Nakliye e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

Nakliye e-İrsaliye, yalnızca nakliye hizmeti verdiğiniz için otomatik olarak zorunlu değildir; zorunluluk, sevk edilen malın göndericisi ve işletmenin GİB kapsamına göre belirlenir.

Bu rehber, nakliye firması sahiplerinin gönderici, taşıyıcı ve sürücü rollerini ayırmasına yardımcı olur. Hangi durumda e-İrsaliye düzenleneceğini, taşıma sırasında hangi bilgilerin kontrol edileceğini ve kağıt belgeyle farkları açıklar. Nakliye sektörüne özel diğer e-dönüşüm adımlarını nakliye sektörü rehberinde birlikte inceleyebilirsiniz.

Nakliye e-İrsaliye zorunluluğu kim için geçerlidir?

Nakliye e-İrsaliye zorunluluğu, öncelikle malı sevk eden ve GİB kapsamına giren gönderici işletme için geçerlidir. Nakliye şirketi sadece başka bir işletmenin mallarını taşıyorsa, sırf taşıma hizmeti verdiği için otomatik olarak sevk e-İrsaliyesi düzenleyen taraf olmaz.

Göndericinin e-İrsaliye kullanıp kullanmayacağı; faaliyet alanı, mükellefiyet türü, mal hareketinin niteliği ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte değerlendirilerek belirlenir. e-Fatura kullanıcısı olmak da tek başına her işletmenin e-İrsaliye kullanmasını gerektiren yeterli ölçüt değildir. Buna karşılık nakliye şirketi kendi adına mal satıyor veya kendi stokunu başka bir adrese sevk ediyorsa, bu işlemde taşıyıcı değil gönderici rolünü de üstlenebilir.

Örneğin bir nakliye firması, müşterisinin İstanbul deposundan Ankara mağazasına mobilya taşıyor olsun. Mobilyayı satan veya sevk eden müşteri işletme e-İrsaliye kapsamındaysa, belgeyi esas olarak o işletme düzenler. Nakliyecinin görevi, araç ve sürücü bilgilerini doğru paylaşmak, belge numarasına erişmek ve fiili teslimatı belgeyle karşılaştırmaktır. Mobilya nakliyecinin kendi stoğuysa değerlendirme değişir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Sadece taşıma hizmeti veren nakliye firması e-İrsaliye düzenler mi?

Sadece taşıma hizmeti veren nakliye firması, başkasına ait malları taşıdığı her işlemde otomatik olarak e-İrsaliye düzenlemez. Belgenin düzenleyeni çoğunlukla malı gönderen, satan, depodan çıkaran veya sevk kararını veren işletmedir.

Taşıyıcının hizmet faturası ile malın sevk belgesi farklı amaçlara sahiptir. Nakliyeci, taşıma ücretini hizmet olarak faturalandırabilir; ancak bu fatura, taşınan malların sevk irsaliyesi yerine geçmez. Gönderici e-İrsaliye kullanıyorsa taşıyıcının belgeyi kendisi yeniden düzenlemesi yerine göndericiden belge bilgilerini alması gerekir. Araç, plaka, dorse veya sürücü değişikliği varsa güncelleme sorumluluğu, işletmeler arasındaki iş akışına ve teknik uygulamaya göre ayrıca belirlenmelidir.

Yanlış: Nakliye şirketi olduğum için her müşterinin malı adına kendi e-İrsaliyemi düzenlerim. Doğru: Malın sahibi veya sevk eden işletme belge sorumluluğunu üstlenir; nakliyeci taşıma bilgilerini sağlar ve belgeye erişir. Örneğin bir kafe, içecek tedarikçisinden aldığı ürünleri depoya gönderiyorsa e-İrsaliye tedarikçinin yükümlülüğü olabilir. Kafenin kendi ürününü şubeye sevk etmesi ise ayrı değerlendirilir. İşletme rolünü her sevkiyat için yazılı prosedürle netleştirmelidir. Nakliye sahipleri için hazırlanan e-dönüşüm kontrol listesi bu ayrımı uygulamada takip etmeye yardımcı olur.

e-İrsaliye ile sevk irsaliyesi arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye, malın bir yerden başka bir yere taşınmasını elektronik ortamda belgeleyen sevk irsaliyesi türüdür. Sevk irsaliyesi, mal hareketini gösteren belgedir; e-İrsaliye ise bu belgenin GİB kurallarına uygun elektronik süreçle oluşturulmuş biçimidir.

e-Fatura, mal veya hizmet bedelini ve vergisel satış bilgisini gösteren belgedir. e-İrsaliye ise malın hangi göndericiden hangi alıcıya, hangi tarihte ve hangi taşıma süreciyle sevk edildiğine odaklanır. Bu yüzden bir nakliye hizmeti için düzenlenen e-Fatura, taşınan müşteriye ait malların sevk belgesi yerine geçmez. Eş zamanlı olarak fatura ve e-İrsaliye düzenlenmesi mümkün olabilir; belgelerin taraf, adres ve işlem bilgileri uyumlu olmalıdır.

Örneğin bir lojistik şirketi, müşterisinin 40 koli ürününü taşıyor olabilir. Lojistik şirketinin taşıma ücretine ilişkin faturası hizmet bedelini gösterir. Ürünlerin göndericiden alıcıya hareketini ise göndericinin düzenlediği sevk irsaliyesi veya kapsam dahilindeyse e-İrsaliye açıklar. Taşıma sözleşmesi, teslim tutanağı ve fatura birbirinin yerine geçmez. e-Fatura süreçlerini incelerken, mal hareketi için ayrıca irsaliye gerekip gerekmediğini kontrol etmek gerekir.

Nakliye e-İrsaliye sorumluluğu göndericide mi, taşıyıcıda mı?

Nakliye e-İrsaliye sorumluluğu, malın sevk edilmesine karar veren göndericide başlar; taşıyıcı ise fiili taşıma ve belge bilgilerinin uygulanmasından sorumlu olur. Aynı işletme hem malın sahibi hem de taşıyıcısıysa, iki rolün sorumlulukları tek işletmede birleşebilir.

Gönderici; alıcı bilgilerini, malın niteliğini, miktarını, çıkış ve teslim adreslerini ve taşıma için gerekli bilgileri doğru oluşturmalıdır. Taşıyıcı; araca, sürücüye ve fiili güzergaha ilişkin verileri göndericiye zamanında iletmelidir. Alıcı ise teslim aldığı ürünleri belgeyle karşılaştırmalı, eksik veya fazla teslimi tutanakla kayıt altına almalıdır. Bu görevler sözleşmede açık yazılmazsa, yanlış bilgi nedeniyle sorumluluk tartışması çıkabilir.

Yanlış: Sürücü, yükü teslim aldığı anda e-İrsaliyedeki her bilgiyi kendi başına değiştirebilir. Doğru: Sürücü, belge ile fiili yük arasındaki farkı tespit eder ve işletmenin belirlediği düzeltme sürecini başlatır. Araç plakası, teslim adresi veya koli sayısı değişmişse gönderici, taşıyıcı ve alıcı arasında kayıt oluşturulmalıdır. Belgeyi düzenleyen tarafın onayı olmadan yapılan sözlü değişiklik, denetimde veya teslim uyuşmazlığında yeterli kanıt oluşturmayabilir.

Gönderici e-İrsaliye kullanıyorsa nakliyeci ne yapmalıdır?

Gönderici e-İrsaliye kullanıyorsa nakliyeci, belgeyi kendi adına tekrar düzenlemek yerine belge numarasını ve taşıma bilgilerini doğru şekilde almalıdır. Sürücü yola çıkmadan önce yük, araç, adres ve belge bilgilerinin aynı sevkiyata ait olduğu kontrol edilmelidir.

1. Nakliyeci, göndericinin e-İrsaliye kapsamını ve belgenin hangi işletme tarafından düzenlendiğini teyit etmelidir.
2. Nakliyeci, göndericiye araç plakası, dorse bilgisi, sürücü adı ve gerekli kimlik bilgilerini zamanında bildirmelidir.
3. Nakliyeci, belge üzerindeki alıcı, çıkış adresi, teslim adresi, mal miktarı ve sevk tarihini taşıma emriyle karşılaştırmalıdır.
4. Nakliyeci, e-İrsaliye numarasına veya işletmenin kullandığı elektronik erişim yöntemine sürücünün ulaşabildiğini kontrol etmelidir.
5. Nakliyeci, teslimde oluşan eksik, fazla, hasarlı veya reddedilen ürünleri tutanak ve sistem kaydıyla göndericiye bildirmelidir.

Bu adımlar, nakliyecinin belgeyi düzenleyen taraf olmadığı durumlar içindir. Nakliyeci aynı zamanda kendi ürününü sevk ediyorsa gönderici sorumluluğunu da üstlenebilir. Ayrıca taşeron şoför kullanılması, araç değişmesi veya yükün ara depoda aktarılması gibi durumlarda bilgi akışı sözleşme ve şirket prosedürüyle belirlenmelidir. Belgenin elektronik olması, saha çalışanının kontrol yükünü ortadan kaldırmaz.

e-İrsaliye üzerinde nakliye için hangi bilgiler bulunmalıdır?

e-İrsaliye üzerinde nakliye açısından en önemli bilgiler, belgenin kim tarafından ve kime düzenlendiği, hangi malların nereden nereye sevk edildiği ve taşımanın nasıl gerçekleştirileceğidir. Belge, yalnızca bir numaradan ibaret değildir; mal hareketini açıklayan bütünlükte hazırlanmalıdır.

Belgede genellikle belge tarihi ve numarası, gönderici ile alıcının unvanı, adresi ve vergi kimlik bilgileri, malın adı, miktarı ve ölçü birimi bulunur. Çıkış ve teslim adresleri, taşıma şekli, araç veya plaka bilgisi, sürücü bilgileri ve teslim sürecine ilişkin alanlar da işlem türüne göre önem taşır. Bazı alanların zorunluluğu, teknik kılavuz ve işlem senaryosuna göre değişebilir.

Nakliyeci, kendisine gönderilen belgenin tüm muhasebe alanlarını yeniden düzenlemez; ancak fiili taşıma için kritik alanları kontrol eder. Örneğin 18 palet olarak bildirilen yük 16 palet teslim ediliyorsa, sürücü farkı gizlememeli ve teslim kaydı oluşturmalıdır. Alıcı adresi değiştiyse yeni adresin yetkili işletme tarafından sisteme işlenmesi gerekir. Güncel GİB teknik kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Taşıma sırasında nakliye e-İrsaliye nasıl kontrol edilir?

Taşıma sırasında nakliye e-İrsaliye kontrolü, belge numarası ile gerçek yükün, aracın ve teslim adresinin karşılaştırılmasıyla yapılır. Sürücü, işletmenin kullandığı portal, mobil uygulama, entegrasyon çıktısı veya izin verilen diğer erişim yöntemi üzerinden belge bilgisine ulaşmalıdır.

Kontrolün ilk aşamasında gönderici, alıcı ve sevk adresi incelenir. İkinci aşamada ürün adı, koli veya palet sayısı, miktar ve ölçü birimi fiili yükle karşılaştırılır. Üçüncü aşamada araç plakası, dorse, sürücü ve sevk zamanı gibi taşıma bilgileri kontrol edilir. Belge numarası okunamıyor, sistemde görünmüyor veya yükle eşleşmiyorsa araç hareket etmeden göndericiyle iletişim kurulmalıdır.

Örneğin bir market deposuna üç farklı mağazanın ürünleri aynı araçla gidiyorsa, her sevkiyatın alıcı ve mal bilgileri karışmamalıdır. Kısmi teslim, hasarlı koli veya alıcı adresinde değişiklik varsa teslim tutanağı, fotoğraf ve sistem kaydı birlikte tutulabilir. Kağıt çıktı kullanılıp kullanılmayacağı, karekod veya elektronik erişim yönteminin nasıl uygulanacağı güncel GİB kuralları ve işletme prosedürüyle belirlenmelidir.

e-İrsaliye hangi durumlarda düzenlenmez veya geçerli olmaz?

e-İrsaliye her ticari işlemde ve her nakliye hizmetinde aynı şekilde düzenlenmez; mal hareketinin bulunup bulunmadığı ve göndericinin e-İrsaliye kapsamı belirleyicidir. Sadece taşıma ücretinin faturalandırılması, tek başına taşınan mallar için e-İrsaliye düzenleme sonucunu doğurmaz.

Gönderici e-İrsaliye kapsamında değilse, işlem için kağıt sevk irsaliyesi veya mevzuatın öngördüğü başka belge gerekebilir. Bu durum, taşıyıcının hiçbir belge taşımayacağı anlamına gelmez. İade yükü, depolar arası aktarım, fason üretime gönderim, şube sevki ve üçüncü kişiye teslim gibi senaryolar ayrıca incelenmelidir. Aynı araçta farklı göndericilere ait yükler varsa her sevkiyatın belge ilişkisi ayrı kurulmalıdır.

Belge düzenlenmiş olsa bile yanlış gönderici, yanlış alıcı, hatalı adres, taşınmayan ürün veya gerçeğe uymayan miktar belgenin fiili sevkiyatla uyumunu bozar. Böyle bir durumda belgenin sistemdeki durumuna göre düzeltme, iptal, yeni belge veya iade süreci işletilebilir. İstisna varmış gibi kağıda geçmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Nakliye firması e-İrsaliye geçişini nasıl planlamalı?

Nakliye firması e-İrsaliye geçişini, önce kendi rolünü ve müşterilerinin belge sorumluluğunu belirleyerek planlamalıdır. Firma kendi malını sevk ediyor mu, yalnızca taşıma mı yapıyor, taşeron kullanıyor mu ve müşterilerinin hangi elektronik belgeleri kullandığı yazılı olarak çıkarılmalıdır.

İkinci adımda portal veya entegrasyon yöntemi, kullanıcı yetkileri, araç bilgisi aktarımı, sürücü erişimi, arşivleme ve hata bildirim kanalı belirlenir. Gerçek sevkiyata geçmeden önce farklı alıcı, kısmi teslim, araç değişimi ve iade senaryoları test edilmelidir. Kullanıcıların sadece ofiste değil, depoda ve araç üzerinde de belge numarasına ulaşabildiği doğrulanmalıdır.

Örneğin beş araçla çalışan küçük bir nakliye işletmesi, önce en çok sevkiyat yaptığı iki müşteriyle pilot süreç kurabilir. Her müşteri için belgeyi kimin düzenlediği, plakayı kimin sisteme girdiği ve teslim farkını kimin onayladığı yazılır. İhtiyaca göre e-İrsaliye çözümünün teknik özellikleri incelenir. Kontör planında gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğü ayrıca hesaba katılmalıdır.

Nakliye e-İrsaliye hataları nasıl düzeltilir?

Nakliye e-İrsaliye hataları, belgenin durumuna ve hatanın türüne göre düzeltme, iptal, yeniden düzenleme veya iade prosedürüyle ele alınır. Düzenlenmiş belgeyi saha personelinin sözlü talimatıyla değiştirmek yerine, belgeyi düzenleyen işletmenin yetkili kullanıcısı süreci başlatmalıdır.

Yanlış alıcı, hatalı adres, eksik ürün, fazla ürün ve araç bilgisi hataları aynı yöntemle çözülmez. Sevkiyat başlamadan fark edilen yanlışlıkta belge durumuna uygun düzeltme yapılabilir. Sevkiyat başladıktan veya teslim gerçekleştikten sonra ise fiili teslim kaydı, tutanak ve tarafların elektronik kayıtları birlikte değerlendirilmelidir. Yanlış: Hatalı e-İrsaliyeyi silip yeni numarayı sürücüye sözlü bildirmek. Doğru: Sistem durumunu kontrol edip yetkili düzeltme akışını belgelemek.

• Gönderici ve alıcı unvanının, adresinin ve vergi kimlik bilgilerinin sevkiyatla eşleştiğini kontrol edin.
• Mal adı, miktar, koli veya palet sayısı ve ölçü biriminin fiili yükle uyumunu kontrol edin.
• Araç plakası, dorse ve sürücü bilgilerinin taşıma emriyle aynı olduğunu kontrol edin.
• Belge numarasının sürücü ve teslim ekibi tarafından erişilebilir olduğunu kontrol edin.
• Eksik, fazla veya hasarlı teslimlerin tutanak ve sistem kaydıyla bildirildiğini kontrol edin.
• İptal, iade veya yeniden düzenleme işleminde güncel teknik akışın uygulandığını kontrol edin.

Hata düzeltme yetkisi, taşıyıcının değil çoğu zaman gönderici işletmenin sistem ve muhasebe sorumlusundadır. Nakliye şirketi, kendi kayıtlarında taşıma emri, teslim tutanağı, yazışma ve belge numarasını eşleştirmelidir. Böylece müşteriye verilen hizmet ile mal hareketine ait belgenin birbirine karıştırılması önlenir.

Kağıt sevk irsaliyesi ve e-İrsaliye nasıl karşılaştırılır?

Kağıt sevk irsaliyesi ve e-İrsaliye aynı temel mal hareketini belgeleme amacına hizmet eder; fark, belgenin oluşturulma, iletilme, kontrol ve saklama yöntemindedir. Hangi yöntemin kullanılacağı, göndericinin kapsamına ve güncel GİB düzenlemelerine göre belirlenir.

e-İrsaliye, kağıt belgenin sadece taranmış bir kopyası değildir. Belge, elektronik sistemde oluşturulur ve teknik kurallara uygun şekilde gönderilir. Taşıyıcının elindeki çıktı, erişim numarası veya görüntüleme yöntemi işletmenin ve güncel kılavuzun belirlediği uygulamaya uygun olmalıdır.

Bir nakliye firması kağıt süreci bırakmadan önce müşterilerinin belge kapsamını kontrol etmelidir. Kapsama girmeyen göndericide e-İrsaliye zorunluluğu varmış gibi işlem yapmak kadar, kapsam dahilindeki göndericide kağıtla devam etmek de riskli olabilir. Güncel GİB duyurusunu, teknik kılavuzu ve mali müşavirinizin değerlendirmesini birlikte esas alın.

Özet: 5 maddede nakliye e-İrsaliye zorunluluğu

Nakliye e-İrsaliye değerlendirmesinde temel ölçüt, taşıma hizmetinin kendisi değil, malın kim tarafından sevk edildiği ve bu işletmenin GİB kapsamıdır. Taşıyıcı, gönderici ve alıcı rollerini ayırmadan doğru belge akışı kurulamaz.

Belge düzenlendikten sonra araç, sürücü, yük, adres ve teslim bilgilerinin uyumu kontrol edilmelidir. Hata görüldüğünde belgeyi sahada değiştirmek yerine, düzenleyen işletmenin yetkili ve mevzuata uygun düzeltme süreci kullanılmalıdır.

• Sadece başkasına ait malı taşıyan nakliye firması, sırf taşıma yaptığı için otomatik olarak e-İrsaliye düzenleyen taraf olmaz.
• Malı satan, gönderen veya kendi stoğunu sevk eden işletme, e-İrsaliye kapsamını ayrıca değerlendirmelidir.
• Taşıyıcı, belge numarasına erişmeli ve e-İrsaliye bilgilerini gerçek yük, araç ve teslim adresiyle karşılaştırmalıdır.
• e-Fatura veya nakliye hizmet faturası, mal hareketi için gereken sevk belgesinin yerine kendiliğinden geçmez.
• Kapsam, istisna, teknik süreç ve düzeltme yöntemi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmelisiniz.

e-belge kullanımını planlarken efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarıyla mali müşavirinizle değerlendirin.