Yıl Başı e-Fatura Kontrol Listesi: Ocak Ayında 12 Adım

Yıl başı e-fatura kontrolü, Ocak ayında yetki, mühür, senaryo, kontör, arşiv ve entegrasyon kayıtlarını doğrulamaktır.

Bu liste, işletme sahiplerine, muhasebe ekiplerine ve mali müşavirlere yarar. Amaç, yeni yılın ilk belgelerinde erişim, numara, alıcı ve saklama hatalarını önceden yakalamaktır.

Yıl başı e-fatura kontrol listesi Ocak ayında nasıl uygulanır?

Yıl başı e-fatura kontrol listesi, belgeleri göndermeden önce sırayla uygulanmalıdır. Önce kullanıcı ve sertifika erişimi kontrol edilir. Ardından belge senaryosu, alıcı bilgileri, kontör ve saklama ayarları incelenir.

Kontrolü tek günde tamamlamak yerine kayıtlı bir çalışma akışı oluşturun. Her adım için sorumlu kişi, kontrol tarihi ve sonuç alanı belirleyin. Böylece aynı hata, farklı personel tarafından tekrar aranmaz.

İlk inceleme, şirketin hangi e-belgeleri kullandığını belirlemelidir. Her işletme e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM veya e-MM kullanmak zorunda değildir. Uygulanabilirlik, faaliyet ve güncel GİB kurallarıyla değerlendirilir.

• İşletmenin aktif e-belge türleri ve sorumlu kullanıcıları listelenmiştir.
• Mali mühür veya e-imzanın geçerlilik tarihi ve erişim bilgisi doğrulanmıştır.
• Gelen ve giden kutulardaki bekleyen belgeler ile yanıtlar incelenmiştir.
• Kontör bakiyesi, arşiv erişimi ve yedekleme sorumluluğu kayıt altına alınmıştır.
• Ocak ayında kullanılan yazılım ve mevzuat ayarları test edilmiştir.

Bu sıra, teknik sorunla mevzuat sorununu birbirinden ayırır. Örneğin belge gönderilemiyorsa önce sertifika, sonra kullanıcı yetkisi, ardından yazılım bağlantısı kontrol edilir.

Kontrol formunu elektronik ortamda saklayın ve mali müşavirinize paylaşın. Zorunluluk, istisna veya tarih konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yıl başı e-fatura kullanıcı ve yetki kontrolü nasıl yapılır?

Yıl başı e-fatura kullanıcı kontrolü, aktif personel ve rol listesinin güncellenmesiyle yapılır. İşten ayrılan, görev değiştiren veya yetkisi daraltılan kişilerin erişimleri ayrıca incelenmelidir.

Önce kullanılan portal veya entegrasyon panelindeki kullanıcıları dışa aktarın. Her kullanıcı için ad, görev, e-posta, erişim rolü ve son kontrol tarihini kaydedin. Ortak şifre kullanımını da ayrıca işaretleyin.

Belge hazırlayan personelle belge imzalayan personel aynı kişi olmayabilir. Görev ayrımı, yanlış gönderim riskini azaltır. Ancak küçük işletmelerde tek kullanıcı bulunması, kontrol sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Ocak ayı kullanıcı kontrolünü şu sıralı adımlarla tamamlayabilirsiniz:

1. Aktif kullanıcı listesini muhasebe ve insan kaynakları kayıtlarıyla karşılaştırın.
2. Ayrılan personelin portal, e-posta ve entegrasyon erişimini kapatın.
3. Yeni personelin yalnızca gerekli belge ve müşteri bilgilerine erişmesini sağlayın.
4. Yönetici rolündeki kullanıcıları işletme sahibiyle birlikte doğrulayın.
5. Kontrol sonucunu tarih, sorumlu ve açıklama bilgisiyle kaydedin.

Gelen kutusunu gören kişi, ticari bilgileri ve tedarikçi belgelerini okuyabilir. Bu nedenle yetki, yalnızca gönderim işlemi açısından değerlendirilmemelidir.

Portal kullanıyorsanız erişim ve kullanıcı görevlerini e-Fatura hizmetinin çalışma biçimiyle karşılaştırın. Ekran adları değişebilir; güncel yetki modelini kendi panelinizden doğrulayın.

Şifre sıfırlama veya kullanıcı devri gerekiyorsa, işlemi belge yoğunluğundan önce yapın. Erişim sorunu yaşandığında gecikmeden hizmet sağlayıcının destek kaydını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini kullanın.

Mali mühür, e-imza ve sertifika geçerliliği nasıl kontrol edilir?

Mali mühür ve e-imza kontrolü, sertifikanın geçerliliği, cihaz erişimi ve imzalama testinin birlikte incelenmesiyle yapılır. Yalnızca cihazın bilgisayarda görünmesi, belgenin imzalanabildiğini göstermez.

Tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişilerde ise kullanılan işleme uygun e-imza yöntemi gündeme gelebilir. İşletmenin hukuki yapısı ve başvuru yöntemi farklı olabileceğinden, tek bir yöntemi herkese uygulamayın.

Sertifikanın son kullanım tarihini cihaz, uygulama veya sertifika yönetim ekranından kontrol edin. Tarih yaklaşmışsa yenileme sürecini beklenen belge yoğunluğundan önce başlatın.

USB cihazı, sürücü, PIN ve imzalama uygulamasını aynı bilgisayarda deneyin. PIN bilgisini açık bir dosyada saklamayın. Cihazın yedeği konusunda sağlayıcının güvenlik prosedürünü uygulayın.

Uzman notu: Sertifika geçerli görünse bile, Ocak ayında imzalama uygulamasını güncel belgeyle test edin; eski sürücü hatayı gizleyebilir.

Test sırasında gerçek alıcıya yanlış belge göndermeyin. Sistem izin veriyorsa taslak, önizleme veya sağlayıcının test akışını kullanın. Böyle bir seçenek yoksa mali müşavir ve destek ekibiyle güvenli yöntemi belirleyin.

e-İmza süreçlerini incelerken sertifika türü, başvuru sahibi ve kullanım bilgisini ayırın. Sertifika süresi, PIN veya cihaz değişikliğiyle ilgili tereddütte güncel sağlayıcı bilgisini kontrol edin.

Mühür çalışmıyorsa faturayı farklı bir kullanıcıya devretmek kalıcı çözüm değildir. Önce cihaz, sürücü, Java veya imzalama bileşeni, ardından portal bağlantısı incelenmelidir.

GİB portalı ve özel entegratör hesap bilgileri nasıl doğrulanır?

GİB portalı veya özel entegratör hesabı, doğru işletme bilgileriyle açılıp belge gönderme ve alma testiyle doğrulanır. Aynı şirket için yanlış vergi numarasıyla açılmış kullanıcı, ciddi karışıklık yaratabilir.

İşletmenin kullandığı kanalın adını kontrol edin. GİB portalı, doğrudan portal kullanımıdır. Özel entegratör ise belge işlemlerini sağlayıcının paneli ve bağlantısı üzerinden yürütür.

Giriş adresini tarayıcı yer imlerinden değil, kurumun doğrulanmış kaynağından kontrol edin. Kullanıcı adı, vergi kimlik numarası, posta kutusu ve işletme unvanının aynı kayda bağlı olduğundan emin olun.

Posta kutusu veya alias bilgisi varsa, sipariş ve muhasebe sistemindeki kayıtla karşılaştırın. Yanlış alias, belgenin doğru şirkete ait görünmesine rağmen yanlış kutuya düşmesine neden olabilir.

Ocak ayındaki ilk belgelerden önce gelen belge sorgulaması yapın. Ardından güvenli bir taslak veya mevcut iş akışı üzerinden gönderim durumunu test edin. Gerçek belgeyi yalnızca gerekli bilgiler kesinleşince gönderin.

Giriş sorunu ile belge gönderim sorununu ayrı kayıtlar halinde tutun. Birincisi hesap veya kimlik doğrulama, ikincisi sertifika, yazılım veya GİB bağlantısı kaynaklı olabilir.

Portal ekranları ve bağlantı koşulları zamanla değişebilir. Bu nedenle sık sorulan sorular bölümünü inceleyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura ve e-Arşiv fatura senaryosu nasıl ayırt edilir?

e-Fatura ve e-Arşiv fatura ayrımı, alıcının kayıt durumu ve işlemin güncel mevzuat kapsamıyla birlikte belirlenir. Yalnızca müşterinin e-posta adresine bakmak doğru senaryo seçimi sağlamaz.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura iş akışını ifade eder. Alıcı bilgileri, posta kutusu ve senaryo, belge gönderilmeden önce sistemde doğrulanmalıdır.

e-Arşiv fatura, e-Fatura iş akışının dışında kalan uygun alıcılara düzenlenen elektronik faturadır. Ancak işlem türü, müşteri statüsü ve güncel sınırlar bazı durumlarda sonucu değiştirebilir.

Satış ekranındaki müşteri kaydını güncel kullanıcı listesiyle karşılaştırın. Vergi numarası veya T.C. kimlik numarası hatalıysa sistem doğru alıcıyı bulamayabilir. Bu kontrol, senaryo seçiminden önce yapılmalıdır.

Yanlış: Her bireysel müşteriye otomatik olarak aynı fatura senaryosunu seçmek. Doğru: Alıcı statüsünü, işlem şartlarını ve güncel GİB kurallarını birlikte doğrulamak.

Senaryo seçimi konusunda tereddüt varsa, faturayı kesmeden önce mali müşavirinizden yazılı görüş alın. Özellikle istisna, tevkifat, ihracat veya özel işlem türlerinde güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Fatura ekranında senaryo, alıcı numarası, vergi bilgisi ve teslim kanalını kaydedin. e-Arşiv fatura süreçlerini incelerken, işletmenizin hangi işlemleri bu kapsamda kullandığını ayrıca listeleyin.

Gelen ve giden e-Fatura kutuları Ocak ayında nasıl taranır?

Gelen ve giden e-Fatura kutuları, Ocak ayının ilk iş günlerinde durum, tarih, alıcı ve yanıt bilgileriyle taranmalıdır. Amaç, bekleyen veya başarısız belgeleri normal akıştan ayırmaktır.

Gelen kutusunda tedarikçi faturalarını, belge numaralarını, toplam tutarları ve ilgili siparişleri karşılaştırın. Muhasebeye aktarılmamış her belge için sorumlu kişi ve işlem tarihi belirleyin.

Giden kutusunda taslak, gönderildi, iletildi, başarısız veya benzeri durumları ayrı ayrı inceleyin. Ekrandaki durum adları sağlayıcıya göre değişebilir; durum açıklamasını belge bazında okuyun.

Yanıt bekleyen ticari belgeleri ayrıca işaretleyin. Kabul, ret, itiraz veya düzeltme sürecinin süresini belge türüne göre değerlendirin. Süre konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca satış faturalarını saymak, Ocak ayı kullanımını eksik tahmin ettirir. Tedarikçi faturaları ve diğer aktif e-belgeler de hesaba katılmalıdır.

Bir belgeyi iki kez işleme almamak için belge numarası, UUID veya sistemdeki benzersiz kayıt alanını kontrol edin. Aynı belge farklı kullanıcıların ekranında görünse bile tek kayıt olarak izlenmelidir.

Tarama sonunda bekleyen belge listesini PDF veya elektronik tablo olarak saklayın. Böylece mali müşavir, muhasebe personeli ve işletme sahibi aynı kontrol sonucuna ulaşabilir.

e-Fatura kontör, arşiv ve saklama planı nasıl yapılır?

e-Fatura kontör planı, gelen ve giden belgelerin toplam tahmini üzerinden yapılır. Yalnızca geçen yılın satış faturalarını esas almak, tedarikçi belgelerini ve aktif diğer e-belgeleri dışarıda bırakır.

Önce son dönemlerdeki belge sayılarını belge türüne göre ayırın. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve diğer kullanılan türleri ayrı sütunlarda yazın. Gelen ve giden yönlerini de ayrıca belirtin.

Tek havuz kullanan işletmelerde belge türlerinin ortak kontör etkisini hesaplayın. Her belgenin bir kontör düşürdüğü kuralını planlama dosyanızda açıkça gösterin. Yanıtların ve taslakların nasıl sayıldığını sağlayıcı koşullarından doğrulayın.

Saklama planında belgeye erişim, indirme, yetkili kullanıcı ve yedek sorumlusu bulunmalıdır. Ücretsiz e-Fatura portalındaki 10 yıllık güvenli saklama şartlarını panel ve sözleşme bilgilerinden kontrol edin.

Yoğun sezon, şube sayısı, tedarikçi artışı ve yeni belge türlerini tahmine ekleyin. Fakat kullanılmayan bir belge türü için gereksiz tüketim varsayımı yapmayın. Faaliyet değişirse hesaplamayı yeniden yapın.

Yanlış: Kontör ihtiyacını yalnızca düzenlenen satış faturalarıyla hesaplamak. Doğru: Gelen, giden ve kullanılan tüm e-belgeleri yönleriyle birlikte dönemsel olarak saymak.

Kontör bakiyesi düşükse, belge gönderimini son güne bırakmayın. Kullanım süresi, tanımlama ve havuz kapsamı gibi şartları paket bilgileriyle karşılaştırın; güncel koşulları ayrıca doğrulayın.

Cari bilgiler, vergi numarası ve adresler nasıl güncellenir?

Cari bilgi kontrolü, vergi numarası, T.C. kimlik numarası, unvan, adres ve posta kutusu alanlarının doğrulanmasıyla yapılır. Bu alanlardan biri hatalıysa belge senaryosu veya teslim süreci bozulabilir.

Tedarikçi ve müşteri kartlarını muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırın. Vergi kimlik numarasındaki tek hane farkı, aynı unvana sahip farklı bir işletmenin seçilmesine yol açabilir.

Unvan, vergi dairesi, merkez adresi, şube ve depo bilgilerini güncel belgelerle kontrol edin. Adres değişikliğinde eski kartı silmek yerine, geçmiş belgelerin izlenebilirliğini koruyacak şekilde düzeltme yapın.

Posta kutusu, alias, e-posta ve teslim kanalı alanlarını ayrı değerlendirin. E-posta adresi, e-Fatura posta kutusunun yerine geçmeyebilir. Sisteminizde bu iki alanın aynı tutulmadığını özellikle inceleyin.

Vergi türü, KDV oranı, istisna kodu, tevkifat bilgisi ve birim alanlarını da kontrol edin. Bu alanlar her cari için aynı olmayabilir. İşlem türüne göre muhasebe danışmanının görüşünü alın.

Yanlış: Eski cari kartın üzerine tüm bilgileri kontrol etmeden yeni adres yazmak. Doğru: Değişiklik tarihini, dayanak belgeyi ve yeni bilgiyi kayıt altına almak.

Cari kart değişikliklerini toplu içe aktarma ile yapıyorsanız önce küçük bir grup deneyin. Aktarım sonrası birkaç kaydı ekranda açıp vergi numarası ve adres eşleşmesini yeniden doğrulayın.

Muhasebe yazılımı ve e-Fatura entegrasyonu Ocak ayında nasıl test edilir?

e-Fatura entegrasyon testi, tarih, seri-sıra, vergi alanları, imza, XML ve GİB yanıtının baştan sona kontrol edilmesidir. Sadece faturanın muhasebe programında oluşması yeterli değildir.

Yeni yıl tarihini bilgisayar, sunucu ve muhasebe yazılımında karşılaştırın. Saat dilimi veya sunucu tarihi hatası, belge zaman bilgisini ve günlük raporlarını etkileyebilir.

Seri ve sıra ayarlarını işletmenin mevcut kuralıyla karşılaştırın. Yeni yıl başlangıcında numara akışının nasıl yürütüleceğini mali müşaviriniz ve yazılım sorumlunuzla netleştirin.

Ürün, hizmet, KDV, iskonto, tevkifat ve istisna eşleştirmelerinden birkaç örnek seçin. Hesaplanan tutarı muhasebe fişiyle karşılaştırın. Yuvarlama farklarını ayrıca kayda alın.

Belgenin imzalanması, gönderilmesi, yanıt alınması ve muhasebeye aktarılması aynı testte izlenmelidir. Hata oluştuğunda ekran görüntüsü, belge numarası ve hata metnini destek kaydına ekleyin.

Aynı faturanın iki kez oluşmasını önlemek için sipariş, irsaliye ve fatura bağlantısını kontrol edin. Entegrasyon kesildiğinde kullanıcıların belgeyi manuel yeniden göndermeden önce durum sorgulaması gerekir.

Yazılım sürümü veya GİB bağlantısı değiştiyse testi yenileyin. e-Defter işlemleriyle ortak cari ve tarih alanları kullanılıyorsa, iki sistemdeki temel bilgileri de karşılaştırın.

e-İrsaliye ve diğer e-Belgeler Ocak takvimiyle nasıl eşleştirilir?

e-İrsaliye ve diğer e-Belgeler, işletmenin faaliyetlerine uygulanıyorsa aynı Ocak kontrol takvimine eklenmelidir. Her belge türü için ayrı sorumlu, kullanıcı yetkisi ve teknik akış belirleyin.

e-İrsaliye kullanan işletmeler, sevk öncesi belge akışını, araç ve teslim bilgilerini kontrol etmelidir. Fatura ile irsaliye arasındaki tarih, miktar ve cari bağlantısı ayrıca karşılaştırılmalıdır.

e-SMM kullanan meslek mensupları, müşteri bilgileri, hizmet açıklaması ve tahsilat kayıtlarını inceler. e-MM kullanan işletmeler ise müstahsil bilgileri ve işlem dayanaklarını kendi süreçleriyle doğrular.

Her işletmenin bütün e-belge türlerini kullanması gerekmez. Faaliyetinizle ilgisi olmayan satırları kontrol listesinde pasif olarak işaretleyin; boş bırakmak yerine neden uygulanmadığını yazın.

e-İrsaliye sürecini ayrıca inceleyin ve fatura takviminizle sevk takviminizi aynı dosyada izleyin. Had, kapsam veya tarih değişikliklerinde güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Küçük işletme sahibi Ocak e-Fatura kontrolünü nasıl belgelemeli?

Küçük işletme sahibi, Ocak e-Fatura kontrolünü günlük işlemlerden ayrı kısa bir kayıtla belgelemelidir. Böylece işletme sahibi ve mali müşavir, hangi adımın ne zaman tamamlandığını görebilir.

Örneğin bir kafe sahibi, önce kahve ve gıda tedarikçilerinin gelen e-Faturalarını listeler. Her belgenin cari kartını, tutarını ve muhasebeye aktarılıp aktarılmadığını kontrol eder.

Aynı kafe, kurumsal müşterilerine düzenlediği giden faturaları ayrıca inceler. Alıcının e-Fatura kayıt durumu, senaryo, e-posta veya posta kutusu ve gönderim sonucu karşılaştırılır.

İşletme sahibi daha sonra kontör hareketini kontrol eder. Gelen ve giden her belgenin bir kontör düşürdüğünü bilerek, yalnızca kasa satışlarını değil tedarikçi belgelerini de hesaba katar.

Son adımda mühür veya e-imza ile bir belge akışı test edilir. Gerçek müşteriye yanlış belge göndermemek için taslak veya güvenli test yöntemi kullanılır; sonuç mali müşavire iletilir.

Bu yöntem, şubesi olmayan ve az sayıda kullanıcıyla çalışan işletmeler için uygundur. Şubeli, yoğun veya çok kullanıcılı işletmelerde görev dağılımı ve günlük durum raporu ayrıca kurulmalıdır.

Kontrol kaydında tarih, belge türü, hata, sorumlu ve çözüm alanları bulunmalıdır. Hata düzeltilmeden belgeyi yeniden göndermek, çift kayıt veya çift belge riskini artırabilir.

Ocak ayında e-Fatura hataları nasıl önlenir ve düzeltilir?

Ocak ayı e-Fatura hataları, gönderimden önce alan doğrulama ve gönderimden sonra durum takibiyle önlenir. Hata görüldüğünde yeni belge göndermeden önce ilk belgenin durumunu sorgulayın.

En sık sorunlar yanlış alıcı numarası, hatalı senaryo, geçersiz imza, eksik vergi alanı ve entegrasyon bağlantısıdır. Her hata için tek bir çözüm uygulamak yerine hata metnini sınıflandırın.

Alıcı bilgisi hatalıysa cari kartı düzeltin ve belgenin mevcut durumunu inceleyin. Belge reddedilmiş veya teknik olarak oluşmamış olabilir; iptal, düzeltme veya yeniden düzenleme yöntemi aynı değildir.

Vergi, istisna veya tevkifat alanı hatalıysa mali müşavirinizden işlem türüne uygun yöntem isteyin. Belgeyi silmek, yeniden göndermek veya düzeltme belgesi düzenlemek mevzuata göre değişebilir.

Teknik hata için belge numarası, zaman, kullanıcı, ekran ve hata kodunu kaydedin. Destek kaydında kişisel şifre veya mali mühür PIN'i paylaşmayın. Yalnızca gerekli teknik çıktıları gönderin.

GİB veya hizmet sağlayıcı kaynaklı geçici kesintilerde aynı belgeyi art arda göndermeyin. Önce durum sorgulayın, sonra duyuru ve destek kanalındaki yönlendirmeyi uygulayın.

Ceza, süre veya zorunluluk hakkında rakam vermek yerine güncel kaynağa bakın. Mevzuat tutarları yıllık güncellenebilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yıl başı e-Fatura kayıtları nasıl arşivlenir ve raporlanır?

Yıl başı e-Fatura kayıtları, belge dosyası, işlem durumu, muhasebe bağlantısı ve kontrol kanıtıyla birlikte arşivlenmelidir. Sadece PDF saklamak, elektronik belgenin bütün teknik izlerini korumayabilir.

Belgenin XML veya sistemdeki asıl elektronik kaydı, görüntüsü ve gönderim yanıtını aynı klasör veya kayıt altında ilişkilendirin. Dosya adında belge numarası ve tarih kullanmak aramayı hızlandırır.

Gelen belgelerde tedarikçi, belge tarihi, toplam tutar ve muhasebe fişi bağlantısı bulunmalıdır. Giden belgelerde alıcı, senaryo, gönderim sonucu ve varsa yanıt bilgisi ayrıca izlenmelidir.

Arşiv erişimini en az iki görevliyle periyodik olarak deneyin. Yetkili personel belgeyi bulabiliyor, görüntüleyebiliyor ve gerektiğinde indirebiliyorsa arşiv süreci pratikte çalışıyor demektir.

Yedekleme yapıyorsanız dosyaların bütünlüğünü ve geri yükleme prosedürünü test edin. Yedek var demek yeterli değildir; seçilen bir Ocak kaydının gerçekten açılabildiğini doğrulayın.

10 yıllık saklama bilgisi sunuluyorsa, bunun hangi belge türlerini ve hangi hizmet koşullarını kapsadığını panelden kontrol edin. Yasal saklama sorumluluğu konusunda güncel mevzuat ve mali müşavir görüşü esastır.

Raporu ay sonunda değil, ilk hafta ve ay sonunda alın. İlk rapor teknik sorunları, son rapor ise eksik muhasebe aktarımı ve bekleyen yanıtları göstermelidir.

Yıl başı e-fatura kontrolünde mali müşavirle hangi bilgiler paylaşılır?

Yıl başı e-fatura kontrolünde mali müşavire, yalnızca sonuç değil dayanak kayıtları da paylaşılmalıdır. Kullanıcı listesi, bekleyen belge raporu, hata kaydı ve mevzuat değerlendirmesi birlikte sunulmalıdır.

İlk paylaşımda işletmenin aktif e-belge türlerini ve değişen faaliyetlerini yazın. Yeni şube, yeni satış kanalı, farklı müşteri profili veya yeni tedarikçi yapısı varsa belirtin.

İkinci paylaşımda gelen ve giden belge sayılarını dönemsel olarak gösterin. Kontör planının hangi varsayımlara dayandığını açıklayın. Böylece düşük bakiye veya gereksiz tüketim daha erken fark edilir.

Üçüncü paylaşımda senaryo ve cari kart kontrollerinin sonucunu gönderin. İstisna, tevkifat, ihracat veya özel işlem içeren belgeleri ayrıca işaretleyin.

Dördüncü paylaşımda teknik hata kayıtlarını ve alınan destek yanıtlarını ekleyin. Mali müşavir, teknik sorunu mevzuat hatasından ayırarak uygulanacak düzeltme yolunu değerlendirebilir.

Her konuda yalnızca eski bir e-posta veya forum yorumuna güvenmeyin. Tebliğ, kılavuz, GİB duyurusu ve işletmeye özel mali müşavir görüşü arasında güncel olanı esas alın.

Paylaşım dosyasında şifre, PIN, özel anahtar veya gereksiz kişisel veri bulunmamalıdır. Belgeleri güvenli kanal üzerinden iletin ve erişebilen kişileri işletme içinde sınırlayın.

Özet: 5 maddede yıl başı e-Fatura kontrolü

Özet: 5 maddede yıl başı e-Fatura kontrolü, Ocak ayındaki ilk belgeyi göndermeden önce bütün temel riskleri kapsar. Her maddeyi sorumlu ve tarih bilgisiyle tamamlayın.

Kontrol listesi, küçük işletmede tek sayfa olabilir. Çok kullanıcılı işletmede ise kullanıcı, belge türü, şube ve hata durumuna göre ayrılmalıdır.

• Kullanıcı, yetki, mali mühür veya e-imza erişimini Ocak başında doğrulayın.
• GİB veya özel entegratör hesabında işletme, posta kutusu ve bağlantı bilgilerini karşılaştırın.
• Alıcının kayıt durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv senaryosunu güncel kurallarla belirleyin.
• Gelen ve giden belgeleri, kontör tüketimini, bekleyen yanıtları ve arşiv erişimini inceleyin.
• Muhasebe yazılımı, cari kartlar, diğer e-Belgeler ve hata kayıtlarını mali müşavirle eşleştirin.

Bu beş madde, bütün işletmelerde aynı ayrıntıyla uygulanmayabilir. Kullanılmayan belge türlerini işaretleyin; kullanılan türlerde sorumlu kişiyi ve tamamlanma kanıtını mutlaka yazın.

Bir belge gönderilemediğinde rastgele yeniden gönderim yapmayın. Önce durum sorgulayın, hata kaydını alın ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-belgelerde geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ayrıntılar için paket seçeneklerini inceleyebilirsiniz.

Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini işletmenizin ihtiyacına göre değerlendirebilirsiniz.