Sektörel · 12 dk okuma · 10 Eylül 2026 · Güncelleme 9 Eylül 2026

Restoran e-Arşiv Fatura Kuralları: Sık Yapılan Hatalar

Restoran e-arşiv fatura düzenleme, müşteri türü, paket servis, iptal, saklama ve gün sonu kontrolünü somut örneklerle açıklar.

efaturakontor.com Editör Ekibie-Fatura & kontör uzmanlığı · İçerik mevzuat değişikliklerine göre güncellenir
Kısa cevap

Restoran e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen faturadır; ancak her masa hesabı otomatik olarak e-Arşiv faturaya dönüşmez. Belge seçimi, müşterinin statüsüne, fatura talebine, satış kanalına ve işletmenin güncel GİB yükümlülüklerine göre yapılır.

Restoran e-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen faturadır; ancak her masa hesabı otomatik olarak e-Arşiv faturaya dönüşmez. Belge seçimi, müşterinin statüsüne, fatura talebine, satış kanalına ve işletmenin güncel GİB yükümlülüklerine göre yapılır.

Bu rehber, restoran sahibi, şube yöneticisi, kasa sorumlusu ve mali müşavir çalışanları için hazırlanmıştır. Fiş ile fatura ayrımını, e-Fatura kayıtlı müşteriye uygulanacak süreci, paket servis belgelerini, iptal ve iade adımlarını somut örneklerle açıklar.

Restoran e-Arşiv Fatura Nedir ve Ne Zaman Kullanılır?

Restoran e-arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için elektronik biçimde oluşturulan ve saklanan faturadır. Restoranın fatura düzenlemesi gereken bir satışında, alıcının e-Fatura sistemindeki durumu kontrol edilir. Alıcı kayıtlı değilse, şartlar uygunsa e-Arşiv fatura düzenlenir.

e-Arşiv fatura, faturanın elektronik ortamda oluşturulup alıcıya iletildiği ve elektronik olarak saklandığı belge türü demektir. Bu belge, basılı faturanın yalnızca PDF görüntüsü değildir. Belgenin elektronik verisi, doğrulama bilgileri ve sistem kayıtları birlikte değerlendirilir.

Restoranın faaliyet göstermesi, tek başına bütün satışlarda e-Arşiv fatura kesileceği anlamına gelmez. Tüketiciye yapılan bazı perakende satışlarda mevzuata uygun mali fiş kullanılabilir. Fatura talebi, ticari alıcı bilgisi veya özel bir düzenleme varsa belge türü yeniden belirlenir.

Bir restoran e-Arşiv faturayı doğru kullanmak için önce kendi e-belge kapsamını bilmelidir. İşletmenin e-Fatura veya e-Arşiv uygulamasına hangi yöntemle dahil olduğu, portal ya da entegrasyon kullandığı ve satış kanalının yapısı birlikte incelenmelidir.

Şube sayısı, paket servis hacmi ve müşteri profili bu kararı etkileyebilir. Faaliyetinin e-belge boyutunu görmek isteyen işletmeler, restoran sektörü için hazırlanan uygulama notlarını inceleyebilir. Güncel kapsam için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Restoran Müşterisine Fiş mi, e-Arşiv Fatura mı Kesilir?

Restoran müşterisine fiş veya e-Arşiv fatura kesileceği, satışın niteliğine ve müşterinin fatura isteğine göre belirlenir. Fatura düzenlenmesi gerekmeyen olağan perakende satışta uygun mali fiş kullanılabilir. Fatura gerekiyorsa veya müşteri talep ediyorsa, doğru alıcı bilgileriyle fatura süreci işletilir.

Son tüketici, işletme adına belge istemeyen gerçek kişidir. Bu müşteriye yapılan masa satışı, güncel mali belge kurallarına göre fişle sonuçlanabilir. Ancak müşteri fatura talep ederse ad, soyad, adres ve gerekli kimlik bilgileri doğru alınmalıdır. Eksik bilgiyle oluşturulan belge sonradan sorun çıkarabilir.

Ticari müşteri adına yapılan satışta VKN, unvan ve adres bilgileri önem taşır. Müşterinin e-Fatura kayıtlı olup olmadığı ayrıca sorgulanmalıdır. Kayıtlı müşteri için e-Fatura, kayıtlı olmayan müşteri için şartlara uygun e-Arşiv fatura akışı gündeme gelir.

Örneğin sekiz masalı bir kafenin müşterisi, şirket toplantısı için toplu yemek alıp vergi kimlik bilgilerini paylaşabilir. Kasa görevlisi bu bilgileri sipariş notundan değil, doğrulanmış müşteri kaydından almalıdır. Müşterinin e-Fatura durumu kontrol edilmeden belge gönderilmemelidir.

Yanlış: Kartla ödeme yapan herkese otomatik e-Arşiv fatura kesmek gerekir. Doğru: Kart slipi ödeme kanıtıdır; fatura veya mali fiş yerine geçmez. Belge türü, satış ve alıcı bilgileri üzerinden seçilir.

Fatura ile fiş arasındaki ayrım, yalnızca müşterinin ödeme yöntemine bağlı değildir. Nakit, kart, yemek kartı veya çevrim içi ödeme kullanılması belge seçimini tek başına değiştirmez. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura Mükellefi Restoran Hangi Belgeyi Düzenler?

e-Fatura mükellefi bir restoran, e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Arşiv fatura yerine e-Fatura düzenler. Alıcının vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasıyla sorgulanması, yanlış belge gönderme riskini azaltır.

Alıcı bir şirket olabilir, fakat e-Fatura sistemine kayıtlı olmayabilir. Bu durumda restoranın kendi e-belge yükümlülüğü ve satışın niteliği dikkate alınarak e-Arşiv fatura düzenlenebilir. Şirket unvanının bulunması, müşterinin otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez.

Kasa ekranında yalnızca müşteri unvanına bakmak yeterli değildir. Kullanıcının VKN veya TCKN bilgisi, e-belge kayıt durumu ve fatura adresi kontrol edilmelidir. Özellikle zincir restoranlarda benzer unvanlı şirketler bulunduğundan, kayıt bilgileri iki kez doğrulanmalıdır.

e-Fatura, göndericinin ve alıcının sistemleri arasında elektronik belge akışını sağlar. e-Fatura uygulamasının temel işleyişini inceleyen restoranlar, e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki alıcı statüsü farkını daha kolay ayırabilir.

Alıcı bilgisi satış anında net değilse belgeyi rastgele bilgilerle tamamlamak yerine müşteriden doğrulama istenmelidir. Sistem erişimi geçici olarak sorunluysa kayıt altına alınan sipariş bilgileri, sonradan düzeltme yapılacağı varsayımıyla değil, mevzuata uygun prosedürle yönetilmelidir.

Belge türü konusunda tereddüt oluştuğunda restoran çalışanı kendi yorumuyla seçim yapmamalıdır. İşletmenin yazılı kasa prosedürü olmalı, sorumlu kişi belirlenmeli ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Restoran e-Arşiv Fatura Kesme Süreci Nasıl İşler?

Restoran e-Arşiv fatura kesme süreci, alıcı kontrolü, fatura bilgilerinin girişi, belgenin onaylanması, gönderilmesi ve saklanması adımlarından oluşur. Kasa veya muhasebe personeli her adımı aynı sırayla uygulamalıdır.

Yoğun servis saatlerinde hız önemli olsa da eksik alıcı bilgisiyle belge oluşturmak daha büyük sorun yaratır. Bu nedenle restoran, masa hesabı kapanmadan önce fatura isteğini ve alıcının belge türünü netleştiren kısa bir kontrol adımı kullanmalıdır.

  1. Önce müşterinin fiş mi, fatura mı istediğini ve alıcı türünü belirleyin.
  2. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini, unvanını ve fatura adresini doğrulayın.
  3. Masa, paket servis veya çevrim içi sipariş kalemlerini ürün ve hizmet açıklamalarıyla sisteme girin.
  4. Vergi matrahını, uygulanan vergi oranını, indirimleri ve genel toplamı sipariş kaydıyla karşılaştırın.
  5. Belge tarihini, seri veya sıra numarasını ve ödeme bilgisini onaylamadan önce yeniden kontrol edin.
  6. Belgeyi portal ya da entegrasyon üzerinden gönderin, oluşan durum bilgisini kontrol edin ve elektronik kaydı saklayın.

Gönderimden sonra yalnızca müşteriye e-posta gitmesine bakmayın. Belgenin sistemde oluşturulduğunu, gönderim veya raporlama durumunun tamamlandığını ve arşivde açılabildiğini kontrol edin. Hata mesajı varsa ekran görüntüsü almak yerine hata kaydını ve belge numarasını saklayın.

Bu süreçte görev ayrımı da önemlidir. Kasa personeli alıcı ve sipariş bilgilerini girerken, muhasebe sorumlusu gün sonunda belge toplamlarını ve iptal kayıtlarını kontrol edebilir. Kullanılan e-Arşiv fatura çözümünün ekran adımları değişse bile kontrol mantığı aynı kalır.

Restoran e-Arşiv Faturada Hangi Bilgiler Bulunur?

Restoran e-Arşiv faturada satıcı, alıcı, belge, satış kalemi, vergi ve toplam tutar bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. Zorunlu alanlar, alıcının türüne ve güncel teknik kurallara göre değişebilir. Sistem uyarıları dikkate alınmadan belge onaylanmamalıdır.

Bir restoran faturayı yalnızca toplam tutarı yazarak tamamlayamaz. Yemek, içecek, servis veya paketleme bedeli gibi kalemlerin işletmenin muhasebe düzenine uygun açıklanması gerekir. İndirim varsa indirim öncesi tutar, indirim tutarı ve net hesaplama birbiriyle tutarlı olmalıdır.

Kontrol alanıRestoran için kontrol noktası
Satıcı bilgileriUnvan, vergi kimlik bilgisi, adres ve belgeyi düzenleyen şube bilgisi doğru olmalıdır.
Alıcı bilgileriUnvan, VKN veya TCKN, adres ve gerekiyorsa e-posta bilgisi müşteriden doğrulanmalıdır.
Belge bilgileriFatura numarası, düzenleme tarihi ve belge türü sipariş kaydıyla uyumlu olmalıdır.
Satış kalemleriYemek, içecek, servis veya diğer kalemler miktar ve birim bilgileriyle açıklanmalıdır.
Vergi hesaplamasıMatrah, uygulanan oran, hesaplanan vergi ve indirim tutarları sistemde tutarlı görünmelidir.
Genel toplamÖdenecek toplam, kasa kaydı ve müşterinin ödediği tutarla karşılaştırılmalıdır.

Alıcı gerçek kişiyse istenen kimlik ve iletişim bilgileri müşteriden alınmalıdır. Bilinmeyen alanlara tahmini değer yazmak, müşterinin daha sonra belgeyi kullanamamasına yol açabilir. Özellikle kurumsal yemeklerde fatura adresi, teslimat adresinden farklı olabilir.

Faturadaki bilgi, muhasebe kaydı ve sipariş sistemi arasında aynı olmalıdır. Yanlış: Ekranda görünen PDF doğruysa veri kontrolüne gerek yoktur. Doğru: PDF görüntüsüyle birlikte elektronik belge kaydı, numara, tarih ve hesaplama doğrulanmalıdır.

Paket Servis ve Online Siparişte e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?

Paket servis ve online siparişte e-Arşiv fatura, satışın kimin tarafından yapıldığı ve alıcı bilgilerinin nasıl aktarıldığı belirlenerek kesilir. Sipariş platformu yalnızca aracılık ediyorsa, restoranın müşteriye düzenleyeceği belge akışı ayrıca takip edilir.

Platformdan gelen sipariş kaydı, her zaman fatura için yeterli müşteri bilgisi taşımaz. Restoran; sipariş numarası, müşteri adı, fatura adresi, vergi bilgisi, ürün kalemleri ve ödeme tutarını kendi sistemine aktarırken alanların boş kalıp kalmadığını kontrol etmelidir.

Platform restoran adına belge düzenlemiyor, yalnızca siparişi iletiyorsa restoran kendi satış belgesini oluşturur. Platformun satıcı veya tahsilat akışındaki rolü farklıysa belge düzenleme sorumluluğu değişebilir. Bu ayrım, sözleşme ve platformun güncel fatura iş akışı incelenerek belirlenmelidir.

Komisyon faturası ile müşteriye yapılan yemek satışının faturası aynı belge değildir. Platformun restorana kestiği komisyon belgesi ayrı kaydedilir. Müşteriye düzenlenen e-Arşiv fatura ise siparişin gerçek alıcısı, ürünleri ve toplam bedeli üzerinden hazırlanır.

Teslimat adresiyle fatura adresini otomatik olarak aynı kabul etmeyin. Müşteri şirket adına fatura istiyorsa şirket bilgileri ayrıca doğrulanmalıdır. TCKN bilinmiyorsa rastgele bir kimlik numarası yazmak yerine, mevzuata ve sistemin izin verdiği bilgi akışına göre hareket edin.

Yemek teslimatı tek başına her restoranı e-İrsaliye kapsamına sokmaz. Mal hareketi veya işletmenin özel yükümlülüğü varsa ayrıca değerlendirme yapılır. Bu ayrım için e-İrsaliye kapsamındaki temel adımları inceleyin ve güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Restoran e-Arşiv Faturada İptal ve İade Nasıl Yapılır?

Restoran e-Arşiv faturada iptal veya iade işlemi, belgenin durumuna, alıcının statüsüne ve yürürlükteki elektronik belge akışına göre yapılır. Faturayı sistemden silmek veya yeni bir belgeyle eski kaydı görünmez kılmak geçerli bir kontrol yöntemi değildir.

Belge henüz tamamlanmamışsa taslak düzeltilebilir. Belge onaylanıp gönderildiyse ilgili iptal, itiraz veya düzeltme ekranı kullanılmalıdır. Sistem, alıcı onayı ya da belirli bir işlem süresi gerektiriyorsa bu şartlar yerine getirilmeden işlem sonuçlanmış sayılmamalıdır.

Restoran müşterisi siparişi iade ettiğinde, satışın niteliği ve alıcının belge durumu incelenir. Ticari alıcıyla yapılan mal veya hizmet iadesinde uygun iade belgesi gündeme gelebilir. Son tüketici işlemlerinde ise işletmenin mali müşaviri ve kullanılan sistemin iade akışı izlenmelidir.

Yanlış: Müşteri yemeği beğenmediğinde düzenlenen faturayı silip aynı numarayı yeniden kullanmak. Doğru: Belge durumunu kontrol edip, iptal veya iade için sistemin ve mevzuatın öngördüğü kayıtlı yöntemi uygulamak.

İptal edilen belgeye ilişkin kayıt, belge numarası, iptal nedeni, tarih ve varsa müşteri iletişimi saklanmalıdır. Kasa iadesi, POS iadesi ve fatura düzeltmesi aynı anda eşleştirilmezse gün sonunda satış toplamı ile muhasebe kaydı arasında fark oluşur.

İptal ve iade konusunda sabit süre veya tutar söylemek yerine güncel uygulama takip edilmelidir. Çünkü teknik akışlar değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; sistemdeki iptal durumunu ayrıca doğrulayın.

Restoran e-Arşiv Fatura Kontrolü ve Gün Sonu Mutabakatı Nasıl Yapılır?

Restoran e-Arşiv fatura kontrolü, gün içindeki satış kayıtlarının kasa, POS, sipariş platformu ve elektronik belge listesiyle karşılaştırılmasıdır. Bu işlem, yalnızca toplam tutarı kontrol etmekten ibaret değildir; eksik, çift veya hatalı belgelere de bakılmalıdır.

Gün sonu kontrolünü aynı kişi yapıyorsa ikinci bir göz mekanizması kurun. Şube müdürü satış özetini, muhasebe sorumlusu belge durumunu, kasa sorumlusu ise ödeme kayıtlarını inceleyebilir. Böylece tek ekrandaki yanlış veri fark edilmeden kapanışa taşınmaz.

  • Günlük kasa veya Z raporu toplamını, fatura ve fiş kayıtlarıyla karşılaştırın.
  • POS ve yemek kartı tahsilatlarını, sipariş platformlarının ödeme raporlarıyla ayrı ayrı eşleştirin.
  • Gönderilemeyen, taslakta kalan, iptal edilen ve mükerrer görünen belgeleri listeleyin.
  • Fatura isteyen müşterilerin alıcı bilgilerini ve belge türünü yeniden kontrol edin.
  • Komisyon, indirim, servis bedeli ve iade tutarlarının satış toplamına doğru yansıdığını inceleyin.
  • Gün sonu farklarını belge numarası, sipariş numarası ve sorumlu personel bilgisiyle kayıt altına alın.

Örneğin yoğun paket servis yapan küçük bir restoran, platform raporunu doğrudan ciro kabul ederse komisyonu satıştan yanlış düşebilir. Satış bedeli, platform komisyonu ve restorana aktarılan net ödeme ayrı satırlarda izlenmelidir.

Bu kontrol, vergi beyannamesinin veya muhasebe kayıtlarının yerine geçmez. Amacı, hatayı erken bulmaktır. Farkın nedeni bulunamıyorsa belgeyi rastgele düzeltmek yerine sipariş kaydı, ödeme hareketi ve e-belge durumunu birlikte inceleyin.

Restoranların e-Arşiv Fatura Saklama Yükümlülüğü Nedir?

Restoranlar e-Arşiv faturaları, elektronik bütünlüğü korunmuş ve gerektiğinde erişilebilir biçimde saklamalıdır. Saklama, yalnızca müşteriye gönderilen PDF dosyasını bilgisayarda tutmak anlamına gelmez; asıl elektronik kayıt ve doğrulama bilgileri de korunmalıdır.

Belgenin görüntülenebilir olması önemlidir, fakat PDF her durumda elektronik belgenin tek başına aslı değildir. Kullanılan sistemden orijinal veri, belge numarası, tarih, gönderim durumu ve ilgili rapor kayıtlarının indirilebildiği kontrol edilmelidir.

Şubeli restoranlarda arşiv klasörleri şube, tarih ve belge numarasıyla düzenlenebilir. Dosya adlarında müşteri adını kullanmak yerine erişim yetkilerini sınırlayan bir yapı tercih edilmelidir. Kişisel veriler içeren belgeler, tüm çalışanların açık erişimine bırakılmamalıdır.

Yedekleme planı oluştururken tek bilgisayara veya tek e-posta hesabına güvenmeyin. Yetkili kullanıcılar, parola değişimi, erişim logları, düzenli dışa aktarma ve geri yükleme testi belirli aralıklarla uygulanmalıdır. Sistem sağlayıcısının saklama ve dışa aktarma koşulları da sözleşmeden okunmalıdır.

İşletme portal veya entegratör değiştirdiğinde eski belgelere erişim kesilmemelidir. Geçiş öncesinde belge arşivi, kullanıcı yetkileri, rapor kayıtları ve açık işlemler listelenmelidir. Saklama süresi konusunda mevzuat değişikliklerini ve güncel GİB duyurusunu mali müşavirinizle birlikte kontrol edin.

Denetim sırasında belgenin bulunabilmesi kadar, belgenin değiştirilmediğinin ve hangi işlemden geçtiğinin gösterilebilmesi de önemlidir. Bu nedenle arşiv planına yalnızca depolama değil, arama, erişim ve kayıt bütünlüğü prosedürü de eklenmelidir.

Restoran e-Arşiv Fatura Hataları Nelerdir?

Restoran e-Arşiv fatura hatalarının başında yanlış belge türü, eksik alıcı bilgisi, hatalı tarih, mükerrer belge ve kasa toplamıyla uyuşmayan tutar gelir. Hatalar genellikle yoğun servis sırasında müşteri statüsü ve sipariş bilgilerinin atlanmasıyla oluşur.

İlk hata, e-Fatura kayıtlı müşteriye e-Arşiv fatura göndermektir. İkinci hata, e-Fatura kullanıcısı olmayan şirketi yalnızca unvanından dolayı e-Fatura alıcısı sanmaktır. Her iki durumda da VKN veya TCKN ile kayıt durumu kontrol edilmelidir.

Bir başka hata, paket servis platformundaki sipariş numarasını fatura numarası yerine kullanmaktır. Sipariş numarası ticari operasyon kaydıdır; elektronik belgenin kendi numarası ayrıca oluşur. İki numaranın eşleştirilmesi, denetim ve iade takibini kolaylaştırır.

Yanlış: Farklı vergi uygulanan yemek ve içecek kalemlerini tek satırda, açıklamasız toplam olarak göstermek. Doğru: İşletmenin muhasebe planına ve güncel vergi kurallarına uygun kalemleri ayrı izlemek, hesaplamayı belge öncesinde doğrulamak.

Tarih ve adres hataları da sık görülür. Sipariş tarihi ile fatura düzenleme tarihi her zaman aynı olmak zorunda olmayabilir; fakat belge tarihi mevzuata uygun seçilmelidir. Teslimat adresi, fatura adresi ve şube adresi karıştırılmamalıdır.

Hata fark edildiğinde yeni bir fatura kesmek her zaman çözüm değildir. Belgenin taslak, gönderilmiş, iptal edilmiş veya iade edilmiş durumunu inceleyin. Düzeltme yöntemini seçerken güncel GİB teknik açıklamalarını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini esas alın.

Restoran İçin e-Arşiv Fatura Portalı ve Entegrasyon Nasıl Seçilir?

Restoran için e-Arşiv fatura portalı veya entegrasyon seçimi, aylık belge hacmi, şube sayısı, POS bağlantısı, online sipariş kanalları ve kullanıcı sayısına göre yapılır. Tek şubeli düşük hacimli işletme ile çok şubeli zincirin ihtiyaçları aynı değildir.

Portal yöntemi, belgeleri uygulamanın ekranından manuel oluşturmayı gerektirir. Bu yöntem, belge sayısı düşük ve sipariş akışı basit işletmelerde yönetilebilir. Ancak kasa ile sistem arasında otomatik veri aktarımı yoksa personelin alıcı ve kalem bilgilerini tekrar girmesi gerekir.

Entegrasyon yöntemi, POS, restoran otomasyonu, muhasebe yazılımı veya sipariş platformundan veri aktarabilir. Buna rağmen otomatik aktarım hatasızlık garantisi vermez. Yanlış ürün kodu, eksik VKN, hatalı vergi ayarı veya kopan bağlantı yine kontrol edilmelidir.

Seçim yaparken şu özellikleri somut biçimde sorun: Şube bazlı seri yönetimi var mı, kullanıcı rolleri tanımlanabiliyor mu, gönderim durumu izlenebiliyor mu, iptal ve iade kayıtları raporlanabiliyor mu, veriler dışa aktarılabiliyor mu?

Uzman notu: Restoran otomasyonunu e-belge sistemine bağlamadan önce gerçek bir siparişle test faturası oluşturun; alıcı statüsü, vergi hesaplaması, belge numarası ve arşiv kaydı birlikte doğrulanmadan canlı kullanıma geçmeyin.

Personel eğitimi de teknik seçim kadar önemlidir. Kasa görevlisi fatura talebini kaydetmeli, muhasebe sorumlusu belge durumunu incelemeli ve yöneticinin raporlara erişimi bulunmalıdır. Sık sorulan teknik konular için e-belge SSS sayfasını kullanabilir, tereddüt halinde güncel GİB duyurusunu kontrol edebilirsiniz.

Özet: 5 Maddede Restoran e-Arşiv Fatura

Restoran e-Arşiv fatura sürecinin doğru yönetimi, doğru belge türünü seçmeye ve satış kaydını elektronik belgeyle eşleştirmeye dayanır. Aşağıdaki beş madde, kasa personelinin ve işletme yöneticisinin günlük uygulamada izlemesi gereken temel çerçeveyi özetler.

Bu maddeler, her restoranın aynı belgeyi kullanacağı anlamına gelmez. İşletmenin e-belge kapsamı, müşterinin kayıt durumu, satış kanalı ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir. Özellikle özel durumlarda mali müşavir onayı alınmalıdır.

  • Belge türünü müşteri statüsüne göre seçin: e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan ve şartları uygun alıcıya e-Arşiv fatura düzenlenir; fatura gerekmeyen perakende satışta uygun mali fiş kullanılabilir.
  • Alıcı bilgilerini doğrulayın: VKN veya TCKN, unvan, adres ve gerekiyorsa iletişim bilgileri müşteriden alınmalı; tahmini, eski veya başka şirkete ait bilgilerle belge oluşturulmamalıdır.
  • Paket servisi ayrı takip edin: Platform komisyonu, müşteriye yapılan satış, ödeme raporu, teslimat adresi ve fatura adresi birbirine karıştırılmamalı; platformun sözleşmedeki belge rolü incelenmelidir.
  • İptal ve iadeyi kayıtlı yöntemle yönetin: Gönderilmiş faturayı silmek yerine sistemdeki iptal, itiraz veya iade akışını kullanın; kasa iadesiyle elektronik belge durumunu birlikte kontrol edin.
  • Gün sonu ve arşiv kontrolü yapın: Kasa, POS, sipariş platformu ve e-belge listelerini karşılaştırın; elektronik asıl kaydı, gönderim durumunu ve erişilebilir arşivi mevzuata uygun biçimde koruyun.

Bu beş adım, restoranın günlük operasyonunda hata ihtimalini azaltır; fakat mevzuat yorumunun yerini tutmaz. Hadler, istisnalar, teknik raporlama ve belge süreleri değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İhtiyacınız oluştuğunda efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini (100'den 500.000 kontöre) ve ücretsiz e-fatura portalını inceleyebilirsiniz. Paketlerde Sovos altyapısına aynı gün tanımlama, 10 yıl güvenli saklama ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Seçimden önce işletmenizin güncel GİB kapsamını ve mali müşavirinizin önerisini kontrol edin.

Sık Sorulan Sorular

Restoran her satışta e-Arşiv fatura kesmek zorunda mı?

Hayır. Restoranın her satışta e-Arşiv fatura kesip kesmeyeceği, satışın niteliğine, işletmenin e-belge kapsamına ve müşterinin fatura talebine bağlıdır. Fatura gerekmeyen perakende satışlarda uygun mali fiş kullanılabilir. Müşteri fatura istiyorsa alıcı bilgileri alınmalı ve müşterinin e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmelidir. Güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

e-Fatura mükellefi olan restoran müşterisine hangi belge düzenlenir?

e-Fatura sistemine kayıtlı bir restoran müşterisine kural olarak e-Arşiv fatura değil, e-Fatura düzenlenir. Müşterinin yalnızca şirket unvanına bakılarak karar verilmemelidir. VKN veya TCKN üzerinden kayıt durumu, unvan ve adres doğrulanmalıdır. Alıcı kaydı konusunda tereddüt varsa belge gönderilmeden önce kullanılan sistemin sorgulaması ve mali müşavirin yönlendirmesi kontrol edilmelidir.

Paket servis siparişlerinde e-Arşiv fatura nasıl hazırlanır?

Önce siparişi alan platformun yalnızca aracılık mı yaptığı, yoksa satış ve belge akışında farklı bir rol mü üstlendiği belirlenmelidir. Platform yalnızca sipariş aktarıyorsa restoran, müşterinin alıcı bilgileriyle kendi belgesini düzenler. Sipariş numarası, fatura numarasının yerine geçmez. Komisyon faturası da müşteriye düzenlenen satış faturasından ayrı izlenmelidir.

Restoran e-Arşiv faturası nasıl iptal edilir?

İptal işlemi, faturanın taslak, onaylanmış veya gönderilmiş durumuna göre kullanılan portal ya da entegrasyondaki ilgili akıştan başlatılır. Gönderilmiş belgeyi silmek veya aynı numarayla yeniden oluşturmak doğru değildir. İade gerçekleştiyse alıcının statüsü ve satışın niteliğine uygun iade yöntemi uygulanmalıdır. İşlem nedeni, tarih ve ilgili kasa kaydı birlikte saklanmalıdır.

Restoran e-Arşiv faturaları nasıl saklanmalıdır?

e-Arşiv faturalar, elektronik bütünlüğü korunmuş asıl kayıtlarıyla ve gerektiğinde erişilebilir biçimde saklanmalıdır. Yalnızca müşteriye gönderilen PDF dosyasına güvenmek yeterli olmayabilir. Belge verisi, numara, tarih, gönderim durumu ve ilgili rapor kayıtları korunmalıdır. Şube bazlı arşiv, sınırlı kullanıcı erişimi, yedekleme ve dışa aktarma planı oluşturulmalıdır.

Restoran e-Arşiv fatura hatalarını azaltmak için günlük ne kontrol edilmelidir?

Gün sonunda kasa veya Z raporu, POS tahsilatları, yemek kartı ödemeleri, sipariş platformu raporları ve e-belge listesi karşılaştırılmalıdır. Taslakta kalan, gönderilemeyen, iptal edilen veya mükerrer belgeler ayrıca incelenmelidir. Fatura isteyen müşterilerin alıcı bilgileri kontrol edilmeli, komisyon ve iadeler satış toplamından ayrı izlenmelidir.

Kontöre mi ihtiyacınız var?

Tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör, ücretsiz portal, aynı gün tanımlama. Sovos altyapısı.

Paketleri Gör
WhatsApp Hemen Ara