mobilya yıl sonu kontrol: e-Fatura ve Kontör Kontrol Listesi

Mobilya yıl sonu kontrol listesi neden hazırlanır?

Mobilya için yıl sonu e-Fatura ve kontör kontrol listesi, yıl içinde düzenlenen, alınan ve bekleyen e-belgeleri sipariş kayıtlarıyla karşılaştırarak kapanış hatalarını bulur. Liste, eksik belgeyi, yanlış belge türünü ve kullanılabilir kontör ihtiyacını görünür kılar.

Bu kontrol, mobilya mağazası sahiplerine, üreticilere, atölyelere ve proje bazlı satış yapan işletmelere yarar. Özellikle yıl sonunda teslim edilen özel ölçü ürünler, avanslar ve parça sevkiyatları kayıtların karışmasına neden olabilir.

Kontrolün amacı yalnızca fatura sayısını toplamak değildir. Sipariş, tahsilat, stok çıkışı, teslimat, e-İrsaliye ve muhasebe kaydı arasında aynı işlemin izlenebilir olmasını sağlamaktır.

Mobilya sektöründe bir müşteri; masa, sandalye, montaj hizmeti ve nakliye bedelini aynı siparişte alabilir. Bu kalemlerin fatura üzerindeki açıklama, miktar, birim ve vergi bilgileriyle teklif dosyasında uyumlu olması gerekir.

Yıl sonu kontrolünü işletme sahibi, satış sorumlusu, depo çalışanı ve mali müşavir birlikte planlamalıdır. Her kişi kendi ekranındaki bilgiyi doğrulamalı, uyuşmazlıkları belge numarasıyla paylaşmalıdır.

Faaliyet alanındaki belge yükümlülüklerini ayrıca görmek için mobilya sektörü sayfasını inceleyebilirsiniz. Mevzuat kapsamı, işletmenin mükellefiyetine ve güncel GİB kurallarına göre değişebilir.

Kontrol yaklaşımını başka bir perakende alanındaki örnekle karşılaştırmak isteyenler, çiçekçi e-Dönüşüm kontrol listesine de bakabilir. Belge türleri farklı olsa da sıra, sorumlu ve kayıt eşleştirme mantığı benzerdir.

Mobilya işletmesi yıl sonu e-Fatura kapsamını nasıl kontrol eder?

Mobilya işletmesi yıl sonu e-Fatura kapsamını, işletme bilgilerinin, kullanıcı durumunun ve işlem türlerinin güncel GİB kayıtlarıyla karşılaştırılmasıyla kontrol eder. Bu işlem, yalnızca portalda giriş yapabilmekten daha kapsamlıdır.

Önce vergi kimlik numarası, şube bilgileri, unvan, adres ve yetkili kullanıcılar kontrol edilmelidir. Şube kapanmışsa eski kullanıcıların erişimi kaldırılmalı, yeni personelin yetkisi görev tanımına göre sınırlandırılmalıdır.

Sonra müşterilerin e-Fatura kayıtlı olup olmadığı, tedarikçilerin kullandığı belge türleri ve işletmenin e-Arşiv uygulamasındaki durumu gözden geçirilir. Alıcı statüsü değişmişse eski müşteri kartı kullanılmamalıdır.

1. İşletmenin GİB ve özel entegratör ekranındaki kullanıcı durumunu kontrol edin.
2. Aktif ve kapalı şubelerin vergi bilgilerini müşteri ve tedarikçi kartlarıyla karşılaştırın.
3. Yıl içinde alınan yeni sipariş modellerini mali müşavirle belge türü açısından değerlendirin.
4. e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye için kullanılan senaryo ve yetkileri listeleyin.
5. GİB duyurularındaki güncel kapsam ve teknik değişiklikleri mali müşavirinizle doğrulayın.

İşletme yalnızca e-Fatura gönderdiği için kapsam kontrolünü tamamlamış sayılmaz. Gelen faturalar, e-Arşiv belgeleri, mal hareketleri ve kullanıcı yetkileri de aynı kapanış dosyasına eklenmelidir.

Bir mükellefiyet değişikliği, faaliyet değişikliği veya yeni şube açılışı varsa eski uygulama varsayımıyla işlem yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mobilya satışında e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mı kullanılır?

Mobilya satışında kullanılacak belge türü, öncelikle alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlem için geçerli güncel kurallara göre belirlenir. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa genel olarak e-Fatura senaryosu değerlendirilir; kayıtlı olmayan alıcıda e-Arşiv gündeme gelir.

Alıcının yalnızca adı veya satış temsilcisinin beyanı belge türünü belirlemez. Vergi kimlik bilgisiyle yapılan kayıt kontrolü, müşteri kartındaki eski bilgilerden daha güvenilir bir başlangıçtır.

Belge türü seçimi, işlem tarihine ve güncel mevzuata göre yapılmalıdır. E-Arşiv kullanımı, e-Fatura kayıt durumu veya e-İrsaliye kapsamı konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Fatura ile sevk belgesini aynı belge sanmak da sık görülür. Fatura satışın mali belgesidir; e-İrsaliye ise kapsam dahilindeki mal hareketini izleyen ayrı bir e-belgedir.

Yıl sonu mobilya faturalarında müşteri ve teslimat bilgileri nasıl doğrulanır?

Yıl sonu mobilya faturalarında müşteri ve teslimat bilgileri, sipariş formu, müşteri kartı, vergi bilgileri ve sevk adresi birlikte incelenerek doğrulanır. Özellikle kurumsal alıcılarda şube ve merkez bilgilerinin ayrılması önemlidir.

Fatura öncesinde VKN veya TCKN, resmi unvan, adres, vergi bilgisi ve e-belge kayıt durumu kontrol edilmelidir. Bu bilgiler satış personelinin telefon notundan değil, onaylı müşteri kaydından alınmalıdır.

Özel üretim mobilyada ürün açıklaması kısa bırakılmamalıdır. Model, ölçü, renk, malzeme, adet, sipariş numarası, montaj durumu ve varsa proje adı işletmenin ticari kayıtlarıyla uyumlu yazılmalıdır.

Yanlış: Sipariş formundaki unvanı değiştirmeden faturaya aktarmaktır. Doğru: VKN veya TCKN ile doğrulanan resmi unvanı ve güncel adresi müşteri kartına uygulamaktır.

Fatura adresiyle teslimat adresi aynı olmayabilir. Showroomdan farklı bir şantiyeye veya müşterinin yeni taşındığı adrese gönderim varsa iki adres ayrı alanlarda kontrol edilmelidir.

Yanlış: Aynı müşterinin merkez, mağaza ve şantiye adreslerini tek adres kabul etmektir. Doğru: Fatura adresini, teslimat adresini ve sevk sorumlusunu sipariş bazında ayrı doğrulamaktır.

Kontrol sonunda satış ekibi, depo ve mali müşavir aynı sipariş numarasını kullanmalıdır. Böylece belge üzerinde düzeltme gerektiğinde doğru müşteri, ürün ve teslimat kaydı hızlıca bulunur.

Mobilya siparişlerinde e-Fatura, e-İrsaliye ve teslimat nasıl eşleştirilir?

Mobilya siparişlerinde e-Fatura, e-İrsaliye ve teslimat; ortak sipariş numarası, ürün listesi, sevk bilgisi ve belge numarası üzerinden eşleştirilir. Ancak her satışta aynı belge setinin kullanılacağı varsayılmamalıdır.

Tek siparişin farklı tarihlerde sevk edilmesi, kısmi teslimat veya montajın daha sonra yapılması mobilya sektöründe yaygındır. Bu nedenle depo çıkışı ile fatura tarihini otomatik olarak aynı kabul etmek hatalı olabilir.

1. Sipariş formundaki ürünleri model, ölçü, adet ve teslimat planıyla kesinleştirin.
2. Sevk edilecek ürünleri depo çıkış kaydı ve teslimat adresiyle karşılaştırın.
3. e-İrsaliye gerekiyorsa taşıma öncesinde ilgili belge bilgilerini güncel kurallara göre kontrol edin.
4. Faturadaki ürün ve tutarları sipariş, sevk ve teslim kayıtlarıyla eşleştirin.
5. Kalan ürünleri veya ertelenen montajı ayrı bir takip satırında mali müşavire bildirin.

e-İrsaliye kapsamına girip girmediğiniz, işletmenizin durumuna ve güncel mevzuata göre değerlendirilmelidir. Kapsam dışında olan bir işletme, sırf başka bir mobilya firması uyguluyor diye aynı süreci kopyalamamalıdır.

Belge düzenleme adımlarını ekran mantığıyla görmek isteyenler, oto servis e-Fatura adım rehberindeki işlem sırasından yararlanabilir. Sektör farklıdır; eşleştirme yaklaşımı benzerdir.

Yıl sonunda teslim edilmemiş ürünler için fatura, irsaliye ve stok kayıtları birlikte değerlendirilmelidir. Geciken teslimatta belgeyi geriye dönük düzenlemek yerine mali müşavirinizin yönlendirdiği yöntemi uygulayın.

Mobilya yıl sonu kontör hesabı nasıl yapılır?

Mobilya yıl sonu kontör hesabı, dönem boyunca kullanılan giden ve gelen e-belgelerin sistem raporlarından sayılmasıyla yapılır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için yalnızca gönderilen faturaları toplamak yeterli değildir.

Önce e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve işletmenin kullandığı diğer desteklenen e-belge türleri ayrı ayrı listelenir. Ardından her türde gönderilen ve alınan belge adetleri, tarih aralığı seçilerek rapordan alınır.

Örneğin küçük bir mobilya showroomu, bir ayda 85 giden e-Fatura, 25 gelen e-Fatura, 40 e-Arşiv Fatura ve 30 e-İrsaliye oluşturmuş olsun. Her belge bir kontör hesabına dahilse toplam kullanım 180 kontördür.

Bu rakam yalnızca örnek bir senaryodur. İptal, ret, tekrar gönderim, teknik hata veya taslak kayıtların nasıl sayıldığı hizmet sağlayıcının raporlama kuralına göre ayrıca doğrulanmalıdır.

Kontör planı, geçmiş aynı dönemin tüketimiyle birlikte tahmin edilmelidir. Mobilya kampanyaları, toplu proje teslimleri, yıl sonu indirimleri ve kurumsal siparişler belge sayısını normal aylara göre artırabilir.

Kullanılabilir kontör sayısını hesaplamak için kalan bakiye, planlanan sevkiyatlar ve beklenen tedarikçi faturaları birlikte yazılmalıdır. Sadece mevcut bakiyeye bakmak, yılın son günlerinde belge kesme sorununa yol açabilir.

Raporlarda adet ile kontör düşüşü uyuşmuyorsa ekran görüntüsü, belge numarası ve tarih aralığıyla destek talebi açın. Sayımı tahminle düzeltmek yerine sistem kayıtlarını ve güncel kullanım koşullarını inceleyin.

Gelen ve giden e-belgeler kontör tüketimini nasıl etkiler?

Gelen ve giden e-belgeler kontör tüketimini ayrı ayrı etkiler; her gelen veya giden belge 1 kontör düşürür. Bu nedenle mobilya işletmesi, satış faturaları kadar tedarikçi faturalarını da yıl sonu hesabına katmalıdır.

Giden belgeler arasında müşterilere düzenlenen e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri bulunabilir. Mal hareketi için düzenlenen e-İrsaliye de ayrı belge olarak izlenir. Aynı siparişe ait iki farklı belge, iki ayrı kontör olarak değerlendirilir.

Gelen belgeler, tedarikçilerin gönderdiği e-Faturaları kapsar. Sunta, kumaş, aksesuar, ambalaj, nakliye veya dış kaynaklı montaj hizmetlerine ilişkin belgeler satın alma kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

• Giden e-Fatura adetlerini seçilen yıl ve ay aralığıyla rapordan doğrulayın.
• Gelen e-Fatura adetlerini gelen kutusu ve muhasebe kabul kayıtlarıyla karşılaştırın.
• e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerini e-Fatura raporuna karıştırmadan ayrı sayın.
• İptal, ret, taslak ve yeniden gönderim kayıtlarının kontör etkisini hizmet ekranından kontrol edin.
• Kalan kontörü, beklenen yıl sonu siparişleri ve tedarikçi belgeleriyle birlikte planlayın.

Bir tedarikçinin gönderdiği belge gelen kutusunda görünüyorsa, işletme bunu yalnızca muhasebe evrakı olarak görmemelidir. Kontör raporunda ayrıca tüketim oluşturup oluşturmadığı sağlayıcının kayıtlarından kontrol edilmelidir.

Bu ayrım, özellikle çok sayıda tedarikçiyle çalışan üreticilerde önemlidir. Kontör hesabı yalnızca satış ekibine bırakılırsa gelen belgeler ve satın alma işlemleri eksik kalabilir.

e-Fatura gelen ve giden kutularının birlikte incelenmesi için e-Fatura ürün sayfasındaki belge akışı açıklamalarını kullanabilirsiniz. Mevcut paketinizin sayım yöntemi için sözleşme ve panel raporunu esas alın.

Mobilya işletmesi Aralık faturalarını hangi tarihe göre izler?

Mobilya işletmesi Aralık faturalarını yalnızca sipariş veya tahsilat tarihine göre değil, işlem tarihi, teslimat, fatura tarihi ve muhasebe dönemi birlikte değerlendirilerek izler. Doğru tarih yaklaşımı, yıl kapanışındaki kayıt uyuşmazlığını azaltır.

Aralık ayında sipariş alınan bir koltuk takımı Ocak ayında teslim edilebilir. Böyle bir durumda sipariş, üretim, sevk ve fatura kayıtlarının hangi döneme ait olduğu mali müşavirle açıkça değerlendirilmelidir.

Müşteriden yıl içinde avans alınması, tek başına mal teslim edildiği anlamına gelmeyebilir. Avans, fatura ve teslimat kayıtlarının nasıl muhasebeleştirileceği işlem yapısına ve mali müşavir talimatına göre belirlenmelidir.

Yıl sonu kontrol tablosunda belge tarihi, sipariş tarihi, sevk tarihi, teslim tarihi, tahsilat tarihi ve muhasebe kayıt tarihi ayrı sütunlarda tutulabilir. Aynı tarihi tüm alanlara kopyalamak yerine gerçek işlemi yansıtın.

Uzman notu: Aralık siparişini otomatik olarak Aralık faturası kabul etmeyin; teslimat, belge düzenleme ve muhasebe dönemini mali müşavirinizle birlikte doğrulayın.

Belge düzenleme süresi veya dönemsel yükümlülük konusunda kesin bir tarih söylemek, güncel mevzuat bilinmeden risklidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yıl kapanışında son iş gününü beklemek yerine ara kontrol yapılmalıdır. Örneğin ay ortasında bekleyen siparişler, ay sonunda yeniden kontrol edilerek kontör ve belge planına dahil edilebilir.

Mobilya iade, iptal ve hatalı faturaları nasıl kontrol edilir?

Mobilya iade, iptal ve hatalı faturaları; belge durumu, ürünün fiziksel hareketi, stok kaydı ve muhasebe kaydı birlikte incelenerek kontrol edilir. İptal edildi görünen bir belgenin ticari ve muhasebesel etkisi ayrıca doğrulanmalıdır.

Müşteri ürünü iade ettiğinde yalnızca faturanın iptal durumuna bakılmaz. İade nedeni, teslim alınan ürün, seri veya sipariş bilgisi, stok girişi ve tarafların uyguladığı belge yöntemi dosyaya eklenir.

e-Fatura iptal, ret veya kabul süreçleri belge senaryosuna ve sistemdeki işleme göre değişebilir. e-Arşiv belgelerinde de ilgili iptal veya düzeltme yöntemi güncel kurallar çerçevesinde uygulanmalıdır.

Yanlış: Portalda iptal görünen faturayı stok ve muhasebe kayıtlarından silmektir. Doğru: Belge durumunu, iade hareketini ve muhasebe kaydını aynı dosyada karşılaştırmaktır.

Hatalı unvan, VKN, teslimat adresi, miktar veya vergi bilgisi varsa belge numarası not edilmelidir. Düzeltme yöntemi, belgenin türüne ve durumuna göre mali müşavir tarafından belirlenmelidir.

İade edilen özel üretim ürünler yeniden satılabilir durumda olmayabilir. Bu nedenle satış iadesiyle üretim fireleri, servis işlemleri ve stok değerleme kayıtları birbirine karıştırılmamalıdır.

İptal ve iade kayıtlarının kontör etkisi, her işlemde aynı varsayılmamalıdır. Sağlayıcının belge hareket raporu, işlem geçmişi ve güncel kullanım koşulları incelenerek net adet belirlenmelidir.

Mali müşavirle mobilya yıl sonu e-belge iş bölümü nasıl yapılır?

Mali müşavirle mobilya yıl sonu e-belge iş bölümü, operasyonel veri toplama ile mevzuat ve muhasebe değerlendirmesinin ayrılmasıyla yapılır. İşletme belgeleri ve fiili işlemleri hazırlar; mali müşavir uygun yöntemi ve dönemi değerlendirir.

Satış personeli müşteri bilgilerini, sipariş numarasını, ürün açıklamasını ve teslimat durumunu kontrol etmelidir. Depo sorumlusu sevk, iade, eksik teslim ve hasar kayıtlarını belge numarasıyla eşleştirmelidir.

Mali müşavir; belge türünü, dönem kaydını, vergi uygulamasını, iade yöntemini ve muhasebe entegrasyonunu incelemelidir. Teknik hata veya kontör uyuşmazlığı varsa sağlayıcı ekranındaki kayıtlar mali müşavire iletilmelidir.

Bu iş bölümü için mali müşavir ve işletme arasındaki e-Fatura görev paylaşımı örneği yararlı olabilir. Sektör farklı olsa da sorumluluğu yazılılaştırmak aynı riski azaltır.

Her belge için mali müşavire tüm ekran görüntülerini göndermek yerine özet tablo hazırlanabilir. Tabloya belge numarası, tarih, tür, tutar, müşteri veya tedarikçi, durum ve bekleyen işlem yazılmalıdır.

Sık hata türlerini ayrıca görmek isteyenler, otel işletmeleri için e-Fatura hataları rehberine bakabilir. Unvan, tarih, senaryo ve durum kontrolü mobilya işletmelerinde de önem taşır.

Son onay, işletme sahibinin ve mali müşavirin görev alanına göre verilmelidir. Teknik portal göstergesi, tek başına vergi veya muhasebe değerlendirmesi yerine geçmez.

Yıl sonu mobilya e-Fatura arşivi ve raporları nasıl denetlenir?

Yıl sonu mobilya e-Fatura arşivi, belge numarası, tarih, tür, alıcı veya gönderici, tutar ve sistem durumuna göre raporlanarak denetlenir. Amaç, muhasebe kayıtlarında görünen belgelerin portal geçmişinde de bulunmasını sağlamaktır.

Önce yıl ve ay bazında giden e-Fatura, gelen e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye raporları alınmalıdır. Her raporun toplam adedi, ilgili muhasebe listesi ve satış veya satın alma tablosuyla karşılaştırılmalıdır.

PDF görünümü kullanıcı için okunabilir olabilir; ancak teknik belge verisi, durum bilgisi ve gönderim kayıtları ayrıca önem taşır. Sadece PDF saklamak, belge hareketinin tüm ayrıntılarını doğrulama ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Arşiv kontrolünde aynı belge numarasının iki kez görünmesi, numara atlaması, bekleyen durum, reddedilen belge veya alıcıya ulaşmayan kayıtlar işaretlenmelidir. Her işaret için açıklama ve sorumlu kişi yazılmalıdır.

Ürün, müşteri ve tedarikçi bazlı raporlar da faydalıdır. Örneğin bir proje müşterisine kesilen faturalar, o projeye ait sevk belgeleri ve alınan malzeme faturalarıyla birlikte incelenebilir.

Kontrol listesinin yazdırılabilir mantığını görmek için sektörel e-Dönüşüm kontrol listesi örneğini kullanabilirsiniz. Mobilya işletmesi, kendi belge türlerine göre satırları uyarlamalıdır.

Arşiv ve saklama yönteminde hizmet koşulları ile yasal yükümlülükler birlikte değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu, mali müşavirinizi ve kullandığınız portalın saklama koşullarını kontrol edin.

Mobilya yıl sonu kontrolünde hangi belgeler birlikte karşılaştırılır?

Mobilya yıl sonu kontrolünde sipariş formu, teklif, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, teslim tutanağı, iade kaydı, banka hareketi ve muhasebe fişi işlem bazında karşılaştırılır. Bu belgelerin tümü her satışta bulunmayabilir.

Karşılaştırma tablosunda tek anahtar olarak sipariş numarası kullanılmalıdır. Sipariş numarası yoksa fatura numarası, müşteri bilgisi, teslimat adresi ve ürün açıklaması birlikte kullanılarak işlem eşleştirilmelidir.

Üretici mobilya firmaları için üretim emri, hammadde çıkışı ve sevk kaydı da önemlidir. Perakende mağazada ise satış fişi, müşteri siparişi, teslimat planı ve montaj formu daha belirleyici olabilir.

Kurumsal projelerde kısmi teslimat, hakediş veya etaplı faturalama bulunabilir. Bu işlemlerde tek faturayı tüm proje teslimi gibi göstermek yerine her belgenin hangi etapla ilişkili olduğu açıklanmalıdır.

Karşılaştırma sırasında tutarların kuruş farkı, indirim, nakliye, montaj ve vergi satırları ayrı incelenmelidir. Küçük bir toplam fark bile yanlış ürün adedi veya eksik hizmet kaydı gösterebilir.

Bir belge portalda bulunuyor ancak muhasebe listesinde görünmüyorsa mali müşavir bilgilendirilmelidir. Tersi durumda, muhasebe kaydının dayanak belgesi ve sistemdeki belge durumu araştırılmalıdır.

Mobilya yıl sonu e-belge kontrolü hangi sırayla tamamlanır?

Mobilya yıl sonu e-belge kontrolü, önce kapsam ve kullanıcı bilgileri, sonra belge kayıtları, teslimatlar, iadeler, kontörler ve son olarak mali müşavir onayı sırasıyla tamamlanır. Sıra, eksik verinin erken bulunmasını sağlar.

İlk aşamada işletmenin aktif şubeleri, kullanıcıları, müşteri kartları ve tedarikçi kayıtları gözden geçirilir. Yanlış temel bilgiler düzeltilmeden alınan raporlar güvenilir bir kapanış tablosu oluşturmayabilir.

İkinci aşamada belge türlerine göre adet ve durum raporu alınır. Gelen ve giden belgeler ayrı sayılır; e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye toplamları birbirine karıştırılmaz.

Üçüncü aşamada teslim edilmemiş siparişler, kısmi sevkiyatlar, iadeler, iptaller ve bekleyen belgeler işaretlenir. Her işaret için belge numarası ve yapılacak işlem yazılır.

Dördüncü aşamada kalan kontör, planlanan belge sayısı ve tedarikçi gönderimleriyle karşılaştırılır. Bakiye yetersiz görünüyorsa belge düzenleme planı ve sağlayıcının kullanım koşulları önceden incelenmelidir.

Son aşamada özet tablo mali müşavire gönderilir. Mali müşavirden gelen düzeltmeler uygulandıktan sonra son rapor alınmalı ve kontrolü kimin tamamladığı kaydedilmelidir.

Bu sıra, küçük mağazalarda elektronik tabloyla, büyük üreticilerde ise ERP ve portal raporlarıyla uygulanabilir. Araç değişse de belge numarası, durum ve sorumlu alanları korunmalıdır.

Mobilya işletmesi yıl sonu kontrolünde en sık hangi hataları yapar?

Mobilya işletmesi yıl sonu kontrolünde en sık, yalnızca giden faturaları sayma, sipariş tarihini fatura tarihi kabul etme ve teslimat adresini güncellememe hatalarını yapar. Bu hatalar belge, stok ve muhasebe kayıtlarını ayırır.

Bir başka hata, aynı müşterinin farklı projelerini tek müşteri kartında izlemektir. Müşteri unvanı aynı olsa bile proje, teslimat adresi ve sipariş numarası farklıysa kayıtlar ayrı takip edilmelidir.

Özel ölçü ürünlerde açıklamanın kısa yazılması da sonradan eşleştirmeyi zorlaştırır. Model, ölçü, adet ve proje bilgisi sipariş kaydında bulunuyorsa fatura açıklamasıyla uyumlu tutulmalıdır.

Kontör hesabında taslak belgeler ile gerçekten gönderilen belgelerin karıştırılması mümkündür. Taslak, gönderim, kabul, ret ve iptal durumlarının hangi aşamada kontör etkisi oluşturduğu sistem raporundan kontrol edilmelidir.

Yanlış: Yıl sonu bakiyesini paket adedinden yaklaşık tahmin etmektir. Doğru: Gelen ve giden belge raporlarını tarih aralığıyla alıp kalan kontörü planlanan işlemlerle karşılaştırmaktır.

Yanlış: Teknik durum ile muhasebe onayını aynı şey kabul etmektir. Doğru: Portal statüsünü, ticari işlemi ve mali müşavir değerlendirmesini ayrı alanlarda izlemektir.

Bu hataları azaltmak için kontrol listesine sorumlu ve tamamlanma tarihi ekleyin. Her satır kapatılmadan yıl sonu kontrolü tamamlandı kabul edilmemelidir.

Mobilya işletmesi e-Fatura kontrol listesini nasıl saklamalıdır?

Mobilya işletmesi e-Fatura kontrol listesini, belge raporları, sipariş eşleştirmeleri, iade kayıtları ve mali müşavir notlarıyla birlikte erişilebilir bir klasör veya sistemde saklamalıdır. Dosya adı ve dönem standardı baştan belirlenmelidir.

Önerilen dosya adı; yıl, ay, belge türü ve kontrol durumunu içerebilir. Örneğin yıl ve belge türü yazıldığında, denetim veya düzeltme sırasında doğru raporu bulmak kolaylaşır.

Portalda belge numarası, tarih, gönderici veya alıcı, tutar, belge türü ve durum alanlarını içeren raporlar dışa aktarılmalıdır. Aktarım formatının ve rapor alma tarihinin ayrıca not edilmesi gerekir.

Fiziksel teslim tutanakları ve montaj formları elektronik belge raporlarıyla aynı sipariş klasöründe eşleştirilebilir. Böylece ürünün faturalanması ile gerçekten teslim edilmesi arasındaki fark görülebilir.

Yetki kontrolü de arşiv sürecinin parçasıdır. Satış personeli ihtiyaç duyduğu ekranlara erişmeli, mali müşavir muhasebe bilgilerini görebilmeli, yetkisiz kullanıcıların belge iptali veya düzeltme yetkisi sınırlandırılmalıdır.

Saklama süresi ve veri güvenliği için kullandığınız portalın koşullarını, kurum içi yedekleme politikanızı ve yasal yükümlülükleri birlikte değerlendirin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Arşiv dosyasının sonuna küçük bir kapanış notu ekleyin. Notta rapor tarihi, kontrolü yapan kişi, açık kalan belgeler, beklenen kontör ihtiyacı ve mali müşavir görüşü yer almalıdır.

Özet: 5 maddede mobilya yıl sonu kontrol listesi

Özet: 5 maddede mobilya yıl sonu kontrol listesi, kapsamı, belge türünü, işlem eşleştirmesini, kontör tüketimini ve mali müşavir onayını aynı akışta toplar. Bu beş madde, küçük mağazadan üretici firmaya kadar uygulanabilir.

• İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv ve gerekiyorsa e-İrsaliye kapsamını güncel GİB kayıtları ve mali müşavir görüşüyle doğrulayın.
• Her müşteri ve tedarikçinin VKN veya TCKN, resmi unvan, fatura adresi ve teslimat bilgilerini sipariş kaydıyla karşılaştırın.
• e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye belgelerini sipariş, sevk, teslim, iade ve muhasebe kayıtlarıyla belge numarası üzerinden eşleştirin.
• Gelen ve giden her belgeyi ayrı sayarak kontör raporunu kalan bakiye ve planlanan yıl sonu işlemleriyle karşılaştırın.
• Bekleyen, reddedilen, iptal edilen veya düzeltilmesi gereken belgeleri sorumlu kişi ve işlem tarihiyle mali müşavire bildirin.

Bu liste, mevzuatın yerine geçmez; işletmenin mevcut e-belge senaryosunu düzenli kontrol etmesine yardımcı olan operasyonel bir çerçevedir. Zorunluluk, süre ve istisna konularında güncel GİB duyurusunu esas alın.

Kontör planı arayan mobilya işletmeleri, efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet dahil desteklenen e-belgelerde geçerli 100'den 500.000 kontöre kadar havuz paketlerini inceleyebilir.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri de paket değerlendirmesinde dikkate alınabilir.