Pazaryeri Satıcısı e-Arşiv Fatura Kuralları ve Hatalar

Pazaryeri satıcısı için e-Arşiv fatura kuralları, alıcı statüsü, satış tarafı, teslim tarihi, belge bilgileri, iletim ve iade kaydının birlikte kontrol edilmesine dayanır. En sık hatalar, net tahsilatı satış bedeli sanmak ve mükerrer belge oluşturmaktır.

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Belge yetkili yöntemle oluşturulur, alıcıya iletilir, GİB kurallarına göre raporlanır ve saklanır.

Bu rehber, pazaryeri mağazası yöneten işletmeler için alıcı kontrolünü, fatura tarihini ve iade akışını netleştirir. Sipariş, ödeme, kargo ve komisyon kayıtlarını aynı belgeyle karıştırma riskini azaltır.

Ürünün sahibi ve satışın tarafı satıcıysa, ürün veya hizmet bedeli için faturayı satıcı düzenler. Pazaryeri yalnızca aracılık ediyorsa, platformun sipariş ekranı kullanılması bu sorumluluğu kendiliğinden platforma taşımaz.

Pazaryeri kendi adına satış yapan tarafsa, müşteriye düzenlenecek belgenin sorumlusu değişebilir. Mağaza sözleşmesindeki satıcı sıfatı, sipariş ekranındaki fatura bilgisi ve muhasebe kayıtları birlikte incelenmelidir.

Müşteriye kesilen satış faturası ile platformun komisyon faturası farklı ticari işlemlerdir. Aynı siparişte satış geliri, platform hizmeti, kargo bedeli ve iade hareketi ayrı ayrı izlenebilir.

Bu ayrımı kurmadan otomatik fatura ayarı yapmak, hasılatın eksik veya yanlış kaydedilmesine yol açabilir. Özellikle ödeme ekranındaki net tutar, çoğu zaman müşteriye kesilecek satış faturası değildir.

İşletme, bu ayrımı sipariş otomasyonu kurulmadan önce yazılı bir belge matrisiyle tanımlamalıdır. Matris; alıcı türünü, satıcı tarafını, teslim sinyalini ve iade yöntemini ayrı sütunlarda göstermelidir.

Güncel uygulama ayrıntıları için GİB duyurularını ve pazaryeri satıcısı sektör sayfasını birlikte inceleyin. Ürün kategorisi, alıcı statüsü ve satış modeli belge türünü etkileyebilir.

e-Arşiv fatura uygulamasının kapsamını öğrenirken, e-Arşiv Fatura açıklamalarındaki yöntem ayrımını da kontrol edin. Emin olunmayan özel durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura mı, e-Fatura mı düzenlemeli?

Pazaryeri satıcısı, belge türünü önce alıcının e-Fatura uygulamasına kayıt durumuna göre seçmelidir. Kayıtlı mükellefe normal satışta e-Fatura, kayıtlı olmayan işletme veya nihai tüketiciye e-Arşiv fatura gündeme gelir.

Alıcının şirket olması tek başına e-Fatura düzenleneceği anlamına gelmez. Şirketin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, vergi kimlik bilgisi ve sistemdeki güncel alıcı kaydı kontrol edilmelidir.

Nihai tüketiciye yapılan pazaryeri satışlarında çoğunlukla e-Arşiv fatura kullanılır. Ancak işlemin niteliği, özel belge düzeni veya güncel GİB teknik kuralları farklı bir uygulama gerektirebilir.

Platformdan indirilen sipariş dosyasında alıcı türü alanı bulunabilir, fakat bu alan her zaman güncel kayıt yerine geçmez. Vergi kimlik bilgisiyle alıcı sorgusu yapılabiliyorsa, fatura öncesinde bu kontrol kullanılmalıdır.

Kontrolün pratik karşılığı, sipariş tamamlanmadan önce VKN veya TCKN bilgisini sisteme aktarmaktır. Aynı müşteri farklı hesaplarla sipariş verse bile belge türü kullanıcı adına değil, ilgili alıcı kaydına göre belirlenmelidir.

Alıcı bilgisi bulunamıyorsa belgeyi varsayılan e-Arşiv olarak göndermek her durumda güvenli değildir. Özellikle işletme müşterisi fatura bilgilerini sonradan değiştirmek isteyebilir; gönderim öncesi doğrulama bu riski azaltır.

Yanlış: Tüm siparişlere aynı belge türünü otomatik uygulamaktır. Doğru: Alıcı statüsünü sipariş bazında doğrulamak ve gerekiyorsa e-Fatura akışına yönlendirmektir.

Bir alıcının kayıt durumu sonradan değişmişse, eski sipariş ile yeni sipariş aynı kuralla değerlendirilmez. Kararsız durumlarda güncel GİB listesi, teknik kılavuz ve mali müşavir görüşü birlikte dikkate alınmalıdır.

Pazaryeri siparişinde e-Arşiv fatura tarihi nasıl belirlenir?

Pazaryeri siparişinde fatura tarihi, yalnızca sipariş veya ödeme tarihine bakılarak belirlenmez. Malın teslimi ya da hizmetin yapılması ve işlem türüne uygulanan fatura düzenleme süresi esas alınır.

Genel kural olarak fatura, malın teslimi veya hizmetin yapılmasını izleyen yedi gün içinde düzenlenir. Bazı işlemler için özel hükümler bulunabileceğinden güncel GİB duyurusu ve mali müşavir kontrolü gerekir.

Sipariş tarihi, ödeme tarihi, kargo çıkış tarihi ve teslim tarihi farklı olabilir. Satıcı, kendi fatura prosedüründe hangi tarihin teslimi gösterdiğini belgeleyerek sipariş kaydıyla ilişkilendirmelidir.

Uygulamada satıcı, sipariş tablosuna sipariş, ödeme, kargoya verildi, teslim ve fatura zamanlarını ayrı alanlar olarak kaydetmelidir. Böylece otomasyonun hangi olayı kullandığı denetlenebilir.

Tek sipariş iki ayrı kargoyla gönderiliyorsa, teslim ve fatura akışının bölünüp bölünemeyeceği işlem yapısına göre değerlendirilir. Otomasyon, sipariş tamamlandı sinyalini yanlışlıkla kargo çıkışıyla eşleştirmemelidir.

Hizmet satışında kargo teslimi bulunmaz; bu durumda hizmetin tamamlandığı veya sözleşmede belirlenen ifa tarihi önem kazanır. Dijital ürün, abonelik ve ön sipariş modelleri ayrıca incelenmelidir.

Teslim kanıtı bulunmayan veya müşterinin teslim almadığı siparişte otomatik tarih üretmek yerine işlem durumu bekletilmelidir. İptal edilen siparişler, teslim edilmiş satışlarla aynı kural üzerinden faturalandırılmamalıdır.

Yanlış: Ödeme alındığı gün her sipariş için fatura tarihini otomatik oluşturmaktır. Doğru: Teslim veya hizmet tarihini, yasal düzenleme ve platform akışıyla karşılaştırarak fatura tarihini belirlemektir.

Fatura tarihinin geriye veya ileriye taşınması, kayıtların dönemini etkileyebilir. Satış raporu, kargo teslim kaydı ve fatura numarası düzenli eşleştirilerek tarih uyuşmazlığı erken fark edilmelidir.

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv faturasına hangi bilgiler yazılır?

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv faturasında satıcı, alıcı, belge, mal veya hizmet ve vergi bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. Sipariş numarası mevzuattaki fatura alanlarının yerine geçmez; yalnızca eşleştirmeyi destekleyen ek bilgidir.

Satıcı bölümünde işletme unvanı veya adı, adres, vergi kimlik bilgisi ve gerekiyorsa diğer tanımlayıcı bilgiler yer alır. Şahıs işletmelerinde kullanılan ad-soyad ve vergi bilgileri, kayıtlarla uyumlu girilmelidir.

Alıcı bölümünde işletme unvanı, ad-soyad, adres ve gerekli vergi veya kimlik bilgileri işlem türüne göre yazılır. Platformdaki kısaltılmış kullanıcı adı, tek başına yeterli müşteri bilgisi olmayabilir.

Satır bilgilerinde ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, indirim, matrah ve uygulanacak vergi kalemleri açıkça gösterilir. Kargo veya ek hizmet bedelinin kime ait olduğu da sözleşmeye göre ayrıştırılmalıdır.

Örneğin iki farklı renk seçeneği tek satırda aksesuar olarak yazılırsa, iade ve stok eşleştirmesi zorlaşır. Ürün kodu, varyant, miktar ve birim fiyatı sipariş raporundaki ayrıntıyla uyumlu tutmak daha denetlenebilir kayıt sağlar.

Belgenin seri ve sıra numarası, düzenleme tarihi, toplam tutar, vergi toplamları ve ödeme bilgileri sistemde kontrol edilmelidir. İade veya indirim varsa, bunların hangi satıra bağlı olduğu anlaşılmalıdır.

Yanlış: Müşteri adını pazaryeri kullanıcı adıyla, ürün açıklamasını kısa kodla doldurmaktır. Doğru: Siparişten alınan müşteri ve ürün bilgilerini fatura alanlarına mevzuata uygun açıklıkta aktarmaktır.

Platform verisi eksik, kesilmiş veya hatalı gelirse fatura otomatik gönderilmemelidir. Satıcı önce müşteriden veya platformdan doğru bilgiyi almalı, ardından taslak belgeyi yeniden doğrulamalıdır.

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv faturayı, mevzuata uygun yetkili yöntemlerden biriyle keser. GİB Portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçilebilir; yöntemden bağımsız olarak son kontrol satıcıya aittir.

Otomatik entegrasyon sipariş hacmini yönetebilir, fakat hatalı müşteri verisini kendiliğinden doğru hale getirmez. Bu nedenle ilk kurulumda örnek siparişlerle belge türü, tarih, vergi ve teslim adımları test edilmelidir.

İlk testte aynı ürün için bir nihai tüketici, bir e-Fatura kayıtlı mükellef ve bir hatalı adres senaryosu oluşturun. Her testte oluşan belge türünü, hata mesajını, numarayı ve gönderim sonucunu sistem kaydıyla doğrulayın.

1. Önce tamamlanan siparişin müşteri, ürün, ödeme ve teslim bilgilerini platformdan alın.
2. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu VKN veya TCKN üzerinden kontrol edin.
3. Belge türünü, seri ve sıra ayarlarını işletmenizin fatura prosedürüne göre seçin.
4. Ürün satırlarını, indirimleri, kargo bedelini ve uygulanması gereken vergi kalemlerini girin.
5. Toplamları, alıcı bilgilerini, tarihleri ve sipariş numarasını gönderimden önce doğrulayın.
6. Belgeyi yetkili kanaldan oluşturup alıcıya iletin ve elektronik kayıtlarını saklayın.

Fatura oluşturulduktan sonra sistemde taslak, gönderildi, iletildi veya benzeri durumların hangisinde bulunduğu izlenmelidir. Sadece PDF indirmek, belgenin başarıyla oluşturulduğunu veya alıcıya ulaştığını tek başına kanıtlamaz.

Entegrasyon kullanılıyorsa hata kuyruğu her gün incelenmelidir. Eksik adres, geçersiz vergi kimliği, yanlış belge türü veya numara çakışması bulunan kayıtlar düzeltilmeden yeniden gönderilmemelidir.

Pazaryeri komisyonu e-Arşiv faturadan düşülür mü?

Pazaryeri komisyonu, satıcının müşteriye düzenlediği satış faturasıyla otomatik olarak mahsup edilmez. Satıcı gerçek satış tarafıysa müşteriye satış bedelini, platform ise sunduğu hizmet için kendi belgesini düzenler.

Örneğin müşterinin ödediği ürün bedeli 1.000 TL, platform komisyonu 100 TL olabilir. Sözleşmede satıcı satışın tarafıysa, müşteriye kesilecek belge komisyon sonrası 900 TL olarak değiştirilmez.

Platformun komisyon, reklam, depolama veya ödeme hizmeti için düzenlediği belge ayrı bir gider veya maliyet kaydıdır. Belgenin e-Fatura mı, e-Arşiv mi olacağı platformun ve satıcının kayıt durumuna göre belirlenir.

Platform bazı modellerde satıcı adına tahsilat yapabilir veya müşteriye belgeyi kendi adına düzenleyebilir. Bu durumda örnek fatura, sözleşme, ödeme raporu ve muhasebe kaydı birlikte incelenmeden kesin yorum yapılmamalıdır.

Satıcı, dönem sonunda brüt satış raporunu, platform kesintilerini ve hesabına aktarılan net tutarı karşılaştırmalıdır. Bu üç tutar farklı olabilir ve her farkın hangi belgeyle oluştuğu açıklanmalıdır.

Mutabakat sırasında brüt satış, komisyon matrahı, komisyon vergisi, iade ve net ödeme sütunlarını ayrı açın. Tek bir kesinti toplamı kullanmak, hangi tutarın hangi belgeye dayandığını sonradan açıklamayı güçleştirir.

Yanlış: Bankaya veya platform hesabına geçen net tutarı satış faturası toplamı kabul etmektir. Doğru: Satış sözleşmesindeki satış bedelini ve platform hizmet belgesini ayrı kaydetmektir.

KDV, stopaj veya tevkifat gibi özel vergi uygulamaları ürün ve hizmetin niteliğine göre değişebilir. Vergi oranı ve istisna kodu konusunda güncel mevzuatı ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İade, iptal ve kısmi iade e-Arşiv faturası nasıl yönetilir?

İade işlemi, düzenlenmiş e-Arşiv faturayı kendiliğinden silmez. Satıcı önce orijinal faturayı, iade nedenini, teslim durumunu ve platformun iade kaydını eşleştirerek uygun düzeltme yolunu belirlemelidir.

Alıcı ürünü tamamen iade ederse, satış belgesinin muhasebe etkisi ile ürünün depoya dönüşü birlikte kaydedilir. Alıcının işletme veya nihai tüketici olması, uygulanacak iade belgesinin niteliğini etkileyebilir.

Kısmi iadede yalnızca dönen ürün veya hizmet satırları dikkate alınır. İndirim, kargo ve vergi tutarlarının hangi bölüme ait olduğu hesaplanmadan toplam tutar üzerinden rastgele düzeltme yapılmamalıdır.

Örneğin üç ürünlü siparişte bir ürün dönmüşse, iade miktarı ve o ürüne dağıtılan indirim ayrı hesaplanır. Kalan iki ürünün faturası değişmeden bırakılacaksa, sistemde kısmi iade bağlantısı açıkça görünmelidir.

İptal ile iade aynı işlem değildir. Yanlış alıcıya kesilmiş veya hatalı oluşturulmuş belge için kullanılacak iptal yöntemi, belgenin durumuna ve güncel teknik kurallara göre değişebilir.

Platformun iade panelinde talep açılması, vergi belgesinin de tamamlandığı anlamına gelmez. İade onayı, ürün kabulü, para iadesi ve fatura düzeltmesi ayrı durum alanlarında takip edilmelidir.

Yanlış: İade gelen siparişi sistemden silip yeni sipariş gibi işlemektir. Doğru: İlk faturayı ve iade hareketini birbirine bağlayarak mevzuata uygun iptal, iade veya düzeltme sürecini yürütmektir.

İade senaryosunda kullanılacak belge veya kayıt yöntemi konusunda tereddüt varsa güncel GİB kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle tüketici iadelerinde platformun standart akışı doğrudan vergi kuralı sayılmamalıdır.

Pazaryeri satıcısının e-Arşiv fatura tesliminde yaptığı hatalar nelerdir?

Pazaryeri satıcılarının teslim sürecindeki en yaygın hataları, faturayı yanlış alıcıya göndermek, yalnızca PDF saklamak ve iletim durumunu kontrol etmemektir. Fatura oluşturma ile müşteriye teslim aşamaları ayrı izlenmelidir.

Müşterinin e-posta adresi hatalıysa elektronik iletim başarısız olabilir. E-posta gönderim kaydı, platform mesajı, indirme kaydı veya kullanılan sistemin teslim durumu saklanmalı; başarısız kayıtlar bekletilmemelidir.

Alıcıya gönderilen görüntü ile sistemdeki elektronik belge aynı numarayı taşımalıdır. PDF üzerinde yapılan sonradan değişiklikler belge bütünlüğünü ve muhasebe mutabakatını riske atabileceğinden orijinal kayıt korunmalıdır.

Bir başka hata, fatura bağlantısını kargo paketine hiç koymamak veya müşterinin talebini yanlış yorumlamaktır. Belgenin müşteriye hangi kanaldan sunulacağı, satış modeli ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

Teslim kanalını belirlerken müşterinin fatura talebi ile yasal belgeyi birbirinden ayırın. Müşteri e-posta adresini değiştirse bile önceki gönderim kaydı korunmalı, yeni adres için yapılan yeniden iletim mükerrer fatura olarak tasarlanmamalıdır.

Yanlış: Fatura e-postası geri dönmediyse belgenin kesin teslim edildiğini varsaymaktır. Doğru: Sistem durumunu, gönderim kaydını ve müşterinin erişebileceği kanalı ayrıca doğrulamaktır.

Yanlış: İkinci kez manuel fatura oluşturarak entegrasyon hatasını kapatmaktır. Doğru: Önce numara ve gönderim durumunu kontrol etmek, mükerrer belge oluşmasını engellemektir.

Toplu gönderimlerde belirli sayıda sipariş örneklenerek kontrol yapılabilir. Ancak örnekleme, hatalı tüm belgeleri düzeltme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; hata kuralı tespit edilirse etkilenen kayıtlar taranmalıdır.

e-Arşiv fatura ile pazaryeri siparişi nasıl eşleştirilir?

e-Arşiv fatura ile pazaryeri siparişi, benzersiz sipariş numarası ve fatura numarası birlikte kullanılarak eşleştirilir. Kargo, ödeme, iade ve komisyon kayıtları da aynı anahtar üzerinden ilişkilendirilmelidir.

Asgari eşleştirme kaydında sipariş numarası, fatura seri-sıra bilgisi, düzenleme tarihi, müşteri türü, toplam tutar ve teslim durumu bulunmalıdır. Kargo takip numarası, ürün kodu ve iade numarası da yararlı ek alanlardır.

Satıcı günlük veya işlem hacmine uygun periyotlarla platform satış raporunu fatura listesiyle karşılaştırmalıdır. Eksik fatura, aynı siparişe iki belge, yanlış toplam veya teslim edilmeyen belge bu karşılaştırmada görünür.

Ödeme raporundaki net aktarım tutarı, satış faturasıyla birebir eşleşmeyebilir. Komisyon, reklam, kargo ve iade kesintileri ayrı satırlarda izlenmeli; her kesintinin dayandığı belge veya sözleşme bulunmalıdır.

Günlük mutabakat için önce sipariş sayısını, sonra başarılı fatura sayısını ve son olarak iade kayıtlarını karşılaştırın. Sayılar uyuşmuyorsa tutar kontrolüne geçmeden önce taslak, hata ve iptal durumlarını ayırın.

Seri ve sıra numarası boşlukları, başarısız gönderimler veya taslakta kalan belgeler dönem kapanışından önce incelenmelidir. Sadece banka hareketlerine bakmak, faturalandırılmamış veya mükerrer satışları ortaya çıkarmayabilir.

Elektronik belgenin XML kaydı, görsel çıktısı, gönderim durumu ve raporlama bilgisi işletmenin saklama prosedürüne göre korunmalıdır. Saklama süresi ve arşiv formatı için güncel GİB düzenlemeleri kontrol edilmelidir.

Kontör planlamasında yalnızca müşteriye giden satış belgelerini saymayın. Platformun satıcıya gönderdiği komisyon veya hizmet belgeleri de gelen belge olarak izlenir; kullanılan havuz modelinde gelen ve giden her belge bir kontör düşürür.

Pazaryeri e-Arşiv fatura otomasyonu nasıl test edilir?

Pazaryeri e-Arşiv fatura otomasyonu, farklı alıcı, teslim, ödeme ve iade senaryoları kullanılarak test edilmelidir. Canlı gönderim açılmadan önce her kuralın beklenen belge sonucuyla karşılaştırılması gerekir.

İlk test grubu, nihai tüketici, e-Fatura kayıtlı mükellef ve kayıtlı olmayan işletme siparişlerinden oluşur. Her siparişte alıcı bilgisi, satış tarafı ve belge türü kontrol edilir. Aynı ürünün farklı müşteri profillerinde doğru akışa gittiği görülmelidir.

İkinci test grubu, teslim ve tarih senaryolarını kapsar. Tek paket, bölünmüş sevkiyat, hizmet ifası, iptal edilen sipariş ve teslim bilgisi eksik kayıt ayrı denenir. Sistem, ödeme alındı sinyalini her durumda fatura tarihi olarak kullanmamalıdır.

Üçüncü test grubu tutar ve vergi kontrolleridir. İndirimli ürün, kargo bedeli, kısmi iade, komisyon kesintisi ve farklı vergi uygulaması bulunan işlemler ayrı örneklenir. Test tutarları gerçek müşterilere ait olmamalı ve canlı belge olarak gönderilmemelidir.

Test sonucunda sipariş numarası, belge türü, fatura tarihi, seri-sıra, toplam, gönderim durumu ve hata mesajı bir kontrol tablosuna yazılır. Beklenen ile gerçekleşen sonuç farklıysa otomasyon kuralı düzeltilmeden toplu gönderim başlatılmamalıdır.

Yanlış: İlk başarılı denemeden sonra tüm mağaza siparişlerini otomatik göndermektir. Doğru: Farklı müşteri ve iade durumlarını ayrı ayrı deneyip hata kuyruğunu inceleyerek kademeli geçiş yapmaktır.

Otomasyonun test edilmesi, mevzuat değerlendirmesinin yerine geçmez. İstisna, ihracat, tevkifat, özel ürün veya platformun kendi adına satış yaptığı modeller için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura için hangi kontrol listesini kullanmalı?

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura göndermeden önce alıcı, tarih, tutar, belge türü, iletim ve arşiv kayıtlarını kontrol etmelidir. Aşağıdaki liste, sipariş bazlı son doğrulama için kullanılabilir.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumu, vergi kimlik bilgisiyle kontrol edilmiştir.
• Satıcı unvanı, adresi ve vergi bilgileri işletmenin resmi kayıtlarıyla aynıdır.
• Alıcının adı, unvanı, adresi ve işlem için gerekli kimlik bilgileri doğrulanmıştır.
• Fatura tarihi, teslim veya hizmet tarihi ve uygulanacak düzenleme süresiyle uyumludur.
• Belge serisi ve sıra numarası daha önce kullanılan bir numarayla çakışmamaktadır.
• Ürün adı, miktarı, birimi, fiyatı, indirimleri ve kargo bedeli doğru aktarılmıştır.
• Vergi matrahı, vergi tutarı, istisna veya özel uygulama alanları kontrol edilmiştir.
• Toplam tutar, ödeme raporu ve müşteriye gösterilen satış bedeliyle açıklanabilir biçimde eşleşmektedir.
• Belgenin gönderim durumu ve müşteriye sunulan elektronik kanal kayıt altına alınmıştır.
• İade, iptal veya kısmi iade ihtiyacı varsa ilgili sipariş bağlantısı kurulmuştur.

Bu liste, mevzuattaki her özel senaryoyu kapsayan bir hukuk görüşü değildir. İhracat, istisna, tevkifat, kapıda ödeme veya özel ürün gruplarında ilave kontroller gerekebilir.

Otomatik sistem kullanan satıcılar, ilk ayda örnek belgeleri manuel olarak incelemelidir. Daha sonra hata oranına göre günlük, haftalık veya dönemsel kontrol sıklığı belirlenebilir.

Kontrol listesi, personel değişse bile aynı karar sırasını korur. Bir çalışan belgeyi hazırlarken, ikinci çalışan yalnızca alıcı ve toplam alanlarını kontrol edebilir; görev ayrımı hacim büyüdüğünde hatanın kaynağını bulmayı kolaylaştırır.

Kontrol sonucu belge taslakta kalmışsa işlem tamamlanmış sayılmamalıdır. Gönderildi, iletildi, raporlandı ve arşivlendi durumları kullanılan yazılımda ayrı ayrı doğrulanmalıdır.

Küçük bir pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura sürecini nasıl kurar?

Küçük bir pazaryeri satıcısı, e-Arşiv fatura sürecini sipariş türlerine göre basit bir belge matrisi kurarak yönetebilir. Her sipariş için alıcı, teslim, belge ve iade durumları aynı kayıt üzerinde tutulmalıdır.

Örneğin Ayşe Hanım, telefon aksesuarı satan KDV mükellefi bir şahıs işletmesi işletiyor. Mağazasında nihai tüketiciye ve e-Fatura kayıtlı işletmelere satış yapıyor; bu iki müşteri grubunu aynı otomatik kurala bağlamıyor.

Nihai tüketici siparişinde sistem, teslim bilgisi tamamlandığında e-Arşiv fatura akışını seçiyor. Alıcı işletmenin VKN bilgisi kontrol edildiğinde ise kayıt durumuna göre e-Fatura süreci kullanılıyor.

Ayşe Hanım, bir siparişin iki paket halinde gönderildiğini fark ederse fatura tarihini yalnızca ödeme ekranına göre seçmiyor. Kargo teslim kayıtlarını ve kendi mali müşavirinin belirlediği prosedürü birlikte değerlendiriyor.

Platform 100 TL komisyon kesip hesabına 900 TL aktarırsa, Ayşe Hanım bu net ödemeyi satış faturası olarak kullanmıyor. Müşteri satışını ve platform hizmet belgesini ayrı kayıtlarla muhasebecisine iletiyor.

Bir müşteri tek ürünü iade ederse, Ayşe Hanım siparişi silmiyor. Orijinal e-Arşiv faturayı, iade talebini, ürün kabulünü ve para iadesini aynı sipariş numarasıyla ilişkilendiriyor.

Ayşe Hanım her akşam üç raporu indiriyor: sipariş, fatura ve ödeme. Sipariş numarasına göre satırları karşılaştırıyor; eksik belgeyi yeniden kesmeden önce sistemde taslak veya hata kaydı arıyor.

Uzman notu: Küçük işletmede en güvenli başlangıç, otomatik gönderimi açmadan önce farklı alıcı türleriyle örnek belge üretip mali müşavir onayı almaktır.

Bu yöntem, düşük sipariş hacminde bile mükerrer fatura ve yanlış belge türü riskini azaltır. İşlem sayısı yükseldiğinde aynı kontrol mantığı entegrasyon raporlarına ve hata listelerine taşınabilir.

Özet: 5 maddede pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura kuralları

Pazaryeri satıcısı e-Arşiv fatura sürecinde doğru belge türü, gerçek satıcı, teslim tarihi, müşteri bilgisi ve iade kaydı birlikte kontrol edilmelidir. Beş temel kural, günlük uygulamadaki karışıklıkları belirgin biçimde azaltır.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin; kayıtlı mükellef ile nihai tüketici için aynı belge kuralını otomatik uygulamayın.
• Platformun gerçek satıcı mı, aracı mı olduğunu sözleşme ve sipariş ekranıyla doğrulayın; müşteriye satış faturasıyla komisyon belgesini ayırın.
• Fatura tarihini yalnızca ödeme veya sipariş tarihine bağlamayın; teslim, hizmetin ifası ve işlem türüne özgü süreleri değerlendirin.
• Satıcı, alıcı, ürün, vergi, toplam, seri-sıra, gönderim ve arşiv alanlarını belge oluşmadan önce kontrol edin.
• İade, iptal, kısmi iade ve mükerrer kayıtları silerek değil, orijinal belgeyle ilişkilendirerek mevzuata uygun biçimde yönetin.

Bu maddeler genel operasyon çerçevesidir; özel vergi uygulamaları ve istisnalar ayrıca incelenmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden otomatik kuralı değiştirmeyin.

Pazaryeri satış hacminize göre tüm e-belgeleri tek havuzda izlemek isterseniz, kontör paketleri ve belge türlerini birlikte inceleyebilirsiniz. efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar havuz paketleri bulunur.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleriyle sunulur; kullanım kararını belge hacminiz ve mali müşavirinizin önerisiyle verin.