Mobilya Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi Rehberi

Mobilya sahipleri için mobilya e-dönüşüm kontrol listesi, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter süreçlerini satıştan arşive kadar sıraya koyar ve günlük kontrol adımlarını görünür hale getirir.

Bu rehber; mağaza, atölye, üretici, toptancı ve çevrim içi mobilya satıcısına yöneliktir. Her işletme, kendi belge hacmini, müşteri tipini, sevkiyat modelini ve güncel GİB kapsamını ayrı değerlendirmelidir.

Kontrol listesi; hangi belgenin düzenleneceğini, gelen belgelerin nasıl izleneceğini, kontör tüketiminin nasıl hesaplanacağını ve iade kayıtlarının nasıl eşleştirileceğini somut adımlarla açıklar. Mevzuat kapsamı değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mobilya e-dönüşüm kontrol listesi hangi adımlardan oluşur?

Mobilya e-dönüşüm kontrol listesi; kapsam tespiti, belge seçimi, veri doğrulama, sevkiyat, arşiv, kontör ve aylık mutabakat adımlarından oluşur.

Mobilya e-dönüşüm, mobilya işletmesinin satış, alış, sevkiyat ve muhasebe belgelerini elektronik kurallara göre üretmesi, alması ve saklaması demektir. Bu süreç yalnızca fatura kesmekten ibaret değildir; sipariş, teslimat, iade ve kayıt kontrolü de aynı zincire bağlıdır.

Önce işletmenin e-Fatura kapsamındaki durumu ve müşteri profili belirlenir. Sonra e-Arşiv kullanımı, e-İrsaliye gerekliliği, e-Defter yükümlülüğü, kullanıcı yetkileri, arşiv düzeni ve aylık kontör ihtiyacı birlikte değerlendirilir.

Örneğin iki çalışanlı bir mobilya atölyesi, özel ölçü mutfak siparişleri alıyor, malzemeyi tedarikçilerden alıyor ve montajı müşterinin adresinde yapıyorsa yalnızca satış faturasını kontrol etmez. Alış belgeleri, sevk belgesi, teslimat adresi ve iade ihtimali de listeye eklenir.

1. İşletmenin vergi bilgileri, faaliyet alanı ve güncel GİB kapsamı kontrol edilir.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı satıştan önce doğrulanır.
3. Ürün, miktar, KDV, adres ve sevkiyat bilgileri taslak aşamasında incelenir.
4. Gönderilen ve alınan belgeler, ilgili sipariş veya irsaliye ile eşleştirilir.
5. Ay sonunda belge statüleri, arşiv, kullanıcı işlemleri ve kontör bakiyesi gözden geçirilir.

Yanlış: Mobilya e-dönüşüm yalnızca satış faturası kesmek ve dosyayı muhasebeye göndermekten ibarettir. Doğru: Siparişten teslimata kadar her belgenin statüsü, içeriği ve saklama yeri izlenir.

Bu sıra, her işletmede aynı şekilde uygulanmaz. Örneğin yalnızca showroom üzerinden peşin satış yapan bir işletmeyle, üretim ve pazaryeri satışı yapan bir işletmenin e-İrsaliye, e-Arşiv ve kontör kontrolü aynı yoğunlukta olmayabilir.

Bu listenin her satırına bir sorumlu ve kontrol tarihi eklenmelidir. Satış sorumlusu siparişi açar, depo sevkiyatı doğrular, muhasebe belge statüsünü kapatır. Görevler ayrılmadığında, hata fark edilse bile hangi kaydın esas alınacağı belirsizleşir.

Kontrol listesini ortak bir dosyada veya kullanılan uygulamanın görev ekranında tutabilirsiniz. Her satırda sipariş numarası, belge türü, belge numarası, statü, teslimat durumu ve açıklama bulunmalıdır. Bu kayıt, resmi elektronik belgenin yerine geçmez; yalnızca takip aracıdır.

Mobilya işletmesi e-Fatura kapsamını nasıl kontrol eder?

Mobilya işletmesi e-Fatura kapsamını yalnızca faaliyet koduna bakarak değil, güncel GİB koşulları, ciro durumu, satış kanalları ve işletmenin hukuki yapısıyla kontrol eder.

Mobilya sektöründe faaliyet göstermek tek başına her işletmenin aynı gün e-Fatura kullanacağı anlamına gelmez. Zorunluluk; işletmenin faaliyet alanı, brüt satış hasılatı, belirli ticari faaliyetleri, internetten satış yapıp yapmadığı ve güncel düzenlemelerdeki diğer koşullarla birlikte incelenir.

İlk kontrol, vergi kimlik bilgileri ve işletme türüyle başlar. Şahıs işletmesi, limited şirket veya anonim şirket yapısı; başvuru, imza ve yetkilendirme adımlarını etkileyebilir. Bu nedenle mali müşavirden yazılı bir kapsam değerlendirmesi istemek, sözlü varsayımlardan daha güvenlidir.

• İşletmenin güncel vergi mükellefiyeti ve faaliyet bilgileri kontrol edilmiştir.
• Güncel GİB e-Fatura zorunluluk koşulları mali müşavirle karşılaştırılmıştır.
• İnternet sitesi, pazaryeri ve mağaza satışlarının belge akışı ayrı ayrı çıkarılmıştır.
• Başvuru, mali mühür veya elektronik imza ve kullanıcı yetkileri planlanmıştır.
• Geçişten sonra ilk ay için belge ve hata takip sorumlusu atanmıştır.

Başvuru yöntemi belirlendikten sonra kullanıcıların hangi ekranı kullanacağı netleştirilmelidir. GİB portalı veya özel entegrasyon seçilebilir; ancak her iki modelde de yetkili kişi, imza aracı, adres bilgisi ve muhasebe bağlantısı önceden hazırlanmalıdır.

Mobilya işletmesi e-Fatura kapsamına girmiyorsa, müşterinin durumuna göre e-Arşiv veya başka uygun belge akışı gündeme gelebilir. Kapsam dışında kalan işletmeler de gönüllü geçiş yapabilir; bunun muhasebe ve operasyon etkisi ayrıca değerlendirilmelidir.

Yanlış: Yalnızca mağazada satış yapıldığı için e-Fatura şartları internetten kontrol edilmeden ertelenir. Doğru: Mağaza, toptan, proje ve çevrim içi satış kanalları ayrı incelenerek güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü birlikte kullanılır.

Örneğin iki çalışanlı atölye, önce sadece özel ölçü dolap üretirken daha sonra bir pazaryerinde satışa başlayabilir. Yeni kanal, alıcı bilgisi, belge türü, ödeme ve sevkiyat akışını değiştirir. Bu nedenle kapsam kontrolü yalnızca kuruluşta değil, iş modeli değiştiğinde de tekrarlanmalıdır.

Başvuru tamamlandıktan sonra ilk ayın belgeleri örnekleme yöntemiyle incelenebilir. Farklı müşteri tiplerinden, farklı ürünlerden ve farklı teslimat adreslerinden birkaç kayıt seçilir. Bu test, sistemin gerçek sipariş akışına uygun çalışıp çalışmadığını gösterir.

Mobilya satışında e-Fatura ve e-Arşiv nasıl ayrılır?

Mobilya satışında e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, öncelikle alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına ve satışın mevzuattaki özel durumlarına göre yapılır.

e-Fatura, kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısına elektronik ortamda düzenlenen ve sistem üzerinden iletilen faturadır. e-Arşiv fatura ise genel olarak e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenen elektronik faturadır; alıcının tüketici, şirket veya farklı bir mükellef olması belge akışını etkileyebilir.

Satıştan önce müşterinin vergi kimlik numarası, unvanı, adresi ve e-Fatura kullanıcı durumu kontrol edilmelidir. Bu kontrol, özellikle yüksek tutarlı yemek masası, ofis mobilyası veya toplu otel projesi satışlarında yanlış belge düzenlenmesini önler.

Bir mobilya mağazası, kurumsal bir ofise 40 çalışma masası satıyorsa alıcının e-Fatura kaydı sorgulanmalıdır. Aynı mağaza son tüketiciye tek bir koltuk satıyorsa, alıcının statüsüne ve satış kanalına göre e-Arşiv akışı gündeme gelebilir.

Online satış yapan işletmelerde sipariş ekranındaki alıcı bilgisi, fatura türünü otomatik seçmek için tek başına yeterli olmayabilir. Güncel müşteri bilgisi, vergi numarası, teslimat adresi ve ödeme kaydı belge kesilmeden önce eşleştirilmelidir.

Mağaza çalışanı alıcı türünü elle seçiyorsa, seçim kutuları açıklayıcı hazırlanmalıdır. Kurumsal alıcı, bireysel müşteri ve e-Fatura kullanıcısı seçenekleri karıştırılmamalıdır. Vergi numarası bulunmayan bir kaydın kurumsal müşteri gibi işaretlenmesi sonradan düzeltme ihtiyacını artırır.

Bu ayrımın teknik ekranlarını ve saklama adımlarını incelerken e-Fatura hizmeti ile e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki kapsamları karşılaştırabilirsiniz. Mevzuat istisnaları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mobilya sevkiyatında e-İrsaliye ne zaman gerekir?

Mobilya sevkiyatında e-İrsaliye, malın bir adrese taşınması sırasında ilgili zorunluluk koşulları oluştuğunda kullanılan elektronik sevk belgesidir.

e-İrsaliye fatura değildir; ürünün hangi tarihte, hangi miktarda ve hangi adrese gönderildiğini belgeleyen ayrı bir kayıttır. Fatura düzenlenmiş olsa bile, mevzuat e-İrsaliye gerektiriyorsa fatura tek başına sevk belgesi yerine geçmez.

Mobilya işletmesi, depodan showrooma, atölyeden müşteriye, üreticiden bayiye veya mağazadan montaj adresine yapılan taşımaları sınıflandırmalıdır. Her taşıma aynı belgeye tabi olmayabilir; sevkiyatın tarafları, malın niteliği ve işletmenin e-İrsaliye kapsamı birlikte incelenmelidir.

Özel üretim bir gardırop için ürünler iki ayrı araçla gönderiliyorsa, sevkiyatların tarihleri, miktarları ve araç bilgileri ayrı takip edilmelidir. Montaj ekibi ürünün bir bölümünü daha sonra taşıyacaksa, ilk belgeye bütün ürünlerin yazılması yerine gerçek sevk planı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Fatura kesildiği için mobilya depodan çıkarken ayrıca sevk belgesi gerekmez. Doğru: e-İrsaliye zorunluluğu varsa, ürün hareketi için gereken belge fatura işleminden bağımsız olarak hazırlanır.

Uzman notu: Mobilya sevkiyatında teslimat adresi, ürün miktarı ve gerçek çıkış tarihi faturadaki bilgilerle aynı değilse belgeyi göndermeden önce düzeltin; sonradan açıklama yapmak yerine taslak kontrolü uygulayın.

e-İrsaliye kapsamı bütün mobilya işletmeleri için otomatik değildir. Zorunluluk oluşup oluşmadığını güncel GİB düzenlemeleri, işletmenin e-Fatura durumu ve sevkiyat modeline göre değerlendirin. e-İrsaliye ürün sayfasını incelerken bu ayrımı özellikle dikkate alın.

Sevkiyat ekibi, depodan çıkıştan önce belge numarasını ve taşıma bilgilerini görebilmelidir. Sadece muhasebe personelinin bilgi sahibi olması, araç yola çıktıktan sonra oluşan adres veya miktar hatalarını önlemeye yetmez.

Sevk öncesi kısa kontrol şu sırayla yapılabilir: sipariş numarası açılır, ürün ve miktar listesi depodaki paketlerle karşılaştırılır, teslimat adresi doğrulanır, taşıyıcı bilgisi eklenir ve belge statüsü kaydedilir. Bu adımlar, özellikle iki farklı adrese giden proje teslimlerinde önemlidir.

Mobilya e-dönüşüm belgelerinde bilgiler nasıl doğrulanır?

Mobilya e-dönüşüm belgelerinde doğrulama; alıcı bilgileri, ürün tanımı, miktar, fiyat, KDV, teslimat ve ödeme bilgilerinin sipariş kaydıyla karşılaştırılmasıyla yapılır.

İlk olarak alıcının unvanı, vergi kimlik numarası veya kimlik bilgisi ve adresi kontrol edilir. Alıcı kartındaki eski adres, fatura adresi ile teslimat adresinin karıştırılmasına yol açabilir. Bu iki adres aynı değilse, belge ekranında uygun alanlara ayrı yazılmalıdır.

Ürün tanımı da mobilya sektöründe özel dikkat ister. Sadece masa, koltuk veya dolap yazmak yerine model, ölçü, renk, malzeme ve adet bilgileri sipariş kaydıyla uyumlu tutulmalıdır. Seri üretim ürünlerinde stok kodu, özel üretimde ise sipariş açıklaması kullanılabilir.

Fiyat kontrolü, onaylanan teklif ile belge taslağının karşılaştırılmasıyla yapılır. İskonto, nakliye, montaj ve ek hizmet kalemleri ayrı gösteriliyorsa toplam tutar yeniden hesaplanmalıdır. Muhasebe personeli, ticari anlaşmayı bilmediğinde satış sorumlusundan onay almalıdır.

KDV uygulaması ve toplam hesap, güncel mevzuata göre incelenmelidir. Farklı ürün veya hizmet kalemlerinde aynı uygulamanın geçerli olduğu varsayılmamalıdır. Emin olunmayan durumda belge gönderilmeden önce mali müşavir görüşü alınmalıdır.

İki çalışanlı bir atölye, müşteriye mutfak dolabı, tezgâh ve montaj hizmetini birlikte satabilir. Bu kalemlerin teklif, üretim ve fatura ekranlarında aynı sırayla görünmesi; eksik ürün, fazla adet veya yanlış tutar farkını kolaylaştırır.

Yanlış: Ürün adı ve adres sonradan değiştirilebildiği için taslak kontrolü yapılmaz. Doğru: Belge gönderilmeden önce sipariş, teklif, depo listesi ve müşteri kartı aynı ekranda veya aynı kontrol dosyasında karşılaştırılır.

Her belge için en az bir kontrol izi bırakılmalıdır. Kontrolü yapan kişinin adı, tarih, fark varsa açıklaması ve düzeltme sonrası yeni statü yazılabilir. Böylece aynı hata tekrarlandığında sorunun kaynağı yalnızca tahmin edilmez.

Mobilya sipariş ve üretim kayıtları e-belgelerle nasıl eşleştirilir?

Mobilya sipariş ve üretim kayıtları, ortak bir sipariş numarası kullanılarak e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve teslimat kayıtlarıyla eşleştirilir.

Önce her siparişe benzersiz bir iç numara verilir. Bu numara teklif, üretim fişi, depo çıkışı, sevk belgesi, fatura ve teslim tutanağında kullanılabilir. Resmi belge numarası ile işletme içi sipariş numarası aynı şey değildir; ikisi ayrı alanlarda tutulmalıdır.

Özel üretimde sipariş durumu; teklif, onay, ölçü alındı, üretimde, hazır, sevk edildi, montajda ve teslim edildi şeklinde izlenebilir. İşletme kendi akışına göre farklı durumlar kullanabilir. Önemli olan, bir sonraki belgenin hangi statüde düzenleneceğinin belli olmasıdır.

Üretim tamamlanmadan kısmi sevkiyat yapılacaksa, sevk edilen ürünler gerçek miktarlarıyla kaydedilmelidir. Siparişin tamamı faturalandırılmış olsa bile, sevkiyat planı ayrıca takip edilir. Kısmi teslimatlarda kalan ürünler için yeni bir görev ve tarih oluşturulmalıdır.

Malzeme tedarikçisinden gelen faturalar da ilgili üretim veya stok kaydıyla ilişkilendirilebilir. Örneğin bir mutfak siparişinde kullanılan panel, menteşe ve kulp alımları ayrı belgelerle geldiyse, belge açıklamasına sipariş veya proje bilgisi eklenebilir.

Üretim ve belge kayıtlarının eşleşmesi, müşterinin teslimat sorusuna hızlı cevap vermek için de gereklidir. Hangi ürünün üretildiği, hangisinin sevk edildiği ve hangi faturada yer aldığı tek tek görülebilir.

Hazır stoktan tek ürün satan küçük bir mağazada üretim adımı bulunmayabilir. Bu durumda sipariş, stok çıkışı, satış belgesi ve teslimat kaydı yeterli olabilir. Üretim olmayan işletme, gereksiz üretim durumları açarak süreci karmaşıklaştırmamalıdır.

Ay sonunda açık sipariş raporu alınarak faturası kesilmiş fakat sevk edilmemiş, sevk edilmiş fakat teslimi kapanmamış kayıtlar incelenmelidir. Bu karşılaştırma, hem müşteri bilgilendirmesini hem de muhasebe kontrolünü destekler.

Mobilya iade, iptal ve değişim belgeleri nasıl izlenir?

Mobilya iade, iptal ve değişim işlemleri; ilk sipariş, düzenlenen belge, teslimat durumu ve tarafların uyguladığı düzeltme akışı birlikte izlenerek yönetilir.

İade talebi geldiğinde önce ürünün hangi siparişe ait olduğu bulunmalıdır. Sipariş numarası, fatura numarası, teslim tarihi, ürün modeli, iade nedeni ve teslim alınan miktar aynı kayıtta gösterilir. Sadece müşteri mesajına dayanarak düzeltme yapılmamalıdır.

İade tamamen gerçekleşmişse tüm ürünlerin, kısmi gerçekleşmişse yalnızca dönen ürünlerin kayıtları ayrılmalıdır. Özel üretim mobilyalarda ürünün yeniden satılabilir olup olmadığı, hasar durumu ve montajdan sökülme şekli ayrıca not edilir.

İptal veya düzeltme işleminin hangi aşamada olduğu belge statüsünden kontrol edilmelidir. Taslak belge ile gönderilmiş belge aynı işlem değildir. Gönderilmiş belgenin iptali, reddi, iade faturası veya başka bir düzeltme yöntemi mevzuata ve tarafların işlem biçimine göre değişebilir.

Değişimde eski ürünün iade kaydı ile yeni ürünün satış veya sevk kaydı birbirine karıştırılmamalıdır. Yeni ürün farklı ölçü veya fiyat taşıyorsa, fark tutarı ve teslimat planı ayrıca doğrulanmalıdır. Muhasebe kaydı için mali müşavirle aynı yöntem kullanılmalıdır.

Örneğin müşteri, üç kapaklı dolabın rengini değiştirmek isterse mağaza önce ilk teslimatın durumunu kontrol eder. Ürün henüz üretilmediyse sipariş revizyonu yapılabilir. Ürün teslim edildiyse iade ve yeni üretim kayıtları ayrı yürütülür.

Yanlış: Müşteri değişim istediğinde ilk fatura silinir ve yeni belge açıklamasız kesilir. Doğru: İlk belge, iade veya iptal statüsü, yeni sipariş ve teslimat kaydı arasında açık ilişki kurulur.

Her iade için belge ekranında açıklama alanı doldurulmalı ve ilgili müşteri iletişimi saklanmalıdır. Bu açıklama resmi belge yerine geçmez. Ancak işletmenin neden düzeltme yaptığını, hangi miktarı teslim aldığını ve hangi kayda dayandığını gösterir.

Mobilya işletmesi e-Defter ve arşiv kontrolünü nasıl yapar?

Mobilya işletmesi e-Defter ve arşiv kontrolünü ayrı yürütür; e-Defter muhasebe kayıtlarının elektronik yönetimiyle, e-belge arşivi ise düzenlenen ve alınan belgelerin saklanmasıyla ilgilidir.

e-Defter, işletmenin belirli muhasebe kayıtlarını elektronik ortamda oluşturması ve ilgili berat süreçlerini takip etmesi demektir. Her e-Fatura belgesi otomatik olarak e-Defter kaydı anlamına gelmez. Muhasebe entegrasyonu ve kayıt yöntemi mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.

Mobilya işletmesi ay kapanışında satış faturalarını, alış faturalarını, iade belgelerini ve banka veya kasa kayıtlarını karşılaştırmalıdır. Belge sisteme gelmiş olsa bile muhasebe kayıtlarına aktarılmamış olabilir. Bu nedenle belge statüsü ile muhasebe aktarım statüsü ayrı izlenebilir.

Arşiv düzeninde belge türü, tarih, numara, müşteri veya tedarikçi ve sipariş numarası gibi alanlar aranabilir olmalıdır. Fiziksel klasör adlandırması yerine elektronik sistemde filtre kullanılabilir. Esas ölçüt, yetkili kişinin belgeyi gerektiğinde bulabilmesidir.

Gelen belgelerde alış faturası, masraf belgesi, iade belgesi ve sevk belgesi ayrımı yapılmalıdır. Giden belgelerde satış, hizmet, sevk ve düzeltme kayıtları ayrı görülebilir. Aynı belgeyi farklı klasörlere çoğaltmak yerine sistemde ilişkilendirme kullanmak karışıklığı azaltır.

Yetkili kullanıcılar, belge görüntüleme, taslak oluşturma, gönderme, onaylama ve arşiv erişimi gibi işlemleri görevlerine göre kullanmalıdır. Her çalışana sınırsız yetki vermek, hatanın kaynağını bulmayı ve değişiklikleri izlemeyi zorlaştırır.

e-Defter yükümlülüğü veya teknik aktarım konusunda e-Defter ürün sayfasındaki bilgileri inceleyebilirsiniz. Yükleme dönemleri, berat işlemleri ve muhasebe kayıtlarının kapsamı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Arşiv kontrolünde ay sonunda üç soru sorulmalıdır: Belge sisteme ulaştı mı, doğru siparişle eşleşti mi, muhasebe kaydına aktarıldı mı? Bu üç sorudan biri cevapsızsa kayıt kapanmış kabul edilmemelidir.

Mobilya işletmesi e-belge kontör ihtiyacını nasıl hesaplar?

Mobilya işletmesinin e-belge kontör ihtiyacı, ay içinde gönderilen ve alınan belgelerin türü ile adedi sayılarak hesaplanır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca kesilen satış faturalarını saymak doğru değildir. Tedarikçilerden alınan belgeler, gönderilen e-Fatura veya e-Arşiv belgeleri ve kullanılan diğer e-belgeler toplam ihtiyaca dahil edilmelidir.

Örnek bir ayda işletme 75 satış belgesi gönderiyor, 45 e-Arşiv belgesi düzenliyor, 60 alış belgesi alıyor ve 30 sevk belgesi oluşturuyorsa örnek toplam 210 belge üzerinden plan yapılır. Bu sayı, mevzuat kapsamını değil, yalnızca kontör hesabı mantığını gösterir.

Kontör hesabı yapılırken satış kanalları ayrı listelenmelidir. Mağaza, internet sitesi, pazaryeri, bayi ve proje satışları farklı belge hacimleri oluşturabilir. Her kanal için aylık ortalama, yoğun dönem ve iade kaynaklı ek belge ihtiyacı ayrıca yazılmalıdır.

İptal, reddedilme, hata veya yeniden gönderim gibi durumların kontör hesabına nasıl yansıdığı kullanılan hizmetin koşullarına göre kontrol edilmelidir. Bu statüler için varsayım yapmak yerine sağlayıcının güncel kullanım kuralı incelenmelidir.

İki çalışanlı atölye, ay başında 100 satış belgesi ve 80 alış belgesi bekliyorsa başlangıç planını 180 belge üzerinden kurabilir. Ancak büyük bir proje teslimi yaklaşırken sevk belgeleri ve ek faturalar için ayrı pay bırakmalıdır.

Günlük veya haftalık bakiye kontrolü, ay sonunda yaşanabilecek kesintiyi önceden görmeye yardımcı olur. Bakiye azaldığında yeni paket ihtiyacı, belge yoğunluğu ve kullanılmayan kontörlerin süresi birlikte değerlendirilmelidir.

Kontör hesabı ve farklı kullanım hacimleri için paketler sayfasını incelerken kendi gelen ve giden belge listenizi esas alın. Tahmin yaparken yalnızca geçmiş ayı değil, yaklaşan kampanya, proje teslimi ve sezon yoğunluğunu da değerlendirin.

Mobilya mağazası ve atölyesi günlük kontrolü nasıl yapar?

Mobilya mağazası ve atölyesi günlük kontrolü, sipariş, belge, sevkiyat ve ödeme durumlarının gün sonunda kısa bir listeyle karşılaştırılmasıyla yapılır.

Gün başında bekleyen siparişler, o gün çıkacak ürünler ve düzenlenecek belgeler görülmelidir. Satış personeli, teslimat adresi değişen müşterileri depoya bildirmelidir. Depo, güncel bilgiye ulaşmadan ürün paketlememelidir.

Gün içinde hazırlanan her taslak, gönderilmeden önce alıcı bilgisi ve ürün miktarı açısından incelenebilir. Hatalı taslaklar silinmeden veya düzeltilmeden önce neden hatalı oldukları not edilirse aynı sorun için eğitim örneği oluşturulur.

Gün sonunda gönderilen belgeler, alınan belgeler ve bekleyen belgeler ayrı sayılmalıdır. Bir tedarikçi faturası sisteme gelmiş fakat ilgili siparişle eşleşmemişse, belge bekleyen işlem olarak işaretlenmelidir.

• Günün satışları için doğru belge türünün seçildiği kontrol edilir.
• Depodan çıkan ürünlerin sipariş ve sevk kayıtlarıyla eşleştiği doğrulanır.
• Gelen belgelerin ilgili tedarikçi ve alış kaydıyla ilişkilendirildiği incelenir.
• Hata veren veya bekleyen belgeler için sorumlu ve sonraki işlem tarihi yazılır.

Haftalık kontrolde açık siparişler, teslim edilemeyen ürünler, iade talepleri ve düşük kontör bakiyesi incelenmelidir. Bu kontrol, yalnızca muhasebe personelinin değil, satış ve depo sorumlularının da katıldığı kısa bir toplantıyla yapılabilir.

Aylık kontrolde belge adetleri, statüler, arşiv, kullanıcı işlemleri ve muhasebe aktarımı karşılaştırılır. Fark bulunan satırlar kapatılmadan önce mali müşavir veya ilgili yetkiliyle görüşülmelidir.

Sadece showroom üzerinden düşük hacimli satış yapan işletmede günlük liste kısa olabilir. Üretim, pazaryeri ve çoklu sevkiyat yapan işletmede ise sipariş numarası, teslimat adresi ve sevk statüsü mutlaka ayrı alanlar olarak tutulmalıdır.

Mobilya e-dönüşüm sisteminde kullanıcı ve hata yönetimi nasıl yapılır?

Mobilya e-dönüşüm sisteminde kullanıcı ve hata yönetimi, görev bazlı yetki, düzenli statü kontrolü ve yazılı düzeltme adımlarıyla yürütülür.

Satış personeli müşteri ve sipariş bilgisi girebilir, depo personeli sevkiyat verisini kontrol edebilir, muhasebe personeli ise belge gönderme ve arşiv işlemlerini yürütebilir. Yetkiler işletmenin görev dağılımına göre sınırlanmalıdır.

İşe yeni başlayan personele önce test siparişi üzerinden eğitim verilebilir. Eğitimde alıcı seçimi, ürün satırı, teslimat adresi, belge taslağı ve gönderim statüsü gösterilmelidir. Gerçek müşteriye ait belgeyle deneme yapmak yerine güvenli eğitim kaydı kullanılmalıdır.

Hata oluştuğunda ekran görüntüsü, işlem tarihi, kullanıcı adı, belge türü ve hata açıklaması kaydedilmelidir. Hatanın yalnızca tekrar denenmesi, sorunun teknik mi yoksa veri kaynaklı mı olduğunu göstermeyebilir.

Alıcı bulunamıyorsa vergi bilgisi ve kayıt durumu, ürün görünmüyorsa stok kartı ve ölçü bilgisi, sevk belgesi oluşmuyorsa adres ve kapsam bilgisi kontrol edilir. Her hata için aynı çözüm uygulanmamalıdır.

Gönderilmiş bir belgede hata fark edildiğinde kullanıcı kendi başına yeni belge düzenlememelidir. İlk belgenin statüsü, iptal veya düzeltme yöntemi ve muhasebe etkisi yetkili kişi tarafından incelenmelidir.

Örneğin mağaza çalışanı teslimat adresini yanlış seçerse, depo ürünü çıkarmadan önce belge taslağı durdurulmalıdır. Araç yola çıktıktan sonra fark edilen hata içinse sevkiyat durumu, taşıyıcı ve mali müşavir görüşü birlikte değerlendirilir.

Her ay tekrarlanan hatalar sınıflandırılmalıdır. Yanlış müşteri seçimi, eksik ölçü, hatalı adres, unutulan sevk belgesi ve geç gelen alış faturası ayrı başlıklarda izlenirse eğitim ve ekran düzeni buna göre yenilenebilir.

Özet: 5 maddede mobilya e-dönüşüm kontrolü

Mobilya e-dönüşüm kontrolü, kapsamdan arşive kadar her belgenin doğru kişi, doğru kayıt ve doğru statüyle izlenmesini gerektirir.

• İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-Defter kapsamı güncel GİB koşullarıyla ve mali müşavir görüşüyle kontrol edilir.
• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumu, vergi bilgileri, ürün tanımı, KDV uygulaması, teslimat adresi ve ödeme kaydı belge gönderilmeden önce doğrulanır.
• Mobilya siparişi, üretim kaydı, stok çıkışı, sevk belgesi, teslimat ve fatura aynı sipariş numarası veya açık ilişkilendirme üzerinden takip edilir.
• İade, iptal ve değişim işlemlerinde ilk belge, ürün miktarı, teslim durumu ve uygulanacak düzeltme yöntemi ayrı ayrı kaydedilir.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için aylık belge hacmi, kullanıcı işlemleri, bakiye ve arşiv durumu düzenli olarak gözden geçirilir.

Bu beş madde, küçük bir atölyede basit bir kontrol dosyasıyla uygulanabilir. Çok kanallı satış yapan işletmelerde ise satış, depo ve muhasebe ekranlarının aynı sipariş numarasını kullanması gerekir.

Mevzuat kapsamı, belge türleri ve teknik kurallar değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Uygulamadaki belge statüsü, resmi kayıt ve muhasebe aktarımı birlikte değerlendirilmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.