E-Ticaret e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

E-ticaret e-fatura, siparişin alıcı türü doğrulanıp uygun belge senaryosu seçilerek kesilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, değilse işlemin niteliğine ve güncel GİB kurallarına uygun e-Arşiv fatura düzenlenir. Belge, onaylı portal veya özel entegratör yazılımı üzerinden oluşturulup GİB'e iletilir.

Bu rehber, kendi web sitesinden veya pazaryerlerinden satış yapan işletmelere yardımcı olur. Sipariş bilgilerinin faturaya aktarılması, müşteri bilgilerinin kontrolü, KDV hesaplama, iade, gönderim ve saklama adımlarını açıklar. E-ticaret faaliyetiniz için ayrıca e-ticaret sektörüne özel e-dönüşüm çözümlerini inceleyebilirsiniz.

E-ticaret e-fatura nasıl kesilir?

E-ticaret e-fatura kesmek için önce siparişin alıcısını ve satış kanalını belirleyin. Ardından alıcının e-Fatura kayıt durumunu sorgulayın, uygun belge türünü seçin ve ürün kalemlerini sipariş sistemiyle eşleştirin. Fatura taslağını kontrol ettikten sonra belgeyi GİB'e gönderin ve gönderim sonucunu giden kutusundan izleyin.

Süreç, yalnızca PDF dosyası hazırlamaktan ibaret değildir. Geçerli e-Fatura, mevzuata uygun veri yapısıyla oluşturulur, sistem tarafından imzalanır veya onaylanır ve GİB'e iletilir. PDF, müşteriye okunabilir kopya sunabilir; fakat tek başına GİB sistemindeki elektronik belgenin yerine geçmez. Sipariş numarası da fatura numarası değildir.

1. İşletmenin ve müşterinin vergi bilgilerini sipariş kaydıyla karşılaştırın.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını yetkili sistem üzerinden kontrol edin.
3. Ürün, miktar, fiyat, indirim, KDV ve kargo kalemlerini faturaya aktarın.
4. Taslağı onaylayıp gönderin, ardından belge durumunu kabul edildi veya gönderildi gibi sonuçlarla doğrulayın.

Örneğin küçük bir online giyim mağazası, aynı siparişte iki ürün ve bir kargo bedeli varsa tüm kalemleri kontrol etmelidir. Müşterinin şirket bilgileri doğrulanmadan tüketici belgesi seçmek, yanlış alıcıya fatura göndermeye neden olabilir. e-Fatura ürün sayfasında portal ve entegrasyon seçeneklerinin belge akışını ayrıca karşılaştırabilirsiniz.

Manuel kesimde çalışan, sipariş ekranındaki her alanı fatura ekranına tek tek taşır. Entegrasyonda ise bu aktarım otomatikleşir; ancak ürün kodu ve vergi tanımı yine kontrol edilmelidir. İlk otomatik gönderimden önce düşük sayıda siparişle test yapmak, aynı hatanın birçok belgeye yayılmasını önler.

Yanlış satış kanalı seçimi de fatura akışını etkiler. Kendi sitenizdeki ödeme kaydı ile pazaryeri raporundaki tutar aynı görünmeyebilir. Faturayı göndermeden önce komisyon, kargo ve indirimlerin hangi tarafça karşılandığını sipariş bazında ayırın.

E-ticaret işletmesi e-Fatura mı e-Arşiv mi kullanır?

E-ticaret işletmesi, önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını kontrol eder. Kayıtlı alıcılar için e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcılar için ise işlemin koşullarına uygun e-Arşiv fatura gündeme gelir. Alıcı türü, satışın niteliği ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte değerlendirilmelidir.

E-Fatura, GİB sistemine kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik faturadır. e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenen ve elektronik ortamda saklanan faturadır. Bu ayrım, müşterinin web sitesinden alışveriş yapmasıyla değil, fatura alıcısının statüsü ve mevzuatla ilgilidir. Bu nedenle tüm internet siparişlerine otomatik olarak aynı belge türünü uygulamayın.

Belge seçimi konusunda tereddüt varsa siparişin ödeme, teslim ve alıcı bilgilerini birlikte inceleyin. e-Arşiv fatura çözümünü değerlendirirken güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yeni bir pazaryeri modelinde, platformun belge düzenleme sorumluluğunu sözleşmeden doğrulamadan otomasyon kurmayın.

Örneğin bir tüketici, sipariş formunda şirket adını yazabilir; fakat bu bilgi tek başına e-Fatura düzenlemek için yeterli değildir. Şirketin resmi unvanı, VKN bilgisi ve kayıt durumu yetkili sorguyla eşleştirilmelidir. Sorgu sonucu uyuşmuyorsa müşteriyle iletişim kurulmadan belge gönderilmemelidir.

Yanlış: İnternet üzerinden yapılan her satışta otomatik olarak e-Arşiv fatura oluşturmak. Doğru: Önce alıcının kayıt durumunu ve işlemin belge düzenleme koşullarını kontrol etmek. Belge türü kararı, satış kanalından çok alıcının niteliği ve geçerli düzenlemelerle ilgilidir.

E-ticaret siparişinde müşteri bilgileri nasıl doğrulanır?

E-ticaret siparişinde müşteri bilgileri; ad veya unvan, vergi kimlik bilgisi, adres ve iletişim kayıtları karşılaştırılarak doğrulanır. Şirket müşterisinde VKN, unvan ve vergi dairesi bilgileri sipariş formuyla eşleştirilir. Bireysel müşteride ise seçilen belge senaryosunun istediği kimlik ve adres bilgileri eksiksiz alınır.

İşletme, müşteri kaydını yalnızca kullanıcının yazdığı mağaza adıyla oluşturmamalıdır. E-Fatura kullanıcısı sorgusu, entegrasyon ekranında veya yetkili portalda yapılır. Sonuçta görünen unvan ve vergi bilgileri sipariş kaydındaki bilgilerle uyuşmuyorsa müşteriyle iletişim kurulmalı, belge taslağı düzeltilmeden gönderilmemelidir.

Adres bilgisi, özellikle kargo teslimi ile fatura adresi ayrıldığında önem kazanır. Siparişteki teslimat adresi fatura adresi olarak otomatik yazılmamalıdır. Sistem iki adres alanı sunuyorsa, müşterinin fatura adresi ayrıca seçilmelidir. Farklı kişi adına ödeme yapılması da alıcı bilgisinin yeniden kontrol edilmesini gerektirir.

Yanlış: Pazaryerindeki mağaza adını müşterinin ticari unvanı kabul etmek. Doğru: Müşterinin beyan ettiği resmi unvanı ve vergi kimlik bilgisini yetkili sorgu sonucu ile karşılaştırmak. Bu kontrol, yanlış firmaya düzenlenen faturaların iade veya düzeltme sürecini azaltır.

Bilgi eksikliği varsa müşteriden yeni bir fatura bilgisi istenebilir; ancak kişisel veriler gereksiz alanlarda tutulmamalıdır. E-ticaret yazılımında müşteri kartı, sipariş kartı ve fatura adresi alanlarının farklı amaçlarını belirleyin. Böylece tekrar siparişlerde eski ve hatalı bilgiler otomatik taşınmaz.

Doğrulama için siparişin ödeme yapan kişisiyle faturanın alıcısını da karşılaştırın. Ödeme bir başkasının kartıyla yapılmışsa bu durum, faturanın otomatik olarak kart sahibine düzenleneceği anlamına gelmez. Alıcının kim olduğu sipariş formu, müşteri beyanı ve belge senaryosu birlikte değerlendirilerek belirlenmelidir.

Pazaryeri ve kendi site siparişlerinde fatura nasıl kesilir?

Pazaryeri ve kendi site siparişlerinde faturayı kimin düzenlediği, satış modeline ve platform sözleşmesine göre belirlenir. Kendi sitesinde ürün satan işletme genellikle kendi müşterisine kendi adına belge düzenler. Pazaryerinde ise satıcı, platformun belge akışındaki rolünü ve faturanın satıcı adına mı yoksa platform adına mı düzenlendiğini kontrol etmelidir.

Pazaryeri sipariş verisinde sipariş numarası, ürün kodu, miktar, satış bedeli, indirim, kargo ve alıcı bilgileri bulunabilir. Bu veriler fatura sistemine aktarılırken platform komisyonu ayrıca değerlendirilir. Komisyon, müşteriye satılan ürünün bedeliyle aynı fatura kalemi değildir. Platformun işletmeye düzenlediği komisyon faturası farklı bir muhasebe belgesidir.

Örneğin Ankara'da kendi sitesinden el yapımı çanta satan küçük bir işletme düşünelim. İşletme, sipariş onayından sonra müşterinin e-Fatura kayıt durumunu kontrol eder. Ürün fiyatını, müşteriye yansıtılan kargoyu ve varsa indirimi satış faturasında gösterir. Pazaryeri komisyonunu müşterinin faturasında indirim gibi göstermeden, platformun ayrı ticari belgesiyle eşleştirir.

Otomatik aktarımda her pazaryeri için ayrı eşleştirme kuralı tanımlayın. Ürün kodu, KDV tanımı, ödeme yöntemi ve kargo satırı farklı platformlarda farklı adlarla gelebilir. Aktarım başarısızsa siparişi yeniden göndermeden önce giden kutusunda aynı belge numarasıyla mükerrer kayıt oluşup oluşmadığını kontrol edin.

Platformun kendi fatura hizmeti varsa, işletmenin sorumluluk sınırlarını sözleşme ve muhasebe kayıtlarıyla teyit edin. Faturayı kimin kestiği, belgenin kimin adına düzenlendiği ve iade halinde kimin işlem yaptığı net değilse mali müşavirden yazılı süreç önerisi alın.

Uygulamada önce platform sözleşmesini ve satıcı panelindeki fatura ayarlarını inceleyin. Sonra bir test siparişinin ürün bedelini, komisyonunu, kargosunu ve ödeme kesintisini ayrı raporlarda karşılaştırın. Bu dört tutar aynı belgeye ait olmayabilir; her biri için doğru muhasebe kaydı belirlenmelidir.

E-ticaret e-fatura kesme adımları nelerdir?

E-ticaret e-fatura kesme adımları, sipariş verisini belge taslağına aktarmak, alıcı senaryosunu seçmek ve gönderim durumunu kontrol etmekten oluşur. Ekran adları kullanılan portala göre değişebilir; fakat aşağıdaki sıra, manuel veya entegre işlemlerde temel kontrol akışını korur.

1. Sipariş kartını açın ve satışın kendi sitenizden mi, pazaryerinden mi geldiğini işaretleyin.
2. Müşteri kartındaki unvan, VKN veya ilgili kimlik bilgisi ile fatura adresini doğrulayın.
3. Alıcı sorgusuna göre e-Fatura veya e-Arşiv belge türünü ve uygun fatura profilini seçin.
4. Ürün kodu, açıklama, miktar, birim fiyat, indirim ve vergi bilgilerini siparişle karşılaştırın.
5. Kargo ve ödeme bilgilerini, satış bedeline nasıl yansıtıldığına göre ayrı alanlara işleyin.
6. Taslağı kaydedin, önizlemeyi kontrol edin, belgeyi gönderin ve giden kutusundaki sonucu izleyin.

Gönderimden sonra yalnızca PDF indirmek yeterli değildir. Belgenin sistemde gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata verdi durumlarından hangisine ulaştığını okuyun. Alıcıya e-posta gitmesi de GİB aktarımının başarılı olduğunu tek başına kanıtlamaz. Durum kodunu ve işlem zamanını sipariş kaydıyla ilişkilendirin.

Yoğun sipariş alan bir mağazada otomasyon, veriyi hızlandırır; fakat hatalı ürün kartını da çoğaltabilir. İlk kurulumda az sayıda test siparişiyle alıcı, vergi, kargo ve iade akışını deneyin. Üretim ortamına geçmeden önce muhasebe yazılımındaki cari hesap ve stok eşleşmelerini mali müşavirinizle kontrol edin.

Toplu gönderim kullanıyorsanız işlemden önce örnek kayıtları filtreleyin. Aynı müşteriye ait birden fazla sipariş, birleştirme kuralı nedeniyle tek belgeye dönüşebilir veya ayrı kalabilir. Bu davranışı test etmeden toplu onay vermeyin. Gönderim sonrası oluşan belge sayısını sipariş raporuyla karşılaştırın.

KDV, indirim ve kargo bilgileri faturaya nasıl yazılır?

KDV, indirim ve kargo bilgileri faturaya ürün kartındaki güncel vergi tanımı ve gerçek satış koşulları esas alınarak yazılır. Her ürünün vergi uygulaması aynı olmayabilir. Bu nedenle tüm katalog için tek bir KDV oranı tanımlamak yerine ürün grubu, istisna durumu ve satış modelini muhasebe kayıtlarıyla doğrulayın.

İndirim, müşteriye uygulanan gerçek indirimi göstermelidir. Kupon, kampanya, sepet indirimi ve ürün bazlı indirim ayrı kaynaklardan geliyorsa toplamın sipariş ekranıyla eşleştiğini kontrol edin. Kargo müşteriye ayrıca yansıtılıyorsa sistemin ilgili kalem veya hizmet alanını kullanın. Satıcı kargoyu üstleniyorsa bu tutarı müşteriye bedel olarak aktarmayın.

Yanlış: Pazaryeri komisyonunu müşteriye verilen ürün faturasında kargo veya indirim satırı olarak göstermek. Doğru: Müşteriye satılan ürün ve yansıtılan hizmetleri ayrı düzenlemek, pazaryerinin komisyon belgesini işletme gider kaydı için ayrıca muhasebeleştirmek.

Ödeme yöntemi de kontrol edilmelidir. Kapıda ödeme, havale, kart veya taksit bilgisi faturadaki ödeme açıklamasını etkileyebilir; ancak ödeme yöntemi ürünün vergi niteliğini değiştirmez. Banka veya ödeme kuruluşu kesintisini satış bedelinden rastgele düşürmeyin. Sipariş toplamı, tahsilat raporu ve fatura toplamı arasındaki farkı ayrı bir mutabakat raporunda açıklayın.

Ürün kartı değişikliklerini geçmiş faturaları geriye dönük değiştirecek şekilde uygulamayın. Gönderilmemiş taslak düzeltilebilir; gönderilmiş belgede ise iptal, ret veya iade süreci ilgili belge türüne göre yürütülür. Vergi oranı konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kuruş yuvarlama farkları, özellikle birden fazla ürün ve taksitli kampanyada ortaya çıkabilir. Fatura toplamını sipariş toplamıyla karşılaştırırken satır toplamı, indirim toplamı ve vergi toplamını ayrı inceleyin. Sistem farkı otomatik düzeltiyorsa hangi kaleme uyguladığını kontrol edin; açıklanamayan farkı gönderimden önce çözün.

E-ticaret satışında e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenir?

E-ticaret satışında e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı ve işlemin güncel düzenlemeler kapsamında e-Arşiv olarak düzenlenebildiği durumlarda kullanılır. Tüketiciye yapılan birçok internet satışında bu senaryo görülür; ancak her işlem için otomatik varsayım yapılmamalıdır. Alıcının statüsü ve satışın özellikleri önce kontrol edilir.

e-Arşiv belgesi, yetkili portal veya özel entegratör sistemi içinde oluşturulur. Belgenin alıcıya nasıl sunulacağı, müşteri iletişim tercihi, işlem türü ve güncel GİB kurallarıyla belirlenir. E-posta gönderimi, indirme bağlantısı veya mevzuata uygun diğer sunum seçeneklerinden hangisinin kullanılacağını işletmenin süreç dokümanında açıkça tanımlayın.

Online satışta siparişin ödenmiş olması, faturanın düzenleme zamanını tek başına belirlemez. Teslimat, hizmetin ifası ve fatura düzenleme süresini etkileyen koşulları birlikte değerlendirin. Ürün henüz tedarik edilmemiş veya sipariş iptal edilmişse taslak oluşturmakla kesin belge göndermek arasındaki farkı dikkate alın.

Bir tüketici siparişinde ad, adres, ürün açıklaması, miktar, bedel, indirim ve vergi bilgileri eksiksiz olmalıdır. Müşteri e-Fatura kullanıcısı olduğunu bildirirse sistem sorgusunu çalıştırın; yalnızca müşterinin beyanına göre belge tipini seçmeyin. Şüpheli durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin eczane ürünleri satan küçük bir çevrim içi işletme, tüketici siparişlerini otomatik e-Arşiv akışına bağlayabilir. Ancak bir şirket müşterisi vergi bilgilerini sonradan iletirse önce alıcı sorgusu yenilenmelidir. İlk oluşturulan taslak ile yeni müşteri bilgileri karşılaştırılmadan belge gönderilmemelidir.

e-Arşiv fatura seçimi, müşteriye PDF göndermekle tamamlanmaz. Belge numarası, elektronik kayıt, gönderim yanıtı ve alıcıya sunum bilgisi birlikte izlenmelidir. Kullanılan sistemin iptal, yeniden oluşturma ve arşiv ekranlarını önceden öğrenmek, yoğun satış günlerinde yanlış belge gönderme riskini azaltır.

İade ve iptal durumunda e-ticaret faturası nasıl düzeltilir?

İade ve iptal durumunda gönderilmiş e-ticaret faturası doğrudan düzenlenerek değiştirilmez; kullanılan belge türüne ve belgenin durumuna uygun iptal, ret veya iade belgesi süreci işletilir. Önce siparişin gerçekten iptal mi, kısmi iade mi, tamamen iade mi olduğunu belirleyin.

Henüz gönderilmemiş taslak faturada ürün, müşteri veya tutar hatası varsa taslak üzerinde düzeltme yapılabilir. GİB'e gönderilmiş e-Faturada ise senaryonun temel veya ticari olması, alıcının yanıtı ve güncel iptal uygulaması önemlidir. e-Arşiv faturada kullanılan portalın iptal ve iade ekranlarıyla ilgili kuralları izleyin.

Uzman notu: İade kargosu sisteme düştü diye ilk faturayı otomatik silmeyin. Sipariş, teslim, iade talebi, depoya ulaşan ürün ve muhasebe kaydını aynı işlem numarasıyla eşleştirin.

Kısmi iadede yalnızca iade edilen ürünleri ve ilgili indirim veya kargo etkisini hesaplayın. İade belgesindeki miktar, birim fiyat ve vergi bilgisi ilk faturayla tutarlı olmalıdır. Müşteriye para iadesi yapılması, elektronik belgenin de aynı anda otomatik olarak iptal edildiği anlamına gelmez.

Bir ürün değişiminde yeni gönderilen ürünün fiyatı ve önceki faturanın durumu ayrı değerlendirilir. Stok hareketi, ödeme iadesi ve fatura hareketini tek ekranda birleştirmeden önce muhasebe sistemindeki kayıtları kontrol edin. Uygulanacak yöntem işlem tarihindeki mevzuata göre değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İade sürecinde önce müşterinin talep tarihi, ürünün depoya ulaşma tarihi ve para iadesi tarihi kaydedilmelidir. Ardından ilk faturadaki ürün satırlarıyla iade edilen miktar karşılaştırılır. Kargo bedeli, kampanya indirimi veya hediye ürün varsa bunların iade tutarına etkisini ayrıca hesaplayın.

E-ticaret e-fatura gönderimi ve saklaması nasıl yapılır?

E-ticaret e-fatura gönderimi, belgenin yetkili sistemde oluşturulması, GİB'e iletilmesi ve sonuç durumunun kaydedilmesiyle tamamlanır. Gönderimden sonra giden kutusunda belge numarasını, gönderim zamanını, alıcıyı ve sistem yanıtını kontrol edin. Alıcıya gönderilen e-posta, bu teknik durum kontrolünün yerine geçmez.

Saklama sürecinde XML veya UBL-TR veri dosyası, görüntülenebilir kopya, sistem yanıtları ve ilgili sipariş kaydı birlikte korunmalıdır. Yalnızca bilgisayara indirilen PDF, belgenin elektronik bütünlüğünü ve işlem geçmişini tek başına göstermeyebilir. Yedekleme, erişim yetkisi ve dosya adlandırma kurallarını yazılı bir prosedüre bağlayın.

• Belgenin GİB veya yetkili sistem durumunun başarılı olduğunu kontrol edin.
• Belge numarasını sipariş numarası, cari hesap ve ödeme kaydıyla eşleştirin.
• XML, görüntü ve gönderim yanıtını aynı arşiv klasöründe veya güvenli sistemde tutun.
• İade, iptal ve ret kayıtlarını asıl belgeyle bağlantılı şekilde saklayın.

Portal hizmeti seçerken yasal saklama sorumluluğu ile sağlayıcının sunduğu saklama hizmetini birbirinden ayırın. efaturakontor.com ücretsiz e-fatura portalında 10 yıl güvenli saklama ve gelen-giden kutusu sunulduğu belirtilmektedir; işletme yine de kendi erişim ve yedekleme politikasını belirlemelidir.

Kontör planlamasında dikkat edilmesi gereken nokta, gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürmesidir. Bu nedenle yalnızca kestiğiniz faturaları değil, kullandığınız tüm e-belge akışını ve iade belgelerini de hacim hesabına dahil edin.

Arşiv erişimini yalnızca tek bir çalışanın bilgisayarına bağlamayın. Yetkili kullanıcıları, parola yönetimini ve yedekleme sorumlusunu belirleyin. Denetim veya müşteri itirazı sırasında siparişten faturaya, faturadan gönderim yanıtına ulaşılabilmesi için belge numarasıyla arama yapılabilen bir klasör veya sistem düzeni kurun.

E-ticaret gönderisinde e-İrsaliye ile fatura nasıl eşleştirilir?

e-İrsaliye, ürünün sevkini; e-Fatura veya e-Arşiv fatura ise satışın belgelendirilmesini gösterir. Aynı işlemde ikisi de gerekiyorsa, sevk bilgileri ile fatura bilgilerini ayrı belgelerde doğru biçimde oluşturun. Fatura kesilmiş olması, ürün taşımasının e-İrsaliye sürecini otomatik olarak tamamlamaz.

Depo, kargo ve faturalama sistemleri arasında sipariş numarası, ürün kodu, miktar, alıcı, sevk adresi ve belge referansı eşleşmelidir. Kısmi sevkiyatta gönderilen miktar, kalan siparişten ayrılmalıdır. Birden fazla depodan çıkan ürünlerde her sevkiyatın hangi siparişe ve hangi belgeye bağlı olduğu raporda görünmelidir.

Pazaryeri lojistiğinde ürünü kimin sevk ettiği ve taşıma belgesini kimin düzenlediği ayrıca incelenir. Platformun taşıma hizmeti vermesi, satıcının her durumda aynı e-belgeyi düzenleyeceği anlamına gelmez. Depo çıkış ekranındaki miktar ile fatura satırlarını karşılaştırmadan otomatik gönderim kuralı oluşturmayın.

Sevk tarihi, teslimat adresi ve taşıyıcı bilgileri hatalıysa belge akışı aksayabilir. e-İrsaliye ürün sayfasındaki süreç bilgilerini inceleyin ve işletmenizin e-İrsaliye kapsamını mali müşavirinizle değerlendirin. Uygulama zorunluluğu, sektör ve güncel mevzuata göre değişebileceğinden güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Örneğin İstanbul'daki depodan çıkan üç üründen biri ayrı gün gönderilecekse, sevk edilen miktar fatura ve e-İrsaliye kayıtlarında aynı görünmelidir. Kargo firmasının teslimat etiketi, e-İrsaliye yerine geçmeyebilir. Depo personelinin sevk onayından önce ürün kodunu ve miktarı okutması bu nedenle önemlidir.

Fatura ve e-İrsaliye arasında doğrudan referans alanı bulunan sistemlerde bu alanı boş bırakmayın. Referans, sonradan hangi sevkiyatın hangi satışa bağlı olduğunu bulmayı kolaylaştırır. Ancak referans eşleştirmesi, işletmenin e-İrsaliye kapsamını kendiliğinden belirlemez; güncel mevzuat ve sektör koşulları ayrıca incelenmelidir.

E-ticaret e-fatura hataları nasıl kontrol edilir?

E-ticaret e-fatura hataları, gönderim öncesi taslak kontrolü ve gönderim sonrası durum takibiyle yakalanır. En sık görülen sorunlar yanlış alıcı, hatalı KDV tanımı, eksik adres, yanlış miktar, mükerrer belge ve sipariş-fatura toplamı farkıdır. Kontrolü yalnızca muhasebe döneminin sonunda yapmak yerine sipariş akışına yerleştirin.

Her sipariş için en az alıcı türü, unvan veya ad, VKN ya da ilgili kimlik bilgisi, fatura adresi, ürün kodu, miktar, fiyat, indirim, KDV, kargo ve toplam tutarı karşılaştırın. Gönderim sonrasında belge numarasını ve durum kodunu sipariş kaydına yazın. Hata mesajı varsa aynı siparişi yeniden göndermeden nedenini çözün.

Yanlış: Sistem hata verdiğinde aynı taslağı arka arkaya göndermek. Doğru: Giden kutusunu, belge numarasını ve GİB yanıtını kontrol edip yalnızca başarısız işlem için düzeltme yapmak. Bu yaklaşım, müşteriye iki belge gönderilmesi ve muhasebede çift kayıt oluşması riskini azaltır.

Gün sonu mutabakatında sipariş raporu, ödeme kuruluşu raporu, pazaryeri satış raporu ve fatura listesi karşılaştırılmalıdır. Faturası olmayan teslim edilmiş siparişler, faturası kesilmiş fakat iptal edilmiş siparişler ve kısmi iadeler ayrı listelenmelidir. Raporları tarih, kanal ve belge türüne göre filtrelemek hatanın kaynağını bulmayı kolaylaştırır.

Tekrarlayan hatalarda ürün kartı, müşteri alanı veya entegrasyon eşleştirmesi yanlış olabilir. Yazılım sağlayıcısına hata kodu, sipariş numarası ve işlem zamanını iletin; müşteri verilerini gereksiz şekilde paylaşmayın. Mevzuata ilişkin yorum gereken durumlarda teknik destek yerine mali müşavirinizden görüş alın.

Haftalık kontrol için başarısız belgeleri, bekleyen yanıtları ve mükerrer olabilecek kayıtları ayrı bir listeye alın. Önce belge durumunu, sonra siparişin teslim ve ödeme durumunu inceleyin. Böylece teknik gönderim hatası ile ticari iade veya iptal durumunu birbirine karıştırmadan doğru işlemi seçebilirsiniz.

Özet: 5 maddede e-ticaret e-fatura nasıl kesilir?

E-ticaret e-fatura kesme süreci, alıcıyı doğrulama ve doğru belgeyi seçmeyle başlar; kalem, vergi, gönderim ve arşiv kontrolleriyle tamamlanır. Aşağıdaki beş madde, kendi sitesi veya pazaryeri üzerinden satış yapan işletmenin günlük uygulamasını özetler.

• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve resmi müşteri bilgilerini sipariş kaydıyla doğrulayın.
• Alıcı durumuna, satışın niteliğine ve güncel GİB kurallarına göre e-Fatura veya e-Arşiv fatura seçin.
• Ürün, miktar, fiyat, indirim, KDV, kargo, adres ve ödeme bilgilerini taslakla karşılaştırın.
• Belgeyi yetkili sistemden gönderin ve giden kutusunda GİB yanıtını kontrol edin.
• XML, görüntü, sipariş, ödeme, iade ve gönderim kayıtlarını güvenli arşivde birlikte saklayın.

Belge türü, iade yöntemi, e-İrsaliye kapsamı ve fatura düzenleme zamanı işlem koşullarına göre değişebilir. Bu nedenle işletmenize özel akış hazırlarken güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik sistemdeki otomasyon, mevzuat kontrolünün yerine geçmez.

Günlük uygulamada önce alıcı ve belge türünü, sonra tutar ve vergi alanlarını kontrol edin. Son adımda gönderim yanıtını ve arşiv kaydını doğrulayın. Bu sıra, sipariş yoğunluğu arttığında işlemleri hızlandırırken yanlış belgenin toplu gönderilmesini de önlemeye yardımcı olur.

İhtiyacınıza göre sık sorulan sorular bölümünü inceleyebilir ve farklı belge hacimlerini karşılaştırabilirsiniz. efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı da bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.