Nakliye e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Nakliye e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya taşıma hizmeti için elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Faturada taraf bilgileri, hizmet açıklaması, tutar, vergiler, tarih ve belge numarası eksiksiz yer almalıdır.

Bu rehber; şehirlerarası taşıma firmaları, kargo taşeronları, lojistik aracılar ve kendi aracıyla sevkiyat yapan küçük işletmeler için hazırlanmıştır. Alıcı türünü belirleme, belge ayrımını yapma, gönderim ve saklama adımlarını somutlaştırır.

Nakliye e-Arşiv fatura nedir ve ne zaman düzenlenir?

Nakliye e-Arşiv fatura, taşıma veya lojistik hizmetinin bedelini belgeleyen elektronik faturadır. Düzenleme yöntemi, alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmamasına ve işlemdeki tarafların mevzuat kapsamına göre belirlenir.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı değilse, uygun işlem akışında e-Arşiv fatura düzenlenir. Kayıtlı alıcı için ise genel ticari akışta e-Fatura kullanılır; seçim yalnızca gönderenin tercihine bırakılamaz.

Bu fatura, taşıma hizmetinin bedelini gösterir; taşınan malın satışını kendiliğinden belgelemez. Nakliyeci malın sahibi değilse, mal satışına ilişkin faturayı kendi adına kesmemelidir.

Açıklama bölümünde taşıma türü, güzergâh, sefer veya iş emri referansı yazılabilir. Bu bilgiler, aynı müşteriyle yapılan çoklu seferlerin sonradan ayrıştırılmasını ve muhasebe mutabakatını kolaylaştırır.

Örneğin Ankara’dan İzmir’e palet taşıyan küçük firma, taşıma ücretini ayrı hizmet satırıyla faturalar. Ürünlerin satış faturası, taşıyıcıya değil, ürünü satan işletmeye aittir.

e-Arşiv fatura, tek başına her durumda taşıma belgesi sayılmaz. Mal hareketi varsa e-İrsaliye veya başka sevk belgesi gerekip gerekmediği; gönderenin, alıcının ve taşıyıcının statüsüyle birlikte değerlendirilir.

Fatura tarihi, hizmetin gerçekleştiği işlem ve sözleşme kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır. Tahsilatın daha sonra yapılması, taşıma hizmetinin açıklamasını veya düzenleme gerekliliklerini ortadan kaldırmaz.

Belge türü ve ekran alanları için e-Arşiv Fatura bilgilerini inceleyebilirsiniz. Uygulama kararında güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizin işlem akışı esas alınmalıdır.

Nakliye e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Nakliye e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, belgenin alıcıya hangi elektronik kanal üzerinden gönderildiğidir. Alıcının e-Fatura kayıt durumu, kullanılacak belge türünün ilk kontrol noktasıdır.

Gönderen nakliye firmasının e-Fatura kullanıcısı olması, her müşteriye e-Arşiv fatura kesebileceği anlamına gelmez. Alıcının kayıtlı olup olmadığı işlem öncesinde sorgulanmalı ve sistemde doğru tanım seçilmelidir.

Tablodaki akış genel uygulamayı gösterir; özel mükellefiyetler ve işlem türleri farklı sonuç doğurabilir. Kamu kurumları, ihracat işlemleri veya özel belge senaryolarında ayrıca güncel düzenlemeler incelenmelidir.

Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, sistemdeki kayıtla eşleşmiyorsa belge gönderimi sorun yaşayabilir. Ünvan, adres ve vergi bilgileri sözleşmedeki bilgilerle karşılaştırılarak kaydedilmelidir.

Bir lojistik firması, aynı müşterinin farklı şubelerine hizmet veriyorsa her şubenin kayıt durumunu ayrıca kontrol etmelidir. Merkez şirketin e-Fatura kullanıcısı olması, tüm şubelerin aynı şekilde tanımlandığını kanıtlamaz.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark, yalnızca PDF görünümünden anlaşılmaz. Asıl kontrol, belgenin elektronik sistemdeki türü, alıcı kaydı ve gönderim durumuyla yapılır.

Tereddüt halinde müşterinin yazılı talebine güvenmek yerine sistem sorgusu yapılmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, özel durumlarda yanlış belge düzenleme riskini azaltır.

Nakliye e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

Nakliye e-Arşiv faturada düzenleyenin ve alıcının kimlik bilgileri, belge bilgileri, taşıma hizmetinin açıklaması, bedel ve vergi unsurları bulunmalıdır. Zorunlu alanlar, faturanın niteliğine göre sistem tarafından ayrıca gösterilebilir.

Düzenleyenin unvanı, adresi, vergi kimlik bilgisi ve gerekiyorsa iletişim bilgileri doğru yazılmalıdır. Şube adına düzenlenen belgelerde şirket kayıtlarıyla ekran bilgilerinin tutarlı olması önemlidir.

Alıcının unvanı veya adı, adresi, vergi kimlik bilgisi ve işlem için gerekli diğer tanımları eksiksiz alınmalıdır. Bireysel alıcıda, mevzuatın istediği kimlik ve adres bilgileri kullanılmalıdır.

Fatura tarihi, seri veya numara bilgisi, hizmetin verildiği dönem ve ödeme koşulu kontrol edilmelidir. Belge numarasını sonradan manuel değiştirmek yerine, sistemin oluşturduğu numara düzeni korunmalıdır.

Hizmet açıklaması yalnızca nakliye yazılarak bırakılmamalıdır. Taşıma güzergâhı, yük veya hizmet tanımı, sefer tarihi, iş emri numarası ve sözleşme referansı uygun olduğu ölçüde açıklamaya eklenebilir.

Bedel bölümünde hizmet tutarı, indirim, matrah, KDV ve varsa diğer vergi unsurları doğru gösterilmelidir. Tevkifat, istisna veya özel hesaplama varsa mali müşavirle birlikte işlem türü doğrulanmalıdır.

Ödeme bilgisiyle taşıma hizmetinin tarafı birbirine karıştırılmamalıdır. Bedeli başka bir şirket ödese bile faturanın alıcısı, hizmet sözleşmesindeki gerçek müşteriyle uyumlu olmalıdır.

Son kontrolde fatura görüntüsü kadar elektronik kayıt da incelenmelidir. Alıcı, tutar, tarih, açıklama ve belge türü kontrol edilmeden gönderilen nakliye e-Arşiv fatura sonradan düzeltme gerektirebilir.

Nakliye hizmetinde e-Arşiv fatura ve e-İrsaliye nasıl ayrılır?

e-İrsaliye, malın sevk ve hareket bilgilerini elektronik ortamda gösteren belgedir. Nakliye e-Arşiv fatura ise taşıma hizmetinin bedelini gösterir; iki belge aynı amaca hizmet etmez.

Malı gönderen satıcı veya ilgili yükümlü taraf, sevk işlemine ilişkin irsaliye düzenler. Taşıyıcı firma çoğu durumda bu malın sahibi değildir; görevi, kendisine verilen sevk belgesindeki yükü taşımaktır.

Bir taşıma faturasında plaka, sürücü veya güzergâh bilgisi bulunması, faturayı otomatik olarak e-İrsaliye yapmaz. Belgenin amacı ve mevzuattaki belge türü, alan adından daha belirleyicidir.

Taşıyıcı aynı zamanda malı satıyor veya kendi malını sevk ediyorsa, rolü değişebilir. Bu durumda satış, sevk ve taşıma hizmeti kayıtları birbirinden ayrılarak incelenmelidir.

Fatura açıklamasına e-İrsaliye numarası veya teslim referansı eklemek, belgeler arasında iz kurulmasına yardımcı olur. Ancak referans yazılması, eksik düzenlenmiş bir sevk belgesini geçerli hale getirmez.

Örneğin bir nakliye şirketi, üreticinin deposundan market deposuna ürün taşır. Üretici mal sevk belgesini düzenler; nakliyeci ise sözleşmedeki taşıma bedeli için uygun faturayı keser.

Mal hareketi ve hizmet faturası aynı gün gerçekleşebilir, fakat bu durum iki belgenin tek belgeye dönüşmesini sağlamaz. Her belgenin tarihi, tarafı ve amacı ayrı takip edilmelidir.

Taşıma akışındaki belge ayrıntıları için e-İrsaliye sayfasındaki açıklamalar incelenebilir. Özel sevk durumlarında güncel GİB kuralları ve mali müşavir görüşü birlikte değerlendirilmelidir.

Nakliye e-Arşiv fatura kime ve hangi bilgilerle kesilir?

Nakliye e-Arşiv fatura, taşıma hizmetini satın alan ve sözleşmede müşteri olarak yer alan tarafa kesilir. Ödemeyi yapan kişiyle hizmetin gerçek alıcısı farklıysa, bu fark ayrıca belgelenmelidir.

Fatura düzenlemeden önce müşterinin e-Fatura kullanıcı kaydı kontrol edilmelidir. Bu sorgu, yalnızca şirket adını aramakla değil, doğru VKN veya TCKN bilgisiyle yapılmalıdır.

Bir lojistik aracısı taşıma işini başka bir nakliyeciye devrediyorsa, faturaların tarafları sözleşmelere göre belirlenir. Alt taşıyıcı, hizmeti kime verdiğini ve kimin adına fatura düzenleyeceğini açıkça bilmelidir.

Sevkiyat adresi ile fatura adresi aynı olmayabilir. Faturada alıcının yasal bilgileri, açıklamada ise hizmetin gerçekleştiği teslim veya yükleme noktaları doğru biçimde gösterilmelidir.

Nihai tüketiciye yapılan taşımalarda ad, soyad, adres ve mevzuatın istediği diğer bilgiler alınmalıdır. Eksik alıcı bilgisi, teslimatın yapılmış olmasını faturadaki kimlik hatasını düzeltmez.

Kurumsal müşterilerden güncel vergi levhası istemek her zaman yeterli değildir. Asıl kontrol, faturanın düzenlendiği tarihte kullanılan elektronik müşteri kaydı ve sözleşme bilgileridir.

Şube, depo veya proje bazlı hizmetlerde yanlış şirket kodu seçilmemelidir. Müşteri talep formu, taşıma emri ve fatura alıcısı arasında düzenli bir karşılaştırma yapılmalıdır.

Alıcının belge türü konusunda ısrarı, sistem kaydıyla çelişiyorsa işlem durdurulmalıdır. Önce kayıt doğrulanmalı, ardından nakliye e-Arşiv fatura veya e-Fatura seçimi yapılmalıdır.

Nakliye e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Nakliye e-Arşiv fatura düzenlemek için önce müşteri ve hizmet bilgileri doğrulanır, sonra uygun elektronik belge türü seçilir. Düzenleme, portal veya yetkili özel entegratör ekranındaki adımlar tamamlanarak yapılır.

İşlem öncesinde taşıma emri, sözleşme, teslim kaydı ve fiyat anlaşması hazır tutulmalıdır. Bu belgeler fatura ekranına kopyalanacak bilgilerin kaynağını oluşturur ve sonradan yapılacak kontrolleri hızlandırır.

1. Önce müşterinin e-Fatura kullanıcı durumunu ve vergi kimlik bilgilerini doğrulayın.
2. Taşıma hizmetinin tarihini, güzergâhını, iş emrini ve sözleşmedeki bedelini hazırlayın.
3. Alıcı türüne uygun e-Fatura veya e-Arşiv fatura seçeneğini işaretleyin.
4. Hizmet satırını, tutarı, KDV bilgisini ve varsa özel vergi uygulamasını girin.
5. Belge önizlemesinde taraf, tarih, tutar ve açıklama alanlarını karşılaştırın.
6. Belgeyi elektronik sistem üzerinden gönderin ve oluşan kayıtları saklayın.

Önizleme ekranı yalnızca görsel bir son adım değildir. Yanlış alıcı, eksik adres veya hatalı vergi bilgisi fark edilirse gönderimden önce belge düzeltilmelidir.

Gönderim sonrasında belge durumunu, alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve muhasebe kaydına aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin. Sadece PDF dosyasını indirmek, elektronik gönderim işleminin tamamlandığını kanıtlamaz.

Farklı müşteriler için kayıtlı şablon kullanılıyorsa, her seferde alıcı ve güzergâh bilgileri yeniden doğrulanmalıdır. Eski taşıma emrinin açıklamaya taşınması, sık rastlanan bir veri giriş hatasıdır.

Düzenli işlem yapan firmalar, fatura kesme görevini tek kişiye bırakmamalıdır. Operasyon, muhasebe ve yönetici onayı arasında görev ayrımı oluşturmak, yanlış belge türünü erken yakalar.

Nakliye e-Arşiv fatura keserken hangi hatalar yapılır?

Nakliye e-Arşiv fatura keserken en sık yapılan hatalar, alıcı türünü yanlış seçmek, taşıma hizmetini belirsiz açıklamak ve e-İrsaliye ile faturayı aynı belge sanmaktır.

İlk hata, müşterinin eski bilgilerinin otomatik kullanılmasıdır. Şirket birleşmesi, şube değişikliği veya vergi bilgisi güncellemesi varsa kayıtlı kart kullanılmadan önce yeni bilgiler doğrulanmalıdır.

Yanlış: Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu halde e-Arşiv fatura göndermek. Doğru: Alıcı kaydını kontrol edip genel akışa uygun e-Fatura düzenlemek.

Yanlış: Açıklama alanına yalnızca nakliye yazmak. Doğru: Taşıma güzergâhı, hizmet dönemi, sefer veya iş emri referansını anlaşılır biçimde eklemek.

Bir diğer hata, malın satış bedelini taşıma bedeliyle birleştirmektir. Taşıyıcı malın sahibi değilse, yalnızca sözleşmede üstlendiği taşıma veya lojistik hizmetini faturaya konu etmelidir.

Fatura tarihini ödeme tarihine göre değiştirmek de risklidir. Hizmetin gerçekleşme bilgisi, düzenleme kuralları ve sözleşmedeki işlem tarihi birlikte incelenmelidir.

Aynı sefer için taslak, gönderilmiş belge ve muhasebe kaydı ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Mükerrer fatura oluşursa, hangi belgenin geçerli olduğu sistem durumu ve muhasebe kayıtlarıyla belirlenmelidir.

Hataları azaltmak için müşteri kartları düzenli güncellenmeli, gönderim öncesi kontrol listesi kullanılmalıdır. Tereddütlü vergi, istisna veya tevkifat durumlarında mali müşavirden onay alınmadan belge gönderilmemelidir.

Nakliye e-Arşiv fatura iptali ve düzeltmesi nasıl yapılır?

Nakliye e-Arşiv fatura iptali veya düzeltmesi, belgenin durumuna ve hatanın niteliğine göre ilgili elektronik süreç kullanılarak yapılır. Gönderilmiş bir belgeyi ekrandan silmek, tek başına geçerli iptal anlamına gelmez.

Yanlış alıcıya düzenleme, hatalı VKN veya yanlış belge türü gibi sorunlarda önce belgenin gönderim durumu incelenmelidir. İptal, yeniden düzenleme ve muhasebe kaydı birlikte değerlendirilmelidir.

Tutar, KDV veya hizmet açıklamasındaki hata, her zaman aynı yöntemle düzeltilmez. Hatanın belge gönderilmeden önce mi, sonra mı fark edildiği ve muhasebeye işlenip işlenmediği önem taşır.

İptal veya düzeltme talebi oluşturulurken sistemin ilgili ekranındaki süre ve onay adımları takip edilmelidir. Bu süreler ve yöntemler değişebileceği için güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Alıcıya gönderilmiş belge için karşı tarafın onayı, iade faturası veya başka muhasebe belgesi gerekebilir. Hangi yöntemin kullanılacağı, hatanın türüne ve tarafların vergi uygulamasına göre belirlenir.

Yeni fatura düzenlenirse eski belgeyle bağlantı kurulmalıdır. Açıklamada önceki belge numarası, düzeltme nedeni veya ilgili iade kaydı gösterilerek işlem geçmişi izlenebilir tutulmalıdır.

Örneğin nakliyeci, yanlışlıkla başka şubeye fatura keserse önce alıcı bilgisi ve belge durumu kontrol edilir. Yeni belge, doğru tüzel kişiyle ve doğru hizmet referansıyla düzenlenir.

Uzman notu: İptal ekranında işlem yapmak, muhasebe kaydını kendiliğinden düzeltmez; elektronik belge ve muhasebe fişi birlikte kontrol edilmelidir.

Nakliye e-Arşiv fatura kontör hesabı nasıl planlanır?

Nakliye e-Arşiv fatura kontör hesabı, aylık düzenlenen ve alınan elektronik belgelerin toplam hareketine göre planlanır. Sadece kesilen faturaları saymak, ortak havuz kullanılan sistemlerde gerçek tüketimi eksik gösterebilir.

Kontörlü kullanım modelinde, gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle nakliye firması e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye ve diğer kullandığı e-belgeleri aynı dönem içinde birlikte izlemelidir.

Kontör tüketimi belge adedi üzerinden takip edilir; bir faturadaki taşıma satırı veya açıklama sayısı ayrıca yeni belge oluşturmaz. Buna karşılık iptal sonrası yeniden düzenleme gibi işlemler, sistem hareketleriyle ayrıca incelenmelidir.

Örneğin bir firma ay içinde 80 giden e-Arşiv fatura, 20 gelen e-Fatura ve 30 e-İrsaliye işlemi yaptıysa toplam belge hareketi 130 olur. Bu hesap, dönemsel kapasite planlamasına temel sağlar.

Aylık hacim sabit değilse yalnızca ortalama aya bakılmamalıdır. Sezon, kampanya, filo büyümesi, yeni müşteri ve taşeron kullanımı belge sayısını kısa sürede artırabilir.

Fatura sayısı ile müşteri sayısı aynı değildir. Bir müşteriye ay içinde farklı seferler için birden fazla belge kesilebilir; kontör planında müşteri adedi yerine gerçek belge hareketi kullanılmalıdır.

Gelen kutusu ve giden kutusu düzenli izlenmelidir. Beklenmeyen kontör azalması, mükerrer gönderim, otomatik entegrasyon veya karşı taraftan gelen belge yoğunluğu nedeniyle oluşabilir.

Dönem sonunda belge raporu ile muhasebe kayıtları karşılaştırılmalıdır. Böylece kullanılmayan kapasite, yoğun aylar ve hatalı tekrar işlemleri görülür; sonraki dönem için daha gerçekçi plan hazırlanır.

Nakliye e-Arşiv fatura için küçük işletme senaryosu nasıl uygulanır?

Küçük bir nakliye işletmesi, her taşıma emrinde önce hizmet alanı ve alıcı türünü belirleyerek doğru fatura akışı kurabilir. Aşağıdaki senaryo, iki araçla çalışan işletmenin günlük kontrolünü gösterir.

Ayşe Hanım’ın iki kamyonlu işletmesi, Ankara’daki bir mobilya üreticisinden Konya’daki mağazaya taşıma işi alır. Üretici e-Fatura kullanıcısıdır ve sözleşmede taşıma hizmetinin alıcısı olarak yer alır.

Ayşe Hanım, üreticinin kayıt durumunu doğruladıktan sonra e-Arşiv yerine uygun e-Fatura akışını değerlendirir. Faturada taşıma bedeli, sefer referansı, güzergâh ve hizmet tarihi sözleşmeyle karşılaştırılır.

Mobilyaların sevk belgesi ise malın sahibi olan üreticinin yükümlülüğüne göre düzenlenir. Taşıyıcı, kendisine iletilen sevk bilgilerini operasyon dosyasında saklar; hizmet faturasını mal satışı gibi göstermez.

Aynı işletme, bireysel müşterinin ev taşımasını da yapabilir. Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse, gerekli alıcı bilgileri alınarak taşıma hizmeti için uygun nakliye e-Arşiv fatura düzenlenir.

Faturadaki alıcı, ödemeyi yapan kart sahibiyle karıştırılmamalıdır. Ödemeyi müşterinin yakını yapıyorsa, hizmet sözleşmesindeki müşteri bilgisi ve ödeme açıklaması ayrı kaydedilir.

İnternet üzerinden satış yapan müşterilerle çalışan taşıyıcılar, satıcının e-belge akışını kendi faturalarıyla karıştırmamalıdır. Satıcının sürecini anlamak için e-ticaret e-Fatura rehberine bakılabilir.

Gün sonunda Ayşe Hanım, sefer emri, teslim kaydı, düzenlenen belge ve tahsilat durumunu eşleştirir. Bu basit rutin, yanlış alıcıya fatura kesilmesini ve taşıma ile satış bedelinin karışmasını önler.

Nakliye e-Arşiv fatura nasıl saklanır ve denetlenir?

Nakliye e-Arşiv fatura, elektronik belge niteliğini koruyacak şekilde saklanmalı ve gerektiğinde hızlıca erişilebilir olmalıdır. Sadece yazdırılmış kâğıt veya PDF dosyası bulundurmak, elektronik kayıt yönetiminin tamamı değildir.

Faturanın elektronik aslı, görüntü dosyası, gönderim durumu ve ilgili işlem kayıtları birlikte korunmalıdır. PDF, kullanıcıya okunabilir görünüm sunar; asıl elektronik verinin yerine geçtiği varsayılmamalıdır.

Saklama klasörleri müşteri, yıl, araç veya iş emri bazında düzenlenebilir. Dosya adlarında belge numarası ve tarih kullanmak, denetim veya müşteri itirazı sırasında aramayı kolaylaştırır.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılan akışlarda belgeler 10 yıl güvenli saklama seçeneğiyle tutulabilir. Bunun kapsamı, erişim şartları ve diğer e-belgelerin saklama yöntemi hizmet sözleşmesiyle ayrıca kontrol edilmelidir.

Arşivde faturaya bağlı taşıma emri, teslim tutanağı, e-İrsaliye referansı ve ödeme kaydı bulunmalıdır. Bu belgeler faturanın içeriğini değiştirmez; işlemin gerçekliğini açıklayan destek kayıtları oluşturur.

Muhasebe birimi belirli aralıklarla giden belgeleri, gelen belgeleri ve banka tahsilatlarını karşılaştırmalıdır. Tutar veya alıcı uyuşmazlığı erken fark edilirse düzeltme süreci daha kontrollü yürütülür.

Yetkisiz kişilerin fatura verilerine erişmesini önlemek için kullanıcı rolleri ve parola güvenliği uygulanmalıdır. Personel değiştiğinde eski kullanıcıların erişimi kapatılmalı, yönetici hesapları ortak kullanılmamalıdır.

Saklama, erişim veya belge görüntüleme konusunda sorular için sık sorulan sorular bölümü incelenebilir. Teknik uygulama ile yasal saklama sorumluluğu karıştırılmamalı, mali müşavirden görüş alınmalıdır.

Nakliye e-Arşiv fatura son kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Nakliye e-Arşiv fatura son kontrol listesi, gönderimden önce alıcıyı, belge türünü, hizmet açıklamasını, tutarı ve bağlantılı sevk kayıtlarını doğrulamalıdır. Liste, her faturada aynı sırayla uygulanmalıdır.

Kontrol listesi kısa tutulmalı, fakat yalnızca PDF görünümüne dayanmamalıdır. Elektronik belge türü, sistem durumu ve muhasebe aktarımı da listede ayrı başlıklar olarak yer almalıdır.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi güncel müşteri kaydıyla karşılaştırılmıştır.
• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı işlem öncesinde kontrol edilmiştir.
• Fatura tarihi ve belge numarası sistem kaydıyla uyumludur.
• Taşıma hizmetinin açıklaması güzergâh, sefer veya iş emriyle ilişkilendirilmiştir.
• Hizmet bedeli, indirim, KDV ve varsa özel vergi uygulaması doğrulanmıştır.
• e-Arşiv fatura ile e-İrsaliye veya sevk belgesinin görevleri karıştırılmamıştır.
• Gönderim sonrası belge durumu ve alıcıya iletim bilgisi kontrol edilecektir.
• Elektronik asıl, görüntü ve destek kayıtları arşivleme planına eklenmiştir.

Listeyi hazırlayan personel ile onaylayan personel farklı olabilir. Küçük işletmelerde aynı kişi görevleri üstleniyorsa, gönderimden önce kısa bir bekleme ve ikinci okuma adımı uygulanmalıdır.

Mevzuat kapsamında kullanılan limitler, tarihler, istisnalar ve özel yükümlülükler yıllık güncellenebilir. Bu nedenle rakamsal karar vermeden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge düzenleme ekranı değişse bile kontrol mantığı değişmez: doğru taraf, doğru belge türü, doğru hizmet, doğru tutar ve izlenebilir kayıt. Bu beş kontrol, nakliye e-Arşiv fatura hatalarının çoğunu erken aşamada görünür kılar.

Özet: 5 maddede nakliye e-Arşiv fatura kuralları

• Nakliye e-Arşiv fatura, genel akışta e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya verilen taşıma hizmetini belgelendirir.
• Alıcının elektronik kayıt durumu, belge türü seçilmeden önce VKN veya TCKN üzerinden kontrol edilir.
• Taşıma hizmeti faturası, mal hareketini gösteren e-İrsaliye veya sevk belgesiyle aynı işlevi taşımaz.
• Güzergâh, sefer, iş emri, tutar, vergi, tarih ve alıcı bilgileri gönderimden önce karşılaştırılır.
• İptal, düzeltme, saklama ve kontör takibi elektronik sistem kaydıyla muhasebe kayıtları birlikte incelenerek yürütülür.

İşletmeler, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçeneklerini değerlendirebilir. Paketlerde kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır.