Mimarlık Ofisi İçin e-Fatura Zorunluluğu ve Geçiş Takvimi

Mimarlık ofisi e-fatura zorunluluğu, ofisin hukuki yapısı, faaliyetleri, alıcı tipi ve güncel GİB koşulları birlikte incelenerek belirlenir; yalnızca mimarlık hizmeti sunmak otomatik olarak zorunluluk yaratmaz.

Bu rehber, şahıs olarak çalışan mimarları, limited veya anonim şirket şeklindeki ofisleri ve mali müşavirleri ilgilendirir. Kapsam, belge türü, geçiş hazırlığı ve kontör hesabı arasındaki karışıklıkları ayırır.

Mimarlık Ofisi İçin e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam, Sınırlar ve Geçiş Takvimi başlığındaki soruların yanıtı; güncel mevzuat, vergi kaydı ve müşteri profili birlikte değerlendirilerek bulunur. Sektörel çerçeve için Mimarlık Ofisi sektörel rehberini de inceleyebilirsiniz.

Mimarlık ofisi e-fatura zorunluluğu ne zaman doğar?

Mimarlık ofisi e-fatura zorunluluğu, GİB tarafından belirlenen mükellef gruplarından birine girildiğinde doğar. Ofisin unvanında mimarlık kelimesinin bulunması, tek başına elektronik fatura kullanma konusunda yasal mecburiyet oluşturmaz.

Değerlendirmede vergi mükellefinin türü, vergi kaydındaki faaliyetleri ve duyurularda belirtilen yıllık satış veya işlem şartları dikkate alınır. Bazı özel faaliyet alanları veya mükellef grupları ayrıca kapsama alınabilir.

Örneğin, iki kişilik bir ofis değerlendirme dosyasına yıllık satış dökümünü ekler. Mali müşavir, kayıtlı faaliyetlerle güncel kapsam şartlarını eşleştirir. Satış şartı oluşmasa bile özel bir faaliyet nedeniyle zorunluluk doğabileceği ayrıca araştırılır.

Bir ofis, zorunluluk kapsamına girmeden önce de isteğe bağlı e-Fatura kullanıcısı olabilir. Ancak gönüllü geçiş yapıldığında kayıtlı alıcılara belge düzenleme, saklama ve teknik süreçler bakımından sistem kurallarına uyulması gerekir.

Zorunluluk doğduğunda yalnızca yazılım satın almak yeterli değildir. Başvuru, mali mühür veya uygun elektronik imza, kullanıcı yetkilendirmesi, aktivasyon ve ilk belgenin doğru kanaldan düzenlenmesi birlikte planlanmalıdır. Başvuruyu yapan kişi, tamamlanan her aşamanın onay kaydını saklamalıdır.

Geçiş tarihi; ofisin önceki yıl verilerine, özel faaliyet durumuna veya yeni bir GİB düzenlemesine bağlı olabilir. Bu nedenle eski blog yazılarındaki tarihleri doğrudan uygulamak yerine güncel resmi kaynak kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Mimarlık hizmeti faturası hazırlanmadan önce vergi levhasındaki faaliyetleri, e-belge kayıt durumunu ve alıcının VKN bilgisini aynı kontrol sürecinde eşleştirin. Sorgulama sonucunu ofisin kontrol dosyasında saklayın.

Ofisin durumu belirsizse güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yıl sonunda oluşan ciro, faaliyet değişikliği veya şirket türü değişimi yeni bir değerlendirme gerektirebilir.

Mimarlık ofisinin şirket veya şahıs işletmesi olması neden önemlidir?

Mimarlık ofisinin şirket veya şahıs işletmesi olması, hangi e-belgenin kullanılacağını doğrudan etkiler. Aynı mimarlık hizmeti, hizmeti sunan kişinin vergi statüsüne göre e-Fatura veya e-SMM ile belgelenebilir.

Limited ya da anonim şirket olarak çalışan ofis, sunduğu hizmet karşılığında fatura düzenler. Ofis e-Fatura kullanıcısıysa kayıtlı alıcılara e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcılara ise uygulanabilir kurallar çerçevesinde e-Arşiv Fatura düzenler.

Mimar faaliyeti serbest meslek faaliyeti olarak yürütüyorsa e-SMM gündeme gelir. Şahıs işletmesi ifadesi ise tek başına yeterli değildir; vergi kaydında faaliyetin serbest meslek mi, ticari kazanç mı olduğu görülmelidir.

Örneğin üç mimarın kurduğu limited ofis, kurumsal müşterilerine proje ve danışmanlık hizmeti faturası kesebilir. Aynı ofis, bireysel müşterilerle çalıştığında alıcının e-belge statüsünü ayrıca kontrol eder ve uygun belgeyi seçer.

Bu örnekte ortakların kişisel meslek statüsü ile şirketin tüzel kişilik statüsü birbirine karıştırılmamalıdır. Fatura şirket adına düzenleniyorsa şirketin güncel vergi ve e-belge kayıtları esas alınır.

Şirket kuruluşu, şahıs işletmesine dönüşüm, ortaklık değişikliği veya şube açılması sonrasında eski ayarlar otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir. Vergi kaydı, kullanıcı yetkileri ve e-belge başvurusu yeniden incelenmelidir.

Örneğin, kendi adına serbest meslek kaydı bulunan mimar daha sonra şirket kurabilir. Yeni şirketin sözleşmeleri, müşteri kartları ve belge serileri ayrıca tanımlanır. Önceki kişisel kayıt üzerinden şirket hizmeti belgelenmez; devam eden sözleşmelerin hangi mükellefe ait olduğu mali müşavirle doğrulanır.

Yanlış: Ofisin limited şirket olması tek başına e-Fatura zorunluluğu doğurur. Doğru: Hukuki yapı, faaliyet ve GİB kapsam koşulları birlikte değerlendirilir. Bu ayrım, gereksiz veya gecikmiş başvuruları önler.

Mimarlık ofisi için e-Fatura, e-Arşiv ve e-SMM farkı nedir?

e-Fatura, GİB sistemi üzerinde kayıtlı alıcı ve satıcı arasında düzenlenen elektronik fatura demektir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya düzenlenen, elektronik ortamda saklanan ve ilgili kurallara göre GİB’e raporlanan fatura demektir.

e-SMM, serbest meslek erbabının sunduğu hizmet karşılığında tahsil ettiği bedeli belgeleyen serbest meslek makbuzunun elektronik biçimi demektir. Bu nedenle serbest meslek statüsündeki mimarın belgesi, şirket adına kesilen ticari faturadan farklı olabilir.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel ayrım, çoğunlukla alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumudur. Ofis de e-Fatura kullanıcısıysa, alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygulanabilir şartlara bağlı olarak e-Arşiv Fatura değerlendirilir.

Serbest meslek faaliyeti yürüten bir mimarın e-SMM kullanması, o kişinin her işlemde e-Fatura düzenleyeceği anlamına gelmez. Belge türü, hizmeti kimin sunduğuna ve vergi statüsüne göre belirlenir.

Örneğin, bir kafenin iç mekân tasarımını serbest meslek statüsündeki mimar yapmış olabilir. Kafe işletmesinin e-Fatura kaydı, mimarın tahsilatı için e-SMM yerine fatura düzenlemesini gerektirmez. Aynı işi limited mimarlık şirketi üstlenirse şirketin fatura düzenleme kuralları esas alınır.

Ofis yalnızca mimarlık hizmeti veriyorsa e-İrsaliye çoğu işlemde temel belge değildir. Ancak malzeme satışı, depodan sevk veya ayrıca düzenlenen bir mal hareketi varsa e-İrsaliye kapsamı ayrıca incelenmelidir.

Belge türlerinin teknik ayrıntılarını karşılaştırırken e-Fatura uygulaması, e-Arşiv Fatura ve e-Serbest Meslek Makbuzu kapsamlarını ayrı ayrı okuyun. Karşılaştırmayı ofisin vergi kaydındaki faaliyet türünü esas alarak yapın.

Özetle, e-belge seçimi müşterinin istediği dosya biçimine göre değil, mükellefin statüsü ve alıcının kayıt durumuna göre yapılır. PDF göndermek, tek başına doğru e-belge düzenlendiğini göstermez.

Mimarlık ofisi e-Fatura geçiş takvimini nasıl kontrol etmelidir?

Mimarlık ofisi e-Fatura geçiş takvimini, GİB’in güncel duyuruları ve ofisin kendi vergi kayıtları üzerinden kontrol etmelidir. Genel bir takvim, her mimarlık ofisinin aynı tarihte geçeceği anlamına gelmez.

Takvim yalnızca ilk belge düzenleme tarihinden oluşmaz. Kapsama girme şartının oluşması, başvuru yapılması, mali mühür veya e-imzanın hazırlanması, aktivasyon ve fiilî kullanım tarihleri birlikte izlenmelidir.

GİB duyurusunda yer alan zorunluluk tarihi ile hizmet sağlayıcıdaki teknik aktivasyon tarihi aynı gün olmayabilir. Başvuru ve tanımlama işlemlerini son güne bırakmak, alıcıya yanlış formatta belge gönderme riskini artırır.

Ofis her yıl satış verilerini, vergi levhasındaki faaliyet kodlarını ve eklenen faaliyetleri gözden geçirmelidir. Mevzuat kapsamındaki tutarlar ve koşullar yıllık güncellenebildiği için önceki yılın hesabı otomatik ölçüt sayılmamalıdır.

Yeni bir tebliğ, GİB duyurusu veya özel mükellef grubu düzenlemesi yayımlandığında geçiş tarihi değişebilir. Resmî metinde belirtilen kapsam, yöntem ve istisnalar okunmadan yalnızca sosyal medya özetlerine göre karar verilmemelidir.

Ofis yöneticisi, mali müşavirle birlikte basit bir takvim hazırlayabilir. Takvimde başvuru tarihi, sertifika veya mühür durumu, test işlemi, kullanıcı eğitimi ve ilk gerçek belge kontrolü ayrı satırlarda izlenmelidir.

Uygulamada önce değerlendirmeye alınan hesap dönemini yazın, ardından kapsam şartını gösteren belgeyi ekleyin. Sonra zorunlu başlangıç tarihini ve hazırlık sorumlusunu kaydedin. Başvuru beklemeye alınırsa yasal sürenin kendiliğinden uzamadığını unutmayın; eksik evrakı takip ederek destek talebini kayıt altına alın.

Kesin tarih veya kapsam konusunda tereddüt varsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle faaliyet değişikliklerinde, duyurunun yayımlandığı tarihten sonraki uygulama açıklamalarını da inceleyin.

Mimarlık hizmetleri e-Fatura kapsamında nasıl değerlendirilir?

Mimarlık hizmetleri e-Fatura kapsamında değerlendirilirken hizmetin adı kadar, ofisin vergi kaydı ve mükellef statüsü önemlidir. Proje çizimi, tasarım, danışmanlık veya kontrollük ifadeleri tek başına otomatik zorunluluk sonucu doğurmaz.

Ofisin ana ve yan faaliyetleri vergi kayıtlarında doğru görünmelidir. Mimari proje yanında inşaat malzemesi satışı, teknik ürün ticareti veya farklı bir hizmet yürütülüyorsa bu faaliyetler ayrı kapsam şartları oluşturabilir.

Bir ofisin yaptığı iş, sözleşmede danışmanlık olarak yazsa bile vergi değerlendirmesi yalnızca sözleşme başlığıyla yapılmaz. Fatura içeriği, fiilî faaliyet, alıcı tipi ve ilgili GİB düzenlemesi birlikte incelenir.

Örneğin mimarlık ofisi bir konut projesinin tasarım ve uygulama danışmanlığını üstlenebilir. Bu işlemde hizmet faturası düzenlenirken ofisin e-Fatura kayıt durumu ile müşterinin kayıt durumu ayrı ayrı kontrol edilir.

Ofis aynı zamanda malzeme satıyorsa mal hareketi ve fatura süreçleri hizmet işlemlerinden ayrıştırılmalıdır. Mal satışı için oluşan özel kapsam veya e-İrsaliye ihtiyacı, mimarlık hizmetinin belgesinden bağımsız incelenebilir.

Örneğin, kafe projesinde aydınlatma ürünlerini doğrudan müşteri satın alıyorsa ofisin işi yalnızca tasarım olabilir. Ürünleri ofis satın alıp müşteriye satıyorsa hizmetten ayrı bir mal işlemi oluşabilir. Önce sözleşmeyi, sonra alış belgelerini ve teslim kayıtlarını birlikte karşılaştırın.

Alt yükleniciden alınan çizim, render, mühendislik veya yazılım hizmetleri ise ofisin gelen belge sürecidir. Tedarikçinin e-Fatura kayıt durumu kontrol edilmeli, gelen belge muhasebe sistemine doğru proje ve gider bilgisiyle aktarılmalıdır.

Faaliyetlerin kapsamını değerlendirirken mimarlık ofisi sektörel sayfasındaki belge ayrımlarını kullanabilirsiniz. Kesin yükümlülük için vergi kaydı ve güncel GİB duyurusu esas alınmalıdır. Ek faaliyetleri ayrıca listeleyin.

Mimarlık ofisi müşterinin e-Fatura durumunu nasıl belirler?

Mimarlık ofisi müşterinin e-Fatura durumunu, alıcının vergi kimlik bilgilerini ve kayıtlı kullanıcı durumunu kontrol ederek belirler. Alıcının şirket olması, tek başına e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez.

Kurumsal müşteri için VKN, unvan ve adres bilgileri sözleşmedeki bilgilerle mutlaka karşılaştırılmalıdır. Yazılım veya portal üzerindeki kayıtlı kullanıcı sorgusu, belge gönderilmeden önce güncel biçimde yapılmalıdır.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, e-Fatura kullanıcısı olan ofis tarafından e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura uygulanabilir; bu aşamada işlem tutarı, alıcı türü ve güncel düzenleme şartları ayrıca kontrol edilmelidir.

Serbest meslek statüsündeki mimarın müşterisi şirket olabilir. Bu durumda hizmeti sunan tarafın e-SMM düzenleme yükümlülüğü ile müşterinin e-Fatura statüsü birbirine karıştırılmamalıdır. Alıcının talebi, hizmeti sunanın vergi statüsünü veya makbuz düzenleme yükümlülüğünü değiştirmez.

Örneğin, geçen ay kayıtlı olmayan müşteri bu ay e-Fatura kullanıcısı olabilir. Önce müşteri kartını açın, ardından güncel kayıt sorgusunu çalıştırın. Son olarak sonucu belge taslağıyla eşleştirin; eski faturayı kopyalamak güncel alıcı sorgusunun yerine tek başına geçmez.

Yanlış: Müşteri e-posta ile PDF istediği için kağıt fatura gönderilebilir. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kaydı, sonra uygun e-belge kanalı kontrol edilir. Müşterinin tercih ettiği dosya biçimi mevzuat kanalını değiştirmez.

Alıcının vergi numarasındaki tek hane hatası bile faturanın yanlış adrese gitmesine yol açabilir. Şube, merkez, kamu kurumu veya grup şirketi ayrımı varsa kayıtlı VKN mutlaka teyit edilmelidir.

Alıcıya göre belge seçimi konusunda teknik açıklamalar için e-dönüşüm sık sorulan sorular bölümüne başvurun. Özel kamu alıcılarında güncel kurum talimatını ve süreçlerini ayrıca kontrol etmek gerekir.

Mimarlık ofisi e-Fatura geçişine nasıl hazırlanır?

Mimarlık ofisi e-Fatura geçişine, kapsam kontrolüyle başlayıp kullanıcı, veri, test ve arşiv hazırlığını tamamlayarak hazırlanır. Geçiş tarihi beklenmeden tüm sorumluluklar ekip içinde yazılı biçimde paylaşılmalıdır.

Ofisin mali müşaviri, ofis yöneticisi ve belgeyi düzenleyen çalışan aynı kontrol planında yer almalıdır. Böylece vergi statüsü, müşteri sorgusu ve teknik gönderim adımları yalnızca tek kişinin bilgisine bağlı kalmaz.

1. Ofisin hukuki yapısını, vergi levhasındaki faaliyetleri ve güncel e-belge kayıt durumunu kontrol edin.
2. GİB’in güncel kapsam ve geçiş duyurusunu okuyarak ofis için uygulanabilir tarihi mali müşavirle teyit edin.
3. Uygun mali mühür veya elektronik imza, kullanıcı yetkisi ve güvenli erişim yöntemini hazırlayın.
4. Müşteri kartlarında VKN, TCKN, unvan, adres ve e-Fatura kayıt durumunun güncel olduğunu doğrulayın.
5. Test ortamında örnek proje hizmeti, farklı alıcı tipi ve gerekiyorsa düzeltme senaryosunu deneyin.
6. Gönderim, gelen kutusu, muhasebe aktarımı, arşivleme ve hata bildirimi için sorumlu kişileri belirleyin.

Geçiş öncesinde eski kağıt veya PDF şablonları kapatılmamalıdır; ancak hangi işlemde kullanılabilecekleri yazılı şekilde ayrıştırılmalıdır. Aynı hizmetin iki farklı belgeyle mükerrer düzenlenmesini önlemek için numara takibi kurulmalıdır. Bu şablonlar, zorunlu elektronik belgenin yerine geçecek alternatif kanallar olarak kullanılmamalıdır.

Teknik araç seçimi kadar veri aktarımı da önemlidir. Proje adı, sözleşme numarası, hizmet dönemi ve ödeme bilgileri müşteri kartına tekrar tekrar elle girilmeyecek şekilde standardize edilebilir. Proje bazlı değişkenler, her taslakta yeniden doğrulanmalıdır.

Elektronik imza seçeneklerini değerlendirirken e-İmza çözümleri hakkındaki teknik koşulları inceleyin. Sertifika süresi, kullanıcı bilgisayarı ve yetki değişiklikleri için önceden bir sorumlu atayın. Yenileme tarihini kaydedin.

Mimarlık ofisi e-Fatura senaryosunu ve alanlarını nasıl yönetir?

Mimarlık ofisi e-Fatura senaryosunu, işlemin türü ve alıcının e-belge statüsü üzerinden yönetir. Belge düzenlenmeden önce doğru müşteri, hizmet açıklaması, vergi bilgisi ve işlem tarihi birlikte kontrol edilmelidir. Temel veya ticari profil seçimi, alıcıyla ayrıca netleştirilmelidir.

Aşağıdaki tablo, mimarlık ofislerinde sık görülen işlemler için başlangıç kontrolünü gösterir. Tablodaki muhtemel belge, ofisin kendi statüsü ve güncel mevzuatla kesinleştirilmelidir. Tablo tek başına yeterli değildir.

Fatura açıklamasında yalnızca mimarlık hizmeti yazmak yerine proje adı, hizmetin kapsamı, dönem veya sözleşme referansı kullanılabilir. Açıklama, yapılan işin denetlenebilir olmasını sağlayacak kadar belirgin olmalıdır.

KDV, istisna, tevkifat, döviz, vade veya hakediş bilgileri her işlemde aynı uygulanmaz. Bu alanlar sözleşme ve vergi değerlendirmesiyle belirlenmeli, yazılımda hazır şablon kullanılıyor diye otomatik kabul edilmemelidir.

Fatura numarası, düzenleme tarihi ve alıcı bilgileri gönderimden önce kontrol edilmelidir. Hatalı belge için iptal, itiraz, iade veya düzeltme yöntemi işlem türüne göre değişebileceğinden mali müşavirle süreç oluşturulmalıdır.

Mimarlık ofisi e-Fatura kontör ihtiyacını nasıl hesaplar?

Mimarlık ofisi e-Fatura kontör ihtiyacını, ay içinde oluşturacağı ve alacağı elektronik belge adedini ayrı ayrı sayarak hesaplar. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürdüğü için yalnızca kesilen faturaları izlemek yeterli değildir.

Örneğin üç kişilik bir mimarlık ofisi ayda 40 giden e-Fatura veya e-Arşiv belgesi düzenliyor, 25 gelen belge alıyorsa temel toplam 65 belgedir. Ofis e-SMM kullanıyorsa bu belgeler de havuz kuralına göre ayrıca sayılır.

Örnekteki 65 belgeli aylık hacim değişmezse yıllık kullanım 780 kontör olur. Ancak yeni tedarikçiler veya ek proje teslimleri varsa sabit ortalama yerine dönemsel belge raporları kullanılmalıdır.

Kontör hesabında proje başına kaç satır bulunduğu değil, hizmet sağlayıcının belge bazlı kullanım kuralı dikkate alınır. Tek faturada çok sayıda proje satırı bulunması, belge adedini otomatik olarak satır adedine dönüştürmez.

Yanlış: Kontör planında yalnızca müşterilere gönderilen faturaları saymak. Doğru: Giden, gelen ve kullanılan diğer e-belgeleri belge türü bazında birlikte izlemek. Bu yöntem ay sonunda beklenmeyen kontör eksilmesini azaltır.

Ofis son altı ayın gönderim ve alım raporlarını çıkararak ortalama belge sayısını bulabilir. Yoğun proje teslimleri, dönemsel hakedişler veya yıl sonu faturaları için ortalamanın üzerindeki dönem ayrıca not edilmelidir.

İptal, yeniden düzenleme, teknik tekrar veya farklı belge türlerinin kontör karşılığını hizmet koşullarından kontrol edin. Sağlayıcı raporunda gelen ve giden kutularını ayrı izlemek, muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmayı kolaylaştırır.

Kontör sayısını yalnızca satın alma kararı için değil, operasyon planı için de kullanın. Aylık rapor; hangi müşteri grubunun, hangi belge türünün ve hangi proje döneminin daha fazla işlem oluşturduğunu gösterir.

Mimarlık ofisi e-Fatura arşivini ve elektronik imzayı nasıl yönetir?

Mimarlık ofisi e-Fatura arşivini, belgenin elektronik bütünlüğünü ve erişilebilirliğini koruyacak şekilde yönetmelidir. E-posta eki olarak gönderilen PDF, tek başına GİB sistemindeki e-Fatura belgesinin yerine geçmez.

Elektronik imza veya mali mühür kullanımı, mükellefin statüsüne ve seçilen yönteme göre belirlenir. Sertifika kimin adına kayıtlıysa, kullanıcı yetkisinin ve cihaz erişiminin de o kişi veya kurumla uyumlu olması gerekir.

Arşivlenen belgeler düzenleme tarihi, belge numarası, müşteri ve proje bilgisiyle aranabilir olmalıdır. Mevzuattaki saklama yükümlülüğü boyunca dosyaya erişim, görüntüleme ve gerektiğinde yetkili mercilere sunma imkânı korunmalıdır.

Kullanılan sistemde güvenli ve uzun süreli saklama özelliği bulunmalıdır. Arşiv planında gelen kutusu, giden kutusu, hata kayıtları, iptal veya düzeltme belgeleri ve muhasebe aktarım raporları birlikte tutulmalıdır. Hizmet değişikliğinde, eski belgeleri dışarı aktarma yöntemini sözleşme sonlanmadan önce doğrulayın.

Proje sözleşmesi, keşif, çizim, teslim tutanağı ve yazışmalar fatura arşivinden farklı destekleyici kayıtlardır. Faturayı saklamak bu belgelerin ayrıca korunması gereğini ortadan kaldırmaz; dosyalama yapısı proje bazında kurulabilir.

Arşiv kontrolünde örnek faturanın XML dosyasını, görüntüsünü ve gönderim durum kaydını indirin. Belge numarasını muhasebe kaydıyla karşılaştırın, dosyanın açıldığını doğrulayın. Yalnızca PDF bulunan klasörü eksiksiz e-Fatura arşivi kabul etmeyin; eksik elektronik dosyayı sağlayıcıdan isteyin.

Ofis, düzenli aralıklarla arşivden örnek belge indirip doğrulayabilir. Yedekleme, kullanıcı ayrılışı, sertifika yenileme ve yetki iptali süreçleri yazılı olmazsa belgeye güvenli erişim kişiye bağımlı kalabilir.

Elektronik imza ve saklama konularında e-İmza ürün açıklamasını ve teknik sorular için SSS sayfasını inceleyin. Uygulama ayrıntılarını güncel GİB kurallarıyla karşılaştırın. Erişim yetkilerini ayrıca belgeleyin.

Mimarlık ofisi e-Fatura uygulamasında en sık yapılan hatalar nelerdir?

Mimarlık ofisi e-Fatura uygulamasında en sık yapılan hatalar, kapsamı unvana göre yorumlamak, alıcı kaydını sorgulamamak ve PDF’yi e-belge sanmaktır. Bu hatalar, teknik sistem çalışsa bile yanlış belge düzenlenmesine yol açabilir.

Bir diğer hata, ofisin yalnızca giden faturaları takip etmesidir. Gelen faturalar, e-SMM belgeleri ve varsa diğer e-belgeler de süreç ve kontör raporunda ayrı kalem olarak izlenmelidir.

Proje bazlı çalışmada aynı müşteri için farklı şirketlerin veya şubelerin VKN bilgileri karıştırılabilir. Sözleşmedeki müşteri adı, fatura kartı ve kayıtlı kullanıcı sorgusu gönderimden önce karşılaştırılmalıdır.

• Ofisin güncel vergi statüsü ve faaliyetleri mali müşavirle birlikte kontrol edilmiştir.
• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, unvanı ve e-Fatura kayıt durumu doğrulanmıştır.
• Fatura açıklamasında proje, hizmet kapsamı ve gerekiyorsa hizmet dönemi belirtilmiştir.
• Elektronik imza veya mali mühür yetkisi, görevi bulunan kullanıcıya tanımlanmıştır.
• Gelen ve giden belgeler arşivlenmiş, muhasebe aktarımı ve kontör raporu karşılaştırılmıştır.
• İptal, iade, hata ve yeniden düzenleme adımları ofis içinde yazılı hale getirilmiştir.

Gönderim ekranında hata görüldüğünde önce belge numarasını ve sistem yanıtını kaydedin. Belgenin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığını doğrulamadan yeniden düzenlemeyin. Başarılı gönderimi yalnızca görüntüleme hatası nedeniyle tekrarlamak mükerrer belge oluşturabilir.

Yanlış: PDF fatura dosyasını e-posta ile göndermek e-Fatura yükümlülüğünü karşılar. Doğru: Belge, uygun elektronik kanal üzerinden oluşturulmalı ve sistemde doğrulanabilir biçimde saklanmalıdır. Muhasebe kaydını karşılaştırın.

İhlal sonuçları ve özel usulsüzlük tutarları düzenlemelere göre değişebildiği için rakamsız kontrol yapılmalıdır. Ceza tutarları yıllık güncellenir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski ceza listelerine göre karar vermeyin.

Özet: 5 maddede mimarlık ofisi e-fatura zorunluluğu

Özetle, mimarlık ofisi e-fatura zorunluluğu yalnızca meslek unvanına bakılarak belirlenmez. Hukuki yapı, serbest meslek veya ticari faaliyet, GİB kapsam koşulları, alıcının kayıt durumu ve geçiş tarihi birlikte incelenir.

Ofis yöneticisi, belge türünü seçmeden önce vergi kaydını ve müşterinin e-belge statüsünü doğrulamalıdır. Aşağıdaki beş madde, geçiş ve günlük kullanım için temel karar sırasını gösterir.

• Mimarlık hizmeti sunmak tek başına otomatik e-Fatura zorunluluğu doğurmaz; güncel kapsam şartları ayrıca kontrol edilir.
• Şirket adına düzenlenen fatura ile serbest meslek statüsündeki mimarın e-SMM belgesi birbirinden ayrılır.
• Ofis de e-Fatura kullanıcısıysa, e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya uygulanabilir şartlarla e-Arşiv Fatura düzenlenir.
• Geçiş takvimi, başvuru ve aktivasyon adımlarıyla birlikte GİB duyurusu ve mali müşavir üzerinden doğrulanır.
• Kontör hesabında gelen ve giden her elektronik belge bir kontör düşürdüğü için toplam belge hacmi izlenir.

Bu beş kontrol, ofisin hem zorunluluk kararını hem de günlük belge akışını daha doğru yönetmesine yardımcı olur. Faaliyet, şirket türü veya mevzuat değiştiğinde kontrol listesi yeniden uygulanmalıdır. Sonuçları kontrol dosyasında saklayın.

Örneğin, küçük bir ofis ilk müşterisinin kaydını doğrular, uygun belgeyi düzenler ve gönderim sonucunu saklar. Ay sonunda aynı projeye ait gelen belgelerle kontör raporunu karşılaştırır. Zorunlu geçiş kapsamı oluşmamışsa gönüllü kullanım kararı, belge türü kontrolünden ayrı değerlendirilir.

Bu operasyonu tek havuzla yürütmek isteyen ofisler, efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar ve ücretsiz e-Fatura portalını inceleyebilir. Seçilen kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır; paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.