Vergi Dönemi Kapanışında e-Belge Uyum Kontrolü Rehberi
Vergi dönemi kapanışında e-belge tarihini, durumunu, muhasebe kaydını, iade bağlantısını ve kontör kullanımını adım adım kontrol edin.
Vergi dönemi kapanışında dönem kapanışı e-belge uyum kontrolü; belge türü, düzenleme tarihi, numara, senaryo, alıcı durumu ve muhasebe kaydını birlikte karşılaştırarak yapılır. Böylece gönderilmiş, alınmış, bekleyen, iptal edilmiş ve iade bağlantılı belgeler ayrı görünür.
Vergi dönemi kapanışında dönem kapanışı e-belge uyum kontrolü; belge türü, düzenleme tarihi, numara, senaryo, alıcı durumu ve muhasebe kaydını birlikte karşılaştırarak yapılır. Böylece gönderilmiş, alınmış, bekleyen, iptal edilmiş ve iade bağlantılı belgeler ayrı görünür.
Bu rehber, işletme sahipleri, muhasebe ekipleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kontrol adımları; dönem kesimini, e-Fatura ve e-Arşiv mutabakatını, e-İrsaliye eşleştirmesini, gelen kutusunu ve kontör kullanımını tek akışta ele alır.
Dönem kapanışı e-belge uyum kontrolü nedir?
Dönem kapanışı e-belge uyum kontrolü, elektronik belgelerin ilgili vergi dönemiyle ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılması demektir. Bu kontrol yalnızca kesilen fatura sayısını saymaz. Belgenin düzenleme tarihi, belge numarası, senaryosu, alıcı bilgisi, toplam tutarı, vergi bilgisi ve sistemdeki son durumu birlikte incelenir.
Vergi dönemi işletmenin yükümlülüğüne göre aylık, üç aylık veya yıllık olarak değerlendirilebilir. Bu nedenle bütün işletmeler için tek bir kapanış tarihi varsaymak doğru değildir. Dönem tanımını, beyannamenin kapsamını ve muhasebe kesim tarihini mali müşavirinizle netleştirin.
Kontrolün kapsamı işletmenin kullandığı e-belge türlerine göre değişir. e-Fatura, e-Arşiv fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet aynı tabloda izlenebilir. Ancak işletme kullanmadığı bir belge türü için kontrol adımı uygulamak zorunda değildir.
Sonuçta üç ayrı liste oluşturulmalıdır. Birinci liste kapanan dönemde tamamlanan belgeleri, ikinci liste düzeltme veya açıklama isteyen kayıtları, üçüncü liste ise sonraki döneme taşınacak belgeleri gösterir. Belirsiz bir belgeyi varsayımla kapatmak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Örneğin bir kafenin ay sonunda yalnızca satış faturalarını toplaması yeterli değildir. Tedarikçilerden gelen e-Faturalar, günlük satışlarda kullanılan e-Arşiv belgeleri, iade kayıtları ve banka tahsilatları da aynı dönemin kontrol dosyasına alınmalıdır.
Kontrolün amacı yeni bir belge üretmek değil, mevcut belgelerin izlenebilirliğini doğrulamaktır. Bir belgenin sistemde görünmesi, muhasebe kaydının doğru olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde muhasebe fişinin bulunması, belgenin başarıyla gönderildiğini tek başına kanıtlamaz.
Kapanışta hangi e-belge kayıtları karşılaştırılır?
Kapanışta e-belge kayıtları, düzenlenen belge listesi, gelen kutusu, işlem durumları ve muhasebe fişleriyle karşılaştırılır. Önce işletmenin kullandığı belge türleri belirlenir. Sonra her tür için belge listesi, gönderim veya alım durumu, karşı belge ve muhasebe bağlantısı incelenir.
İlk kaynak genellikle özel entegratör, GİB portalı veya işletmenin kullandığı muhasebe uygulamasındaki belge raporudur. İkinci kaynak, muhasebe fişleri, banka hareketleri, stok çıkışları ve sevk kayıtlarıdır. İki kaynak aynı tarih aralığında ve aynı belge numarası mantığıyla dışa aktarılmalıdır.
| Belge türü | İlk kontrol kaynağı | İkinci kontrol | Fark çıkarsa yapılacak işlem |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | Gönderilen veya gelen kutusu | Muhasebe fişi ve alıcı bilgisi | Durum, senaryo ve numara araştırılır. |
| e-Arşiv fatura | Belge ve rapor durumu | Satış, tahsilat ve iade kaydı | Alıcı statüsü ve raporlama bağlantısı incelenir. |
| e-İrsaliye | Gönderilen veya alınan irsaliye | Sevk, teslim ve fatura bilgisi | Mal hareketi ile fatura eşleşmesi kontrol edilir. |
| e-SMM, e-MM ve e-Bilet | Belge listesi | Hizmet, alım veya satış kaydı | Belge türü, tarih ve muhasebe kodu doğrulanır. |
Örneğin aynı gün düzenlenen üç satış belgesinden biri muhasebe fişinde yoksa, önce belge numarası ve işlem durumu aranır. Belge taslakta kalmış, gönderim hatası almış veya farklı bir tarih filtresinde kalmış olabilir.
Yanlış: Kapanışta yalnızca toplam belge tutarını karşılaştırmak yeterlidir. Doğru: Belge sayısı, numara aralığı, durum, vergi toplamı, alıcı bilgisi ve muhasebe bağlantısı ayrı ayrı doğrulanmalıdır.
Her fark vergi hatası anlamına gelmez. Bazı farklar tarih filtresi, farklı şirket kodu, şube seçimi veya belge türü filtresinden kaynaklanabilir. Ancak farkın nedeni açıklanamıyorsa kayıt kapanmış kabul edilmemeli ve mali müşavirinizle değerlendirilmelidir.
Dönem kesimi ve e-belge düzenleme tarihi nasıl kontrol edilir?
Dönem kesimi kontrolü, belgenin düzenleme tarihini işlem tarihi, teslim tarihi, hizmet dönemi ve muhasebe kayıt tarihiyle karşılaştırarak yapılır. Bu dört tarih her işlemde aynı olmayabilir. Bu nedenle yalnızca sistemde görülen oluşturulma zamanına bakmak yeterli değildir.
Önce kapanan dönemin başlangıç ve bitiş tarihlerini yazılı olarak belirleyin. Ardından belge raporunu aynı tarih aralığında alın. Sonraki dönemde düzenlenen, fakat önceki döneme ait mal veya hizmetle ilgili görünen belgeleri ayrıca işaretleyin.
- Önce işletmenin kullandığı vergi dönemi ve muhasebe kesim tarihi mali müşavirle netleştirilmelidir.
- Sonra her belge türü için düzenleme tarihi, belge tarihi ve sistem kayıt zamanı ayrı sütunlarda listelenmelidir.
- Belgenin mal teslimi, sevk, hizmet veya tahsilatla ilişkisi ilgili kayıt üzerinden doğrulanmalıdır.
- Farklı döneme taşınan belgelerin gerekçesi ve muhasebe işlem tarihi açıklama alanına yazılmalıdır.
- Belirsiz veya geriye dönük düzenleme şüphesi bulunan kayıtlar kapatılmadan önce mevzuat kontrolü yapılmalıdır.
Bir hizmet faturasında hizmetin verildiği dönem ile faturanın düzenlendiği tarih farklı olabilir. Böyle bir durumda işletme, kendi muhasebe politikasını ve geçerli belge düzenleme kurallarını birlikte değerlendirmelidir.
Yanlış: Belgenin sisteme yüklenme saatini vergi dönemi tarihi kabul etmek doğru değildir. Doğru: Düzenleme tarihi, işlem niteliği, muhasebe kaydı ve varsa sevk veya hizmet kanıtı birlikte incelenmelidir.
Dönem kapanışı hafta sonuna, resmî tatile veya sistem bakımına denk gelebilir. Bu durumlarda belge düzenleme ve gönderim kurallarını tahmin etmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
e-Fatura ve e-Arşiv mutabakatı nasıl yapılır?
e-Fatura ve e-Arşiv mutabakatı, düzenlenen belgelerin alıcı statüsü, belge numarası, işlem durumu, vergi toplamı ve muhasebe kaydıyla karşılaştırılması demektir. İki belge türü aynı satış sürecinde kullanılmayabilir; seçim alıcının durumu ve işlem koşullarıyla ilişkilidir.
e-Fatura mutabakatında önce gönderilenler ve gelenler ayrı raporlanır. Sonra taslak, gönderim bekliyor, başarıyla iletildi, yanıt bekliyor, reddedildi veya teknik hata gibi sistem durumları ayrıştırılır. Durum adları kullanılan uygulamaya göre değişebileceği için rapor açıklaması okunmalıdır.
Özellikle e-Fatura kayıtları incelenirken alıcının vergi kimlik bilgisi, unvanı ve senaryo alanı muhasebe kartıyla karşılaştırılmalıdır. Aynı alıcıya ait benzer unvanlı kayıtlar, yanlış cari hesaba işleme riskini artırabilir.
e-Arşiv mutabakatında belge listesi, alıcı türü, toplam tutar, vergi dağılımı, raporlama veya sistem durumu ve tahsilat kaydı birlikte incelenir. e-Arşiv fatura kayıtlarında alıcı statüsünün işlem tarihindeki koşullara uygunluğu ayrıca kontrol edilmelidir.
Örneğin bir mağaza, ay içinde düzenlediği yüz satış belgesini muhasebe toplamıyla karşılaştırabilir. Ancak bir satış iade edilmişse, yalnızca satış tutarına bakmak fazla gelir gösterir. İade belgesi, stok hareketi ve ilk belge bağlantısı aynı dosyada bulunmalıdır.
Mutabakat sonucunda belge sayısı aynı, fakat vergi toplamı farklı çıkabilir. Bu durumda yuvarlama, vergi oranı, istisna kodu, tevkifat veya yanlış cari eşleştirme ihtimalleri incelenir. Mevzuat kodu veya oranı konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Gelen e-belgeler, ret ve iade kayıtları nasıl incelenir?
Gelen e-belgeler; alındı durumu, kabul veya ret işlemi, muhasebe kaydı, ödeme planı ve varsa iade bağlantısı birlikte incelenerek kapatılır. Gelen kutusunu kontrol etmek, belgenin otomatik olarak kayda alındığını göstermez.
Önce kapanan dönem boyunca gelen kutusuna düşen belgelerin tamamı listelenir. Ardından işleme alınan, bekleyen, reddedilen, iptal veya iade süreciyle ilişkili kayıtlar ayrılır. Her belgenin hangi kullanıcı tarafından ve hangi tarihte işlendiği, işletmenin kullandığı uygulamada görülebiliyorsa not edilmelidir.
Ticari senaryoda kabul veya ret yanıtı ile temel senaryodaki işlem akışı aynı değildir. Bu nedenle bir belgenin reddedilemediği veya yanıt beklediği varsayılmamalıdır. Senaryo, belge türü ve uygulama durumunu birlikte okuyun.
İade işleminde ilk belgenin numarası, iade gerekçesi, iade edilen miktar, vergi etkisi ve stok hareketi karşılaştırılır. İade kaydı yalnızca muhasebe fişinde bulunuyor, fakat ilgili e-belgeyle eşleşmiyorsa kapanış dosyasına açıklama eklenmelidir.
Yanlış: Gelen kutusundaki tüm belgeleri tek seferde muhasebeye aktarmak yeterlidir. Doğru: Önce alıcı bilgisi, belge durumu, mal veya hizmetin gerçekten alındığı ve ödeme koşulu kontrol edilmelidir.
Bir tedarikçi aynı işlem için mükerrer belge göndermişse iki kaydı da muhasebeye almak yerine numara, tarih, tutar ve mal kabul kaydı karşılaştırılır. Şüpheli belgeler silinmeden, ilgili durum ve açıklama bilgisi saklanmalıdır.
e-İrsaliye ile fatura eşleşmesi nasıl doğrulanır?
e-İrsaliye ile fatura eşleşmesi, sevk edilen malın miktarı, tarih bilgisi, alıcı bilgisi ve ilgili faturayla karşılaştırılması demektir. e-İrsaliye taşıma veya sevk sürecini gösterir; fatura ise satışın mali belgesidir. Her iki belge aynı anda düzenlenmeyebilir.
Kontrolde önce e-İrsaliye kayıtları listelenir. İrsaliye numarası, düzenleme tarihi, fiilî sevk bilgisi, gönderici, alıcı, araç veya taşıma açıklaması ve mal kalemleri incelenir. Ardından ilgili fatura numarası veya bağlantı bilgisi aranır.
Üçlü eşleştirme yöntemi kullanmak daha güvenlidir. Birinci kayıt e-İrsaliye, ikinci kayıt depo veya teslim tutanağı, üçüncü kayıt faturadır. Miktar, ürün kodu ve alıcı bilgisi bu üç kayıtta açıklanamayacak şekilde farklıysa işlem tamamlanmış sayılmamalıdır.
Örneğin bir markete iki ayrı sevkiyatla aynı ürün gönderilmiş olabilir. Tek fatura iki irsaliyeyi kapsıyorsa her iki irsaliyenin numarası faturanın açıklamasında veya işletmenin iç eşleştirme tablosunda gösterilmelidir.
Hizmet satışlarında veya mal hareketi bulunmayan işlemlerde e-İrsaliye kontrolü aynı şekilde uygulanmaz. İşletme bu belge türünü kullanmıyorsa ilgili bölüm boş bırakılabilir. Mal hareketi olduğu hâlde belge bulunmuyorsa işlem, güncel mevzuat ve mali müşavir görüşüyle incelenmelidir.
Sevk tarihi ile fatura tarihi farklı olduğunda otomatik olarak hata sonucu çıkarılmamalıdır. Farkın işlem akışında açıklanabilir olup olmadığı, belge düzenleme kuralları ve işletmenin stok politikası birlikte değerlendirilmelidir.
Belge numarası, senaryo ve alıcı bilgileri nasıl denetlenir?
Belge numarası, senaryo ve alıcı bilgileri; elektronik belgenin doğru işlem için düzenlendiğini ve mükerrer kayıt bulunmadığını göstermek amacıyla denetlenir. Bu üç alan, tutar doğru olsa bile yanlışsa belge sürecinde açıklama gerektirebilir.
Belge numarası kontrolünde seri, sıra, tarih aralığı ve eksik numaralar listelenir. Eksik görünen bir numara mutlaka belge kaybı anlamına gelmez; iptal, taslak, farklı şirket veya farklı seri kullanımı söz konusu olabilir.
Senaryo alanı, belgenin yanıt ve işlem akışını etkileyebilecek bir bilgidir. Temel ve ticari senaryoları aynı kontrol yöntemiyle değerlendirmek doğru değildir. Kullanılan uygulamadaki senaryo açıklamasını, ilgili belgenin durumunu ve mevzuattaki güncel kuralları birlikte inceleyin.
Alıcı denetiminde unvan, vergi kimlik veya kimlik bilgisi, adres ve cari hesap kodu karşılaştırılır. Özellikle aynı gruba ait şirketlerde benzer unvanlar bulunabilir. Yanlış alıcıya düzenlenen belge, yalnızca muhasebe ekranında cari değiştirerek çözülebilecek bir kayıt olmayabilir.
Yanlış: Tutar ve vergi toplamı doğruysa alıcı bilgisinin önemi yoktur. Doğru: Alıcı kimliği, adresi, senaryosu ve belge türü işlem anındaki kayıtlarla uyumlu olmalıdır.
Bir e-Arşiv belgesinin alıcısı e-Fatura kullanıcısı olabilir veya alıcı bilgisi eksik girilmiş olabilir. Böyle bir durumda belgeyi doğrudan düzeltmek yerine, işlemin niteliğini ve uygulanacak düzeltme yöntemini mali müşavirinizle değerlendirin.
Muhasebe fişi ve e-Defter ile e-belge kaydı nasıl eşleştirilir?
Muhasebe fişi ve e-belge eşleştirmesi, belgenin doğru hesaplara, doğru tutarla ve doğru dönemde işlendiğini doğrulamak demektir. Bir belgenin sistemde bulunması, gelir, gider, stok, vergi ve cari hesap kayıtlarının otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.
Önce belge numarası veya belge kimliğiyle muhasebe fişi aranır. Sonra borç ve alacak hesapları, vergi tutarı, tevkifat veya istisna bilgisi, cari hesap ve varsa stok hareketi incelenir. Toplam tutarın fişteki tutarla uyuşması kadar hesap dağılımı da önemlidir.
e-Defter kayıtları ile karşılaştırmada belge tarihi, fiş tarihi, yevmiye numarası ve kayıt açıklaması kullanılır. Her belge mutlaka tek bir fişte görünmeyebilir; işletmenin muhasebe politikası birden fazla belgeyi toplu fişle kaydedebilir.
Toplu fiş kullanılıyorsa izlenebilirlik korunmalıdır. Fiş açıklamasında belge aralığı, yardımcı raporda belge listesi veya muhasebe uygulamasındaki bağlantı alanı bulunabilir. Kapanış dosyasında bu bağlantının nasıl kurulduğu kısa bir notla açıklanmalıdır.
Yanlış: e-Defter beratının bulunması, bütün e-belgelerin doğru muhasebeleştirildiğini kanıtlar. Doğru: Berat, defter sürecinin bir parçasıdır; belge, fiş, hesap dağılımı ve dönem kontrolü ayrıca yapılmalıdır.
İşletme e-Defter kullanmıyorsa bu kontrol e-Defter ekranı üzerinden yapılmaz. Bunun yerine yasal defter, muhasebe fişi ve mali müşavir raporu esas alınır. Hangi defter ve saklama yönteminin geçerli olduğunu güncel mevzuatla doğrulayın.
İptal, düzeltme ve sonraki döneme taşınan e-belgeler nasıl izlenir?
İptal, düzeltme ve sonraki döneme taşınan e-belgeler ayrı bir istisna listesinde izlenir. Bu kayıtları tamamlanmış belgelerle aynı gruba koymak, kapanış toplamlarını ve vergi dönemi değerlendirmesini yanıltabilir.
İptal durumunda belge numarası, iptal gerekçesi, işlem tarihi, sistem durumu ve ilgili muhasebe kaydı birlikte saklanır. İptal, belgeyi ekrandan silmek anlamına gelmez. Belgenin neden geçersiz kabul edildiğini gösteren işlem izi korunmalıdır.
Düzeltme gereken bir belgede önce hatanın türü belirlenir. Alıcı bilgisi, tutar, vergi, miktar, açıklama veya belge türü hatalarının çözümü aynı olmayabilir. Hangi durumda yeni belge, iade veya başka bir yöntem gerektiğini mali müşavirinizle netleştirin.
Sonraki döneme taşınan belgeler için iki tarih yazılmalıdır. Birinci tarih belgenin düzenleme tarihidir. İkinci tarih, ilgili mal, hizmet, sevk veya muhasebe işleminin hangi döneme bağlandığını açıklayan iç kayıttır.
Örneğin Aralık işlemine ilişkin belge Ocak ayında düzenlenmişse, bunu otomatik olarak Aralık satışına eklemek veya Ocak satışından çıkarmak doğru olmayabilir. İşlem türü, belge kuralları ve muhasebe uygulaması birlikte değerlendirilmelidir.
Kapanış dosyasının sonunda açık kayıt raporu tutulmalıdır. Raporda belge numarası, sorun türü, sorumlu kişi, beklenen işlem, son kontrol tarihi ve mali müşavir görüşü için ayrılan alan bulunması takip kolaylığı sağlar.
Kapanışta e-belge kontör kullanımı ve sistem durumu nasıl kontrol edilir?
Kapanışta e-belge kontör kontrolü, belge sayısını sistemdeki kullanım raporuyla karşılaştırarak yapılır. Önemli kural şudur: Gelen belgelerin her biri 1 kontör, giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca düzenlenen satış faturaları sayılmamalıdır.
Örneğin işletme dönem içinde 40 gelen e-Fatura ve 75 giden e-Arşiv fatura aldıysa, kullanım incelemesi bu iki yönü ayrı göstermelidir. İade, ret, taslak veya teknik hata gibi durumların kontör hesabına etkisi sağlayıcının raporundaki işlem türüyle doğrulanmalıdır.
Önce dönem başındaki kontör bakiyesi ve dönem sonundaki bakiye kaydedilir. Sonra gelen ve giden belge adetleri, belge türlerine göre ayrılır. Rapor toplamı ile bakiye değişimi uyuşmuyorsa farklı şirket, farklı kullanıcı veya farklı tarih filtresi kullanılmış olabilir.
Ücretsiz e-Fatura portalı veya entegrasyon ekranında belge durumu ile kontör hareketi aynı ekran olmayabilir. Bu nedenle işlem durumu raporu ve kullanım raporu ayrı alınarak belge numarası, tarih ve belge türü üzerinden karşılaştırılmalıdır.
Kontör kontrolü yalnızca maliyet takibi değildir. Kullanım raporu, dönem içinde hangi belge türlerinin gerçekten işlendiğini ve gelen kutusunun düzenli takip edilip edilmediğini de gösterir. Eksik gelen belge listesi, tedarikçi mutabakatı sırasında ayrıca araştırılmalıdır.
Paketteki kullanım süresi, kalan kontör ve belge türü kapsamı konusunda sözleşme veya güncel hizmet ekranını esas alın. Bu bilgiler değişebileceği için güncel GİB duyurusunu, hizmet sağlayıcınızın raporunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Küçük işletmede e-belge kapanış kontrolü nasıl uygulanır?
Küçük işletmede e-belge kapanış kontrolü, tek bir sorumlunun belge listesi, muhasebe kaydı, banka hareketi ve açık işlem raporunu aynı dosyada birleştirmesiyle uygulanabilir. Dosyanın sade olması, kontrolün eksik yapılacağı anlamına gelmez.
Örneğin bir eczane sahibi ay kapanışında satış faturalarını, tedarikçilerden gelen e-Faturaları, ürün iade belgelerini ve stok hareketlerini karşılaştırır. Eczanenin mali müşaviri de muhasebe fişlerini ve dönem kesimini kontrol eder. Her iki tarafın aynı belge numarası listesini kullanması önemlidir.
- Kapanan dönemin başlangıç ve bitiş tarihleri mali müşavirle doğrulanmıştır.
- Kullanılan e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer belge türleri listelenmiştir.
- Gelen ve giden belgeler belge numarası ve sistem durumu ile ayrılmıştır.
- Alıcı, satıcı, vergi toplamı ve muhasebe fişi eşleştirilmiştir.
- İade, iptal, ret, taslak ve sonraki döneme taşınan kayıtlar ayrı işaretlenmiştir.
- e-İrsaliye kullanılan işlemlerde sevk, teslim ve fatura bağlantısı kontrol edilmiştir.
- Dönem sonu kontör kullanımı gelen ve giden belge adetleriyle karşılaştırılmıştır.
- Açıklanamayan farklar için sorumlu kişi ve takip tarihi yazılmıştır.
Uygulamada önce belge raporu alınır, sonra muhasebecinin fiş listesiyle karşılaştırılır. Farklı olan satırlar silinmez; sarı, kırmızı veya açıklama sütunuyla işaretlenir. Böylece ay sonunda hangi kayıtların kapandığı ve hangilerinin beklediği görülür.
Küçük işletmede aynı kişinin satış, stok ve muhasebe işlemlerini yürütmesi görev ayrımını ortadan kaldırmaz. Gün sonunda yapılan hızlı kontrol ile ay sonunda yapılan ayrıntılı kontrol farklıdır. Dönem kapanışında ikinci bir kişi veya mali müşavir gözden geçirmesi yararlı olur.
Belge sayısı az olsa bile kontrol yöntemi korunmalıdır. Eczanede beş belge, markette bin belge olabilir; değişen yalnızca liste hacmidir. Belge türü, tarih, durum ve muhasebe bağlantısı her iki işletmede de aynı mantıkla doğrulanır.
Uzman notu: Açıklanamayan tek bir belgeyi toplam tutar küçük olduğu için kapatmayın; küçük görünen numara veya tarih farkı, mükerrer kayıt ya da yanlış dönem sorununu gösterebilir.
Özet: 5 maddede vergi dönemi e-belge kapanışı
Vergi dönemi e-belge kapanışı, belge listesini muhasebe ve işlem kanıtlarıyla karşılaştıran düzenli bir kontrol sürecidir. Amaç yalnızca toplam tutarı bulmak değil, her belgenin doğru dönemde, doğru tarafla ve doğru sistem durumuyla ilişkilendirildiğini göstermektir.
- Dönem kapanışında belge türü, düzenleme tarihi, numara, senaryo, alıcı bilgisi ve sistem durumu birlikte kontrol edilmelidir.
- e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer kullanılan e-belgeler ayrı raporlanmalı, ardından muhasebe fişleriyle karşılaştırılmalıdır.
- Gelen kutusundaki belgeler kabul, ret, bekleme, iade ve muhasebe kaydı durumlarına göre sınıflandırılmalıdır.
- İptal, düzeltme ve sonraki döneme taşınan kayıtlar tamamlanmış belgelerden ayrılmalı, açıklama ve işlem izi saklanmalıdır.
- Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için kullanım raporu belge adediyle ayrıca mutabıklaştırılmalıdır.
Kontrol sonunda tamamlanan, açıklama bekleyen ve sonraki döneme taşınan üç ayrı liste saklayın. Her fark için belge numarası, sorun türü, sorumlu kişi ve takip tarihi yazın. Mevzuat, süre veya belge düzenleme yöntemi konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
e-belge türlerini tek havuzda izlemek isteyen işletmeler, efaturakontor.com paket ayrıntılarını inceleyebilir. Tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini satın alma öncesinde kontrol edin.
Sık Sorulan Sorular
Vergi dönemi kapanışında e-belge uyum kontrolü nedir?
Vergi dönemi kapanışında e-belge uyum kontrolü, elektronik belgelerin ilgili dönem, muhasebe kaydı ve işlem kanıtlarıyla karşılaştırılmasıdır. Belge sayısının yanında düzenleme tarihi, numara, senaryo, alıcı bilgisi, vergi toplamı ve sistem durumu incelenir. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve işletmenin kullandığı diğer belge türleri ayrı listelenerek tamamlanan ve açıklama bekleyen kayıtlar belirlenir.
Kapanışta hangi e-belge kayıtları karşılaştırılmalıdır?
Kapanışta gönderilen belgeler, gelen kutusu, sistem işlem durumları, muhasebe fişleri, banka hareketleri, stok kayıtları ve varsa sevk belgeleri karşılaştırılmalıdır. e-Fatura ve e-Arşiv için alıcı bilgisi, tutar ve vergi dağılımı; e-İrsaliye için sevk ve teslim bağlantısı incelenir. Kullanılmayan belge türleri için ayrıca kontrol yapılması gerekmez.
e-Fatura ve e-Arşiv mutabakatı nasıl yapılır?
Önce e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri ayrı raporlanır. Ardından belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı statüsü, toplam tutar, vergi bilgisi ve sistem durumu muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılır. Gelen ve giden belgeler ayrılmalı, iade veya iptal kayıtları ilk belgeyle eşleştirilmelidir. Alıcı statüsü veya düzeltme yöntemi belirsizse mali müşavirden görüş alınmalıdır.
Gelen ve giden belgeler kontör kullanımını nasıl etkiler?
Gelen belgelerin her biri 1 kontör, giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle dönem sonunda yalnızca düzenlenen satış faturaları sayılmamalıdır. Gelen e-Faturalar, giden e-Fatura veya e-Arşiv belgeleri ve diğer kullanılan belge türleri ayrı adetlerle raporlanmalıdır. Kullanım raporu ile belge listesi uyuşmuyorsa tarih, şirket ve kullanıcı filtreleri kontrol edilmelidir.
e-İrsaliye ile fatura arasında nasıl eşleşme kurulmalıdır?
e-İrsaliye ile fatura eşleşmesinde irsaliye numarası, sevk tarihi, alıcı, ürün kodu, miktar ve teslim bilgisi karşılaştırılır. Fatura aynı anda düzenlenmeyebilir; bu nedenle sevk, depo veya teslim kaydı da incelenmelidir. Bir fatura birden fazla irsaliyeyi kapsıyorsa tüm irsaliye numaraları işletmenin eşleştirme tablosunda veya açıklama alanında gösterilmelidir.
Dönem kapanışında belirsiz bir e-belge için ne yapılmalıdır?
Belirsiz bir e-belge silinmemeli veya varsayımla kapatılmamalıdır. Önce belge numarası, düzenleme tarihi, senaryo, alıcı bilgisi, sistem durumu ve muhasebe bağlantısı kontrol edilmelidir. Sorun devam ederse belge açıklama bekleyenler listesine alınmalı, işlem türüne göre mali müşavirden görüş istenmelidir. Mevzuat veya süre konusunda güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.
Tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör, ücretsiz portal, aynı gün tanımlama. Sovos altyapısı.