Mobilya e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Mobilya e-fatura e-arşiv ayrımında belgeyi, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmaması belirler: kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan işletme veya tüketiciye e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu rehber; mobilya mağazası, imalathanesi, atölyesi ve internetten satış yapan işletmeler için hazırlanmıştır. Müşteri sorgusu, teslimat, montaj, iade ve kontör hesabı adımlarını birlikte açıklar.

Mobilya Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Mobilya satışında temel ayrım, ürünün koltuk veya masa olması değildir. Belge türünü alıcının e-Fatura kayıt durumu, satıcının belge düzenleme kapsamı ve işlemin özel şartları belirler.

Bir mobilya mağazası, e-Fatura kayıtlı bir otel işletmesine e-Fatura düzenler. Aynı mağaza, evine yemek masası alan bireysel tüketiciye e-Arşiv Fatura düzenler.

Alıcının şirket olması tek başına e-Fatura anlamına gelmez. Bazı işletmeler vergi mükellefi olduğu halde e-Fatura sistemine kayıtlı olmayabilir ve bu durumda e-Arşiv süreci uygulanır.

Mobilya sektöründe sipariş, ödeme, teslimat ve montaj farklı tarihlerde gerçekleşebilir. Bu durum belge türünü tek başına değiştirmez, ancak belge tarihi ve işlem açıklamalarının doğru kurulmasını gerektirir.

Müşterinin beyanı yerine VKN veya TCKN bilgisiyle güncel e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmelidir. GİB kayıt sorgusu yapılamıyorsa, işlemden önce mali müşavirden teyit alınmalıdır.

Sektördeki belge, teslimat ve montaj süreçlerini birlikte değerlendirmek için mobilya sektörü sayfasındaki başlıklar da incelenebilir. Mevzuat kapsamı değişebileceği için güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Örneğin Ankara'daki bir mobilya mağazası, aynı gün bir otel, bir mimarlık ofisi ve üç tüketiciyle satış yapabilir. Ürünlerin tümü mobilya olsa da müşterilerin kayıt durumu farklıysa düzenlenecek belgeler de farklı olur.

Uygulamada en güvenli sıra; müşteri bilgilerini almak, e-Fatura kullanıcı kaydını sorgulamak, belge türünü seçmek, ürün ve teslimat bilgilerini son kez karşılaştırmaktır. Bu sıra, satış kanalı değişse bile korunmalıdır.

Mobilya satışında e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ne demektir?

e-Fatura, GİB sistemi üzerinde kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik olarak düzenlenip iletilen fatura demektir. Alıcının kayıtlı kullanıcı hesabı, faturanın doğru adrese gönderilmesini sağlar.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcı için elektronik ortamda oluşturulan, saklanan ve iletilen fatura demektir. Tüketiciler ve kayıtlı olmayan işletmeler bu gruba girebilir.

Her iki belge de fatura niteliğindedir ve satışın mal veya hizmet içeriğini gösterir. Fark, öncelikle alıcının e-Fatura kayıt durumu ve belgenin hangi elektronik kanaldan iletildiğidir.

Tabloyu uygularken yalnızca alıcının işletme olup olmadığına bakılmamalıdır. Vergi mükellefi olan fakat e-Fatura kullanıcısı olmayan bir marangoz atölyesi, genel kural çerçevesinde e-Arşiv alıcısı olabilir.

Belge türünü alıcının talebi değil, kayıt sorgusu ve satıcının uygulama kapsamı belirler. Alıcı e-posta istediğinde de e-Fatura kaydı varsa elektronik fatura kanalının gerektirdiği gönderim yöntemi esas alınır.

e-Arşiv Fatura, yalnızca faturanın PDF çıktısı demek değildir. Belgenin oluşturulması, raporlanması, saklanması ve alıcıya iletilmesi ilgili elektronik uygulama kurallarına uygun yapılmalıdır.

Faturanın türü ile teslimat belgesi aynı konu değildir. Mobilya sevkiyatında e-Fatura veya e-Arşiv düzenlenebilir; gerekli durumlarda ayrıca e-İrsaliye süreci yürütülür.

Mobilya müşterisinin e-Fatura mükellefi olup olmadığı nasıl anlaşılır?

Mobilya müşterisinin e-Fatura kayıtlı olup olmadığı, müşterinin beyanından değil güncel GİB kullanıcı sorgusundan anlaşılır. Sorguda VKN veya uygun durumda TCKN bilgisi kullanılmalıdır.

Satış görevlisi önce müşterinin unvanını, vergi kimlik numarasını ve fatura adresini almalıdır. Unvan bilgisindeki küçük bir fark bile yanlış alıcıya belge gönderilmesine yol açabilir.

Bir müşterinin limited şirket veya şahıs işletmesi olması, onun otomatik biçimde e-Fatura kullanıcısı olduğunu göstermez. Şirket türü ile elektronik belge kayıt durumu ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Müşteri şirket olduğunu söylediği için doğrudan e-Fatura kesmek. Doğru: VKN bilgisiyle kayıt sorgulamak ve sonucu belge ekranında esas almak.

Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse, satıcının e-Arşiv düzenleme kapsamı kontrol edilir. Kayıt sonucu belirsizse belgeyi rastgele seçmek yerine mali müşavir veya sistem destek biriminden teyit alınmalıdır.

Bu kontrol özellikle yüksek tutarlı özel üretim mobilyalarda önem kazanır. Sipariş, kapora, üretim ve teslimat aşamaları uzadığında müşterinin kayıt durumu işlem tarihi bakımından yeniden doğrulanabilir.

GİB kullanıcı kayıtları ve teknik kurallar zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle yalnızca eski müşteri kartına güvenilmemeli, güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriniz kontrol edilmelidir.

Pratikte satış görevlisi üç adım izleyebilir: müşterinin resmi bilgilerini alır, sorgu sonucunu kayıt altına alır ve belge ekranındaki alıcıyı bu sonuçla eşleştirir. Son adımda farklı şube veya VKN seçilmediği de incelenmelidir.

Sorgu sırasında firmanın unvanı bulunuyor, ancak ilgili VKN için kullanıcı kaydı görünmüyorsa şirket bilgisiyle e-Fatura seçilmemelidir. Kayıt ekranı ile müşteri kartı çelişirse işlem bekletilip teyit alınmalıdır.

Mobilya satışında e-Fatura ne zaman düzenlenir?

Mobilya satışında e-Fatura, alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olduğu doğrulandığında düzenlenir. Belge, satıcının elektronik uygulaması üzerinden alıcının kayıtlı adresine gönderilir.

Otel, restoran, inşaat şirketi, mimarlık ofisi veya kurumsal mağaza e-Fatura kullanıcısı olabilir. Bu müşterilerin her biri için şirket unvanı kadar VKN ve kayıtlı elektronik adres kontrol edilmelidir.

Mobilya faturasındaki ürün açıklaması anlaşılır yazılmalıdır. Örneğin masa, sandalye, dolap, ölçüye özel üretim ve montaj hizmeti ayrı satırlarda açıklanabilir.

Vergi oranı, istisna, tevkifat veya özel hesaplama gibi alanlar işlemin niteliğine göre belirlenir. Bu alanlarda oran uydurulmamalı, güncel mevzuat ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Alıcının e-Fatura kayıtlı olması, her siparişte aynı müşteri kartının kullanılabileceği anlamına gelmez. Şube, farklı VKN, farklı teslimat adresi veya farklı fatura unvanı ayrıca kontrol edilmelidir.

Belge gönderilmeden önce fatura tarihi, sipariş numarası, teslimat adresi ve ödeme bilgisi karşılaştırılmalıdır. e-Fatura uygulamasının alanları ve teknik kuralları için e-Fatura çözümü incelenebilir.

e-Fatura zorunluluğunun kapsamı sektör, faaliyet ve güncel düzenlemelere göre değişebilir. Mobilya işletmesi, kendi geçiş yükümlülüğünü güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriyle doğrulamalıdır.

Örneğin e-Fatura kayıtlı bir otel, resepsiyon bankosu ve bekleme koltuklarını aynı siparişte alabilir. Satıcı, ürünleri model ve miktarlarıyla ayrı satırlara yazar; montaj ayrıca kararlaştırılmışsa hizmet kalemi olarak gösterir.

Alıcı kayıtlı görünse bile fatura farklı bir grup şirketine veya şubeye düzenlenecekse yeni alıcının VKN'si sorgulanmalıdır. Önceki siparişte kullanılan alıcı hesabı, sonraki işlem için otomatik doğrulama yerine geçmez.

Mobilya satışında e-Arşiv Fatura ne zaman düzenlenir?

e-Arşiv Fatura, alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı olmadığında ve satıcı e-Arşiv düzenleme kapsamındaysa kullanılır. Bireysel mobilya alıcısı bu senaryonun en yaygın örneğidir.

Evine gardırop alan tüketicinin e-Fatura kullanıcı kaydı bulunmaz. Mağaza, gerekli müşteri bilgilerini alarak e-Arşiv Fatura düzenler ve belgenin geçerli yöntemle iletilmesini sağlar.

Vergi mükellefi olan fakat e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan bir işletme de e-Arşiv kapsamında değerlendirilebilir. İşletmenin VKN sahibi olması, tek başına e-Fatura gönderimini gerektirmez.

Alıcı, faturayı e-posta, elektronik bağlantı veya mevzuata uygun başka bir yöntemle alabilir. İletim yöntemi, çıktı gerekliliği ve arşivleme koşulları güncel teknik uygulamaya göre kontrol edilmelidir.

Yanlış: Müşteri e-Fatura istediği için kayıt sorgulamadan e-Fatura göndermek. Doğru: Önce e-Fatura kullanıcı durumunu doğrulamak, kayıt yoksa uygun e-Arşiv sürecini uygulamak.

e-Arşiv belgesinin yalnızca dosya olarak saklanması yeterli olmayabilir. Belge numarası, tarih, alıcı bilgileri, raporlama ve saklama adımları satıcının kullandığı sistemde tamamlanmalıdır.

e-Arşiv uygulamasındaki güncel istisnalar, limitler ve teslim yöntemleri değişebilir. Ayrıntılı teknik kapsam için e-Arşiv Fatura sayfası incelenmeli, güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Bir tüketici internetten kitaplık aldığında ödeme bilgisi, teslimat adresi ve fatura bilgisi ayrı alanlarda tutulabilir. Mağaza, e-Arşiv oluştururken fatura alıcısı bilgilerini sipariş kaydıyla karşılaştırmalıdır.

Satıcının e-Arşiv düzenleme kapsamı uygun değilse, yalnızca müşterinin tüketici olması belgeyi otomatik olarak belirlemez. Böyle bir karşı durumda işletme, güncel GİB uygulamasını ve mali müşavirinin yönlendirmesini kontrol etmelidir.

Mağaza ve atölyede mobilya müşterisine hangi belge kesilir?

Mağaza veya atölyede belge seçimi, müşterinin satış anındaki e-Fatura kayıt durumuna göre yapılır. Aynı işletme, aynı gün farklı müşterilere hem e-Fatura hem e-Arşiv düzenleyebilir.

Örneğin iki çalışanlı bir mobilya showroomunun sahibi Mehmet Bey, bireysel müşteriye yatak odası takımı sattığında e-Arşiv Fatura düzenler. Müşterinin ödeme şekli bu seçimi değiştirmez.

Aynı showroom, e-Fatura kayıtlı bir otel için resepsiyon bankosu ürettiğinde e-Fatura düzenler. Siparişin özel ölçülü olması, belge türünü değiştirmez; ürün açıklaması ve teslimat bilgileri önem kazanır.

Atölye, bir mimarlık ofisine yalnızca mobilya değil, ölçüm veya montaj hizmeti de sunabilir. Mal ve hizmet kalemleri açıkça yazılmalı, vergisel ayrım mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Peşin ödeme, havale, kredi kartı veya kapora kullanılması belge türünü belirleyen ana kriter değildir. Ödeme bilgisi faturada doğru gösterilmeli, ancak alıcının kayıt durumu ayrıca kontrol edilmelidir.

Şubeler veya farklı şirketler arasında teslimat yapılırken fatura alıcısı ile teslim alan taraf karıştırılmamalıdır. Sipariş formu, fatura ve sevk belgesindeki bilgiler birbiriyle uyumlu tutulmalıdır.

Bu yöntemde satış personeline kısa bir kontrol akışı verilebilir: müşteri bilgisi alınır, e-Fatura kaydı sorgulanır, belge türü seçilir ve son onaydan sonra gönderim yapılır.

Mehmet Bey'in showroomunda aynı gün bireysel müşteriye e-Arşiv, kayıtlı otel müşterisine e-Fatura kesilmesi normaldir. Farklı belge türleri, mağazanın iki ayrı satış yaptığı anlamına değil, alıcıların farklı statülerine işaret eder.

Müşteri ürünü teslim alan kişi olsa da fatura başka bir şirket adına düzenlenebilir. Bu durumda fatura alıcısı, teslim alan kişi ve teslimat adresi sipariş formunda ayrı alanlarda gösterilmelidir.

Mobilya teslimatı ve montajında e-Fatura ile e-İrsaliye nasıl ayrılır?

Mobilya teslimatında e-Fatura satış bedelini, e-İrsaliye ise malın sevkini gösterir. Gerekli kapsama giren işletmeler, faturanın yanında sevkiyat belgesi sürecini ayrıca yürütmelidir.

Bir koltuk takımının faturası teslimattan önce düzenlenmiş olabilir. Sevkiyat daha sonra yapılacaksa araç, ürün, miktar ve teslimat bilgileri ilgili irsaliye sürecinde ayrıca takip edilir.

Montaj ekibinin adrese gitmesi, her durumda yeni bir fatura kesileceği anlamına gelmez. Montaj bedeli satış sözleşmesinde ayrıca yer alıyorsa, bu hizmetin belge içeriği mali müşavirle belirlenmelidir.

1. Müşterinin e-Fatura kayıt durumu ve fatura bilgileri kontrol edilir.
2. Satılan mobilya ve varsa montaj kalemleri faturada açıklanır.
3. Sevkiyat gerekiyorsa e-İrsaliye yükümlülüğü ve teslimat bilgileri kontrol edilir.
4. Fatura, irsaliye ve sipariş numaraları arasında bağlantı kurulur.
5. Teslim sonrası imza, teslim alan kişi ve varsa eksik ürün bilgisi kaydedilir.

Yanlış: e-Arşiv Fatura düzenlendiği için ayrıca sevk belgesi gerekmediğini düşünmek. Doğru: Fatura ve sevkiyat yükümlülüklerini ayrı değerlendirmek, gerekli belgeyi güncel kurala göre düzenlemek.

e-İrsaliye zorunluluğunun kapsamı, işletmenin faaliyet ve uygulama durumuna göre değişebilir. Teknik kullanım hakkında e-İrsaliye ürün sayfası incelenmeli ve mali müşavirinizden teyit alınmalıdır.

Örneğin üç odalı bir evin mobilyaları iki araçla farklı günlerde taşınabilir. Fatura tek siparişi gösterse bile her sevkiyatın ürün, miktar ve teslimat bağlantısı ayrı izlenmelidir.

Mağazadan elden teslim yapılması da sevkiyat yükümlülüğünü otomatik olarak ortadan kaldırmaz. İşletme, taşımanın niteliğini ve kendi e-İrsaliye kapsamını güncel kurala göre değerlendirmelidir.

İnternetten mobilya satışında e-Fatura ve e-Arşiv nasıl seçilir?

İnternetten mobilya satışında belge seçimi, mağaza satışındaki kuralla aynıdır: e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, diğer alıcılara e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Web sitesindeki ödeme ekranı müşterinin bireysel veya kurumsal bilgilerini almalıdır. Kurumsal müşteri VKN ve unvanını girmeli, sistem de güncel e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir.

Tüketicinin yalnızca e-posta adresi vermesi e-Fatura düzenlemek için yeterli değildir. Ad, soyad, adres ve mevzuatın gerektirdiği diğer bilgiler doğru alınmalı, e-Arşiv belgesi uygun şekilde iletilmelidir.

Bir müşteri şirket bilgisi girse bile e-Fatura kaydı bulunmayabilir. Bu durumda sipariş ekranında seçilen şirket bilgileri korunmalı, fakat belge türü sorgu sonucuna göre belirlenmelidir.

Pazaryeri veya kargo entegrasyonu, belge türünü otomatik seçebilir. Ancak otomasyon hatası ihtimaline karşı örnek siparişlerle test yapılmalı, oluşan belgede alıcı ve teslimat bilgileri incelenmelidir.

Mobilyada ürün ölçüsü, renk, kumaş, teslimat ve montaj bilgileri siparişten faturaya doğru aktarılmalıdır. Hacim planlaması için e-ticaret kontör ihtiyacı hakkındaki hesaplama yöntemi kullanılabilir.

İnternet satışında sepet, ödeme ve fatura tarihleri farklı olabilir. İşletme, belgenin hangi işlem için düzenlendiğini sistem kayıtlarıyla eşleştirmeli ve otomatik kuralları düzenli olarak kontrol etmelidir.

Örneğin bireysel müşteri, sipariş formunda şirket unvanı yazmadan yalnızca adres ve e-posta bilgisi verirse sistem onu tüketici akışında değerlendirebilir. Kurumsal fatura isteyen müşteriden gerekli vergi bilgileri ayrıca alınmalıdır.

GİB kayıt sorgusu otomasyonla yapılamadığında belge türü rastgele seçilmemelidir. Sipariş beklemeye alınmalı, kayıt sonucu doğrulanmalı ve sonrasında fatura oluşturma kuralı çalıştırılmalıdır.

Mobilya iadesinde e-Fatura ve e-Arşiv süreci nasıl yürütülür?

Mobilya iadesinde belge türü, iade edilen ilk faturanın türü ve alıcının statüsü birlikte değerlendirilir. İade işlemi, ilk faturayı silip yeni belge oluşturmak anlamına gelmez.

Kurumsal müşteri e-Fatura kayıtlıysa, iade süreci e-Fatura uygulamasındaki uygun yöntemle yürütülür. İade faturası, iptal veya itiraz işleminin hangisinin kullanılacağı işlem koşullarına göre belirlenir.

Bireysel tüketicinin e-Arşiv Fatura ile aldığı ürünün iadesinde, satış kanalı ve tüketici işlemi için geçerli belgeler dikkate alınır. Mağaza, iade tutanağı ve ürün bilgilerini saklamalıdır.

Değişim ile tam iade aynı işlem değildir. Sadece renk veya ölçü değişiyorsa mevcut faturanın hangi kalemlerinin düzeltileceği, yeni ürünün nasıl belgeleneceği mali müşavirle kararlaştırılmalıdır.

Yanlış: İade talebi gelince eski faturayı sistemden silmek. Doğru: Ana belgeyi korumak, uygun iade veya düzeltme yöntemini işlem kayıtlarıyla birlikte uygulamak.

e-Fatura iptal, itiraz ve iade süreleri kullanılan senaryoya göre farklılaşabilir. Bu nedenle işlem ekranındaki güncel süreler, GİB kuralları ve mali müşavirinizin yönlendirmesi birlikte kontrol edilmelidir.

İade kayıtlarında ürün kodu, seri veya model, teslim tarihi, iade nedeni ve iade tutarı bulunmalıdır. Böylece mağaza stok hareketi ile elektronik belge kaydını karşılaştırabilir.

Örneğin tüketici, altı sandalyeli takımın yalnızca iki sandalyesini hasar nedeniyle iade ederse işlem tam iade gibi kaydedilmemelidir. İade edilen kalem, miktar ve bedel ilk belgeyle karşılaştırılmalıdır.

Ürün değişiminde yeni modelin bedeli farklı olabilir. Fark tutarı, eski belgenin akıbeti ve düzenlenecek yeni belgenin yöntemi birlikte değerlendirilmeden kasa personeli tarafından tek taraflı düzeltilmemelidir.

Mobilya e-Fatura e-Arşiv kesmeden önce hangi bilgiler kontrol edilir?

Mobilya e-Fatura veya e-Arşiv Fatura kesmeden önce alıcı, ürün, tarih, vergi ve teslimat bilgileri kontrol edilmelidir. Son onay verilmeden yapılan bu kontrol hatalı belge riskini azaltır.

Satış personeli özellikle müşterinin VKN veya TCKN bilgisini, unvanını, adresini ve e-Fatura kayıt durumunu aynı işlem içinde doğrulamalıdır. Eski müşteri kartı tek başına yeterli kabul edilmemelidir.

1. Müşterinin VKN veya TCKN bilgisini ve resmi unvanını karşılaştırın.
2. Güncel e-Fatura kayıt durumunu sorgulayarak belge türünü belirleyin.
3. Ürün adı, model, ölçü, miktar, birim bedel ve montaj açıklamasını kontrol edin.
4. Fatura tarihi, teslimat adresi, ödeme bilgisi ve sipariş numarasını doğrulayın.
5. Vergi, istisna veya tevkifat alanlarını güncel mevzuata göre mali müşavirinizle kontrol edin.

• Belgede doğru alıcı VKN veya TCKN bilgisi bulunur.
• e-Fatura kayıtlı alıcı için e-Fatura, diğer alıcılar için uygun e-Arşiv süreci seçilir.
• Mobilya kalemleri ve varsa montaj hizmeti anlaşılır biçimde açıklanır.
• Teslimat ve sevkiyat bilgileri faturayla çelişmez.
• Belge numarası, tarih ve saklama kaydı sistemde görünür.

Kontrol listesi tamamlandıktan sonra belge gönderilebilir. Gönderimden sonra yapılan düzeltmeler farklı iptal, itiraz veya iade prosedürleri gerektirebileceği için ilk onay önemlidir.

Vergi oranı, özel hesaplama, istisna ve belge düzenleme süresi gibi alanlarda tahmin yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriniz kontrol edilmeden rakam veya süre kullanılmamalıdır.

Yoğun showroom saatlerinde bu kontrol yalnızca satış görevlisine bırakılmamalıdır. Özellikle yüksek tutarlı veya özel üretim siparişlerinde sipariş formu ile taslak fatura ikinci bir çalışan tarafından karşılaştırılabilir.

Mobilya işletmesi e-Fatura e-Arşiv kontörünü nasıl planlar?

Mobilya işletmesi kontör planını, ay içindeki giden ve gelen elektronik belge sayısını ayrı ayrı hesaplayarak yapar. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Örneğin bir showroom ayda 40 giden e-Fatura, 80 giden e-Arşiv Fatura, 25 gelen e-Fatura ve 15 e-İrsaliye düzenleyip alıyorsa toplam kullanım 160 belge olur.

Bu hesapta yalnızca müşteriye kesilen faturalar dikkate alınmamalıdır. Tedarikçilerden gelen faturalar, sevkiyat belgeleri, iade işlemleri ve yoğun kampanya dönemleri de aylık hacmi artırabilir.

Mobilyada siparişler sezonlara göre değişebilir. Düğün, taşınma veya yenileme dönemlerinde bireysel e-Arşiv sayısı artarken, otel ve proje satışlarında giden e-Fatura hacmi yükselir.

Kontör, belge türünü seçmez; seçilen elektronik belgenin kullanım karşılığını takip eder. Bu nedenle önce müşteri türüyle doğru belge belirlenmeli, sonra toplam kontör ihtiyacı hesaplanmalıdır.

İşletme her ay giden e-Fatura, giden e-Arşiv, gelen e-Fatura ve diğer e-belge sayılarını raporlayabilir. Bu kayıt, gelecek dönem ihtiyacını tahmin etmek ve eksik kullanım riskini görmek için yeterli başlangıçtır.

Gelen-giden kutusu, arşivleme ve saklama özelliklerinin kapsamı kullanılan hizmete göre incelenmelidir. Ücretsiz e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama gibi özellikler sunuluyorsa, hizmet şartları ayrıca kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Mobilya işletmesi yalnızca satış faturalarını saymamalıdır; tedarikçi faturaları, teslimat belgeleri ve iade kaynaklı ek belgeler için aylık kontenjan bırakmalıdır.

Mehmet Bey son aylardaki belge sayılarını dört başlıkta izleyebilir: giden e-Fatura, giden e-Arşiv, gelen belgeler ve diğer e-belgeler. Ardından kampanya veya proje dönemlerinde oluşacak ek hacmi ayrı senaryo olarak hesaplayabilir.

Kontör raporu hazırlanırken yalnızca düzenlenen belgeler değil, gelen kutusuna düşen belgeler de sayılmalıdır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için düşük satış aylarında bile kullanım devam edebilir.

Özet: 5 maddede mobilya e-fatura e-arşiv ayrımı

Mobilya e-fatura e-arşiv ayrımının temel ölçütü, alıcının e-Fatura kayıt durumudur. Ürünün türü, mağazanın büyüklüğü veya ödeme yöntemi belgeyi tek başına belirlemez.

• e-Fatura kayıtlı otel, restoran, mimarlık ofisi veya şirket müşterisine e-Fatura düzenlenir; VKN ve kayıtlı kullanıcı bilgisi işlem öncesinde doğrulanır.
• e-Fatura kayıtlı olmayan işletme veya bireysel tüketici için, satıcının kapsamı uygunsa e-Arşiv Fatura düzenlenir ve belge geçerli yöntemle iletilir.
• Mobilya satışı ile teslimat aynı işlem değildir; fatura, gerektiğinde e-İrsaliye ve montaj hizmeti ayrı yükümlülükler bakımından değerlendirilir.
• İade ve değişimde ilk fatura silinmez; ana belgenin türü, alıcının statüsü ve güncel iptal veya iade yöntemi birlikte incelenir.
• Her ay gelen ve giden belgeler ayrı sayılır; gelen veya giden her belge 1 kontör düşürdüğü için hacim düzenli takip edilir.

En sık hata, müşterinin şirket olmasını e-Fatura kullanıcısı olmakla eşitlemektir. Doğru yöntem, VKN veya TCKN bilgisiyle güncel kullanıcı sorgusu yapmak ve sonucu belge ekranına aktarmaktır.

Özel üretim, kapora, kısmi teslimat, montaj, internet satışı ve iade gibi durumlarda yalnızca genel kurala güvenilmemelidir. Güncel GİB duyurusu ve mali müşaviriniz işlem öncesinde kontrol edilmelidir.

Belge hacmini planlayan mobilya işletmeleri, aylık gelen-giden belge raporuyla ihtiyacını izleyebilir. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur.

Kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır; işletme kendi hacmine göre paketi ve hizmet koşullarını incelemelidir.

Karar ağacı kısaca şöyledir: önce alıcının kayıt durumu sorgulanır, sonra e-Fatura veya e-Arşiv seçilir, ardından teslimat ve montaj belgeleri ayrı kontrol edilir. İade ve kontör hesabı bu temel akıştan sonra değerlendirilir.