yalnızca e-Fatura düzenlerken başka bir işletme e-İrsaliye, e-SMM veya e-Defter süreçlerini de yürütebilir. Kapsam, faaliyet alanı, ciro, sektör ve GİB tarafından belirlenen şartlarla değişebilir.

Bir önceki ayın açık kalan belgeleri, Şubat takviminin ilk kontrol başlığıdır. Ocak ayında taslak kalan faturalar, reddedilen belgeler, yanıt bekleyen ticari faturalar ve eksik arşiv kayıtları ayrı bir listeye yazılmalıdır. Bu konuda Yıl Başı e-Fatura Kontrol Listesi içindeki adımlar kullanılabilir.

Son tarihleri belirlerken belge tarihi, işlem tarihi ve sistemdeki gönderim zamanı birbirine karıştırılmamalıdır. Faturanın düzenlenme tarihi ile gönderim kaydı farklı olabilir. İrsaliye ise malın fiilî sevkiyle bağlantılıdır. Bu ayrımlar, geç gönderim veya yanlış dönem riskini azaltır.

Şubat planında hafta sonu, resmî tatil, sistem kesintisi ve yoğun işlem günleri de dikkate alınmalıdır. Bir son günü beklemek yerine belgeleri birkaç iş günü önce hazırlamak, teknik hata çıktığında düzeltme için zaman bırakır. Kesin hesap, ilgili yılın resmî duyurusu üzerinden yapılmalıdır.

Yanlış: Her işletme için Şubat ayında geçerli tek bir e-belge tarihi olduğunu varsaymak. Doğru: Belge türünü, mükellefiyet durumunu ve güncel GİB duyurusunu ayrı ayrı kontrol etmektir.

Şubat e-fatura takvimindeki son tarihler nereden doğrulanır?

Şubat e-fatura takvimindeki son tarihler, öncelikle GİB’in güncel e-Belge duyuruları, kılavuzları ve ilgili portal ekranlarından doğrulanır. Eski blog yazıları veya önceki yılın takvimi, yalnızca yöntem gösterebilir; kesin tarih kaynağı olarak kullanılmamalıdır.

İlk kaynak GİB’in e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter duyuru alanlarıdır. İşletme, yalnızca ana sayfadaki duyurulara bakmamalıdır. Kullanılan belge türüne ait kılavuz, teknik duyuru ve güncelleme notu da incelenmelidir. Çünkü uygulama ayrıntıları belge türüne göre farklılaşabilir.

İkinci kaynak, işletmenin kullandığı özel entegratör veya portal içindeki bildirim ekranıdır. Sistem bildirimi, gönderim hatası, bakım çalışması veya belge durumuyla ilgili teknik bilgi sağlayabilir. Ancak sistem bildirimi, mevzuatın yerine geçmez. Resmî GİB açıklamasıyla karşılaştırma yapılmalıdır.

Üçüncü kaynak mali müşavirdir. KDV, muhtasar ve prim hizmet, damga vergisi, geçici vergi veya e-Defter süreçleri; işletmenin beyan şekline ve dönemine göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Emin olunmayan bir tarihi takvime kesin bilgi olarak yazmayın.

1. Önce işletmenin kullandığı e-belge türlerini ve zorunluluk kapsamını listeleyin.
2. Her belge türü için güncel GİB duyurusu, kılavuz ve portal bildirimini kontrol edin.
3. Son tarihleri şirket içi işlem tarihi, mali müşavir kontrolü ve arşiv tarihiyle eşleştirin.
4. Belirsiz kalan noktaları, ekran görüntüsü ve belge numarasıyla mali müşavirinize iletin.

Yanlış: Arama motorundaki eski bir takvim tablosundaki tarihi doğrudan uygulamak. Doğru: Takvim tablosunu yalnızca kontrol listesi kabul edip güncel GİB duyurusuyla doğrulamaktır.

Bir tarih resmî tatil veya hafta sonuna denk geliyorsa uygulanacak yöntemi ayrıca kontrol edin. Her sürede aynı iş günü hesabı geçerli olmayabilir. Bu nedenle Şubat takviminde tarihlerin yanına kaynak bağlantısı, kontrol tarihi ve sorumlu kişi yazılmalıdır.

Şubat ayında e-Fatura için hangi kontroller yapılır?

Şubat ayında e-Fatura kontrolü, giden faturaların zamanında düzenlenmesi ve gelen faturaların kabul, ret veya itiraz durumlarının izlenmesiyle yapılır. İşletme, ay başında açık belgeleri; ay içinde yeni işlemleri; ay sonunda ise durum raporlarını kontrol etmelidir.

Giden belgelerde müşteri vergi kimliği, unvan, adres, fatura tarihi, kalem açıklaması, miktar, birim fiyat, KDV bilgisi ve senaryo seçimi incelenir. Ticari fatura kullanılıyorsa yanıt süreci ayrıca takip edilir. Belgenin sistemde oluşturulması, alıcıya başarıyla ulaştığı anlamına gelmez.

Gelen kutusunda bekleyen faturalar her iş günü kontrol edilmelidir. Faturanın mükerrer olup olmadığı, mal veya hizmet alımıyla eşleşip eşleşmediği ve muhasebeye aktarılıp aktarılmadığı görülmelidir. Reddedilen veya teknik hata alan belgeler için düzeltme yöntemi mali müşavirle netleştirilmelidir.

Fatura durumları; taslak, gönderildi, alıcıya ulaştı, kabul edildi, reddedildi veya hata aldı gibi farklı aşamalar gösterebilir. Kullanılan yazılımın durum adları değişebilir. Bu yüzden ekran durumunu, belge numarasını ve işlem zamanını aynı raporda saklamak daha güvenlidir.

Şubat ayında seri numarası ve tarih sıralaması da kontrol edilmelidir. Fatura tarihi ile fiilî teslim veya hizmet dönemi arasında açıklanamayan fark bulunmamalıdır. İade, iskonto, tevkifat veya özel matrah içeren işlemler, standart satış faturalarından ayrı bir inceleme gerektirebilir.

e-Fatura düzenleme süreçlerinin teknik kapsamını görmek isteyenler, e-Fatura ürün sayfasındaki belge akışı ve kullanım bilgilerini inceleyebilir. Sayfadaki bilgiler, işletmenin kendi mevzuat kapsamı ve mali müşavir görüşüyle birlikte değerlendirilmelidir. Portal veya entegratör ekranındaki kayıtlar da düzenli dışa aktarılmalıdır.

Şubat e-Arşiv fatura takvimi nasıl takip edilir?

Şubat e-Arşiv fatura takvimi, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen belgeler ile ilgili oluşturma, gönderme ve saklama kontrollerini kapsar. Alıcının statüsü, satış kanalı ve işlem türü belirlenmeden e-Arşiv yöntemi seçilmemelidir.

Bir alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, mevzuat kapsamına göre e-Arşiv fatura düzenlenmesi gerekebilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekebilir. Bu ayrım, yalnızca müşteri talebine göre değil, alıcının kayıt durumuna göre kontrol edilmelidir.

İnternet satışı, mağaza satışı, hizmet satışı ve farklı teslimat modelleri aynı belge alanlarını gerektirmeyebilir. E-Arşiv belgesinde alıcı bilgileri, satış kanalı, teslimat bilgisi ve ödeme yöntemi gibi alanlar işlem modeline göre dikkatle doldurulmalıdır. Güncel uygulama için GİB kılavuzu incelenmelidir.

Şubat ayı içinde düzenlenen e-Arşiv faturaları, portal veya entegratör ekranında başarıyla oluşturuldu mu sorusuyla kontrol edilmelidir. Taslak kalan belgeler, başarısız gönderimler ve tekrar denenmesi gereken kayıtlar ayrı raporlanmalıdır. Başarılı oluşturma kaydı ile alıcıya iletim kaydı birbirinden ayrılmalıdır.

Yanlış müşteri bilgisi, hatalı vergi oranı veya yanlış belge tarihi görüldüğünde belgeyi sistemden silmek yerine uygulanacak iptal, iade veya düzeltme yöntemine bakılmalıdır. Her hata aynı işlemle düzeltilemez. Belge numarası ve hata mesajı mali müşavire gönderilmelidir.

e-Arşiv süreçlerinin belge ve saklama tarafını incelemek için e-Arşiv Fatura sayfasına bakılabilir. Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu ve güvenli saklama özellikleri kullanılabilir; saklama politikası, belge erişimi ve yedekleme sorumluluğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Şubat e-İrsaliye takviminde hangi adımlar izlenir?

Şubat e-İrsaliye takvimi, kapsama giren malların sevkinden önce belge hazırlama, araç ve adres bilgilerini doğrulama, gönderim durumunu izleme ve faturayla eşleştirme adımlarından oluşur. Kapsam dışındaki işletmeler için aynı zorunluluk bulunmayabilir.

e-İrsaliye, mal hareketini belgeleyen elektronik sevk belgesidir. Kural olarak sevk işleminden önce düzenlenir; istisna ve özel uygulamalar belge türüne, sektöre ve mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle sevk saati ile belge oluşturma zamanı birlikte takip edilmelidir.

Belgede gönderici ve alıcı bilgileri, teslimat adresi, malın cinsi, miktarı, birimi, araç veya taşıyıcı bilgisi ve sevk bilgileri kontrol edilir. Ürün kodu ile depo kaydı uyuşmuyorsa belge gönderilmeden önce düzeltme yapılmalıdır. Sadece fatura kesmek, sevk belgesi yükümlülüğünü her durumda karşılamaz.

Depo, satış ve muhasebe ekipleri aynı sevk numarasını kullanmalıdır. Sistemler arasında farklı numara oluşması, mal hareketinin faturayla eşleşmesini zorlaştırır. Şubat ayındaki sevk raporu; düzenlenen, kabul edilen, reddedilen, iptal edilen ve bekleyen belgeleri ayrı sütunlarda göstermelidir.

Sevk sırasında internet kesintisi veya sistem hatası oluşursa, uygulanacak özel yöntem işletmenin kapsamına ve mevzuattaki izinlere göre belirlenmelidir. Personelin kendi başına kağıt belgeye geçmesi veya sonradan tarih değiştirmesi risklidir. Teknik arıza kaydı, ekran görüntüsü ve sevk bilgisi saklanmalıdır.

e-İrsaliye belge alanlarını ve süreç adımlarını e-İrsaliye ürün sayfasından inceleyebilirsiniz. Kapsama girip girmediğinizi, geçiş tarihini veya istisna şartlarını ise güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriniz üzerinden doğrulayın. Fatura ile irsaliyenin farklı belgeler olduğunu personele açıkça anlatın.

Şubat e-Defter ve beyanname takvimi nasıl birlikte yönetilir?

Şubat e-Defter ve beyanname takvimi, Ocak kayıtlarının hangi dönemde işleneceği, berat dosyalarının ne zaman hazırlanacağı ve beyannamelerin hangi resmî süre içinde verileceği birlikte kontrol edilerek yönetilir. Kesin tarihler, seçilen yükleme tercihi ve güncel mevzuata göre belirlenir.

e-Defter, yevmiye defteri ve büyük defter kayıtlarının elektronik ortamda tutulmasını ifade eder. Kayıtların oluşturulması, berat dosyalarının hazırlanması, imzalanması ve ilgili kanaldan yüklenmesi ayrı teknik adımlardır. Bir adımın tamamlanması, diğer adımın otomatik tamamlandığı anlamına gelmez.

Şubat başında Ocak ayına ait banka, satış, alış, kasa, stok ve personel kayıtları muhasebe sistemiyle karşılaştırılmalıdır. Fatura eksikliği, mükerrer kayıt, yanlış hesap kodu veya belge tarihindeki hata tespit edilirse berat sürecinden önce düzeltilmelidir.

Beyanname takvimi ile e-Defter takvimi aynı şey değildir. KDV veya diğer beyannamelerin verilmesi, e-Defter beratının yüklenmesi ve e-belgelerin arşivlenmesi farklı sorumluluklar doğurabilir. Mali müşavir, işletmenin yükleme tercihini ve ilgili dönem takvimini yazılı olarak netleştirmelidir.

Yanlış: e-Fatura başarıyla kesildiğinde muhasebe ve e-Defter kaydının kendiliğinden tamamlandığını düşünmek. Doğru: Fatura, muhasebe fişi, e-Defter kaydı ve beyanname kontrolünü ayrı adımlar olarak izlemektir.

e-Defter kayıtlarında teknik hata, imza sorunu veya yükleme başarısızlığı görülürse hata kodu saklanmalıdır. Sorunun çözümü için yazılım sağlayıcısı ve mali müşavir aynı kayıt üzerinden çalışmalıdır. Güncel GİB e-Defter duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-SMM, e-MM ve e-Bilet için Şubat takvimi nasıl hazırlanır?

e-SMM, e-MM ve e-Bilet takvimi; belgenin hangi işlemde düzenleneceğini, alıcıya nasıl iletileceğini, saklama kaydının nerede tutulacağını ve kontör hesabına dahil olup olmadığını ayrı ayrı gösterir. Bu belgeler e-Fatura ile aynı belge değildir.

e-SMM, serbest meslek erbabının hizmet karşılığında düzenlediği elektronik serbest meslek makbuzu demektir. Şubat ayında danışman, doktor, mühendis veya benzeri hizmet sağlayıcılar; hizmet tarihi, alıcı bilgisi, brüt tutar ve kesintiler gibi alanları işlem türüne göre kontrol etmelidir.

e-MM, müstahsil makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmesi demektir. Tarımsal ürün alımı yapan işletmeler, üretici bilgisi, ürün miktarı, birim, kesinti ve ödeme bilgilerini işlem öncesinde doğrulamalıdır. Her işletme e-MM kullanmaz; kapsam ve uygulama şartı ayrıca incelenmelidir.

e-Bilet, yolcu taşıma veya ilgili faaliyetlerde elektronik bilet düzenlenmesini ifade eder. Bilet numarası, yolcu bilgisi, sefer veya etkinlik bilgisi, bedel ve iptal durumu kontrol edilmelidir. Şubat ayındaki yoğun sefer veya etkinlik günleri, belge ve sistem kapasitesi açısından önceden planlanmalıdır.

Bu belgelerde de taslak, başarıyla oluşturuldu, iletildi ve iptal edildi gibi durumlar ayrı takip edilmelidir. Tek bir raporda farklı belge türlerini toplamak, yanlış belgeyi yanlış takvimde değerlendirme riskini artırabilir. Rapor filtreleri belge türüne, tarihe ve işlem sorumlusuna göre kurulmalıdır.

Şubat planında e-SMM, e-MM ve e-Bilet için ayrı sorumlu belirleyin. Kullanılan portalın hangi işlemi kontörlendirdiğini, hangi belgelerin arşivlendiğini ve saklama süresini hizmet koşullarından doğrulayın. Mevzuat veya ürün kuralı belirsizse rakam tahmini yapmayın.

Şubat kontör planı nasıl hesaplanır?

Şubat kontör planı, beklenen giden belgeler ile gelen belgelerin toplamı ve geçmiş aylardaki dalgalanma birlikte değerlendirilerek hesaplanır. Plan, yalnızca satış faturalarına bakılarak değil, işletmenin bütün kontörlenen belge akışına göre hazırlanmalıdır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle 300 giden belge ve 120 gelen belge bekleyen bir işletmenin temel ihtiyacı, diğer kontörlenen belge türleri ayrıca incelenmeden önce 420 belge olarak görülür. İptal, tekrar gönderim veya teknik işlem kuralları ayrıca doğrulanmalıdır.

Hesaba e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet akışları ayrı satırlarda yazılabilir. Aynı işlemde hem fatura hem irsaliye düzenleniyorsa bunlar iki farklı belge olarak değerlendirilir. e-Defter için kontör kuralını otomatik varsaymayın; ürün koşulunu ayrıca kontrol edin.

İlk adım, son birkaç ayın gönderilen ve alınan belge raporunu çıkarmaktır. İkinci adım, Şubat içindeki kampanya, sezon, sevkiyat veya tahsilat yoğunluğunu eklemektir. Üçüncü adım, beklenmeyen artışa karşı işletmenin belirlediği güvenlik payını maliyet planına yazmaktır.

Kontör bakiyesi ay içinde düzenli izlenmelidir. Bakiyeyi yalnızca ay sonunda kontrol etmek, yoğun bir satış gününde belge gönderiminin durmasına neden olabilir. Yöneticiye düşük bakiye uyarısı, sorumlu personele ise günlük belge adedi raporu gönderilmelidir.

Uzman notu: Kontör hesabını faturaların toplam tutarıyla değil, oluşturulan ve alınan belge adediyle yapın. Belgenin parasal değeri kontör sayısını belirlemez; aynı gün düzenlenen düşük ve yüksek tutarlı belgeler belge adedi bakımından ayrı kayıt oluşturur.

Yanlış: Sadece giden faturaları sayıp gelen faturaları kontör planına katmamak. Doğru: Gelen ve giden tüm kontörlenen belgeleri belge türü bazında ayrı satırlarda toplamaktır.

Küçük işletme Şubat kontör planını nasıl örnekler?

Küçük bir işletme, Şubat kontör planını günlük ortalama belge sayısı, gelen belge adedi ve özel yoğunluk günlerini ayrı hesaplayarak oluşturabilir. Aşağıdaki örnekler mevzuat tarihi değil, yöntemi göstermek için kullanılan işletme senaryolarıdır.

Bir eczanenin Şubat ayında 240 satış belgesi, 90 alış belgesi ve 30 sevkiyat belgesi oluşturduğunu varsayalım. Satış ve alış belgeleri e-Fatura veya e-Arşiv olarak, sevkiyatlar e-İrsaliye olarak raporlanıyorsa temel belge adedi 360 olur. Aynı işlem iki belge türü içeriyorsa iki ayrı kayıt sayılır.

Eczane sahibi ilk hafta 60 satış, 22 alış ve 8 sevkiyat belgesi görüyorsa aylık tahminini güncelleyebilir. Üçüncü haftada kampanya veya mevsimsel talep artarsa ilk tahmin sabit tutulmamalıdır. Her hafta gerçekleşen sayı ile planlanan sayı karşılaştırılmalıdır.

Bir kafe işletmesinde ise e-Arşiv satışları günlük, tedarikçi faturaları haftalık, içecek sevkiyatları ise belirli günlerde yoğunlaşabilir. Kafe sahibi, satış belgesi ile gelen alış faturasını aynı satırda toplamamalıdır. Her belge türünün adedi, tarihi ve sorumlusu ayrı izlenmelidir.

Şubat ayında Ramazan veya bayram dönemine denk gelen satış yoğunluğu, işletmenin günlük belge sayısını değiştirebilir. Böyle bir dönem varsa Ramazan ve Bayram Dönemi Fatura Yoğunluğu rehberindeki yoğunluk hesabı uygulanabilir. Takvimde kesin dönem, ilgili yılın tarihleriyle doğrulanmalıdır.

Düşük hacimli işletmelerde aylık tahmin, son ayın gerçekleşen sayısından başlatılabilir. Yüksek hacimli işletmelerde ise gün, kanal, mağaza veya depo bazında raporlama gerekir. Her iki durumda da kontör bakiyesi, belge gönderim raporu ve gelen kutusu aynı sorumlu tarafından takip edilmelidir.

Yanlış: Eczanenin yalnızca satışlarını sayıp alış faturaları ve irsaliyeleri yok sayması. Doğru: Satış, alış ve sevkiyat belgelerini ayrı satırlarda hesaplayıp toplam ihtiyacı haftalık güncellemektir.

Şubat sonunda e-belge uyum kontrolü nasıl yapılır?

Şubat sonunda e-belge uyum kontrolü, gönderilen ve alınan belgelerin durum raporları, muhasebe kayıtları, sevk belgeleri ve arşiv kayıtları karşılaştırılarak yapılır. Amaç yalnızca belge sayısını bulmak değil, işlem ile belge arasında açıklanabilir bir eşleşme kurmaktır.

Önce giden kutusundaki başarısız, reddedilmiş veya taslak belgeler filtrelenir. Sonra gelen kutusundaki bekleyen belgeler listelenir. Her kayıt için belge numarası, tarih, karşı taraf, tutar, durum ve muhasebe aktarım bilgisi kontrol edilir.

İkinci kontrolde satış raporu, banka hareketleri, stok çıkışları ve muhasebe fişleri e-belgelerle karşılaştırılır. Fatura bulunmayan satış, sevkiyatla eşleşmeyen irsaliye veya muhasebeye aktarılmayan alış belgesi varsa açıklama oluşturulmalıdır.

Arşiv kontrolünde XML, PDF görünümü, imza veya doğrulama bilgisi ve belgeye erişim yetkisi incelenir. Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılıyorsa gelen-giden kutusu, güvenli saklama ve kullanıcı yetkileri ayrıca gözden geçirilmelidir. Saklama sistemi, işletmenin yedekleme prosedürünün yerine geçmez.

Vergi dönemi kapanışında belge ve muhasebe eşleştirmesini genişletmek için Vergi Dönemi Kapanışında e-Belge Uyum Kontrolü Rehberi kullanılabilir. Hata tespit edildiğinde belgeyi değiştirmeden önce işlem türü, tarih ve düzeltme yöntemi mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Şubat e-fatura takvimi için kontrol listesi nasıl uygulanır?

Şubat e-fatura takvimi kontrol listesi, ay başı hazırlığı, günlük belge takibi, haftalık kontör kontrolü ve ay sonu mutabakatı olarak uygulanmalıdır. Listeyi tek sefer doldurmak yerine sorumlu kişi ve kontrol tarihi ekleyerek yaşayan bir kayıt haline getirin.

• İşletmenin kullandığı e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM, e-Bilet ve e-Defter süreçleri listelenmiştir.
• Güncel GİB duyuruları, kılavuzlar ve portal bildirimleri Şubat ayı için kontrol edilmiştir.
• Ocak ayından kalan taslak, reddedilen, bekleyen veya muhasebeye aktarılmamış belgeler ayrılmıştır.
• Gelen ve giden belge adetleri belge türüne göre ayrı hesaplanmıştır.
• Kontör bakiyesi, beklenen Şubat hacmi ve işletmenin güvenlik payı karşılaştırılmıştır.
• e-İrsaliye kullanan işletmeler, sevk bilgileri ile fatura kayıtlarını eşleştirmiştir.
• e-Defter kayıtları, berat yükleme tercihi ve mali müşavir kontrol tarihi yazılmıştır.
• Ay sonu arşiv, kullanıcı yetkisi, yedekleme ve rapor dışa aktarma işlemleri tamamlanmıştır.

Ayın ilk iş günlerinde sorumlu kişiler ve kullanılan ekranlar belirlenmelidir. Satış ekibi giden belgelerden, satın alma ekibi gelen belgelerden, depo ekibi irsaliyelerden, muhasebe ise kayıt ve kapanış kontrolünden sorumlu olabilir.

Ay ortasında gerçekleşen belge adedi, ilk tahminle karşılaştırılmalıdır. Kontör bakiyesi planlanandan hızlı azalırsa yeni alım veya kullanım kararı verilmeden önce hangi belge türünün artışa neden olduğu bulunmalıdır. Sadece toplam bakiyeye bakmak doğru nedeni göstermez.

Ay sonunda liste, sorumlu kişinin imzası veya elektronik onayıyla kapatılmalıdır. Açık kalan kayıtlar için belge numarası, hata kodu, sorumlu kişi ve takip tarihi yazılmalıdır. Belirsiz kalan mevzuat soruları, sonraki aya devredilmeden mali müşavirle görüşülmelidir.

Kontrol listesini işletmenin işlem hacmine göre sadeleştirebilirsiniz; ancak gelen kutusu, giden kutusu, belge durumu, kontör ve arşiv başlıkları çıkarılmamalıdır. Bu beş alan, Şubat ayındaki operasyonel ve mali risklerin temel göstergeleridir.

Özet: 5 maddede Şubat e-fatura takvimi ve kontör planı

Şubat e-fatura takvimi, sabit bir tarih tablosundan çok resmî kaynak, belge türü, işlem akışı ve kontör adedini birlikte yöneten aylık kontrol sistemidir. Kesin tarihler yıl, kapsam ve uygulamaya göre değiştiği için aşağıdaki beş madde yöntem olarak kullanılmalıdır.

1. Şubat ayındaki her e-belge türünü listeleyin ve güncel GİB duyurusuyla kapsamını doğrulayın.
2. Giden belgeleri, gelen belgeleri, bekleyen yanıtları ve teknik hataları her iş günü kontrol edin.
3. Gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak belge adedi üzerinden plan yapın.
4. e-İrsaliye, e-Defter, e-SMM, e-MM ve e-Bilet süreçlerini e-Fatura takviminden ayrı sorumlularla izleyin.
5. Ay sonunda portal raporlarını, muhasebe kayıtlarını, sevk belgelerini, arşivi ve kontör bakiyesini karşılaştırın.

Bu beş madde, eczane, market, kafe, hizmet işletmesi ve e-ticaret firması için temel çerçeveyi oluşturur. İşlem hacmi yükseldikçe günlük raporlama, mağaza bazlı sorumluluk ve otomatik bakiye uyarısı eklenmelidir.

Son tarih, ceza, had veya yükleme süresi gibi rakamlar yıllık olarak değişebileceğinden eski takvimleri doğrudan uygulamayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; emin olmadığınız durumda tarih yerine doğrulama yöntemini kayıt altına alın.

Kontör ihtiyacını planlamak isteyenler, efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için ortak havuz paketlerini 100–500.000 kontör aralığında inceleyebilir. Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılabilir; seçilen paket Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12–18 aydır.